propuesta de un sistema de inventario … · publicidad desde el diseño de una campaña creativa,...
TRANSCRIPT
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Academico
Coordinacion General de Pre-Grado
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIO
PARA EXPRESS ARTE, C.A.
Autor: Piermattey Perla
Tutor Industrial: Nelson Martínez
Tutor Académico: Diana Colmenares
Ciudad Guayana, septiembre 2011
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Academico
Coordinacion General de Pre-Grado
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIO
PARA EXPRESS ARTE, C.A.
Informe presentado como requisito para optar al título de Lic. Administración
de Empresas.
Autor: Piermattey Perla
Tutor Industrial: Nelson Martínez
Tutor Académico: Diana Colmenares
Ciudad Guayana, septiembre 2011
INDICE GENERAL
CONTENIDO PAGINAS
INTRODUCCION 4
Descripción de la Empresa 6
Misión 6
Visión 6
Objetivo 6
Situación Actual de la Empresa 7
Objetivos a Cumplir y Descripción de las Actividades Realizadas Durante la
Pasantía
8
Objetivo General 8
Objetivos Específicos 8
Descripción de las Actividades Realizadas Durante la Pasantía 9-21
Aportes Realizados del Pasante a la Empresa y Viceversa 21
Metodología Aplicada- Facilidades y dificultades 22
Apreciación del Estudiante 23
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 24
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 25
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones son cada vez más expuestas a afrontar nuevos retos y desafíos,
para lo cual deben contar con procesos sistematizados de inventarios que eviten
confusión en el desarrollo de las actividades.
El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la
venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada
al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos
favorables al momento de prestar sus servicios, para así determinar los costos de
inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y
contabilidad y a su vez tener la capacidad de actuar con eficiencia el momento de
ejecutar las actividades previamente solicitadas.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una
de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso,
Productos Terminados, Materiales y Suministros.
El Objetivo general de este Informe es Desarrollar una Propuesta para la
Implementación de un Sistema de Inventario para Express Arte, C.A mediante una
serie de análisis de los sistemas existentes en el mercado para llevar un adecuado
manejo de los materiales en el Almacén y todo su proceso interno dentro de La
Empresa
El personal que labora en la empresa presto toda la colaboración necesaria para
informar sobre las actividades que en ella se realizan, facilitando así el proceso de la
pasantía.
El siguiente trabajo de pasantía está conformado de la siguiente manera:
Descripción de la empresa, habla acerca de su misión, visión, objetivo Luego se
presenta la Situación Actual de la Empresa, describiendo el problema que presenta y
su posible solución, Luego se presentan los objetivos a cumplir durante la pasantía,
tanto general como específicos, además de realiza la descripción detallada de todas
las Actividades realizadas durante la pasantía, donde se presentan la Propuesta del
Sistema de Inventario, Seguido a eso se presentan los Aportes Realizados del Pasante
la Empresa y Viceversa, La metodología Aplicada y los conocimientos Adquiridos y
Apreciación del Pasante, Luego se encuentran las Conclusiones y Recomendaciones;
por ultimo están las Referencias Bibliográficas.
Conclusiones Y Recomendaciones
Después de haber Diagnosticado la Situación Actual del proceso de
Inventario de la Empresa y haber realizado el Análisis de los Diversos Sistemas
de Inventarios existentes en el mercado y llevado a cabo el proceso de
investigación se encontró el más acorde para la empresa que fue el sistema de
inventario de Microsoft office Access 2003 este sistema va a permitir llevar
todo un orden cronológico de todas las entradas y salidas de materiales del
almacén y así como el control de inventario para que la empresa de esta manera
pueda hacer una programación de sus compras de la organización .
Dado que la investigación dio como resultado que si es factible llevar a
cabo el proyecto propuesto sería conveniente tomar en cuenta algunos puntos a
mejorar con el propósito de optimizar los beneficios.
En Caso que se Desee llevar a Cabo el Proyecto se Recomienda:
Que la empresa se comprometa con el Sistema de inventario de
Microsoft Access 2003 para darle apoyo necesario y no existan trabas
desde el principio.
Capacitar por medio de procesos de adiestramientos el personal
de la empresa informando de los beneficios que tendría el sistema de
inventario y de esta forma se convenzan lo apoyen y lo utilicen de
manera eficaz.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Libros
Lenders, M y Fearon, H. (1991). Administración de Compras y Materiales.
