propuesta de un plan de relaciones publicas que mejore la imagen institucional de la alcaldia de...

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA READIC (UNIR) SEDE

CENTRO

ESCUELA DE RELACIONES PÚBLICAS Y PUBLICIDAD

PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PUBLICAS QUE MEJORE LA

IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDIA DE MARCAIBO UBICADA EN LA

CAPITAL DEL ESTADO ZULIA.

INTEGRANTES:

RAFAEL SÁNCHEZ

ANDREINA GONZALEZ

CARMEN SOLARTE

JOSÉ BERRUETA

KARLA GIOVANNY

FRANCISCO PERNALETE

PROFESOR (A): MSC.DALIELY SUAREZ

SECCIÓN: R141

MARACAIBO, NOVIEMBRE DE 2012

INDICE

A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTAB. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1. OBJETIVO GENERAL2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTAD. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA

1. BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO2. BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS.

E. ALCANCE DE LA PROPUESTA

F. DISEÑO DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL

DE MARACAIBO.

1. DISEÑO DEL PLAN

2. ESQUEMA DEL PLAN

3. DESARROLLO DEL PLAN

FASE I

A) EJE DE INDUCCIÓN

A) ANÁLISIS SITUACIONAL FODA

B) MISIÓN Y VISIÓN

C) OBJETIVOS

D) POLÍTICAS

FASE II

B. EJE ESTRATÉGICO

o ESTRATEGIAS DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNA

o ESTRATEGIAS DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

FASE III

C. EJE DE CAPACITACIÓN

A) INTRODUCCIÓN

B) PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN.

C) JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

D) MISIÓN Y VISIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

E) OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN.

F) POLÍTICAS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN.

G) CONTENIDO PROGRAMÁTICO DEL PLAN.

FASE IV

D. EJE CONCLUSIVO

A) IMPLEMENTACIÓN

B) EVALUACIÓN

PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PUBLICAS QUE MEJORE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDIA DE MARCAIBO UBICADA EN LA

CAPITAL DEL ESTADO ZULIA.

A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

En este capitulo se presenta la propuesta de un Plan de Relaciones Públicas que mejore la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, el cual será una herramienta de trabajo que ofrecerá diferentes alternativas de solución para la Alcaldía, debido a que la información recopilada de los públicos internos como externos, muestran la necesidad de implementar estrategias que ayuden a resolver problemas de imagen que actualmente esta afectando a la Alcaldía, los cuales son la falta de comunicación y motivación de los empleados e identidad corporativa.

Además la propuesta conlleva un Análisis Situacional FODA, que indique las áreas a mejorar y sobre las cuales se trabajará, a fin de lograr crecimiento en la Institución.

También se propondrá una Misión y Visión Institucional tomando en cuenta la razón de ser de la entidad, se plantean nuevas políticas las cuales servirán de orientación mediante guías de acción globales.

Asimismo el Plan contendrá estrategias de Relaciones Públicas Internas y Externas, dentro de las cuales se detallan las de servicio al cliente, de motivación al personal, broshure, página Web, difusión de información en la radio local, entre otras, mismas que detallaron los sujetos que se investigaron.

De igual forma se propone un plan de capacitación que detalle los lineamientos que se deben seguir para el desempeño de las actividades. Luego se incluyen la evaluación, cronograma de actividades y presupuesto que conllevan a la implementación del mismo.

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1. OBJETIVO GENERAL

Proponer un plan de Relaciones Públicas que mejore la imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Proporcionar un Plan de Relaciones Públicas que permita proyectar una imagen favorable hacia el público externo.

b. Aportar estrategias de Relaciones Públicas Internas y Externas a fin de que las ponga en práctica la Alcaldía Municipal de Maracaibo y que logre una mejor Imagen Institucional.

c. Capacitar al personal interno, sobre las estrategias de Relaciones Públicas

d. Detallar la Misión, Visión, y el FODA a la Alcaldía Municipal de

Maracaibo a efecto que tenga una mejor organización.

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Este Plan permitirá a través de la propuesta, dar solución a los problemas de imagen que enfrenta actualmente la Alcaldía Municipal de Maracaibo , además se pretende buscar alternativas que ayuden a mejorar la comunicación entre los empleados, motivación y servicio al cliente.

Al implementar un Plan de Relaciones Públicas, la Alcaldía Municipal de Maracaibo se beneficiará tanto internamente como exteriormente, logrando así proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptación del usuario.

Está propuesta también permitirá mejorar el desempeño de los empleados a través de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado del puesto en el que ellos laboran.

Al implementar el Plan de Relaciones Públicas, la Alcaldía Municipal de Maracaibo , se dará cuenta que es necesario poseerlo, porque les beneficiaría no solo para incrementar la imagen Institucional sino que los empleados serian parte importante a la hora de dar ideas y anexarlas al plan.

Los usuarios son importantes porque son parte fundamental de la Alcaldía Municipal de Maracaibo , pues sin ellos la entidad no tendría razón de ser, además con la propuesta se ayudará a que estos tengan satisfacción del servicio que se les brinda, ya que se les dará importancia a las capacitaciones de ésta índole.

D. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA

1. BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

El Plan de Relaciones Públicas facilitará la forma de buscar la participación de los usuarios y mantener un contacto cercano con los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo , por el cual se pretende utilizar los medios necesarios para mantener informado al usuario de lo que está sucediendo dentro de la Institución y en toda la comunidad. Es por ello que la Alcaldía necesita el desarrollo de este Plan, ya que ayudará a brindar un mejor servicio para los usuarios y a la vez mejorará la imagen Institución, obteniendo un mejor desempeño en las funciones de los empleados.

Con la implementación del Plan se buscará una mayor participación de empleados y usuarios para conocer de cerca las opiniones que tienen estos públicos sobre diversas actividades que lleve a cabo la Alcaldía, lo que generará integración y a partir de esta se logrará proyectar la imagen que se busca, obteniendo así un mayor profesionalismo en las actividades y funciones que se realizan dentro de los medios.

2. BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS.

Con está propuesta la Alcaldía Municipal de Maracaibo dará a conocer información sobre los cambios, proyectos, y otras actividades que este realizando la Alcaldía dentro y fuera de la entidad. Se buscará un acercamiento con la comunidad a través de charlas, cabildos abiertos, y conferencias de información, en los cuales se de a conocer lo que esta sucediendo dentro de la Alcaldía y la comunidad, a su vez tener la oportunidad de mejorar la atención y servicio al cliente.

E. ALCANCE DE LA PROPUESTA

El Plan de Relaciones Públicas para mejorar la Imagen de la Alcaldía Municipal de Maracaibo será aplicado en la entidad y tendrá una duración de 1 a 3 años dependiendo de resultados anuales que se obtengan.

Un Plan puede seguir el curso ya establecido, pero se debe tomar en cuenta que se presentan factores internos y externos que pueden alterarlo, el Plan puede estar sometido a cambios que deberán ser aceptables, si cumplen los beneficios planteados anteriormente.

Debe adecuarse a la Alcaldía y se debe adaptar a las necesidades más importantes que se deseen mejorar dentro de la Institución, además puede ser aplicado por otras Alcaldías del País.

F. DISEÑO DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

Con la finalidad de guiar a los lectores de la propuesta, presentamos a continuación un índice general, que orientará sobre los diferentes puntos que contendrá el plan de Relaciones Públicas.

1. DISEÑO DEL PLAN

2. ESQUEMA DEL PLAN


FASE I

a) Eje de Inducción

a) Análisis Situacional FODA

b) Misión y Visión

c) Objetivos

d) Políticas

FASE II

b. Eje Estratégico

Estrategias de Relaciones Públicas InternaEstrategias de Relaciones Públicas Externas

FASE III

c. Eje de Capacitación

a) Introducción

b) Planteamiento del Plan de Capacitación.

c) Justificación del Plan de Capacitación

d) Misión y Visión del Plan de Capacitación

e) Objetivos del Plan de Capacitación.

f) Políticas del Plan de Capacitación.

g) Contenido programático del Plan.

FASE IV

d. Eje Conclusivo

a) Implementación

b) Evaluación

Esquema del Plan


En este apartado se describe cada una de las fases con las que cuenta el plan de Relaciones Públicas:

A. GENERALIDADES DE LA FASE

En esta fase se darán a conocer algunos aspectos que la Alcaldía Municipal de Maracaibo o debe tomar en cuenta para mejorar el desarrollo de la Institución, dentro de estos se mencionan los siguientes: Análisis FODA, Misión Institucional, Visión Institucional, Objetivos y Políticas.

B. OBJETIVOS DE LA FASE

1. Objetivo General

Realizar un diagnóstico situacional a la Alcaldía Municipal de Maracaibo ubicada en el municipio Maracaibo , crear Misión, Visión, proponer objetivos y políticas para luego dar paso al desarrollo de las fases de la propuesta.

2. Objetivos Específicos

a. Aportar algunos aspectos a la Alcaldía Municipal de Maracaibo que deben de tomar en cuenta dentro de la Institución.

b. Proponer una Misión y Visión Institucional a la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

c. Crear Objetivos y Políticas Institucionales que mejoren el funcionamiento de las actividades de la entidad.

C. ANALISIS SITUACIONAL FODA

El análisis situacional FODA, representa un esfuerzo que examina la interacción entre características particulares de la Institución y su entorno, tiene múltiples aplicaciones y puede ser usada por todos los niveles de la corporación.

FORTALEZAS

Aplicaciones y pueden ser usadas por todos los niveles de la corporación.

• Poseen el apoyo del Gobierno.

• Instalaciones propias.

• Cuentan con el apoyo del público interno disponible para mejorar la imagen Institucional.

