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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA

EMPRESA FIDUPREVISORA S.A

JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL

BOGOTÁ

2018

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA

EMPRESA FIDUPREVISORA S.A

JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial

Director

Jan Leonard Hernández

Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL

BOGOTÁ

2018

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LICENCIA DE REPOSITORIO

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NOTA DE ACEPTACION

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Firma del presidente del jurado

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Firma de jurado

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Firma de jurado

Bogotá, 27, noviembre, 2018

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DEDICATORIA

Este trabajo de grado está dedicado a mis padres, a pesar de estuvieron lejos de mi durante estos 5 años de estudio, siempre me apoyaron y fueron mi motor a salir adelante sin importar las circunstancias. A mis abuelos ya que con ellos compartí estos 5 años de estudio y a pesar de los problemas siempre me estuvieron apoyando y formando para ser un gran profesional. Por último, a todas las personas que siempre creyeron en mí y que yo podía dar más de mi cada día.

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AGRADECIMIENTOS

Brindo mi más profundo agradecimiento a la empresa Fiduprevisora S.A por permitirme realizar la práctica empresarial para mi trabajo de grado, a mis compañeros de la empresa, con los que compartí gran parte de este último semestre y me brindaron todo su apoyo para mi trabajo de grado. A todos los profesores que hicieron parte de mi formación académica para ser un gran profesional. A el tutor de del trabajo de grado el Ingeniero Jan Leonard Hernández, ya que fue un apoyo para el desarrollo de este trabajo de grado,

El agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento en estos 5 años de estudio, las bendiciones que me brindo para poder llegar a la meta.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 15 1. GENERALIDADES 16 1.1 ANTECEDENTES 16 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 18 1.2.1 Descripción del problema. 18 1.2.2 Formulación del problema. 20 1.3 OBJETIVOS 20 1.3.1 Objetivo general. 20 1.3.2 Objetivos específicos. 21 1.4 JUSTIFICACIÓN 21 1.5 DELIMITACIÓN 24 1.5.1 Espacio. 24 1.5.2 Tiempo. 24 1.5.3 Contenido. 25 1.5.4 Alcance. 25 1.6 MARCO REFERENCIAL 25 1.6.1 Marco teórico. 25 1.6.1.1 Estudio de métodos. 25 1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. 28 1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. 28 1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. 30 1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. 32 1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. 33 1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. 34 1.6.2 Marco conceptual 36 1.6.2.1 Archivo. 36 1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. 36 1.6.2.3 Consulta de documentos. 37 1.6.2.4 Disposición final de los documentos. 37 1.6.2.5 Documento. 37 1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. 38 1.6.2.7 Responsabilidad. 38 1.6.3 Marco legal. 38 1.7 METODOLOGÍA 41 1.7.1 Tipo de estudio. 41 1.7.2 Fuentes de información 42 1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 42 1.8.1 Recolección de la información. 42 1.8.2 Organización del archivo físico. 43 1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. 43

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2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 44 2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA 44 2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000 46 2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. 46 2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO 48 2.4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA FIDUPREVISORA S.A 50

3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 55 3.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA TRD Y LA LEY DE ARCHIVO 55 3.1.1 Estante número 1. 56 3.1.2 Estante número 2. 58 3.1.3 Estante número 3. 59 3.1.4 Estante número 4. 61 3.1.5 Estante número 5. 62 3.2 NUEVA DISTRIBUCIÓN DEL ARCHIVO CON LA NORMA INTERNA 63

4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 66 4.1 ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 66 4.2 ELABORACIÓN DEL FORMATO 69 4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES 72 4.4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 72 4.4.1 Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación. 72 4.4.2Cumplimiento de Normatividad interna. 73

5. CONCLUSIONES 74

6. RECOMENDACIONES 75

BIBLIOGRAFÍA 76

ANEXOS 79

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno 17 Figura 2. Ubicación de la empresa 24 Figura 3. Procesos de la gestión documental 31

Figura 4. Métodos de ordenación 36 Figura 5.Respuesta 6 44 Figura 6.Respuesta 9 45 Figura 7.Respuesta numero 11 45

Figura 8. Imagen General del Archivo 48 Figura 9. Estado actual del archivo 49 Figura 10. Evidencia del no cumplimiento de la norma 49

Figura 11. Mapa de Procesos de la Fiduprevisora S.A 50 Figura 12. TRD Oficina de Calidad 55

Figura 13.Circulares 57 Figura 14. Manual de Calidad, Caracterizaciones y Manual Operativo 57

Figura 15.Manuales de Políticas 58 Figura 16.Manuales de Procedimientos 58 Figura 17.Instructivos 59

Figura 18. Formatos 59 Figura 19.Manuelas de Funciones y Temporales 60

Figura 20.Revisión por la Dirección 60

Figura 21.Memorandos 61

Figura 22.Manuales de Calidad y Caracterizaciones desactualizados 61 Figura 23.Documentos desactualizados manejados por el SGC 62

Figura 24.Organigramas desactualizados 62 Figura 25.Etiqueta de búsqueda 63 Figura 26.Nomenclatura 64

Figura 27.Estado actual del Archivo físico 64

Figura 28. Consecutivo del Procedimiento 66 Figura 29. Manual de Procedimientos Final 68 Figura 30. Consecutivo del Formato 69 Figura 31. Encabezado del Formato 70 Figura 32. Formato 71

Figura 33. Caracterización Actualizada 71

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LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Simbología del flujograma 26 Cuadro 2. Marco Legal externo 39 Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental 41 Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo 47 Cuadro 5. Descripción del mapa de procesos 51

Cuadro 6. Clasificación de los documentos manejados por el SIG 52 Cuadro 7. Información para la elaboración de documentos 52

Cuadro 8. Codificación de MO, ML, MP, IN y FR 53 Cuadro 9. Codificación de MF 54 Cuadro 10. Organización Según ley de archivo 56 Cuadro 11. Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación 72

Cuadro 12. Cumplimiento Ley Interna 73

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LISTADO DE ANEXOS

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Anexo A . Prototipo encuesta 79 Anexo B. Encuesta realizada a los funcionarios del área DSG. 81 Anexo C. Tabla de Retención documental de la Oficina de Calidad. 91 Anexo D. Lista de Chequeo del Archivo 93 Anexo E. Tabla de descripción del archivo físico 103

Anexo F. Directrices para la Documentación del SGC_IN-ESC-03-002_V6 104 Anexo G. Plantilla para la elaboración del procedimiento 118

Anexo H. Atención de Requerimientos Documentales a Entes de Control 122 Anexo I. Control de la Documentación Solicitada por Help Desk 133 Anexo J. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V8 134 Anexo K. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V9 136

Anexo L. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos V6 138 Anexo M. Manual de Funciones Técnico 1 147

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GLOSARIO

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. ARCHIVO DE FÍSICO: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política archivística a nivel nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y el que se le confía en custodia. ARCHIVO HISTÓRICO: aquel en el que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. CIRCULARES INTERNAS: mecanismo mediante el cual se establecen y se divulgan las normas, políticas, directrices, procedimientos y funciones que regulan las actividades de la compañía. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: agrupación o tipo de documentos del SGC (manuales de, procedimientos, funciones, calidad, operativo, políticas; formatos, resoluciones, circulares internas, organigramas). CODIFICACIÓN: número de identificación asignado por la Oficina de Calidad a cada documento del SGC y a cada grupo de trabajo. DOCUMENTOS DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultura y que se encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD) FORMATO: documento soporte vinculado al Manual de Políticas, procedimientos e instructivos.

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HALLAZGO: evidencia objetiva de una situación que podría afectar el SGC. Se clasifican en: observaciones y no conformidades. Resultado de la evaluación de los registros frente al conjunto de políticas, procedimientos y demás requisitos de los Sistemas de Gestión. INSTRUCTIVO: documento soporte del procedimiento que permite profundizar su entendimiento. MICROSOFT VISIO: es una herramienta que sirve para diseñar diagramas de flujo y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran facilidad. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: documento donde se describe el SIG de Fiduprevisora S.A. alcance del sistema, documentos establecidos y la interacción de los procesos y la justificación de exclusiones (ISO 9001, GP 1000, ISO 14001 y MECI). MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS: documento donde se describe cada uno de los cargos de la entidad y las funciones que debe cumplir. MANUAL DE PROCEDIMIENTO: documentos donde se describen las actividades de los diferentes procedimientos de la entidad. MANUAL DE POLÍTICAS: describen los lineamientos que debe tenerse en cuenta en la ejecución de cada uno de los procesos de la entidad. MANUAL OPERATIVO: documento que describe la operación del negocio fiduciario de acuerdo con lo establecido en el comité operativo de inicio del negocio con el fideicomitente. RESOLUCIONES: acto de Administración, por el cual se divulgan las directrices administrativas de la entidad. Documento mediante el cual el presidente aprueba la desagregación del Presupuesto. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG): proceso del nivel de Evaluación, Seguimiento y Control de Fiduciaria la Previsora S.A. que incluye los sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad de la Información. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia encada fase de archivo.

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RESUMEN

En el presente trabajo producto de meses de estudio bajo la modalidad de práctica empresarial en la empresa Fiduprevisora S.A., se desarrolló teniendo en cuenta las pautas que exige la normatividad del Archivo General de la Nación y la normatividad interna de la Fiduprevisora S.A., empresa que lleva muchos años en el sector público y privado.

Se trabajó bajo la problemática del archivo físico del área del Sistema de Gestión de Calidad, el cual no cumplía con la Ley Archivo 594 del 2000 en su totalidad, ni la normatividad interna de la organización. Para esto se utilizó una lista de chequeo que permitió identificar los mayores déficits que estaba presentando el archivo físico ante la Ley de Archivo general de la Nación, los cuales se lograron mejorar mediante la propuesta presentada.

El objetivo principal que se planteó, fue el mejoramiento del archivo físico con el fin de atender las solicitudes que realizan los usuarios por el aplicativo Help Desk de la documentación que se encuentra en el archivo físico y a su vez mitigar la problemática presentada en el área del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto al cumplimento de la normatividad del archivo, evitando que se genere un hallazgo o un ERO al área del Sistema de Gestión de Calidad.

Con el presente trabajo se evidencio la importancia que ha presentado el archivo físico del archivo para las empresas pública como la Fiduprevisora S.A, y los grandes beneficios que implica presentar un archivo físico en óptimas condiciones tanto para el área de Sistema Integrado de Gestión, como para la entidad.

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INTRODUCCIÓN

Hoy en día el rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para las empresas del sector público.

Se realiza un diagnostico mediando una lista de chequeo al archivo físico del área del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de identificar las inconsistencias presentadas y cuál es la mayor problemática que se está presentando, mitigando dicha problemática al realizar la búsqueda de un documento en el archivo físico, con el fin de atender los requerimientos realizados por los diferentes entes de control que regulan a la Fiduprevisora S.A a su vez se cumple con lo estipulado por ley de archivo. También se identifican las inconsistencias presentadas en el archivo físico mediante un registro fotográfico

Con la ayuda de la normatividad interna de la Fiduprevisora S.A, y la que brinda el Archivo General de la Nación se procede a la organización del archivo físico de gestión, presentando un orden según su TRD (Tabla de retención documental) que maneja la Oficina de Calidad. Dejando por último una tabla la cual describe la distribución del archivo físico de cada uno de sus estantes, por el tipo de documento que se desee ubicar y por cada proceso.

De igual manera se procede a la realización de herramientas que ayudan a la mitigación de los problemas presentados, generando un procedimiento con el cual se atenderán las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control que les son realizadas a las diferentes áreas de la empresa y el formato con el cual se llevara un control de los documentos solicitados y los que salen del archivo físico. Con toda la elaboración de los documentos se actualizo documentación interna de la entidad, se ajustó el cargo de uno de los funcionarios de la entidad brindándole responsabilidades de archivo.

Con el presente trabajo se identifica la importancia que emplea el archivo para las entidades públicas como privadas, contribuyendo con la historia de la nación frente a la documentación y las ventajas que representa tener un archivo que cumpla con las normatividad interna y externa.

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1. GENERALIDADES

1.1 ANTECEDENTES

Fiduprevisora S.A.1 es una sociedad de Economía Mixta de carácter indirecto y del orden nacional, sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia y con control fiscal reglamentado por la Contraloría General de la República. Además, cuenta con la Revisoría Fiscal de la firma KPMG Ltda.

En 1984 con la creación del Fondo Nacional de Calamidades nació también Fiduprevisora, una fiduciaria constituida por Previsora S.A. Compañía de Seguros creada con el fin de realizar el manejo y la administración de los recursos asignados para cubrir estos desastres.

Durante estos 30 años la Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino también mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de pagos de pensiones.

Algunos de los trabajos en los que ha participado la fiduciaria son:

Liquidación del Seguro Social

Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – FNGRD

Fondo Nacional Francisco José de Caldas

Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero – Forec

Fondo de Pensiones Públicas - Fopep

Instituto de Bienestar Familiar - ICBF

Liquidación Dirección Nacional de Estuperfacientes - DNE

Unidad de Restitución de Tierras Despojadas

Fondo de Riesgos Laborales

PAP Buenfuturo - Cajanal en Liquidación

Fondo de pensiones TELECOM

Colombia Humanitaria

Consorcio Colombia Mayor – Fondo de Solidaridad Pensional

1 FIDUPREVISORA S.A. Historia de la empresa, [EN LINEA]: [Consultado 16 Agosto 2018]. Disponible en :< http://www.fiduprevisora.com.co/seccion/quienes-somos/30-anios-de-historia.html>

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La entidad cuenta con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 - Acorde al modelo establecido por la entidad se establecerán los mecanismos de verificación y evaluación que permitan que el proceso de gestión documental se realice bajo los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión. Lo que busca la implementación del MECI es proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.2

Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno

En la Figura 1 (véase la Figura 1) se muestra la estructura del MECI y a continuación se muestra la estructura del siguiente modelo:

2 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. Pag.17

Fuente. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014

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Dos (2) módulos: Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento

Seis (6) componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento

Auditoria interna se encarga evaluando de forma objetiva la evidencia presentada por las áreas, con el fin de determinar si se está cumpliendo o no, con los requisitos exigidos por el MECI3.

Por parte del manejo documental se presenta un área (Administración Documental) encargada validar y garantizar que la información que se envié al Archivo de Gestión e Archivo Histórico cumpla con la normatividad establecida por Archivo General de la Nación.4

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1 Descripción del problema. El manejo documental ha presentado una problemática histórica de conceptos y mitologías desde sus inicios, lo cual ha desencadenado graves consecuencias al momento de buscar y recuperar la información.

“El acceso documental se enfrenta a un gran problema: la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales”5, lo anterior dio paso al nacimiento de la Gestión Documental, comenzando con el reconocimiento de la archivística como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces se han planteado diferentes propuestas y modelos internacionales.

En el área de Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduprevisora S.A, maneja información interna y externa que es de suma importancia para la organización distribuidas en diferentes carpetas: manuales de políticas (11), manuales operativos

3 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A 4 Información suministrada del área de Administración Documental de la empresa Fiduprevisora S.A 5 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [en línea].

[Consultado 20 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL: www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>

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(1), manuales de procedimientos (14), instructivos (2), manuales de funciones y competencias (3), formatos (4) y documentos de apoyo (memorandos (7), certificados, mapas de procesos, caracterizaciones y circulares (8), organigramas (4), entre otros), del año vigente o de años anteriores.

El reglamento General del Archivo establece “Los documentos de archivo oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista”6 y hace obligatoria su aplicación en todos los archivos oficiales de la orden nacional.

Cerdá Díaz7 indica que, al no presentar sistemas unificados de gestión, se carece de la necesidad de visión, se produce un mal uso y aprovechamiento de los recursos, se aplica prácticas de archivo que tiene como única base la intuición o el criterio personal, o simplemente siguiendo prácticas heredadas, sin plantearse su idoneidad y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de cada área.

