PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL

DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PARA LA EMPRESA COMESTIBLES

ALDOR S.A.S EN LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI

NATALIA ANDREA ORTIZ GUAYARA

2171291

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI 2019

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL

DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PARA LA EMPRESA COMESTIBLES

ALDOR S.A.S EN LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI

Pasantía Institucional para optar al título de

CONTADOR PÚBLICO

Directora

AMELIA NARANJO ARIAS

Contadora Pública

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI 2019

Santiago de Cali, 29 Julio 2019

Notas de aceptación

Aprobado por el comité de grado en

cumplimiento de los requisitos

exigidos por la Universidad Autónoma

de Occidente para optar al título de

Contador Publico.

Fanery Andrea Hoyos

Jurado

Clara Eugenia Mosquera

Jurado

1

Este trabajo está dedicado principalmente a Dios, que durante toda la carrera me respaldó, guio mi camino y por permitirme un logro más, por darme salud, por su infinito amor y por darme fuerzas para seguir adelante y ayudar a mi familia. Quien me respaldó.

A mis padres, Miriam Guayara, Neftalí Ortiz y a Carlos Mario Flórez, por estar siempre en los momentos que más los he necesitado, por darme el apoyo incondicional para enrumbar mi vida. Por sus consejos, valores y su motivación constante.

A mis profesores, en especial a Amelia Naranjo quien me guio en este proyecto, por las enseñanzas concedidas, por sus colaboraciones, consejos y aportar a mi formación personal y profesional que han conllevado a que sea competitiva ante la sociedad.

Natalia Andrea Ortiz Guayara

2

CONTENIDO

pág.

RESUMEN 11

INTRODUCCIÓN 12

1. DEFINICION DEL PROBLEMA 13

1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 13

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA PRESENTADO 16

2.1.1 Sistematización del problema 16

3. JUSTIFICACION DEL PROBLEMA 17

3.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA 17

3.1.1 Justificación practica 17

3.1.2 Justificación profesional 17

4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 19

4.1 OBJETIVO GENERAL 19

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRESENTADOS 19

5. MARCOS DE REFERENCIA 20

5.1 MARCO CONTEXTUAL 20

5.1.1 Misión 23

5.1.2 Visión 23

3

5.2 MARCO LEGAL 24

5.3 MARCO CONCEPTUAL 27

5.3.1 Activos fijos 27

5.3.2 Control Interno 29

5.3.3 Control Interno de los Activos Fijos 30

5.3.4 Manual de Procedimientos 33

5.4 MARCO TEORICO 35

5.4.1 Riesgos generados en la empresa: 35

5.4.2 coso 2013 36

5.4.3 Matriz de riesgo 40

6. DISEÑO METODOLÓGICO 41

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 41

6.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN 41

6.2.1 Descriptiva 41

6.2.2 Exploratoria 42

6.2.3 Explicativa 42

6.3 TECNICA DE INVESTIGACIÓN 42

6.4 FUENTES DE INVESTIGACIÓN 42

6.4.1 Fuentes primaria 42

6.4.2 Fuentes secundarias 43

7. DESCRIBIR EL PROCESO ACTUAL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS, SU ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONAL. 44

7.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE COMESTIBLES ALDOR SAS 44

4

7.1.1 Área administrativa y financiera 44

7.1.2 Área de compras y abastecimiento 45

7.1.3 Área de producción 45

7.1.4 Área contabilidad 45

7.2 PROCEDIMIENTO ACTUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS 45

7.3 IDENTIFICACION DE FALENCIAS EN EL PROCEDIMIENTO ACTUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS 48

8. ANÁLISIS Y ELABORACIÓN DE UNA MATRIZ DE RIESGOSOBRE EL PROCESO ACTUAL DE LOS ACTIVOS FIJOS. 52

8.1 MATRIZ DE RIESGO Y CONTROLES DEL PROCESO DE ACTIVOS FIJOS 59

9. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOSACTIVOS FIJOS DE COMESTIBLES ALDOR SAS. 51

9.1 INTRODUCCIÓN 51

9.2 OBJETIVO 51

9.2.1 Objetivos específicos. 51

9.3 ALCANCE 52

9.4 ÁMBITO DE APLICACIÓN 52

9.5 POLÍTICAS CONTABLES PARA EL USO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA COMPAÑÍA. 52

9.6 MECANISMOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN 54

9.7 RESPONSABLES 55

9.7.1 Sección de activos fijos 55

9.7.2 Jefes de departamento 56

9.7.3 Responsables de los bienes. 56

5

9.8 DESARROLLO DE LOS PROCESOS 57

9.8.1 Proceso de adquisición de activos fijos. 57

9.8.2 Proceso de traslado del activo fijo. 61

9.8.3 Procedimiento de baja de activos fijos. 62

9.8.4 Inventario físico anual 67

9.8.5 Consultas y actualización 67

9.8.6 Información y Comunicación 67

9.8.7 Monitoreo 67

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 68

REFERENCIAS 70

ANEXOS 71

6

LISTA DE FIGURAS

pág.

20

22

22

23

23

Figura 1. Panorama Económico en el Valle del Cauca

Figura 2. Ubicación geográfica Comestibles Aldor SAS

Figura 3. Marcas Productos Aldor (Chupetes)

Figura 4. Marcas Productos Aldor (gomas y caramelos masticables)

Figura 5. Logotipo Comestibles Aldor S.A.S

Figura 6. Tabla de ponderación

Figura. 7. Organigrama

44

47

7

LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1. Componentes y principios coso 2013 38

Tabla 2. Que es una matriz de riesgo. 40

Tabla 3. Cuestionario procedimiento actual del manejo de los activos fijos 48

Tabla 4. Fortalezas y debilidades del proceso actual 51

Tabla 5. Cuestionario coso 2013 52

Tabla 7 Probabilidades 56

Tabla 8 Impactos 56

Tabla 9 Criterios de evaluación 56

Tabla 10 Tipos de control 57

Tabla 11 Matriz de riesgo proceso de activos fijos. 59

Tabla 12. Proceso de adquisición de Activos Fijo 57

Tabla 13. Proceso de Traslado de Activos Fijos 61

Tabla 14. Proceso de baja de Activos Fijos 63

8

LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Formato adquisición de activos fijos 71

Anexo B. Acta de entrega de activos fijos 72

Anexo C Tarjeta responsabilidad de activos fijos 73

Anexo D Formato traslado de activos fijos 74

Anexo E Formato baja de activos fijos 75

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GLOSARIO

ACTIVOS FIJOS: también llamado inmovilizado o estructura sólida de la empresa, comprende aquel conjunto de elementos patrimoniales destinados a servir de forma duradera en la actividad de esta, su duración es superior a un año.

BIENES: se refiere a cualquier cosa ya sea tangible o intangible que tiene objeto de derecho y es útil para el hombre de forma directa o indirectamente.

BIENES INMUEBLES: son todos aquellos bienes que no pueden moverse de un lugar a otro, por ejemplo: edificios.

BIENES MUEBLES: son todos aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, sin perder su integridad.

EDIFICIOS: representa las edificaciones en las cuales la compañía desarrolla su actividad económica y la cual debe ser reconocida de manera separada del terreno donde se asienta.

EQUIPO DE CÓMPUTO: representa el costo de adquisición de los equipos de computación para el desarrollo de sus actividades de sistematización.

EQUIPO Y MUEBLES DE OFICINA: representa el costo del equipo electrónico y mobiliarios propiedad de la compañía, con el cual desarrolla principalmente sus actividades administrativas.

MANTENIMIENTO: conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente.

MANUAL DE CONTROL INTERNO: manual que comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos establecidos o diseñados por la dirección de una entidad, con el fin de alcanzar los objetivos marcados a los sistemas de información contable, en consonancia con los fines generales y la planificación aprobada por la entidad. En términos generales los manuales de control interno pretenden asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones de la empresa.

MAQUINARIAS Y EQUIPOS: incluye el costo de adquisición y demás costos atribuibles a la puesta en marcha de la maquinaria o equipo de la entidad.

VEHÍCULOS: representa el costo de adquisición de los equipos de movilización destinados a contribuir con la producción y comercialización del inventario.

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RESUMEN

Un manual de control interno establece la metodología a seguir para el correcto manejo y funcionamiento de los activos fijos dentro de una empresa. Se ha tomado como caso en particular la compañía Comestibles Aldor SAS ubicada en Acopi, Yumbo, ya que, debido a su acelerado crecimiento en los últimos años, los empleados de la misma no conocen a cerca de políticas y procedimientos adquisición, mantenimiento, traslado y baja de los activos fijos.

El objetivo principal de este proyecto es proponer un manual de procedimientos, el cual contenga todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones y procedimientos de distintas operaciones o actividades que se realizan dentro de la compañía Comestibles Aldor SAS con relación a los activos fijos y que servirá como guía para las demás empresas que se dediquen a esta actividad.

Palabras claves: Activos fijos, manual de procedimientos, control interno, adquisición, mantenimiento, traslado y baja de activos fijos.

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INTRODUCCIÓN

El Control Interno y el marco del COSO 2013 buscan que las empresas desarrollen y mantengan efectiva y eficientemente sus sistemas de control que ayuden en el proceso de adaptación a los cambios, cumplimiento de los objetivos de la empresa, mitigación de los riesgos a un nivel aceptable, y apoyo a la toma de decisiones y al gobierno.

Hoy en día el control interno es una de las preocupaciones que existen en las empresas públicas y privadas, se han visto casos de empresas que se han ido a la quiebra por no contar con un control interno que les permita que la empresa desarrolle sus actividades con eficiencia para el logro de sus objetivos trazados.

Es por este motivo que surgió la idea de realizar una investigación de este tema para recabar información y poder ejecutar un Manual de Políticas y Procedimientos dirigido a la propiedad, planta y equipo, considerando que este rubro es muy representativo para todas las organizaciones que son manufactureras, porque es a partir de este rubro que permite la realización de su actividad económica.

Se considera que un manual de procedimientos permite a los directivos a incrementar el control de sus empresas para mejorarla, en este caso incrementar el control de su propiedad, planta y equipo, por ende, este Manual de Políticas y Procedimientos es una herramienta que los directivos de la empresa Comestibles Aldor S.A. deben tomar en cuenta para mejorar el control de los bienes que poseen, logrando con ello la optimización de sus recursos y obteniendo información real y oportuna.

La elaboración del presente Manual contiene los procesos internos que son ejecutados de manera habitual por los trabajadores de la entidad, siendo estos la Adquisición, Ingresos, Transferencias internas y Bajas de la propiedad, planta y equipo.

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1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Las organizaciones actuales a nivel mundial se desempeñan dentro de un contexto de cambio constante, debido a la presencia de nuevos retos; por lo que el control interno es parte fundamental tanto en los asuntos contables, financieros y de vigilancia.

Dentro del mundo de los negocios, cada vez es mayor la necesidad de contar con un manual, sobre todo un Manual Procedimientos que le permitan formalizar los sistemas de trabajo y así poder mantener el liderazgo y su competitividad. “Los Manuales son a la organización, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos limitaría la(s) carga(s) y el número de pisos que el edificio podría soportar” (Alvarez, 1996)

En nuestro país, empresas de diferentes tipos de negocio han tenido que enfrentarse a crisis por diferentes factores tanto internos como externos, uno de los factores internos es el mal manejo de sus activos fijos, al no contar con políticas y procedimientos establecidos de manera formal.

Los Activos Fijos son considerados los recursos propios de una empresa, por lo que es necesario que exista un sistema de control interno, son los que permiten generar utilidades, ya que, sin propiedad, planta y equipo una empresa manufacturera no podría realizar sus actividades operacionales.

“La importancia que tiene un sistema de control interno en una empresa se ha incrementado, debido a lo práctico que es medir la eficiencia y productividad al momento de implementarlas” (Cabrera y Ortega , 2013), cabe recalcar que las empresas que tienen un control interno en sus operaciones les permite proteger sus activos contra situaciones fraudulentas, robos y el mal uso de los recursos.