Mexico.
Sabino, C. (2000). El Proceso de Investigación. Caracas. Panapo.
Revista
Brochures Express Arte, C.A.
Artículo en Internet
http://WWW.ECOFIN.ULL.ES/USERS/JGGOMEZ/K%20SOFTWARE/4%20MICR
OSOFT/AYUDA_CONTROL_INVENTARIO.DOC
6
Descripción de la Empresa
Express Arte, C.A Es una empresa proveedora de servicios de Publicidad, de
Diseño gráfico, material P.O.P, Gigantografía, Rotulaciones, Carnet en PVC, Papelería
e Impresión en general de una forma Rápida y Efectiva.
En todas sus operaciones, Express Arte, C.A. Actúa de una forma responsable, Es
una empresa de capital privado y cuenta con un personal profesional que garantiza el
logro de sus objetivos. Asume el reto de aprovechar racional y sosteniblemente sus
recursos, para así cubrir y satisfacer las necesidades de todos sus clientes en la región
Guayana.
Express Arte, C.A. Está ubicado actualmente, en la Avenida Paseo Caroní
Centro Comercial Naraya Mezzanina local 57 Alta Vista Puerto Ordaz, Estado
Bolívar.
Misión
Brindarles a Nuestros Clientes soluciones integrales de Comunicación Estratégica,
publicidad desde el diseño de una campaña creativa, hasta la realización o producción
de piezas publicitarias haciendo que su Empresa a nivel de imagen impacte y sea
siempre recordada por el consumidor final.
Visión
Ser la Agencia de Publicidad preferida por las principales Empresas de Puerto
Ordaz y otras ciudades del Estado Bolívar, por los resultados que generemos para sus
negocios, pero también por el Profesionalismo y Valores que forman parte primordial
de Nuestra Empresa.
Objetivo
Su objetivo es brindar una asesoría en diseño gráfico y desarrollo de imagen
corporativa para lograr la solución a sus necesidades en diseño para Brochures,
logotipos, revistas, anuncios, entre otros.
7
Situación Actual de la Empresa
En el caso particular de Express Arte, C.A. se trabaja con el programa Excel para
realizar las cotizaciones de cada publicidad, y poseen un almacén donde tienen los
materiales de la empresa y los llevan en un conteo manual, con el transcurrir del
tiempo la empresa ha ido creciendo y tienen una alta demanda de pedidos de los
clientes, y estos no cuentan con un sistema de control de inventario que permita llevar
todos sus procesos eficaz y efectivamente.
En consecuencia, el propósito del siguiente trabajo es realizar un estudio de
diversos sistemas de inventarios que existen en el mercado que se pueda adaptar al
Tamaño y magnitud de la empresa para así poder atender a las necesidades del
entorno eficiente y eficazmente.
La propuesta servirá para evaluar e implementar un adecuado sistema para el
control de sus inventarios el cual permita un orden especifico bajo una serie de datos
que den a los usuarios de la empresa respuestas rápidas y eficientes al momento de
una cotización, solicitud o registro de mercancía en el almacén.
8
Objetivos a Cumplir y Descripción de las Actividades Realizadas Durante la
Pasantía.
Objetivo general
Desarrollar una propuesta para la implementación de un sistema de inventario para
Express Arte, C.A.
Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual del proceso de inventario de Express Arte, C.A
Análisis de los modelos de inventarios existentes en el mercado
Propuesta del sistema de inventario.
Descripción de las Actividades Realizadas durante la Pasantía
En el transcurso de las 16 semanas que duro la pasantía, se realizaron una seria de
actividades con el fin de cumplir con la propuesta pactada; el cual era la obtención de
un modelo de sistema de inventario para implementarlo en la empresa.
Conocer las áreas de la empresa: Se realizo un recorrido por las todas las áreas
de la empresa la oficina principal donde se encuentra la parte administrativa y de
recepción, el segundo local donde tienen todas las maquinas plotters de
impresiones y el galpón donde se encuentra el almacén donde tienen todo el
material para la elaboración de diversos tipos de publicidad, todo esto buscando
que el pasante se identifique con la empresa. También se realizaron charlas
informativas. para que el pasante tuviera una idea de las actividades que se
realizan en la empresa.