Dado que el Artículo 26 del Reglamento General de Archivos dice que es “obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”8 , de igual manera, las entidades del sector privado y en especial la Fiduprevisora S.A que es una entidad mixta, la cual es objeto de este estudio. Esta norma se aplica ya que permite elaborar sus propios inventarios lo cual les facilitará tener un control sobre la documentación que se elabora y la que se conservan en el archivo de la entidad, tanto como en el archivo centrar y el histórico.

La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el manejo documental dentro de sí misma y sobre todo cuando se trata de entidades del gobierno, ya que tienen que reglamentarse a las políticas que establece un ente regulador como lo es el Archivo General de la Nación.9

6 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo 2ª. Ed. Santafé de Bogotá. 1997. p. 20 7 CERDÁ DÍAZ, J. Archivos y gestión documental. Estrategias de intervención en la administración local. Revista Tejuelo, 2003, vol. 4, nº 3 8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Art.26 9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos.

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Debido a que el archivo presentado en el Sistema de Gestión de Calidad no es el más óptimo, se han presentado problemas como: documentos en carpetas de denominación diferente, filtración de información y documentación de otras áreas; esto puede llegar a presentar que nos generen un ERO (riesgo operativo), generación de hallazgos por parte de auditoria interna al no presentar un control de la documentación. También se presentan una gran pérdida de tiempo al realizar la búsqueda de los documentos ya que estos se encuentran extraviados entre más documentos, esto es manifestado por los trabajadores del área de Sistema de Gestión de Calidad.

Uno de los problemas que afectan al archivo físico es la rotación del personal que se presenta en la entidad, ya que con el cambio de personal el conocimiento se va con ellos y el no tener un procedimiento que establezca como se encuentra el archivo físico y el cómo se deba lleve un control adecuado de la documentación, afectara a la organización del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad.

Todos estos problemas que se han presentado tendrían fin con un archivo documental optimo según lo indica la Ley 594 y la normatividad interna, pues este se encargaría de gestionar los documentos de manera centralizada y normalizada, de tal manera que este procedimiento contribuya al desarrollo de proceso de gestión documental y al proceso de calidad de la empresa.

1.2.2 Formulación del problema. ¿Puede la propuesta de mejoramiento controlar la administración documental manejada por el Sistema de Gestión de Calidad, mitigando los problemas presentados en el archivo físico cumpliendo con Ley 594 del 2000 y la normatividad interna?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo general. Realizar la propuesta de mejoramiento de la administración documental manejada por el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Fiduprevisora S.A, mediante el cumplimiento a la Ley General de Archivo y la normatividad interna, con el fin de mitigar la problemática presentada en el archivo de gestión.

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1.3.2 Objetivos específicos.

Realizar un diagnóstico del estado actual del archivo físico manejado por el área de Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de validar las inconsistencias que está presentando frente a la Ley 594 del 2000 y la normatividad interna.

Organizar el archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad según la normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001) y la Ley 594 del 2000, con el fin de elaborar una herramienta que represente la distribución del archivo físico.

Generar la propuesta de mejoramiento de la administración documental, a partir de la elaborar las herramientas generadas por el diagnóstico del estado del archivo, con el fin mitigar las problemáticas presentadas en el archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad.

1.4 JUSTIFICACIÓN

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación, con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y de información, contar con un sistema de gestión documental eficiente proporciona una ventaja muy importante, “ya que permite tener un fácil almacenamiento, una búsqueda rápida de la documentación, controlar los documentos de la empresa, también permita organizar y recuperar documentos.”10

Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a elaborar programas de Gestión Documental, la Fiduprevisora como entidad mixta en desarrollo de sus funciones debe acogerse y trabajar un programa óptimo de Gestión Documental que refleje la actividad administrativa y archivística sustentada en la reglamentación colombiana. Como también lo justifica la UNESCO, “cuando habla en referencia de Gestión Documental en su programa RAMP”11

Con un sistema de gestión documental eficiente, se mantendrán documentos que contengan evidencias de lo ocurrido, pruebas completas, precisas y fiables. Esto ayudara a llevar a cabo varios aspectos importantes como la rendición de cuentas

10 TBS - Telecon Business Solutions, Importancia de la gestión documental, [en línea]: [Consultado 18 Agosto

2018]. Disponible en Internet: < URL: http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental>. 11 CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices [en línea]. [Consultado 19 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL:

http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf>

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de la organización, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la toma de decisiones administrativas, entre otros.

Adela D’Alòs-Moner12 considera unas técnicas de control del archivo, “para asegurar la eficiencia de las organizaciones y su capacidad innovadora y la plena integración de la información y la documentación en sus procesos de actividades, es necesario que los documentos y sus contenidos estén”:

Accesible, dónde, cuándo y por quién sea necesario.

Usable, de manera que además de accesible sea interpretable para las personas que deben hacer uso de ellos.

Integrados, en función de las necesidades y requerimientos de la empresa y sus trabajadores.

Llevar un control de la documentación que sale del archivo, manejado por la entidad.

El archivo se encuentre organizado según la TRD que le sea definido.

Método de ordenar los documentos en orden alfabético, numérico, tipo de documento y por año.

Actualmente la empresa Fiduprevisora S.A recibe muchos requerimientos de entidades de control externos como: la Superintendencia Financiera de Colombia, la Contraloría General de la República de Colombia y la Revisoría Fiscal de la Nación. Estos requerimientos por los entes de control son documentos manejados por el área del Sistema de Gestión de Calidad, en los cuales se solicitan documentos como: manuales de políticas, manuales operativos, manuales de procedimientos, instructivos, manuales de funciones y competencias, formatos y documentos de apoyo (oficios, memorandos, certificados, mapas de procesos, caracterizaciones, circulares, organigramas).13

Estos requerimientos también son solicitados a la empresa para iniciar en nuevos negocios, con el fin de saber cómo se trabajada en ese momento, que cargos se desempeñaba, los reglamentos que regían a la entidad, mapas de procesos, caracterizaciones, manuales manejados por la entidad. Todos estos requerimientos son solicitados dependiendo del año que sea necesario y el proceso que se encuentre involucrado.

12 D’Alòs-Moner, Adela. Intranets: sonrisas y lágrimas. En: El profesional de la información, enero-febrero, v. 11, n. 1, pp. 4-8. 13 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A

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También se presentan que la parte jurídica de la entidad solicita documentación manejada por el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de atender reclamaciones, demandas, entre otros. Por eso es muy importante que la documentación manejada por el Sistema de Gestión de Calidad sea el más óptimo para atender estas solicitudes a tiempo, evitando sanciones económicas y evitar generar una mala imagen a la Fiduprevisora S.A con los problemas que se puedan presentar al no tener la documentación disponible para atender dichas solicitudes.

Para la elaboración del procedimiento se realizará un flujograma que describa como es el comportamiento y manejo de la solicitud de la documentación por el aplicativo Help Desk, para la elaboración del flujograma se utilizara Microsoft Visio 2013, el cual es utilizado por los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad, ya que “facilita el trabajo en equipo porque se puede adjuntar comentarios los documentos para realizarles un seguimiento; es compatible con diferentes herramientas que se utilizan día a día como son (Word, Excel o Microsoft Project)”14; también presenta una gran variedad de plantillas que se pueden personalizar con colores corporativos, adicionar el logo de la empresa y cambiar el estilo de estas.

Con la elaboración de un proceso se logrará tener un mejor control de la documentación que sale y entra del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad, con esto se identificara cuáles son los funcionarios el área responsable de manejar el archivo físico de gestión. En el caso de que estos funcionarios sean cambiados (renuncien o sean despedidos), se tendrá un procedimiento el cual les indicara como atender las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control o usuarios internos. También se actualizarán los documentos relacionados al proceso del Sistema de Gestión de Calidad y la caracterización de este.

También se reducirán los tiempos de atención de los requerimientos realizados por los usuarios, puesto que no se tiene un procedimiento establecido para atender dichas solicitudes. De igual forma se mantendrá el archivo físico ordenado según la normatividad interna, con el fin de mantener la eficiencia al atender las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control o usuarios internos.

14Business School. Ventajas que ofrece Microsoft Visio 2013. [en línea] [consultado el 15 de octubre de 2018].

Disponible en Internet: < URL: https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/herramientas/ventajas-que-te-ofrece-microsoft-visio-2013-mega>

24

1.5 DELIMITACIÓN

1.5.1 Espacio. Se desarrollo la práctica empresarial en la empresa Fiduprevisora S.A (véase la Figura 2), ubicada en la Cl. 72 #10-03, Bogotá. Directamente en el área de Sistema de Gestión de Calidad

Figura 2. Ubicación de la empresa

1.5.2 Tiempo. El tiempo es la duración de la práctica empresarial, teniendo en cuenta los tiempos establecidos por la Universidad Católica de Colombia para el desarrollo y entrega de la propuesta de la gestión documental a finales del mes de noviembre.

Fuente. GOOGLE MAPS. Ubicación de la ciudad. [en línea] Bogotá: Google maps [citado 9 de septiembre de 2018]. Disponible en Internet: <https://www.google.com.co/maps/place/Fiduprevisora/@4.6568065,-74.0609875,17z/data=!4m5!3m4!1s0x8e3f9a5ccac285ad:0x78c06ca169a5c988!8m2!3d4.6563895!4d-74.0577903>

25

1.5.3 Contenido. El contenido del trabajo de grado se basa en generar propuesta mejoramiento de la administración documental, realizando un diagnostico a partir de una encuesta para evaluar el conocimiento de los funcionarios del área, una lista de chequeo de la Ley 594 de 2000.

También presenta la distribución del archivo físico en el momento de iniciar la práctica empresarial y el archivo físico organizado según la Ley 594 del 2000 y la normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001). También se elabora un manual de procedimientos donde se indicará cómo se debe atender las solicitudes de la documentación vigente (se encuentra en el archivo físico) y obsoleto (se encuentra en el archivo central), y un formato con el que se controlara la documentación que es solicitada y la que sale del archivo físico, con el fin de generar herramientas que ayuden a mitigar la problemática presentada en el archivo físico.

1.5.4 Alcance. El presente trabajo de grado llega hasta la propuesta de mejoramiento de la administración documental manejada por el Sistema de Gestión de Calidad, presentando herramientas (procedimiento, formato, cuadro de distribución de archivo), que ayudaran a mitigar la problemática presentada y llevar un control del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión Documental. Dejando una propuesta al jefe del área con la que se pretende mantener ordenado el archivo físico que maneja el área de Sistema de Gestión de Calidad, evitando demoras en la búsqueda de documentos y evitando perdida de documentos.

1.6 MARCO REFERENCIAL

1.6.1 Marco teórico.

1.6.1.1 Estudio de métodos. El estudio de métodos se basa en ocho etapas fundamentales para su óptimo desarrollo los cuales son: Seleccionar el tipo de trabajo que se va a estudiar; Registrar datos observados y necesarias de información; Examinar de manera analítica los métodos de trabajo actual; Establecer un método más práctico de mejora.

Evaluar las diferentes opciones en relación al costo beneficio de la propuesta de mejora; Definir un método propuesto claro y eficiente, de fácil comprensión para los trabajadores de la organización; Implantar el nuevo método en la organización en

26

pro de la mejora continua y finalmente controlar el método propuesto y sus buenas prácticas de implementación.15

La ingeniería de métodos se basa en registrar los hechos, examinar los métodos actuales y proponer métodos propuestos para disminuir los tiempos de entrega e incrementar el costo-beneficio de la organización en cuanto a la productividad tanto de máquinas como de trabajadores.16

Flujograma. El flujograma es una herramienta fundamental para analizar y representar de manera más sencilla las actividades de un proceso específico, cual lleva una serie de símbolos utilizados en la mayoría de diagramas de actividades empleados en el estudio del trabajo17.

Los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad emplean la siguiente simbología (véase el Cuadro 1) para la elaboración de flujograma:

Cuadro 1. Simbología del flujograma

SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

Inicio / Fin Se utiliza para dar inicio y fin a un diagrama

Acción / Proceso general

Indica la actividad que se debe realizar en el procedimiento. Indica una acción o instrucción general que se debe realizar.

Decisión

Indica la validación o comparación de datos, dependiendo del resultado obtenido se toma la decisión de tomar un camino u otro del diagrama.

15 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in management services. (Londres,1991). 16 Ibid. (Londres,1991). 17 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in management services. (Londres,1991).

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SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

Salida impresa

Indica el diligenciamiento de un formato

Conector de actividades

Indica el enlace de dos partes de un diagrama de la misma página. Se utiliza una “letra” en los conectores

Llamada a subrutina

Indica la llamada de un manual de políticas, procedimiento e instructivos.

Conector de página

Indica el enlace de dos partes de un diagrama en páginas diferentes. Se utiliza un “número” en los conectores

El estudio de métodos se realiza para:

Evaluar el comportamiento del trabajador: comparar la producción durante cierto periodo de tiempo, para determinar la producción estándar.

Planear las necesidades de la fuerza del trabajo: se utiliza para determinar que tanta mano de obra se necesita.

Determinar la capacidad disponible: se utiliza para los estándares de medición del trabajo, midiendo un nivel de fuerzas de trabajo.

Determinar el costo o precio del producto: se tiene en cuenta la mano de obra obtenida en la medición del trabajo para el cálculo del precio.18

18 Cardona Londoño. Luz Natalia. Proyecto propuesta de mejora métodos y determinación de los tiempos estándar de producción en la empresa G&L Ingenieros LTDA. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira. Tecnología industrial, 2007.p18

Cuadro 1. (Continuación)

Fuente. Elaborado por el autor a partir de ASME (Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos)

28

1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. “Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)

En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos.

En 1881 H. Von Seybel “enunció un nuevo principio: el de orden original”19. El principio de orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organización. Ya mucho después el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora.

1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. En la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”20.

“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos” 21.

19 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo

Gutiérrez.2004 [en línea]. [consultado el 19 de agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL:

http://www.agn.gob.mx/> 20 DOYLE, Murielle, Freniere, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. P.11 21 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo, 2003. P.39

29

Para el desarrollo de este trabajo es muy importante tener muy en cuenta los conceptos archivísticos empleados en los programas de Gestión Documental, con el fin de mejorarla y controlar los documentos generados en el área del Sistema de Gestión de Calidad. Por lo tanto, es conveniente explicar lo correspondiente al Ciclo Vital de los Documentos y la definición de Archivo, como factor fundamental de la Gestión Documental.22

Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la nación, suministran información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación, control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”. Para la conservación y administración en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la “información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”.

En toda Empresa existen diferentes tipos de Archivos como son los Archivos de Gestión o de Oficina, los cuales comprenden toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten, su circulación o trámite se hace a través de las personas que realizan sus actividades en las mismas oficinas, en busca de solución o respuesta a los asuntos iniciados en ellas.

Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación; estos documentos son los que están listados en la Tabla de Retención Documental (TRD).23

El tiempo de permanencia de estos documentos depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental (TRD) para luego decidir su transferencia al Archivo Central, el cual es la “unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los diferentes Archivos de Gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo

22 Ibid. p.39 23 Universidad Surcolombiana. Guía para la organización de los archivos de gestión. [en línea]. [consultado el

30 de septiembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf>

30

vigentes y objeto de consulta por el usuario interno o externo”24. Así mismo, del Archivo Central se pueden realizar transferencias documentales que, por decisión del comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, al Archivo Histórico o Permanente.

1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. En la gestión documental de las diferentes entidades públicas, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.

