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PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA LA
EMPRESA PROCAFECOL S.A., BASADO EN LA NORMATIVIDAD
AMBIENTAL APLICABLE Y LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 14001:2015.
OSCAR GIOVANNY SILVA GARCIA
DIRECTORA MARTHA ISABEL MEJÍA DE ALBA
2016
Proyecto de Trabajo de Grado
Modalidad: Monografía
PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA LA EMPRESA PROCAFECOL
S.A., BASADO EN LA NORMATIVIDAD AMBIENTAL APLICABLE Y LOS REQUISITOS DE LA
NTC ISO 14001:2015.
Autor:
Oscar Giovanny Silva García
Cód.: 20081180067
Director:
Martha Isabel Mejía De Alba
Ingeniera Química
MSc. en Ingeniería Ambiental
Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental
Bogotá D.C.
“Las ideas emitidas por los autores son de exclusiva responsabilidad de los autores y no expresan necesariamente las opiniones de la universidad”
(Artículo 117, Acuerdo 029 de 1998)
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Contenido
INTRODUCCIÓN: .......................................................................................................................................... 6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................................................... 8
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: ....................................................................................................... 10
3. OBJETIVOS:......................................................................................................................................... 12
3.1. Objetivo General ........................................................................................................................ 12
3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 12
4. MARCOS DE REFERENCIA ................................................................................................................. 13
4.1. MARCO TEORICO CONCEPTUAL ............................................................................................... 13
4.2. MARCO INSTITUCIONAL............................................................................................................ 15
4.3. MARCO GEOGRÁFICO ................................................................................................................ 16
4.4. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................. 19
5. METODOLOGÍA .................................................................................................................................. 26
5.1. Metodología General .................................................................................................................. 26
6. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 34
6.1. FASE I: REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL ........................................................................................ 34
6.1.1. Niveles Jerárquicos y área encargada ................................................................................. 36
6.1.2. Estrategia Organizacional “Destino 2020” .......................................................................... 39
6.1.2.1. Misión: ............................................................................................................................ 39
6.1.2.2. Visión: .............................................................................................................................. 39
6.1.2.3. Valores: ........................................................................................................................... 39
6.1.2.4. Objetivos estratégicos organizacionales ......................................................................... 39
6.1.3. Área de Influencia ............................................................................................................... 41
6.1.4. Partes interesadas ............................................................................................................... 45
6.1.5. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales .................................................................... 46
6.1.6. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales ..................................... 56
6.1.7. Desempeño ambiental ........................................................................................................ 57
6.1.8. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental ......................................... 64
6.1.9. Actividades para desarrollar la toma de conciencia ........................................................... 66
6.1.10. Obligaciones y compromisos ambientales .......................................................................... 67
2
6.1.11. Requisitos ambientales legales y cumplimiento ................................................................. 67
6.1.12. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones ........................... 68
6.1.13. Análisis DOFA ...................................................................................................................... 69
6.1.14. ANALISIS GAP INICIAL .......................................................................................................... 71
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES. ........... 74
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL ..................................................................................................... 75
6.3.1. Propuesta de Política Ambiental: ........................................................................................ 75
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS ORGANIZACIONALES ........... 76
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ....................................................... 79
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL ......................................................... 80
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL .......................................................... 83
6.10. FASE III: PROGRAMAS ............................................................................................................. 101
6.10.1. Programa de Vertimientos .............................................................................................. 101
6.10.2. Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos ....................................................... 101
6.10.3. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente de la Energía ........................................ 101
6.10.4. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente del Agua ............................................... 101
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES ................................................................................. 106
6.12. FASE III: FORMACIÓN, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA. ........................................ 108
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES ............................................................................... 109
7. CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 110
8. RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 112
9. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 114
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TABLA DE ANEXOS
ANEXO I - Consumo de Agua y Energía, Generación de Residuos Sólidos y Caracterizaciones de
Vertimientos 2015
ANEXO II - Matriz de Requisitos Legales
ANEXO III - Procedimiento de Identificación y Valoración de Requisitos Legales
ANEXO IV - Diagnóstico Inicial GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016
ANEXO V - Procedimiento de Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
ANEXO VI - Matriz impactos Juan Valdez
ANEXO VII - Matriz de Riesgos
ANEXO VIII - Matriz de Comunicaciones
ANEXO IX - Programación Ambiental Juan Valdez
ANEXO X - PRC del programa de Residuos Líquidos
ANEXO XI - PRC de Gestión de Residuos Sólidos
ANEXO XII - Perfil Coordinador Ambiental
ANEXO XIII - Perfil Analista Ambiental
ANEXO XIV - Matriz Competencia
ANEXO XV - Diagnostico Final GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016
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INDICE DE TABLAS Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016) ...................................... 18
Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015) ............................. 19
Tabla 3. Descripción de actividades del procedimiento de identificación valoración de aspecto e
impactos ambientales ................................................................................................................................ 28
Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos, actividad y quien es el responsable de realizarla
(Autor, 2015) ............................................................................................................................................... 46
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016) ........................................................... 55
Tabla 6. Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa ............ 56
Tabla 7. Caracterizaciones de aguas residuales (PROCAFECOL, 2016) ....................................................... 63
Tabla 8. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Ambiental). ....................... 69
Tabla 9. Potencialidades, limitaciones, riesgos y desafíos (Autor, 2016) ................................................ 70
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016) ............ 76
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016) ...... 76
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016) ....... 77
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016) .. 77
Tabla 14. Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental (Autor, 2016) ....................................................... 79
Tabla 15. Valoración del Nivel de Riesgo (Autor, 2016) .............................................................................. 80
Tabla 16. Valoración de la exposición al riesgo (Autor, 2016) .................................................................... 81
Tabla 17. Categorización del nivel de riesgo (Autor, 2016) ........................................................................ 82
Tabla 18. Programa de Vertimientos (Autor, 2016).................................................................................. 102
Tabla 19.Programa de Manejo Integral de Residuos (Autor, 2016) ......................................................... 103
Tabla 20. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía (Autor, 2016) ................................................ 104
Tabla 21. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua (Autor, 2016 ...................................................... 105
Tabla 22. Controles operacionales de los programas (Autor, 2016) ........................................................ 106
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INDICE DE GRÁFICAS Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016). ........................................................... 41
Gráfica 2 Distribución por tipo de tienda a nivel nacional (PROCAFECOL,2016) ........................................ 43
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016) ............... 43
Gráfica 4. Tiendas por Zonas (PROCAFECOL, 2016) .................................................................................... 44
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015) ... 57
Gráfica 6. Consumo total de agua por ciudades (Autor, 2015) ................................................................ 58
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016) ....... 58
Gráfica 8. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016) ........................................ 59
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015) .................... 59
Gráfica 10. Consumo total de energía por ciudades (Autor, 2015) .......................................................... 60
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016) . 60
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016) ....................................... 61
Gráfica 13. Aprovechamiento en Ton (Autor, 2016) ................................................................................. 62
Gráfica 14. Estado de avance análisis GAP (Autor, 2016) ......................................................................... 71
Gráfica 15. Estado de cumplimiento por temas (Autor, 2016) ................................................................. 74
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Participación de líneas de negocio. (Fuente PROCAFECOL, 2015) .................................... 15
Ilustración 2. Tiendas en Colombia (Fuente: PROCAFECOL, 2015) ............................................................. 16
Ilustración 3. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en el país (fuente: Google Maps, 2016) ... 17
Ilustración 4. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en Bogotá (fuente: Google Maps, 2016) ...... 17
Ilustración 5. Metodología General (Fuente: Autor, 2016) ...................................................................... 33
Ilustración 6. Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015) ....... 37
Ilustración 7. Organigrama de la dirección de sostenibilidad y comunicaciones corporativas
(PROCAFECOL S.A., 2015) .......................................................................................................................... 38
Ilustración 8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016) ...................................................... 42
Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por PROCAFECOL S. A (CONTREEBUTE, 2014) .................. 45
Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015) ............................................. 49
Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015) .......................................... 50
Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015) ...................................................... 51
Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015) ........................................... 52
Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015) ............................................... 53
Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015) ...................................... 54
Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016) ......................................................................... 65
Ilustración 17. Personal Capacitado ( SOSTENIBILIDAD PROCAFECOL S.A, 2015) .................................. 66
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INTRODUCCIÓN:
PROCAFECOL S.A. es la promotora de café excelso más importante a nivel nacional, que tiene
como fin el apoyo e impulso a los Agricultores Colombianos de Café (Caficultores) apoyados
por la Federación Nacional de Cafeteros (FNC), la organización se encarga de la distribución
de su producto por diferentes canales, portando como marca representativa las tiendas Juan
Valdez® Café, sin excluir y/o quitarle valor a su presencia en las grandes superficies e
instituciones, considerando estos referentes la compañía forma parte importante de la venta
de café Premium y gourmet. Esto con el apoyo de la FNC principales accionistas, y en busca
de generarle reconocimiento al producto colombiano dentro del país y fuera de él.
(PROCAFECOL S.A., 2010).
Esta compañía ha tenido un crecimiento de aproximadamente, un 18% en los últimos 5 años,
además de generar un interés y una preocupación cada vez más importante por la
sostenibilidad de la compañía, entendida como la unión de las dimensiones básicas de este
término, la económica, la social y la ambiental; convirtiéndose en el mayor reto para los
próximos años en el mercado. Dándole cabida al tema, han empezado a hablar de los grupos
de interés de la compañía, no solo como parte de la sociedad, si no como parte de un todo ya
que son el diario vivir de ésta, logrando así priorizar los asuntos relevantes que debe tratar la
organizació0n para lograr los objetivos propuestos para el año 2020 como lo habla el informe
de gestión del año 2014, “el procedimiento de definición de nuestros asuntos relevantes de
sostenibilidad estuvo articulado al proceso de planeación estratégica de la empresa y a un
entendimiento profundo de nuestro negocio (PROCAFECOL S.A., 2015)”.
Cabe destacar también que son pioneros en el cumplimiento de la legislación ambiental en
este tipo de establecimientos de alimentos y bebidas, debido a su presencia en todo el país,
para lo cual se han enmarcado en procesos para lograr control sobre los impactos que
produce. Una de sus participaciones más importantes se ha demostrado con la campaña
interna de separación en la fuente y aprovechamiento de residuos “el objetivo es realizar una
adecuada gestión interna y externa de los residuos sólidos generados en las tiendas, dando
cumplimiento a la legislación legal vigente y generando valor para la sociedad y el entorno”
(PROCAFECOL S.A., 2015), esto en la ejecución del Programa de Gestión Integral de Residuos
Sólidos. Otras experiencias han sido la propuesta para el ahorro y uso eficiente de los recursos
naturales, cumplimiento y registro de publicidad exterior visual, entre otras que se encuentran
en desarrollo.
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Al realizar un pequeño recuento sobre el avance ambiental, en el marco de los
establecimientos comerciales de alimentos y bebidas, se puede observar que muy pocas
empresas que tengan este mismo tipo de negocio cuentan con un Sistema de Gestión
Ambiental (SGA)completo, considerando el avance que ha tenido este tema para el desarrollo
de las ciudades y municipios, requerimiento que a largo plazo se deberá cumplir sin excepción
para disminuir cualquier tipo de contaminación, sus impactos significativos, el peligro de la
reputación y evitar sanciones (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, 2008).
El desarrollo del proyecto tuvo un diagnóstico inicial, donde se analizaron los aspectos
ambientales relacionados al ciclo de vida del café, se valoraron los impactos ambientales
generados por la operación de las tiendas Juan Valdez Café, planta de producción y las oficinas
centrales de PROCAFECOL S.A., se identificaron sus riesgos y relacionaron las obligaciones de
cumplimiento, en busca de la gestión, priorización y seguimiento de los programas dando
cumpliendo a los objetivos ambientales propuestos y la cuantificación de los indicadores para
controlar la contaminación, esto alineado con la política de responsabilidad social, ambiental
y los objetivos del SGA producto del análisis del contexto y el liderazgo de la organización en
estos temas (PROCAFECOL S.A., 2015).
Todo dentro de los estándares que proporciona la norma internacional ISO 14001:2015 “El
propósito de esta norma internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia sistemático para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones
ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socio económicas, mediante la
especificación de requisitos para un SGA” (ISO 14001, 2015);además de esto, se realizaron los
procedimientos sintéticos que exige el área de entrenamiento basados en los controles
operacionales resultado del análisis de la caracterización de procesos de preparación de
bebidas, para el funcionamiento de los programas en las tiendas y la planta (Comunicación
interna), se actualizaron los programas que se exigen los entes de control (Comunicación
externa) y el área de calidad para el manual de saneamiento existente para las tiendas en las
diferentes ciudades del país (Programa de Manejo de Residuos Sólidos y Líquidos).
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
PROCAFECOL S.A. crea el Área de Sostenibilidad y Comunicaciones Corporativas, con
la necesidad de generar un valor agregado a la marca. Cabe destacar para este
proyecto que la Coordinación de Gestión Ambiental es transversal a la compañía y que
lidera todas las iniciativas ambientales, pero ¿Cuál es la importancia de formular e
implementar un SGA para PROCAFECOL S.A.?, considerando que los procedimientos
desarrollados a través de la gestión ambiental permiten realizar la evaluación de los
aspectos e impactos ambientales, que al mismo tiempo desarrollan y justifican los
programas de monitoreo ambiental permitiendo analizar los posibles riesgos, y
ayudando a generar programas de recuperación ambiental y medidas de emergencia,
enfocados al cumplimiento de las normas de índole ambiental, la protección y
preservación de los recursos naturales, ya que la empresa es distintiva para el país y,
además, es la representante de los caficultores colombianos por lo cual se hace
necesario la implementación de diferentes mecanismos. Para el desarrollo de este
propósito existen herramientas metodológicas como la Norma Internacional ISO
14001:2015que determina cómo implementar un SGA conveniente, para cada compañía
sin discriminar de qué tipo es. (Gómez, 2015).
Ya que esta compañía tiene presencia nacional es importante evitar sanciones en
cualquier lugar donde se encuentre, para lo cual debe hacerse cargo y comprometerse
a gestionarlos impactos que conlleva la preparación y comercialización de café, por lo
que tiene la necesidad de evaluar dichos impactos y generar programas que puedan
lograr el control de estos, y así poder formular medidas, registrando y realizando
seguimiento a la información, para que las partes interesadas puedan tener acceso
fácilmente, todo esto enmarcado en el direccionamiento, control y verificación de los
procedimientos, y de esta forma generar trazabilidad en las modificaciones generadas
ya sea en las tiendas o la planta de producción.
Se realizó el análisis del contexto organizacional, entendido también como área de
influencia, para formular todos los programas ambientales dentro de la compañía, en
busca de cumplir con la obligaciones y generar nuevas estrategias para lograr la
trazabilidad de los cambios realizados durante el aprendizaje con los ya ejecutados
(SGS, 2016), enmarcados en los Estándares Internacionales del Sistema de Gestión en
Control y Seguridad (BASC), certificado con el cual cuenta la compañía, con el
propósito de tener un mecanismo integral, enlazado y funcional con los proyectos
estratégicos del área.
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En el marco nacional, se puede evidenciar el avance estratégico que ha tenido la
gestión ambiental en las empresas de este tipo, que tienen un crecimiento en las
grandes metrópolis “en el desarrollo urbano, la Implementación de prácticas de
producción y consumo sostenible en los sectores productivos, así como desarrollar
líneas de investigación que contribuyan a la sostenibilidad ambiental de las actividades
productivas, implementando programas para que los sectores productivos adopten
prácticas sostenibles” (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial,
2008), por lo cual se deben adoptar prácticas ambientales adecuadas para las grandes
marcas o las más representativas en el mercado, mejorando su competitividad. Esta
compañía de reconocimiento internacional por su producto y representación de la
FNC, quienes ya gestionan los impactos generados en los cultivos de café a través de
la motivación a los caficultores con los reconocimientos internacionales para la venta
de este, debe considerar adoptar buenas prácticas planeadas para lograr el
cumplimiento de objetivos ambientales.
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2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
Esta organización tiene el interés por cumplir con los estándares y procedimientos de
la norma internacional ISO 14001:2015 y requiere una persona que tenga dentro de sus
habilidades, el conocimiento técnico - ambiental (tratamiento de agua, saneamiento
ambiental, conocimiento en normatividad ambiental, capacidad de identificar
aspectos e impactos ambientales) y conceptos claros del funcionamiento de la gestión
ambiental para que pueda realizar la formulación, implementación y seguimiento
basados en la norma, además de tener claridad en los principios que requiere dicha
norma y poder controlar los cambios que se puedan dar en la implementación de los
diferentes programas, poder llevar a cabo el seguimiento, medición y control de
ajustes de los indicadores, programas y las actividades a ejecutar, para que en el
momento de presentarse una situación que se tenga identificada como un riesgo y que
pueda desviar el resultado esperado, pueda tomar acciones correctivas que lleve
siempre al cumplimiento de los objetivos.
Considerando que “El proyecto curricular de Ingeniería Ambiental de la universidad
Distrital Francisco José de Caldas tiene como misión: Colocar al alcance de todas las
clases sociales de la nación y el distrito capital, la generación, desarrollo y transmisión
del conocimiento de la dimensión y la problemática ambiental, mediante actividades
de investigación, docencia y servicios a la comunidad” (Universidad Distrital, 2010),
este trabajo apoya a la identificación de la problemática ambiental del sector
comercial, y al gestionar los impactos generados al medio ambiente se beneficia la
comunidad, además de considerar que la industria hace parte de la comunidad, por lo
tanto un Ingeniero Ambiental de la Universidad Distrital cumple con las condiciones
para desarrollar este proyecto y está dentro de su campo debido a que la universidad
cuenta con una línea de investigación de impactos ambientales que tiene su enfoque
hacía la generación, desarrollo y difusión del conocimiento de la afectación de los
sistemas naturales y sociales por actividades productivas en el caso puntual de este
proyecto a la actividad comercial relacionada con la operación de PROCAFECOL S.A.,
también por que incluye una visión analítica para el manejo ambiental sustentable de
las actividades económicas y dichas competencias son generadas a partir de
asignaturas como ordenamiento territorial rural y urbano, Evaluación ambiental 1 y 2,
Tecnologías apropiadas 1 y 2, ecología analítica, Contaminación ambiental 1 y 2,
Fisicoquímica de fluidos, Hidrogeología, Seguridad empresarial, Manejo técnico
ambiental, Salud ambiental y Formulación y evaluación de proyectos (Subcomite de
Autoevaluación y Acreditación, 2016).
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Este trabajo se presenta en modalidad monografía según el Acuerdo 38 del 2015, el
cual modifica el Acuerdo 31 del 2014 que reglamenta el trabajo de grado para
estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y
aclara en el artículo 16 párrafo 2 que “Dentro de esta modalidad se pueden
desarrollar trabajos donde se aplican conocimientos adquiridos a través de su
proceso de formación, para solucionar problemas específicos de la comunidad,
región o país”.
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3. OBJETIVOS:
3.1. Objetivo General
Proponer el modelo de gestión ambiental para la empresa PROCAFECOL S.A., basado en
la normatividad ambiental aplicable y los requisitos de la NTC ISO 14001:2015.
3.2. Objetivos Específicos
- Establecer el estado de la gestión ambiental en PROCAFECOL S.A.
- Alinear la gestión ambiental de la compañía con los objetivos estratégicos
organizacionales.
- Generar un modelo de gestión ambiental aplicable a la planta de producción, oficina
central y tiendas de la empresa PROCAFECOL S.A., teniendo en cuenta los requisitos
de la NTC ISO 14001:2015.