COMESTIBLES ALDOR S.A no cuenta con un buen control interno sobre sus activos fijos, si bien es cierto si hay registro cuando se realiza la compra del bien, pero no hay registro de salida cuando un bien es enviado a la planta en Suráfrica, esto ocasiona el desconocimiento de la ubicación exacta del activo fijo.

La empresa por muchos años ha venido teniendo estos problemas, el deficiente control interno, la falta de toma física de los activos fijos, la falta de políticas y

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procedimientos para todo el proceso que conlleva la compra nueva de un activo fijo, desde la cotización del bien hasta la recepción de las facturas en el departamento de Activos Fijos quienes son los encargados de entregar la orden de compra para su respectivo ingreso; un activo Fijo son todos los bienes o derechos que están siendo usados en el proceso de producción o en el proceso de ventas si se trata de empresas comerciales, y no deben ser Destinados para la venta.

El presente trabajo permitirá a la empresa COMESTIBLES ALDOR S.A contar con un eficiente sistema de control interno y un manual de procedimientos para la identificación y registro de propiedad, planta y equipo, que servirá para conocer el patrimonio real que poseen la entidad y les permitirá tomar decisiones oportunas para beneficio de la entidad.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En 1991 Aldor es fundada en Cali por la Familia Aljure – Dorronsoro y Comienza su proceso productivo con una capacidad de 5 toneladas por día de chupetes y caramelos duros, también Comienza a exportar a Panamá, Ecuador y Haití y consigue entrar a nuevos mercados como República Dominicana, Costa Rica y Estados Unidos durante los siguientes años; además de esto la compañía empieza a participar en ferias internacionales como Candy Expo, ISM, entre otras.

A mediados de los años 90, hace importantes inversiones en tecnología adquiriendo modernos equipos, y a partir del año 2000 Aldor gana participación en el mercado colombiano y empieza la construcción de una nueva planta de producción con un área de 28.000m2 que para el año 2002 se encuentra totalmente lista y hacen efectivo su traslado a esta nueva planta, permitiendo un incremento de su capacidad productiva en un 50% y alcanzando una producción de 160 Tons/ día; el cual por su gran producción Aldor toma la decisión de realizar alianzas con grandes compañías multinacionales tales como Ambrosoli en Chile, para ayudar a incrementar su distribución en dicho país.

Partiendo de su acogida en el mercado colombiano y su alto nivel de exportación, deciden tener un Centro de Producción en Johannesburgo, Sudáfrica con 2 líneas de chupetes el cual se producía 23 tons/día (470 tons/mes), el cual para ese momento se consolida en la posición de líderes.

En Colombia para seguir fortaleciendo el negocio, Aldor adquiere una alianza la cual es llamada “Unidad de Negocios AJ” (Alianza y Aldor) para llegar de manera directa al Canal Tradicional del mercado; y por último en el 2016 se abrieron nuevos mercados en Centro América, áfrica y Europa, incrementando su producción y por consiguiente su aumento de exportaciones.

A lo largo del crecimiento constante de la organización y debido a lo importante que se han convertido las propiedades, plantas y equipos en la misma para el desarrollo de sus actividades, se han generado conflictos con respecto al control de estos, ya que desde su fecha de inicio hasta la apertura de sus nuevas plantas en Colombia y en Suráfrica, no se cuenta con un manejo eficiente de sus propiedades, es decir, no dispone de un manual de procesos y procedimientos que no solo describa la situación actual, sino que establezca las actividades por cada sección, el procedimiento, la responsabilidad de las partes, el mapa de riesgos de control y las acciones que habrá de ejecutarse a fin de lograr una mayor efectividad en las tareas.

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En cuanto a la problemática que se ha identificado en la investigación, se hace necesaria una propuesta de un manual de procedimientos para la identificación y registro de propiedad, planta y equipo en la empresa Comestibles Aldor S.A, el mismo que contribuya al mejoramiento del control interno de sus activos.

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA PRESENTADO

¿Cuáles son los procedimientos de control interno adecuados para la identificación y registro de la propiedad planta y equipo que den cumplimiento a los objetivos en COMESTIBLES ALDOR SA, en Cali, 2018?

2.1.1 Sistematización del problema

¿Cómo se podrá establecer un diagnóstico de la situación actual de la empresa ylos procesos de adquisición, control y disminución de propiedad, planta y equipo?

¿Cuáles son las herramientas para mejorar los procesos de control de los activosfijos?

¿Como contribuirá el manual de procedimientos en la empresa COMESTIBLESALDOR S.A.?

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3. JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

Este trabajo de investigación está orientado a la elaboración de un manual de procedimientos para la identificación y registro de propiedad, planta y equipo en COMESTIBLES ALDOR S.A., con el fin de que la empresa, pueda llevar un mejor control de su propiedad, planta y equipo, ya que al ser una entidad que su actividad principal depende de estos equipos y que su paralización obstaculiza una producción eficaz, por lo que se generaría grandes pérdidas para la compañía.

3.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

En una empresa es necesario realizar un estudio de control interno que permita descubrir las falencias y así buscar la manera de solucionarlas para beneficio de esta. Se debe tomar en cuentas los aspectos internos como externos ya que pueden ser estas oportunidades, pero también pueden ser amenazas. La presente investigación es de gran interés, ya que, mediante la aplicación de procesos y procedimientos, nos permitirá tener el control de los activos fijos de la empresa, garantizando que los procesos sean eficaces y el cumplimiento de los objetivos planteados por los directivos de la organización.

3.1.1 Justificación practica

La presente investigación se enfoca en primer lugar en realizar un análisis del control interno actual que tiene la empresa con sus activos fijos, una vez establecidas las falencias y las posibles soluciones ponerlas en práctica para mejorar los procesos internos y optimizarlos de la mejor manera. Para COMESTIBLES ALDOR S.A. es importante tener una buena administración de sus activos fijos, ya que son parte esencial de la actividad de la empresa.

Con lo anterior considero que esta investigación va a resultar útil, ya que al analizar los procedimientos actuales se podrá conocer sus falencias y así los directivos de la empresa podrán tomar las mejores decisiones para beneficio de esta.

3.1.2 Justificación profesional

La profesión de contaduría pública sirve directamente a la sociedad siendo mediadora entre esta y las organizaciones económicas. Esta forma de servir no se restringe únicamente al ejercicio profesional en sí, sino también al trabajo del contador público como investigador a fin de mejorar la competitividad de su

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profesión y de servir de manera más acuciosa a la sociedad en general. Finalmente, el desarrollo de este trabajo servirá de apoyo a otros estudiantes que estén realizando trabajos a fines con este tema y a la empresa COMESTIBLES ALDOR S.A. si desea implementar las soluciones que se darán al final del trabajo de investigación, con el fin de mejorar sus operaciones internas y optimizar los recursos propios que son los que ayudan a generar utilidades.

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4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

4.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer un manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad, planta y equipo que permita el cumplimiento de los objetivos en COMESTIBLES ALDOR S.A, en Cali, 2018.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRESENTADOS

Evaluar información de la empresa y del proceso de adquisición, control y disminución de propiedad, planta y equipo para establecer un diagnóstico de la situación actual.

Elaborar una matriz de riesgos para la identificación de situaciones con mayor probabilidad de impacto en el área de activos fijos.

Presentar la propuesta de manual de procedimientos a la empresa como resultado final de la investigación.

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5. MARCOS DE REFERENCIA

5.1 MARCO CONTEXTUAL

Santiago de Cali, es un municipio colombiano, capital del departamento del Valle del Cauca. Es la tercera ciudad más poblada de Colombia. Está situada en la región Sur del Valle del Cauca, entre la cordillera occidental y la cordillera central de los Andes. La ciudad forma parte del Área Metropolitana de Cali, junto con los municipios aledaños a esta. Fue fundada el 25 de julio de 1536 por Sebastián de Belalcázar, lo que la convierte en una de las ciudades más antiguas de América.

Figura 1. Panorama Económico en el Valle del Cauca

De “Economía de la región creció 3,1% durante el primer trimestre”, por X González, 2018, recuperado de https://www.larepublica.co/especiales/especial-valle-del-cauca/economia-de-la-region-crecio-31-durante-el-primer-trimestre-2754719.

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“Diversos indicadores muestran que la actividad productiva de Cali y el Valle del Cauca tienen una destacada dinámica de crecimiento en lo corrido de 2018. Según el Indicador Mensual de Actividad Económica (Imae), elaborado de manera conjunta por la Pontificia Universidad Javeriana Cali y el Banco de la República, se estima que, en el primer trimestre de 2018, la economía del Valle creció alrededor de 3,1% en comparación con el mismo trimestre del año anterior.

En ese sentido, el mejor desempeño regional fue impulsado por la rama agropecuaria, la construcción, la financiera y la industria. El comercio se recuperó levemente frente a los resultados observados en 2017, según indicó el Boletín Económico Regional Suroccidente del Banco de la República.

En lo que respecta al comercio exterior, según información de la Cámara de Comercio de Cali, el valor de las exportaciones del Valle del Cauca creció 9,5% en los primeros cinco meses de 2018 frente al mismo periodo de 2017, al pasar de US$712 millones a US$779 millones.

El sector con mayor participación en las exportaciones en enero-mayo de 2018 fue el agroindustrial (27,2%), seguido de la industria básica (26,3%) y la llamada industria liviana. Así mismo, el valor de las ventas externas del departamento creció con siete de los 10 principales socios comerciales entre enero y mayo, China (209,8%), Brasil (141,8%) y Ecuador (26,7%) fueron los destinos que tuvieron mayor dinamismo. En contraste, Venezuela (-13,6%), EE. UU. (-3,7%) y Perú (1,1%), que registraron una disminución”. (González, 2018)

La empresa COMESTIBLES ALDOR S.A, es una sociedad por acciones simplificadas matriculada el jueves 24 de mayo de 1990 en la Cámara de Comercio de Cali. Esta empresa se dedica principalmente a la elaboración de cacao, chocolate y productos de confitería; Además, está ubicada en Cali, en la vía Acopi Yumbo, Calle 15 # 28 – 75 siendo esta parte de la comuna 2.

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Figura 2. Ubicación geográfica Comestibles Aldor SAS

Adaptado de Google Maps (s.f.). (Ubicación geográfica Comestibles Aldor SAS), recuperado de https://www.google.com/maps/place/Comestibles+Aldor

COMESTIBLES ALDOR es una compañía colombiana con presencia en más de 60 países, el cual tiene 2 plantas de producción en Colombia y Sudáfrica, con alianzas estratégicas basadas en la confianza y el respeto, también tienen un portafolio diversificado basado en nuestra capacidad de innovación con marcas como Pin Pop y Yogueta, Frunas, una de las marcas más queridas en Colombia. Y manteniendo siempre un ambiente de trabajo dinámico y multicultural.

Figura 3. Marcas Productos Aldor (Chupetes)

Marcas de productos Aldor (s.f.). chupetes. Recuperado de http://www.aldoronline.com/colombia/

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Figura 4. Marcas Productos Aldor (gomas y caramelos masticables)

Marcas de productos Aldor (s.f.). gomas y caramelos masticables. Recuperado de http://www.aldoronline.com/colombia/

5.1.1 Misión

Conocer profundamente el mercado para desarrollar un portafolio diversificado de productos deliciosos y sorprendentes basados en nuestra capacidad de innovación. Conectarnos emocionalmente con el consumidor a través de la marca ALDOR y la de sus productos, siempre disponibles y al alcance de todos, en los países definidos como estratégicos, mediante nuestra capacidad de ejecución eficiente en toda la cadena de valor. Construir valor para los accionistas, clientes, colaboradores y proveedores, en forma responsable y sostenible.

5.1.2 Visión

Momentos Dulces, Deliciosos y Memorables.

Figura 5. Logotipo Comestibles Aldor S.A.S Quienes somos (s.f.). Logotipo comestibles Aldor. Recuperado de http://www.aldoronline.com/colombia/

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5.2 MARCO LEGAL

Norma Internacional de Contabilidad Nº 16

Inmovilizado material

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable del inmovilizado material, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en su inmovilizado material. Así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado material son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.