Planeación: es el Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. 25

Producción: son las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 26

Gestión y trámite: es el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. 27

Organización: es el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.28

Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.29

24 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. p.34 25 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609 (10, diciembre, 2012). Por el cual se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.Bogotá: presidente: 2012. Pag 8 26 Ibid. p.8 27 Ibid. p.8 28 Ibid. p.8 29 Ibid. p.8

31

Disposición de documentos: es la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

Preservación a largo plazo: es el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.30

Valoración: es el proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).31

Figura 3. Procesos de la gestión documental

30 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p.8 31Ibid. p.8

Fuente. MINAMBIENTE. Gestión documental. [en línea] [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL http://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/gestion-documental>

32

1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. Según la Ley General de Archivo32, establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico es:

Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.

Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.

Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.

Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.

Consolidar una cultura de información nacional.

Racionalización de la información y sus categorías.

Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:

Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a conservar una información con fácil acceso y recuperación.

Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.33

Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de

32 COLOMBIA. El Congreso de Colombia. LEY 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: El Congreso: 2000. 33 ATS Gestión Documental. Todo lo que necesitas saber para entender la Ley 594 del 2000. [en línea].

[consultado el 15 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: https://atsgestion.net/todo-lo-que-necesitas-saber-para-entender-la-ley-594-del-2000/>

33

gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.

Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones públicas como privadas con interés público.

Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la nación.

Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.

Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión documental.

Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de administración de documentos.

1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. Según la Norma Básica de Organización de Archivo de Oficina34, se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de organizarse separada del resto de los documentos generados o recibidos en la tramitación de un expediente.

Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación.

34 SERVICIO. NORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA. [en línea]. [consultado

el 14 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_ basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.pdf>

34

Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.

Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la carpetilla: Tipo de documento que se archiva, título del documento, fecha de elaboración del documento.

No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.

Llevar un control de la documentación que se extrae del archivo, con el fin de llevar la trazabilidad del expediente.

Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad.

1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. Según el Decreto 2609 de Gestión Documental35, hace un énfasis en las entidades públicas al cómo debe presentar el archivo físico de las organizaciones publicas

Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD)

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

35 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p 11

35

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Por parte de la Fiduprevisora S.A., se manejan un método para la activación de la documentación.

Organizar la distribución del archivo según la tabla de retención documental (TRD) que se maneje en cada área.

Organizar los documentos en orden descendente de izquierda a derecha.

Ubicar en una parte del archivo los documentos que ya no se encuentren en vigencia, con el fin de realizar la transferencia documental al archivo de gestión o archivo central dependiendo de su vigencia, la cual es indicada en las TRD.

No guardar elementos que no correspondan al archivo físico.

Presentar un cuadro que ayude a agilizar y llevar un control de cómo se encuentra distribuido el archivo físico.

Llevar un control de la documentación que sale y entra del archivo físico.

36

Figura 4. Métodos de ordenación

1.6.2 Marco conceptual

1.6.2.1 Archivo. Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.

1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. Para la conservación y administración en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la “información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”36. Por lo tanto, se puede decir que el Ciclo Vital del Documento es una serie de “etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”37

36 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación documental. Bogotá: El Archivo, 2001. p.38 37 Ibid. p. 36

Fuente. SlidePlayer. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS COORDINACIÓN DE ARCHIVOS. [en línea] México [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en

Internet: <URL https://slideplayer.es/slide/5395271/>

37

El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico, magnético, fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de función su edad aumenta gradualmente con sus valores.

1.6.2.3 Consulta de documentos. “La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen”38. La consulta garantiza el “derecho que tienen las personas a acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos”39

1.6.2.4 Disposición final de los documentos. Se trata de la “selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o las Tablas de Valoración Documental”40

1.6.2.5 Documento. El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material."41

Según el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.”42

38 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 40. 39 COLOMBIA. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Bogotá: Themis, 2001. p. 44. 40 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 45. 41 CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organización básica y Gestión de Archivos

Administrativos. Quito. 2005. p.47 [en línea]. [consultado 18 agosto 2018]. Disponible en Internet: < URL:

http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf> 42 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos.

38

1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. “Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”43.

Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación, suministran información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación, control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”.44

1.6.2.7 Responsabilidad. El acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación identifica que la responsabilidad “es la buena gestión de documentos, administración y la administración de sus archivos y controlando la documentación presentada durante todo el ciclo de vida de los documentos”.45

1.6.3 Marco legal. Se tomó como base para el marco legal los requisitos legales que orientan directamente al archivo físico relacionadas con la Ley 594 del 2000, como lo indica la siguiente tabla. (véase el Cuadro 2)

43 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo, 2003. P.39 44 Ibid. p.34. 45 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia. p 5

39

Cuadro 2. Marco Legal externo

NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN

CÓDIGOS

Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

LEYES

Ley 43 de 1913 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico. Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre documentos y objetos de interés públicos.

Ley 23 de 1982

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Ley 1581 de 2012 Disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

DECRETOS

Decreto 264 de 1963

Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Decreto 2620 de 1993

Procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Decreto 173 de 2004

Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital.


Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Compilado en el Decreto 1080 de 2015.

Decreto 106 de 2015

Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

ACUERDOS AGN

Acuerdo 11 de 1996 Criterios de conservación y organización de documentos

40

NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN Acuerdo 042 de 2002

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 049 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos del reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos

Acuerdo 050 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII de conservación de documento, del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo

Acuerdo 038 de 2002

Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 008 de 2014

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la ley 594 de 2000

NORMAS

NTC 594 Medición de archivos, Diagnostico de archivos, medición de archivos y archivos

NTC ISO 27001 Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisito N°4

CIRCULARES AGN

Circular 03 de 2011 Obligación de Transferir los Archivos Generales los Documentos de valor Secundario.

Circular 001 de 2014

Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013

Circular 003 de 2015

Directrices para la Elaboración de Tablas de Retención Documental

También se presenta un marco legal interno que aplica la Fiduprevisora S.A (véase el Cuadro 3)

Cuadro 2. (Continuación)

Fuente. Elaborado por el autor

41

Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental

NORMATIVIDAD INTERNA DE LA FIDUPREVISORA S. A

NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN


Por el cual se aprueba la modificación de la estructura de la Fiduciaria La Previsora S.A y se determinan las funciones de sus dependencias.

Circular 02 de 2010 Expedida por COINFO, DECISIONES SOBRE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DE APOYO AL APLICATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

RE-2000-52 Por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental y se Fijan Políticas archivísticas

RE-2005-016 Mediante la cual se adopta la Tabla de Retención Documental de Fiduciaria la Previsora S. A

RE-2013-021 Donde deroga la Resolución Nº 022 del 26 de noviembre de 2007 y se adopta el SGA bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2004

RE-2017-039 Por medio de la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Fiduprevisora S.A.

RE-2018-020

Por la cual se adopta el Plan Institucional de Archivo - PINAR, el programa de Gestión Documental - PGD y el sistema Integrado de Conservación - SIC y se aprueba la implementación, seguimiento de cada instrumento en la Fiduprevisora S.A.

1.7 METODOLOGÍA

1.7.1 Tipo de estudio. La metodología según Hernández Sampieri46, es exploratoria descriptiva, es el resultado de la compilación de experiencias y lecciones aprendidas, se constituye en una guía de consulta y elemento de aprendizaje, que permite conocer todos los componentes vinculados a la implementación de proyectos. Su alcance esta contextualizado en proyectos ERP Siesa Enterprise.

Se entiende como proyecto, la implementación y puesta en marcha de cada una de las suites del ERP Siesa Enterprise.

46 Hernández, Sampieri. Metodología de la investigación, 6 Ed. México: Mc Graw Hill, 2014, p.90

Fuente. Elaborado por el autor a partir de la información brindada por el aplicativo Isolución

42

1.7.2 Fuentes de información

Fuentes primarias: Son los datos e información suministrada por parte de la empresa, en reuniones de las áreas trabajadas, antecedentes presentados en los últimos años y toma de datos. Todo esto con el fin de recolectar los datos presentados durante la propuesta de implementación.

Fuentes secundarias: Son las que brindarán una mayor información para el planteamiento de la propuesta, como son: los libros de, bases de datos, proyectos de investigación, trabajos de grados, la normatividad que rigüe la gestión documental, etc.

1.8 DISEÑO METODOLÓGICO

En desarrollo de la práctica empresarial, para la propuesta de mejoramiento de la gestión documental de acuerdo al desarrollo de los objetivos específicos. Para esto se trabajaron tres fases:

1.8.1 Recolección de la información. La información recolectada es de carácter primario porque es información que se toma directamente del archivo físico manejado por el área del Sistema Integrado de Gestión.

Se realizó un listado de lo que debería estar cumpliendo el archivo físico según la Ley 594 del 2000. También se llevó a cabo la encuesta a los 5 funcionarios del área del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de:

Evaluar el conocimiento que tiene los funcionarios del área para buscar información sobre la gestión documental.

Establecer si los funcionarios saben en donde está ubicado el archivo físico, si conocen como es su distribución para realizar la búsqueda de un documento vigente.

Identificar si los funcionarios saben atender un requerimiento realizado por un ente de control y a su vez confirmar si los funcionarios saben quién es el encargado del archivo físico.

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A su vez se realizó un registro fotográfico del estado actual del archivo físico, para identificar las inconsistencias presentadas en los documentos manejados por el Sistema de Gestión de Calidad

Se hace un diagnóstico de la documentación presentada en el área de Sistema de Gestión de Calidad, recolectando información sobre la historia documental que sea representativa para generar un conocimiento amplio y profundo del por qué se manejan esos documentos y manejan ese tipo de codificación, con el fin de elaborar el manual de procedimiento, el formato y actualizar la documentación.

1.8.2 Organización del archivo físico. Se analizó e interpreto la información recolectada a nivel del área para ordenar la documentación manejada en el área de Sistema de Gestión de Calidad, según lo establece la Ley 594 de 2000 de Archivo General de la Nación y el Manual de políticas de la entidad (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001). Se elaboró una tabla que muestra cómo se encuentra la distribución del archivo físico, con la finalidad de que la persona encargada tenga un mayor conocimiento de cómo está distribuido el archivo físico, evitando pérdidas de tiempo en la búsqueda de los documentos y perdidas en el momento de devolver un documento.

1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. Para la elaboración de la propuesta de mejoramiento se elaboran herramientas que ayudaran a mitigar la problemática presentada en el archivo físico, para esto se realizó un procedimiento y un formato, se tuvo en cuenta la normatividad interna que se maneja en la Fiduprevisora S.A, con el fin de que los documentos cumplan con estos requerimientos y sean aceptados por el jefe del área. También se realiza la actualización de los documentos donde se obtuvo la información y la respectiva caracterización del área.

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2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC

2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA

Para llevar a cabo la encuesta se elabora un prototipo el cual presento varios cambios realizados por un funcionario del área de Administración Documental, con el fin de que cumpliera con unos criterios de evaluación. Con los cambios realizados a la encuesta, quedo aprobada por el funcionario de Administración Documental (Cristian Bohórquez) (véase el Anexo A).

El consolidado de las respuestas que se realizaron a los cinco (5) funcionarios fueron del área del Sistema de Gestión de Calidad escaneados como soporte de la realización de la encuesta (véase el Anexo B).

Al realizar la prueba a los cinco funcionarios del área, la mayoría de las respuestas presentadas fueron las mismas, pero se presentó que en cuatro (4) de las catorce (14) preguntas los funcionarios no sabían con claridad de cuál era la más asertiva.

Figura 5.Respuesta 6

En la figura anterior (véase la Figura 5), se evidencia que los funcionarios del área no presentan un criterio definido para la de búsqueda en el momento de ir a buscar un documento al archivo físico, esta pregunta se apoya mucho de cómo es su distribuido y si los funcionarios saben la ubicación del archivo físico, ya que este se encuentra en un área total mente diferente.


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Figura 6.Respuesta 9

Teniendo en cuenta la pregunta evaluada anteriormente (véase la Figura 6), se presenta más soporte al argumento que los funcionarios no claro como es la organización del archivo físico, esta situación se presenta en el momento que uno de los funcionarios valla a realizar la búsqueda de documentos y no lo pueden encontrar tan fácil, haciendo más demorada la atención de un requerimiento realizado por un ente de control. Si el usuario no tiene conocimiento de cómo es la distribución del archivo físico en el momento que regrese el documento al archivo lo guardara en una carpeta diferente haciendo que el documento quede extraviado en las diferentes carpetas.

Figura 7.Respuesta numero 11



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En la grafico anterior (véase la Figura 7), se muestra que los funcionarios no tienen un criterio definido para realizar la búsqueda de un documento vigente u obsoleto, por esta razón se tiene que solicitar ayuda del jefe u otro funcionario que tenga un mayor conocimiento de la distribución presentada en el archivo físico manejado en el área.

Una de las preguntas abiertas que se realizó a los funcionarios fue si tienen conocimiento de quién es el encargado del archivo físico del área, en el cual todos presentaron respuesta diferente. Con estos resultados se evidencia que no se tiene claro quién es el responsable del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad.

Todas estas evidencias apuntan a que es muy importante tener un manual de procedimientos que ayude atender los requerimientos realizadas por el aplicativo Help Desk de documentación vigente y obsoleta. De igual manera crear un formato que ayude a tener un control de todos los requerimientos y la salida de documentación vigente del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad.

2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000

Para llevar a cabo el diagnóstico fue necesario realizar una lista de chequeo del estado actual mediante el cumplimento de la Ley de Archivo General de la Nación y después evaluar el cumplimento que a nivel de la organización teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la Fiduprevisora S.A.

2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. Se realizó una recolección de información de las leyes que daban un mayor alcance a la Ley 594 del 2000, donde se encontraba parámetros que debería estar cumpliendo un archivo manejado por una entidad pública.

Con la información recolectada anteriormente en el marco legal se elabora un formato en Excel con ayuda del área de Gestión Documental de la entidad, en el cual se busca verificar el estado actual del archivo físico, como se está llevando a cabo la conservación de los documentos, como es el ambiente al que están expuestos los documentos, si se presenta una persona encargada del archivo y que medio utiliza para mantener ordenado el archivo. En donde se evalúa los siguientes parámetros:

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Condiciones Generales del Deposito

Condiciones Locativas del Deposito

Condiciones Ambientales del Deposito

Condiciones de Almacenamiento del Deposito

Condiciones de Seguridad del Deposito

Condiciones de Mantenimiento del Deposito

Condiciones de Preservación del Deposito

Aspectos Archivísticos del Deposito

La lista de chequeo tiene la finalidad de identificar cuáles son los puntos más críticos que están afectando al archivo físico. Para ver los resultados obtenidos es necesario ver el siguiente anexo (véase el Anexo D). Donde se evidencia las siguientes falencias:

Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo

RESULTADOS DE LAS MAYORES DEFICIENCIAS

CRITERIO % OBTENIDO

1. El archivo cuenta con espacio para guardar documentos para la transferencia.

40%

2. Se presenta una persona encargada del archivo físico 20%

3. La documentación organizada según la TRD 30%

4. Instrumentos para realizar la consulta de distribución del archivo 35%

Una de las grandes debilidades es que no se presenta un encargado directamente del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad y al presentar este inconveniente no se están tomando medidas de protección para el ingreso del archivo como: son guantes, tapabocas, bata. También se presentó el caso que el archivo no se encuentra ordenado según lo indica la TRD por esta razón se está presentando inconsistencias en el momento de buscar un documento.

Fuente. Elaborado por el autor a partir de la Lista de chequeo

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El no tener una distribución establecida por la TRD y herramientas que muestren cómo está distribuido el archivo físico, hace que se presenten perdidas de documentos en carpetas diferentes.

Se presentaron más problemas en el estado físico y la ubicación del archivo, pero no se puede brindar una solución mediante la práctica empresarial puesto que se afectaría la estructura de la organización.

2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO

Se realiza una recopilación fotográfica del estado en el que se encuentra el archivo físico de documentos ubicado en el área de tecnología (véase la Figura 8). Con el fin de tener un registro del estado inicial del archivo físico.