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4. MARCOS DE REFERENCIA
4.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
La norma internacional ISO 14001:2015, tuvo su primera publicación en 1996,
concibiéndose bajo conceptos planteados en la cumbre de río en 1992, y durante
los 20 años que lleva esta norma se han realizado dos revisiones, una en el 2004 la
cual logró una primera modificación, acercándose más a lograr una integralidad
con la norma de calidad ISO 9001, con el objetivo de que, si una empresa se quería
certificar en la norma de calidad, le fuera más fácil también certificarse en la norma
ambiental. La otra revisión se realizó en el año 2014 y se evaluó y modificó en el
2015, donde logró unificar algunos numerales con el mismo fin, manteniendo un
idioma de norma y requisitos similares. Todo esto con la gran meta de ayudar a las
organizaciones de todo tipo y tamaño, a formar y poner en marcha sistemas y
procesos que apoyen el desempeño ambiental. (BSI Group, 2015)
Es importante analizar que uno de los principios que tiene esta norma
internacional, es el de reducir los impactos sobre el ambiente y además conseguir
un modelo de negocio sostenible, ya que el ahorrar recursos, gestionar los
residuos, cumplir con normas legales, etc., permite que la compañía ahorre dinero
y recursos que serán preservados para generaciones futuras, bajo una estructura
sólida que da la norma sobre el planear, hacer, verificar y actuar. (BSI Group, 2015)
El tradicionalismo de las organizaciones, hace que se genere un rechazo hacia los
nuevos cambios, motivo por el cual este tipo de actuar se debe realizar
acompañado de sensibilización, un cambio cultural suave y a través de la educación
ambiental que, en estos casos, logra desplazar esos conceptos antiguos, uno de los
ejemplos claros es el de la implementación en Alpina donde se genera un SGA
basado en la ISO 14001:2015, donde una de sus bases conceptuales es la evaluación
de la requisitos como necesidad o expectativa que la organización debe o decide
cumplir y su dinamismo con el sistema y, debido a esto, el diseño del sistema debe
contener este mismo formato con el objetivo que no se vuelva obsoleto en poco
tiempo. (Acosta, 2008)
Sin salirse del tema principal, se debe priorizar un buen sistema de documentación
interna para lograr tener la información en el momento que se requiera fácil y
rápidamente, volviéndola no solo de una área abierta sino transversal a toda la
compañía, la importancia que tiene el tema lo dice el documento sobre la norma
que dice “La documentación tiene que ser la suficiente para poder describir todos
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los elementos básicos del sistema y la relación que guarden unos con otros, además
de prestar orientación sobre los documentos de referencia.”. (BSI Group, 2015)
Para lo anterior, la compañía cuenta con un Departamento de Gestión Ambiental
que se encuentra reportado ante los diferentes entes regulatorios ambientales,
esto con el fin de darle cumplimiento al artículo 2.2.8.11.1.1 del Decreto 1076 del 26
de mayo de 2015 e implementar acciones encaminadas a dirigir la gestión ambiental
de las empresas; velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental; prevenir,
minimizar y controlar la generación de cargas contaminantes; promover prácticas
de producción más limpia y el uso racional de los recursos naturales; aumentar la
eficiencia energética y el uso de combustible más limpios; implementar opciones
para la reducción de emisiones de gases de efectos invernadero; y proteger y
conservar los ecosistemas (Decreto 1299, 2008), por esta razón el área se
encargará de liderar y mantener actualizado el SGA será el producto para este
proyecto y que servirá como una herramienta para demostrar liderazgo en temas
ambientales, a través del análisis de la organización para desarrollar e implementar
su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales (ISO 14001, 2015) para
lo cual la norma ISO 14001:2015 considera los resultados de desempeño ambiental
que deben ser medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos
ambientales (ISO 14001, 2015).
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4.2. MARCO INSTITUCIONAL
PROCAFECOL S.A. nace en 2002 con el objetivo de generar negocios de valor
agregado para los cafeteros y su marca Juan Valdez y cuenta con cuatro líneas de
negocio: Tiendas especializadas, Grandes Superficies, Canal Institucional y el portal
e-commerce (Ilustración 1. Participación de líneas de negocio.).
Su relación con los cafeteros colombianos es por varias vías: la primera es el
reconocimiento a la calidad de su café mediante el pago de una prima por calidad;
la segunda, hace parte de la estrategia de posicionamiento del café de Colombia
en el mundo; y la tercera a través del compromiso permanente de generar valor al
Fondo Nacional del Café (FoNC) para la generación de bienes públicos y los
proyectos de Sostenibilidad en Acción de la FNC.
Ilustración 1. Participación de líneas de negocio. (Fuente PROCAFECOL, 2015)
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4.3. MARCO GEOGRÁFICO
El proyecto se realizó para las 237 tiendas Juan Valdez Café en el país como se puede
observar en la Ilustración 2, ubicadas en diferentes lugares del territorio nacional como
se puede ver en la Ilustración 3. En este momento, la organización hace presencia en 27
ciudades, cada región con características diferentes, aunque la mayor parte tienen
presencia en Bogotá (Ver Ilustración 4) donde existen 97; también para la Oficina Central
que se encuentra en el edificio de la FNC torre A piso 2,3 y 5 desde donde se dirige la
operacional nacional e internacional; y la planta de producción que se encuentra en la
ciudad de Bogotá como uno de los proyectos que tiene la organización para el
ensamble de jugos, sándwiches entre otros productos que generen valor a la
comercialización de café, ésta se encuentra ubicada en el Barrio 7 de Agosto, Localidad
de Barrios Unidos de la Ciudad de Bogotá. El modelo de gestión ambiental se debe
adaptar a las necesidades de cada lugar de operación dentro y fuera de Colombia (Ver:
Tabla 1), ya que muchos requieren traslapar el modelo, como consecuencia de las
características auténticas y diferenciadas del negocio.
Ilustración 2. Tiendas en Colombia (Fuente: PROCAFECOL, 2015)
17
Ilustración 3. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en el país (fuente: Google Maps, 2016)
Tienda Juan Valdez Café
Ilustración 4. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en Bogotá (fuente: Google Maps, 2016)
18
Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016)
Número de Tiendas a Nivel Internacional 117
Aruba 1
Bareín 1
Bolivia 4
Chile 27
Costa Rica 3
Ecuador 30
El Salvador 5
Curazao 1
España 5
Kuwait 1
Malasia 2
México 9
Panamá 4
Paraguay 2
Perú 13
USA 9
19
4.4. MARCO NORMATIVO
En la Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015) se
relaciona la normatividad vigente separada por normas independientes, aplicables
a la Organización, también incluye la que impacta directamente a los aspectos
ambientales y que aumentará la significancia de cada uno, debido a que con esta
información se realizará la priorización de aquellos que no se hallan gestionado
antes y que con los requerimientos legales en Colombia deben gestionarse con
mayor prioridad todo esto aplicado para PROCAFECOL S.A., pero cabe aclarar que
a partir del año 2015 se consolidó en una sola norma, el Decreto 1076 del 2015 el
cual no contiene ninguna disposición nueva, ni modifica las existentes. También se
hace énfasis en que se utilizará voluntariamente la metodología descrita en la
norma internacional ISO 14001:2015 como herramienta para el desarrollo.
Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015)
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Se
cto
riza
ció
n
de
Am
bie
nte
y
De
sarr
ollo
S
ost
en
ible
Decreto 1076 del
2015
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Ag
ua
Ley 373 del
1997 Congreso De La
República.
Por la cual se establece el Programa para el Uso Eficiente y
Ahorro del Agua Planes Municipales y Regionales.
Ag
ua
y V
ert
imie
nto
s
Decreto 3930
DE 2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley 9ª de 1979, así como el Capítulo II del Título VI -Parte III- Libro II del
Decreto-ley 2811 de 1974 en cuanto a usos del Agua y
Residuos Líquidos y se dictan otras disposiciones.
20
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Ag
ua
Decreto 4728 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 3930 de
2010.
Ag
ua
Decreto 3102 DE
1997 Ministerio Del
Medio Ambiente
Por el cual se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la Instalación De
Equipos, Sistemas E Implementos De Bajo Consumo De Agua.
Ag
ua
Decreto 2811 DE
1974 El Presidente De La
República Por el cual se dicta el Código
Nacional de Recursos Naturales.
Air
e
Ley 140
del1994 Congreso De La
República.
Por la cual se reglamenta la Publicidad Exterior Visual en el
territorio nacional.
Air
e
Ley 164 del
1994 Congreso De La
República.
La Ley adopta Protocolo de Montreal para Colombia;
enmiendas al protocolo: Ley 29 de 1992:
- Ley 306 de 1996
- Ley 618 de 2000
- Ley 960 de 2005
- Relación con el Convenio de Viena, Ley 30 de 1990
(establecimiento de sustancias que pueden afectar la capa de
ozono).
- Decreto 934/08 (Enmienda Protocolo Montreal).
21
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Air
e
Decreto 948 DE
1995 Ministerio Del
Medio Ambiente
Por El Cual Se Reglamentan, Parcialmente, La Ley 23 De 1973, Los Artículos 33, 73, 74, 75 Y 76 Del Decreto - Ley 2811 De 1974;
Los Artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 Y 49 De La Ley 9 De 1979; Y La
Ley 99 De 1993, En Relación Con La Prevención Y Control De La
Contaminación Atmosférica Y La Protección De La Calidad Del Aire.
En
erg
ía
Ley 697 del
2001 Congreso De La
República.
Mediante la cual se fomenta el uso racional y eficiente de la
energía, se promueve la utilización de energías
alternativas y se dictan otras disposiciones.
En
erg
ía
Decreto 3450
DE 2008
La Alcaldía De Bucaramanga
Por el cual se dictan medidas tendientes al uso racional y
eficiente de la energía eléctrica.
En
erg
ía
Decreto 3683
DE 2003
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por el Cual se reglamenta la Ley 697/01 y se crea una Comisión
Intersectorial (Uso Racional de Energía).
En
erg
ía
Resolución 180919
DE 2010
Ministerio De Minas Y Energía
Por el cual se adopta el Plan para desarrollar el Programa de Uso Eficiente y Ahorro de Energía.
En
erg
ía
Resolución 1511 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por la cual se establecen los Sistemas De Recolección
Selectiva Y Gestión Ambiental De Residuos De Bombillas y se
adoptan otras disposiciones.
22
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Esc
om
bro
s
Resolución 541 DE 1994
Ministerio De Medio Ambiente
Por medio de la cual se regula el Cargue, Descargue, Transporte, Almacenamiento Y Disposición Final De Escombros, Materiales,
Elementos, Concretos Y Agregados Sueltos, De
Construcción, De Demolición Y Capa Orgánica, Suelo Y Subsuelo
De Excavación.
Fact
ore
s A
mb
ien
tale
s
Resolución 2400
DE 1979
Ministerio Del Trabajo Y
Seguridad Social
Por la cual se establecen condiciones de vivienda, higiene
y seguridad en los establecimientos de trabajo.
Silv
icu
ltu
ra
Decreto 2803
DE 2010
Ministerio De Desarrollo Económico
Por el cual se reglamenta la Ley 1377 de 2010, sobre registro de cultivos forestales y sistemas
agroforestales con fines comerciales, de plantaciones protectoras - productoras la movilización de productos
forestales de transformación primaria y se dictan otras
disposiciones.
Ap
rove
cham
ien
to
Fore
stal
.
Decreto 1791 DE
1996
El Presidente De La República De
Colombia
Por medio del cual se establece el régimen de aprovechamiento
forestal.
Ge
ne
ral
Decreto 1299 DE
2008
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y
Por el cual se reglamenta el Departamento de gestión
ambiental de las empresas a nivel industrial y se distan otras
disposiciones.
23
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Ed
uca
ció
n A
mb
ien
tal
Decreto 1743
DE1994 Ministerio Del
Medio Ambiente
Por el cual se instituye el Proyecto de Educación Ambiental
para todos los niveles de educación formal, se fijan
criterios para la promoción de la educación ambiental no formal e
informal y se establecen los mecanismos de coordinación
entre el Ministerio de Educación nacional y el Ministerio del Medio
Ambiente.
Ge
ne
ral
Resolución 415 DE 2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por la cual se reglamenta el Registro Único de Infractores
Ambientales –RUIA- y se toman otras determinaciones.
Po
s C
on
sum
o
Resolución 1297 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Establece los Programas de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Pilas y/o Acumuladores y se adoptan otras
disposiciones.
Po
s C
on
sum
o
Resolución 1512 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Establece los Programas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Computadores y/o
Periféricos y se adoptan otras disposiciones.
24
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Po
s C
on
sum
o
Resolución 1511 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección
Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Bombillas y se
adoptan otras disposiciones.
Po
s C
on
sum
o
Resolución 1457 DE
2010
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Establece los Programas de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Llantas Usadas y se adoptan otras disposiciones.
Re
sid
uo
s
Ley 1259 del
2008
Congreso De La República.
Por medio de la cual se instaura en el territorio nacional la
aplicación del comparendo ambiental a los infractores de las
normas de aseo, limpieza y recolección de escombros; y se
dictan otras disposiciones.
Re
sid
uo
s
Decreto 4741 DE
2005
El Presidente De La República De
Colombia
Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y
manejo de los residuos o desechos peligrosos generados
en el marco de la gestión integral.
Re
sid
uo
s
Decreto 2981
DE 2013
El Presidente De La República De
Colombia,
Por el cual se reglamenta la prestación del servicio público de
aseo.
Re
sid
uo
s P
elig
roso
s
Ley 1252 DE
2008 Congreso De La
República
Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia
ambiental, referentes a los residuos y desechos peligrosos y
se dictan otras disposiciones
25
Tema Tipo De Norma
No. De Norma Y Año
Entidad Que La Genero
Descripción
Re
sid
uo
s S
ólid
os
Ley 1672 del
2013
Congreso De La República
por medio de la cual se establecen los lineamientos para
la adopción de una política pública de gestión integral de
residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE) generados
en todo el territorio nacional
Ru
ido
Resolución 627 DE 2006
Ministerio De Ambiente, Vivienda Y Desarrollo Territorial
Por la cual se establece la norma nacional de emisión de ruido y
ruido ambiental.
San
cio
ne
s A
mb
ien
tale
s
Ley 1333 del
2009
Congreso De La República
Por la cual se establece el procedimiento sancionatorio
ambiental y se dictan otras disposiciones.
San
eam
ien
to A
mb
ien
tal
Ley 9 DE 1979
Congreso De La República.
Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.
Ve
rtim
ien
tos
Resolución 0631 de
2015
Ministerio De Ambiente Y Desarrollo Sostenible
Por el cual se establecen parámetros y los valores límites
máximos permisibles en los vertimientos puntuales a cuerpos
de aguas superficiales y a los sistemas de alcantarillado público
y se dictan otras disposiciones
26
5. METODOLOGÍA
5.1. Metodología General
Para realizar este proyecto se establecieron tres (3) fases cada una dándole respuesta a
los objetivos planteados, con el fin de llevar a cabalidad todo lo propuesto.
FASE I. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE LA GESTIÓN AMBIENTAL EN PROCAFECOL S.A.
Utilizando la información suministrada por la organización se realizó un análisis del
contexto organizacional, ligado al que ejecutó la empresa para hallar las necesidades de
los grupos de interés; después se realizó la valoración de Aspectos e Impactos
Ambientales a través de la metodología CONESA modificada, que justificada con la matriz
de obligaciones de cumplimiento propias de la organización y las que la legislación vigente
considere, esto dio como resultado el cumplimiento que tiene cada lugar en el que se
encuentra establecida la marca, se identificaron los requisitos que exige la norma a través
de una lista de chequeo la cual permite la valoración del cumplimiento de requisitos y, por
último, se utilizó la Guía Técnica Colombiana 93 de 2007 para elaborar la Revisión
Ambiental Inicial.
Explicación de la metodología para la Identificación de Aspectos e Impactos
Ambientales.
En la Actualidad existe gran variedad de métodos para la evaluación de impactos
ambientales entre las cuales están las matrices que son técnicas bidimensionales
que relacionan acciones con factores ambientales: En este caso, para la evaluación
de los aspectos e impactos ambientales se utilizó la metodología de Vicente
Conesa Fernández quien formuló una matriz de causa-efecto que analiza diez
parámetros y a su vez dentro de los mismos establece una serie de atributos que,
al plasmarlos en la ecuación propuesta por el autor arrojan un resultado numérico,
que corresponden a la importancia del impacto; posteriormente, establece un
rango de 0-100 y a los cuatro rangos propuestos le asigna la clase de efecto que
hace referencia a si es compatible, moderado, critico o severo y, a su vez, establece
un color para cada uno (Prada, 2010), se realizaron algunas modificaciones que se
verán más adelante (Alba, 2014)
27
PARÁMETROS EVALUADOS POR LA METODOLOGÍA PROPUESTA POR VICENTE
CONESA FERNÁNDEZ
Naturaleza. Se refiere a si el orden del impacto generado es de carácter positivo o
negativo.
Extensión (EX). Se refiere al área de influencia del impacto en relación con el
entorno del proyecto.
Intensidad (I): Representa la incidencia de la acción causal sobre el factor
impactado en el área en la que se produce el efecto.
Momento (MO). El plazo de manifestación del impacto se refiere al tiempo que
transcurre entre la aparición de la acción y el comienzo del efecto sobre el medio
considerado.
Persistencia (PE). Se refiere al tiempo que, supuestamente, permanecería el efecto
desde su aparición y, a partir del cual el factor afectado retornaría a las condiciones
iníciales previas a la acción por medios naturales, o mediante la introducción de
medios naturales, o mediante la introducción de medidas correctivas.
Reversibilidad (RV). Se refiriere a la posibilidad de construcción del factor afectado
por el proyecto, es decir, la posibilidad de retornar a las condiciones iníciales
previas a la acción, por medios naturales, una vez aquella deja de actuar sobre el
medio.
Recuperabilidad (MC). Se refiriere a la posibilidad de reconstrucción, total o
parcial, del factor afectado como consecuencia del proyecto, es decir, la
posibilidad de retornar a las condiciones iníciales previas a la actuación, por medio
de la intervención humana (introducción de medidas correctivas).
Sinergia (SI). Este atributo contempla el reforzamiento de dos o más efectos
simples. El componente total de la manifestación de los efectos simples,
provocados por acciones que actúan simultáneamente, es superior a la que cabría
de esperar de la manifestación de efectos cuando las acciones que las provocan
actúan de manera independiente no simultánea.
Acumulación (AC). Este atributo da idea del incremento progresivo de la
manifestación del efecto, cuando persiste de forma continuada o reiterada la
acción que lo genera.
28
Explicación de la metodología modificada:
Para el caso de PROCAFECOL S.A se ha documentado este procedimiento, en el
Anexo V se puede observar el documento completo, se mostrará en ¡Error! No se
ncuentra el origen de la referencia.:
Tabla 3. Descripción de actividades del procedimiento de identificación valoración de aspecto e impactos ambientales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1
Identificación de procesos,
subprocesos y actividades que
generan aspectos
ambientales.
1. Identificar los procesos en la operación de las
tiendas y la planta de frescos y listos, igual que los
proveedores que pueden afectar el medio
ambiente.
2. Clasificar los subprocesos que se puedan identificar
en las diferentes etapas de funcionamiento de las
tiendas.
3. Identificar las actividades que se hacen y cuáles son
las entradas y salidas para evaluar cuál de estas
pueda interactuar con el medio ambiente (Aspecto
Ambiental).
Diagrama de
flujo de procesos
(Entrada y salidas)
Analista Ambiental
2
Identificación de aspectos e impactos
ambientales generados en la
operación de tiendas.
1. Analizar que componente del medio ambiente se
ve afectado por el aspecto ambiental.
2. Cualificar como afecta al medio ambiente, ya sea
positiva o negativamente.
3. Identificar si es producido por personas que
trabajen en nombre de la organización sin
pertenecer a ella (externo) o por personal que
trabaje para ella (Interno).
Aspectos e Impactos
producidos por
PROCAFECOL S.A.
Coordinador Gestión
Ambiental/Analista de gestión
ambiental
3
Valoración de aspectos e impactos
ambientales.