Alcance

Esta Norma se aplicará en la contabilización de los elementos de inmovilizado material, salvo cuando otra Norma Internacional de Contabilidad exija o permita un tratamiento contable diferente. Esta Norma no será de aplicación a:

(a) el inmovilizado material clasificado como mantenido para la venta de acuerdocon la NIIF Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividadesinterrumpidas;

(b) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41Agricultura);

(c) el reconocimiento y valoración de activos para exploración y evaluación (véasela NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales); o

(d) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural yrecursos no renovables similares.

Reconocimiento

Un elemento de inmovilizado material se reconocerá como activo cuando:

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(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y

(b) el coste del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.

Norma Internacional de Contabilidad N.º 38

Activos Intangibles

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios.

La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos intangibles, y exige revelar información específica sobre estos activos.

Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física.

Reconocimiento y Medición

El reconocimiento de una partida como activo intangible exige, para la entidad, demostrar que el elemento en cuestión cumple:

(a) la definición de un activo intangible y

(b) el criterio de reconocimiento

Este requerimiento se aplicará a los costos soportados inicialmente, para adquirir o generar internamente un activo intangible, y para aquéllos en los que se haya incurrido posteriormente para añadir, sustituir partes del mismo o realizar su mantenimiento.

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Un activo es identificable si:

(a) es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la entidady vendido, transferido, dado en explotación, arrendado o intercambiado, ya seaindividualmente o junto con un contrato, activo identificable o pasivo con los queguarde relación, independientemente de que la entidad tenga la intención de llevara cabo la separación; o

(b) surge de derechos contractuales o de otros derechos de tipo legal, conindependencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidado de otros derechos y obligaciones.

Un activo intangible se calculará primeramente por su costo.

El precio de un activo intangible Recuperado forma autónoma alcanza:

(a) el costo de compra, contenidos los aranceles de importación y los impuestos norecuperables que reincidan sobre la compra, posteriormente de derivar las rebajascomerciales y las rebajas; y

Vida útil es:

(a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o

(b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener delmismo por parte de una entidad.

Una entidad evaluará si la vida útil de un activo intangible es finita o indefinida y, si es finita, evaluará la duración o el número de unidades productivas u otras similares que constituyan su vida útil. La entidad considerará que un activo intangible tiene una vida útil indefinida cuando, sobre la base de un análisis de todos los factores relevantes, no exista un límite o a lo largo del cual el activo se espera que el activo genere entradas de flujos netos de efectivo.

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5.3 MARCO CONCEPTUAL

5.3.1 Activos fijos

5.3.1.1 Definición

Son los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de utilizarlos hasta el final de su vida útil, para la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para ser usados por el dueño, que no están destinadas a la venta en el curso normal de las operaciones y cuya vida útil supere un ejercicio económico (Junta de Normas Internacionales de Contabilidad, 2014).

5.3.1.2 Características

Para que un bien sea considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes características:

Debe ser un bien tangible.

Debe tener una vida útil que supere un ejercicio económico.

Debe ser utilizado en la producción o suministro de bienes y servicios, para serarrendadas a terceros o por fines administrativos.

No debe estar destinado para la venta en el curso normal de las operaciones dela compañía.

Es importante destacar que la clasificación de un bien como activo fijo depende del tipo de negocio que desarrolla la compañía y del uso que se le da al activo, es decir, lo que para algunas compañías puede ser propiedad, planta y equipo, para otras puede ser propiedades de inversión.

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5.3.1.3 Clasificación de los activos fijos

Los activos fijos se clasifican en dos grupos:

Activos no depreciables

Son activos que por su naturaleza no suelen sufrir de perdida ni desgate al ser utilizados en la producción de bienes y servicios. Generalmente, poseen una vida útil ilimitada o en su defecto no se encuentran en operación debido a que no se encuentra finalizado el activo.

Activos depreciables

Son activos que son utilizados en la producción de bienes y servicios pierden su valor debido a que su valor por factores naturales o al volverse obsoletos debido al avance tecnológico.

5.3.1.4 Depreciación

La depreciación es reconocimiento del desgate del activo por su uso continuado en las operaciones de la empresa, a través de una distribución sistemática del importe depreciable, es decir, del costo de activo menos su valor residual, a lo largo de su vida útil (Junta de Normas Internacionales de Contabilidad, 2014).

Método de depreciación

El método de depreciación utilizado por la compañía tiene como objetivo reflejar el patrón al cual se espera que los beneficios económicos futuros del activo sean consumidos por parte de la entidad.

Un detalle de los métodos de depreciación aceptados por Normas Internacionales de Contabilidad 16 – Propiedad, planta y equipos, son como siguen:

Método lineal: Consiste en la distribución del importe depreciable del activo enpartes iguales a lo largo de su vida útil.

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La fórmula del método de depreciación lineal es la siguiente:

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 ℎ𝑖sto𝑟𝑖𝑐𝑜−𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑟𝑒𝑠𝑖𝑑𝑢𝑎𝑙

𝐴ñ𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑑𝑎 ú𝑡𝑖𝑙

Método decreciente: Se distribuye en función del saldo del elemento dará lugar a un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil.

Método de unidades de producción: Se distribuye el importe depreciable basado en la utilización o producción esperada.

5.3.2 Control Interno

5.3.2.1 Definición

Es un proceso ejecutado por el Consejo de Directores, la administración y otro personal de la compañía, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías (Mantilla, 2005):

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración (Santillana, 2001)

30

En este proyecto, se va a reafirmar la definición de Samuel Mantilla, que indica que el control interno contribuye a la consecución de los objetivos de la compañía, mediante un proceso ejecutado por la alta administración.

Importancia

La importancia del control interno radica en lograr la exactitud de las transacciones y la preparación de información financiera confiable. Sin importar el tamaño de la empresa, se realizan un sin número de transacciones y numerosos juicios. Sin los controles apropiados que aseguro el correcto registro de las transacciones, la información financiera resultante podría afectar la habilidad de la gerencia para tomar decisiones debido que la información financiera no es confiable.

Una estructura de control interno eficaz (conocida también como sistema de control interno o, simplemente, como control interno) es integral y completa e involucra al personal de toda la organización, incluyendo muchas personas que no se consideran con responsabilidades contables o de control.

También involucra a aquellos que mantienen los registros contables, preparan y distribuyen políticas, o monitorean sistemas. Finalmente, involucra a los miembros de la junta directiva y de los comités de auditoría, cuya principal responsabilidad es supervisar el proceso de reporte de información financiera.

5.3.3 Control Interno de los Activos Fijos

5.3.3.1 Importancia

Es muy común encontrar empresas que prestan una mayor atención a identificar controles que mitiguen riesgos asociados a fraude o error en las cuentas que consideran vitales en los estados financieros, como lo son inventarios y cuentas por cobrar puesto que de ellas depende el óptimo funcionamiento de la empresa (Deloitte, 2008).

5.3.3.2 Responsabilidad del control

El tamaño y la estructura de la empresa influyen de manera significativa en la determinación de a quien le corresponde la responsabilidad del control de los activos fijos.

31

Normalmente, en las compañías medianas o pequeñas, la responsabilidad del control de las propiedades, plantas y equipos recae en el departamento contable, quien no responde de una forma adecuada en el control de estos activos, pues solo se limita a registrar contablemente las adquisiciones, las bajas ocurridas durante el periodo y al prorrateo sistemático de la depreciación de acuerdo con la vida útil establecida por expertos internos.

Actualmente, con el crecimiento que han experimentados las industrias a nivel nacional y a nivel internacional, el control de los activos fijos se hace más necesario con el pasar del tiempo, es por esta razón que se considera apropiado que la alta gerencia se haga responsable de este flujo de transacción significativa para cualquier organización.

Los beneficios que la alta administración de la compañía sea este el Gerente General o en su defecto el Gerente Administrativo se haga cargo del control de las propiedades, plantas y equipos son las siguientes:

Determinar la inversión requerida de forma real y oportuna.

Controlar y registrar adecuadamente la vida útil y la depreciación de los activos.

Manejar de manera eficiente la negociación de las primas de seguro con las compañías aseguradoras, debido que se conocerá el estado real de las propiedades, plantas y equipos.

Evitar pérdidas por el deterioro acelerado de los activos productivos al conocer su estado físico y ubicación de forma permanente.

Inicio del control

La planificación del proceso de control de las propiedades, plantas y equipos es el paso inicial al evaluar la situación actual de la entidad con respecto a la manera de manejar sus activos de capital.

Para diseñar una adecuada planificación es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Realizar la toma física y etiquetado de los activos.

Definir los custodios en base a las actividades que desarrolla la persona en elorganigrama de la compañía.

En base a la información disponible, identificar la ubicación de los activos ainventariar.

Planificar la necesidad de recursos (capital humano, presupuesto).

Elaborar el cronograma de ejecución de la toma física

Conciliación contable

Adicional al levantamiento de la base de datos de los activos de la empresa es necesario realizar el proceso de conciliación contable que consiste en relacionar el costo de adquisición del activo con los documentos de adquisición de este.

Este proceso incluye la identificación y análisis del nivel de conciliación de los registros contables correspondientes a las propiedades, planta y equipos susceptibles de ser inventariados con el analítico de la empresa.

Mantenimiento del sistema de control de la empresa

Debido al comportamiento normal que tienen las propiedades, planta y equipos en la compañía, durante los periodos posteriores a la toma física se pueden presentar los siguientes movimientos: adquisiciones, ventas, bajas, transferencias.

Por lo tanto, para tener actualizado el sistema de control de los activos fijos, se debería efectuar los respectivos registros donde se incluya como mínimo las características descritas en puntos anteriores.

Adicionalmente, todos los movimientos deben realizarse siempre y cuando cuenten con lo siguiente:

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Documentos pre numerado a utilizar en cada movimiento.

Las firmas de preparación y autorización por los niveles adecuados.

Como los activos fijos permanecen en la compañía por un tiempo considerable de tiempo, por tanto, es necesario que se diseñe un manual de procedimientos a fin de identificar los flujos de cada movimiento de los activos para unificar criterios respecto a los controles implementados debido a que el sistema será manejado por varias personas a lo largo de la vida de la compañía.

Tomas físicas constantes

Si bien es cierto, una toma física inicial, un manual de procedimientos y una actualización oportuna de propiedades, plantas y equipos son la base de un buen sistema de control de propiedades, plata y equipos; es de vital importancia que la Gerencia encargada, que puede ser la Gerencia Administrativa o la Gerencia Financiera, realice tomas físicas rotativas parciales o tomas físicas totales cada cierto tiempo.

5.3.4 Manual de Procedimientos

5.3.4.1 Definición

Las organizaciones competitivas son organizadas y buscan utilizar medios que les permitan realizar sus operaciones de la mejor manera por lo que se puede concebir que un manual es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos, o más de ellas. Incluye además de los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisamente su responsabilidad y participación.

Se constituye por lo tanto en un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí.

Los manuales se desarrollan para tener un control de las actividades u operaciones de los procedimientos administrativos y operativos y cumplir de esta manera con las exigencias establecidas por la ley.

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Este documento denominado el manual se transforma en el medio para la realización de una función o actividad dentro de una organización y permiten al personal cumplir con su trabajo.

5.3.4.2 Tipos de manuales

Los manuales se aplican en la mayor parte de empresas, sin embargo, estos no son iguales en todas pues se deben acoger a sus necesidades y al tipo de empresa, así:

Por su contenido

Por su función especifica

Por su alcance

Por su naturaleza

En un manual de procedimientos deben de quedar reflejados únicamente los aspectos estrictamente necesarios para la consecución de los objetos y para la ejecución de los controles. Así pues, se especificará entre otras:

Organigrama funcional y jerárquico de la entidad, desglosado en su máximo nivel(rango, puesto, departamento, entre otros)

Definición de los procedimientos por ciclos de negocios y áreas administrativascontables (compras, tesorería, ventas, bancos, clientes, almacén)

Especificación de las normas a tener en cuenta por ciclos o áreas en cuanto a:

o Competencias

o Autorización

o Proceso administrativo del circuito de información

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o Contabilización

o Procedimientos y políticas

5.4 MARCO TEORICO

El riesgo empresarial es un elemento de incertidumbre en las empresas. El riesgo empresarial es una apuesta sobre el futuro, es decir, una amplitud de rangos en los que se mueven los resultados de las empresas, en función de factores internos y externos de la empresa y la economía nacional e internacional.