Figura 8. Imagen General del Archivo

El archivo manejado por el área de Sistema de Gestión de Calidad (véase la Figura 9) como se puede evidenciar no es el más óptimo, porque la documentación no tiene un orden establecido, se encuentran carpetas en el suelo y se evidencian objetos que no pertenecen al archivo físico.


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Figura 9. Estado actual del archivo

Con el registro fotográfico (véase la Figura 10) se evidencia que en los manuales de políticas se encuentra el manual de procedimientos de la gestión jurídica. También en él están de manuales de procedimientos hay una carpeta que no debería estar ubicada. Esto quiere decir que la documentación no se encuentra en su respectivo lugar.

Figura 10. Evidencia del no cumplimiento de la norma

Con este registro fotográfico se presenta más evidencias sobre el incumplimiento de la normatividad del Archivo General de la Nación y la normatividad interna, ya que se presenta cosas que no pertenecen al área, los documentos están agrupados por tipos de documentos, pero no presenta un orden como lo estipula la TRD y no es claro en el momento que una persona realice la búsqueda de un documento.



50

2.4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA FIDUPREVISORA S.A

Para la elaboración del procedimiento, el formato y poder actualizar documentos es necesario recolectar información que sea importante en el momento de crear estos documentos, por este motivo se inicia identificando como está distribuido el Mapa de Procesos (véase la Figura 11) manejado por la empresa Fiduprevisora S.A, para identificar como se encuentra estructurado sus diferentes procesos.

Figura 11. Mapa de Procesos de la Fiduprevisora S.A

En la siguiente tabla (véase el Cuadro 5) se describe como es la estructura del mapa de proceso, puesto que se manejan cuatro (4) niveles de procesos, once (11) macroprocesos que manejan una codificación específica y veintiocho (28) procesos, que manejan un consecutivo dependiendo del macroproceso al que estén asignado.

Fuente. Por el autor a partir del aplicativo Isolución de la Fiduprevisora

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Cuadro 5. Descripción del mapa de procesos

NIVELES DE PROCESOS

MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO CONSECUTIVO

1 ESTRATEGICOS

1 PLANEACIÓN PLA

1 Planeación Estratégica 01

2 Planeación de Presupuesto 02

3 Planeación Comercial 03

2 GESTIÓN DE RIESGOS GRI

4 Riesgo de Inversión 01

5 SARO 02

6 SARLAFT 03

2 MISIONALES

3 ESTRUCTURACIÓN Y CONSECUCIÓN DE

NEGOCIOS ESN 7

Estructuración de Negocios y Vinculación de Clientes

02

4 GESTIÓN DE NEGOCIOS

GNE

8 Planeación y Gestión Operativa 01

9 Ingresos 02

10 Pagos 03

11 Inversiones 04

12 Contratación Derivada 05

13 Afiliaciones 06

14 Administración de Servicios de

Salud 07

15 Prestaciones Económicas 08

16 Liquidación de Entidades 09

17 Administración de Otros

Activos y Pasivos 11

3 SOPORTE

5 GESTIÓN

TECNOLÓGICA GTE

18

Administración Tecnológica 02

6 GESTIÓN AL CLIENTE GCL 19 Servicio al Cliente y

comunicaciones 01

7 GESTIÓN JURIDICA GJU 20 Soporte Jurídico 01

8 GESTIÓN

ADMINISTRATIVA GAD

21

Adquisición y Administración de Bienes y Servicios

01

22 Administración Documental 04

9 GESTIÓN TALENTO

HUMANO GTH 23

Administración y Desarrollo del Talento Humano

03

10

GESTIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL

GCP

24 Contabilidad e impuestos 01

25 Ejecución y Control

Presupuestal 02

4 EVALUACION 11

EVALUACION, SEGUIMIENTO Y

CONTROL ESC

26 Evaluación Independiente 01

27 Control Disciplinario 07

28

Sistema Integrado de Gestión SIG:

SGC: 03 SGSI: 05 SGA: 06

SG-SST: 08

Fuente. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos (IN-ESC-03-003_V6) Fiduprevisora S.A

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Los documentos manejados por el Sistema Integrado de Gestión presentan una clasificación especifica que se describe en la siguiente tabla (véase el Cuadro 6)

Cuadro 6. Clasificación de los documentos manejados por el SIG

Nº TIPO DE DOCUMENTO CODIGO PLANTILLA ISOLUCION

1 MAPA DE PROCESOS MA Mapa de Procesos externo

2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CR Caracterización de Procesos

3 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MC Manual de Calidad

4 MANUAL OPERATIVO MO Manual Operativo

5 MANUAL DE POLÍTICAS ML Manual de Políticas

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP Manual de Procedimientos

7 INSTRUCTIVOS IN Instructivos

8 FORMATOS FR Formatos

9 ORGANIGRAMAS OR Organigramas

10 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

MF Manual de Funciones y Competencias Laborales

11 RESOLUCIONES RE Normatividad Interna

12 CIRCULARES CI Normatividad Interna

13 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Tabla de Retención Documental

Fuente. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos (IN-ESC-03-003_V6) de la empresa Fiduprevisora S.A

Se identificó que “Sistema Integrado de Gestión SIG” es el área encargada de establecer el manejo de la documentación interna. En la siguiente tabla (véase el Cuadro 7) establece información para la elaboración de la documentación.

Cuadro 7. Información para la elaboración de documentos

Código Nombre del Documento

MP-ESC-03-001 Control de Documentos Internos. V 13

IN-ESC-03-002 Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG.V5

IN-ESC-03-003 Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos. 5


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El instructivo IN-ESC-03-002 y IN-ESC-03-003, fueron calves para recolectar la información suministrada anteriormente, fue necesario realizar la actualización del instructivo “Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos” identificado con el código (IN-ESC-03-003) a su siguiente versión (6).

Para crear un documento es necesario tener presente como es la codificación de cada uno de los documentos manejados por el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta la plantilla que define el aplicativo Isolución.

Para la elaboración de los manuales políticas, operativos, procedimientos, instructivos y formatos es necesario tener en cuenta la siguiente codificación presentada en la siguiente tabla (véase el Cuadro 8)

Cuadro 8. Codificación de MO, ML, MP, IN y FR

DOCUMENTO CODIGO MACROPROCESO CODIGO NUMERICO

DEL PROCESO CONSECUTIVO EJEMPLO

Manual Operativo

MO Abreviatura del Macroporceso

Consecutivo del proceso (xx)

Consecutivo del documento sacado

de Solución y listado maestro (xxx)

MO-ESN-02-005

Manual de Políticas

ML Abreviatura del Macroporceso




ML-GRI-03-002

Manual de Procedimiento

MP Abreviatura del Macroporceso




MP-GNE-06-021

Instructivo IN Abreviatura del Macroporceso




IN-PLA-02-011

Formato FR Abreviatura del Macroporceso

Consecutivo del proceso

(xx)



FR-GTH-03-051

La codificación que se usa para la elaboración de un manual de funciones se representa en la siguiente tabla (véase el Cuadro 8)


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Cuadro 9. Codificación de MF

DOCUMENTO CODIGO DEPENDENCIA CODIGO CARGO EJEMPLO

Manuales de Funciones

MF Centro de costo Consecutivo sacado de Isolución y listado maestro de Manuales

de Funciones (xxx) MF-101070301-122

Con la información suministrada anteriormente se identifica cual es la codificación que debe presentar el manual de procedimientos y el formato que se presentara en modo proyecto para atender las solicitudes realizadas por los usuarios de los diferentes entes de control y controlar la documentación que entra y sale del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad.


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3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC

3.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA TRD Y LA LEY DE ARCHIVO

Para realizar la organización del archivo físico es necesario identificar cual la tabla de retención documental (TRD) que nos indica cual es el orden que debe tener los documentos, con ayuda de la normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001) y la norma NTC 5029 para crear un campo para la documentación obsoleta enviada al archivo de gestión.

Para esto se realiza la búsqueda en el aplicativo Isolución, filtrando las tablas de retención documental manejadas en toda la empresa Fiduprevisora S.A, e identificando la descrita como “Oficina de Calidad” (véase la Figura 12).

Figura 12. TRD Oficina de Calidad

Con la TRD (véase el Anexo C) de la “Oficina de Calidad” y ayuda del (Manual de Gestión Documental y Control de Registros), se realiza la organización del archivo físico. Iniciando con identificar donde se encontraba la documentación antes y luego ubicarla según la TRD. El archivo físico donde se guarda toda la documentación esta dividió por 5 estantes y se realizó la siguiente división con el fin de dejar establecido la ubicación de los diferentes tipos de documentos.

Fuente. Elaborado por el autor a partir de Isolución de la empresa Fiduprevisora S.A

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Para la organización del archivo físico se tiene en cuenta no solo la TRD si no como debe ser la organización y distribución de este teniendo en cuenta la Ley de Archivo General de la Nación

Cuadro 10. Organización Según ley de archivo

Tipo de Documento Organizado

Circulares Ordenado por año de forma descendente

Manuales del SIG y caracterizaciones Vigentes Ordenado según el Mapa de Procesos

Manuales Operativos Ordenado según el Mapa de Procesos

Manuales de Políticas Ordenado según el Mapa de Procesos

Manuales de Procedimientos Ordenado según el Mapa de Procesos

Instructivos Ordenado según el Mapa de Procesos

Formatos Ordenado según el Mapa de Procesos

Manuales de Funciones y Competencias laborales Ordenado por último digito ascendente

Revisión por la dirección Ordenado por año de forma descendente

Memorandos Ordenado por año de forma descendente

Manuales de Calidad y Caracterizaciones Desactualizados

Ordenado por año de forma descendente

Desactualizados (Manuales Operativos, Políticos, Procedimientos, Instructivos, Formatos, Funciones y competencias laborales)

Ordenado según el Mapa de Procesos

Organigramas Desactualizados Ordenado según el Mapa de Procesos

3.1.1 Estante número 1. Se inicia ubicando las circulares según sus respectivos años en orden descendente de izquierda a derecha (véase la Figura 13). Siguiendo con el orden de la TRD se ubica una carpeta con el Manual del Sistema Integrado de Gestión vigente con las Caracterizaciones de cada proceso y a su lado los Manuales Operativos. (véase la Figura 14)

Fuente. Elaborado por el autor a partir de las directrices presentadas por el archivo general de la nación adaptada a la normatividad interna

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Figura 13.Circulares

Figura 14. Manual de Calidad, Caracterizaciones y Manual Operativo

Al dado de los Manuales Operativos se encuentran todos los Manuales de Políticas (véase la Figura 15) en donde están ubicados por orden descendente según los macroprocesos como lo presenta la Tabla 5 (véase la Tabla 5).



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Figura 15.Manuales de Políticas

3.1.2 Estante número 2. Para el segundo estante se inicia ubicando todos los Manuales de Procedimientos en el mismo orden descendente de los Manuales de Políticas iniciando con planeación (PLA) y terminado con evaluación, seguimiento y control (ESC), en este caso se presentó que algunos macroprocesos presentaban dos o tres carpetas por la cantidad de documentos que tenían en su interior (véase la Figura 16)

Figura 16.Manuales de Procedimientos

Al dado de los Manuales de Procedimientos se encuentran todos los Instructivos (véase la Figura 17) en donde están ubicados por orden descendente de los macroprocesos, y agrupados en dos carpetas como lo muestra la Figura 17.



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Figura 17.Instructivos

3.1.3 Estante número 3. Para el tercer estante se inicia ubicando todos los Formatos en orden descendente como se presentó en los Manuales de Políticas de izquierda a derecha, estos se encuentran agrupados en cuatro grupos, puesto que algunos macroprocesos no presentan una gran cantidad de formatos como otros (véase la Figura 18).

Figura 18. Formatos



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Figura 19.Manuelas de Funciones y Temporales

Al lado de los Formatos se encuentran ubicados los Manuales de Funciones que están ordenados por el consecutivo que brinda el aplicativo Isolución, donde la primera capeta contiene los consecutivos de 151 al 280 y la segunda carpeta de 1 a 150, en la tercera carpeta están ubicados los Manuales Temporales que se irán actualizando con el paso del tiempo (véase la Figura 19).

En todo el costado derecho del tercer estante se encuentran ubicados los documentos que tiene que ver con la Revisión por la Dirección (véase la Figura 20), que están en orden descendente iniciando en año 2017 hasta el año 2011 como lo muestra la Figura 14.

Figura 20.Revisión por la Dirección



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3.1.4 Estante número 4. Para el cuarto estante se inicia ubicando todos los Memorando que están en orden descendente iniciando en año 2017 hasta el año 2012 como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 21)

Figura 21.Memorandos

En el mismo estante se encuentran ubicados los Manual del Sistema Integrado de Gestión con las Caracterizaciones de cada proceso de los años anteriores (desactualizados), que se encuentran en orden descendente iniciando en año 2017 hasta el año 2012 como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 22).

Figura 22.Manuales de Calidad y Caracterizaciones desactualizados



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3.1.5 Estante número 5. En el quinto estante al costado izquierdo se encuentran 6 carpetas en las cuales se archivan los Manuales Operativos, Manuales de Políticas, Manuales de Procedimientos, Instructivos, Formatos y los Manuales de funciones desactualizados como lo muestra la siguiente figura (véase la Figura 23).

Figura 23.Documentos desactualizados manejados por el SGC

En este mismo estante, pero al costado derecho se encuentran los Organigramas desactualizados, en orden descendente iniciando en año 2015 hasta el año 1997 como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 24).

Figura 24.Organigramas desactualizados



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3.2 NUEVA DISTRIBUCIÓN DEL ARCHIVO CON LA NORMA INTERNA

Con el archivo físico ordenado según el (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001), se logrará ubicar mucho más fácil la documentación que se les solicita los entes de control.

Para agilizar la búsqueda de estos documentos se colocó en la parte inferior del estante, una etiqueta con el nombre con el cual se identificará los documentos como se muestra en la siguiente Figura (véase la Figura 25).

Figura 25.Etiqueta de búsqueda

También se le agregó en la carpeta una nomenclatura con el cual se logrará ubicar mucho más fácil los documentos (véase la Figura 26)


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Figura 26.Nomenclatura

Con la ordenación del archivo físico del SGC, la documentación se encuentra en orden según la TRD “Oficina de Calidad”, se realizó una muestra fotográfica del estado actual del archivo físico (véase la Figura 27).

Figura 27.Estado actual del Archivo físico



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También se elaboró la siguiente tabla (véase el Anexo E) con el fin de presentar una herramienta que ayude a la identificar la distribución del archivo físico, para que cualquier funcionario del área y el funcionario responsable del archivo físico posea un mayor conocimiento de cómo es la distribución de los documentos en el archivo físico antes de entrar. También se atenderá de forma eficiente los requerimientos realizados por los entes de control de los documentos vigentes y a su vez se tendrá un mayor control en el momento que se regrese un documento al archivo y se ubique en la carpeta designada y no en una carpeta diferente.

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4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Para la propuesta de mejoramiento se elaboran herramientas que ayuden a mitigar los problemas presentados en el diagnóstico y la lista de chequeo donde se elaborará un procedimiento, un formato y un manual de funciones, para mitigar dichos problemas. Además de actualizar los documentos relacionados se tiene en cuenta el instructivo de “Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad” identificado con el cogido IN-ESC-03-002 versión 6 (véase el Anexo F). para elaborar estos documentos.

4.1 ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se inicia identificando en el aplicativo Isolución cuál será el nuevo consecutivo del procedimiento (véase la Figura 28). Para después ubicar en la parte del encabezado de la plantilla (véase el Anexo G) el código designado como MP-ESC-03-013, ya que este pertenece al Sistema Integrado de Gestión (ESC) y al Sistema de Gestión de Calidad (03).

Figura 28. Consecutivo del Procedimiento

Después se procede a llenar diligenciar la plantilla con los siguientes pasos:

Razón de la actualización o creación: Se indica las razones de la creación del documento


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Objetivo: Se describe la razón del procedimiento el por qué y para qué del procedimiento.