Diagnosticar el Problema: En este segmento se visualizo toda la situación actual
de la empresa y se determino cuáles eran las necesidades de ésta.
9
Realizar un conteo de todos los materiales en existencia en el almacén: Para
poder desarrollar todas las actividades que exige el proyecto asignado, fue
necesario hacer una visita al almacén de la empresa y hacer una revisión y conteo
de todos los tipos y cantidades de materiales ya sean (glasé, opalina, vinil, bond,
banner, micro perforado, PVC), que se utilizan para cada tipo de publicidad.
Estudio de diversos sistemas de inventarios del mercado: Se realizaron
búsquedas en la web de varios sistemas de inventarios como lo son:
1. El Software de Inventario con código de barras: Trata acerca de llevar
el control de inventario de almacenes de distintitos artículos de
productos.
2. My Gestwin (Sistema de Gestión Comercial): Este es un programa de
inventario donde se trabaja con reportes es más extenso y complicado.
3. Sistema de Inventario de Microsoft Office Access 2003: Es un sistema
muy completo sencillo para manejarlo.
Análisis de los sistemas a convenir a la empresa: Luego de tener tres tipos de
sistemas se analizara cual es el más pertinente para la empresa.
Ordenar y Archivar facturas de cada Proveedor de material: Este proceso de
facturación se realizo para tener una idea de cómo la empresa lleva el proceso de
facturación para así poder escoger y seleccionar un sistema que también se adapte
y abarque cada una de las necesidades que tenga la empresa en cuanto a su
proceso administrativo.
Elegir el Sistema que más se adapte al tamaño y necesidad de la Empresa y
Finiquitar detalles del proyecto: luego de realizar los estudios previos y análisis
correspondientes se llego a la conclusión de que es el Sistema de Inventario más
pertinente para la empresa es el Sistema de Inventario de Microsoft Office Access
2003. Se describe a continuación:
Estudio de Factibilidad sistema de inventario 3
10
Este archivo de Microsoft Office Access 2003 le permitirá llevar el control del
inventario de la empresa.
PPaarraa PPooddeerr UUttiilliizzaarr EEssttaa AApplliiccaacciióónn DDeebbeemmooss IIrr
Al panel principal donde se podrá acceder a los formularios de introducción y
consulta de la aplicación. (Igualmente puede observar el contenido del archivo
presionando la tecla F11, lo que le permitirá modificar tablas, consultas e informes
según su propia necesidad.)
Fig. 1 Panel Principal
Para comenzar, nos dirigimos a Datos de la Empresa.
11
FFoorrmmuullaarriioo DDaattooss ddee llaa EEmmpprreessaa:: En él se podrá introducir los datos de la empresa.
Fig.2 Formulario datos de la Empresa
Fig.3Formularios de Clientes
12
La introducción de los datos de los clientes es similar a la del formulario de Datos
de la Empresa. En éste se podrá introducir todos los clientes que desee. para moverse
por los registros se puede utilizar los botones de desplazamiento que figuran en la
parte inferior del formulario.
Se mueve al primer o último registro
Se mueve hacia atrás o hacia delante de un
registro
Crear un nuevo registro
FFoorrmmuullaarriioo PPrroovveeeeddoorreess
Al igual que en el formulario de Clientes, se deberá introducir los proveedores con los
que trabaja la empresa. Ambos formularios (Clientes y Proveedores) nos permitirán
registrar posteriormente el destino y origen de los bienes de su inventario.
FFoorrmmuullaarriioo PPrroodduuccttooss
Por último, se deberá introducir los productos que maneja su inventario, para ello se
debe escribir los “Productos” desde el panel principal e introducir todos los datos que
son requeridos. Es de gran utilidad introducir el stock mínimo a mantener de un
producto.
13
Fig. 4 Formularios de Producto
Una vez completadas las tablas de base de datos (Empresa, Proveedores, Clientes
y Productos), ya se encuentra listo el sistema para comenzar a controlar el inventario.
Es común que de algunos productos ya tenga en existencia, por lo que deberá simular
un ingreso de mercancías inicial para introducir esta existencia inicial.