• Apoyo de entidades no gubernamentales.

• Mantienen contacto personal con las comunidades por medio de proyección social.

OPORTUNIDADES

. Mejorar las Relaciones Públicas internas y externas.

• Mejorar el servicio que ofrecen a los usuarios y generar confianza hacia la Institución.

• Mejorar su imagen como ente Institucional.

• Realizar capacitaciones y evaluaciones para promover mejoras uotras acciones correctivas.

. Alianzas estratégicas con otras instituciones.

. Poner en práctica el Plan de Relaciones Públicas.

DEBILIDADES

• La Alcaldía no cuenta con equipo tecnológico avanzado.

• Existe una comunicación interna deficiente.

• Si no examinan y evalúan la comunicación interna se seguirá cometiendo negligencia en el servicio que prestan a la comunidad.

• Las capacitaciones laborales que les dan a los empleados no son efectivas y suficientes.

• No cuentan con suficiente recurso económico.

• Falta de organización.

AMENAZA

• Falta de motivación al personal.

• Aumento de una Imagen negativa.

. Si no examinan y evalúan la comunicación interna se seguirá cometiendo negligencia en el servicio que prestan a la comunidad

. Perder credibilidad ante otras instituciones y usuarios con respecto a la imagen institucional.

Fuentes: R141 adversiment & marketing c.a

1. MISIÓN

La Misión es la razón de ser de la empresa, condiciona sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas.

La misión es un marco de referencia que orienta las acciones y enlaza lo deseado con lo posible esta puede ser elaborada tomando en cuenta las siguientes interrogantes.

• ¿Quiénes somos? = Entidad

• ¿Cuál es nuestro objetivo? = Propósitos

• ¿Por qué lo hacemos? = Valores principios y motivaciones

• ¿Para quienes trabajamos? =clientes

Es importante para la Alcaldía Municipal de Maracaibo identificar y construir la Misión sin confundir los fines que persigue y los medios que utiliza para el logro de sus objetivos.

En virtud de lo anterior se presenta a continuación la Misión que servirá de guía para la Alcaldía Municipal de Maracaibo

2. VISIÓN

La Visión, es la interacción diseñada para ayudar a los miembros de una organización a ver hacia el futuro, desarrollando un interés renovado en el uso de intervenciones que estudian tendencias proyectadas hacia el futuro y sus implicaciones para la organización.

Para poder definir la Visión debemos establecer a futuro lo que se pretende alcanzar en el desarrollo de la Alcaldía, identificar aspectos estratégicos donde se concentre la atención de un objetivo próximo.

De acuerdo a lo planteado con anterioridad, a continuación se presenta el modelo de la Visión Institucional para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

MISIÓN

Garantizar a los habitantes del Municipio Maracaibo la satisfacción de sus demandas de bienes y servicios en las áreas de su competencia con los más altos estándares de calidad mundial,

promoviendo procesos de participación y facilitando la construcción de ciudadanía con alto sentido de pertenencia, generando y administrando recursos financieros con eficiencia y transparencia, e

impulsando un desarrollo sustentable, a través de un equipo de trabajo calificado, motivado y comprometido.

3. Objetivos Institucionales

Toda entidad pretende alcanzar un objetivo. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa desea lograr.

Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, a continuación se presentan los objetivos institucionales para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

a. Contribuir al desarrollo Municipal de la Cabecera departamental de Maracaibo en un ambiente equilibrado y democráticamente participativo.

b. Dignificar la calidad de vida a partir del fomento y desarrollo de valores estéticos, socioculturales y éticos.

c. Promover la asistencia de la población en eventos destinados para mejorar la municipalidad.

d. Impulsar la participación de la población en los procesos de construcción de identidad.

e. Definir e implementar políticas para el fortalecimiento de la imagen corporativa de la Alcaldía.

f. Fortalecer la influencia de la municipalidad en la promoción de un municipalismo democrático y equitativo.

g. Mejorar la intervención de la municipalidad para lograr esfuerzos en caminados a la seguridad ciudadana.

h. Atender y valorar las necesidades y peticiones de los usuarios y ciudadanos en general.

VISIÓN

Hacer de Maracaibo, Metrópoli de alegría caribeña, por su armonía paisajística y urbanística, producto del cambio, del esfuerzo y de la acción

creadora de un equipo de trabajo, donde sus ciudadanos puedan desarrollar plenamente sus potencialidades, sintiéndose seguros, satisfechos y

conviviendo en paz y armonía.

4. POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

Una política es una directriz formulada para orientar y facilitar el cumplimiento de la misión y el desarrollo de la visión, en virtud de lo anterior se presenta una gama de políticas para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

a. La planificación será la herramienta básica e indispensable para el desarrollo de proyectos encaminados a la mejora del municipio.

b. La evaluación de la institución, de los procesos y del recurso humano se realizará sobre la base de indicadores de desempeño de calidad de los servicios que la Alcaldía presta.

c. La administración del recurso humano será fundamental en la estabilidad y el desempeño de los empleados.

d. La capacitación constituirá una inversión y será un proceso dinámico y continuo orientado a desarrollar el potencial de los empleados, de igual forma que este constituya la clave del éxito de la misión y visión institucional.

e. Establecer diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y sus propuestas y responder a los mismos.

f. Proporcionar información veraz y objetiva, basada en hechos.

g. Facilitar el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio, a cargo en la entidad en que labora.

h. Utilizar los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación de servicio.

i. Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización


En esta fase se desarrollarán estrategias de Relaciones Públicas, tanto internas como externas, que ayudarán a mejorar la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, manteniendo así una buena relación con los públicos a los que esta entidad se dirige.


1. OBJETIVO GENERAL

Ejecutar estrategias de Relaciones Públicas internas y externas que ayuden a mejorar la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.


a. Proponer estrategias de Relaciones Públicas internas que mejoren la comunicación dentro de la Alcaldía Municipal de Maracaibo

b. Formular estrategias encaminadas a mejorar la visión de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

c. Elaborar estrategias de Relaciones Públicas externas que ayuden a la entidad a proyectar una buena imagen.

ESTRATEGIAS DE RELACIONES

PÚBLICAS INTERNAS

C. RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

Nº 1 Estrategia de Relaciones Públicas Internas

Nombre de la estrategia: Creación del Departamento de Relaciones

Objetivo: Organizar un Departamento de Relaciones Publicas para planificar las actividades que realiza la Alcaldía Municipal de Maracaibo, relacionadas con el servicio y atención al usuario.

Importancia: Es de vital importancia para la Alcaldía la creación de un departamento de Relaciones Públicas, porque mejorará el clima organizacional, imagen institucional y la comunicación con los públicos internos y externos.

Tácticas a seguir

a. Contratación de un Relacionista Público, Periodista y fotógrafo.

b. Creación de la Misión y Visión del Departamentoc. Describir las funciones del

departamento de

Relaciones Públicas.

Beneficios de la estrategia.

a. Desarrollo eficaz de la Alcaldía.

b. Mejor imagen institucional.

c. Mejor comunicación con los públicos Internos y

Externos.

d. Clima organizacional.

e. Relación con los medios de comunicación.

Responsable de su ejecución.

a. Recursos humanos de la Alcaldía.

Las Relaciones Públicas internas desempeñan un papel esencial dentro de la organización, ya que estas son parte de la entidad y constituyen una herramienta fundamental de relación entre la empresa y los empleados.

1. DESARROLLO DE TÁCTICAS

CONTRATACIÓN DE UN RELACIONISTA PÚBLICO, PERIODISTA, FOTÓGRAFO.

A) OBJETIVO DE LA TÁCTICA

Diseñar un anuncio de prensa a fin de persuadir a los profesionales en el área de Relaciones Públicas, periodismo Y fotografía en los lugares aledaños al Municipio de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar un anuncio para los periódicos solicitando personal en el área de Relaciones Públicas, periodismo y fotografía.

• Selección del candidato idóneo.

• Realizar entrevistas.

• Contratación de la persona apta al puesto.

• Darle a conocer al candidato el manual institucional de la Alcaldía.

C) BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

• Personal calificado para el puesto.

• Mejor desempeño laboral.

• Comunicación eficaz.

• Proyección de imagen institucional.

B. CREACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO.


Crear la Misión y Visión del departamento de Relaciones Públicas.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar una misión y visión simple clara y directa.

• Reflejar valores, filosofía y creencia del departamento.

• Debe contar con contenido intangible y ambicioso.

• Definición y validación de la misión y visión.

• Revisión, retroalimentación y fijación de la misión y visión.

• Aprobación y compromiso.

C) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

• Mayor importancia para el departamento.

• Trabajo en equipo.

• Mejor imagen institucional.

• Comunicación constante.

D) EJEMPLO DE TÁCTICA

MISION

“Ejecutar acciones y políticas que ayuden a mantener una municipalidad limpia y orden nada con buena imagen, que sirva de ejemplo para las demás alcaldías del

Estado y el País

Visión

“ser una alcaldía municipal reconocida por la atención y servicio al cliente a través de valores cívicos, culturales y humanos, donde los ciudadanos se sienten seguros n en un ambiente agradable, comprometidos a velar por la imagen del

municipio

C. DESCRIBIR LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS.


Dar a conocer las funciones del departamento de Relaciones Públicas para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar un manual de funciones y difundirlos a los empleados del departamento.

• Incentivar a los empleados para trabajar en base a los objetivos del departamento.

• Evaluar el desarrollo profesional de los miembros del departamento.


• Bajos costos de renovación del personal, contracción y capacitación.

• Comunicación efectiva.


• Personal motivado.