Alcance: Describe la aplicabilidad del procedimiento, indicando donde inicia y donde culmina.

Glosario: Se describe los términos que dan claridad al procedimiento. En orden alfabético.

Marco normativo: Se relaciona el marco legal que rige el procedimiento. Citando la en un orden de jerarquía: Constitución política de Colombia, Leyes, Decretos, Resolución externa, Resolución interna, Circular externa, Circular interna, Normas del SIG y demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen (obligatorio), posteriormente puntualice o describa la aplicabilidad de la misma para el alcance del documento.

Documentos relacionados: Se indican los documentos del Sistema Integrado de Gestión que tiene relación o interactúan con el documento, donde se puede llegar a profundizar para un mayor entendimiento. Estos pueden ser (Manuales de políticas, procedimientos, formatos, instructivos, entre otros). Estos pueden ser consultados en el aplicativo Isolución.

Políticas y lineamientos: Se describe las políticas de operación que define las directrices, límites y parámetros necesarios para ejecutar el procedimiento y sus actividades.

Flujograma: Se coloca la descripción grafica del proceso elaborado en el aplicativo Microsoft Visio.

Desarrollo: Este está dividido en tres parámetros:

Responsable: Se indica quien es el encargado de ejecutar la actividad.

Actividad: Describe cada actividad teniendo en cuenta las pautas indicadas al inicio de del documento. También es utilizado para brindar una descripción más detallada del Flujograma, se puede llegar a presentar que se agrega una nota en la cual se haga una claridad en la actividad que se está realizado.

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PRO: Valor agregado de la actividad (lo que deja la realización de la actividad)

SIS: El sistema que se utiliza o aplicativo para la actividad.

PER: Los permisos que debe tener la persona para realizar la actividad.

Por último, se ubica la parte de firmas en la cual van las personas que realizan el documento, lo revisan y lo aprueban para su publicación en el aplicativo Isolución y aplicación de este. En el documento final del procedimiento (véase la Figura 29) describe todo lo relacionado anteriormente con el fin de atender los Requerimientos Documentales con Destinos a Entes de Control, para ver el documento más detallado (véase el Anexo H).

Figura 29. Manual de Procedimientos Final

Fuente. Elaborado por el autor a partir del MP-ESC-03-013

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4.2 ELABORACIÓN DEL FORMATO

Para la elaboración del formato se inicia identificando en el aplicativo Isolución cuál será el nuevo consecutivo (véase la Figura 30). Se identifica que el código asignado seria FR-ESC-03-023, ya que este pertenece al Sistema Integrado de Gestión (ESC) y al Sistema de Gestión de Calidad (03) y el 023 es el siguiente según el aplicativo Isolución

Figura 30. Consecutivo del Formato

Para la construcción del formato se tiene en cuenta:

El número del Help Desk que, con el que inicia el caso.

Nombre del usuario que genero el Help Desk.


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El motivo por el cual se solicita el documento y a que ente de control corresponde.

Código del documento solicitado y su respectiva versión.

Nombre del documento que se solicita.

SI el documento pertenece al archivo físico del SGC o se solicitó al archivo central.

Por último, si se realizó la devolución del documento solicitado al archivo físico o al archivo central.

Al formato se le añade lo establecido en el instructivo IN-ESC-03-02 (véase la Figura 31), como requisito que debe tener el formato para su creación o actualización.

Figura 31. Encabezado del Formato

Por último, se ubica en una hoja aparte las firmas de la persona que realizan el documento, lo revisan y lo aprueban para su publicación en el aplicativo Isolución y aplicación de este. En formato (véase la Figura 32) se describe todo lo relacionado anteriormente con el fin de controlar la documentación solicitada por el aplicativo Help Desk y a su vez llevar un control de los documentos que salen del archivo físico de gestión, para ver el formato más detallado (véase el Anexo I).

Con el nuevo procedimiento y formato, fue necesario actualizar la caracterización del Sistema integrado de Gestión CR-ESC-08 a su versión 8 y más detallada (véase el Anexo J), su versión 9 (véase la Figura 33), ya que al incluir nuevos documentos se altera dicha caracterización, para ver la caracterización más detallada (véase el Anexo K).También se actualizo la información que se obtuvo el instructivo “Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos” identificado con el código IN-ESC-03-003 versión 6 (véase el Anexo L).

Fuente. Directrices para la Documentación del SGC (IN-ESC-03-003_V6) de la empresa Fiduprevisora S.A

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Figura 32. Formato

Figura 33. Caracterización Actualizada

Fuente. Elaborado por el autor a partir del FR-ESC-03-023

Fuente. Elaborado por el autor a partir del CR-ESC-08_v9

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4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

Por último, creo uno de las manuelas de funciones de los temporales de la Dirección Sistemas de Gestión, con el fin de asignar unas funciones específicas que se encargue del archivo, el cual dará uso al formato cuando salga y entre la documentación del archivo físico y seguir un procedimiento del cómo se debe atender las solicitudes de documentos dirigidos a los entes de control (véase el Anexo M). Todo esto teniendo en cuenta las deficiencias presentadas en la lista de chequeo.

4.4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

Con las herramientas que se laboraron anteriormente se procede a la construcción de la propuesta de mejoramiento de la administración documental la cual se presentara a la directora del Sistema Integrado de Gestión.

4.4.1 Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación. Con base en la lista de chequeo que se realizó al archivo físico se identificaron problemáticas los cuales se mitigarán de la siguiente manera (véase el Cuadro 11):

Cuadro 11. Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación

Análisis Situación del diagnostico

Plan de acción Seguimiento Resultados

El Sistema de Gestión de Calidad presenta una persona encargada del archivo físico

Cumpliendo en un 20%

Se creó un manual de funciones en el cual se asigna una persona encargada del archivo físico de gestión, la cual se encargará de brindar implementos para la utilización del archivo y controlará el esto el archivo.

Se realiza un control mensual de las actividades devengadas en el manual de funciones sobre el archivo

Cumpliendo total sobre los requisitos exigidos en de la ley de archivo

Se presentan herramientas para realizar la consulta y control de la documentación del archivo físico


Se elabora una tabla de distribución del archivo físico.

Se elaboró un formato para llevar un control de las solicitudes generadas por los entes de control.

Se elaboró un formato para llevar un control de la documentación que sale y entra del archivo y los documentos solicitados al archivo de gestión

Con ayuda de las herramientas, la directora del Sistema de Gestión de Calidad, llevara un control de la documentación que maneja el archivo físico.


Fuente. Elaborado por el autor a partir de la lista de chequeo y toda la documentación elaborada

73

4.4.2 Cumplimiento de Normatividad interna. Con base en el diagnóstico realizado al archivo físico, teniendo en cuenta la normatividad interna (resoluciones, tablas de retención documental y la norma NTC 5029), los cuales se mitigarán de la siguiente manera (véase el Cuadro 12):

Cuadro 12. Cumplimiento Ley Interna

Análisis Situación del diagnostico

Plan de acción Seguimiento Resultados

El archivo cuenta con espacio para guardar documentos para la transferencia como lo indica la NTC 5029


Teniendo que el archivo físico de gestión debe presentar un espacio para guardar la documentación obsoleta que se enviara al archivo de gestión o al archivo histórico, se crea un espacio con el fin de dar cumplimiento a la NTC 594 y la normatividad interna.

Se llevará un control de la documentación obsoleta, con las carpetas que se colocaron a disposición de envió al archivo de gestión.

Cumpliendo total sobre los requisitos exigidos de la NTC 594 y normatividad interna

La documentación se encuentra organizada como lo establece la TRD


Con la herramienta de distribución del archivo físico, se llevará un control de la colocación de las carpetas, según su tipología la cual lo establece la TRD manejada por la oficina de calidad

Se llevará un control de la ubicación de las carpetas con ayuda de la herramienta de “distribución de archivo físico”


Esta es la porpuesta que se le presenta a la jefe encargada del Sistema de Gesión de Calidad, la cual mitigaria la problemática encontrada mediante el diagnostico al archivo fisico, con la ayuda de la elaboración de herramientas de control.

Fuente. Elaborado por el autor a partir de la lista de chequeo y toda la documentación elaborada

74

5. CONCLUSIONES

Con la lista de chequeo que se elaboró teniendo en cuenta la Ley General de Archivo, se identificaron las herramientas que ayudaron a mitigar los problemas presentados en el archivo físico, como lo era el evitar la pérdida del conocimiento puesto que, con el manual de funciones siempre se presentara una persona encargada del archivo físico teniendo en cuenta unas funciones específicas que indica la Ley General de Archivo.

Se elaboró un procedimiento que tenía enlazado un formato, el cual permito generar una herramienta para llevar un control más detallado de la documentación que es solicita por los diferentes entes de control. Para la elaboración de esta herramienta fue muy importante tener en cuenta la seguridad de la información indicada en la NTC ISO-27001, la cual nos indica que la documentación que se maneja es netamente publica para el interior de la entidad, y para ser remitida a entes de control externo es necesario que se envié el soporte de la solicitud de dichos documentos.

Con la propuesta de mejoramiento se logra optimizar la utilización del archivo físico, cumpliendo con la normatividad de la Lay General de Archivo, la TRD y a su vez la creación de un espacio para la documentación que es obsoleta y tiene que ser enviada a la casa del archivo. También se elaboró una herramienta la cual nos permite evidencia como se encuentra distribuido el archivo físico del Sistema de Gestión documental, lo ayudara a identificar y ubicar de forma más eficiente la documentación que sea solicitada.

Todas las herramientas elaboradas para mejorar la administración documental del área del Sistema de Gestión de Calidad, beneficiara mejorando el sistema de gestión de calidad, puesto que presentara una mejora en el archivo físico y en la atención a los documentos que ellos manejan actualmente y se podrán realizar adaptaciones o cambios a las herramientas elaboras en el caso que sea modificado el archivo.

75

6. RECOMENDACIONES

El área de Sistema de Gestión de Calidad debe llevar un mejor control de la documentación que se manejan, puesto que el no cumplir con la normatividad interna y la ley del Archivo General de la Nación puede llegar a que se realice un hallazgo al área por los entes de control internos o por el contrario un ente externo en el caso de una auditoria que se le realice al área o las diferentes áreas.

Es importante para el área del Sistema de Gestión de Calidad mejore la forma en la que se maneja la documentación puesto que ese método lo han utilizado desde hace mucho tiempo y puede que con el gran aumento de los documentos presentados no sea el más óptimo, por eso se recomienda considerar la propuesta de desarrollo del procedimiento de “Atención de requerimientos documentales con destinos a entes de control” y el formato de “Control de la documentación solicitada por Help Desk y salida de un documento del Archivo físico”, con el fin mantener el archivo físico ordenado como fue entregado y mejorar la atención de los requerimientos realizados por las diferentes áreas de los entes de control externo.

Adicionalmente sería útil que todos los funcionarios presentaran un conocimiento de cómo se encuentra el archivo físico y como está la distribución de este, puesto que se presente una auditoria al área del Sistema de Gestión de Calidad o en un área diferente y necesiten un documento vigente lo pueda encontrar fácilmente. También si el funcionario encargado del archivo físico no se encuentre, otro funcionario del área tenga la capacidad de ubicar el documento con facilidad y volverlo a ubicar donde saco el documento.

Es muy importa que el área implemente a los usuarios que manipulan el archivo físico con guantes, tapabocas, bata, entre otras cosas, con el fin de que evitar posibles enfermedades que se puedan contraer con la manipulación de los documentos y el entorno al que se encuentra expuesto dicho archivo.

76

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79

ANEXOS

Anexo A . Prototipo encuesta

81

Anexo B. Encuesta realizada a los funcionarios del área DSG.

91

Anexo C. Tabla de Retención documental de la Oficina de Calidad.

93

Anexo D. Lista de Chequeo del Archivo

DIA DD MES MM AÑO AAAA

SI X NO

SI NO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

SI NO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

EDIFICIO FIDUPREVISORA

Número del

Deposito:DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN

FECHA DE DILIGENCIAMIENTO

Lugar de almacenamientoLongitud en metros

lineales

El piso:

En estantería:

Carpetas:

Sueltas:

0.5

13,5

68

Cual 1…

Cual 2…

9. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en

papel escriba el valor en metros lineales).

CONDICIONES GENERALES DEL DEPOSITO

Dirección:1. Sede:2. Nombre del

Deposito/Dependencia

6. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste:

INSUMOS DE PAPELERÍA, DOCUMENTO QUE NO PERTENECEN AL ARCHIVO CARPETAS, CAJAS, BOLSASICOPOR

PERCHEROS

7. Cuántos metros lineales de documentación hay en este depósito? 13,5

8. Cómo está almacenada la documentación y cuántos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones:

3. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación: 3

4. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación: 3,2

Tipo de soporteLongitud en metros

lineales

En amarres:

En costales:

Cajas comunes:

Bolsas de plástico:

En A-Z:

Otro:

Papel:

Fotografía:

Cintas de video:

CDS:

Disquetes:

Microfilm:

Software:

Cintas fotográficas:

Rollos Cinematográficos:

Mapas:

Otros: Cuáles:

Cl. 72 #10-03, Bogotá

18

94

N°

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

SI NO X

SI NO X

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUALES DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

10. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla:

Productor documental Asunto o serie documental

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES OPERATIVOS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES POLÍTICAS

No DE METROS LINEALES

11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica:

No DE METROS LINEALES

12. En este depósito hay documentación histórica:

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN ORGANIGRAMAS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MEMORANDOS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INTERNA – CIRCULARES

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN CARACTERIZACIONES

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MAPAS DE PROCESOS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN FORMATOS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN INSTRUCTIVOS

DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN


SI X NO

SI NO X

SI X NO

Bueno Regular Malo

X

X

X

X

X

SI X NO

SI NO X

2. Nombre del

Deposito/DependenciaDIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN

Número del

Deposito:18

CONDICIONES LOCATIVAS DEL DEPOSITO


1. Sede: EDIFICIO FIDUPREVISORA Dirección: Cl. 72 #10-03, Bogotá

5. Se han hecho adecuaciones para archivo:

4. Cuál fue la destinación inicial del inmueble: OFICINAS COMERCIALES

3. Antigüedad en años del edificio: 1989

Discribir: ESTA ADECUADO EL ARCHIVO RODANTE PARA EL ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL

6. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados:

7. Cuál es la capacidad total del depósito en metros lineales

METROS LINEALES 33.6

8. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo:

Estado

CEMENTO Y BLOQUE

10. Se realizan actividades de organización al interior del depósito:

Planta física ObservacionesMaterial

Paredes

Describir: HAY DOCUMETACION QUE COMPARTE ESPACIO CON LAS DIFERENTES MATERIALES AL ARCHIVO

11. Número de personas que laboran en el depósito: 0

Techos

Pisos

Ventanas

Puertas

PRESENTA FILTRACIONES DE AGUA Y UNA TUBERIA

EXPUESTA

9. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste:

CONCRETO

PORCELANATO

ALUMINIO

CRISTAL Y ACERO

95


SI X NO SI X NO

SI X NO SI NO X

9

2

6

0

2. Nombre del


Número del

Deposito:18

CONDICIONES AMBIENTALES DEL DEPOSITO



3. Iluminación:

Hay exposición de los documentos a la luz:

N° Claraboyas:

4. Ventilación:

Candescente

Solar Artificial

Directa: Fluorescentes

N° de horas de exposición: 12N° de horas de exposición: 4

Indirecta:

N° de horas de exposición: 10 N° de horas de exposición:

N° de horas de exposición:

Otra - Cual?