MMoovviimmiieennttooss ddee IInnvveennttaarriioo
INGRESOS: Desde el botón Producto Nuevo (nuevo) se podrá dar de alta mercancías
en el inventario utilizando el siguiente formulario:
14
Fig. 5 Panel de Ingresos
Datos a introducir: Fecha de Pedido y Número de Pedido: podemos registrar si
el ingreso surgió de algún pedido hecho anteriormente al proveedor.
Fecha Ingreso: es la fecha en la que la mercancía se introduce en el inventario.
Remitente Número: es el número de remitente que acompaña la mercancía.
Proveedor: deberá seleccionar de la lista desplegable el proveedor (introducido
anteriormente). En caso de que el proveedor sea nuevo, se puede utilizar el botón que
está a la derecha de esta casilla para crearlo o para modificar sus datos.
Movimientos: aquí introducimos todos los productos que se dan de alta en la
operación. Los productos se deben seleccionar de la lista desplegable.
En caso de que el producto sea nuevo en el inventario, puede introducirse
utilizando el botón “Producto Nuevo” que figura en el margen superior derecho.
Transporte: es donde introducimos los datos del transportista.
15
Revisado por: introducimos los datos de la persona responsable del control de la
mercancía.
Cantidad de bultos: introduzca la cantidad de bultos.
Salidas: De la misma forma podrá acceder desde el panel principal al registro de las
salidas que se producen en el inventario.
Fig. 6 Panel de Salidas de Productos
En este caso introducimos los siguientes datos:
Remitente: El número de remitente que acompaña a la mercancía.
Cliente: Se selecciona de la lista desplegable el cliente. Una vez seleccionado, se
introducirá automáticamente su dirección.
16
Lugar Alternativo: en caso de que la entrega no sea en la dirección habitual del
cliente, se podrá introducir un lugar alternativo de entrega.
Persona que recibe: se introduce este dato si hay alguna persona responsable de
recibir la mercancía en el destino.
Teléfono: se coloca el teléfono del destinatario de la mercancía
Fecha y Hora de Entrega: se introducen estos datos para mantener el registro
completo en caso de reclamaciones posteriores.
Movimientos: al igual que en el formulario de Ingresos, aquí se deberá registrar los
productos que salen del inventario.
Bultos: es la cantidad de bultos que se deben transportar.
No fue entregado por: esta casilla le permitirá registrar la incidencia en el caso de
que la mercancía no fuera entregada.
Datos del transporte: Una vez introducido el movimiento, podrá, desde esta misma
pantalla, imprimir el registro de salida. Para ello, haga clic con el botón izquierdo del
ratón sobre el icono de la impresora. Esto generará una vista previa antes de que se
produzca la impresión.
Fig. 7 Panel de Egresos
17
CCoonnttrrooll ddeell IInnvveennttaarriioo
Desde el panel principal podrá acceder a diferentes informes que le permitirán llevar
el control del inventario.
Fig. 8 Panel de Control de Inventarios
Todos los Movimientos:
Permite analizar con detalle todos los movimientos producidos en el inventario.
Fig.9 Panel de todos los Movimientos de Productos
18
Esta consulta puede ser exportable a Microsoft Office Excel 2003 y generar
cualquier tipo de análisis. Para ello, seguimos las siguientes indicaciones:
Abra la consulta “Todos los Movimientos”.
En el menú Archivo, seleccione “Exportar…”.
Seleccione el lugar donde va a guardar el archivo.
Seleccione en Guardar como tipo: Microsoft Excel 97-2002
Fig. 10 Panel para guardar el Programa Excel
Presione el botón “Exportar Todo” para generar el archivo
Abra el archivo.
19
Movimientos entre fechas:
Es similar a la consulta anterior, sólo que deberá escribir las fechas de inicio y fin
del informe.
Fig. 11 Panel de Microsoft Excel
Movimientos entre fechas de un producto: Es similar al anterior, sólo que en este
caso se le solicitará el nombre del producto para listar los movimientos entre fechas
de ese producto en particular.
Inventario vs. Inventario a Mantener: Esta consulta le permite conocer el estado
actual de su inventario. A su vez, se compara el stock actual de cada producto con el
stock mínimo a mantener que se introdujo en el formulario “Productos”.
20
Fig. 12 Panel de saldos
Aquellos productos que estén por debajo del stock mínimo aparecerán con un
fondo rojo.
Análisis Dinámico: Incluidas desde la versión Microsoft Office Access 2003, el
usuario cuenta con Tablas Dinámicas que le permiten analizar todos los movimientos
de los productos de forma fácil y sencilla.