La gestión de riesgos empresarial debe estar articulada con el direccionamiento estratégico de la organización, es decir, su visión, misión, objetivos estratégicos, sistema de gestión de calidad y proyectos para lograr una máxima generación de valor para sus accionistas.

5.4.1 Riesgos generados en la empresa:

No sistemáticos: Riesgos propios y específicos de cada empresa que puedenafectar procesos, recursos, clientes o imagen

Riesgo de reputación: Desprestigio de la organización, que acarrea pérdida decredibilidad y confianza del público, por fraude, insolvencia, conducta irregular deempleados, rumores o errores cometidos en la ejecución de alguna operación

Riesgo estratégico: Tiene que ver con pérdidas ocasionadas por definicionesestratégicas inadecuadas o errores en el diseño de planes, programas, estructura,integración del modelo de operación con el direccionamiento estratégico, asignaciónde recursos, estilo de dirección; además de ineficiencia en la adaptación a loscambios constantes del entorno empresarial

Riesgo operativo: Consiste en la posibilidad de pérdidas ocasionadas en laejecución de procesos y funciones de la empresa, por fallas en procesos, sistemas,procedimientos, modelos o personas

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Riesgo financiero: Los riesgos financieros impactan la rentabilidad, ingresos ynivel de inversión, pueden provenir no solo por decisiones de la empresa, sino porcondiciones del mercado, ellos son:

Riesgo de mercado, tiene que ver con fluctuaciones de las inversiones en bolsade valores; también hacen parte de este las fluctuaciones de precio de insumos yproductos, la tasa de cambio y las tasas de interés

Riesgos legales: Se refieren a pérdidas en caso de incumplimiento de lacontraparte en un negocio, sumado a la imposibilidad de exigir jurídicamente lasatisfacción de los compromisos adquiridos. También se puede presentar alcometer algún error de interpretación jurídica u omisión en la documentación, o enel incumplimiento de normas legales o disposiciones reglamentarias que puedanconducir a demandas o sanciones.

Riesgos tecnológicos: Son generados por el uso de tecnología, con virusinformáticos, vandalismo puro o de ocio en las redes informáticas, fraudes,intrusiones de hackers, colapso de las telecomunicaciones que puede generar dañode información o interrupción del servicio. También incluyen la actualización ydependencia de un proveedor, o de tecnología específica, bien sea en el campoinformático, medico, de transporte u otras áreas

Riesgos laborales: Los riesgos laborales, como accidentes de trabajo yenfermedades profesionales, pueden ocasionar daños a las personas y a la mismaorganización. Un accidente de trabajo puede producir lesiones orgánicas, invalidez,muerte o una perturbación funcional. La enfermedad profesional, por su parte,puede ser permanente o temporal, consecuencia del trabajo desempeñado o delmedio en el cual se realizan las funciones. Existen otros riesgos laborales quesurgen de la relación de la empresa con sus empleados, asociaciones o sindicatos,como huelgas, sabotajes, etc.

Riesgos físicos: Afectan los recursos materiales, como cortocircuitos, explosiones,daños en maquinaria o equipos (por su operación, diseño, fabricación, montaje omantenimiento), deterioro de productos y daño en vehículos.

5.4.2 coso 2013

Proporciona el liderazgo intelectual a través del desarrollo de marcos generales y orientaciones sobre la Gestión del Riesgo, Control Interno y Disuasión del Fraude,

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también está diseñado para mejorar el desempeño organizacional y reducir el alcance del fraude en las organizaciones. (Deloitte, 2015)

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Tabla 1. Componentes y principios coso 2013

Componentes Principios

Ambiente de control La organización demuestra compromiso por laintegridad y valores éticos. El Consejo de Administración demuestra unaindependencia de la administración y ejerce unasupervisión del desarrollo y el rendimiento de loscontroles internos. La Administración establece, con la aprobacióndel Consejo, las estructuras, líneas de reporte ylas autoridades y responsabilidades apropiadasen la búsqueda de objetivos. La organización demuestra un compromiso aatraer, desarrollar y retener personascompetentes en alineación con los objetivos. La organización retiene individuoscomprometidos con sus responsabilidades decontrol interno en la búsqueda de objetivos.

Evaluación de Riesgos La organización especifica objetivos consuficiente claridad para permitir la identificación yvaloración de los riesgos relacionados a losobjetivos. La organización identifica los riesgos sobre elcumplimiento de los objetivos a través de laentidad y analiza los riesgos para determinarcómo esos riesgos deben de administrarse. La organización considera la posibilidad defraude en la evaluación de riesgos para el logrode los objetivos. La organización identifica y evalúa cambios quepueden impactar significativamente al sistema decontrol interno.

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Tabla 1. (Continuación)

Actividades de control La organización elige y desarrolla actividadesde control que contribuyen a la mitigación deriesgos para el logro de objetivos a nivelesaceptables. La organización elige y desarrolla actividadesde control generales sobre la tecnología paraapoyar el cumplimiento de los objetivos. La organización despliega actividades decontrol a través de políticas que establecen lo quese espera y procedimientos que ponen dichaspolíticas en acción.

Información y comunicación La organización obtiene o genera y usainformación relevante y de calidad para apoyar elfuncionamiento del control interno. La organización comunica informacióninternamente, incluyendo objetivos yresponsabilidades sobre el control interno,necesarios para apoyar funcionamiento delcontrol interno. La organización se comunica con gruposexternos con respecto a situaciones que afectanel funcionamiento del control interno.

Actividades de monitoreo La organización selecciona, desarrolla, yrealiza evaluaciones continuas y/o separadaspara comprobar cuando los componentes decontrol interno están presentes y funcionando. La organización evalúa y comunica deficienciasde control interno de manera adecuada aaquellos grupos responsables de tomar la accióncorrectiva, incluyendo la Alta Dirección y elConsejo de Administración, según sea apropiado.

Nota: Componentes y principios coso 2013, de “Marco de referencia para la implementación, gestión y control de un adecuado Sistema de Control Interno” por, G, Y, Ruiz Urquiza, S.C. 2015 Recuperado (https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/risk/COSO-Sesion1.pdf)

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5.4.3 Matriz de riesgo

La Matriz de Riesgos es una herramienta de gestión que permite determinar objetivamente cuáles son los riesgos relevantes para la seguridad y salud de los trabajadores que enfrenta una organización.

Tabla 2. Que es una matriz de riesgo.

¿Para qué sirve? Sirve para analizar el nivel de riesgo presente en los trabajos, para comparar por nivel de riesgo diferentes tareas, para proponer acciones concretas para disminuir los riesgos y para estimar el impacto que estas acciones tendrán sobre el nivel de riesgo de los trabajadores.

¿Cuándo se usa? Se debe utilizar cada vez que se implemente una tarea nueva, cada vez que se cambie un procedimiento y por lo menos una vez al año como parte de la gestión de seguridad para asegurar que no ha habido cambios en el nivel de protección de los trabajadores.

Características Debe ser flexible, sencilla de elaborar y consultar. También debe permitir realizar un diagnóstico objetivo de la totalidad de los factores de riesgo y por último ser capaz de comparar proyectos, áreas y actividades.

Pasos y Componentes

• Se componen de dos vectores, uno de probabilidady otro de impacto, su combinación define el nivel de riesgo de una acción. Para realizar la matriz se debe identificar los riesgos

• Cuando estén definidos los parámetros, seincorpora la información y se valorizarla en los vectores de probabilidad e impacto.

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6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Graterol (2016) define a la investigación de campo o investigación directa es la que se efectúa en su lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos objeto de estudio.

Para este trabajo se tomará como base a la investigación de campo considerada indispensable, la cual se va a realizar en el lugar donde se realizan los hechos, es decir, la empresa Comestibles Aldor.

Esta investigación se apoyará en el uso de diferentes técnicas de investigación como, por ejemplo: cuestionarios, que serán realizadas por el propio investigador, con el fin de recolectar la información necesaria de las propias fuentes, es decir de las personas involucradas de los puntos de producción de la entidad. Luego se analizará los resultados obtenidos con el objetivo de que nos permita llegar a conclusiones oportunas para el desarrollo de la propuesta del Manual de Procedimientos para la propiedad, planta y equipo.

6.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

Para este trabajo se aplicarán tres tipos de investigación (descriptiva, exploratoria y explicativa), que representan el esquema que le da sentido a las actividades que se emprenden para buscar una respuesta al problema y llevar a cabo los objetivos inicialmente planteados.

6.2.1 Descriptiva

La investigación descriptiva está encaminada a detallar la situación actual de la variable que será estudiada, y todo lo relacionado a la misma; vinculando esto con el tema de investigación, al aplicar este tipo de investigación se busca conocer como es el manejo de la propiedad, planta y equipo de la empresa Comestibles Aldor S.A, cuando y donde se llevan a cabo los procesos y quienes están involucrados.

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6.2.2 Exploratoria

La investigación exploratoria busca involucrar al investigador a los procesos vinculados con la variable identificada, y en este trabajo se aplica con el fin de dar seguimiento a los procesos relacionados con propiedad, planta y equipo de la empresa Comestibles Aldor S.A, y ampliar la visión actual respecto a los problemas existentes.

6.2.3 Explicativa

La investigación explicativa busca establecer las causas de un problema, dentro de este trabajo, es importante conocer las causas de las falencias existentes en los procesos relacionados con propiedad, planta y equipo de la empresa objeto de estudio.

6.3 TECNICA DE INVESTIGACIÓN

Consiste en la realización de las operaciones a las que el investigador someterá los datos con la finalidad de alcanzar los objetivos del estudio.

Entre las técnicas que serán utilizadas en la presente investigación para llegar a la propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos para los Activos Fijos y de esta manera llegar al objetivo general del estudio, son el cuestionario y la matriz de riesgo.

6.4 FUENTES DE INVESTIGACIÓN

6.4.1 Fuentes primaria

El cuestionario es una herramienta de investigación que consiste en una serie de preguntas y otras indicaciones con el propósito de obtener información de los consultados. El cuestionario se utilizó en los trabajadores de la empresa Comestibles Aldor S.A., con el fin de obtener información requerida para poder estudiar y analizar los procedimientos actuales que tiene con respecto en el manejo de los activos fijos de la entidad.

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La matriz de riesgo es una herramienta de gestión que permite determinar objetivamente cuáles son los riesgos relevantes que enfrenta una organización. Esta matriz se utilizará para identificar los riesgos existentes en el manejo de los activos fijos de Comestibles Aldor S.A., para que la investigadora pueda conocer las debilidades pueda generar como estrategia la implementación de un manual de procedimientos para los activos fijos.

6.4.2 Fuentes secundarias

La información que proporcione la empresa, tal como la estructura organizacional, políticas internas, entre otros documentos que certifiquen el cumplimiento de los procesos que se llevan a cabo para el manejo de la propiedad, planta y equipo.

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7. DESCRIBIR EL PROCESO ACTUAL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS, SUESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONAL.

7.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE COMESTIBLES ALDOR SAS

Según este organigrama se hará un análisis de cada una de las áreas que intervienen en el proceso para la propiedad planta y equipo.

Figura 6. Organigrama Comestibles Aldor S.A.S

7.1.1 Área administrativa y financiera

Se encarga de administrar claramente los recursos de la empresa tanto materiales como humanos, con el fin de definir procesos; también en esta área se analizan las posibles alternativas de compra del activo fijo, esto para determinar cuál es la más adecuada e incluirlo en el presupuesto.