Natural Artificial

N° Ventanas N° extractores: 02

Tiempo de Apert. Diaria (Horas)

1N° Puertas:

0

N° Rejillas: 0

No de fuentes Aire

Acondicionado:




0

0

0

Tiempo diario de activación:

Tiempo diario de activación:

Otro - Cual:

Tiempo Diario activación:

SI NO X

°C

5. Temperatura:

Describa:

Diario Semanal Quincenal Mensual

Si la respuesta es SI, Señale con qué frecuencia se mide:

Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito:

6. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el Edificio: NO SE HA MEDIDO

Otra - Cual? No de Horas

96

SI NO X

%

7. Humedad Relativa:Se cuenta con equipos para la medición de la Humedad Relativa en el

depósito:

Describa: EN LA PARTE TRACERA DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA HUMEDAD QUE PUEDE AFECTAR LA DOCUMENTACIÓN

Si la respuesta es SI, Señale con qué frecuencia se mide:

Diario Semanal Quincenal Mensual

Otra - Cual? No de Horas

NO SE HA MEDIDO8. Cuál es la Humedad Relativa promedio ambiental

97


10 Pisos 20 Techo

Observaciones:

SI X NO 0.5

X X Nada

SI NO X

Temático

Fija

SI X NO

SI X NO

SI NO X

SI NO X

2. Nombre del


Número del

Deposito:18

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DEL DEPOSITO



Otro - Cuál?

Paredes 40

Documentos Elementos ajenos al archivo

6. La estantería tiene un sistema visual de identificación:

4. Se encuentra material documental en el piso

Alfabético Numérico Alfanumérico:

Cuántos metros lineales:

5. Señale, la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por:

3. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a: (distancia min 20cm)

Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8.

7. Señale, El sistema de identificación es:

PRESENTA UN ALTO INGRESO DE PARTICULAS POR LA PARTE SUPERIOR DEL ARCHIVO

Planoteca

Archivo vertical

Por unidades

productoras

Abierta

Cerrada

Otros

Cuales?

8. Condiciones de estantería

Estantería

Metálica:

Madera:

Metálica:

Madera:

Rodante

Tipo Capacidad en

metros

lineales

33,6X

Observaciones

9. La estantería está diseñada para almacenar las unidades de conservación usadas por la Entidad

10. Se encuentran los parales de la estantería fijados al piso

PARCIAL

PARCIAL

11. Presentan oxidación los elementos de la estantería

12. Las bandejas o parales de la estantería se encuentran deformados

98


SI NO X

Tipo: SI NO X

SI X NO

SI X NO

SI X NO

SI X NO

SI X NO

CONDICIONES DE SEGURIDAD DEL DEPOSITO



Agua

Exprodin

Si la respuesta es NO, Explique:

5. Señale el tipo y número de extintores en el edificio:

Funcionan:

2. Nombre del


Número del

Deposito:18

Tipo de extintor

Solkaflam

Tipo ABC

Químico seco

Tipo A

Gas Carbónico

Cuántos?

Funcionan:Detector de humo por camara de ionización

Si la respuesta es NO, Explique: El detector es compartido con el área de GTI

4. El area posee Extintor(es) de incendios: Cuántos? 4

3. El depósito posee detector(es) de

incendios:

ObservacionesN° de extintores

3

Si la respuesta es NO, Explique:

7. Señale el tipo y número de extintores en el depósito:

Tipo de extintor N° de extintores Observaciones

Solkaflam

6. El depósito posee Extintor(es) de incendios: Cuántos? 1

Funcionan:

Tipo A

Gas Carbónico

Tipo ABC 1

Químico seco

8. Existe un Plan de prevención de desastres:

Agua

Exprodin

Documentar ML-ESC-06-004

99

SI NO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

SI X NO Cuál?

SI NO X

SI NO X

SI NO X

Vías X Ríos Mares Caños

X X Robos

X X

9. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio:

Nombre Cargo Función

JORGE LOBO PROFESIONAL 2

Señale SI o NO para las siguientes preguntas

10 Existe señalización en el área del depósito

11. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado

BRIGADISTA

MÓNICA PACHON TÉCNICO 1 BRIGADISTA

17. Humedad en pisos

18. Humedad en muros

19. Humedad en techo

20. Grietas

21. Se fuma donde se almacena la documentación

22. Se fuma donde se organiza la documentación

12. Se encuentra cableado eléctrico a la vista

13. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra

14. Bajantes de aguas blancas a la vista

15. Bajantes de aguas negras a la vista

16. Entrada de aguas lluvias por goteras

27. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre:

Con Agua

Con fuego

Explique:

Explique:

23. El depósito posee puertas especiales de seguridad

25. El depósito posee alarma electrónica de seguridad Sensor de Movimiento

26. Materiales inflamables Cuál(es)?

Humedad Contaminación Otro - Cuál?

28. Marque con una X, si aproximadamente en 100m, existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo:

Otro - Cuál?

Parqueadero Humedales

Industrias Gasolineras

29. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a:Inundaciones Incendios Desplomes Atentados:

100


Anual

x

SI X NO

SI X NO

X Puertas Rejillas Otro

SI NO X

SI NO X

2. Nombre del


Número del

Deposito:18

CONDICIONES DE MANTENIMIENTO DEL DEPOSITO



7. Hay tapetes

8. Hay Cortinas

Documentación

Barrer

4. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos:

Deposito X Escoba

Tela Seca Limpiar Polvo

Ventanas Claraboyas:

6. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X)

3. Frecuencia de la limpiezaQué tipo

limpieza

Cuáles? Elementos publicitarios de Capacitación, cajas, bolsas, Capetas dañas

5. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo

Equipos y

materialesMensual SemestralQuincenal

ENTRADA

SUPERIOR


Hongos

X X

SI NO X

2. Nombre del


Número del

Deposito:18

CONDICIONES DE PRESERVACIÓN DEL DEPOSITO - Acuerdo 049 de 2000



4. En la documentación hay signos de:

Decoloración Humedad: Manchas

Negro Otro - Cuál?

Color Amarillo Violáceo

3. En el depósito hay presencia de:

Bacterias Roedores Insectos

Otros - Cuáles?

5. Se realizan tratamientos de conservación al archivo:

Preventivos Correctivos

En caso afirmativo, cuáles y con qué materiales:

101

SI NO X SI NO X

SI NO X SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO X

SI NO

X

X

X

X

X

SI SI Otros

Otro - Cual?Guantes

TapabocasGafas Protectoras

6. Señale, para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP)

Bata

10. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, sólidos

Overoles

7. Ha tenido capacitación del uso del archivo:

8. Existe un listado de distribición del archivo

9. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica:

11. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, líquidos

12. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI

Explique:

13. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación:

Explique

Conteste las siguientes preguntas y describa:

Descripción

14. Se hace limpieza de la documentación antes de los

procesos de organización archivística:Liempieza de polvo al enviar

documentos al archivo de gestión

Los Organigramas

15. Se hace limpieza de la documentación conjunta con

los procesos de organización archivística:16. Se han realizado procesos de conservación.

17. Se conoce y aplica la normatividad sobre

conservación

18. Se legajan los expedientes perforándolos:

19. Se encuentra en la documentación:

Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos


NO

SI X NO

Otra:

SI X NO

18

ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DEPOSITO



2. Nombre del


Número del

Deposito:

6. El deposito cuenta con instrumentos de consulta:

4. Cuánta está organizada (volumen en metros lineales)

según TRD: 28

5. Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional:

3. La documentación se encuentra organizada

según TRDSI Una parte

se encuentra agrupada

la documentación por

tipo de documentos

pero no como lo

establece la TRD

102

2009 2018

SI NO X

SI X NO

SI NO X

SI NO X

SI NO

X

X

X

X

7. Cuáles son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito?Listados

Inventarios

Cuántos:

Cuántos:

Gestión

Histórico

9. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito:

Acumulado:

Central

X 14

Cuántos:

Cuántos:

Fase de

archivo (X)Fecha extrema

8. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito:

Catálogos:

Otro

Longitud en metros

lineales

10. El archivo posee Tablas de Retención Documental:

Están actualizadas

Explique: ESTAN EN PROCESOS DE ACTUALIZACIÓN EN AJUSTESOLICITADOS POR LA JEFE

15. Se ha realizado valoración con TVD

Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metrosLongitud en metros

lineales

NO SE REGISTRA

Explique:

12. Se ha realizado depuración

13. Se ha realizado valoración

14. Se ha realizado eliminación

11. El archivo cuenta con TVD.

103

Anexo E. Tabla de descripción del archivo físico

Tip

o d

e

Do

cum

en

to

Man

SIG

y

Car

ac V

ige

nM

an. O

pe

Nº

de

ide

nti

fica

ció

n0

12

30

0M

L 1

ML

2M

L 3

ML

4M

L 5

ML

6M

L 7

ML

8M

L 9

ML

10M

L 11

Có

dig

os

2016

-201

5 2

011-

2004

2000

-199

420

03-1

994

MC

y C

R

TOD

OS

PLA

GR

IES

NG

NE

GTE

GC

LG

JUG

AD

GTH

GC

PES

C

Tip

o d

e

Do

cum

en

to

Nº

de

ide

nti

fica

ció

nM

P 1

MP

2M

P 3

MP

4M

P 5

M

P 6

MP

7M

P 8

MP

9M

P 1

0M

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104

Anexo F. Directrices para la Documentación del SGC_IN-ESC-03-002_V6

LISTA DE VERSIONES

VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACIÓN

0 07/May/2010 Crear un documento anexo al procedimiento para estandarizar la documentación de los procedimientos.

1 25/Abr/2011 Normalizar el anexo como instructivo del procedimiento MP-ESC-03-001 Control de Documentos.

2 05/Jun/2012 Incluir pautas que permitan dar claridad a la metodología utilizada para crear o actualizar la documentación en el SIG.

3 06/Jun/2013

Actualización del Capítulo 9. Aspectos a tener en cuenta por la Oficina de Calidad. Cambio del nombre del documento, antes identificado como: Documentación de procedimientos y otros documentos del SGC.

4 06/May/2014 Eliminación del flujograma y desarrollo dentro de la estructura de los manuales de políticas.

5 30/Mar/2016

Actualización del Capítulo 6, cambio en la estructura para la documentación de los manuales, eliminando el Capítulo 7 Riesgo Operativo para todos los documentos de la organización y cambio del flujo de firmas establecido para los mismos.

6 30/May/2018 Actualización del Capítulo 6, incluye en la estructura de documentos las caracterizaciones con los lineamientos necesario para la elaboración de las caracterizaciones

OBJETO Definir la metodología para la documentación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión en todos sus niveles (Proceso, Manuales de políticas, Manuales de procedimientos, Instructivos y formatos), de manera que sean ejecutados de manera estandarizada. ALCANCE

Este instructivo hace parte del ML-ESC-03-01 y su aplicación es responsabilidad de todos los funcionarios y en particular por la Dirección Sistemas de Gestión, quienes tienen la responsabilidad de acompañar el proceso de creación y actualización de los documentos del SIG. El documento comprende los siguientes temas:

Estructura de los manuales de procedimientos, manuales de políticas e instructivos. Lineamientos para la documentación de caracterizaciones, manuales de procedimientos,

manuales de políticas, instructivos y formatos. Tips para tener presente en la documentación (Primera vez).

105

Tips para tener presente en la actualización de documentos. Aspectos a tener en cuenta por la Dirección de Sistemas de Gestión.

Nota: Los lineamientos para la documentación de los manuales funciones y competencias laborales, se encuentran definidos en el ML-GTH-03-001 Administración de Perfiles y Estructura Organizacional. GLOSARIO Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto. (NTC-ISO 9000) Documento: Información y el medio en el que está contenida. (NTC-ISO 9000) Formato: Registro que contiene evidencia de la ejecución de una actividad. Instructivo: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una actividad o proceso especifico. Macroproceso: Se componen de una secuencia de procesos orientados a generar un valor agregado, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos organizacionales.

NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC-ISO 9000) Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto (NTC-ISO 9000) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas (NTC-ISO 9000) RESPONSABLE Todos los funcionarios de la entidad. Funcionarios Dirección Sistemas de Gestión. DOCUMENTOS RELACIONADOS

MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos ML-GAD-04-001 - Manual de Gestión Documental y Control de los Registros IN-ESC-03-004 - Metodología para el Estudio y Optimización de Procesos Plantilla Manual de Procedimientos Plantilla Manual de Políticas

106

Plantilla Instructivo DESARROLLO

6.1 Estructura de las caracterizaciones, manuales de politica, procedimientos, e instructivos

Las caracterizaciones, manuales de políticas (ML), manuales de procedimientos (MP), e instructivos (IN) son documentos de gran importancia para la organización considerando que en ellos se describen los lineamientos y el qué hacer institucional. La estructura adoptada por Fiduprevisora S.A. para la documentación de los citados manuales es la siguiente:

CARACTERIZACIONES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE POLÍTICAS INSTRUCTIVO

(CR) (MP) (ML) (IN)

SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO

1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

0 LISTA DE VERSIONES

TABLA DE CONTENIDO

0 LISTA DE VERSIONES

MACROPROCESO 1 OBJETO 0 LISTA DE VERSIONES

1 OBJETO

PROCESO 2 ALCANCE 1 OBJETO 2 ALCANCE

OBJETIVO 3 GLOSARIO 2 ALCANCE 3 GLOSARIO

ALCANCE 4 MARCO NORMATIVO

3 GLOSARIO 4 RESPONSABLE

107

RESPONSABLE 5 DOCUMENTOS RELACIONADOS

4 MARCO NORMATIVO

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS

2 CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN DEL PROCESO

6 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS

6 DESARROLLO

PROVEEDORES 7 CONVENCIONES 6 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

ENTRADAS 8 FLUJOGRAMA

ACTIVIDADES 9 DESARROLLO

SALIDAS

CLIENTES

3 RECURSOS

HUMANOS

INFRAESTRUCTURA

4 DOCUMENTOS ASOCIADOS

DOCUMENTOS

REGISTROS

5 REQUISITOS APLICABLES

LEGALES

REGLAMENTARIOS

6 GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO

7 GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROCESO

Las anteriores estructuras se encuentran definidas en plantillas estandarizadas y controladas a través del Aplicativo Isolución. 6.2 LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE CARACTERIZACIONES

La caracterización permite la identificación de los elementos esenciales necesarios para la ejecución del proceso, facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un sistema.

6.2.1 Identificación y codificación de la caracterización del proceso

Código: Identificación alfanumérica asignada de acuerdo al tipo de documento Ver IN-ESC-

03-003 Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos. Fecha: Corresponde a la fecha de aprobación y firma de la caracterización.

FECHA:

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOCR-

CÓDIGO

VERSIÓN No.

108

Versión: Consecutivo según actualización.

6.2.2 Información general del proceso Macroproceso: Nombre del Macroproceso al cual pertenece el proceso. Proceso: Nombre del proceso. Objetivo del proceso: Descripción en verbo infinitivo de la actividad general del proceso

(razón de ser), en la cual se incluya: ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿Y para qué lo hace? Alcance: Descripción general del proceso (dónde inicia, qué hace y cómo termina). Responsable: Corresponde al líder(es) de proceso quien(es) garantiza(n) que se cumpla con

el objetivo y monitorea(n) su desempeño.

6.2.3 Ciclo básico de la gestión del proceso

Proveedores: Corresponde aquellos procesos o partes interesadas que suministran insumos necesarios para la ejecución del proceso. En razón al enfoque por procesos no se utilizan nombres de dependencias o áreas.

Entradas: Identificación de los insumos (Producto, servicio, información o directriz) a transformar o fundamentales para la ejecución del proceso.

Actividades: Descripción en verbo infinitivo de las actividades generales que se desarrolla el proceso. Deben ser secuenciales y coherentes con el objeto y alcance del proceso y corresponder e indicar ciclo PHVA. A continuación, se mencionan algunos ejemplos de verbos y sinónimos utilizados en cada fase:

- Planear: proyectar, planificar, programar, preparar, organizar, diseñar, estructurar, calcular, concebir.

- Hacer: producir, formar, generar, crear, originar, elaborar, realizar, terminar, construir, proceder, ejercer, ejecutar, establecer.