Fig. 13 Panel de todos los Movimientos
21
Análisis de Entregas por Cliente:
Esta consulta dinámica le permitirá analizar las entregas de mercancías por cada
cliente.
Fig.14 Panel de Entregas por Clientes
Aportes Realizados Del Pasante A La Empresa Y Viceversa.
Aportes Del Pasante A La Empresa.
La presente investigación (La Propuesta del Sistema de Inventario) le permitirá
a la empresa contar con un sistema de inventario adaptado a las necesidades actuales
de la empresa apoyándose en las nuevas tecnologías y herramientas para su ejecución,
mejorando así las fallas establecidas y evitando posibles errores y omisiones en el
proceso en las entradas, salidas de materiales, movimientos, el registro por códigos de
cada producto, registro de proveedores de clientes entre otros. Este sistema no admite
22
modificaciones por parte de los usuarios y así suministra los datos precisos para la
realización del proceso de inventario evitando el re trabajo y las horas de sobre
tiempo utilizadas por el personal en la trascripción y manejo de información
manualmente.
Aportes De La Empresa Al Pasante.
La propuesta permite al pasante , mediante el análisis y percepción directa de la
investigación sobre el sistema de inventario para Express Arte, C.A, constatar los
diferentes conocimientos aprendidos durante la carrera de Administración de
Empresas y la realidad a la que se enfrentan las empresas hoy día y a ver la debilidad
que tienen estas por la falta de tecnologías y recursos que puedan adquirir para el
manejo eficaz y efectivo de sus procesos internos, y nuevos conocimientos con el fin
de mejorarse y fortalecerse como empresa y a sus trabajadores, para ser una empresa
líder y llevar a cabo el desarrollo de las prácticas laborales obteniendo ganar una
posición fuerte en el mercado.
Metodología Aplicada
La metodología utilizada para el desarrollo de la investigación fue de tipo
Descriptiva, porque se recopilo información de las diferentes actividades que se
realizan en la empresa en el área de inventario y facturación, con un Diseño de
Campo, ya que la mayor parte de la información se recopilo en forma directa donde
ocurren los hechos, utilizando como técnicas de recolección de datos, la
Observación Directa, técnica que permitió captar los hechos de forma espontánea
para conocer y evaluar los procedimientos de la misma y por ultimo la revisión
documental y la entrevista no estructurada.
Facilidades Y Dificultades Encontradas Durante El Proceso De Pasantías
En el transcurso de la pasantía se presentaron ciertas dificultades ya que en el
departamento de Administración no realizaban por orden de pedidos el proceso de
facturas lo que complicaba cuando se necesitaba el número de alguna factura ya que
23
había un desarreglo de estas; Lo cual ocasionaba un desbarajuste en la situación, lo
que obliga a realizar un formato de registros de pedidos semanales donde se reflejaran
por orden cronológico el numero de facturas las entradas, y salidas de pedidos y
donde señale el vendedor de la publicidad, gracias a este formato la empresa cuenta
con un resumen semanal de todos los movimientos de entradas y salidas de pedidos.
Apreciación Sobre Los Conocimientos Adquiridos Durante El Proceso De
Pasantías.
En este proceso de Pasantías se obtuvo conocimiento que el mundo de la
publicidad abarca un gran espacio en el comercio, situación que hace imprescindible
a la empresa a manejar su proceso de inventarios a través de un sistema de
información acorde a sus necesidades lo cual le permita a la empresa la entrada y
salida de productos para llevar con mayor eficacia y efectividad su manejo de los
inventarios.
También se obtuvo conocimiento en el proceso de facturación de entradas y
salidas de pedidos de cada cliente y proveedor de materiales, se manejo todo lo
relacionado a el almacén de la empresa se hizo un conteo y organizo algunos de los
materiales que estaban en existencia en el almacén y tenían deterioros y se
clasificaron en dos secciones los que estaban aptos para realizar trabajos como se
colocaron en la sección de tipo A y los que estaban con defectos por pasar mucho
tiempo guardados o por estar deteriorados o rotos se clasificaron como Tipo B, y así
se logro un mejor orden en el almacén,, se logro en muchas oportunidades llevar el
control de compras diarias que se realizaban en la oficina.
24