• El empleado tomará conciencia de su trabajo desarrollándolo de mejor forma.

D) EJEMPLO DE TACTICAS

Funciones del Departamento de Relaciones Públicas

1. Diseñar técnicas de comunicación para mantener informado a los públicos interno y externo

2. Efectuar estudios de opinión pública con el objetivo de analizar en detalle los públicos,

3. Proporcionar información a los visitantes, como al personal en cuanto a reuniones,

4. Mantener el orden y comprensión entre los empleados.

5. Coordinar con los medios de comunicación la realización de actividades tales como:

6. Mantener relaciones cordiales con los públicos a través de comunicaciones de doble

7. Trabajar en conjunto con otros departamentos de la empresa para ejecutar buenos

8. Elaboración y puesta en marcha de un programa de Relaciones Públicas con los diferentes

9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.

10. proyectar la imagen e identidad corporativa.

11. Conocer y clasificar los diversos públicos de entidad.

12. Supervisión de las Publicaciones empresariales.

ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA DE IDENTIDAD CORPORATIVA


Nombre de la estrategia: Búsqueda de Identidad Corporativa

Objetivo: Dar a conocer los elementos que identifican y diferencian a la Alcaldía

Municipal de Maracaibo.

Importancia: Es importante que la Alcaldía se de a conocer a través de sus normas y comportamientos institucionales, en donde transmita mensajes visuales manifestando su identidad a los públicos.

Tácticas a seguir

a. Capacitar al personal de la Alcaldía.

b. Dar a conocer de escudo y slogan institucional.

c. Realizar sondeos de opinión

d. Colocar la Misión y Visión institucional.


a. Clima organizacional.

b. Motivación de los empleados.

c. Reconocimiento de la institución.

d. Cultura organizacional.


a. Departamento de Relaciones Públicas.

a. Capacitar al personal de la Alcaldía


Brindar capacitación sobre el tema de Identidad corporativa al personal de la Alcaldía Municipal de Maracaibo

B) PASOS A SEGUIR

• Definir el objetivo de la capacitación.

• Determinar el público objetivo, en este caso los empleados de la entidad.

• Buscar la persona adecuada para impartir la capacitación.

• Diseñar el mensaje.

• Establecer el lugar apto para la capacitación.

• Informar día, hora y lugar de la capacitación.

• Evaluación de resultados.

C) BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO

• Los empleados estarán identificados con la institución.

• Se creara un clima de cultura organizacional.

• Motivación del empleado.

• Mejor ambiente laboral.

• Trabajo en equipo Dar a conocer el slogan y escudo de la institución.

D) EJEMPLO DE TÁCTICA:

Capacitación a empleados sobre identidad corporativa


Dar a conocer el slogan y escudo de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR

SLOGAN

TRABAJANDO POR UN NUEVO TIEMPO PARA LOS MARABINOS

• Precisar el mensaje que se quiere dar.

• Definir los lugares de ubicación.

• Solicitar apoyo de empresa de diseño grafico para definir el material adecuado en el que se implantara el diseño.

• Dar mantenimiento a la imagen visual de la entidad.



• Cultura organizacional.

• Mejor ambiente laboral.

• Identificación de la institución con los públicos.

. REALIZAR SONDEOS DE OPINIÓN


Realizar sondeos de opinión con la finalidad de conocer si los usuarios de la Alcaldía Municipal de Maracaibo identifican los símbolos de la entidad.

B) PASOS A SEGUIR

• Definir el mensaje.

• Identificar al público objetivo.

• Elaborar preguntas.

• Establecer puntos estratégicos.

• Imprimir una cantidad considerable.


• Conocer si los usuarios de la Alcaldía se encuentran identificados con la entidad.

• Imagen e identidad institucional.

• Mensajes visuales atractivos.

• Posicionamiento en la mente de los públicos sobre los símbolos de identidad de la Alcaldía.

¿CONOCE USTED EL SLOGAN DE LA ALCALDIA DE MARACAIBO?

SI ______

NO______

COLOCAR LA MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL


Ubicar la Misión y Visión institucional en puntos estratégicos dentro de la entidad.

B) PASOS A SEGUIR

• Definir el objetivo.

• Establecer los lugares apropiados para colocar la Misión y Visión de la institución.

• Buscar el apoyo del personal de diseño gráfico.

• Establecer el objetivo cuantitativo: notoriedad institucional.

• Comprobar el éxito de la misma mediante evaluaciones posteriores.


• Mejorar la imagen institucional.

• El público se identificara con la institución.

• Habrá trabajo en equipo.

• Conocer los objetivos planteados como institución.

• Motivación personal

• Interés por los valores de la institución.

MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

D) ESTRATEGIA DE MEJORA DE IMAGEN INSTITUCIONAL


Nombre de la estrategia: Mejora de Imagen Institucional.

Objetivo: Proyectar una mejor imagen de la Alcaldía Municipal de

Importancia: Es importante para el ente mantener una excelente imagen institucional, ya que armonizará la comunicación y proyección con los públicos a los que se dirige.

Tácticas a seguir

a. Señalizar las instalaciones de la Alcaldía

b. Uniformar a los empleados

c. Calendario de limpieza institucional.

d. Realizar sondeos de opinión.

e. Curso de servicio y atención al cliente.

f. Programa de becas a empleados.


a. Proyección de una mejor imagen institucional

b. Rapidez en los trámites

c. Trabajo en equipo.

d. Motivación al personal.



E) DESARROLLO DE TÁCTICAS

Señalización de las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

A) OBJETIVO DE LA TÁCTICA.

Implantar un diseño de señalización para las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el mensaje

• Planificar con el personal de diseño el modelo a ejecutar.

• Buscar apoyo de los diseñadores para establecer parámetros tales como:

• Color, textura, diseño, tamaño, entre otros.

• Presentar el diseño a las autoridades correspondientes.


• Rapidez en el servicio

• Mejor imagen institucional

• Clima organizacional

• Trabajo en equipo

EJEMPLO DE TÁCTICA:

F) UNIFORMAR A LOS EMPLEADOS


Proporcionar uniformes a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

A) PASOS A SEGUIR.

• Cotización de precios con empresas textiles.

• Propuesta de diseño y colores de la tela.

• Mano de obra calificada.

• Cantidad de uniformes.

• Calendario de planificación para el uso de uniformes.

• Que el uniforme lleve el logo y escudo de la institución.

B) BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

• Mejor proyección de imagen institucional.

• Motivación al personal.

• Presencia del empleado ante el usuario.

• Posicionamiento institucional.

Ejemplo de tácticas:

UNIFORMES EMPLEADOS

HORARIOS DE LUNES A VIERNES

DAMAS

CABALLEROS

G) CALENDARIO DE LIMPIEZA INSTITUCIONAL.


Elaborar un calendario de limpieza para los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar y planificar el calendario de limpieza.

• Establecimiento de normas para los encargados de la limpieza.

• Cumplimiento de objetivos.

• Evaluación de desempeño.


• Mejor percepción por parte del usuario.

• Orden y mantenimiento de las instalaciones de la Alcaldía.

• Buen ambiente laboral.

• Evitar la rutina con el cambio de horario

D) EJEMPLO DE TACTICAS

Día Persona 1 Persona 2 Persona

Lunes 7:30- 8:30 a.m. 1:30-2:30 p.m. 7:30- 8:30 a.m.

Martes Libre 7:30-8:30 a.m. 1:30-2:30 p.m.

Miércoles 1:30-2:30 p.m. 1:30-2:30 p.m. 7:30-8:30 a.m.

Jueves 7:30-8:30 a.m. Libre 1:30-2:30

Viernes 1:30-2:30 p.m. 7:30-8:30 a.m. Libre

Sábado 8:00-10:00 a.m. 8:00-10:00 a.m. 8:00-

Domingo Libre. Libre Libre.

SONDEOS DE OPINIÓN.


Realizar sondeos de opinión para verificar la percepción de la imagen que posee la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el objetivo

• Redacción de preguntas.

• Impresión considerable de hojas.

• Llevar a cabo el sondeo en lugares apropiados.

• Planificar la distribución del sondeo.

• Establecer mecanismo de evaluación.


• Conocer la opinión del usuario sobre la imagen de la Alcaldía.

• Mejora en el servicio y atención al usuario.



• Mejora en la percepción al usuario.

D) EJEMPLO DE LA TÁCTICA.

MODELO DE SONDEO DE OPINIÓN

Preguntas Opciones1- ¿Cómo evalúa la imagen de la Alcaldía

Municipal de Maracaibo?

a. Excelente b. Regular

c. Mala

2- ¿Considera que los empleados de la Alcaldía al recibir la capacitación han logrado brindar un mejor servicio y atención al usuario?

a. Sí b. No

3- ¿Cree que el vestuario de los

empleados es el adecuado?

a. Sí b. No

4- ¿Cómo evalúa las instalaciones de la

Alcaldía?

a. En buenas condiciones b. En malas condiciones

5- ¿Qué le recomienda a la Alcaldía para que mejore la imagen de la

CURSO DE SERVICIO Y ATENCIÓN AL CLIENTE.


Ofrecer a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo un curso de servicio y atención al cliente.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el objetivo del curso.

• Realizar el temario a desarrollar en el curso.

• Buscar apoyo de instituciones para llevar a cabo el curso.

• Establecer el día, fecha y hora para impartir el curso.

• Convocatoria por medio de afiche al curso de servicio y atención al cliente.

• Impresión considerable de afiches.



• Calidad en servicio y atención al usuario.

• Orientación al trabajo.


• Clima agradable ante el público interno.

• Mejor calidad en el servicio.

• Disminución de quejas y reclamos.