1. Criterio Legal; Para este se tomará en cuenta la
existencia de normatividad nacional y alguna que la
empresa quiera suscribir, se valoran:
a. EXISTENCIA: Existe Legislación para Controlar
el Impacto
Existe y Aplica 10
Existe y no Aplica 5
Inexistente 0
b. CUMPLIMIENTO: Acciones de la Empresa para
Cumplir la Legislación, aplicable al Impacto
No hay Cumplimiento (No Hay Plan de Acción)
10
No hay Cumplimiento (Si Hay Plan de Acción)
7,5
Significancia del aspecto e impacto ambiental
Coordinador Gestión
Ambiental/Analista de gestión
ambiental
29
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Hay cumplimiento (Sin Documentar) 5
Hay cumplimiento (Documentado) 2,5
c. CALIFICACIÓN: El 50% equivale a la existencia y
el otro 50% al cumplimiento de esta forma el
valor da la importancia y con qué prioridad se
debe trabajar en el impacto generado.
2. Criterio Ambiental; Son criterios que me permiten
medir el impacto generado en condiciones
naturales en interacción con el medio ambiente, se
valoran:
a. NATURALEZA: Califica si el impacto es Positivo
o Negativo.
b. PROBABILIDAD: Es la probabilidad con la que
puede ocurrir el impacto en el tiempo.
Semanal 10.0
Mensual 7.5
Semestral 5.0
Anual 2.5
c. DURACIÓN: Cuanto puede durar el efecto
causado por el impacto, independiente de la
acción de mitigación.
Permanente (>10 años) 10.0
Larga (7 a 10 años) 8.0
Media (4 a 7 años) 6.0
Corta (1 a 4 años) 4.0
Muy corta (<1 años) 2.0
d. DESARROLLO: Tiempo que demora el impacto
alcanzar su mayor perturbación.
Muy Rápido (< 1mes) 2.0
Rápido (1 a 6 meses) 4.0
Medio (7 a 12 meses) 6.0
Lento (13 a 24 meses) 8.0
Muy Lento (> 25 meses) 10.0
e. MAGNITUD: Alteración que causa el impacto al
Componente partiendo de su Estado Inicial
Muy Alta 10.0
Alta 8.0
Media 6.0
Baja 4.0
30
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Muy Baja 2.0
f. ALCANCE: Zona Geográfica Afectada por el
impacto
Global 10.0
Nacional 8.0
Regional 6.0
Local 4.0
Puntual 2.0
g. REVERSIBILIDAD: Capacidad de Recuperarse el
Componente después del impacto.
Irreversible 10.0
Reversible 5.0
h. CALIFICACIÓN: La probabilidad de ocurrencia
equivale al promedio de desarrollo, duración,
magnitud, alcance y reversibilidad,
multiplicado por el valor de probabilidad
dividida en 10 el cual da el valor de importancia
ya que un impacto que no ocurra
probablemente no será tan importante como
uno que ocurra con frecuencia.
3. Significancia: Se califica el nivel de importancia que
debe tener el aspecto y el impacto para ser tratado
por la organización, para lo cual el resultado se da:
a. PUNTAJE: Equivale a 30% la calificación legal y
70% la calificación ambiental el valor va de 0 –
10
b. CLASIFICACIÓN: Se clasifica con el valor del
puntaje.
Alta significancia 7 – 10
Media significancia 3.5 - 6.9
Baja significancia < 3.5
4 Medidas y controles
operacionales
1. EXISTENCIA DE MEDIDAS O CONTROLES: Son las acciones que se hayan generado por la organización para controlar el impacto. a. Inexistentes: No existe y se deben generar.
b. Inefectivos: Existe, pero no funcionan
eficazmente.
Controles Operacional
es
Coordinador de Gestión
Ambiental
31
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
c. Existentes no Documentados: Existe, pero no se han desarrollado por escrito para evaluar su eficiencia.
d. Existentes Documentados: Existen y hay registros para evaluar.
2. MEDIDA O CONTROL REQUERIDO: Se especifica el tipo de acción a tomar las cuales pueden ser: a. Prevención: Este tipo de acción tiene como fin
evitar que suceda el impacto.
b. Mitigación: Este tipo de acción tiene como fin disminuir la afectación que pueda tener el impacto.
c. Corrección: Este tipo de acción tiene como fin cambiar y/o anular los efectos del impacto.
d. Compensación: Este tipo de acción se realiza cuando no se puede ninguna de las anteriores para lo cual se busca una forma de redimir el daño que se hizo al medio.
3. MEDIDA O CONTROL A IMPLEMENTAR: Es la actividad de control que se debe dar como consecuencia de su influencia en los riesgos identificados, y de esta forma planificar tales actividades para que se desarrollen bajo condiciones especificadas.
32
FASE II. ALINEACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL DE LA COMPAÑÍA CON SUS OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
Con los resultados de lo anterior, se diseñó una propuesta de política ambiental con la cual
se pretende que la organización adquiera compromisos de liderazgo ambiental, luego de
un análisis y la identificación de riesgos relacionados con la gestión ambiental y la
autoevaluación que se generó para la organización en su contexto, anclados a los
objetivos organizacionales que proponen al año 2020, se compararon los objetivos
ambientales (PROCAFECOL S.A., 2015).
FASE III. GENERACIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL APLICABLE A LA PLANTA
DE PRODUCCIÓN, OFICINA CENTRAL Y TIENDAS DE LA EMPRESA PROCAFECOL S.A.,
TENIENDO EN CUENTA LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 14001:2015
Se crearon los programas que dieran respuesta a los aspectos más significativos para
controlar los impactos ambientales que se puedan generar, se caracterizaron los cargos y,
con esta información, se complementaron los requisitos que requieren en cuanto a
educación, formación o experiencia, se identificó que se solicita documentar, crear y
valorar con el propósito principal de mantener un documento de consulta para la
compañía, cabe aclarar que la compañía no tiene la intención de certificarse, pero el
producto del proyecto está basado en la Norma Internacional ISO 14001 versión 2015, de
los programas se sacaron los principales controles operacionales con lo cual se realizaron
los respectivos procedimientos.
En la Ilustración 5 se observa el flujograma que se siguió para alcanzar y lograr los
resultados esperados al finalizar el trabajo, enmarcados en cómo debe funcionar el SGA y
el avance que se debe plantear para continuar con la mejora continua del mismo.
33
Ilustración 5. Metodología General (Fuente: Autor, 2016)
34
6. RESULTADOS
6.1. FASE I: REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL
6.1.1. Descripción del Modelo
PROCAFECOL S.A., nació en 2002 como una estrategia para enfrentar los desafíos
del sector cafetero en un contexto cambiante a escala mundial y para participar
en la cadena de distribución y comercialización de productos de valor agregado,
que antes era liderada por terceros.
Juan Valdez® Café creó la categoría de café premium en Colombia y ha sido su
principal motor. Más importante aún, las tiendas son una vitrina del café de la más
alta calidad producido en el país para colombianos y extranjeros, generando
demanda por cafés especiales colombianos de todas las regiones (PROCAFECOL,
2007).
La propuesta de modelo que se realizó para PROCAFECOL S.A., en este documento está diseñada con las metodologías y estándares de:
● La norma internacional ISO 14001: 2015.
● La GTC 93 del 2007 para la construcción de la RAI y el Análisis GAP de brechas
● El análisis de materialidad que contempla en reporte GRI para los grupos de interés.
● El análisis de riesgos y oportunidades. Articulado con las actividades que se están llevando a cabo con el sistema de seguridad BASC, en donde ya se encontraron avances importantes en la documentación de procesos e indicadores, se realizó la implementación del SGA para mejorar el desempeño de la compañía en este tema, buscando contribuir a los tres pilares de la sostenibilidad enmarcados en la estrategia y donde se contemplaron los procesos de la cadena de abastecimiento y los avances previos con los que contaba.
35
Los diferentes ejes de operación se tuvieron en cuenta para generar el modelo,
lo cual se dará a conocer más adelante, por cada uno de los espacios donde se
desarrolló:
Tiendas Juan Valdez®: El modelo fue diseñado bajo estándares que puedan ser replicables en todas las tiendas, ya que a pesar de que el formato de la tienda varía, la significancia del aspecto siempre será igual. La implementación de los programas cuentan con procedimientos para que las personas que operan comprendan de forma concreta cómo impacta su labor diaria el desempeño ambiental de la organización; como por ejemplo la medición y separación en la fuente de residuos sólidos, el manejo de aguas residuales con buenas prácticas y eficiencia en los procesos que permitieran la reducción de consumo de energía y agua. Planta de Producción. Aunque la planta cuenta con procesos muy similares a los de las tiendas varían en los insumos para producción y en la documentación que es más amplia y está relacionada con los requisitos para la solicitud del registro INVIMA. Los aspectos son muy similares a los identificados en el anterior eje, donde el programa más importante es la generación de residuos sólidos, que dentro de su estrategia permite involucrar el programa de separación en la fuente y recolección selectiva. Oficina Central Para la oficina central se contemplan procesos administrativos en general que se asocia con consumo de recursos naturales como papel, agua y energía. Las estrategias van dirigidas hacia la reducción en la fuente mediante la generación de conciencia y actividades de capacitación.
36
6.1.2. Niveles Jerárquicos y área encargada
PROCAFECOL S.A. tiene una distribución jerárquica que cuenta con un presidente
a la cabeza que rinde cuentas a los accionistas de la organización, que en gran
parte es la FNC, bajo este cargo se encuentra el Comité Directivo, que lo
componen las vicepresidencias (Recursos Humanos, Financiera, Logística,
Comercial, Internacional), dos direcciones (Mercadeo y Sostenibilidad) y una
gerencia (Control Interno) esto se puede ver más claro en la Ilustración 6.
Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015).
Algunas direcciones le reportan a las Vicepresidencias, estas tienen Gerencias que
le comunican información y cuentan, a su vez, con Coordinaciones que se
encargan de liderar áreas más específicas, las personas que apoyan las
Coordinaciones son Analistas, Asistentes, Auxiliares y Practicantes.
En general, es un sistema jerárquico y se cumple en gran parte de la organización,
pero existe una dirección la cual por el ser de su proceso cambia, esta es la de
Operaciones la cual incluye las tiendas y planta, donde su nivel jerárquico empieza
con la Vicepresidencia Comercial, y es muy similar a la que ya se describió, pero
cuando llegan a los gerentes cambia porque después siguen los supervisores que
tienen a cargo una cantidad de tiendas. En las tiendas y planta la distribución de
responsabilidades es diferente en donde existe un Administrador o Auxiliar
Administrativo Encargado quien responde por el funcionamiento día a día, luego
en algunos casos el siguiente al mando son los auxiliares administrativos que
apoyan esta misma labor, pero no responde ante las directivas por el
funcionamiento; operando está el personal de tiendas que son Técnicos de Café
o Baricultores que se encargan de la preparación del producto. En algunas tiendas
también existe una persona que tiene amplio conocimiento en temas de café que
son los Baristas, pero cumplen la misma función en preparación; en algunas
también hay personal de seguridad (logísticos) que permanecen en la zona
exterior y personal de impulso (anfitrionas) que se encargan de vender productos
diferentes a los de preparación (Ropa, Mugs, etc.).
37
Ilustración 6. Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015)
A cargo del proyecto está la Coordinación de Gestión Ambiental, que se encuentra dentro de la Dirección de Sostenibilidad
y Comunicaciones Corporativas reportando directamente a la presidencia de la organización (Ilustración 7. Organigrama de la
dirección de sostenibilidad y comunicaciones ), por lo cual será la líder del SGA; existe una Coordinación de Calidad
independiente, la cual tiene como fin evaluar los procesos que lleven a contribuir a la satisfacción del cliente y la cual hasta
el año 2013 administraba los programas ambientales.
38
El proyecto tuvo como alcance las oficinas centrales, planta de frescos y listos, taller de
mantenimiento y las tiendas Juan Valdez® Café ubicadas dentro del territorio
colombiano; este proyecto podrá ser replicable en los demás países donde haga
presencia la organización, dándole cumpliendo a los objetivos estratégicos para el año
2020 que plantean tener un modelo sólido de sostenibilidad entrelazado con la
estrategia (PROCAFECOL S.A., 2015).
Ilustración 7. Organigrama de la dirección de sostenibilidad y comunicaciones corporativas (PROCAFECOL S.A., 2015)
39
6.1.3. Estrategia Organizacional “Destino 2020”
En este espacio se dará una breve explicación de la estrategia organizacional, con la
cual la organización quiere alcanzar mejores resultados al año 2020:
6.1.3.1. Misión:
Cautivar el mundo con los cafés Premium de Colombia, generándoles valor a los
caficultores colombianos (PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.2. Visión:
Ser la marca colombiana más reconocida y admirada en el mundo, ofreciendo una
experiencia auténtica y superior alrededor del café Premium de Colombia
(PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.3. Valores:
Emprendimiento: Exploramos, gestionamos y aprendemos motivados por
nuestra propia iniciativa (PROCAFECOL S.A., 2015).
Colaboración: Generamos ideas y compartimos puntos de vista para lograr
resultados en equipo (PROCAFECOL S.A., 2015).
Integridad: Actuamos de manera honesta, sincera y transparente (PROCAFECOL
S.A., 2015).
Respeto: Reconocemos, apreciamos y valoramos a las personas, ideas y las
diferencias (PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.4. Objetivos estratégicos organizacionales
Para cumplir con lo anterior y basado en los valores se plantearon 16 objetivos
direccionados en los cuatro ejes estratégicos más importantes (PROCAFECOL
S.A., 2015):
La gente:
Ser una compañía atractiva para trabajar, con plataformas de desarrollo y
crecimiento profesional
Lograr que los colaboradores adopten como propios los objetivos
estratégicos
Consolidar los valores que fortalezcan la cultura organizacional
40
Los Procesos:
Implementar un modelo de desarrollo sostenible para la compañía
Gestionar un proceso comunicación y relación integral con los grupos de
interés
Estructurar e implementar un sistema de información y gestión global de
la operación
Desarrollar un proceso de innovación con alcance global
Fortalecer y optimizar los procesos y la estructura organizacional
Desarrollar una cadena de abastecimiento global
Gestionar un adecuado manejo del riesgo operacional
Los Clientes
Generar una experiencia autentica con base en nuestros 3 pilares
Fortalecer la conexión y lealtad de marca con nuestros consumidores
Lograr nuevas fuentes de ingreso fortaleciendo las bebidas y alimentos
hacia nuevas ocasiones y motivaciones de consumo
Ampliar la experiencia autentica a otros canales: hogar, canal institucional
y comercio electrónico
Financiero
Implementar oportunidades de negocio que contribuyen al cumplimiento
de la MEGA
Desarrollar modelos de negocio que generen eficiencias operativas y
financieras maximizando nuestra productividad
41
6.1.4. Área de Influencia
Las características para definir las áreas de influencia para PROCAFECOL S.A., son el
clima, geografía, población y ubicación del establecimiento. Considerando que para
instaurar una tienda Juan Valdez® Café en cualquier ciudad o municipio de Colombia se
debe contar con los servicios de saneamiento básico, ya que el negocio de la
organización es vender alimentos y bebidas al público y según Decreto 3075 de 1997 se
debe contar con estos servicios para poder entrar en operación, es una de las razones
por la cual nos encontramos en las principales ciudades de Colombia como se puede ver
en la Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016).
Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016).
Las ciudades en donde se ubican las Tiendas se encuentran delimitadas en la Ilustración
8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016), se considera la zona por el clima
y esta distribución es la misma que utiliza las áreas de calidad y operaciones para evaluar
el estado o asignar las zonas de supervisión su principal motivo es hacer más simple el
ejecutar los diferentes proyectos, a continuación, las nombraremos:
1. La zona de Bogotá y alrededores incluye 1 tienda en Mosquera, 4 en Chía, 1 en
Zipaquirá y 1 en Tunja.
2. La zona Norte que corresponde a las ciudades de Barranquilla con 19 tiendas,
Montería con 1, Riohacha con 1, Santa Marta con 7, Soledad con 1 y Valledupar
con 2
3. La zona centro que incluye las ciudades de Armenia con 3, Bucaramanga con 8,
Cúcuta con 2, Girardot con 1, Ibagué con 4, Manizales con 4, Pereira con 2 y
Villavicencio con 1,
4. La zona de Medellín está incluidas las 19 tiendas de Medellín, 1 en Bello y Rionegro
con 3,
5. La zona de Cali incluye las ciudades más cercanas 2 en Palmira y 1 en Popayán
además de 9 en la ciudad
6. La última es Cartagena con 12 tiendas.
49%
11%
14%
12%
7%7% Bogotá y Alredeores
Zona Norte
Zona Centro
Medellín y Alrededores
Cali y Alrededores
Cartagena
42
Ilustración 8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016)
La zona directa de influencia es puntal debido a que es el lugar donde se construye la
tienda, pero se cuenta como área de influencia indirecta la ciudad y municipio ya que la
afectación ambiental se realizará en los rellenos sanitarios y fuentes hídricas de los
diferentes municipios, adicional existe un impacto positivo asociado a la generación de
empleo en las zonas donde funciona la organización.
43
Las tiendas también se dividen por el tamaño que tienen, desde una terraza que cumple
con unos criterios de estar en exteriores, pasando por las barras que se encuentran en
centros comerciales, universidades entre otros, las tiendas express es el diseño más
pequeño y las boutiques que se encargan de la venta de ropa o artículos de marca y no
tienen preparación; en la Gráfica 2 Se muestra la distribución de éstas, en donde se
evidencia la predominancia de barras y express.
Gráfica 2 Distribución por tipo de tienda a nivel nacional (PROCAFECOL,2016)
También existe una distribución por el lugar comercial donde se ubica una tienda (ver
Gráfica 3) ya que el modelo que se utiliza para evaluar la tienda y su gestión incluye las
partes interesadas cercanas en este caso Universidades, Hoteles, Grandes Superficies,
Edificios, Centros Comerciales, Clínicas o Propias, en la Gráfica 3 se observa mayor
presencia en centros comerciales.
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016)
12%
41%
46%
1%
Terrazas Barras Express Boutique
4%
10%
5%
8%
9%
20%
43%
1%
Universidad
Propio
Hotel
Grandes Superficies
Grandes Superficies
Edificio
Centro Comercial
Clinica
44
Gráfica 4. Tiendas por Zonas (PROCAFECOL, 2016)
90
2823 25
14
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Bogotá y Alrededores Zona Centro Medellín yAlrededores
Zona Norte Cali y Alrededores
45
6.1.5. Partes interesadas
La organización cuenta con una gran distribución en el país, y siempre está en
búsqueda de nuevas formas de atraer clientes, por tal razón las partes
interesadas son muy importantes para el sistema, estas son: clientes,
proveedores, contratistas, trabajadores, inversionistas, el gobierno, la
sociedad y la competencia (ver: Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por
PROCAFECOL S. A), en esta ilustración también se pueden identificar las
personas claves identificadas por grupo, lo cual muestra que el tema es de
gran importancia para la organización. El análisis anterior se realizó para la
estrategia de la dirección de sostenibilidad por un grupo consultor llamado
ConTREEbute.
Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por PROCAFECOL S. A (CONTREEBUTE, 2014)
46
6.1.6. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales
En la Tabla 4 se observa las actividades que se realizan para el funcionamiento de
la planta de producción, las tiendas y las oficinas centrales, donde existe un
proceso general que se divide en subprocesos relacionados con un aspecto
especifico del funcionamiento y cada subproceso tiene una actividad que permite
la preparación, venta y comercialización de los productos ofrecidos a los clientes.
El campo de la tabla 14 “quien realiza la actividad” es para identificar si es
proveedor o cliente y lograr mayor control de éstos, además servirá como
información para la identificación de aspectos e impactos ambientales.
Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos, actividad y quien es el responsable de realizarla (Autor, 2015)
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
Tra
nsp
ort
e
Transporte de Materia Prima
Abastecimiento de la Tienda y la planta
CEDI
CEDI
Transporte de Equipos Mantenimiento y
adecuación de Tiendas y planta
CEDI
CEDI
Transporte de Mobiliario
Adecuación de Tiendas CEDI
CEDI
Transporte de Residuos Sólidos
Recolección de Residuos Sólidos
GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
Derrames y Escapes
Derrame o escape de Gasolina
GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O CEDI
Derrame o escape de Aceite
GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O CEDI
Org
aniz
ació
n
Organización en Bodega
Almacenamiento de los insumos
TIENDA Y PLANTA
Organización de la Barra
Pre alistamiento para la operación de la tienda
TIENDA
Administrativos Comunicar y administrar
Tienda y Planta TIENDA Y PLANTA
Refrigeración
Escape de Gas TIENDA Y PLANTA
Refrigeración de Productos Perecederos
crudos y preparados. TIENDA Y PLANTA
Alistamiento de Insumos
Desembalaje de insumos TIENDA Y PLANTA
47
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
Ve
nta
Venta de Productos
Registrar el producto TIENDA
Generación de Facturas, Comandas Y Pedidos
TIENDA Y PLANTA
Publicidad Difundir la Marca PROYECTOS
PROYECTOS
Mercadeo
Ofrecer Producto MERCADEO
Venta de Artículos de Mercadeo
TIENDA
Pre
par
ació
n
Alistamiento de Equipo
Encendido de Máquinas y Calentamiento
TIENDA Y PLANTA
Preparación de Bebidas
Preparación Bebidas Frías
TIENDA
TIENDA
TIENDA
Preparación de Bebidas Calientes
TIENDA
TIENDA
TIENDA
Preparación de Fresquísimos
Preparación de sándwiches
PLANTA
Preparación de Copas de Fruta
PLANTA
PLANTA
Preparación de Jugos de Naranja
PLANTA
PLANTA
PLANTA
Preparación de Yogurt con fruta
PLANTA
Alistamiento de Pastelería
Calentamiento TIENDA
Bajas TIENDA
Co
nsu
mo
Empaque
Armado del servicio TIENDA
Empaque de Producto para llevar
TIENDA
Empaque de Producto para Distribución
PLANTA
Servicio de Consumo
Música de Ambientación TIENDA
Iluminación Locativa
Calefacción en las Terrazas
TIENDA
Consumo Consumo de producto
en la tienda CLIENTE
48
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
Lim
pie
za y
De
sin
fecc
ión
Desinfección
Desinfección de Espacios
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Limpieza
Menaje
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Baños
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Pisos y Superficies
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Objetos y Equipos
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Almacenamiento y Recolección de Residuos
Sólidos TIENDA Y PLANTA
Man
ten
imie
nto
Mantenimiento Locativo
Reparación o Cambio de Objetos o Equipos de las
tienda o Planta
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO Y TIENDA
Mantenimiento Preventivo
Limpieza de Equipos MANTENIMIENTO
Cambio de Partes MANTENIMIENTO
Mantenimiento de Emergencia
Cambio de Partes MANTENIMIENTO
Montajes y Desmontajes
Montajes PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
Desmontajes PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
La identificación de entradas y salidas se realizó a través de diagramas de flujo
que más adelante se explican.
En este caso los procesos identificados contienen dentro de sí mismos otros un
poco más específicos al objeto comercial al que se dedica PROCAFECOL S.A.
como se puede evidenciar en Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos,
actividad y quien es el responsable de realizarla (Autor, 2015), este tipo de información
permite encontrar fácilmente en las actividades los productos o materiales
utilizados y después sus resultados o salidas.
49
En la Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015), se encuentran incluidas todos aquellos subprocesos
que tengan que ver con el transporte de materia prima, insumos, equipos mobiliario y la recolección de residuos; en sus
entradas se observan combustibles y aceite, en general las salidas son llantas usadas y aceites sus aspectos se relacionan
con la generación de residuos especiales y gases efecto invernadero.
Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015)
50
En la Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tengan que
ver con alistamiento para iniciar las labores; están dentro de sus entradas los productos empacados y las salidas son los empaques
que los contenía; en general, se relacionan con el aspecto de generación de residuos sólidos.
Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015)
51
En la Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tienen relación con
los subprocesos administrativos de compra y venta en las cajas o despacho de productos; están dentro de sus entradas el uso de
energía eléctrica para el uso de sistemas de información además de papel y plástico para comunicar información al consumidor final
(Publicidad) y sus salidas, en general, tienen que ver con la eliminación de productos que contengan información desactualizada y se
relacionan con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015)
52
En la Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que
ver con los subprocesos de preparación para lograr llevar el producto al cliente, cumpliendo con estándares especificados por la
organización; están dentro de sus entradas el uso de energía eléctrica, agua para los equipos y materia prima para lograr el producto
final y sus salidas, en general, tienen que ver con los empaques y residuos que se puedan generar durante la preparación, se relacionan
con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015)
53
En la Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que ver
con los subprocesos de servicio al cliente y consumo final por el mismo; están dentro de sus entradas el de productos para poder
transportar, consumir y otros adicionales para el producto ya listo para el consumo y sus salidas, en general, tienen que ver con los
empaques y residuos que se generen por el consumo se relacionan con los aspectos de generación de residuos.
Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015)
54
En la Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan
que ver con los subprocesos de aseo, limpieza y desinfección de los lugares de trabajo para asegurar inocuidad1 de los procesos; están
dentro de sus entradas productos químicos, insumos y agua para realizar las labores y sus salidas, en general, tienen que ver con los
vertimientos y generación de residuos sólidos se relacionan con los aspectos de generación de residuos, consumo de recursos
naturales y generación de vertimientos.
Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015)
1inocuidad de los alimentos puede definirse como el conjunto de condiciones y medidas necesarias durante la producción, almacenamiento, distribución y preparación de alimentos para asegurar que una vez ingeridos, no representen un riesgo para la salud
55
Después de la caracterización de estas actividades se identificaron los aspectos
ambientales (ver: Tabla 5) que serán evaluados más adelante.
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016)
Generación de Residuos Especiales (Escombros)
Generación de Residuos Sólidos
Generación de Residuos de Aparatos Eléctricos o Electrónicos
Generación de Residuos Peligrosos
Consumo de Agua
Generación de Vertimientos
Generación de Gases Efecto Invernadero
Consumo de Energía
Uso del Espacio Público Visual
56
6.1.7. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
A partir de esto se puede observar en el Anexo VI la valoración de los impactos más
significativos para la compañía y los cuales deben ser priorizados, para lograr esto
también se realizó una identificación de controles operacionales de los impactos
para disminuir su afectación en el ambiente, como se puede observar en la Tabla 6.
Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa.
Tabla 6. Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa
Categoría Porcentaje del Total de Impactos Evaluados por
Categoría
Principales impactos y aspectos ambientales por Categoría
BAJO 15%
- Contaminación Atmosférica (Generación de Gases Efecto Invernadero)
- Contaminación por Emisiones de Ruido (Generación de Ruido)
- Agotamiento del Suelo (Peligrosos, RAEES)
MEDIO 47%
- Contaminación Atmosférica (Generación de Gases Efecto Invernadero)
- Contaminación Visual (Impacto Visual) - Agotamiento del Suelo (Llantas, Escombros,
Residuos Sólidos)
ALTO 38%
- Contaminación del Suelo (Generación de Residuos Sólidos)
- Agotamiento del Agua (Consumo de Agua) - Agotamiento del Agua (Consumo de Energía)
- Contaminación del Agua (Generación de Vertimientos
Analizando la matriz de aspectos e impactos ambientales y la Tabla 6 se
concluye que:
Se puede ver la gran frecuencia con la que aparece el aspecto generación de
residuos sólidos en las actividades, por lo cual es muy importante para la
compañía trabajar en la reducción de este, con un programa de manejo
integral de residuos sólidos y peligrosos.
También se debe trabajar en la reducción de la contaminación de aguas,
utilizando diferentes tecnologías y estrategias.
Se deben sensibilizar al personal en el ahorro de recursos naturales y la
importancia que tiene esto en la social, ambiental y económicamente.
57
6.1.8. Desempeño ambiental
Se evalúa como unidad de producción las transacciones, ya que estas miden el uso de los
recursos naturales de las tiendas, una transacción equivale a la compra de un cliente o
una factura generada, este valor es utilizado por las áreas de la organización para medir
los indicadores en general, ya que una tienda que vende más tendrá mayor número de
transacciones en un mes o en un año, esto permite también cualificar el uso de recursos
y se debe tener en cuenta ya que la organización no solo vende café si no otro tipo de
productos.
Como se había explicado antes las zonas permiten modelar los proyectos que se generan
para la organización haciendo más fácil su ejecución, por lo cual en este punto se darán
los indicadores de desempeño en valores por transacciones y zonas que nos permitirán
la identificación de puntos críticos en donde se deba ejecutar los programas adelante
planteados, estos se relacionan con el uso de recursos por cada cliente que llega a la
tienda (Baños, Aire Acondicionado, Uso de Maquinaria, Permanencia del Cliente en la
Tienda).
Agua:
Los consumos consolidados para el año 2015 de forma resumida, se presentan en la
Gráfica 6, los datos discriminados por metros cúbicos y todas las unidades de medición
se encuentran registradas en el Anexo I. En la Gráfica 5 se puede observar la
distribución porcentual de los consumos en valores totales, donde se evidencia que el
valor más representativo de consumo corresponde a la ciudad de Bogotá con un 43 %,
pero se debe considerar que la muestra de tiendas es la más distintiva porque como
vimos en las zonas de influencia es la que más tiene en Colombia; la segunda ciudad con
mayor consumo de agua es Cartagena con un porcentaje de 16 % del total de la muestra
y las demás ciudades contemplan 41 distribuidas con valores similares.
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015)
43%
10%9%
16%
11%
11%
Bogotá yAlrededores
Medellín yAlrededores
Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
58
Gráfica 6. Consumo total de agua por ciudades (Autor, 2015)
Se evidencia en la Gráfica 7 que al dividir el consumo de agua por las
transacciones del mismo periodo considerado, en realidad las tiendas que
consumen más agua son las de Cartagena con un 23 %, por cada transacción 5,01
litros de agua (semejante a decir que por la compra de un producto se consume
5,01 litros de agua en la preparación, lavado, uso de baños), después sigue la zona
norte que incluye la costa pacífica y es el 20 % de la muestra y en tercer puesto
esta la zona norte que incluye la zona cafetera, Tolima y Neiva que son zonas
cálidas aproximadamente al 19 % y el resto de las zonas son el 38% con valores
similares.
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016)
11319
2514 2261
41953018 2964
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Bogotá yAlrrededores
Medellin yAlrrededores
Cali yAlrrededores
Cartagena Zona Norte Zona Centro
m3
Ubicacion
12%
13%
10%
26%
20%
19% Bogotá y Alrededores
Medellín y Alrededores
Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
Zona Centro
59
Gráfica 8. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)
Energía.
Igual que en el de agua, se observa en la Gráfica 10 que los consumos más altos
de kWh son los de Bogotá siendo este de 26%, la variación no es significativa para
la muestra, en porcentajes de participación la diferenciación es muy baja en
comparación a los consumos de agua mostrados, le sigue Cartagena con un 20%
y luego la zona centro con un 18 %, el 68% en total de estos tres valores y el resto
de ciudades 32 % en valores similares aproximadamente ver Gráfica 9.
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015)
2,38 2,42
1,96
5,01
3,973,76
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
6,00
Bogotá yAlrrededores
Medellin yAlrrededores
Cali yAlrrededores
Cartagena Zona Norte Zona Centro
Litr
os
Ubicación
26%
10%
13%20%
13%
18%Bogotá y Alrededores
Medellín y Alrededores
Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
Zona Centro
60
Gráfica 10. Consumo total de energía por ciudades (Autor, 2015)
Al dividir los valores también por transacción se evidencia que la ciudad que
consume más energía es Cartagena, la zona norte y Cali, se puede suponer que
los valores de esta ciudad aumentan también por el uso de energía eléctrica para
los aires acondicionados, además de consumir más cantidad de energía las
neveras o aparatos eléctricos para conseguir frio.
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016)
896753
348272
452272
700345
467018
632011
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
800000
900000
1000000
Bogotá yAlrrededores
Medellin yAlrrededores
Cali yAlrrededores
Cartagena Zona Norte Zona Centro
Kw
h
Ubicación
12%
12%
17%
27%
18%
14%
Bogotá y Alrededores
Medellín y Alrededores
Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
Zona Centro
61
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)
0,39 0,39
0,55
0,86
0,56
0,46
0,00
0,10
0,20
0,30
0,40
0,50
0,60
0,70
0,80
0,90
1,00
Bogotá yAlrrededores
Medellin yAlrrededores
Cali yAlrrededores
Cartagena Zona Norte Zona Centro
Kw
h/t
ran
sacc
ión
Ubicación
62
Residuos Sólidos
En el año 2015 se comunicó al público interno de la organización que el aprovechamiento que se había realizado en las
33 tiendas pertenecientes al programa de recolección selectiva contratado por PROCAFECOL S.A. era de 311.862 kg de
residuos orgánicos transformados en compostaje además de 6.181,9 ton de cartón que fue integrado a nuevos procesos
(Fundación para el Desarrollo Sostenible - NEXXUS, 2015). En el Anexo I se encuentran las tablas completas de
aprovechamiento, en este momento la organización está iniciando un estándar para obtener datos de generación ya
que lo único que cuantifican es el material que aprovechan.
Gráfica 13. Aprovechamiento en Ton (Autor, 2016)
0,02 0,07 0,05 0,07 0,05 0,05 0,06 0,06 0,06 0,07 0,08 0,07
10,14
15,4316,54
19,7121,39 22,14
32,48
40,94
25,28 25,28 25,28 25,28
18,95 19,49
16,91 17,57
20,5822,40
Ener
o
Feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ub
re
No
viem
bre
Dic
iem
bre
Ener
o
Feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ub
re
No
viem
bre
Dic
iem
bre
Ener
o
Feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
2014 2015 2016
Total (Ton)
63
Vertimientos
Para el control de la contaminación en los vertimientos, se han realizado
caracterizaciones de agua para conocer el panorama en los diferentes tipos
de tiendas. Hasta la fecha, sólo se han realizado caracterizaciones en tiendas
ubicadas en Bogotá; para el año 2017 se consideró dentro de los presupuestos
la realización de caracterizaciones para Barranquilla y Cali (ver: Tabla 7), cabe
aclarar que debido a la operación de tiendas y según el artículo 2° de la
Resolución 631 del 2015 las aguas residuales que se producen son de tipo
doméstico “aquellas procedentes de los hogares, así como las de las
instalaciones en las cuales se desarrollan actividades industriales, comerciales
o de servicios y que correspondan a; 1. Descargas de los retretes y servicios
sanitarios; 2. Descargas de los sistemas de aseo personal (duchas y
lavamanos), de las áreas de cocinas y cocinetas, de las pocetas de lavado de
elementos de aseo y lavado de paredes y pisos y del lavado de ropa (No se
incluyen las de los servicios de lavandería industrial)”, adicional esta norma no
emite niveles máximos de contaminación para este tipo de vertimientos, por
lo cual la organización realiza las caracterizaciones correspondientes sin tener
en cuenta límites y siempre trabajando para reducir la carga contaminante
que se vierte al alcantarillado.
Tabla 7. Caracterizaciones de aguas residuales (PROCAFECOL, 2016)
PUNTO DE VENTA pH DBO
(mg/L) DQO
(mg/L)
GRASAS Y ACEITES (mg/L)
SAAM (mg/L)
SOLIDOS SUSPENDIDOS
TOTALES (mg/L)
SOLIDOS SEDIMENTABLES
(mL/L)
SALITRE PLAZA 4,44 490 596 141 Sin Dato 230 5
MARRIOT 26 4,18 2650 4058 223 Sin Dato 787 30
AEROPUERTO DORADO CHECK IN
6,84 3799 6377 997 2,78 1662 92
AEROPUERTO DORADO MUELLE
NACIONAL 5,75 3487 6184 801 14,12 577 0,1
AEROPUERTO DORADO MUELLE INTERNACIONAL
6,32 1474 3044 444 7,04 627 0,5
AEROPUERTO DORADO MUELLE INTERNACIONAL
6,625 3295 4094 85 3,18 709 0,5
ZONA FRANCA 6,71 584 1045 162,8 Sin Dato 121 0,2
64
6.1.9. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental
Residuos Sólidos:
La organización tiene un programa de residuos sólidos que se encuentra en
fase de implementación, y tienen cuantificados los residuos generados en 32
tiendas y el total de los residuos de la planta de producción. En las oficinas
centrales se cuenta con un indicador de separación ya que su gestión no es
propia, el cual es del 50% promedio, las tiendas cuentan con puntos ecológicos
y separación en la barra, el valor del contrato es de dieciséis millones de pesos
mensuales ($16.000.000) (PROCAFECOL S.A., 2016).
Energía:
Dentro de los propósitos que tiene la organización es migrar hacia la
iluminación LED, ya que antes del 2013 las tiendas utilizaban luz halógena, esta
contiene mercurio que es un contaminante toxico según el Decreto 4741 del
2005 en el anexo I Lista de residuos o desechos peligrosos categorizada como
Y29 Mercurio y compuestos de mercurio. Para el año 2015 y principios del 2016
hay 21 tiendas nuevas, 12 remodeladas y las oficinas centrales que cuentan con
esta tecnología; el propósito es cambiar gradualmente con las
remodelaciones y tiendas nuevas ya que la inversión es significativa.
Actualmente, no se cuenta con un programa definido para esto y no se ha
cuantificado.
Ahorro de Agua
Para el ahorro de agua se han implementado lavavajillas en tiendas grandes
como orígenes en la Zona G de Bogotá, ya que cuentan con loza y en algunas
más pequeñas se han cambiado las llaves convencionales por filtros
ahorradores de toque (Hihippo, 2016)que permitan la reducción de caudales
y tiempos muertos de las llaves principales (Lavamanos, lavaplatos y pocetas);
no se cuenta actualmente con un programa para esto.
65
Vertimientos
Todas las tiendas que generan contaminación de este tipo cuentan con
trampas para mejorar los parámetros medidos; en este momento, se ha
mejorado la eficiencia de remoción de contaminantes en el agua con un nuevo
diseño, ver Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016) el valor de
la inversión de este año es de cien millones de pesos (100.000.000)
(PROCAFECOL S.A., 2016).
Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016)
66
6.1.10. Actividades para desarrollar la toma de conciencia
Se han diseñado estrategias para la implementación de los programas como
puntos ecológicos, capacitaciones y campañas internas para lo cual se cuenta con
apoyo del área de entrenamiento y comunicaciones corporativas.
Es de resaltar que se han realizado capacitaciones para promover el cuidado, el
ahorro y la conservación del agua y la energía eléctrica; se sensibilizan a los
trabajadores con el propósito de que identifiquen los procesos y procedimientos
que realizan dentro de las tiendas y la cooperación con las buenas prácticas de
cuidado del ambiente para obtener de ellos apropiación de su ambiente laboral y
de las metas que la empresa se plantea, para que las realicen con gusto y armonía,
en Ilustración 17 se evidencia los procesos de capacitación la cantidad de personas
y las diferentes metodologías.
Ilustración 17. Personal Capacitado ( SOSTENIBILIDAD PROCAFECOL S.A, 2015)
Complementando esto, se debe tener en cuenta que la educación ambiental debe
ser transversal e interdisciplinar, para dar a conocer y concienciar al personal
operativo de que es sostenibilidad y hacia qué camino va dirigido el plan de
gestión ya implementado.
67
6.1.11. Obligaciones y compromisos ambientales
Los compromisos planteados por la empresa en cuanto al sector ambiental para
el SGA son:
Contar con un sistema de cumplimiento robusto, teniendo en cuenta la estrategia
de negocio y el entorno regulatorio actual y futuro.
Tomar todas las decisiones de negocio, en todos los niveles, considerando
elementos económicos, sociales y ambientales, pensando en el largo plazo y
considerando las expectativas del entorno.
Definir metas y compromisos públicos para movilizar internamente a la
organización y movilizar al entorno.
Reportar la gestión de forma balanceada, contando los avances y las dificultades,
para garantizar credibilidad del entorno y una adecuada trazabilidad de las
acciones.
Extender la responsabilidad a toda la cadena de valor (proveedores, clientes, etc.)
para potenciar el impacto social y mitigar riesgos.
Crear alianzas y buscar nuevas formas de financiamiento con el sector público, el
tercer sector y la academia.