- Verificar: comprobar, cotejar, confirmar, revisar, constatar, realizar, demostrar, evidenciar, justificar, confrontar.

- Actuar: ejecutar, ejercer, elaborar, proceder, intervenir

Salidas: Descripción del producto o servicio, información, directriz, etc.; que es generado como resultado de la ejecución de las actividades del proceso, como, por ejemplo: Documentación, planes de mejoramiento, programas y registros. Puede ser la entrada para un proceso posterior.

Clientes: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio generado por el proceso.

6.2.4 Recursos

Humanos: Relación de los cargos que participan en el proceso. Infraestructura: Relación de los aplicativos, equipos y medios de comunicación necesarios

para ejecución del proceso.

109

6.2.5 Documentos asociados

Documentos: Definen, establecen y soportan las actividades del proceso (Manuales de

políticas, operativos, de procedimientos e instructivos). Registros: Evidencias que demuestran la operación eficaz del proceso (formatos, actas,

informes, planes de mejoramiento, etc.)

6.2.6 Requisitos aplicables (Legales y Reglamentarios): relación de los requisitos internos y externos aplicables al proceso:

Legales: Se incluye los requisitos de la constitución, Leyes, decretos, resoluciones y circulares aplicables. Reglamentarios: Se incluye el contrato de fiducia en los casos que aplique, requisitos de las normas de los sistemas gestión, resoluciones y circulares expedidas por la organización; aplicables.

6.2.7 Gestión ambiental que debe cumplir el proceso 6.2.8 Gestión en la Seguridad de la Información que debe seguir el proceso 6.2.9 Riesgos: Relacion de los riesgos inherentes a las actividades del proceso. 6.2.10 Indicadores: Descripción de la herramienta utilizada para medir el desempeño del proceso,

según clasificación: eficacia, eficiencia y efectividad. El nombre del indicador irá seguido de la sigla de la dependencia o área que lo mide.

6.2.11 Elaboración y aprobación: corresponde a la descripción de las personas que participan en la elaboración, revisión y aprobación de la caracterización del proceso.

Elaboró: Quien realiza el documento. Revisó: Quien verifica la adecuación del documento. Aprobó: Quien aprueba y da el aval final para su publicación.

6.3 LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, DE

POLÍTICAS E INSTRUCTIVOS Dado que la estructura del manual de procedimientos es más completa, es decir, incluye todas las secciones que contempla actualmente el manual de políticas e instructivo, a continuación, se ilustra y detalla la estructura de la plantilla estándar Manual de Procedimientos y los lineamientos a seguir para su documentación:

0. Lista de versiones: Describe las razones por las cuales se crea o se actualiza el documento.

La descripción debe ser objetiva e indicar el valor agregado de la nueva versión.

1. Objeto: Describe la razón de ser del procedimiento, el por qué y para qué del

procedimiento. Expresado en verbo infinitivo.

110

2. Alcance: Describe la aplicabilidad del procedimiento. Incluya actividades únicamente de inicio y fin. Para los instructivos, se debe indicar el manual de procedimientos o manual de políticas donde se cita la actividad que en este se despliega.

3. Glosario: Describe los términos que dan claridad al procedimiento. Relaciónelos en orden

alfabético.

4. Marco Normativo: Relacione el marco legal que rige dicho procedimiento. Cite la norma o ley y posteriormente puntualice o describa la esencia de la misma e incluya finalmente: las demás normas que los adicionen, sustituyan y/o modifiquen. Documentos relacionados: Indique los documentos soportes del procedimiento que permiten profundizar su entendimiento y que son utilizados en el desarrollo de las actividades descritas (formatos, anexos-instructivos, procedimientos, planes alternos, etc.). Estos documentos se encuentran incluidos en el mismo aplicativo. Políticas y Lineamientos: Describa las Políticas de Operación que definen las directrices, límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades; en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas definidos por la fiduciaria.

5. Convenciones: Símbolos utilizados en la diagramación del flujograma.

Inicio/Final: Se utiliza para indicar el inicio y el final de un diagrama.

Acción/Proceso General: Indica la actividad que se debe realizar en el procedimiento. Indica una acción o instrucción general que debe realizar

Conector de actividad: Indica el enlace de dos partes de un diagrama dentro de la misma página. Se utilizan letras en los conectores.

Llamada a subrutina: Indica que continúa con la ejecución de otro procedimiento o indica llamada a una subrutina.

Conector de página: Indica el enlace de dos partes de un diagrama en páginas diferentes. Se utilizan números en los conectores.

Decisión: Indica la validación o comparación de datos y dependiendo del resultado se toma la decisión de seguir un camino del diagrama u otro.

©Punto de control: Indican actividades típicas de control inmersas en los procedimientos y que permiten la mitigación de un riesgo operativo identificado.

6. Flujograma: Descripción gráfica del proceso. (Elaborado por la Dirección de Sistemas de Gestión)

111

7. Desarrollo: Descripción detallada de las actividades del proceso:

RESPONSABLE ACTIVIDAD PRODUCTO / SISTEMA DE

INFORMACIÓN / PERMISOS

Indique el cargo que ejecuta la actividad

o Inicie la descripción de la actividad haciendo uso de

palabras de acción en verbos infinitivos (ejemplo: agrupar, radicar, coordinar, estudiar, elaborar, clasificar).

o Enumere en forma consecutiva las actividades y describa cada una incluyendo: qué hacer, cómo hacerlo y para qué.

PRO: Mencione en pocas palabras que se genera u obtiene de la actividad, es decir el valor agregado de la misma. Puede ser un documento, o un documento con algo adicional, citando el código correspondiente en el caso que este sea controlado por el aplicativo del SIG.

SIS: Indique el Sistema o Sistemas de Información y módulos que utiliza para realizar esta actividad. PERMISOS: Describa el permiso que tiene el responsable sobre el sistema de información: Adición, Actualización, Consulta, Anulación/Reversión, Impresión o Aprobación

6.4 TIPS PARA TENER PRESENTE EN LA DOCUMENTACIÓN (PRIMERA VEZ)

Ubique el macroproceso e identifique el proceso (ver Mapa de Procesos).

Recuerde que un proceso se caracteriza por:

Tener principio y fin.

Existe para satisfacer a clientes, tanto internos como externos, o por una necesidad específica.

Transformar insumos en valor para sus clientes internos y externos.

Generar productos o servicios (salida).

Cada actividad le agrega valor.

Generar interacción entre las actividades y áreas que lo conforman.

Atravesar las estructuras organizacionales.

Variar en importancia y en complejidad.

Identifique el procedimiento a documentar.

Observe la participación de su cargo en el procedimiento a documentar, es decir donde inicia y donde culmina su responsabilidad.

112

Exponga las distintas actividades una por una de manera clara y concisa, de este modo, quien las consulte, podrá identificar fácilmente cada una. Recuerde que la longitud de la descripción no aumenta la importancia de la actividad.

Cerciórese que todas las actividades ejecutadas queden plenamente descritas.

Use un lenguaje específico y de significado preciso. Una buena descripción de la actividad explica las responsabilidades en términos que sean comprensibles para todo el que las consulte.

Sea objetivo y exacto al describir las actividades. Describa la forma cómo hace el

procedimiento y no la forma como a usted le gustaría efectuarlo.

Utilice denominaciones de cargos al mencionar los responsables.

Si en el proceso intervienen otros cargos, cite el cargo de quien continúa con el procedimiento y haga entrega de la plantilla (física o electrónica) para que continúe documentando la información del procedimiento.47

Use palabras de acción en verbos infinitivos (p.ej. agrupar, radicar, coordinar, estudiar,

elaborar, clasificar). Estas palabras designan una actividad específica y no dan cabida a confusiones.

Las viñetas a utilizar dentro de un documento dependerán del nivel de lista, de la siguiente

forma:

Viñeta de primer grado: ▪

Viñeta de segundo grado: •

Viñeta de tercer grado: ◦ 6.5 TIPS PARA TENER PRESENTE EN LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Identifique con claridad la razón de la actualización.

Consulte en el módulo de mejoramiento los hallazgos del proceso (No conformidad, acción preventiva y eventos de riesgos) para incluir las actividades necesarias o controles que permitan mejorar el proceso.

47 Es de aclarar que la persona que quien empieza a documentar el procedimiento es quien inicia con la actividad No. 1; por ejemplo, para el proceso de pagos, quien inicia con la actividad es quien recibe y radica la solicitud del pago, la actividad No. 2. sería a quien se le entrega la solicitud del pago quien deberá describir de manera secuencial y lógica la actividad que realiza y así sucesivamente.

113

Trabaje siempre sobre el mismo documento y con control de cambios, para tener la trazabilidad de los aportes por los participantes del proceso.

6.6 LINEAMIENTOS PARA DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMATOS En la documentación de formatos se deben tener en cuenta lo siguiente:

Toda creación o modificación debe tener una justificación de la cual se debe mantener registro (anotación en el Listado Maestro de Documentos).

Todo formato del SIG deberá estar vinculado a un Manual de Políticas, Manual de Procedimientos o Instructivo. Por ningún motivo deben existir formatos que no se encuentren asociados a algún documento del SIG.

Los formatos deben conservar el siguiente esquema:

DENOMINACIÓN DEL FORMATO

VERSIÓN FR-XXX-XX-XXX

La legalización de los formatos deben cumplir con el esquema de firmas para las etapas de elaboración, revisión y aprobación. Para los formatos de 1 y 3 caras el esquema de firmas deberá ubicarse en la parte de atrás del documento y para los de 2 caras se colocará en una hoja adicional en la cual se debe ubicar la versión y código correspondiente:

FIRMA: ______________________________________

NOMBRE: ____________________________________

FECHA:

FIRMA: ________________________________________

NOMBRE: ______________________________________

FECHA:

ELABORÓ

CARGO

REVISÓ

CARGO

FIRMA: _________________________________________________________________

NOMBRE: _______________________________________________________________

114

FECHA:

APROBÓ

CARGO

6.7 ASPECTOS A TENER EN CUENTA POR LA DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Generalidades

Al actualizar un documento del SIG se debe consultar el aplicativo Isolución y filtrar por contenido el código del documento, para evaluar el impacto y asegurar la actualización del citado documento en los demás documentos del sistema.

Los documentos del SIG se deben trabajar en letra calibri y el tamaño será el siguiente:

Cuerpo del documento 11 y encabezado 9.

En caso de utilizar notas, estas deben ser escritas en tamaño 9 letra calibrí.

Cuando un funcionario de la Dirección de Sistemas de Gestión, en el ejercicio de documentación y/o actualización de un documento, evidencie alguna novedad que puede afectar o intervenir en la documentación de otro proceso, deberá dejar anotada dicha novedad en la hoja “Novedades” del Plan de Trabajo de Documentos, para ser incluida en la próxima actualización. Esto implica que al iniciar la documentación y/o actualización de cualquier documento, cada funcionario deberá consultar esta Hoja de Novedades con el fin de garantizar que estas se incluyan en el nuevo proyecto de actualización.

Aspectos relativos al control de documentos

El listado Maestro de Documentos se manejará a través del aplicativo Isolución. No obstante, los detalles que no maneje este software podrán ser controlados a través de un cuadro en Excel creado para tal fin, el cual incluye, entre otros, los siguientes campos:

Razón de cambio de formatos.

Referencia de cuando deja de ser vigente un documento.

Registro cuando el documento se revisa y no requiere actualización. Esta actividad debe tenerse en cuenta en el indicador “Actualización Documentos”.

Todos los documentos emitidos, conservados en Word, deben indicar la fecha de elaboración, revisión y aprobación, las cuales deben ser las mismas del documento publicado en el Aplicativo Isolución.

Cuando se desactive un documento del SIG que haga parte del capítulo Documentos Relacionados en otros documentos, se deberá actualizar el link hacia otro documento o hacia uno que indique que fue anulado (documento estándar).

115

Cuando un documento del Sistema Integrado de Gestión quede desactualizado se deberá marcar con el Sello “Documento Obsoleto” en cada una de las hojas del documento físico, de tal forma que no afecte el contenido, en caso contrario se deberá marcar al respaldo de la hoja.

Se conservarán las versiones de los documentos físicos desactualizados en carpetas organizadas por proceso para facilitar su búsqueda e identificación. Los archivos electrónicos de los documentos del SIG se deben conservar en el servidor de archivos, nombrando cada uno con el código del documento, seguido de la versión. Por ej. MP-ESC-03-001_V8, en la serie documental correspondiente.

Aspectos relativos al Glosario El glosario no va enumerado ni separado con viñetas.

Cada vez que se actualice o documente un procedimiento se debe revisar el glosario

pertinente del documento y los registros del aplicativo de Isolución, para determinar si siguen actualizados los conceptos existentes o se requieren actualizar.

Cuando un término no se puede estandarizar para diferentes documentos/procesos/áreas,

se deberá diferenciar cada definición con un número, Por eje. Def. 1, Def. 2, Def. n. Documentar en minúsculas.

Aspectos relativos al Marco Normativo

El marco normativo no va enumerado, será separado con viñetas (▪).

Cada norma externa se deberá obtener de internet y guardar en la carpeta K:\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\zona_comun\eferro\NORMATIVIDAD. Posteriormente incluirla como documento externo en el aplicativo, para asociarla mediante link al documento en gestión.

Cuando se presenten novedades (derogación o anulación) de la normatividad de un procedimiento vigente, se cambiará el vínculo por la nueva normatividad o por un documento que cite el detalle del cambio; sin necesidad de cambiar la versión del documento.

Si se observa que la norma cambiante afecta el procedimiento o documento se debe solicitar a los responsables su actualización.

Se entiende que el derogar una norma interna (resolución o circular) implica que otra recoge o modifica las disposiciones iniciales y anular que el tema no lo incluye ningún otro documento del mismo tipo.

Las disposiciones son derogadas por el mismo acto con el que fueron creadas, por ejemplo:

Una circular se deroga con otra circular; sin embargo, también opera la jerarquización de documentos; es decir una circular puede ser derogada o anulada por una resolución.

116

Las circulares que anulan de manera masiva otras circulares quedarán vigentes para

garantizar la trazabilidad de la información.

Las normas de los Sistemas de Gestión no citarán el año, con el objeto que los documentos no se desactualicen con nuevas versiones.

El Marco Normativo debe estar ordenado de acuerdo a la siguiente jerarquía:

Constitución Política de Colombia

Ley

Decreto

Resolución externa

circular Externa

Resolución Interna

Circular Interna

Normas del SIG

Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen. (Texto Obligatorio)

Aspectos relativos a políticas y lineamientos El capítulo de Políticas y Lineamientos de los diferentes manuales tendrá la siguiente

numeración: 6. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

a. Enumerar en letras minúsculas Continuar con viñeta cuadrado relleno en negro

i. Continuar con viñeta círculo sin relleno.

Para la redacción de las políticas y lineamientos de los diferentes manuales, estas se deberán describir con el verbo en futuro. Ej.: Se adoptará.

Aspectos relativos a la diagramación de los flujogramas

Se deberá utilizar letras en los conectores de actividades y números en los conectores de

página.

Las actividades descritas en los flujogramas deben ser concretas, debe indicar la gestión primordial. Se debe evitar transcribir las actividades del documento y citar los tiempos.

En el procedimiento publicado en el aplicativo Isolución se adjuntará el flujograma como un archivo en PDF, para que la imagen pueda ser visualizada de una manera más clara por parte del usuario.

Aspectos relativos al desarrollo del procedimiento

117

Cuando en una actividad del procedimiento se cite otro documento del SIG se deberá indicar el código y el nombre del mismo.

En las actividades del procedimiento debe observarse clara segregación de funciones, las cuales deben estar enfocadas a la prevención o mitigación del riesgo de errores o irregularidades y en especial el fraude interno en la organización.