• Proyección de una imagen favorable.

. Programa de becas a empleados

EJEMPLO DE TÁCTICAS:

PROGRAMA DE BECAS A EMPLEADOS


Ofrecer becas a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, con el fin de mejorar el nivel de los mismos.

B) PASOS A SEGUIR.


• Definir el mensaje que se desea transmitir a los empleados.

• Gestionar reuniones con personas del Ministerio de Educación.

• Elaborar afiches informativos.

• Motivar al empleado a obtener la beca.

• Evaluación del programa de becas.


• Mejorar el nivel académico de los empleados.

• Mejorar la imagen institucional.

• Clima organizacional.


• Motivación al empleado.

ESTRATEGIAS DE CANALES DE COMUNICACIÓN

Estrategia de Relaciones Públicas Internas

Nombre de la estrategia: Canales de comunicación.

Objetivo: Implementar canales de comunicación que permitan informar a los empleados de las actividades de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

Importancia: Es importante que la Alcaldía Municipal de Maraca ibo cuente con recursos de comunicación efectivos para hacer llegar el mensaje al públicos se dirige.

Tácticas a seguir

a. Manual de bienvenida.

b. Buzón de sugerencia

c. Periódico mural.

d. Kiosco informativo

e. Boletines informativos

f. Campaña de concientización interna.

g. Medios electrónicos (e-mail, pagina intranet).


a. Comunicación efectiva.

b. Públicos informados.

c. Imagen institucional.

d. Clima organizacional agradable.



ELABORAR UN MANUAL DE BIENVENIDA PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO

B) PASOS A SEGUIR.

• Bienvenida.

• Mensaje del Alcalde Municipal.

• Historia de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

• Misión y Visión Institucional.

• Organigrama de la entidad.

• Valores de la entidad.

• Atención al usuario.


• Fortalecimiento de los vínculos de comunicación.



• Responsabilidad laboral.


• Conocimiento del reglamento de la institución.

PORTADA BIENVENIDA

MENSAJE DEL ALCALDE (A) HISTORIA DE LA ALCALDIA

MISION Y VISION ORGANIGRAMA

ATENCION AL USUARIO

BUZÓN DE SUGERENCIA


Diseñar un buzón de sugerencia para la Alcaldía Municipal de Maracaibo, que permita a los públicos un espacio de participación para opinar sobre los servicios que este ente presta.

B) PASOS A SEGUIR.


• Diseño del buzón de sugerencia.

• Ubicación del buzón de sugerencia.

• Difusión del buzón de sugerencia.

• Implementación.

• Evaluación.



• Conocimiento de las sugerencias de los públicos para la mejora de los servicios que presta la Alcaldía.

• Mejora de imagen institucional.

• Motivación del empleado al conocer que las sugerencias son tomadas en cuenta.

• Credibilidad y confianza.

EJEMPLO DE TÁCTICA:

BUZÓN DE SUGERENCIA

PERIÓDICO MURAL


Elaborar un periódico mural para informar a los empleados de la Alcaldía Municipal sobre las actividades, logros alcanzados, curiosidades, que se llevan a cabo en Pro de la municipalidad.

B) PASOS A SEGUIR.



• Utilidad del periódico mural.

• Selección de temas.

• Elaboración de material gráfico.

• Estructura y secciones del periódico mural.





• Motivación de los empleados.

• Proyección institucional.

EJEMPLO DE TÁCTICA

KIOSKO INFORMATIVO


Ubicar dentro de las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Maracaibo un

Kiosco informativo.

B) PASOS A SEGUIR.


• Determinar el público objetivo al que va dirigido, en este caso los usuarios de la Alcaldía.


• Establecer el lugar más apropiado.

• Establecer el objetivo cuantitativo de la táctica: brindar más información sobre los servicios que presta la entidad.

• Comprobar el éxito de la misma mediante evaluaciones.

• Personal rotativo.

• Tiraje de volantes, broshure, entre otros.

• Entrega de artículos promocionales.


• Mayor persuasión sobre los servicios que brinda la institución por parte de los usuarios.


• Personal capacitado para dar información.

• Motivación personal.

EJEMPLO DE TÁCTICAS

KIOSKO INFORMATIVO

BOLETÍN INFORMATIVO


Elaborar boletines informativos a fin de dar a conocer el mensaje al público interno y externo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar un listado de temas a desarrollar.

• El encargado de Relaciones Públicas o mercadeo redactará boletines informativos para los empleados de la entidad.

• Transmitir información referente a los empleados, que esté ligada a un tema de la actualidad, de interés general.

• Dar seguimiento a los boletines.


• Informar a los empleados.

• Motivar a los empleados.

• Armonización de la comunicación interna.

• Transmisión de identidad definida en estrategias de comunicación.

• Credibilidad en la noticia.

• Trabajo en equipo..

MODELO DE BROSHURE INTERNO


Elaborar un broshure para el personal de la Alcaldía con el contexto de campaña de concientización interna.

B) PASOS A SEGUIR.



• Propuesta de temas de interés institucional.

• Imprimir una cantidad considerable.

• Planificar los meses en los que se entregaran.




• Mensajes visuales atractivos para los empleados.



• Estructura de comunicación interna.


Ejemplo de tácticas

Broshure (Folleto).

MEDIOS ELECTRÓNICOS, CORREO PAGINA WEB, OTROS


Diseñar medios electrónicos para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.


• Solicitar apoyo del personal encargado de sistemas para la instalación de redes.

• Elaborar una lista de distribución y foros de discusión por Internet.

• Pagina Web institucional restringida.

• Elaborar e-mail de todos los empleados de la Alcaldía.

• Mantenimiento de la pagina intranet.

• Evaluación e implementación de resultados.



• Herramientas de estimulación.


• Espacio de pertenencia entre los empleados.




Pagina intranet

E. SEMINARIO DE MOTIVACIÓN.


Impartir seminarios de motivación al personal de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definición del objetivo.

• Definición del mensaje.

• Buscar apoyo de empresas especialistas en la rama de seminarios y capacitaciones empresariales.

• Definir el lugar, fecha, hora y la duración de la capacitación.

• Elaborar afiches informativos.

• Evaluación del seminario.



• Clima y cultura organizacional.


• Mejor clima laboral.



CAPACITACIÓN PERSONAL

PROGRAMA ASCENSO A EMPLEADOS


Examinar el esfuerzo de los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, creando así métodos de ascenso a los empleados que hayan demostrado interés por la superación laboral.

B) PASOS A SEGUIR.



• Motivar al empleado a que se capacite.

• Evaluar constantemente el desarrollo de los empleados.

• Elaborar un Plan de ascenso y darlo a conocer a los empleados.


• Ahorro de costos de contratación, capacitación y renovación de personal.

• Motivar a los empleados a tener un buen rendimiento laboral.

• Evitar que los trabajadores se aburran de la rutina laboral.

• Un nuevo puesto permite adquirir nuevas habilidades o nuevas experiencias y conocimientos.

PREMIOS DE RECONOCIMIENTO.

Ejemplo de táctica

Ascenso empleado

PREMIOS A EMPLEADOS

A. OBJETIVO DE LA TÁCTICA.

Premiar el esfuerzo laboral de los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, con el afán de motivarlos a desarrollar sus labores de una manera eficiente.

B. PASOS A SEGUIR.

• Crear programas de reconocimiento.

• Promocionar el programa en toda la institución.

• Realizar evaluaciones constantes.

• Estimular a los empleados para el desempeño laboral.

• Los premios deben de ser justos y valiosos para los empleados.

• Colocar el nombre de los empleados en los medios alternativos de la empresa.

C. BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

• Mejor desempeño laboral.

• Motivación del empleado.

• Aumentará la autoestima de los empleados.

• Los empleados al sentirse motivados, valorarán mejor su trabajo y por ende a su institución.


Becas empleados

PROGRAMA DE INCENTIVOS


Elaborar un programa de incentivo para los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.


• Definir el programa.

• Realizar sondeos de opinión a los empleados.

• Difusión y cumplimiento del programa de incentivo.

• Puesta en marcha del programa de incentivo.

• Revisión para cuantificar los beneficios del programa.


• Reducción de rotación de personal.

• Elevar la moral de la fuerza laboral.

• Reforzar la seguridad laboral.

• Nivel de responsabilidad social.

• Conductas positivas en los empleados de la Alcaldía.


MODELO DE PROGRAMA DE INCENTIVOS

SISTEMA DE REMUNERACIÓN PROGRAMA DE INCENTIVOS

Aguinaldo Capacitaciones

Bonos Nombramientos

Comisiones Placas de reconocimiento

Incremento Salarial Rifas

Vacaciones anuales Seguros de salud

Viáticos Vales de descuento

CONVIVÍOS LABORALES.


Realizar convivíos labores orientados a mejorar los conocimientos de los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.



• Elaborar una lista de temas a tratar.

• Realizar un calendario de actividades.

• Elaborar memorando.

• Evaluación de conocimientos adquiridos.


• Mejora de la imagen de la institución.

• Clima organización.

• Comunicación eficaz.



• Nuevos conocimientos adquiridos dentro de los convivíos.


FIESTA DE RECONOCIMIENTO A TRABAJADORES

RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

Las relaciones públicas externas constituyen un papel importante para la organización, ya que ayudan a participar en la planificación, organización, conducción y evaluación de programas dentro de la entidad, mejorando la proyección de imagen de la empresa a los públicos a los que se dirige.

A. ESTRATEGIA DE CABILDOS ABIERTOS.

Nº 1 Estrategia de Relaciones Públicas Externas

Nombre de la estrategia: Cabildos abiertos.