Mantener visión de largo plazo para el desarrollo del negocio y asegurar capital
paciente (retorno de largo plazo, intereses de los clientes primero y mayor
tolerancia a la incertidumbre)
6.1.12. Requisitos ambientales legales y cumplimiento
Realizando un análisis para la identificación de requisitos legales de obligatorio
cumplimiento se utiliza la metodología presentada en los Anexo II y III donde
aparte de tener la posibilidad de discriminar los artículos aplicables y evaluar el
cumplimiento de éstos, se evalúa individualmente las tiendas, la planta y las
oficinas centrales.
68
6.1.13. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles
modificaciones
Dentro de las acciones que se sugiere implementar dentro de la organización para
mejorar la gestión ambiental interna y disminuir los impactos negativos
generados por el proceso productivo (especialmente residuos sólidos que es el
impacto más significativo), se encuentran:
Control en la generación de residuos sólidos: Se deben implementar
estrategias de sustitución de materiales, teniendo en cuenta que dicha
estrategia no puede ir en contra de la normatividad referente a la
manipulación de alimentos.
Control de consumo de agua: Documentar los programas Ambientales
generando así trazabilidad y mecanismos de medición en el tiempo.
Control del consumo de energía: Se debe revisar como en la compra de
maquinaria se deben incluir criterios ambientales, para sensibilizar
también a los proveedores en la disminución de la contaminación,
recordando que hay una responsabilidad extendida según ley 1672 del
2013.
Control de emisiones: Contratación de transporte que tenga en orden los
requerimientos técnico-mecánicos y de gases contaminantes con el fin de
asegurar que los mecanismos de funcionamiento cumplan con las normas
referidas en el Resolución 0910 de 2008 del Ministerio de Transporte, esto
debe estar documentado dentro de la organización justificado con la
validación del centro que realiza esta revisión según Resolución 3500 del
2005.
Implementación de medidas: Dentro de los impactos ambientales
generados hay procesos los cuales no pueden ser corregidos como por
ejemplo el uso de los vehículos y calefactores ambos generadores de
emisiones atmosféricas y consumo energético a los cuales se les deben
buscar estrategias de compensación.
Vertimientos: El vertimiento generado por separado (es decir por tienda)
resulta no ser significativo por lo cual es mejor generar estrategias
preventivas (Buenas prácticas, uso de rejillas, tratamientos).
69
6.1.14. Análisis DOFA
Se realiza un análisis DOFA para conocer en qué debe trabajar la empresa
prioritariamente y poder así definir la política ambiental, para lo cual en la Tabla 8 se
cualifican los diferentes puntos a tener en cuenta. Tabla 8. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Ambiental).
Debilidades Fortalezas
Distancia entre puntos de venta. La empresa cuenta con el capital para ejecutar el SGA
Generación de gran cantidad de residuos La empresa cuenta con el personal para ejecutar el SGA
Poca información en cuanto a la toma de conciencia y cultura ambiental de los empleados
La empresa por estar consolidada cuenta con un mercado fijo
No se cuenta con un presupuesto asignado por tienda para la gestión ambiental
Interés de toda la organización en los temas ambientales.
Falta de conocimiento de la disposición final de los residuos por parte de los gestores
Buenos canales de comunicación con los empleados
Consumo excesivo de plástico y papel Auditorías internas para medir los estándares de calidad de las tiendas
Dependencia del café de la FNC. Valor de marca generado
Posicionamiento y relación cliente/marca
Mejora continua de los procesos
Amenazas Oportunidades
Ingreso de nuevas empresas con la misma actividad económica
La existencia de incentivos tributarios
Cambios en los regímenes de cultivos La existencia de sellos verdes
Cambios en los estilos de vida de los consumidores
El mercado global
Existencia de multas o sanciones por inadecuado manejo de residuos y otros impactos ambientales
Dinamismo de la legislación colombiana
70
Cuando se cruzan los puntos identificados antes se obtiene el análisis mostrado en la Tabla 9 y, de esta forma, se alimenta la propuesta de política ambiental que se presenta más adelante.
Tabla 9. Potencialidades, limitaciones, riesgos y desafíos (Autor, 2016)
Potencialidades (F vs O) Limitaciones (D vs A)
Se cuenta con el personal para ejecutar el SGA.
Las tiendas generan gran cantidad de residuos sólidos, el no tener conocimiento del tratamiento final de los mismos por parte del personal puede ocasionar multas o sanciones.
Con el cumplimiento de la normatividad legal vigente es posible obtener incentivos tributarios
El cambio de los estilos de vida de los consumidores puede provocar la pérdida de clientes, debido al uso excesivo de plástico y papel.
Aumento en la expansión del mercado internacional, gracias al valor generado.
La dependencia de las tiendas al café de la FNC puede afectar el rendimiento de las mismas cuando se presentan fluctuaciones en los regímenes de cultivos
Mejora continua de los procesos que permitan el ingreso a nivel internacional
Riesgos (F vs A) Desafíos (D vs O)
El posicionamiento de la marca puede verse afectado por el ingreso de nuevas empresas con la misma actividad económica e interés ambiental mayor.
Conocer la disposición final que realizan los gestores contratados por la organización a los residuos sólidos para evitar sanciones o multas por parte de la autoridad ambiental.
No poder ejecutar los programas que generen riesgos para la implementación y cumplimiento legal.
Ser plataforma de cambió en la cultura de los clientes que frecuentan el negocio.
71
6.1.15. ANALISIS GAP INICIAL
Se debe realizar el análisis de brechas para así poder identificar las debilidades y
fortalezas del sistema de gestión y, así mismo, analizar la capacidad que tiene la
organización para darle solución o cumplirlas.
Para este caso en particular, y debido a que la organización busca cumplir con los
requisitos que exige la norma ISO 14001:2015 mas no certificarse, se realizó una auditoria
preliminar para ver el avance de los diferentes requisitos. En la Gráfica 14 se observa el
comportamiento porcentual por título; como se mencionó, PROCAFECOL S.A. cuenta en
este momento con una certificación BASC, que se encuentra también bajo el
pensamiento en procesos y dado esto se puede ver que en el Gráfica 14, el mayor avance
se encuentra en el soporte ya que se encuentran procedimientos de control de
documentos entre otros requisitos muy similares a los de la norma de interés del
proyecto; este análisis se presenta en el Anexo IV.
Gráfica 14. Estado de avance análisis GAP (Autor, 2016)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%67%
17%
27%
71%
29%
7%
40%
72
6.1.15.1. ANALISIS DE AVANCE POR TITULO.
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
En este título se debe ver el análisis de los factores internos y externos que
pueden afectar el funcionamiento del SGA, para PROCAFECOL S.A.
aunque se han considerado todas las partes interesadas que pueden
afectar la organización, no se encuentra documentado el alcance, y no se
evidencia una implementación del sistema.
LIDERAZGO
En el liderazgo se considera un porcentaje equivalente al compromiso con
la gestión ambiental y con el desarrollo de programas que permitan
controlar los impactos generados por la organización, para PROCAFECOL
S.A. se evidencia un compromiso ya que cuenta con un área independiente
de gestión ambiental, pero no se cuenta con una política ambiental y no
están definidos los roles responsabilidades y autoridades dentro del SGA
para toda la organización.
PLANIFICACIÓN
En la planificación se debe observar la identificación y valoración de
aspectos, impactos ambientales, riesgos, oportunidades y los objetivos
del SGA para PROCAFECOL S.A. aunque existen procedimientos para la
valoración de riesgos y oportunidades, no se consideran los aspecto e
impactos ambientales dentro de estos además de no cuenta con un
procedimiento para la identificación y valoración; no se encuentran
definidos unos objetivos que permitan evidenciar el compromiso
ambiental que tiene la organización. En este título cabe destacar que se
han venido ejecutando programas de relacionamiento con los
proveedores para la concepción de estrategias que permitan controlar los
aspectos e impactos a través de la cadena de abastecimiento y
disposición.
73
SOPORTE
En este título se pretende ver los recursos, mecanismos de comunicación
y como se hace la identificación, control y seguimiento de la información
perteneciente al SGA, para PROCAFECOL S.A. existen muchos de los
procedimientos que exige este título, algunos no tienen relación directa
con el SGA. No se ha considerado el tema de capacitación y se debe
extender todos los procedimientos al sistema, pero se evidencia una
fortaleza en temas de comunicación interna y externa.
OPERACIÓN
En el título de operación se debe observar los planes para controlar los
aspectos e impactos, las desviaciones y la implementación de
procedimientos que permitan la implementación de SGA, para
PROCAFECOL S.A. aunque en la evaluación a proveedores se ha incluido
un capitulo en temas de sostenibilidad, no es evaluativo solo informa las
prácticas de los proveedores, no se han identificado controles
operacionales por lo cual no se han generado estrategias para el control
de aspecto e impactos ambientales.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Para la evaluación del desempeño se debe contar con instrumentos que
permitan realizar seguimiento y medición a las estrategias desarrolladas
dentro del SGA como auditorías internas, indicadores de desempeño,
entre otras, en este título la organización cuenta con un procedimiento
para el control de documentos, pero no se cuenta con registro de
auditorías o algún instrumento de medición documentado.
MEJORA
En este título se debe tener en cuenta el manejo de no conformidades,
pero para la organización, aunque existe el tratamiento de no
conformidades para el sistema BASC que puede ser adaptado al SGA, no
existe información documentada de tratamiento de estas no
conformidades.
74
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES.
El objetivo principal de identificar normatividad vigente que regula las actuaciones
de la organización ante las entidades u organismos ambientales es controlar su
cumplimiento, en el procedimiento que se encuentra en el Anexo II se distinguen las
normas que aplican al modelo de negocio e identifican los artículos aplicables,
especialmente con los vicios que pueden presentar las norma en este tipo de
negocios, la herramienta se vuelve dinámica en el tiempo por lo cual debe estar en
constante revisión y modificación, ya que la normatividad Colombia no es estática.
En la Gráfica 15 se observa el avance porcentual de los diferentes artículos de las
normas que aplican, organizado por tema, donde se evidencia que el cumplimiento
más alto esta dado en vertimientos, ya que la legislación solo le exige a la
organización buenas prácticas dentro de las cuales están tener trampa de grasa,
rejillas en los lavaplatos y tratamientos primarios en general, no existen valores
máximos de ningún tipo de contaminación, en residuos sólidos solo se debe contar
con un programa de residuos sólidos, en temas de aire se encuentra un bajo
cumplimiento ya que existen normas para el control de publicidad exterior visual
(PEV) donde se debe registrar para cumplir con criterios que reduzcan la
contaminación visual en estos a nivel nacional hay menos tiendas cumpliendo, en lo
forestal algunas tiendas que tienen árboles no cuentan con el permiso de poda y tala
para el tratamiento de los especímenes y en los últimos se encuentra agua y energía
ya que no existen los programas requeridos por ley.
Gráfica 15. Estado de cumplimiento por temas (Autor, 2016)
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
37%
100%
74% 75%
94%
42%
75
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL
A continuación, se encuentra la propuesta de política ambiental para PROCAFECOL
S.A., asegurando que sea adecuada al contexto de la organización incluyendo los
impactos relevantes generados por ella, realizando un compromiso con las
obligaciones de cumplimiento de la organización, la prevención de la contaminación
y la protección del medio ambiente:
6.3.1. Propuesta de Política Ambiental:
PROCAFECOL S.A., principal promotora de café en el país y que cuenta con tres líneas
de distribución del mismo como lo son las Tiendas Juan Valdez® Café, venta en
grandes superficies e institucional, además de venta de mercadeo y pastelería,
actuamos en coherencia con los objetivos estratégicos y dentro del marco de un
modelo de desarrollo sostenible, que responde a las expectativas de nuestros
grupos de interés, teniendo siempre en cuenta los impactos económicos, sociales y
ambientales que podamos generar.
En consecuencia, definimos la política ambiental de PROCAFECOL S.A. regida por los
siguientes lineamientos:
Gestionar los recursos naturales de manera eficiente y responsable.
Implementar modelos de gestión ambiental proactivos que permitan prevenir y
controlar los impactos generados en la operación.
Articular integralmente en la gestión la política ambiental con el compromiso de
mejoramiento continuo en su implementación.
Desarrollar competencias ambientales en los colaboradores orientadas al
fortalecimiento de la conciencia y cultura del respeto hacia el medio ambiente.
Cumplir con la legislación y compromisos ambientales aplicables vigentes, así
como con los acuerdos voluntarios que la organización adquiera en materia de
protección ambiental.
76
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ORGANIZACIONALES
A continuación, se relacionan los objetivos estratégicos organizacionales con el
propósito, compromiso que debe tener el SGA y empoderamiento en la organización.
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “GENTE” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Lograr que los colaboradores adopten como
propios los objetivos estratégicos.
Es inevitable hacer visible este objetivo en el
SGA, ya que permitirá el cumplimiento de
todos los demás.
Consolidar los valores que fortalezcan la
cultura organizacional.
Se deben fortalecer no solo a nivel personal,
sino con el compromiso con el medio
ambiente y la responsabilidad ineludible que
se tiene con el cuidado de los recursos
naturales.
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “PROCESOS” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Implementar un modelo de desarrollo
sostenible para la compañía
Uno de los más claros objetivos que incluyen
el pilar ambiental y que representa el
compromiso organizacional con la gestión de
los impactos generados por esta.
Gestionar un proceso de comunicación y
relación integral con los grupos de interés
Este es uno de los procesos más importantes
para el SGA, ya que el contexto de la
organización permite conocer a profundidad
en qué punto se encuentra, qué riesgos
presenta con esos grupos de interés y así se
puede controlar en el camino.
Desarrollar un proceso de innovación con
alcance global
Una de las directrices es “Ser una plataforma
de cultura” ya que muy pocos negocios con la
misma visión tienen un modelo implementado
de gestión ambiental
77
OBJETIVO ESTRATÉGICO “PROCESOS” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Desarrollar una cadena de abastecimiento
global
Con el SGA se busca una perspectiva de ciclo
de vida donde los proveedores hacen parte de
los eslabones claves en la cadena y que en
búsqueda de formarla con criterios
ambientales es muy importante.
Gestionar un adecuado manejo del riesgo
operacional
Evitar inconvenientes en la operación hace
parte de mejorar riesgos por incumplimiento
de requisitos tanto de obligatorio
cumplimiento como los que no lo son.
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “CLIENTES” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Fortalecer la conexión y lealtad de marca con
nuestros consumidores
Uno de los componentes que se encuentran
en la prioridad de las personas, es el
compromiso con la reducción de la
contaminación y PROCAFECOL debe ser
pionero en generar esta conexión con el
medio y sus clientes.
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “FINANCIERO” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Desarrollar modelos de negocio que generen
eficiencias operativas y financieras
maximizando nuestra productividad
Esto hace parte de la reducción en consumo de
recursos naturales a través de Producción más
limpia que, en algún momento, se convertirá
en ahorro monetario.
En la Tabla 10 se evidencia la importancia que tiene el talento humano para la
entidad y este va dirigido directamente a fortalecer las competencias de sus
colaboradores, para lograr una alineación con los programas que genere y se
evidencia como éstos se relacionan con la ejecución del sistema.
La compañía, en alineación con las certificaciones que cuenta, ha empezado a
pasarse al concepto de procesos; dentro de esto es importante resaltar lo que se
encuentran en la Tabla 11, así mismo su relación con el sistema.
78
Como el objetivo principal de la organización es ser atractivo para los clientes y,
dentro de este marco, se crean objetivos para lograrlo, en la Tabla 12 se presenta
la relación de estos con el sistema.
Este objetivo está muy relacionado con la mejora de los procesos, y es uno de las
actividades que se encuentran en furor y que interviene con el producir más
reduciendo el consumo, este último término permite controlar los impactos y es
muy atractivo a nivel económico.
79
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
En la Tabla 14 se encuentran relacionados los objetivos estratégicos de la organización con los del SGA, en donde se definen unas
métricas para poder evaluarlos en el tiempo
Tabla 14. Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental (Autor, 2016)
Objetivo Organizacional
Objetivo Estratégico Meta Estratégica Indicador Frecuencia
de Revisión
Gente
Desarrollar competencias ambientales en los colaboradores orientadas al fortalecimiento de la
conciencia y cultura del respeto hacia el medio ambiente.
90%
Mensual
Procesos Implementar modelos de gestión ambiental
proactivos que permitan prevenir y controlar los impactos generados en la cadena de producción.
100%
Semestral
Financiero Gestionar los recursos naturales a través de los
programas de gestión de manera eficiente y responsable.
60%
Semestral
Procesos
Cumplir con la legislación y compromisos ambientales aplicables vigentes, así como con los acuerdos voluntarios que la organización
adquiera en materia de protección ambiental.
100%
Semestral
80
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
Dentro del desarrollo de la propuesta se busca tener en cuenta los riesgos que
existen durante todas las actividades, además los grupos de interés por lo cual se
creó una metodología que se encuentra en el anexo VII para evaluar los riesgos,
la cual arrojo como resultado el nivel de riesgo presente por factores que no se
han contemplado de índole ambiental y reputacional en la organización, en la
Tabla 15 se evidencia el nivel de riesgo y se identifica cada uno con un numeral
para su fácil ubicación en las gráficas que más adelante se verán.
Tabla 15. Valoración del Nivel de Riesgo (Autor, 2016)
No. Actividad Riesgo Nivel de Riesgo
1 Disposición de
residuos sólidos
Represamiento de residuos en las zonas de almacenamiento de
residuos Mayor - Nivel 4
2 Consumo de Agua Racionamiento en el servicio de
acueducto Importante - Nivel 3
3 Venta al Cliente Comentarios sobre inadecuada
gestión ambiental Mayor - Nivel 4
4 Construcción de una
tienda
Construcción sin parámetros de gestión ambiental
Mayor - Nivel 4
Inadecuada disposición de residuos de construcción
Moderada - Nivel 2
5 Registro de Publicidad
Exterior Visual Sanciones Mayor - Nivel 4
6 Visita de una autoridad Requerimientos de la autoridad Importante - Nivel 3
81
No. Actividad Riesgo Nivel de Riesgo
7 Recolección de
residuos Ausencia de la recolección Mayor - Nivel 4
8 Consumo de Energía Racionamiento del servicio Moderada - Nivel 2
9 Calefacción para las
terrazas Explosiones Mayor - Nivel 4
10 Transporte de
Materias Primas Emisiones de gases contaminantes Mayor - Nivel 4
11 Comunicación a los
Clientes Información de gestión ambiental
no demostrable Importante - Nivel 3
12 Mantenimiento Ruptura de materiales peligrosos Mayor - Nivel 4
Para la evaluación de la exposición al riesgo se utilizaron dos tipos de valoración inicial la
probabilidad de que suceda y el impacto que este genera en el SGA Se evidencia en la
Tabla 16 que el 62 % de los riesgos evaluados se categorizan en la parte de exposición
alta.
Tabla 16. Valoración de la exposición al riesgo (Autor, 2016)
Probabilidad/Impacto Insignificante Menor Moderado Mayor
Improbable
Poco Probable 11 2,9
Posible 4,8 3 1, 4, 10, 12
Muy probable 7 5,6
Exposición al Riesgo
Alto
Moderada
Baja
Irrelevante
82
Con esta valoración y junto con los controles que tiene en este momento la compañía, se
evaluó el nivel del riesgo, donde se conserva el 62 % de los riesgos en la categoría de nivel
de riesgo mayor, pero cambian las actividades que se ven expuestas comparadas con la
Tabla 16.
Tabla 17. Categorización del nivel de riesgo (Autor, 2016)
Exposición al Riesgo/Control No efectivo
Poco Efectivo Efectivos
Muy Efectivos
Alta 4, 5, 9, 10,
12 1 2, 6
Moderada 3, 7 11
Baja 4, 8
Irrelevante
Nivel de Riesgo
Mayor - Nivel 4
Importante - Nivel 3
Moderada - Nivel 2
Bajo - Nivel 1
Bajo estos controles se proponen los programas de gestión que se presentan más
adelante.
83
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Ya que el responsable del SGA, como se había mencionado, es la Coordinación de Gestión Ambiental, a continuación se listan las funciones que cumplirá dentro de la implementación y cómo se integra a su proceso:
Coordinar con las diferentes áreas la elaboración y actualización de la matriz de aspectos e impactos ambientales y hacer la priorización para focalizar su intervención.