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7.1.2 Área de compras y abastecimiento

Se encarga de mantener y garantizar en la planta las materias primas como insumos y servicios, materiales, entre otros y en el área administrativa los equipos de oficina necesarios para el desarrollo normal de la actividad económica de la empresa. Estas actividades se realizan mediante la evaluación, revisión, investigación y cotización, con proveedores, para hallar la mejor opción.

7.1.3 Área de producción

Elabora productos con calidad y oportunidad especificada y al menor costo posible, por medio de la definición de abastecimientos de línea, planes de trabajo, administración de personal y coordinación con compras, de acuerdos y compromisos con proveedores, con el fin de lograr los objetivos de producción. También se encarga de ejecutar el mantenimiento y control las intervenciones realizadas a los equipos.

7.1.4 Área contabilidad

Es la encargada de procesar información contable de la empresa, teniendo en cuenta que esta información sea puntual, fidedigna, confiable, veraz y oportuna, además que esté acorde a los principios de contabilidad generalmente aceptados, que cumpla con los procedimientos y procesos establecidos por la empresa igualmente que esta información sea entregada a la administración para la toma de decisiones.

7.2 PROCEDIMIENTO ACTUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Actualmente la compañía Comestibles Aldor, maneja sus activos fijos en el módulo de activos del programa EPICOR, el cual es actualizado con las compras y realiza el cálculo de las depreciaciones de forma automática, siempre y cuando se ingresen de manera correcta.

El siguiente proceso es el que utiliza la empresa para realizar la compra de la propiedad planta y equipo:

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Inicialmente se genera la solicitud o requisición de compra (responsable el jefe del área que requiere el producto o servicio), posteriormente se decide si la compra requiere autorización de la gerencia de la compañía, en caso contrario se debe:

Decidir si se requiere de cotizaciones por parte del asistente de compras o si elárea responsable ya las ha realizado.

Decidir si se requiere seleccionar y aprobar a proveedores por parte del asistentede compras o área responsable.

Realizar la compra con base a la mejor cotización realizada por el área de compraso por el área responsable.

Recibir el activo y pasar la factura a ventanilla para que esta sea entregada acontabilidad por medio del proceso de radicación de facturas.

Inspeccionar el producto comprado de acuerdo con los requisitos especificados ylos diferentes procedimientos y es el área de almacén quien realiza este proceso.

Entregar el activo al área que lo solicitó.

Por último, la persona encargada de cuentas por pagar en contabilidad recibe la factura desde la ventanilla por medio del sistema Epicor, y es causada para luego el área de tesorería realizar el pago.

El responsable de los activos fijos al final del mes registra cada compra que hicieron en las diferentes áreas, verificando que sean los valores de la cuenta puente y genera el proceso de depreciación automática teniendo en cuenta que tipo de activo fijo y su vida útil.

Para este proceso en el área de contabilidad solo hay una persona encargada de alimentar el módulo, registrando los activos fijos según las compras que se hayan realizado en el transcurso del mes, esta persona además tiene a su cargo también otras funciones, por lo que dedica poco tiempo en el mes para la actualización de esta información.

47

SI

El geApru

eba

FIN

Realizar la

cotización por partedel

árearesponsable o

del áreade

compras

o rechaz

a laorden

Procedimiento para compra de Activos

Fijos.

Generar solicitud de requisición de compra Aprueba

ReqEntregar el activo al área que lo

solicitó

Realizar laselección del

mejorproveedor por parte del árearesponsableo del área de

compras

ea responsableo del área de

compras

autorizaciónde gerente

El gerente aprueba o rechaza la Inspeccionar el

activo comprado de acuerdo con los requisitos

y procedimientos

orden

Realizar la cotización por parte del área Realizar la selección del mejor proveedor por parte del área responsable o del área

de compras

responsable o del área de compras

Realizar la selección del mejor proveedor por parte del área responsable o del área de

compras

Realizar la compra según la cotización

Recibir el activo comprado – Almacén

Inspeccionar el activo comprado de acuerdo con los requisitos y

procedimientos

Entregar la factura a la ventanilla para remitirla a contabilidad.

Entregar el activo al área que lo solicitó

INICIO

ElgeAprueba

FIN

Realizar lacotizaciónpor partedel área

responsable o del áreade compras

o rechazala orden

FIN Entregar el activo al área que lo solicitó

Aprueba

NO

El geAprueba

FIN

Realizar la

cotización por part

e del área

responsable odel áre

Figura. 7. Organigrama

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7.3 IDENTIFICACION DE FALENCIAS EN EL PROCEDIMIENTO ACTUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Para la identificación de falencias en el procedimiento actual se realizó la siguiente lista de chequeo sobre el manejo de los activos fijos, tomada de Auditool.

Con lo siguiente simplemente pretendemos que sea un punto de partida para mejorar las prácticas en la administración de Activos Fijos:

Tabla 3. Cuestionario procedimiento actual del manejo de los activos fijos

Práctica SI NO Observaciones

Se tienen definidos y formalizados los procedimientos y políticas que regulan la adquisición y administración de Activos Fijos. X

Existen políticas, pero no procedimientos.

Los procesos establecidos para los Activos Fijos parten desde el análisis de viabilidad de la compra, el registro contable, el método de depreciación, impuesto, el mantenimiento y la baja o venta de Activos Fijos.

X

Se cuenta con un área responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos de adquisición y administración de Activos Fijos X

Existe una persona encargada en el área de contabilidad.

Previo a la adquisición de Activos Fijos, se realiza un análisis de viabilidad financiera y técnica entre la compra, alquiler, leasing y outsourcing de los activos y el cual es sometido a evaluación.

X

Esto lo realiza cada área, cuando solicita el activo fijo.

Se cuenta con un comité de compras que aprueba la adquisición de Activos Fijos, evaluando si son para sustituir activos o para aumentar la capacidad instalada

X

La adquisición de activos fijos y su nivel de utilización contribuyen al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. X

49

Tabla 3. (Continuación)

Práctica SI NO Observaciones

Los funcionarios son capacitados en el manejo del software de Activos Fijos.

X

Existe un solo sistema el cual es manejado por los trabajadores, pero solo una persona el módulo de activos fijos

Los Activos Fijos son registrados contablemente de forma oportuna y exacta

X

La persona encargada debe estar pendiente de la cuenta puente para saber si se compró el activo.

El registro contable de los Activos Fijos segrega el costo del activo de los intereses pagados por la financiación de su compra

X

Inmediatamente se adquiere un activo fijo y previo a su entrada en funcionamiento se realiza su registro en el sistema asignando su placa, etiqueta o código de barras y responsable.

X

La persona encargada debe de hacer la gestión de la creación del activo y la generación de placa.

Los Activos Fijos son identificados por medio de placas, etiquetas o código de barras físicamente

X

Cada uno de los Activos Fijos de la organización cuenta con una “hoja de xxxx” que registra tanto los mantenimientos preventivos, las mejoras realizadas y los rendimientos presentados en su vida útil.

X

La compañía cuenta con seguros que cubren los activos adquiridos contra todo riesgo X

Se realiza un seguimiento periódico a los costos incurridos en los Activos Fijos, de tal forma que no se incurran en sobre costos.

X

50

Tabla 3. (Continuación)

Práctica SI NO Observaciones

Periódicamente se realiza un inventario de activos fijos en donde se constata su existencia y su estado. X

Lo realiza el área de mantenimiento, pero no se tiene tiempos estipulados

El proceso de baja de activos fijos es autorizado por un funcionario de nivel adecuado, previo concepto del estado del activo y según su hoja de xxxx

X

Toda baja o venta de activos debe ser informada oportunamente a la Dirección de Contabilidad, con sus correspondientes soportes (autorizaciones, conceptos)

X

A partir de lo anterior se pudo evidenciar otras problemáticas en el manejo de los activos:

La persona encargada de los activos fijos debe estar pendiente en el transcursodel mes si se han comprado, generando una base de la cuenta puente a la que esllevada cuando se genera la requisición.

Cuando la factura es llevada a ventanilla no se identifica si es la compra de unactivo, por lo que cuando se radica por esta área y es enviada luego a contabilidadpor medio del sistema, es casi nula la identificación de si corresponde a un activo.

Cuando inicia el proceso de facturación en ventanilla, no es identificada la compradel activo, lo cual conlleva a que en las demás áreas no lo tengan presente en suproceso.

La solicitud de compra no siempre se realiza en área de compras.

Falta de procedimientos y controles para el manejo de los activos

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Para completar lo anterior se realiza una matriz definiendo entonces cuales son las fortalezas y debilidades de la empresa en cuanto al manejo de los activos fijos.

Tabla 4. Fortalezas y debilidades del proceso actual

FORTALEZAS DEBILIDADES

Los activos son asegurados contra todo riesgo cuando son adquiridos

Existe solo una persona encarga de los activos fijos

Se realizan las cotizaciones pertinentes antes de la compra

No existe unos tiempos para realizar el inventario de los activos

La compra de los activos contribuye al cumplimiento de objetivos

Poca o nula la divulgación de la compra de los activos

Los activos son identificados por medio de placas

Las cotizaciones las puede realizar cualquier área

Al momento de la depreciación se tiene claridad a que centro de costos pertenece

La creación de los activos en el sistema se hace una vez al mes

Las bajas de activos fijos son informadas oportunamente

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8. ANÁLISIS Y ELABORACIÓN DE UNA MATRIZ DE RIESGO SOBRE ELPROCESO ACTUAL DE LOS ACTIVOS FIJOS.

La evaluación del proceso de activos fijos en Comestibles Aldor SAS desde el enfoque COSO 2013, se realizó al personal que interviene en el ciclo del proceso, mediante la aplicación de un cuestionario, y como resultado se obtuvo lo siguiente:

Tabla 5. Cuestionario coso 2013

AMBIENTE DE CONTROL SI NO Observaciones

¿Existe una estructura organizacional en la compañía? X

¿Las adquisiciones de activo fijo se realizan previa autorización de la administración?

X

¿Existe alguna persona designada para dar seguimiento a las reparaciones efectuadas por terceras personas fuera de las instalaciones de la compañía?

X Lo realiza el departamento donde se encuentra el bien

Se encuentran segregadas la funciones:

Compra y recepción de bienes X

Registro contable de los bienes X

¿Existe personal designado para autorizar venta, retiro o destrucción de bienes propiedad del Grupo?

X

EVALUACIÒN DE RIESGO

¿Están asegurados los bienes propiedad de Comestibles Aldor? X

¿Cuentan las empresas del Grupo con instrucciones precisas que les permita determinar uniformemente que bienes deben ser considerados activos fijos?

X

53

Tabla 5. (Continuación)

AMBIENTE DE CONTROL SI NO Observaciones

¿Si se realizan cambios de activos fijos de una ubicación a otra, se informa de ello a la administración o a algún encargado?

X Solamente en algunos casos

¿Existen archivos que contengan documentos que respalden adquisiciones y bajas realizadas por la empresa?

X

¿Se realizan periódicamente inventarios físicos? X

¿La compañía cuenta con algún sistema electrónico que les permita registrar las adquisiciones, bajas y depreciaciones de sus activos fijos?

X En el departamento de contabilidad

¿Actualmente es funcional dicho sistema? X

RESPUESTAS AL RIESGO

¿Se toman acciones de modo de descontinuar las actividades que generan riesgos?

X Solo se resuelven errores detectados

¿Se toman acciones para reducir el impacto o la probabilidad de riesgo? X

Se toman medidas futuras solo con casos detectados

ACTIVIDADES DE CONTROL

¿Existen normas internas que regulen las transacciones u operaciones que se realicen en el área de propiedad, planta y equipo? o ¿Están por escrito?

X

¿Cuenta la compañía con un manual de procedimientos para el control de la propiedad, planta y equipo?

X

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Tabla 5. (Continuación)

AMBIENTE DE CONTROL SI NO Observaciones

¿Algún empleado o departamento es responsable del control de los activos?

X Únicamente para los registros contables

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Cualquier cambio en los procesos, normas o políticas son comunicados de inmediato al personal involucrado?