Objetivo: Realizar cabildos abiertos para garantizar a la ciudadanía la oportunidad de participar en la priorización de los problemas comunitarios con el fin de tomar decisiones conjuntas.

Importancia: Es de vital importancia que la Alcaldía Municipal de Maracaibo realice cabildos abiertos, con el fin de dar solución a las necesidades que presenta el municipio,

Tácticas a seguir

a. Realizar una reunión informativa con las autoridades municipales.

b. Elaboración de un programa de actividades para llevar a cabo el cabildo.

c. Difusión del cabildo abierto.

a. Comunicación efectiva

b. Mejor imagen institucional.



d. Participación ciudadana.



REUNIÓN INFORMATIVA CON AUTORIDADES MUNICIPALES.


Realizar una reunión citando al Concejo Municipal para informarles sobre la estrategia de cabildos abiertos.

B) PASOS A SEGUIR.

• Identificar objetivos de la reunión.

• Elaborar una agenda.

• Revisión de agenda y normas a seguir.

• Planificación del tiempo.

• Desarrollo de un resumen.

• Retroalimentación.

• Evaluación de la reunión.




• Ahorro de tiempo.

• Toma de decisiones.


REUNIÓN INFORMATIVA CON AUTORIDADES MUNICIPALES

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES.


Elaborar un programa de actividades para la puesta en marcha del cabildo abierto.

b) Pasos a seguir.


• Identificación del mensaje.

• Establecer lugar, día y hora, donde se realizará el cabildo abierto.

• Establecer los participantes que estarán presentes en el cabildo.

• Desarrollo de temas a tratar.

• Clausura.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

• Proyección de una mejor imagen institucional.


• Coordinación de evento.

• Presencia de las autoridades municipales.

• Resultados favorables.

d) EJEMPLO DE TÁCTICA.

ESCALETA: CABILDO ABIERTO

MARTES 04/12/2012.

DURACIÓN DEL EVENTO: 3 HORAS

HORA ACTIVIDAD

03:30 p.m. Presentación de las autoridades.

03:35 p.m. Entonación de las sagradas notas del himno nacional.

03:40 p.m. Palabras alusivas por el Alcalde Municipal, Dra. Evelin Trejo de rosales .

04:00 p.m. Presentación de los proyectos realizados por parte de un miembro del Concejo Municipal.

04:20 p.m. Presentaciónde propuestas por parte

Concejo Municipal.

04:40 p.m. Comentarios y sugerencias por parte de los habitantes del Municipio.

05:00 p.m. Dialogo de necesidades entre la Sra. Alcalde y los habitantes del municipio.

05:30 p.m. Agradecimientos.

CABILDO ABIERTO


Elaborar un plan de difusión para dar a conocer a los habitantes del Municipio de Maracaibo el cabildo abierto.

B) PASOS A SEGUIR.


• Definir el público objetivo al que va ir dirigido.


• Planificar los lugares apropiados para establecer la publicidad.

• Elaborar cartas a medios de comunicación.

• Imprimir una cantidad considerable de afiches y hojas volantes.

• Evaluar e implementar el plan de difusión.

• Realizar perifoneo. ESTRATEGIA DE PUBLICIDAD INSTITUCIONA


ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

NOMBRE DE LA ESTRATEGIA:

PUBLICIDAD INSTITUCIONAL.

OBJETIVO:

Ejecutar acciones publicitarias en medios externos e internos, con el afán de posicionar en la mente de los usuarios a la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

IMPORTANCIA:

Es importante que la Alcaldía Municipal de Maracaibo ponga en práctica las herramientas de publicidad institucional, informando sobre proyectos y actividades que lleva a cabo en beneficio del Municipio.

PASOS A SEGUIR:

a. Publicidad en radio.

b. Publicidad en periódicos.

c. Publicidad no pagada (redacción de boletines, publicity, y organización de conferencia de prensa).

d. Creación de broshure.

e. Diseñar hojas volantes.

f. Diseño de afiche.

g. Difusión y promoción de página Web.

h. Publicidad exterior.

i. Artículos promocionales.

j. Compra de una unidad móvil.

BENEFICIOS DE LA ESTRATEGIA.

a. Aumento de identidad e imagen institucional.

b. Posicionamiento en la mente de los usuarios.


d. Conocimiento del público sobre los proyectos de la

Alcaldía.

e. Medios impresos económicos.

f. Opinión publica.

g. Motivación al personal.

RESPONSABLE DE SU EJECUCIÓN.

a. Departamento de asuntos públicos o en su defecto el departamento de Mercadeo.

1. DESARROLLO DE TÁCTICAS.

A. PUBLICIDAD EN RADIO.


Diseñar una cuña radial a fin de persuadir a los usuarios sobre eventos que dicha entidad lleve a cabo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Identificar al público objetivo.

• Detallar que se quiere anunciar (Servicios, festividades y eventos).

• Crear un guion radial, describiendo la idea de la cuña.

• Buscar el apoyo de estudios de grabación o de radios privadas.

• Solicitar entrevistas en la radio.

• Desarrollar un plan de medios por medio de una agencia de publicidad o directa.


• Se lograra una difusión masiva.

• Posicionamiento del nombre de la institución.


• Identificación con el público.

• Audiencia informada.


DISEÑO DE CUÑA RADIAL

Cliente: Alcaldía Municipal de Maracaibo.

Música de fondo: _____________ entra y baja la música.

Locutor: _____________ La Alcaldía Municipal de Maracaibo, se complace en felicitar a todo el pueblo marabino, al celebrar este mes las fiestas decembrinas.

Deseando que las disfruten sanamente al lado de la familia y amigos y a la vez anticiparles y desearles una feliz navidad, que este llena de dicha y prosperidad. Locutor:_________ además se les informa de los servicios que esta brinda: emisión de partidas de nacimiento, pago de impuestos municipales, emisión de carnet de circulación, entre otros.

Música de fondo: _____________ Entra y baja la música.

PUBLICIDAD EN PERIÓDICOS.


Diseñar un anuncio gráfico con el fin de publicarlo en los periódicos de mayor circulación, con el propósito de dar a conocer los proyectos realizados por la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.


• Determinar que se quiere anunciar.

• Solicitar apoyo de gente experta en la creación de anuncios de prensa.

• Solicitar espacios en los periódicos de mayor circulación.

• Seguimiento al anuncio.


• Por medio de los periódicos se logrará un mejor posicionamiento.

• Se lograra mejor imagen institucional.

• Conocimientos de obras públicas realizadas.

• Público informado.

• Proyección de identidad cultural.



DISEÑO GRAFICO ANUNCIO

PUBLICIDAD NO PAGADA (REDACCIÓN DE BOLETINES, PUBLICITY, Y ORGANIZACIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA).

A. OBJETIVO DE LA TÁCTICA.

Realizar boletines, publicity y organizar conferencias de prensa, a fin de enviarlos a los medios de comunicación, para que la información se transmita al público.

B. PASOS A SEGUIR.

• Elaborar listado de medios y periodistas.

• El encargado de Relaciones Públicas o Mercadeo redactara boletines y notas de prensa, destacando los eventos más sobresalientes y el envío de los mismos.

• Organizar conferencias de prensa.

• Contactar con los medios de comunicación.

• Difundir la información útil para el público en lo que concierne la Alcaldía.

• Transmitir toda la información referente a la entidad, que está ligada a la actualidad y que sea de interés general.

• Darle seguimiento a lo enviado.

C. BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

Aumentar la notoriedad de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

Transmisión de una entidad definida en la estrategia de comunicación.

.Juicio positivo de la Alcaldía Municipal.

Creación y mantenimiento de un clima de confianza entre los medios y la entidad.


MODELO DE REDACCIÓN DE BOLETINES, PUBLICITY Y CONFERENCIA DE PRENSA

CREACIÓN DE BROSHURE.


Crear una broshure que contenga información de la Alcaldía, para que los usuarios conozcan lo que realiza la entidad.

B) PASOS A SEGUIR.

Formular el mensaje que se desea transmitir, de modo que toda la campaña emita el mismo mensaje.

Diseño del broshure:

• Lado 1: contendrá el nombre, logo y escudo de la Alcaldía.

• Lado 2: introducción de los proyectos.

• Lado 3: información del lugar donde se llevará a cabo la actividad y las instituciones afiliadas a esta.

• Lado 4: ventajas de los proyectos.

Imprima una cantidad considerable de broshure.

Planifique los lugares donde se les entregaran.

D) BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARACAIBO.

Conocimiento de los proyectos que realiza la Alcaldía.

Posicionamiento institucional.

Imagen e identidad institucional.

Los empleados se sentirán identificados con entidad.

Trabajo en equipo

. DISEÑAR HOJAS VOLANTES.


Crear hojas volantes que contengan información relevante de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Es importante que la Alcaldía realice este modelo de publicidad para que el público externo este informado y participe de una manera activa en las actividades de la entidad.


• Debe contener el slogan, escudo y página Web.

• Solicitar apoyo si fuese necesario, a expertos en la creación de hojas volantes.

• Para reducir costos se hace reducción de color.

• Dependiendo del alcance de la campaña publicitaria como en las tiras de hojas volantes pueden ir de 600 a 10,000 ò más.

• Hacer alianzas con los periódicos, a fin de insertar la hoja volante en ellos.

• Establecer los lugares en los que se repartirán las hojas volantes.

. A fin de reducir costos realizar intercambios comerciales entre la alcaldía y medios de comunicación.


• Motivar a los usuarios a que asistan a los eventos que realiza la Alcaldía.

• Se darán a conocer las actividades que se desarrollan en la entidad.

• Se promoverán los eventos.