Validar o construir los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la compañía.
Gestionar los recursos para cumplir con el SGA y hacer seguimiento a los indicadores.
Coordinar las necesidades de capacitación a todos los niveles de la organización según los impactos identificados con mayor incidencia.
Implementación y seguimiento del SGA.
Responder ante los entes controladores de Gestión Ambiental.
Proponer a la Presidencia, la adopción de medidas o actividades que procuren y mantengan ambientes de trabajo saludables.
Llevar registros del SGA
Programar inspecciones periódicas en los frentes de trabajo para verificar la adopción de las medidas adecuadas para la preservación del medio ambiente.
Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del SGA.
Coordinar las auditorías internas al SGA.
Realizar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas identificadas en el SGA.
Para lo cual se cuenta con dos personas un analista y un coordinador. Esto se puede observar en el proceso que se describirá a continuación siguiendo el formato utilizado por la organización para documentarlo proceso de la coordinación gestión ambiental
84
DEFINICION DE TÉRMINOS DE LA PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
PROMOTORA DE CAFÉ COLOMBIA S.A. CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO FECHA:
Procedimiento VERSIÓN:
1. OBJETIVO
Formular, desarrollar y ejecutar actividades de prevención, minimización y mitigación de los impactos ambientales generados por la operación de la compañía promoviendo la protección del medio ambiente
2. ALCANCE
Tiene como alcance la operación de tiendas propias a nivel nacional, planta de frescos y listos y oficina central.
3. RESPONSABLE
El Responsable por la elaboración y mantenimiento de este documento, es Coordinador/a de Gestión ambiental con aprobación de la dirección de sostenibilidad y comunicaciones corporativas.
4. CONDICIONES GENERALES
Como condición general aplica que el presente documento esta formulado bajo el ciclo Denim de la gestión por lo tanto supone la mejora continua del proceso, tiene como condición general el cumplimiento de la política ambiental de la compañía.
5. REQUISITOS
No aplica para este documento
6. GLOSARIO
No aplica para este documento.
85
7. CONTENIDO
7.1. FLUJOGRAMA
86
7.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1 Planificar la gestión Ambiental
1. Identificación y valoración de Aspectos e impactos ambientales - Una vez al año, el coordinador de gestión ambiental junto con el Técnico de preparación identifican los aspectos e impactos ambientales de la operación de tiendas, planta de frescos y listos y oficinas, teniendo en cuenta: * MOT revisión de todas actividades en el manual de operación de la tienda que necesiten recursos para operar y generen residuos. * MEB Manual de preparación de bebidas * Diagrama de producción en planta, diagramas de procesos administrativos en oficina, diagrama de alistamiento y preparación de pedidos en tiendas, elaborados por el personal del proceso. Esta información se analiza y se evalúa en el formato matriz de aspectos e impactos ambientales y se tiene en cuenta el resultado y ejecución de los programas del periodo anterior. 2. Identificación y evaluación de requisitos legales ambientales: Adicionalmente, de manera mensual, el coordinador de gestión ambiental identifica los requisitos legales ambientales aplicables para la operación, expedidos a nivel nacional y también en cada una de las ciudades donde se tenga presencia. Luego de identificarlo, realiza valoración de cumplimiento y de ello se deja registro en el formato matriz de requisitos legales ambientales. Con esta información se diligencia lo pertinente a normatividad en la matriz de aspectos e impactos ambientales. Esta información es tomada del diario oficial y las páginas de la
Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de requisitos Legales Actas de socialización de Matrices Correo electrónico de Aprobación de matrices
Coordinador (a) de gestión
ambiental
87
Andi y Andesco, así como de las páginas web de las diferentes corporaciones autónomas regionales. 3. Socialización y validación matriz de aspectos e impactos ambientales y requisitos legales: Anualmente una vez se tenga la identificación de aspectos e impactos ambientales, así como una valoración inicial, se convoca a socialización por medio de reuniones a los siguientes equipo de operación: * Operaciones con los Supervisores de Operaciones * Equipo de Calidad * Equipo de Proyectos de Construcción y Finca Raíz * Equipo de Mantenimiento * Equipo de Administrativa Quienes validan la valoración previamente dada por el Coordinador de gestión ambiental, resultados que queda en un acta de reunión donde consta las modificaciones propuestas por las áreas a la valoración y la participación de los procesos. 4. Revisión y aprobación de matrices: Anualmente el director (a) de sostenibilidad revisa y aprueba las dos matrices por medio de correo electrónico previa socialización y validación con la coordinación de gestión ambiental.
2 Analizar y formular los planes y Programas de Gestión ambiental
1. Programas de gestión ambiental: Teniendo en cuenta: *presupuesto aprobado *requerimientos centros comerciales, arrendadores, o autoridades locales y demás grupos de interés ( actividad siguiente - ejecutar actividades), *los requisitos ambientales aplicables de la matriz de requisitos legales ambientales aquellos cuya valoración sea igual a superior a alta.
Programas de gestión ambiental Formato de seguimiento y gestión de programas ambientales Matriz de competencias ambientales
Coordinador (a) de gestión
ambiental
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Se procede a la formulación y/o actualización de los programas de gestión ambiental de la compañía: - Gestión integral de residuos (Manual de Saneamiento - Capitulo Manejo de Residuos sólidos) - Ahorro y uso eficiente de agua - Ahorro y uso eficiente de energía, - Gestión de vertimientos Se formulan las actividades teniendo en cuenta los documentos base de la creación de la matriz de aspectos e impactos ambientales y se generan y/o actualizan los programas a partir de los resultados que tienen alto impacto. El formato del programa de gestión ambiental contiene: a. Objetivos: Se plantean para cada uno de los programas, teniendo en cuenta lo que se quiera lograr para vigencia de un año b. Metas: Teniendo en cuenta el desempeño ambiental de cada aspecto significativo, y teniendo en cuenta también el análisis del presupuesto y las iniciativas que se piensan ejecutar para la vigencia, la coordinación de gestión ambiental formula la meta a cumplir en la vigencia de un año. c. Actividades: Son puntualmente las actividades que se van a ejecutar durante la vigencia del programa, las cuales formula el coordinador de gestión ambiental, teniendo en cuenta el análisis de la meta y los recursos disponibles. d. Indicadores: Serán dispuestos por la coordinación de gestión ambiental a los cuales se les hará seguimiento mensual, estos indicadores deben permitir medir el desempeño del programa respecto de la meta planteada. e. Cronograma: La coordinación de gestión ambiental establece cronograma de ejecución de actividades de cada programa de manera coherente con la destinación presupuestal.
89
f. Recursos: La coordinación de gestión ambiental establece los recursos necesarios para ejecutar cada una de las actividades propuestas en cada programa g. Responsables: La coordinador de gestión ambiental establecerá responsables de la ejecución de las actividades de cada programa entre los cuales pueden figurar, los supervisores de operaciones, administradores de tiendas, auxiliares administrativos y auxiliar de sostenibilidad. h. Controles operacionales: Cada programara deberá contar con el listado de controles operacionales propuestos y activos para dar cuenta del control de la contaminación que genera cada aspecto, serán propuestos por la coordinación de gestión ambiental. 2. Formular de matriz de competencias ambientales: Una vez al año se formula ó revisa la matriz de competencias ambientales del personal donde se definen las competencias a desarrollar durante el año por cargo y por perfil. La coordinación de gestión ambiental define las competencias por cargo, y junto al analista de sostenibilidad en reunión se define el plan de formación para el año de vigencia con cronograma mensual. Una vez establecidas las fechas de ejecución de las formaciones, para el caso de las tiendas y la planta de frescos y listos se socializa el cronograma con entrenamiento, quienes validan las fechas y realizan la citación en doble turno a las tiendas programadas según el cronograma.
3 Implementar acciones de los programas de gestión ambiental
1. Implementar acciones de los programas de gestión ambiental: El coordinador de gestión ambiental delega las acciones a implementar al analista de gestión ambiental según lo establecido en el programa y el cronograma de ejecución. El analista de gestión ambiental gestiona la información, acciones y materiales que se necesitan para la
Evaluación desempeño ambiental tiendas Copia de radicados tramites ambientales
Coordinador (a) de gestión
ambiental
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implementación de las acciones de su responsabilidad en cada uno de los programas. Algunas de las actividades a ejecutar para dar cumplimiento a los programas a. Visitas a tiendas en Bogotá o nacionales b. Solicitar cotizaciones de bienes o servicios especializados c. Analizar información técnica que permita la ejecución de las acciones d. Tramitar en SDA permisos o registros e. Construir proyectos o iniciativas ambientales con alcance de tiendas, fresquísimos y oficinas. 2. La coordinador de gestión ambiental ejecutará igualmente acciones que comprendan generar acuerdos con arrendatarios, centros comerciales y otras industrias, así como también liderar proyectos de alto impacto que generen cambios en las operaciones de las tiendas, fresquísimos y oficinas con alcance nacional. 3. Ejecutar la capacitación del personal: El analista de sostenibilidad planea el contenido y lo presenta al coordinador de gestión ambiental quien lo modifica o aprueba según el caso. Para las formaciones se debe tener mínimamente - Componente teórico, conceptos, definiciones y teoría que requiere la persona. - componente práctico, taller donde se aplican los conceptos transmitidos, - Evaluación escrita, donde se califica el nivel de entendimiento del baricultor - Encuesta de satisfacción de la capacitación en formato establecido por gestión humana.
Actas de reunión con externos Formatos de asistencia a capacitación Cálculo de eficacia de capacitación
Analista de Gestión
ambiental
91
El analista ejecuta la formación a los grupos previamente citados y coordinados por la coordinadora de entrenamiento Eficacia: Una vez aplicadas las evaluaciones y encuestas, el analista de sostenibilidad procede a analizar estadísticamente la información, la presenta a la coordinadora de gestión ambiental, y remite copia de este análisis de evaluaciones y encuestas a la analista de gestión humana y la coordinadora de entrenamiento para su conocimiento. En caso de detectar baja efectividad de la capacitación en uno o varios de los participantes, se procede a realizar refuerzo en campo, este lo ejecuta el analista de sostenibilidad.
4. Realizar seguimiento a los planes
1. Programación de actividades en tiendas: Semanalmente el analista de sostenibilidad remite por medio de correo electrónico la información de actividades programadas por el área de gestión ambiental a las tiendas involucradas y respectivos supervisores con el fin de controlar ingresos de contratistas ó practicantes y coordinar actividades de la tienda para realizar mediciones o inspecciones pertinentes para evaluar el desempeño de los programas. 2. Aperturas y remodelaciones: Semanalmente la coordinadora de gestión ambiental y el analista de sostenibilidad asisten a la reunión de aperturas, donde planifican el envío anticipado de señalización a tiendas nuevas y remodelaciones y ponen en conocimiento de las áreas de proyectos y operaciones las necesidades del área de sostenibilidad en los diseños de las tiendas para que la operación cumpla con la legislación y los estándares de los programas. De esta reunión se genera un acta y es enviada por el equipo de proyectos a todos los participantes.
Coordinador (a) de gestión
ambiental
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El analista remite el listado de señalización, kit de emergencias, cartilla de implementación del programa al practicante quien se encargará de realizar paquetes, enviar la correspondencia a las nuevas aperturas, remodelaciones y demás tiendas que así lo requieran. 3. Proveedores de bienes y servicios ambientales, selección y búsqueda: a. Cuando de las actividades formuladas en los programas ambientales ó a solicitud de las partes interesadas se deriven solicitudes de prestación de servicios ambientales, la coordinación de gestión ambiental inicia la búsqueda del gestor, una vez encontradas las empresas que puedan prestar el servicio, se procede a establecer contacto vía correo electrónico o teléfono, donde se solicita al gestor lo siguiente: - Cotización de acuerdo con el servicio solicitado. - Permisos y licencias ambientales vigentes para la prestación del servicio requerido si aplica. - Copia de certificaciones adicionales de calidad ( ISO 9001, ISO 14001, OSHAS 18001) b. Recibidas las cotizaciones se procede a evaluar en conjunto con la dirección de sostenibilidad la que mejor se ajuste a la necesidad del área. c. Decidida la mejor cotización, la coordinadora de gestión ambiental solicita a la empresa seleccionada la documentación establecida en el procedimiento de compras para inscripción de proveedores, y certificaciones LAFT (listas internacionales Clinton etc.) y se almacena en medio digital junto con la demás documentación que debe remitir el proveedor seleccionado para ser inscrito en la compañía según el procedimiento de compras. d. Una vez el proveedor se encuentra inscrito se procede a firmar contrato de servicios en caso de que el servicio contratado se requiera de manera constante por un tiempo
Informe reunión de aperturas Informe de disposición final de activos Formato de recepción y gestión de quejas Copia de comunicaciones con autoridades.
Analista de Gestión ambiental
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igual o superior a 6 meses, previa revisión y recomendaciones de la gerente administrativa. c. En caso de ser un servicio puntual (Muestreos y análisis de agua residual, inventarios forestales, suministro de dispositivos de ahorro de agua, consultorías puntuales etc una vez inscrito el proveedor la coordinadora de gestión ambiental elabora orden de compra en SAP y esta es liberada por la directora de sostenibilidad, posteriormente se procede a la prestación del servicio y una vez sea facturado se debe aceptar el mismo en el sistema SAP. 4, Baja de activos Cuando se generan desmontes o remodelaciones de tiendas que generen bajas de activos fijos, la coordinación de gestión ambiental coordina la disposición final correcta con gestor autorizado para ello de las bajas que se generen en la tienda, previo correo electrónico de la analista de activos fijos solicitando el apoyo para la recolección. Esta comunicación debe adjuntar relación de activos a disponer. Cuando se tenga el listado de activos a disponer y ubicación, se solicita al gestor de residuos que se retiren los activos. La recolección de activos se realizará si y solo si un funcionario de activos fijos ó su delegado realizan personalmente la entrega. Al momento de realizar la recolección el funcionario que entrega firma la planilla de recolección así como también el funcionario de la empresa gestora. A los 15 días hábiles siguientes el gestor de residuos remite acta de disposición final a la coordinación de gestión ambiental, quien a su vez la comparte vía correo electrónico con la analista de activos fijos. 5, Solicitudes de centros comerciales, arrendadores, o autoridades locales:
94
Ocasionalmente el área de sostenibilidad recibe solicitudes detalladas, invitación a reuniones o solicitudes de información de carácter ambiental, de los arrendadores de locales, centros comerciales o autoridades locales, para lo cual la coordinadora de gestión ambiental asiste puntualmente a las reuniones citadas, documenta y facilita de la información necesaria para mantener las relaciones cordiales con solicitantes previo visto buena de la dirección de sostenibilidad. Para atención de solicitudes específicas se generan informes del desarrollo de las actividades que son entregados a los solicitantes en físico o por medio de correo electrónico y con copia a la dirección de sostenibilidad. 6.Plan de cumplimiento legal anual: Luego de identificados los requisitos legales ambientales, la coordinadora de gestión ambiental procede anualmente a formular el plan de regularización anual, el cual consiste en: - Diagnosticar el cumplimiento de requisitos legales ambientales aplicables a cada tienda propia en Colombia, - Priorizar las tiendas a regularizar o gestionar la el año de la vigencia - Formular plan de cumplimiento, incluyendo trámites necesarios, viajes y reunión con autoridades ambientales y arrendadores en las diferentes ciudades. Recolección de información técnica – legal: una vez formulado el Plan de regularización del año, la coordinadora de gestión ambiental y el analista de sostenibilidad proceden a recolectar la información necesaria por medio de correos electrónicos o llamaras telefónicas directamente a las tiendas priorizadas.
95
De ser necesario, se solicita información al área de proyectos a cerca de planos de las tiendas y medidas de avisos instalados. Trámites: Una vez la información está completa y se concluye el cumplimiento de requisitos, se procede a tramitar ante las diferentes autoridades ambientales si así se requiere los registros o permisos necesarios en conjunto con el área de finca raíz. (ver procedimiento completo de trámites legales ambientales, proceso finca raíz) 8.Recepción y gestión de quejas ambientales: Cada vez que se genere una queja de carácter ambiental bien sea de vecinos, clientes, unidades comerciales o comunidad en general, se procede a documentar la queja en el formato gestión de queja ambiental, la cual se analiza, se proponen acciones de mejora y se notifica a quien ha interpuesto al queja las acciones tomadas al respecto si así compete. Esta información puede llegar por medio del área de servicio al cliente, o directamente por los administradores de las tiendas ó supervisores. Se deja registro de la queja en físico, en la carpeta de sostenibilidad. 9. Requerimiento de Autoridades: Si en cualquier caso se recibe requerimiento directo de autoridades ambientales directamente en las tiendas, los administradores o supervisores de inmediato harán llegar copia del requerimiento vía correo electrónico a la coordinadora de gestión ambiental a la analista de finca raíz, quienes en reunión prioritaria decidirán el plan de acción y contestación inmediata a la entidad.
96
Si llegara a ser el caso el analista de finca raíz solicita concepto legal al abogado contratado para dichos temas por la vice presidencia comercial, a partir del cual se procederá a formular plan de acción con responsables. 10. Actualización y elaboración de documentos y registros: Cada que sea requerido, la coordinación de sostenibilidad actualiza y somete a aprobación los procedimientos del área para ser ingresados y compartidos en Isolución. Al menos una vez al año se realiza junto con el analista de sostenibilidad la revisión y actualización de documentos, de los cuales se lleva un registro en Excel de fechas de creación y actualización por tipo de documento, para mantener un control propio.
5. Verificar, socializar y tomar de acciones
1. Seguimiento al desempeño ambiental mensual: Mensualmente el practicante de sostenibilidad solicita información de consumo de agua, consumo de energía a la analista de servicios públicos, luego remite comunicación a las tiendas solicitando el consolidado de generación de residuos el cual las tiendas reportan mensualmente, el practicante unifica la información y la remite al analista. El analista de gestión ambiental consolida el informe y en compañía de la y la coordinación de gestión ambiental presentan informe de gestión a la dirección de sostenibilidad socializando el desempeño de los programas, haciendo seguimiento a los indicadores básicos. En esta reunión pueden resolverse temas como: - planteamiento de nuevas actividades en los programas - Aprobaciones para ejecución presupuesta asociada a controles operacionales de los programas - solicitudes adicionales de la dirección de sostenibilidad.
Formato seguimiento gestión de residuos Formato Evaluación Final de tiendas. Acta de Entrega de Insumos a Tiendas Formatos LES
Coordinador (a) de gestión
ambiental
Analista de Gestión
ambiental
97
De esta reunión se genera un acta donde se hace seguimiento mes a mes a la ejecución de las solicitudes realizadas de la dirección al analista de sostenibilidad 2. Seguimiento en tiendas a los programas de gestión ambiental - practicantes universidad Libre: Semanalmente los practicantes de la universidad libre recopilan la información de las tiendas asignadas y presentan informe de cada tienda (5 en promedio por estudiante) al analista de sostenibilidad, quien consolida y analiza la información recolectada por los estudiantes. Dentro de la información recopilada pueden estar falta de canecas, debilidades en separación en la fuente, faltantes de señalización, y al mismo tiempo se recopilan los productos de la practica tales como rutas de evacuación de residuos y eco mapas de cada tienda, esto teniendo en cuenta la observación e interacción que los estudiantes tienen con el personal de la tienda durante las visitas. 1, Socialización del desempeño: Una vez al mes en reunión de administradores, el analista de sostenibilidad socializara los resultados de los programas, el practicante al mismo tiempo se recolectara observaciones al respecto de parte de los administradores, que serán tenidas en cuenta para la formulación de acciones correctivas o de mejora. - De manera quincenal, la coordinación de gestión ambiental se reúne con el gerente de operaciones para socializar desempeño de los programas ambientales y tomar acciones conjuntas orientadas a la mejora continua, cuyo resumen y pendientes quedarán consignados en un acta de reunión. Reunión de supervisores: Semanalmente de igual manera durante la reunión de supervisores en la oficina se reciben solicitudes de los supervisores y se tramitan por el analista
98
ambiental y/ el coordinador de manera prioritaria durante la misma semana. 3.2, Verificación en tiendas Teniendo en cuenta la información recolectada semanalmente en las tiendas por los estudiantes, el analista de sostenibilidad y la coordinadora de gestión ambiental, formulan las acciones correctivas al respecto y las comunican directamente a la tienda, entre ellas se pueden generar. - Programación de refuerzos de capacitación en tienda ejecutadas directamente por el analista de sostenibilidad - Programación de recolecciones de residuos extraordinarias (analista de sostenibilidad o coordinador de gestión ambiental) - Suministro de señalización adicional ó cambio de la ya existente ( analista de sostenibilidad) - Programación de visitas adicionales (analista de sostenibilidad) Una vez al año, el analista de sostenibilidad consolida informe de resultados de la práctica social relacionando tiendas beneficiadas del programa y adicionalmente avances en sostenibilidad de las mismas y principales logros. Este informe es avalado por la coordinación de gestión ambiental y posteriormente presentado a la dirección de sostenibilidad. Cierre de brechas LES: Cuando se detectan en el seguimiento realizado por los practicantes en las tiendas, brechas de conocimiento del programa de los baricultores, estos listarán temas puntuales para planificar y desarrollar lecciones expres de sostenibilidad LES, las cuales se ejecutan de la siguiente manera.