X

MONITOREO ¿Cuándo se efectúan cambios en los procesos, normas o políticas, después de ¡a implementación de los cambios existen evaluaciones para determinar que se esté ejecutando adecuadamente?

X Ni se informa, ni se realiza algún tipo de seguimiento

A continuación, se detallan los aspectos relevantes observados en el análisis del cuestionario de control interno del área propiedad, planta y equipo.

Comestibles Aldor no cuenta con un manual que contenga todas las normas yprocedimientos, que regulen lo concerniente al área de propiedad, planta y equipo.Las normas internas existentes han sido implementadas en casos específicos, porlo que han sido divulgadas a todo el personal que labora para la empresa.

No hay ninguna persona o departamento específico asignado al control de losactivos fijos.

La empresa no utiliza tarjetas que permitan determinar a qué empleados le hansido entregado lo bienes, ni cuál es su ubicación específica, ya que ésta puede sufrircambios en determinado momento.

No existe un control definido en las reparaciones a los activos fijos que se efectúandentro o fuera de las instalaciones de la compañía y el departamento a quecorresponde el bien a reparar es el encargado de dicho proceso.

55

En los últimos dos años no se ha realizado ningún inventario físico parcial ni totalen la compañía, siendo este período en el que se codificaron por medio de placaslos activos fijos por primera vez.

Los activos fijos son en algunas ocasiones desarmados y vendidos por chatarra,sin previa autorización o sin un previo análisis del impacto que puede tener a nivelfinanciero.

El adecuado manejo de los riesgos referentes a la Propiedad Planta y Equipo favorece el desarrollo, el crecimiento sostenible y el logro de los objetivos. Por lo cual se hace necesario establecer una valoración que busque asegurar que la compañía se anticipe a la ocurrencia de dichos eventos.

Para lo anterior es necesario de definir los criterios de valoración del impacto y la probabilidad de ocurrencia:

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo.b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo.

Figura 7. Tabla de ponderación

PRO

BABI

LID

AD

IMPACTO

Probable

Posible

Remoto

Bajo Medio Alto

56

Para ello las probabilidades de ocurrencia deberán determinarse en:

Tabla 6 Probabilidades

Categoría Probabilidad

Remoto El Riesgo ocurre en situaciones excepcionales o

extraordinarias.

Posible Puede presentarse en un determinado momento.

Probable Es muy probable que se produzca el riesgo.

El impacto ante la ocurrencia sería considerado:

Tabla 7 Impactos

Categoría Impacto

Bajo Si e riesgo se produce probablemente no impactará en el logro de os objetivos

Medio Si el riesgo se produce puede afectar el logro del objetivo.

Alto Si el riesgo se produce puede afectar significativamente el logro de los objetivos.

Los criterios de evaluación de los Riesgo son los siguientes:

Tabla 8 Criterios de evaluación

Categoría Criterio

Aceptable Significa que su frecuencia es baja y su impacto es leve, el riesgo se encuentra en un nivel que puede asumirse sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen. (Color verde en la matriz)

Moderado Significa que son riesgos aceptables, pero se deben tomar medidas de control para que este riesgo vuelva a la zona tolerable. (Color amarillo en la matriz)

57

Inaceptable Significa que su frecuencia es alta y su impacto es grave, por tanto, es aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible o de lo contrario implementar controles de prevención inmediata. (Color rojo en la matriz)

La descripción del control debe considerar: Quién ejecuta el control Como/Para que ejecuta el control Cuando lo ejecuta Qué evidencia se deja La clasificación del tipo de control es la siguiente:

Tabla 9 Tipos de control

Preventivo Detectivo

Manual Son aquellos que anticipan eventos no deseados antes de que sucedan y el riesgo es generado por de las personas del proceso.

Son los que identifican los eventos en el momento en que se presentan y es ejecutado por el personal del proceso y/o por funcionarios que ejerce el control desde otros procesos.

Automático Son aquellos que anticipan eventos no deseados, pero los factores que generan el riesgo son a través de un software de soporte o de aplicación.

Son los que identifican los eventos en el momento en que se presentan y es ejecutado por un software de soporte o de aplicación.

La frecuencia de ejecución del control tiene la siguiente clasificación:

• Diario. • Mensual. • Semanal. • Trimestral.

• Semestral. • Anual. • Por evento.

Por ultimo Las debilidades son los hallazgos que se detectan antes de la fase pruebas.

Tabla 8.(continuación)

58

Excepciones que se identifican durante el entendimiento del proceso mediante eluso de una prueba de recorrido

Deficiencias, es decir, que, frente a un riesgo identificado, en la fase deentendimiento se pudo validar que la Compañía no tiene ningún control.

Tomando como referente los criterios antes mencionados se ha elaborado la matriz de riesgos del proceso adquisición, mantenimiento y baja de activos fijos, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en el proceso, las actividades más relevantes y la valoración de los riesgos.

La matriz de riesgos del proceso de adquisición, mantenimiento y baja de activos fijos con su impacto y probabilidad de ocurrencia se presenta a continuación:

59

8.1 MATRIZ DE RIESGO Y CONTROLES DEL PROCESO DE ACTIVOS FIJOS

Tabla 10 Matriz de riesgo proceso de activos fijos.

Proceso Descripción del riesgo Factor del riesgoProba

lidad

Impact

o

Calific

ación

del

riesgo

Descripción del Control

Propuesto

Tipo de

Control

Frecuenc

ia del

control

Debilidades

Destinar o comprar activos cuando la compañía no los necesita

Se puede adquirir activos no necesarios y afectar el flujo de caja de la compañía 2 2 4

Asignar a una persona o departamento encargado de la adquisicion y control del area de activos fijos.

Preventivo/Manual

Por evento

No hay ninguna persona o departamento especifico para el control y adquisicion de los activos fijos en la

Compras de activos fijos sin previa autorización

Que no exista la adecuada segregación de funciones, para la solicitud y autorización de compra de activos

1 2 2

Mensualmente el personal de compras debe validar que se cuente con la documentación de solicitud y diagnostico de la compra de activos debidamente autorizada

Preventivo/Manual

Por evento

No se tiene claridad sobre a quien recurrir cuando se necesita comprar un activo

No se logra controlar los procesos de adquisición de activos fijos

No existe un manual formal que contenga todos los procedimientos que regulen la adquisición, traslado y baja de activos fijos.

3 2 6

Formalizar un manual de procedimiento

Preventivo/Manual

Por evento

Las normas internas existentes han sido implementadas en casos específlcos

Informacion errada o poco confiable en el sistema sobre los activos fijos

Que se contabilice mal el activo fijo y las depreciaciones sean incorrectas.

2 2 4

Mensualmente el asistente de contabilidad encargado de grabar los activos fijos debe de realizar un cruce de información vrs. Facturas físicas para evitar que información no sea grabada al sistema, así como llevar un control de facturas emitidas por ventas o bajar de activos

Preventivo/Manual

Por evento

Los inventarios de activos fijos existentes en el sistema cuentan con información errónea

Adquisición y Registro

60

Tabla 10. (Continuación)

Diferencias en los inventarios existentes en el sistema

Da la pauta que existen descuadres de inventario y el costo del mismo deberá ser absorbido por la empresa

2 2 4

Realizar cada semestre inventaros fisicos

Preventivo/Manual

Semestral En los últimos dos años no se ha realizado ningún inventario físico y esta fue la fecha de codificacion inicial de activos

Activos sin identificación de responsable y ubicación

Se pueden trasladar equipos a otros departamentos o darlos de baja sin autorizacion provocando diferencias de inventarios

2 1 2

Utilización de una tarjeta que permita determinar los empleados a los que han sido entregados los acitvos

Preventivo/Manual

Por evento

No existe un documento que conste quien es el responsable del activo, ni su ubicacioón

Pagos no reales de los mantenimientos de los activos y registro de gastos lnnecesarios

No existe control en las reparaciones o manteniemiento peventivo que se realiza a los activos fijos 2 2 4

Establecer controles sobre las reparaciones de los activos

Preventivo/Manual

Mensual El departamento a que corresponda el bien a reparar es el encargado de verificar e informar los gastos y reparaciones realizados al equipo

Daño repentino de los activos fijos No exista un plan de mantenimiento preventivo para las maquinarias 2 3 6

Semestralmente el departamento de mantenimiento debe de realizar un plan de mantenimiento preventivo, el cual debe ser autorizado por el jefe de cada área.

Preventivo/Manual

Semestral Ante una emergencia las maquinarias no estan en buenas condiciones

Pérdida de Activos Fijos Baja de activos fijos que tienen vida util o que son utilizados para fines personales

2 1 2

Realizar controles de inventarios periodicos, hacer efectivos los formatos de baja de activos

Preventivo/Manual

Por evento

Falta de control sobre la custodía de activos y la salida de estos de la empresa.

Baja de activos con posibles mejoras

Cuando se da de baja un activo no se realiza una revisión del mismo, por lo que no se tiene la oportunidad de mejora

2 2 4

El Dpto. tecnico debera de hacer una revisión del activo antes de tomar una desición

Preventivo/Manual

Por evento

Falta de conocimiento del estado del bien por lo que se da de baja sin antes saber las posibles soluciones

Baja de activos sin identificación del porque de la baja

No se informa el porque se da de baja un activo, si fue por Daño, Robo, Venta, Obsolececia, Otros 2 2 4

Se debe realizar un formato de baja de activos, indicando el porque de su baja, el responsable y el anexo de la revisión por parte del Dpto. tecnico

Preventivo/Manual

Por evento

No existe un documento que conste porque se da de baja al activo

Custodia. traslado y

mantenimiento

Baja

50

A continuación, se detallan los aspectos relevantes observados en la matriz de riesgo del proceso de activos fijos.

Los riesgos que arrojan una calificación de color verde se encuentran en una zona de riesgo tolerable teniendo en cuenta que su probabilidad de ocurrencia es media, se ha materializado algunas veces y los resultados pueden tener consecuencias leves pero significativas; mientras que los riesgos de color amarillo están dentro de la zona de riesgo moderado, debido a que su probabilidad de frecuencia es media y su impacto tiene unas consecuencias moderadas.

Por último, los riesgos de color rojo son los más representativos, teniendo en cuenta que la probabilidad de ocurrencia es entre media y alta, lo puede ser factible dado que las condiciones internas para clasificación de la información no son claras, por lo que tiene un impacto con consecuencias catastróficas. En cuanto a los riesgos altos como:

No existe un plan de mantenimiento preventivo para la maquinaria, esto se debe a que la compañía aún no tiene claridad sobre lo importantes que son los activos fijos en la empresa y que de ello depende el cumplimiento de los objetivos de esta, para que evitar que las maquinarias sufran daños repentinos y la producción tenga que parar obligatoriamente, se debe crear un plan de revisión y mantenimiento semestral que permita saber el estado de los activos fijos.

No se logra controlar los procesos de adquisición de activos fijos, al no contar con un manual, permite los empleados no tengan claridad en qué hacer en un momento crítico o a quien se debe acudir para adquirir un activo fijo, por lo que se recomienda la implementación del manual de procedimientos que será diseñado como resultado del presente trabajo. En el mismo se consideran

Los aspectos relacionados con el manejo, control y custodia de los activos fijos, se definen las obligaciones y responsabilidades de la compañía.

51

9. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOSFIJOS DE COMESTIBLES ALDOR SAS.

9.1 INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos para el área de Activos Fijos, regulará el registro, la incorporación, los traslados y las eliminaciones de los elementos de la Propiedad, Planta y Equipo de la compañía. En el mismo se detalla la estructura, se establece el alcance del sistema, define los procedimientos implementados, específica los procesos necesarios dentro de la empresa y determina la interacción de los procesos del sistema de Control de activos fijos.

El presente manual es la base de la documentación del sistema de Control interno de los activos fijos, referente a su funcionamiento, a su cumplimiento y su relación con la administración del área. La filosofía del personal se encuentra encaminada a la gestión de riesgos ya que se han identificado eventos que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos del área de activo fijo.

9.2 OBJETIVO

EI propósito principal del presente manual, es la salvaguarda de los elementos que componen el área de Propiedad, planta y equipo de Comestibles Aldor SAS.