• Proyección de identidad institucional.

• Medio publicitario efectivo y económico.

. Difusión y promoción de página web

EJEMPLO DE VOLANTE

DISEÑO DE UN AFICHE


Diseño de un afiche informativo sobre las actividades que realiza la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el objetivo de la publicidad.

• Definir el público objetivo.

• Diseño del mensaje.

• Lugares estratégicos.

• Comprobación de éxito de la misma mediante mediciones posteriores.

• Retroalimentación.

• Impresión considerable de afiches.


• Conocimiento de los proyectos que lleva a cabo la Alcaldía para los públicos.


• Mensajes visuales atractivos.

• Recordatorio de la campaña publicitaria.


D) EJEMPLO DE TÁCTICA.

AFICHE

DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN DE PÁGINA WEB


Crea y dar a conocer por los medios posibles en sitio Web de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, con el afán de que sea visitado por visitantes a nivel nacional e internacional.

B) PASOS A SEGUIR.

• Contratar o buscar dentro de la entidad de expertos en la creación de página Web.

• Supervisar que el contenido de la página Web sea atractivo.

• Elaborar un plan de difusión de la página Web.

• Colocar temas de interés (misión, visión, historia del municipio, historia de la Alcaldía, mapa, buzón de sugerencia entre otros).

• Colocar la dirección electrónica en todos los medios de la empresa.

• Dar mantenimiento a la página cada tres meses.


• La Alcaldía Municipal será más reconocida a nivel nacional e internacional.

• Se logrará una mejor imagen institucional.

• Los empleados estarán motivados debido a que en este medio aparecerán fotografías.

• Se creara opinión pública con temas de interés.

• Se forjaran sugerencias para mejorar los servicios que presta la institución.

EJEMPLO DE TÁCTICA

PLAN DE DIFUSIÓN

PUBLICIDAD EXTERIOR


Diseñar vallas y rótulos publicitarios de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, a efecto de ser colocados en lugares estratégicos del municipio.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el objetivo de la publicidad.

• Determinar el público objetivo al que va dirigido.


• Establecer los lugares más apropiados.

• Establecer el objetivo cuantitavo: aumento de notoriedad institucional.

• Comprobar el éxito de la campaña mediante revisiones posteriores.


• La Alcaldía de Maracaibo será más conocida.

• Crearan identidad e imagen corporativa.

• Constituirá un buen recordatorio a los mensajes lanzados en otros medios y a la vez existirá retroalimentación del mensaje.

• Habrá posicionamiento institucional.

• Conocimiento de las obras que realizan.

• El nombre de la Alcaldía estará las 24 horas del día

• Transmisión de una entidad definida en la estrategia de comunicación.

• Juicio positivo de la Alcaldía Municipal.

• Creación y mantenimiento de un clima de confianza entre los medios y la entidad.


• Mayor difusión del cabildo.


• Imagen institucional.

• Mayor afluencia de personas en el evento.

• Clima de confianza entre los habitantes del municipio y las autoridades municipales.


ARTÍCULOS PROMOCIONALES


Lograr una mayor aceptación de los usuarios a las instalaciones de la Alcaldía

Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.



• Elaborar un listado de artículos promocionales.

• Buscar accesoria de empresa especialistas en la rama.

• Elaborar una agenda con el fin de planear y organizar la distribución de los artículos.

• Dar continuidad a la estrategia.


• Posicionamiento de la imagen de la institución.

• Identidad corporativa.

• Motivación al empleado.

• Promoción de servicios.

• Incentivos al usuario.


COMPRA DE UNIDAD MÓVIL


Proponer la compra de una unidad móvil con el fin de dar a conocer información de la Alcaldía Municipal de Maracaibo para entablar relaciones con los usuarios.

B) PASOS A SEGUIR.


• Definir el mensaje que se desea transmitir.

• Buscar una unidad móvil acorde a la capacidad económica que presta la Alcaldía.

• Descripción de funciones: publicidad, promoción, difusión de eventos, entre otras actividades asignadas.

• Elaborar un calendario donde se establezcan las actividades a realizar con la unidad móvil.


• Promoción de servicios de la Alcaldía.

• Publicidad efectiva.

• Mejorará la comunicación con los usuarios.


• Posicionamiento en la mente de los públicos.


ESTRATEGIAS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Nº 3 Estrategia de Relaciones Públicas Externas

Nombre de la estrategia: Organización de eventos

Objetivo: Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Maracaibo la forma de cómo organizar un determinado evento.

Importancia: Es de vital importancia que una entidad gubernamental conozca los lineamientos para la organización de diversos eventos que como ente este lleva a cabo.

Tácticas a seguir

a. Anteproyecto de un evento.

b. Planificación de eventos.

c. Tiempos de un evento.

d. Características de un maestro de ceremonia.


a. Proyección de imagen institucional.

b. Motivación al personal.


d. Opinión pública.

e. Comunicación efectiva.


a. Departamento de Relaciones Públicas o en su defecto el departamento de Mercadeo.

A. ANTEPROYECTO DE UN EVENTO.


Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Maracaibo los pasos que conforman un anteproyecto de evento.

B) PASOS A SEGUIR.


• Identificar el problema.

• Justificar el anteproyecto.

• Definir el alcance del evento,

• Evaluación de los recursos con que se cuenta para la realización de eventos (económico, falta de experiencia de los organizadores, falta de colaboración de los involucrados, entre otros.)

• Formación de comisiones (publicidad, promoción, finanzas, contacto y gestión, logística, protocolo, coctel).

• Evaluación e implementación del proyecto.


• Incentivar a los empleados en la participación de los eventos.


• Motivación personal.

• Conocimiento de los pasos que conforman un anteproyecto de evento.


D) EJEMPLO DE LA TÁCTICA

Modelo de Anteproyecto

e) Objetivo de la guía: Dar a conocer los pasos a seguir en la preparación inicial de un evento.

f) Pasos a seguir:

a) Identificar el carácter del evento

b) . b) El porqué del evento

c) A quién va dirigido

d) Cuándo se efectuará e) Donde se efectuará

f) Comisiones.

Ƒ Publicidad

Ƒ Promoción

Ƒ Finanzas

Ƒ Contacto y gestión

Ƒ Logística

Ƒ Protocolo

Ƒ Alimentación

g) Elaboración del presupuesto

h) Entrega del local. Entregar de forma limpia y ordenada las instalaciones donde se llevo a cabo el evento.

PLANIFICACIÓN DE EVENTOS


Presentar a la Alcaldía Municipal de Maracaibo una guía de planificación de eventos.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el tipo de evento.

• Determinar la fecha en que se llevará a cabo el evento.

• Establecer el lugar donde se llevará el evento.

• Elaborar un listado de las personas que presidirán la mesa de honor.

• Realizar una lista de invitados.

• Servicios a contratar: local para el evento, edecanes, sonido, alimentación, transporte.

• Verificar sí se contará con el servicio de seguridad policial.

• Cobertura de medios.

• Evaluación y control del evento.



• Relación con los medios de comunicación.

• Mejor imagen de la Alcaldía.

• Mejor realce a los eventos.

• Mayor control de imprevistos.

• Mejor comunicación.

C) EJEMPLO DE TÁCTICA.

MODELO DE PLANIFICACIÓN

TIEMPOS DE UN EVENTO


Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Maracaibo los tiempos de un evento.

B) PASOS A SEGUIR.

• Definir el mensaje a transmitir.


• Establecer los tiempos de un evento: antes (planificación), durante (ejecución), después (análisis).

• Retroalimentación de los tiempos de un evento.

• Evaluación mediante procesos establecidos.


• Mejor desarrollo institucional.


• Conocimiento de los tiempos de un evento.


D) EJEMPLO DE TÁCTICA

TIEMPOS DE UN EVENTO.

ANTES

Ellos están planeando y realizando detalles de como realizar de la

mejor manera el evento.

DURANTE

Todas las personas

involucradas deberán estar presentes, solo en casos extremos se

hará una excepción, es una regla que las personas involucradas estén

hasta elfinal del

evento.

DESPUES

Terminado el evento se realiza un análisis

para ver los resultados obtenidos del mismo, de esa manera se evaluara

para ver si el evento tuvo los

resultados esperados por los

involucrados.

CARACTERÍSTICAS DE UN MAESTRO DE CEREMONIAS


Dar a conocer las características que debe poseer un maestro de ceremonia para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

B) PASOS A SEGUIR.

• Elaborar una lista de posibles personas a ocupar el cargo de maestro de ceremonia.

• Selección del candidato, que cumpla las siguientes características: Buena

• Pronunciación, dicción, gesticulación acorde, vestimenta adecuada, agilidad mental para realizar los cambios del programa, no debe hablar en primera persona entre otros.

• Ensayar tres días antes de la ceremonia.

• Destinar el espacio físico para el maestro de ceremonia.

• Revisión de micrófono.





• Mejor desarrollo de eventos.

• Conocimiento por parte de los empleados de las características de un maestro de ceremonia.

D) EJEMPLO DE TÁCTICA.

MODELO DE MAESTRO DE CEREMONIA

A. PLAN DE CAPACITACIÓN

1. GENERALIDADES DE LA FASE

En esta fase se facilitarán los lineamientos que son necesarios para poder poner en práctica el Plan de Relaciones Públicas que se propone, a su ves con la puesta en acción este vendrá a fortalecer los conocimientos tanto teóricos como prácticos de los empleados dentro de la institución, lo que ayudará a que la entidad proyecte una mejor imagen ante sus públicos.