99
a. Los estudiantes identifican temas puntuales en cada tienda donde valga la pena realizar un refuerzo de algún tema de sostenibilidad orientada a la mejora del desempeño ambiental de la tienda. b. Los estudiantes remiten el tema en el informe semanal enviado al analista de sostenibilidad. c. El analista de sostenibilidad programa con el administrador de la tienda, día y hora para elaborar y socializar la LES. d. Acordada la fecha, hora y la persona que elabora la LES, el estudiante acude a la tienda llevando consigo kit de LES (caja de colores, lápices, marcadores etc. ) y el formato en blanco. e. El baricultor diagrama el contenido de la LES, teniendo en cuenta el punto concreto que se quiere aclara, para esto contara con un tiempo de media hora y el apoyo y orientación del estudiante. f. Terminada la lección, el baricultor la socializa con sus compañeros y se clara el punto donde se había identificado la debilidad previamente, aclarado el tema el resto de los baricultores firman el recibido de la lección en la parte posterior de la misma. g. La lección reposa en la tienda y el administrador asignara una un baricultor que la dictara en el turno contrario. Este procedimiento evita desplazamientos hasta las oficinas, omite la necesidad de locaciones físicas para re entrenar, hace énfasis en el punto crítico, promueve el aprendizaje en equipo, y fortalece las competencias del baricultor y las habilidades del estudiante como tutor.
100
El analista de sostenibilidad llevara registro de las LES dictadas por tienda y al final de semestre se realiza reconocimiento en reunión de administradores a la tienda que mayor número de LES ejecuten en este tiempo.
8. REFERENCIAS
- Matriz de aspectos e impactos ambientales PROCAFECOL. - Matriz de requisitos legales ambientales. - Programa gestión de residuos - Programa de ahorro y uso eficiente de agua - Programa de ahorro y uso eficiente de la energía - Formatos Evaluación del estudiante por la tienda - Formato de Seguimiento gestión de residuos. - Acta de Entrega de Chalecos - Formato Evaluación Final de tiendas. - Acta de Entrega de Insumos a Tiendas - Formatos LES
9. ANEXOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Lida Esperanza Ruiz
Cargo: Coordinadora Gestión Ambiental
Fecha: 28/01/2016
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
ESTE DOCUMENTO ES RESERVADO Y DE USO EXCLUSIVO DE PROCAFECOL S.A., por lo tanto la violación a esta disposición será sancionada de conformidad a los artículos 192, 194 y 195 del código penal vigente.
101
6.10. FASE III: PROGRAMAS
Para lograr cumplir los objetivos ambientales se plantean 4 programas integrando
los factores más importantes, adelante se muestran los objetivos de los programas:
6.10.1. Programa de Vertimientos
En la Tabla 18 se puede observar el programa de vertimientos que es
consecuente con al impacto ambiental generado por de contaminación
del agua, esto fue evaluado anteriormente en la matriz de aspecto e
impactos.
6.10.2. Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos
En la Tabla 19 se observa el programa de Residuos Sólidos, consecuente
con el impacto ambiental al suelo por generación de residuos, donde se
especifican actividades de toma de conciencia, entre otras.
6.10.3. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente de la Energía
En la Tabla 20 Se observa el programa de uso eficiente y ahorro de la
energía, en donde se propone en primera medida empezar con
mediciones ya que la compañía no tiene todos los datos necesarios para
obtener una línea base.
6.10.4. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente del Agua
En la Tabla 21 se muestra el programa de uso eficiente y ahorro de agua,
en este campo han existido acciones aisladas, y el inconveniente es que no
han sido cuantificadas, por lo cual se realiza esta ficha para llevar control.
102
Tabla 18. Programa de Vertimientos (Autor, 2016)
1.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1.
1.2.
1.3.
Parámetro UnidadesParámetros
Decreto 3957 del
Caracterización
Septiembre 2013
Caracterización
Octubre 2014
Caracterización
Septiembre 2015Parámetro Unidades
Parámetros
Decreto 3957 del
Caracterización
Julio 2014
Caracterización
Julio 2015Parámetro Unidades
Parámetros
Decreto 3957 del
Caracterización
Septiembre 2015
DBO mg/L 800 2184 3295 1474 DBO mg/L 800 878 490 DBO mg/L 800 3799
DQO mg/L 1500 2800 4094 3044 DQO mg/L 1500 15700 596 DQO mg/L 1500 6377
Fenoles mg/L 0,2 0,27 0,39 - Fenoles mg/L 0,2 NR NR Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 141 85 444 Grasas y Aceites mg/L 100 808 141 Grasas y Aceites mg/L 100 997
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 452 709 627 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 3950 230 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 1662
Tensoactivos mg/L 10 11,65 3,18 7,04 Tensoactivos mg/L 10 1,13 NR Tensoactivos mg/L 10 2,78
Caudal L/s N.E. 0,211 0,155 - Caudal L/s N.E. NR NR Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,61 - 6,51 5,95-7,33 6,32 PH Unidades 5,0-9,0 4,73 4,44 PH Unidades 5,0-9,0 6,84
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,7-0,9 1,1 - 2,5 0,5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 5 5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 92
Temperatura ºC 30 23-24 20,0 - 24,0 - Temperatura ºC 30 NR NR Temperatura ºC 30 -
Parámetro Unidades
Parámetros
Decreto 3957 del
2009
Caracterización
Septiembre 2015 Parámetro Unidades
Parámetros
Decreto 3957 del
2009
Caracterización
Septiembre 2015
DBO mg/L 800 3487 DBO mg/L 800 2650
DQO mg/L 1500 6184 DQO mg/L 1500 4058
Fenoles mg/L 0,2 - Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 801 Grasas y Aceites mg/L 100 223
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 577 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 787
Tensoactivos mg/L 10 14,12 Tensoactivos mg/L 10 -
Caudal L/s N.E. - Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,75 PH Unidades 5,0-9,0 4,18
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,1 Sólidos Sedimentables mL/L 2 30
Temperatura ºC 30 - Temperatura ºC 30 -
2.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1.
2.2.
2.3.
3.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
3.1.
3.2.
N°
1
2
3
4
5
6
Nombre
Seguimiento - Indicadores
Agosto: Se realizaron las caracterizaciones de marriott 26 y Salitre
Septiembre: Se realizaron las caracterizaciones de los Aeropuertos (Estamos pendientes de los resultados de Laboratorio)
1.3. Realizar caracterizaciones fisicoquímicas del agua residual de tiendas con alto flujo de clientes. Coordinador de Gestión Ambiental
Objetivo
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez®
Café por tipo.
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que
actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen
caracterizaciones historicas.
Meta
100%
100%
100%
TIPO DE
INDICADO
DESCRIPCION DEL INDICADORFÓRMULA
Frecuencia de medición
Eficiencia
EficaciaImplementación de
Tratamientos Anual
Estado de la Caracterización por
TipoAnual
EficaciaEstado de actualización del PRC
de Residuos LiquidosMensual
INDICADOR(ES)
Administrar el Biotratamiento Administradores Presupuesto Tiendas Permanente Reporte de Lavado de Trampas
Monitoreo de Funcionamiento de la Trampa Auxiliar Ambiental - Técnico de mantenimiento - Administradores Presupuesto Tiendas Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
Desnatado de Trampas Baricultores 0 Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
Caracterizaciones del agua de las trampas Coordinador de Gestión Ambiental Presupuesto Sostenibilidad Anual Reporte de caracterizaciones
Adecuada Disposición de Residuos Orgánicos Baricultores 0 Diario Programa de Residuos Sólidos
Arreglo de Diseño de trampas Técnico de Mantenimiento Presupuesto de tiendas Anual Corrección de las Trampas
Seguimiento Controles Operacionales
Controlar el consumo de agua
ACCIÓN Responsable / Sustituto Recursos Frecuencia Documento y/o información generada
Observaciones
Costear el producto en las tiendas.
Septiembre: Se realizo Muestreo Check In con el biotratamiento (Pendiente Revisar DBO en los resultados de laboratorio)
3.2. Realizar la caracterización fisicoquímica del agua de las trampas con los dos tratamientos. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental - Líder de Calidad
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen caracterizaciones historicas.
ACCIÓN RESPONSABLE
3.1. Análisis técnico y financiero del uso del nuevo producto y el antiguo. Coordinador de Gestión Ambiental -Auxiliar Ambiental
Seguimiento - Indicadores
Observaciones
Realizar aforos de consumo de agua
Se realiza en las capacitaciones de residuos sólidos solo falta actualizar en el MOT
2.2. Realizar la verificación de la operatividad de los procesos de limpieza de trampas. Administradores - Auxiliar Ambiental
2.3. Actualizar el proceso unido con el programa de residuos sólidos. Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
ACCIÓN RESPONSABLE
2.1.Realizar un nuevo procedimiento de manejo de residuos líquidos para comparar con el propuesto en el
manual de saneamiento.Líder de Calidad - Coordinador de Gestión Ambiental
Tienda Juan Valdez Café Nuevo Dorado Tienda Juan Valdez Café Salitre Plaza Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Check In
Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Nacional Tienda Juan Valdez Café Marriott 26
Observaciones
Solicitar apoyo para tomar fotos a los estudiantes
1.2. Cualificar las condiciones de entrada y salida del agua en función del diseño. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental
1.1. Identificar que tipos de trampas de grasas existen en la tiendas y la planta de frescos y listos. Administrador de la Tienda - Auxiliar Ambiental
REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS
Decreto 3930 DE 2010
Decreto 4728 DE 2010
Decreto 1594 DE 1984
Decreto 1541 DE 1978
Decreto 2811 DE 1974
Resolución 0631 de 2015
Generación de Vertimientos
HACER - VERIFICAR
CRONOGRAMA - SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2015
PLANEAR
OBJETIVO DEL PROGRAMA
Implementar estrategias y sistemas que disminuyan la carga contaminante del agua residual en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
Objetivos Específicos
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuentra en el manual de saneamiento.
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen caracterizaciones historicas.
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
ACCIÓN RESPONSABLE
PROGRAMA DE VERTIMIENTOS
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
VERSION: XXXXX
((Tiendas caracterizadas por tipo)/(No. de Tipos de Tiendas))×100
((Numerales Actualizados y aprobados por entrenamiento y calidad)/(Total de Numerales del programa de Residuos
Liquidos))×100
((Tiendas con Biotratamiento y Caracterizadas)/(Total de Tiendas Caracterizadas))×100
103
Tabla 19.Programa de Manejo Integral de Residuos (Autor, 2016)
1.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1.
1.2.
1.3.
Bimestre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Acumulado
Meta
Bimestre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Acumulado
Meta
2
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
N°
1
2
3
4
5
6
Nombre
3.8
Capacitar al personal de las tiendas de Bogotá, de las ciudades, taller de
mantenimiento y la planta en separación en la fuente de generación,
almacenamiento y tramiento de residuos especiales y peligrosos, terminos
basicos y llenado de formatos.
Realizar la contratación del gestor y realizar seguimiento al adecuado
funcionamiento del mismo.
Asistir periodicamente a la reunión de aperturas y remodelaciones para el
diseño de las tiendas.
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
Embalaje de luminarias Mantenimiento - Baricultores Menaje Tiendas
Coordiandor de Gestión Ambiental
Coordiandor de Gestión Ambiental - Auxiliar
Ambiental
0 Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
Controlar el consumo de agua
Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
Baricultores 0 Diario Consolidado de residuos orgánicos y reciclables
Puntos Ecológicos
Entregar señalización para actualizar, cambiar y/o instalar en la tienda, planta
u otros lugares en los que opera PROCAFECOL S.A.
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
3.4 Entregar la bascula para pesar los residuos producidos y la guía de separación.Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
3.5 Generar la ruta de evacuación de residuos y ECO-mapa.Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
3.6
Seguimiento - Indicadores
2. Realizar la disposición adecuada de los residuos peligrosos (Luminarias, tóner y pilas) y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos.
ACCIÓN RESPONSABLE
2.1. Caracterizar la producción de luminarias y RAEES. Auxiliar Ambiental - Técnicos de Mantenimiento
Observaciones
ACCIÓN RESPONSABLE
3.1Entregar Formatos en forma digital de generación de residuos peligrosos,
entrega de residuos sólidos, reporte de incidente y accidentes ambientales.
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
3.3
0,00% -
100% 20
0,00% 0,00
0,00% 0,00
0,00%
0,00
0,00% 0,00
0,00
0,00%
0,00%
Observaciones
Residuos Orgánicos
Aprovechados en
Ton/Mes.
-
0,00%
1. Identificar los residuos aprovechados en donde opera PROCAFECOL S.A.
ACCIÓN RESPONSABLE
1.1.Caracterizar los residuos por tipo de tienda, planta de frescos y listos y taller
de mantenimiento.Auxiliar Ambiental
1.2.Diseñar los puntos ecológicos que permitan la separación de residuos por
personas internas y externas.
Auxiliar Ambiental - Administrador - Auxiliar
Administrativo - Supervisor
1.3.
PLANEAR
OBJETIVO DEL PROGRAMA
Realizar un manejo adecuado de los residuos producidos en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
Objetivos Específicos
En la gestión interna:
1. Identificar los residuos aprovechados en donde opera PROCAFECOL S.A.
2. Realizar la disposición adecuada de los residuos peligrosos (Luminarias, tóner y pilas) y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos..
3. Capacitar al personal en el programa de manejo integral de residuos sólidos.
REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS
Ley 1259 del 2008
Decreto 0232 DE 2010
Decreto 4741 DE 2005
Decreto 1140 DE 2003
Decreto 1505 DE 2003
Decreto 1669 DE 2002
Decreto 1609 DE 2002
Decreto 2676 DE 2000
Resolución 1362 DE 2007
Resolución 1446 DE 2005
Resolución 1045 DE 2003
Ley 1252 DE 2008
Ley 1672 del 2013
Decreto 2981 DE 2013
Acuerdo Municipal 11 de 2010
Producción de Residuos Sólidos No Reciclables
Producción de Residuos Sólidos Reciclables
Producción de Residuos Sólidos Orgánicos
Producción de Residuos Peligrosos (Luminarias y RAESS).
Producción de Residuos Sólidos Especiales (Escombros).
HACER - VERIFICAR
CRONOGRAMA - SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2015
0,00
0,00% -
Capacitar al personal en sepración en la fuente en los lugares donde opera
PROCAFECOL S.A.
Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Ambiental - Administrador - Auxiliar Administrativo -
Supervisor
1.4.Registrar los datos de aprovechamiento de residuos reciclables y orgánicos
que genere el gestor .
Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Ambiental - Administrador - Auxiliar Administrativo -
Supervisor
Seguimiento - Indicadores
0,00% 0,00
0,00% 0,00
0,00% 0,00
0,00% 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Estado de
Cumplimiento (%)
0,00%
0,00%
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
0,00%
0,00%
3. Capacitar al personal en el programa de manejo integral de residuos sólidos.
3.2Apoyar a las tiendas con la asistencia regularmente de los estudiantes de la
universidad libre.
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
Universidad Libre
100% 400
Estado de
Cumplimiento (%)
Residuos Reciclables
Aprovechados en
Ton/Mes.
0,00
0,00% 0,00
0,00
0,00%
0,00%
Preguntar al cliente si quiere tapa y protector Baricultores 0 Diario Mejora en el proceso de entrega de pedido.
Reporte de Incidente o Accidente Ambientales Auxiliar - Supervisor - Baricultores
Observaciones
Baricultores Presupuesto de tiendas. Cada Apertura Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos
Separar los residuos por tipo (Orgánicos, Reciclables y No Reciclables)
Registro de Residuos Generados Baricultores 0 Diario Formato de Generación de Residuos y Desempeño Ambiental
3.7
0,00
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
VERSION: XXXXX
PROGRAMA DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS
ACCIÓN Responsable / Sustituto Recursos Frecuencia Documento y/o información generada
Seguimiento Controles Operacionales
2.2. Entregar el kit de atención a emergencias con residuos peligrosos.Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Ambiental - Estudiantes de Apoyo Universidad Libre
2.3.Capacitar al personal de las tiendas, mantenimiento y planta de frescos y listos
en como embalar y rotular las luminarias para su transporte.
Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Ambiental - Estudiantes de Apoyo Universidad Libre
2.4.
Programar la recolección y transporte hasta el edificio de la federación
nacional de cafeteros y luego hasta el gestor que le dará la disposición final.
(lumina.)
0,00%
INDICADOR(ES)
Objetivo MetaTIPO DE
INDICADO
DESCRIPCION DEL INDICADORFÓRMULA
Frecuencia de
1. Identificar los residuos aprovechados en
donde opera PROCAFECOL S.A. 100% Eficiencia
Tiendas con datos de
aprovechamientoMensual
Gestión de Residuos
peligrososMensual
3. Capacitar al personal en el programa de
manejo integral de residuos sólidos.100% Eficiencia Personal Capacitado Mensual
2. Realizar la disposición adecuada de los
residuos peligrosos (Luminarias, tóner y
pilas) y residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos.
100% Eficiencia
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/Mes. - 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 400
-
50,00
100,00
150,00
200,00
250,00
300,00
350,00
400,00
450,00
Ton
Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/Mes.
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Residuos Reciclables Aprovechados en Ton/Mes. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 20
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
Título
del
eje
Residuos Reciclables Aprovechados en Ton/Mes.
((Tiendas con Datos de Aprovechamiento)/(Total de Tiendas ))×100
((No. de Residuos Gestionados con certificadode Disposición)/(No.de bajas Registradas por Activos Fijos))×100
((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
104
Tabla 20. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía (Autor, 2016)
1.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Bimestre
Nov - Dic 2015 Costa Sur Medellín Bogota
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento -
Meta -
Consumo de
Energía Año 2015
Bimestre
Nov. - Dic. 2015
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento
Meta
Bimestre
Nov - Dic 2015
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento
Meta
3.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
3.1.
3.2.
3.3.
2.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1.
2.2.
N°
1
2
3
4
5
Nombre
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGIA
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
VERSION: XXXXX
PLANEAR
OBJETIVO DEL PROGRAMA
Implementar estrategias que disminuyan el consumo de energía en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
Objetivos Específicos
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de energía.
3. Medir el consumo de energía en oficina central y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
1.4. Consolidar los Consumos energía en la oficina centralAuxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Ambiental
REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS
Ley 697 de 2001
Decreto 2331 del 2007
Decreto 3683 de 2003
Resolución 180 DE 2010
Resolución 1511 DE 2010
- Consumo de energía eléctrica
HACER - VERIFICAR
CRONOGRAMA - SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2015
1.2. Consolidar los consumos por zonas de las tiendasAnalistas de Proyectos - Coordinadores de
Mantenimiento
1.3. Consolidar los Consumos energía en la planta Auxiliares Administrativos - Auxiliar Ambiental
Registar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
ACCIÓN RESPONSABLE
1.1. Documentar los consumos de Energía Auxiliar Ambiental
Indicador Energía (%) Consumo la Zona (Kwh)
Observaciones
Seguimiento - Indicadores
20%
3. Medir el consumo de energía en la oficina cental y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
ACCIÓN RESPONSABLE
0,00%
Indicador Energía (%)Consumo de la Oficina
Central (Kwh)
2.1. Implementar la iluminación LED en todas las áreas de las tiendas y oficina central.Administrativa - Coordinador de Gestión
Ambiental
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locacionesAdministrativa - Coordinador de Gestión
Ambiental
Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar
Ambiental -Administrador Planta
Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de energía.