9.2.1 Objetivos específicos.

Definir de manera clara las funciones y responsabilidades de cada departamento.

Crear un sistema de información para la administración en sus distintos nivelesacerca de la inversión, movimientos y necesidades de los elementos que componenel activo fijo.

Convertir al manual en una herramienta de apoyo empresarial, que contribuya ala planificación de las futuras actividades.

52

9.3 ALCANCE

Este manual busca el uso correcto y cuidado de la propiedad, planta y equipo de la compañía Comestibles Aldor SAS.

Los responsables de su aplicación serán el custodio formal asignado a los activos, los gerentes de la compañía, jefes de áreas y en general todos los empleados que tengan a su cargo un determinado activo para el desempeño de sus funciones.

9.4 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este manual será aplicado dentro de la compañía Comestibles Aldor SAS, para todos aquellos que desempeñan sus actividades haciendo uso de los activos, el cual permitirá optimizar el manejo de estos recursos y correcto registro por parte del departamento contable.

9.5 POLÍTICAS CONTABLES PARA EL USO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA COMPAÑÍA.

La gerencia de la compañía ha definido políticas contables las cuales tienen como finalidad únicamente la contabilización de los elementos de la propiedad, planta y equipo.

Comestibles Aldor SAS, reconoce como propiedad, planta y equipo los activos que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:

a) Que sea un recurso tangible identificable y controlado por la Empresa.

b) Sea probable que Comestibles Aldor SAS obtenga los beneficios económicos futuros asociados o sirva para fines administrativos.

c) El costo del activo nuevo o usado sean los siguientes:

Edificios y Ampliaciones - $5,000 USD o más.

Maquinaria y Equipo - $5,000 USD o más.

53

Equipos de oficina, muebles y elementos fijos - $5,000 USD o más.

Equipos de procesamiento de datos - $5,000 USD o más.

Herramientas - $10,000 USD o más.

d) Que su valor pueda ser medido confiable y razonablemente; y su vida útil sea igual o superior a dos años,

e) Haga parte de un proyecto de inversión y cumpla con todas las premisas anteriores.

f) Que la Empresa reciba los riesgos y beneficios inherentes al bien, de acuerdocon los términos de negociación pactados en cada compra, para lo cual el Área deCompras, deberán informar al Proceso de Contabilidad en el momento en quesucede el hecho y deberá coincidir con la entrega del documento (factura odocumento de recepción). Se verificará la transferencia de riesgos y beneficiosinherentes al activo de acuerdo con la negociación realizada con el proveedor,determinando el valor de terreno y edificio de manera independiente.

g) La adquisición simultánea de varios elementos, iguales o diferentes, quecolectivamente excedan los topes mínimos de capitalización, pero queindividualmente no lo superan, no deben capitalizarse a excepción si el propósito deestos activos es que funcionen como un grupo ejemplo: una mesa de conferenciasy sus sillas) en este último caso se debe capitalizar.

h) Las mejoras estructurales o mecánicas que superen los $10.000 pueden sercapitalizadas si las adiciones incrementan la capacidad de las instalaciones, oextienden la vida económica de las instalaciones. Por ejemplo, el reemplazo totaldel techo de una instalación puede ser capitalizado si este aumentasignificativamente la vida económica de esta instalación.

Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se registran habitualmente comoinventarios, y se reconocen en el resultado del periodo cuando se consumen. Sinembargo, las piezas de repuesto y el equipo de mantenimiento que superan el topede USD 10.000, si es comprobado que éste aumenta la capacidad son calificadoscomo elementos de propiedades, planta y equipo. De forma similar, si las piezas de

54

repuesto y el equipo auxiliar sólo pudieran ser utilizados con relación a un elemento de propiedades, planta y equipo y se espere utilizar por más de dos (2) años.

9.6 MECANISMOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN

Los niveles operativos de Comestibles Aldor SAS hacen necesario el establecimiento de procedimientos de control y evaluación de riesgos en todas las operaciones de la compañía, los cuales incluyen el área de activo fijo con acciones específicas.

Las acciones se enfocan en la medición del riesgo, así como en su tratamiento, también se evalúa la efectividad del control establecido para asegurar que el plan de control interno no sea alterado.

Para el efecto, los mecanismos de control contemplados en el plan de tratamiento de riesgos se regirán por medio de un Comité de Control interno y entre sus funciones, estará evaluar las normas y políticas relativas a los activos fijos:

Deberán reunirse, trimestralmente con los jefes de cada departamento, mismos que se encargan de monitorear el cumplimiento del plan de control interno y mitigación de riesgos.

Solicitar y verificar informes del control emitidos por los jefes de cada departamento.

Analizar los resultados de los controles implementados.

Monitoreo de la administración financiera de la empresa, en cuanto a la inversión realizada en el área de activos fijos.

Informarse sobre violaciones a las normas y políticas establecidas a la gestión de riesgos.

Los cuestionarios, serán otro mecanismo de valuación del control, el cual contribuye a la verificación de los resultados obtenidos y al cumplimento de normas y políticas.

55

Se deben elaborar cuestionarios específicamente para el área de activos fijos, para determinar el trabajo de control que están desempeñando y la contribución que están aportando al plan de mitigación de riesgos y con base en la información obtenida de las verificaciones y análisis efectuados el comité y los responsables de cada área deben decidir sobre la forma en que abordarán los riesgos, es decir, si los mismos se evitan, aceptan, reducen o comparten.

9.7 RESPONSABLES

9.7.1 Sección de activos fijos

Corresponde a la persona encargada de la Sección de Activos Fijos el registro y control administrativo y contable de los bienes muebles que forman parte del patrimonio de la compañía.

Por ser el departamento a través del cual se realizan los procesos de altas, bajas y movimiento de bienes, es el principal responsable de que los procesos se cumplan adecuadamente.

Las tareas principales del encargado de la Sección de Activos Fijos son las de mantener, actualizar y controlar la correcta descripción, ubicación y estado de los bienes considerados como activo fijo y de igual manera, así como la supervisión directa de éstos, para constatar su existencia, correcto uso y estado de conservación.

Deberán difundir el manual de procedimientos para el área de activos de fijos.

Organizará los inventarios físicos de los activos fijos.

Mantendrá registros individuales y actualizados de los activos fijos detallando suscaracterísticas generales y particulares.

Efectuará y controlará la identificación de los bienes de activo fijo, sean estosantiguos o nuevas incorporaciones.

56

Gestionará ante el departamento de control interno la validación de las solicitudes de baja de bienes, para que se realicen las verificaciones y posteriormente realizará registros correspondientes.

9.7.2 Jefes de departamento

Los jefes de departamento serán los responsables de verificar la correcta administración de los bienes asignados a los integrantes de su área, debiendo poner énfasis en el cumplimento de las siguientes funciones:

Supervisar el correcto uso, conservación y cuidado de los bienes de su departamento.

Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su área.

Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos bienes.

Los Jefes de Departamento, de acuerdo con su criterio profesional, tendrán la facultad de designar o reasignar entre los integrantes de su área, los bienes a cargo mediante la tarjeta de responsabilidad, así como, reubicarlos físicamente, siempre y cuando se envié la información respectiva a la sección de Activos Fijos.

9.7.3 Responsables de los bienes.

Estará obligado a velar por el adecuado uso de los bienes a su cargo, así como por su pérdida o deterioro, sin perjuicio de la responsabilidad del jefe del departamento, cuando se compruebe negligencia en su función fiscalizadora.

Asimismo, cuando se trate de equipos específicos o delicados, será su responsabilidad leer los instructivos o guías de referencia que se incluyan con el producto y que explican el modo de instalación y de operación correcto. De este modo, evitará asumir los daños provocados como consecuencia de un uso negligente o despreocupado.

Utilizará los bienes sólo para el desarrollo de sus actividades, debiendo adoptar todas las medidas de resguardo que correspondan, siendo las más importantes:

57

Que estén destinados para los fines que motivaron su adquisición.

Que estén bajo su custodia sólo aquellos que le hayan sido asignados.

Que estén adecuadamente resguardados y no expuestos a situaciones riesgosasy que reciban mantenimiento preventivo conforme lo requiera.

9.8 DESARROLLO DE LOS PROCESOS

9.8.1 Proceso de adquisición de activos fijos.

En el caso de las adquisiciones de activos fijos, debe observarse el siguiente procedimiento:

Tabla 11. Proceso de adquisición de Activos Fijo

No. Responsable Procedimiento Adquisición de activos

fijos Anexo

1 Responsable del bien

Verifica si el departamento realmente necesita del activo fijo Tramita una solicitud y la pasa para aprobación por parte del director financiero y administrativo, que es quien estudia y evalúa la necesidad de adquirir o no este activo.

Anexo A

No se procesarán requisiciones (En el programa Epicor) de activos fijos si no se informa el nombre y departamento que se responsabilizará del activo.

58

Tabla 11. (Continuación)

No. Responsable Procedimiento Adquisición de activos

fijos Anexo

2 Sección de activos fijos

El personal de compras debe solicitar como mínimo tres cotizaciones sobre el activo fijo

La cotización debe ser entregada al director administrativo y financiero, quien será la persona encargada de dar el Visto bueno para la compra. Una vez autorizada la compra, emite la orden de compra por el programa Epicor, para entregarla al proveedor junto con las instrucciones de entrega. Se coordina la entrega del activo y debe ser llevado a almacén para su revisión conforme a la orden de compra y posteriormente firmar el recibido del bien. El almacenista recibe el activo con factura o remisión del proveedor, la cual debe pasar a Ventanilla única en donde se relacionarán los documentos y los pasan al área contable.

3 Responsable del bien

Recibe el bien y la factura del proveedor, junto con la orden de compra

Anexo B

Firma de recibido en la factura previa inspección del bien y reporta a la brevedad posible cualquier falla en el funcionamiento del activo a la Sección de Activos Fijos. La persona encargada después de verificar el activo realizara la correspondiente acta de entrega. El documento se elaborará con una copia para ser firmadas por el responsable que recibe el bien, especificando todas las características del activo, como son: el nombre, la marca, serie, modelo, color, etc.

59

Tabla 11. (Continuación)

No. Responsable Procedimiento Adquisición de activos

fijos Anexo

4 Departamento de Contabilidad y Sección de activos fijos

Se ingresa el activo al módulo de activos fijos EPICOR y se definen los periodos de depreciación de acuerdo con el procedimiento legal y vida útil de los mismos. Verifica que los documentos de compra recibidos estén completos y cumplan con lo establecido en el Procedimiento: -Copia de la factura, -copia de la orden de compra, -Copia de acta de entrega, -Copia de póliza de seguros. Se registra el activo con todos los datos que lo identifican como nombre, descripción técnica (serie, modelo, marca, color, etc.), ubicación, centro de costos, responsable, proveedor, fecha de adquisición, costo de adquisición y vida útil, depreciación. Una vez registrado el activo se asigna el código de identificación del bien que genera el sistema, se imprime y se pega en el activo

Genera o actualiza la tarjeta de responsabilidad del responsable del bien. En original y copia.

Anexo C

5 Responsable del bien

Verifica los datos contenidos en la Tarjeta de Responsabilidad, si está de acuerdo firma de recibido. Si no está de acuerdo con los datos, solicita las correcciones necesarias a la Sección de Activos Fijos

60

Tabla 12. Adquisición de activos fijos

Responsable del activo

Sección de activos fijos

Ventanilla única Dpto. Contabilidad

Inicio

Verifica que el Dpto.

necesite el activo

Tramita la solicitud de adquisición

El director financiero y

admón. aprueba

Verifica que la Requisición cumpla con la info necesaria

Dpto. compras realiza las

cotizaciones

El director financiero y

admón. aprueba

Se genera orden de compra

Se coordina la entrega del activo

Almacén recibe el

activo con la factura y

la O.C

Recibe la factura con la

documentación de almacén

Radica la Factura con la documentación

Verifica que los Documentos estén

completos

Se registra el Activo fijo en el

sistema

Se asigna el código y es pegado en el activo

Genera la Tarjeta del responsable

del activo.