2. OBJETIVOS DE LA FASE

A. OBJETIVO GENERAL

Facilitar a la Alcaldía Municipal de Maracaibo un plan de capacitación que ayude a desarrollar de la mejor manera el Plan de Relaciones Públicas.

B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Proporcionar instrumentos que ayuden a facilitar la puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas.

b) Implementar el Plan de Relaciones Públicas para la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

FASE III EJE DE CAPACITACION

c) Lograr un mejor desempeño con los empleados.

d) Instruir a los empleados para brindar un mejor servicio.

e) Fortalecer el conocimiento de los empleados en lo referente a las estrategias de Relaciones Públicas.

I. INTRODUCCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Con el correr del tiempo han surgido políticas muy importantes para las instituciones sin importar que estas sean de productos o servicios, esto no las limita para que puedan salir adelante y estar con tecnología de punta, de esa manera poder ofrecer productos o servicios de calidad. Para poder realizar u ofrecer servicios de calidad es necesario que se realicen análisis internos con el objetivo de evaluar y ver si los empleados están cumpliendo correctamente con sus tareas.

Los encargados de una institución empresarial en la actualidad tienen un gran reto y es analizar si la institución para la que están trabajando esta apta para introducirse al mundo competitivo de hoy en día. Para ello es importante realizarles una evaluación a todos los empleados para saber si se están desenvolviendo de la manera correcta, la cual haga que el cliente se vaya satisfecho de la entidad, de ser lo contrario valdría la pena realizar programas de capacitación para motivar al empleado y a su vez enseñarle tácticas de cómo adquirir mejores conocimientos para relacionarse mejor a los usuarios.

Se debe tener en cuenta que una persona cada día que pasa aprende algo nuevo, eso indica que si dentro de la institución se encuentran personas que no le tienen miedo a las adversidades, entonces tendremos empleados de calidad y la entidad podrá brindar servicios y atención de calidad a los usuarios.

La Alcaldía Municipal de Maracaibo, tiene la necesidad de crear un Plan de capacitación, ya que por medio de este se capacitará al empleado sobre temas de interés que mejoren aspectos como ambiente laboral, mejor servicio al usuario entre otros, contribuyendo a mejorar la imagen de la entidad.

II. PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

La municipalidad nace con el fin de servir y velar por la comunidad, ya que es una característica de todo ser humano, pero a la vez es una obligación de todo trabajador público y privado brindar un buen servicio a los clientes, al analizar lo expuesto con anterioridad es donde se ve la necesidad de brindar capacitación a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, con el fin de que estos al terminar la capacitación brinden una mejor atención a todos los usuarios que visitan las instalaciones de la entidad.

El Municipio Maracaibo es caracterizado por tener un alto índice de afluencia de turistas, por lo mismo permite que las personas sean tratadas de la mejor manera, para que se lleven una buena imagen del Municipio y por lo tanto se sientan cómodos y seguros de visitar el Municipio Maracaibo.

En la actualidad la capacitación es una herramienta fundamental dentro de una institución, ya que ella permite que los empleados puedan conocer temas de mucho interés para si mismo y para con la empresa, por eso se tiene pensado brindar capacitación de atención al cliente cosa, que es de mucho interés para la institución, porque en este caso los usuarios son primero para la entidad.

Dentro de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, se trabaja en equipo de tal manera que las labores que se realizan dentro de ella salgan de la mejor manera, es una filosofía para todo los empleados de la Alcaldía que las cosas salga bien dentro de la institución, ya que ellos forman la imagen propia de la entidad y claro deben velar porque esta sea la mejor posible para el bienestar de todos.

III. JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Los gobiernos Municipales surgen con el fin de velar por la estabilidad del municipio a nivel económico, social, cultural y estatal, pero esto no es fácil debido que en el camino se encuentran personas que no tienen la preparación adecuada para cubrir los determinados puestos con que esta cuenta.

Se debe saber que para poder mantener un buen perfil institucional, es necesario contar con personas capacitadas que cumplan con características esenciales tales como: capacidad de organización, relaciones interpersonales, pensamiento estratégico, entre otras, que contribuyan a mejorar el servicio y atención al público con los que la entidad se relaciona.

Con base a esto se hace referencia a mantener en constante capacitación a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, contribuyendo a la integridad personal y al trabajo en equipo para el logro de los objetivos como entidad.

IV. MISIÓN Y VISIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

MISIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

“Instruir al personal de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, mediante la realización del Plan de Capacitación, convirtiéndolas así en personas competitivas y sin miedo a la globalización.”

VISION DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

“Lograr en el menor plazo posible un mejor desempeño del personal a capacitar y que estos a su vez ofrezcan un mejor trato y servicio a los usuarios.”

V. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

1. GENERAL.

a. Capacitar al personal de la Alcaldía Municipal de Maracaibo con el fin de mejorar su desempeño laboral.

2. ESPECÍFICOS.

a) Optimizar el conocimiento del personal que labora en la Alcaldía Municipal de Maracaibo en lo que concierne al Plan de Relaciones Públicas.

b) Obtener un mejor desempeño por parte de los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo referente a la atención y servicio al cliente.

c) Motivar a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo a fin de mejorar el desempeño laboral.

VI. POLÍTICAS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

a. Capacitar para desarrollar la competencia del personal en todo lo que hace y prepararse para aprovechar oportunidades de crecimiento.

b. Que el desarrollo de la capacitación sea teórico-práctico para un mayor aprendizaje.

c. La persona encargada de dar la capacitación debe evaluar periódicamente los diferentes temas que se han impartido en la capacitación.

d. El horario de capacitación recomendado son dos horas semanales (sábados); sin embargo queda a criterio de los responsables y días que consideren conveniente.

e. El personal deberá tener en cuenta los programas de capacitación y actualización que le permitan comprometerse con la implementación de buenas prácticas que apoyan la mejora continua de la empresa.

f. El personal deberá velar por el cumplimiento de los procedimientos que se establezcan para el uso efectivo y eficiente de los servicios que la Alcaldía brinda.

g. Que todos los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo reciban la capacitación con el fin de obtener mejores resultados laborales

VII. CONTENIDO PROGRAMÁTICO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

1. GENERALIDADES

Las áreas funcionales de la Alcaldía Municipal de Maracaibo están de la mano con la puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas, en ellos recae la responsabilidad del trabajo en equipo para el logro de los objetivos planteados en el plan.

Por lo tanto es necesario que los empleados de la Alcaldía estén informados sobre el contenido del Plan de Relaciones Públicas, el diagnostico interno, conocer la Misión y Visión de la Alcaldía los objetivos y políticas de misma.

Debido a lo anterior, la capacitación de todo el personal de la Alcaldía Municipal de Maracaibo será diseñada en tres fases, cada una de ellas contendrá objetivos específicos, contenidos de las estrategias, metodología de cómo se realizará y criterios de evaluación del capacitador.

Las fases que contendrá el Plan de Capacitación serán las siguientes:

1. Primera Fase. “Eje de Inducción”

2. Segunda Fase. “Eje Estratégico”

3. Tercera Fase. “Eje Conclusivo”

a) Primera Fase, Eje de Inducción: fortalecerá la información que se les brinde a los capacitados, sobre el Análisis Situacional FODA, Misión, Visión, Objetivos y Políticas de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

b) Segunda Fase, Eje Estratégico: Comprenderá las Estrategias de Relaciones Públicas Internas y Externas, que ayudarán a los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango a mejorar el desempeño de sus labores.

c) Tercera Fase, Eje Conclusivo: Informar a los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango como se implantará la propuesta y como se evaluará.

CUADROS RESUMEN DE LAS TRES FASES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN A. CUADRO RESUMEN DE LA PRIMERA FASE

PRIMERA FASE “CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL “

CUADRO RESUMEN

Objetivo Sugerencias Criterios1. Trasladar de forma metódica, la

situación actual,

misión, visión, objetivos y políticas de la Alcaldía

Municipal de

Maracaibo.

1. Análisis Situacional

FODA.

2. Misión

3. Visión

4. Objetivos

Institucionales

5. Políticas Institucionales

1. Se recomienda desarrollar los temas en forma Magistral e Interactiva.

1. Después de la ponencia de los temas, desarrollar la mecánica de preguntas y respuestas; esto ayudará al docente a conocer si los empleados han adquirido conocimientos

sobre los temas.

B. CUADRO RESUMEN DE LA SEGUNDA FASE

SEGUNDA FASE “CONOCIMIENTO ESTRATEGICO “

CUADRO RESUMEN

Objetivo Sugerencias Criterios de1. Ayudar a que los empleados aumenten su conocimiento sobre los temas relacionados con las Relaciones Públicas Internas.

1. Creación del departamento de relaciones públicas.

2. Identidad corporativa.

3. Imagen institucional.

4. Canales de comunicación interna.

1. Es recomendable realizar las capacitaciones de manera

Interactiva práctica a modo de mantener motivado al capacitado.

1. Se recomienda que al finalizar la ponencia se desarrollen tácticas de preguntas y respuestas, de modo que el capacitador se dé cuenta el grado de aprendizaje adquirido por

Los capacitados.

2. Fortalecer el conocimiento de los empleados sobre las relaciones públicas externas.

1. Cabildo abierto.

2. Publicidad institucional.

3. Organización de eventos.

2. Se recomienda que el capacitador inicia haciendo preguntas a los capacitados,

Sobre el conocimiento que poseen de los temas a impartir.

2. Al concluir la participación del capacitador permitir el

Aporte de los empleados, evaluando si estos han adquirido lo impartido.

C. CUADRO RESUMEN DE LA TERCERA FASE

TERCERA FASE “PLAN DE CAPACITACION “

CUADRO RESUMEN

Objetivo Sugerencias Criterios de evaluación

1. Fomentar en los empleados de La Alcaldía Municipal de Maracaibo el grado de conocimiento que deben tener sobre la capacitación implementación y evaluación.