ACCIÓN RESPONSABLE
3.1. Capacitar al personal en buenas prácticas del uso de energía.Administrador de la planta- Coordinador de
Mantenimiento
0,00% -
30% #¡VALOR!
Apagar computadoresPersonal de Oficina, auxiliares y
administradores0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
Recursos Frecuencia Documento y/o información generada
0% -
30% 200
Seguimiento Controles Operacionales
Controlar el consumo de agua
ACCIÓN Responsable / Sustituto
Observaciones
3.2. Modificar el proceso de alistamiento de pedidos y productos en la zona de refrigeración.
Cerrar Refrigeradores y mantener apagada la luz innecesarios Baricultores 0 Diario Procedimiento de alistamiento de producto.
Reporte y solución de incidentes Todos los procesos 0 Permanente Reporte de Accidente y incidentes.
Seguimiento - Indicadores
Registro y análisis de datos de consumos de energía. Auxiliar Servicios Públicos - Auxiliar Ambiental 0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
Uso de iluminación LED Aperturas y Remodelaciones Analista de Proyectos Presupuesto de tiendas Cada Apertura Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
Observaciones
Indicador Energía (%)Consumo en la planta
Kwh
INDICADOR(ES)
Objetivo MetaTIPO DE
INDICADO
DESCRIPCION DEL INDICADORFÓRMULA
Frecuencia de
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central,
las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción,
apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
100% EficienciaPuntos con
datos
registrados
Mensual
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de
energía.100% Eficiencia
Personal
CapacitadoMensual
3. Medir el consumo de energía en oficina central y
tiendas remodeladas.100% Eficiencia
Tiendas con
Datos de
Consumo.
Mensual
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
-
0
0
0
0
1
1
1
1
1
1
Cant
idad
en Kw
h
Consumo por Zonas (Kwh)
BimestreNov. - Dic.
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Estado de
Cumplimien
to
Meta
Indicador Energía (%) 0 - - 0,00% 30%
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
0,3
0,35
Indica
dor A
gua %
Indicador Energía (%)
BimestreNov - Dic
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
Septiembr
eOctubre
Noviembr
eDiciembre
Estado de
Cumplimie
nto
Meta
Indicador Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
Indica
dor d
e Ene
rgía
Indicador Energía (%)
BimestreNov - Dic
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
Septiembr
eOctubre Noviembre Diciembre
Estado de
Cumplimie
nto
Meta
Indicador Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
0,3
0,35
Título
del e
je
Indicador Energía (%)
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
CumplimientoMeta
Consumo de la Oficina Central (Kwh) - - - -
-
0
0
0
0
1
1
1
1
1
1
Título
del e
je
Consumo de la Oficina Central (Kwh)
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
CumplimientoMeta
Consumo en la planta Kwh - - - 200
-
50
100
150
200
250
Título
del e
je
Consumo en la planta Kwh
((No. Puntos con Datos de consumo de Energía)/(No. de Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
((No. de Tiendas con Mediciòn de consumos)/(No. total de Tiendas ))×100
((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
105
Tabla 21. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua (Autor, 2016
1.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Bimestre
Nov - Dic Costa Sur Medellín Bogota
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento -
Meta -
Consumo de
Agua Año
Bimestre
Nov. - Dic. 2015
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento
Meta
Bimestre
Nov - Dic 2015
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Estado de
Cumplimiento
Meta
3.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
3.1.
3.2.
3.3.
2.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1.
2.2.
N°
1
2
3
4
5
6
Nombre
Reporte Desempeño Ambiental
Mensual
Reporte y solución de incidentes Todos los procesos Obras Civiles, Mantenimiento Presupuesto Tiendas Permanente
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de
agua.100%
Personal
CapacitadoMensual
Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
INDICADOR(ES)
Objetivo MetaTIPO DE
INDICADO
DESCRIPCION DEL INDICADORFÓRMULA
Frecuencia de
Buenas Practicas de limpieza y desinfección Baricultores 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
Mantenimiento de los filtros Proveedor externo Hihippo Presupuesto tiendas Permanente Soporte y análisis de Proveedores
Registro y análisis de datos de consumos de agua.Auxiliar Servicios Públicos y Auxiliar Ambiental
Auxiliar ambiental0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
Sistema de aumento de presión y toque para apertura Auxiliar Ambiental Presupuesto de tiendas Anual Informe de Implementación
Controlar el consumo de agua
ACCIÓN Responsable / Sustituto Recursos Frecuencia Documento y/o información generada
Observaciones
Seguimiento Controles Operacionales
3. Medir el consumo de agua en la oficina cental y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
ACCIÓN RESPONSABLE
2.1. Implementar la ahorradores en todas las áreas de las tiendas y oficina central. Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
Capacitar al personal en buenas prácticas del uso de Agua.Administrador de la planta- Coordinador de
Mantenimiento
3.2. Modificar el proceso de alistamiento de pedidos y productos en la zona de refrigeración.Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental -
Administrador Planta
Observaciones
Seguimiento - Indicadores
30% 200
#¡VALOR!
Indicador Agua (%)
0% -
Mensual
Mejora en el proceso de limpieza y desinfección de naranjas Operarios Planta de Frescos y Listos 0 Diario
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locaciones Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
Eficiencia3. Medir el consumo de agua en oficina central y tiendas
remodeladas.100%
Tiendas con
Datos de
Consumo.
Eficiencia
Eficiencia
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las
tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción,
apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
100%Puntos con
datos
registrados
3.1.
PLANEAR
OBJETIVO DEL PROGRAMA
Implementar estrategias que disminuyan el consumo de agua en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
Objetivos Específicos
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de agua.
3. Medir el consumo de agua en oficina central y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS
Ley 373 del 1997
Decreto 3930 DE 2010
Decreto 4728 DE 2010
Decreto 1575 de 2007
Decreto 3102 DE 1997
Decreto 1594 DE 1984
Decreto 1541 DE 1978
Decreto 1449 DE 1977
Decreto 2811 DE 1974
Resolución 3957 de 2009
- Consumo de agua
RESPONSABLE
1.1. Documentar los consumos de Agua Auxiliar Ambiental
1.2. Consolidar los consumos por zonas de las tiendas Analistas de Proyectos - Coordinadores de Mantenimiento
1.3. Consolidar los Consumos agua en la planta Auxiliares Administrativos - Auxiliar Ambiental
Indicador Agua (%)Consumo de la Oficina
Central (m3)
Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de agua.
ACCIÓN RESPONSABLE
Consumo en la planta m3
0,00% -
Seguimiento - Indicadores
1.4. Consolidar los Consumos agua en la oficina central Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
0,00%
20%
CRONOGRAMA - SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2015
Registar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
ACCIÓN
HACER - VERIFICAR
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE EL AGUA
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
VERSION: XXXXX
Indicador Agua (%) Consumo la Zona (m3)
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
-
0
0
0
0
1
1
1
1
1
1
Cant
idad
en
Kwh
Consumo por Zonas (m3)
BimestreNov - Dic
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Estado de
Cumplimie
nto
Meta
Indicador Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
Indi
cado
r de
Ene
rgía
Indicador Agua (%)
BimestreNov - Dic
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Estado de
Cumplimien
to
Meta
Indicador Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
0,3
0,35
Títu
lo d
el e
je
Indicador Agua (%)
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
CumplimientoMeta
Consumo en la planta Kwh - - - 200
-
50
100
150
200
250
Títu
lo d
el e
je
Consumo en la planta (m3)
((No. Puntos con Datos de consumo de agua)/(No. de Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
((No. de Tiendas con Mediciòn de consumos)/(No. total de Tiendas ))×100
((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre DiciembreEstado de
CumplimientoMeta
Consumo de la Oficina Central (m3) - - - -
-
0
0
0
0
1
1
1
1
1
1
m3
Consumo de la Oficina Central (m3)
BimestreNov. - Dic.
2015Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Estado deCumplimiento
Indicador Agua (%) 0 0,00%
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
1
%
Indicador Agua (%)
106
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES
Para lograr la efectividad en la ejecución de los programas se debe realizar el control en la
operación de las tiendas, para lo cual en la Tabla 22 se evidencia la acción a ejecutar, las
responsabilidades de donde se obtendrán los recursos, la frecuencia con que se debe ejecutar y
el documento soporte.
Tabla 22. Controles operacionales de los programas (Autor, 2016)
Control Operacional Responsable /
Sustituto Recursos Frecuencia
Documento y/o información generada
Separación de Residuos Orgánicos
Baricultores 0 Diario Programa de Residuos Sólidos
Modificación del Diseño de trampas
Técnico de Mantenimiento
Presupuesto de tiendas
Anual Corrección de las Trampas
Desnatado de Trampas
Baricultores 0 Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
Caracterizaciones del agua de las
trampas
Coordinador de Gestión
Ambiental
Presupuesto Sostenibilidad
Anual Reporte de caracterizaciones
Administrar el Biotratamiento
Administradores Presupuesto
Tiendas Permanente
Reporte de Lavado de Trampas
Monitoreo de Funcionamiento de
la Trampa
Auxiliar Ambiental - Técnico de
mantenimiento - Administradores
Presupuesto Tiendas
Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
Puntos Ecológicos Baricultores Presupuesto de tiendas.
Cada Apertura
Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos
Reporte de Incidente o Accidente
Ambientales
Auxiliar - Supervisor - Baricultores
0 Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
Registro de Residuos Generados
Baricultores 0 Diario Formato de Generación de Residuos y Desempeño Ambiental
Preguntar al cliente si quiere tapa y
protector Baricultores 0 Diario
Mejora en el proceso de entrega de pedido.
107
Control Operacional Responsable /
Sustituto Recursos Frecuencia
Documento y/o información generada
Embalaje de luminarias
Mantenimiento - Baricultores
Menaje Tiendas
Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
Registro y análisis de datos de
consumos de energía.
Auxiliar Servicios Públicos - Auxiliar
Ambiental Auxiliar
ambiental
0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
Uso de iluminación LED Aperturas y Remodelaciones
Analista de Proyectos
Presupuesto de tiendas
Cada Apertura
Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
Cerrar Refrigeradores y
mantener apagada la luz innecesarios
Baricultores 0 Diario Procedimiento de alistamiento de producto.
Reporte y solución de incidentes
Todos los procesos
Obras Civiles Mantenimiento
0 Permanente Reporte de Accidente e incidentes.
Apagar computadores
Personal de Oficina,
auxiliares y administradores
0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
Registro y análisis de datos de
consumos de agua.
Auxiliar Servicios
Públicos y Auxiliar
Ambiental Auxiliar
ambiental
0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
Sistema de aumento de presión
y toque para apertura
Auxiliar Ambiental
Presupuesto de tiendas
Anual Informe de Implementación
Buenas Prácticas de limpieza y
desinfección Baricultores 0 Diario
Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
Mantenimiento de los filtros
Proveedor externo Hihippo
Presupuesto tiendas
Permanente Soporte y análisis de Proveedores
108
Control Operacional Responsable /
Sustituto Recursos Frecuencia
Documento y/o información generada
Reporte y solución de incidentes
Todos los procesos
Obras Civiles Mantenimiento
Presupuesto Tiendas
Permanente Reporte Desempeño Ambiental
Mejora en el proceso de limpieza
y desinfección de naranjas
Operarios Planta de
Frescos y Listos 0 Diario
Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
6.12. FASE III: FORMACIÓN, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA.
La competencia, formación y toma de conciencia necesaria para desempeñar las
responsabilidades de los distintos puestos de trabajo, además de las necesidades que tenga
el sistema de gestión en temas de política, objetivos, aspectos e impactos entre otros. Este
requisito está plasmado en una matriz anexo XIV.
En el anexo IX también se evidencia el programa de capacitación, este tiene dos
componentes importantes uno es el tema de inducción (I) y luego una reinducción constante
(RI), puesto a que los niveles de rotación son muy elevados y el área encargada debe
permanecer en constante capacitación proporcionándole a los colaboradores las
competencias necesarias para poder llevar a cabalidad los programas ambientales.
109
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES
En PROCAFECOL S.A. existen diferentes tipos de comunicación, que incluyen al mismo
tiempo distintas áreas que tienen esta función dentro y fuera de la organización; se hace
referencia al análisis de la estrategia de sostenibilidad realizada por alisos en año 2013. Para
este entonces, se referencia las comunicaciones internas y corporativas, en donde la
información se canaliza de arriba hacia abajo de forma dinámica (contemplando un nivel
jerárquico muy marcado) y este mismo año nace junto con la necesidad de comunicar por
diferentes canales externos a los clientes lo que se conoce dentro de la organización como
comunicaciones de mercadeo.
Comunicaciones Corporativas Externas: Este tipo de comunicación es más formal y
son las relaciones que establece la empresa con actores externos, como medios de
comunicación, organizaciones civiles, el gobierno, entre otros.
Relaciones públicas: estas corresponden a medios audiovisuales que tienen mucho
que ver con el manejo de crisis o información de importancia para entes regulatorios.
Comunicaciones Corporativas Internas: estas son aquellas que tienen dinámica con
los colaboradores de la organización, los medios que utiliza van desde correos
corporativos, intranet o voz a voz
Comunicaciones a clientes: son comunicaciones un poco más formales y con más
diseño, estas pueden llevar desde redes sociales, comerciales, entre otras.
Para este trabajo se identificaron las formas de comunicar donde se especifica ¿qué se
comunica?, ¿quién lo comunica?, ¿a quién lo comunica?, ¿por qué medio?, ¿con qué
frecuencia? y ¿qué queda de evidencia de esto o registro?; para ser más específicos, en el
anexo VIII se encuentra la matriz de comunicaciones.
110
7. CONCLUSIONES
Establecer el estado de la gestión ambiental en PROCAFECOL S.A.
Durante el desarrollo de la RAI se encontró que PROCAFECOL S.A., ha
realizado implementación de algunos programas de forma intuitiva, como la
contratación de un gestor de residuos, la modificación del modelo de trampa
de grasa, la implementación de ahorradores de agua y energía; direccionados
por temas contractuales con los arrendadores de los locales y por solicitud de
los grupos de interés.
Adicionalmente, el área encargada de la gestión ambiental se encuentra en
consolidación, la cual lidera los programas ambientales y con la cual se
identificaron sus principales aspectos que están relacionados con la operación
como la generación de residuos sólidos, de vertimientos y consumo de
energía y agua.
En el análisis GAP de brechas se puede observar que estas actividades no han
tenido una articulación con toda la organización y los requerimientos de la
n0rma solo se encuentran en planeación. Dicha estrategia permitirá que se
genere valor para la compañía y, a su vez, se reducirá el riesgo reputacional.
Se debe considerar la implementación de un modelo de registro debido a que
no se cuenta con un historial de consumos para iniciar la implementación de
algunos programas que sean trazables en el tiempo.
Para cubrir el total de colaboradores se realizó un plan de capacitación en dos
frentes: El primer frente que se debe abordar es el de los empleados
vinculados que permiten cubrir un tema de alta rotación; y el segundo, en las
inducciones del personal que ingresa a la compañía, para lo cual se debe
utilizar el primer acercamiento que se realiza en lo que conoce en la compañía
como cultivando Baricultores; programa de capacitación previo a la firma de
contrato.
111
Alinear la gestión ambiental de la compañía con los objetivos estratégicos
organizacionales.
Se puede observar que PROCAFECOL S.A., al ser una organización joven, tiene
compromiso gerencial para poder ejecutar este tipo de proyectos, esto se ve
evidenciado en las iniciativas consideradas para el año 2020 que son la base
del desarrollo de cualquier actividad y que deben estar enmarcadas en los
objetivos organizacionales. Por esta razón, se logró generar una política
ambiental adecuada y unos objetivos asociados a los pilares estratégicos de
gente, procesos y financieros.
Se identificó que el área de gestión ambiental cuenta con un presupuesto
propio para la implementación de actividades internas y otro asociado a la
operación de cada establecimiento.
Generar un modelo de gestión ambiental aplicable a la planta de producción, oficina
central y tiendas de la empresa PROCAFECOL S.A., teniendo en cuenta los requisitos de
la NTC ISO 14001:2015.
Las empresas del sector de alimentos y bebidas, como PROCAFECOL S.A., que
se encuentran en varias ciudades del país tienden a tener un poco más de
voluntad en la ejecución de programas ambientales, ya que uno de sus grupos
de interés es el cliente quien es el que genera el mayor valor; público que es
cada día más consciente ambientalmente.
Se desarrollaron programas en respuesta a los objetivos estratégicos de SGA.
Contemplando la alta variabilidad de las tiendas, se ofrecieron los programas
sintéticos que pudieran ser replicados en donde opera la organización, estos
son los procedimientos de manejo de residuos sólidos y el de líquidos.
Se organizó, dentro del marco de la norma, los tipos de comunicación que ya
existen y se estableció cómo se deben redireccionar para así poder entender
la importancia del SGA. Con estos datos recolectados, se empezaron a
desarrollar indicadores y metas que permitieran medir el avance generado
por las diferentes áreas relacionadas.
112
8. RECOMENDACIONES
Dentro de las recomendaciones se dejaron planteadas estrategias para ejecutar más
adelante y así poder planear la reducción de los impactos negativos por otros
mecanismos.
1. Existe un gran inconveniente dentro de la compañía y es el nivel de rotación, ya
que las personas siempre están en busca de nuevos retos y esto pude afectar la
implementación de los diferentes programas, se recomienda la integración de
nuevas estrategias de inducción en los 5 días de entrenamiento para ingresar,
además de permanecer en constante reinducción, sensibilizándolos y generando
competencias de cuidado con medio ambiente y reducción de la contaminación,
en el Anexo IX se presenta un cronograma de capacitación para diferentes temas.
2. Se debe incluir un plan de acción para la inclusión de los clientes dentro del
sistemas de gestión, no solo como parte interesada sino también como un
participante activo, ya que en muchos casos ellos son los que se encargan de la
ejecución de la separación y el ahorro de agua, para lo cual se debería integrar
una campaña visible de los programas, con el fin de mejorar el desempeño
ambiental.
3. Establecer actividades conjuntas con el área de calidad, puede fortalecer vínculos
y el compromiso, ya que en el caso del seguimiento periódico que realizan se
obtienen un porcentaje en los indicadores de cada establecimiento, cada vez que
el establecimiento cumple estos indicadores recibe un adicional en su sueldo,
algo que motiva a los colaboradores a participar más activamente.
4. Existe un área de mantenimiento la cual maneja más número de residuos
peligrosos, además de ser la que realiza el cambio de equipos, arreglos locativos
y demás, ellos deben estar muy alineados con la formación del personal y
capacitados para poder dar la información adecuada de incidentes y accidentes
ambientales, además de fugas de agua o gas.
5. Con el equipo de innovación se debe empezar a evaluar los materiales que se
compran, ya que en este momento el sistema de gestión no tiene todo el alcance
nacional que debería y esto le ayudaría a reducir los impactos de contaminación
del suelo.
113
6. Con el área de activos fijos debería realizar un procedimiento diferenciado, que
permita la identificación de lo que se compra y lo que se desecha, y de esta forma
evitar la disposición final inadecuada.
7. Con el objetivo de realizar un adecuado manejo de los diferentes requisitos
legales, se debe mantener en constante revisión la matriz, junto a las personas
que intervienen con cada requisito para poder informar y tener control del
cumplimiento de los mismos.
8. Se debe estructurar una línea base a partir de la identificación de características
ambientales que aporta COFACE (Evaluador de proveedores), para así mismo
buscar características que deben tener los proveedores para PROCAFECOL y
como a los que ya tienen se les pueden ofrecer herramientas para la mejora.
114
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