Recibe el activo junto a la Tarjeta

de responsabilidad

Fin

61

9.8.2 Proceso de traslado del activo fijo.

A continuación, se describen los pasos a seguir en el traslado de bienes.

Tabla 13. Proceso de Traslado de Activos Fijos

No Responsable Procedimiento de traslado de activos

fijos Anexo

1 Responsable del bien

Se debe diligenciar el formato interno de activos fijos, que incluye los traslados dentro de una misma área, pero que obliga a cambios del responsable o centro de costo

Anexo D

Registra fecha de la entrega

Seleccionar el tipo de traslado

Cuando se elija "Temporal" se debe indicar además el plazo acordado para la devolución de los bienes indicar el motivo del traslado

Se debe reportar cualquier observación sobre el estado del bien antes de su traslado. Enviará a la sección de Activos Fijos el original de este documento, debidamente firmado por quienes entregan.

2 Sección de activos fijos y Dpto. Contabilidad

Verifica físicamente que se haya realizado conforme a lo informado, y procederá con la actualización de sus archivos.

Es necesario la actualización del módulo de activos fijos en el programa EPICOR Si después de verificar la documentación se está conforme con el traslado se hará, por el contrario, se iniciará nuevamente el proceso

62

Tabla 14Traslado de activos fijos

Responsable del activo Sección de activos fijos Dpto. Contabilidad

9.8.3 Procedimiento de baja de activos fijos.

Se describen los pasos a seguir en la baja de activos fijos, pero para dar de baja a dichos activos debe ser por:

a) Obsolescencia

b) Mal estado

c) Pérdida, destrucción, incineración o extravío

d) Venta

e) Otros, especificar:

Inicio

Se diligencia el formato de

traslado

Reportar cualquier

observación sobre el estado

del activo

Verifica físicamente que

se haya realizado conforme a la información

Se actualizan los archivos y envía a

contabilidad

Registra las actualizaciones en el programa

Epicor

Se traslada el bien según lo requerido.

Fin

63

Para materializar la baja los bienes seleccionados, será necesario que las siguientes actividades se cumplan en estricto orden:

Definir causal de baja,

Emitir informe técnico,

Realizar solicitud de baja,

Preparar propuesta de baja, escogiendo siempre la más viable para la compañía.

Tabla 15. Proceso de baja de Activos Fijos

No. Responsable Procedimiento de Baja de activos fijos Anexo

1 El responsable del bien

informa al jefe del departamento el motivo por el cual solicita Ia baja de un bien, de acuerdo con lo siguiente:

Obsolescencia Mal estado Pérdida Destrucción o incineración En caso de obsolescencia o mal estado, solicita la evaluación de los bienes al departamento técnico que corresponda. . En caso de pérdida. destrucción, incineración o extravió, informará inmediatamente al Jefe de Departamento.

2 Dpto. Técnico Recibe reporte de obsolescencia o mal estado del bien. Previa evaluación informará por escrito las alternativas siguientes: Reparación no rentable Comprar repuestos para la reparación Enviar a servicio técnico especializado Otros, especificando

64

Tabla 15. (Continuación)

No. Responsable Procedimiento de Baja de activos fijos Anexo

3 Jefe Dptos. y Sección de activos fijos

En caso de pérdida, destrucción, incineración o extravió se hará una verificación física.

Se hará presente para confirmar la información relacionada con la perdida, destrucción, incineración o extravió se hará un acta haciendo constar lo sucedido, solicitando la firma del responsable del bien Se reportará a la gerencia para determinar los hechos y toma de decisiones la gerencia evaluará los hechos y deducirá los responsables.

4 El responsable del bien

Realizara el formulario de "Baja de activos fijos"

Anexo E

Registrar la fecha de baja Selecciona motivo de baja Completa los demás datos del responsable de activo fijo Firmará el formulario y lo enviará a la sección de activos fijos.

5 Sección de activos fijos y Dpto. contabilidad

Recogerá el activo y actualizará el estado de este en el sistema

Decidirá sobre el destino del activo: Baja por venta Baja por destrucción En caso de baja por venta, se publicará por los medios que considere el precio del activo y comunicará a contabilidad para la generación de la factura

Contabilidad informa el valor de costo de adquisición y valor en libros al director financiero y administrativo para tomar como base y determinar el precio de venta de activos obsoletos

65

Tabla 15. (Continuación)

No. Responsable Procedimiento de Baja de activos fijos Anexo

Sección de activos fijos y Dpto. contabilidad

En caso de baja por destrucción, se hará la destrucción del bien dejando como evidencia fotográfica del hecho. La persona encargada de Activos Fijos registra en la base de datos la salida del activo fijo o baja, actualizando en el programa EPICOR módulo de activos fijos.

66

Tabla 16. Baja de activos fijos

Jefe de Dpto. Dpto. Técnico Responsable del bien

Sección de activos

Dpto. Contabilidad

Inicio

Informa al jefe dpto. motivo de

la baja

Solicitar una

revisión física del

bien

Recibe reporte

del estado del bien

Informa las alternativas por escrito

Confirmara el motivo

de baja del activo

Hará un acta haciendo constar lo sucedido

Se reporta a

Gerencia y se toma decisiones

Completará el

formato de bajas

Recoge el activo y

actualiza el sistema

Informa a contabilidad

sobre la decisión tomada

Registra en el

módulo la salida

del activo

Si es por venta

informa al D.F el costo

Adquisición y el vlr en libros del activo

Determinan precio y generan

fac. venta

Si es por destrucci

ón se dejará

evidencia fotográfic

a

Fin

67

9.8.4 Inventario físico anual

El encargado de Activos Fijos será el responsable de organizar y practicar anualmente el inventario físico de bienes muebles, de conciliar sus resultados con los registros del departamento de contabilidad y remitirlo a la gerencia general.

9.8.5 Consultas y actualización

Aquellos procedimientos o lineamientos no contemplados en el presente manual deberán ser consultados, con el departamento de contabilidad y con el encargado de activos fijos, antes de ser ejecutados, a su vez el departamento de contabilidad junto con el encargado de los activos fijos se encargará de actualizar este manual, cuando sea necesario.

9.8.6 Información y Comunicación

El presente instructivo empezará a regir a partir de los 8 días siguientes de la aprobación de la Gerencia General y se deberá publicar a todos los departamentos involucrados en el menor tiempo posible para permitir a los miembros de la organización cumplir con sus responsabilidades.

9.8.7 Monitoreo

La administración será la encargada de velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos contenidos en este manual. Sin embargo, Auditoría interna realizará revisiones esporádicas e informará a la Gerencia General, sobre el resultado de dicho trabajo.

68

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Las compañías que cuentan con una apropiada estructura de control interno específicamente en el área de propiedad, planta y equipo y que a su vez establecen actividades permanentes de evaluación, reducen los riesgos de que existan registros incorrectos, sustracciones ilícitas, pérdidas y/o extravío de bienes, exceso de activos y otras deficiencias de control importantes.

Gracias a este proyecto se lograron identificar las debilidades que pueden presentarse en el área de propiedad, planta y equipo, tanto en la parte administrativa como en los registros contables, mismos que se originan principalmente por la carencia de un manual de procedimientos y/o por la inexistencia de un departamento encargado de su control.

Durante la realización de este proyecto se pudo observar una serie de situaciones que requieren un mejoramiento, se incluyeron algunas recomendaciones tendientes a mejorar el control y manejo eficiente de los activos fijos:

Asignar al área de compras como único responsable autorizado para la solicitud y realización de órdenes de compra de activos fijos.

Tener registro de los mantenimientos, traslados de departamento o de responsable realizados a los activos fijos, que permita conocer tiempo de realización y fecha de vencimiento.

Registrar los activos fijos en el módulo de Activos Fijos en el momento de la compra, no es necesario esperar al fin del mes para crearlos. También es importante actualizar el programa oportunamente permite tener información exacta sobre las características, estado, responsable, y ubicación del activo.

Hacer del manual de procedimientos una herramienta indispensable para el buen manejo de los activos fijos de la compañía, esto permitirá que la información de todos los activos fijos sea confiable.

Como última recomendación, una vez se apruebe el manual de procedimientos de Activos Fijos, se dará a conocer a los empleados de la compañía y principalmente a quienes estén relacionados con los activos, esto para su respectivo cumplimiento.

69

La gerencia deberá adquirir el compromiso de hacer seguimiento al cumplimiento de este manual de procedimientos establecidos para la compañía.

70

REFERENCIAS

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Araceli, M. (2009). Representa el costo de adquisición de los equipos de movilización destinados a contribuir con la producción y comercialización del inventari. Representa el costo de adquisición de los equipos de movilización destinados a contribuir con la producción y comercialización del inventari.

Cabrera Castaño, C. P., y Ortega Osorio, A. F. (30 de octubre de 2013). Docplayer. Recuperado https://docplayer.es/20558781-La-efectividad-del-control-interno-de-las-empresas-de-transporte-urbano-transdiaz-y-sodetrans-s-a-s-de-la-ciudad-de-barranquilla-2013-2.html

Deloitte. (2015). deloitte.com. Recuperado https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/risk/COSO-Sesion1.pdf

González, X. (30 de julio de 2018). Economía de la región creció 3,1% durante el primer trimestre. Cali.

Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para Comerciantes. (1993). Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia Decreto reglamentario No. 2650. Recuperado http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1772403

Santillana, J. R. (2001). Auditoria interna. Recuperado https://catedrafinancierags.files.wordpress.com/2012/04/auditoria-interna-juan-ramc3b3n-santillana.pdf

71

ANEXOS

Anexo A. Formato adquisición de activos fijos

PARA:

DE:

FECHA:

ASUNTO:

Descripción de activo:

Color:

Serie:

Modelo:

Atentamente

Responsable del bien Autorización

FORMATO DE

ADQUISICIÓN DE

ACTIVOS FIJOS

Por este medio se solicita la adquisición de los siguientes bienes para uso en este

departamento.

72

Anexo B. Acta de entrega de activos fijos

73

Anexo C Tarjeta responsabilidad de activos fijos

Tarjeta No. 001

FECHA:

NOMBRE:

CARGO:

DEPARTAMENTO:

No. Descripción del activo Color Marca Modelo Serie Codigo de Placa

Responsable: Revisado por:

Por este medio hago constar que los bienes descritos a continuacion se encuentran bajo mi

responsabilidad.

TARJETA DE

RESPONSABILIDAD DE

ACTIVOS FIJOS

74

Anexo D Formato traslado de activos fijos

Por este medio se hace constar que con fecha DD/MM/AAAA se trasladan los bienes descritos a continuación:

TIPO DE TRASLADO: DEFINITIVO: TEMPORAL:

MOTIVO DE TRASLADO:

Nombre:

Cargo:

Departamento:

Tarjeta de Responsabilidad No:

Nombre:

Cargo:

Departamento:

Tarjeta de Responsabilidad No:

No. Descripción del activoColor Marca Modelo Serie Codigo de Placa

OBSERVACIONES:

Firma quien entrega Firma quien recibe

PERSONA QUE ENTREGA

PERSONA QUE RECIBE

FORMATO DE TRASLADO DE ACTIVOS

FIJOS

75

Anexo E Formato baja de activos fijos

Por este medio se hace constar que con fecha DD/MM/AAAA se da de baja a los bienes descritos a continuación:

Nombre:

Cargo:

Departamento:

Tarjeta de Responsabilidad No:

No. Descripción del activo Color Marca Modelo Serie Codigo de Placa

POR MOTIVO DE:

VENTA: OBSOLESENCIA: MAL ESTADO: PERDIDA: OTRO, ESPECIFICAR:

Nombre: BUENO:

Cargo: REGULAR:

MALO:

OBSERVACIONES:

Firma quien entrega Firma Jefe departamento

Nota: Este documento debe contar con su documentación de respaldo adjunta

FORMATO BAJA DE ACTIVOS FIJOS

PERSONA QUE CERTIFICA EL ESTADO DEL BIEN