1. Introducción.

2. Planteamiento

3. Justificación

4. Misión y Visión del plan de capacitación.

5. Objetivos del

Plan de capacitación.

6. Políticas del plan.

7. Contenido

Programático.

8. Objetivos de la implementación.

1. Se sugiere iniciar la clase realizando un sondeo, acerca del nivel

Cultural de los participantes, con el propósito de determinar el nivel de conocimientos sobre los temas a desarrollar.

1. Se requiere evaluar los conocimientos adquiridos por los educandos, acerca de los contenidos que se desarrollarán.

D. PRESUPUESTO DEL PLAN CAPACITACIÓN

TOTAL HORA/ CLASE

TOTAL VALOR/ RUBRO

Capacitadores 2 40 BS1500.00

Profesional con amplios conocimientos en las áreas a impartir.

Herramientas de oficina

2 40 BS 150.00

Materiales necesarios para impartir la capacitación.

Material de apoyo para los capacitados

Carpeta con el material de aprendizaje para el

Fuentes: R141 ADVERSIMENT &MARKETING CA.


Al haber finalizado el eje de capacitación dirigido a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo, la siguiente fase consiste en el eje conclusivo que indica la puesta en práctica de la propuesta, con el fin de comprobar sí los aspectos adquiridos en la capacitación fueron implementados por la entidad municipal en pro de la mejora de su imagen.


1. OBJETIVO GENERAL

Implementar y evaluar el Plan de Relaciones Públicas con el fin de mejorar la imagen institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.


a. Mejorar la Imagen de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

b. Confirmar sí la capacitación impartida a los empleados de la Alcaldía Municipal de Maracaibo logró los objetivos establecidos.

c. Desarrollar las diferentes estrategias de Relaciones Públicas a fin de conocer sí la imagen de la Alcaldía Municipal de Maracaibo mejora.

FASE IV EJE CONCLUSI

VO

C. ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN

La puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas estará contemplada en un período de 1 a 3 años aproximadamente, con el objetivo de llevar acabo estrategias duraderas. Una vez cumplido el tiempo del Plan, se realizará una retroalimentación con el fin de reforzar con nuevas tácticas que busquen mejorar la imagen institucional de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

D. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN

Los beneficios que obtendrá la Alcaldía Municipal de Maracaibo con la implementación del Plan de Relaciones Públicas son:

1. Mejorar la Imagen de la Alcaldía.

2. Los empleados adquirirán nuevos conocimientos sobre temas de interés para la institución.

3. Mejorará la comunicación interna y externa de los públicos a los que este ente se dirige.

4. Se logrará ante la opinión pública una buena imagen.

5. Los usuarios estarán satisfechos por la buena atención y servicio al cliente.

E. PROGRAMAS A DESARROLLAR

Dentro de los programas a desarrollar se mostrarán procedimientos que se llevarán a cabo para la implementación del Plan de Relaciones Públicas.

A) MISIONES DIRECTAS.

Cada miembro de la entidad no importando el cargo que tenga dentro de ella, deberá conocer las acciones que debe cumplir al momento de ejercer su trabajo, tomando en cuenta nuevas políticas establecidas por la institución respecto a la imagen institucional que se pretende alcanzar.

.

B) TÁCTICAS RECORDATORIAS.

El departamento de relaciones públicas en conjunto con los jefes de los departamentos de la Alcaldía deberá crear un plan de comunicación con el fin de lograr informar sobre las actividades que realiza la institución en beneficio de la Alcaldía y los usuarios.

C) TENER PRESENTE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ALCALDÍA.

El departamento de relaciones públicas deberá crear un plan de comunicación interna, que incluya la difusión y colocación dentro de la entidad de la misión y visón, con el fin de dar a conocer a los públicos internos y externos los objetivos que se pretenden alcanzar.

D) CONOCIMIENTO PLENO DE ACTIVIDADES.

Es necesario que los empleados de la institución conozcan sobre las diferentes estrategias que realiza la entidad municipal.

E). IMPLEMENTACION DE LAS ESTRATEGIAS RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

F. IMPLEMENTACION DE LAS ESTRATEGIAS RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS.

G. EVALUACIÓN

A. GENERALIDADES

La evaluación es un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado a los cambios de conducta y rendimiento, mediante el cual se verifican los logros adquiridos en función de los objetivos propuestos de la Alcaldía Municipal de Maracaibo.

La etapa evolutiva es considerada como una de las fases más importantes dentro del proceso de enseñanza y aprendizaje, ya que esta forma parte del proceso evaluativo, por tanto para evaluar la puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas se utilizaran algunas técnicas y herramientas para el logro de los objetivos.

B. OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN

Indagar los puntos fuertes del Plan de Relaciones Públicas para revelar las debilidades que se deben mejorar.

C. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN

a) Diseño de entrevistas: Las entrevistas se utilizan para obtener información en forma verbal, por medio de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser los empleados de la Alcaldía y los usuarios de esta.

• EJEMPLO DE ENTREVISTA

GUÍA DE ENTREVISTA

Pregunta. Respuesta.

1. En la atención a los usuarios

¿Qué problemas cree usted que existen aún en la Alcaldía Municipal de Maracaibo?2. ¿Cree que existen problemas de comunicación? Menciónelos.3. ¿Considera que ha mejorado la comunicación en la entidad?4. ¿Qué le gustaría a usted que mejorará?5. ¿Lo aprendido en la capacitación, lo lleva a la práctica?6. ¿Existe armonía entre los empleados?7. ¿Ha mejorado el

servicio de atención a los 8. ¿Considera que con la capacitación impartida a los empleados ha mejorado la imagen del ente?

B) ENCUESTA: es una herramienta que recoge información de un segmento de la población de interés, esto depende del tamaño de la muestra en el propósito del estudio, de modo que verifique los efectos positivos y negativos que pueda tener el plan propuesto.

• EJEMPLO DE ENCUESTA

1. ¿Cuánto tiempo tiene de laboral en la Alcaldía Municipal de Maracaibo?

a) De uno a cinco años.

b) De cinco a diez años.

c) De Diez a veinte años.

d) De veinte en adelante.

2. ¿Está satisfecho con su trabajo?

a) Si.

b) No.

3. En el área de servicios y atención al usuario, ¿ha recibido capacitación?

a) Si,

b) No.

4. ¿Qué tipo de capacitación?

a) Sobre el comportamiento.

b) Atención al cliente.

c) Relaciones Humanas.

d) Relaciones Públicas.

e) Otras. Menciónelas.

5. ¿Mencione los beneficios que ha tenido la Alcaldía desde que se implemento el plan?

_________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Luego de la capacitación recibida ¿Conoce las estrategias de relaciones publicas internas y externas?

a) Si.

b) No.

7. ¿Qué tipo de comunicación lleva a cabo la entidad, para informarle sobre las actividades que realizan?

a) Formal (Memorándum, Boletinero, Reuniones).

b) Informal

c) Otros. Menciónelos.

8. ¿Qué tipo de motivación recibe usted de parte de la institución?

a) Económica.

b) Paseos.

c) Felicitaciones.

d) Otras. Menciónelas

9. La Alcaldía Municipal de Maracaibo, mantiene informados a sus empleados de sus actividades.

a) Si.

b) No.

10. Considera usted que después de recibir la capacitación. ¿El servicio y atención a los usuarios ha mejorado?

a) Si.

b) No.

D. RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN

La puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas será responsabilidad de las autoridades municipales en conjunto con el departamento de Relaciones Públicas, requiere de la asignación de responsabilidades para que de esta manera se alcancen los objetivos planteados en el plan.

Para llevar a cabo la implementación del plan, es necesario que existan responsabilidades compartidas entre las autoridades municipales y el departamento de Relaciones Públicas, por lo que la participación del personal es necesaria para el éxito.

E. REVISIÓN

Para determinar si se están obteniendo los resultados planteados en los objetivos con la ejecución de las estrategias y el marco normativo dentro del periodo establecido, es necesario analizar y evaluar los formularios para determinar si los resultados son los deseados o han surgido dificultades en su desarrollo, si es necesario se realizarán cambios para el logro de los objetivos y a su ves efectuar las actualizaciones necesarias.

F. RETROALIMENTACIÓN (FEEDBACK)

La retroalimentación se realizará a través de los elementos que conforman el plan de implementación para determinar la eficacia de medidas correctivas que se han realizado; si no existe ningún problema se continuará con el proceso de retroalimentación

G. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACION

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

TOTAL VALOR/ RUBRO

OBSERVACIONES

Plan de capacitación

1 BS 1,200.00

Profesional con amplios conocimientos en las áreas a impartir.

Diseño de impresión de hojas volantes, afiches. 1 BS 1,250.00

Herramientas necesarias para dar ejecución a las estrategias de publicidad.

Diseño de página Web

1

BS 650.00 Diseñador de página Web.

Elaboración de artículos promociónales

1

BS 1,000.00

Elaboración de Llavero, Calendario, Lapicero, Folder, entre otros.

TOTAL 1 BS 4,100.00

Imprevistos

BS 410.00

Se calcula el 10% del total para estar preparado por cualquier ocasión

TOTAL DE CAPACITACIÓN

BS 4,510.00

Fuentes: R141 ADVERSIMENT & MARKETING CA.

H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. (2012 -2013)

Fuentes: R141 ADVERSIMENT & MARKETING CA.

propuesta de un plan de relaciones publicas que mejore la imagen institucional de la alcaldia de...

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