Cada actividad debe describir la herramienta tecnológica en la que se soporta y los roles que tiene cada responsable frente a la misma (Producto/Sistemas de Información/Permisos).

Aspectos relativos a verificación y trámite de firmas

Para el caso de los procesos críticos; en la actualización de la documentación del SIG, se deberá realizar recorrido en las áreas participantes, para verificar que las actividades reflejan la ejecución de las mismas.

Cuando se requiera revisar y/o aprobar un documento y el funcionario titular se encuentre desvinculado temporal o definitivamente, se deberá dejar nota al pie de las firmas, indicando quien asume dicha responsabilidad.

Todos los documentos del SIG para aprobación deberán imprimirse por ambas caras para iniciar el trámite de firmas, contribuyendo con los lineamientos del SGA.

Aspectos relativos a la publicación

Para subir los documentos adjuntos al aplicativo Isolución el nombre del archivo no debe contener ningún carácter. Por ej. #, ., *; entre otros.

118

Anexo G. Plantilla para la elaboración del procedimiento

LISTA DE VERSIONES


0 Corresponde a la de

aprobación del documento

Indique las razones de la creación del documento. La descripción debe ser objetiva e indicar el valor agregado de la

nueva versión.

OBJETO Describa la razón de ser del procedimiento, el por qué y para qué del procedimiento. ALCANCE Describa la aplicabilidad del procedimiento, indicando donde inicia y donde culmina. GLOSARIO Describa los términos que dan claridad al procedimiento. Relacionar en orden alfabético. Termino 1: Definición termino 1. Termino n: Definición termino n. MARCO NORMATIVO Relacione el marco legal que rige dicho procedimiento. Cite la norma o ley y posteriormente puntualice o describa la aplicabilidad de la misma para el alcance del documento.

Mantenga las siguientes

Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP1000.

Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental

Norma ISO 27001 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)

119

Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen.

DOCUMENTOS RELACIONADOS Indique los documentos del SIG que tienen relación o interactúan con el que está documentando, los que le permiten profundizar su entendimiento y los demás documentos asociados (formatos, instructivos, procedimientos, planes alternos, etc.). Estos documentos pueden ser consultados en el aplicativo Isolución.

CÓDIGO - Nombre del Documento

POLITICAS Y LINEAMIENTOS Describa las Políticas de Operación que definen las directrices, límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades; en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas definidos en la fiduciaria. CONVENCIONES

FLUJOGRAMA Descripción gráfica del proceso. (Elaborado por la Dirección Sistemas de Gestión) DESARROLLO

120

RESPONSABLE ACTIVIDAD PRODUCTO/SISTEMAS DE INFORMACIÓN/PERMISOS

Indique el cargo que ejecuta la actividad

1. Enumere en forma consecutiva las actividades y describa cada una, teniendo en cuenta las pautas indicadas al inicio de este documento. Al inicio de la descripción de la primera actividad se deberá citar el procedimiento que antecede, cuando aplique. Es posible que en la documentación del procedimiento se observe que no existe en la Matriz de Riesgos, ni el riesgo ni los controles identificados en la documentación; en este caso, se debe registrar en el procedimiento y continuar con la actividades contempladas en el Manual SARO, Implementación o Modificación de Procesos.

PRO: Mencione en pocas palabras que se genera u obtiene de la actividad, es decir el valor agregado de la misma. Puede ser un documento, o un documento con algo adicional. Cite el código del documento. SIS: Indique el Sistema o Sistemas de Información y módulos que utiliza para realizar esta actividad. PERMISOS: Describa el permiso que tiene el responsable sobre el sistema de información: Adición, Actualización, Consulta, Anulación/Reversión, Impresión o Aprobación

2. PRO: SIS: PER:

3. PRO: SIS: PER:

121

Pueden ser varias personas quienes revisen y aprueben así como también, puede ser una sola quien revise y apruebe al mismo tiempo.

FIRMA _______________________________________

NOMBRE _______________________________________

FECHA

FIRMA _______________________________________

NOMBRE _______________________________________

FECHA

ELABORÓ

CARGO

REVISÓ – APROBÓ

CARGO

FIRMA ________________________________________________________________________________________________

NOMBRE _________________________________________________________________________________________________

FECHA

APROBÓ

CARGO

122

Anexo H. Atención de Requerimientos Documentales a Entes de Control

LISTA DE VERSIONES


0

Establecer las actividades para atender solicitudes de requerimientos realizados por los usuarios.

OBJETO Definir las actividades necesarias para atender oportunamente solicitudes de documentos del Sistema Integrados de Gestión, generadas por medio del aplicativo Help Desk a la Dirección Sistemas de Gestión. ALCANCE Aplica para requerimientos de documentos del Sistema Integrado de Gestión de versiones vigentes en Isolución y obsoletos. Inicia con la solicitud generada por el usuario en el aplicativo Help Desk y finaliza con él envió del documento firmado en PDF al usuario y cierre de la solicitud. GLOSARIO Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución. Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: Uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión; conservando y respetando el orden original para servir como testimonio e información a la institución que los produce.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo General de la Nación (AGN): Es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política archivística a nivel nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos

123

y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y el que se le confía en custodia.

Archivo Histórico: Aquel en el que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Documento: (1) Información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida o conservada por la entidad, en cumplimiento de su misión, en virtud de la ley o mediante cualquier transacción que evidencie su pensamiento o acción. (2) Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. (NTCGP 1000:2009)

Nota 1. El medio de soporte puede ser papel, medio magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Nota 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se denominan “documentación”. Nota 3. Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultura y que se encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD) Formato Único de Inventario Documental (FUID): Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Help Desk: Es una herramienta de seguimiento de solicitudes y/o procesos, de gestión y control, que nos permite llevar un registro detallado de las actividades relacionadas con la operación de cada requerimiento realizado por los actores involucrados. Permite reaccionar rápidamente ante eventos que ocasionan la detención o demora en la atención a los usuarios, esto se realiza a través de unas alarmas y escalamientos automáticos. PDF: formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware Transferencias Documentales: Remisión de los documentos que se encuentran en etapa de archivo de gestión al central (Transferencias primarias) y del archivo central al histórico o permanente (Transferencias Secundaria), de conformidad con el cronograma que se genere

124

basado en los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental y las políticas de organización implementadas por la entidad para tal fin. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se asigna una disposición final.

Tablas de Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. MARCO NORMATIVO

Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, la cual establece la organización de los archivos de gestión.

Decreto 2609 de 2012, por el cual se dictan disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.

Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Art. 27 y 79) - Sobre faltas y delitos en archivos.

Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP1000.

Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental

Norma ISO 27001 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)

Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

MP-GAD-04-001 - Transferencia Documentos al Archivo Central.

ML-ESC-03-001 – Manual de políticas del Sistema de Gestión de Calidad.

FR-ESC-03-023 - Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida de un Documento del Archivo Físico.

FR-GAD-04-007 - Control de Préstamos Archivo Central

125

POLITICAS Y LINEAMIENTOS

El área que realice la solicitud del documento por el aplicativo Help Desk, deben remitir la

siguiente información:

Nombre y código del documento.

Versión o fecha de publicación del documento.

Motivo que origina la solicitud y el destino del ente de control.

Para la búsqueda del documento es necesario identificar si el documento se encuentra vigente (publicado en el aplicativo Isolución) consulta que permitirá la buscado en el archivo físico del SGC o por el contrario determinar su obsolescencia para realizar la solicitud al Archivo de Gestión, bajo los siguientes parámetros.

Archivo Físico:

Se verifica que tipo de documento se está solicitando (Manuales de procedimientos, Manuales de Políticas, Manual de Procedimientos, Instructivos, Formatos) para identificar en el Formato FR-ESC-03-023 - “Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida

126

de un Documento del Archivo Físico”, como se encuentra la distribución del Archivo Físico del SGC más detallada.

Archivo General:

Se realiza la búsqueda del documento en las transferencias documentales realizadas en vigencias anteriores “(\\venus\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\1010903_Calidad\zona_comun\SGC\TRD)”.

Considerando los siguientes parámetros:

Identificación de la fecha en la cual el documento ha sido marcado como obsoleto.

Búsqueda de las transferencias para ubicar el documento que estuvo vigente, para realizar su solicitud.

En el caso que no se encuentra en la fecha posterior, seguir con la siguiente fecha.

La solicitud del documento debe efectuarse a través de correo electrónico al Archivo de Gestión,

para esto es necesario tener en cuenta:

Enviar el correo electrónico al “Archivo de Gestión” ([email protected]) con copia al

([email protected]), con el fin de agilizar la búsqueda del documento.

mailto:[email protected]


127

En el documento Excel de inventario único enviar una captura de pantalla del encabezado donde aparece la información de la fecha de la transferencia.

Tomar captura de pantalla del documento que se está solicitando para identificar la caja y la carpeta en al cual se encuentra ubicado el documento, con su respectivo código, nombre, versión y fecha de documento.

128

CONVENCIONES

129

FLUJOGRAMA

PRACTICANTE UNIVERSITARIO

INICIO

TÉCNICOAREA SOLICITANTE

2. Recibir la solicitud por Help Desk del documento firmado en

PDF.

3. Verificar si el documento solicitado se encuentra vigente

en el aplicativo Isolución.

¿El documento está publicado en

Isolución?

5. Verificar en Isolución hasta que fecha el documento estuvo

vigente.

6. Ubicar en la carpeta electrónica TRD y buscar la transferencia que se haya

realizado posterior a la fecha en la cual el documento estuvo vigente.

7. Enviar un correo electrónico al Archivo de Gestión , con las

especificaciones del documento que se requiere ubicar

1. Generar solicitud de documentación por Help Desk al

área Dirección Sistemas de Gestión

8. Recibir la carpeta con el documento solicitado y firmar el recibido de la

carpeta

9.Diligenciar el formato FR-ESC-03-023 de solicitudes de documentos por el

aplicativo Help Desk

4. Buscar el documento en el archivo físico del SGC

A

A

2

130

2


TÉCNICOAREA SOLICITANTE

10. Escanear el documento solicitado y ubicarlo en la carpeta compartida

escan.

¿El documento pertenece al archivo

físico del SGC?

11. Guardar el documento en el archivo físico del Sistema de Gestión

de Calidad.

12. Devolver la carpeta con el documento solicitado al Archivo de Gestión y firmar la devolución del

documento.

13. Enviar por correo electrónico el documento solicitado en PDF al área

que genero el Help Desk.

14. Recibir el documento solicitado en PDF y cerrar la solicitud del Help

Desk.

FIN

131

DESARROLLO


Área Solicitante 4. Generar solicitud de documentación por Help Desk al área “Dirección Sistemas de Gestión”.

PRO: Creación del caso. SIS: Help Desk (Aranda). PER: Usuario.

Practicante Universitario

5. Recibir y verificar la solicitud por Help Desk del documento firmado en PDF.

PRO: Identificación del tipo de documento. SIS: Help Desk (Aranda). PER: Especialista.


6. Verificar si el documento solicitado se encuentra vigente en Isolución.

¿El documento está publicado en Isolución? SI: Continúa con la actividad Nº 4. NO: Continúa con la actividad Nº 5.

PRO: N/A. SIS: Isolución. PER: Consultar.


7. Buscar el documento en el archivo físico del SGC.

Continúa con la actividad Nº 9.

PRO: Documento en físico. SIS: N/A. PER: Acceso al archivo físico.


8. Verificar en Isolución hasta que fecha el documento estuvo vigente.

PRO: Fecha de vigencia del documento. SIS: Isolución. PER: Administrador.


9. Ubicar en la carpeta electrónica “Transferencia documental” (\\venus\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\1010

903_Calidad\zona_comun\SGC\TRD) y buscar la transferencia que se haya realizado posterior a la fecha en la cual el documento estuvo vigente.

Nota: Si no se encuentra en la fecha posterior, seguir con la siguiente fecha.

PRO: Información para realizar la solicitud al Archivo de Gestión. SIS: Carpetas compartidas. PER: Acceso a la zona común.

Técnico 10. Enviar un correo electrónico al “Archivo de Gestión” ([email protected]) con copia al ([email protected]), con las especificaciones del documento que se requiere ubicar.

Nota: Para ver las especificaciones ver la política “c”.

PRO: Solicitud de documento. SIS: Outlook. PER: Consulta y creación.



132


Técnico 11. Recibir la carpeta con el documento solicitado y firmar el recibido de la carpeta.

PRO: Control de Préstamos Archivo Central (FR-GAD-04-007). SIS: N/A. PER: N/A.


12. Diligenciar el formato FR-ESC-03-023 de solicitud de documentos por Help Desk.

PRO: Registro del documento. SIS: Excel. PER: Edición.


13. Escanear el documento solicitado y ubicarlo en la carpeta compartida de escan.

¿El documento pertenece al archivo físico del SGC? SI: Continúa con la actividad Nº 10. NO: Continúa con la actividad Nº 11.

PRO: Documento en PDF. SIS: N/A. PER: N/A.


14. Guardar el documento en el archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad.

PRO: N/A. SIS: N/A. PER: Acceso al archivo físico.

Técnico 15. Devolver al documento solicitado al “Archivo de Gestión” y firmar la devolución del documento.

PRO: Control de Préstamos Archivo Central (FR-GAD-04-007). SIS: N/A PER: N/A.


16. Enviar por correo electrónico el documento solicitado en PDF al área que genero el Help Desk.

PRO: Solución del caso. SIS: Outlook. PER: Consulta y creación.

Área Solicitante 17. Recibir el documento solicitado en PDF y cerrar la solicitud del Help Desk.

FIN DEL PROCESO

PRO: Cierre del caso. SIS: Help Desk (Aranda). PER: Usuario.

FIRMA _______________________________________

NOMBRE JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ________

FECHA

FIRMA _______________________________________

NOMBRE ELSA FERRO CHACON _____________________

FECHA

ELABORÓ


REVISÓ – APROBÓ

DIRECTOR SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

133

Anexo I. Control de la Documentación Solicitada por Help Desk

Nº

de

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ico

134

Anexo J. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V8

Todos los procesos

Partes interesadas

Documentos del SIG (I)

Registros del SIG (I)

Planes de Mejoramiento (NC/HA/AP/AC/SNC/AM)

Mapa de Riesgos

Matriz de Servicio/Producto No Conforme

Matriz de requisitos legales ambientales

Informe de Auditorías

Comunicaciones (I) (E)

Planes de Mejoramiento Continuidad del

negocio (I)

Planes de Remediación de Vunerabilidades

Tecnológicas (I)

Programa y plan de auditoría (I)

VERIFICAR

Realizar inspecciones (SGA) (SGSST)

Revisión del SIG por la Alta Gerencia.

Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales (SGA) (SGSST)

Evaluar la eficacia de los programas ambientales

Evaluar aspectos e impactos ambientales.

Tratamiento de riesgos.

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento.

Análisis tendencia de indicadores .

Verificar los resultados de simulacros y situaciones reales de emergencia (SGA) (SGA) (SGSST).

Evaluar resultados de pruebas y simulacros al PCN (SGSI).

Seguimiento a los planes de Continuidad del Negocio.

Seguimiento a los planes de Remediación de vulnerabilidades Tecnológicas

Ejecución Plan de Auditoria (SIG)

Realizar simulacros, para probar los planes de emergencia (SGA) (SGSST).

Ejecutar pruebas y simulacros al PCN (SGSI).

Informes

Acta revisión del SIG

Mapa de Riesgos

Certificaciones

Informes de Auditoria

Indicadores

Todos los procesos.

Partes interesadas

Todos los procesos.

Partes interesadas

Informes de Auditoría (I)(E)

Acta revisión SIG

Mapa de Riesgos

Certificaciones

Indicadores

ACTUAR

Establecer planes de mejoramiento.

Monitorear, valorar y mejorar la eficacia y eficiencia de los controles.

Tomar acciones ante emergencias, simulacros, resultados de programas, incumplimiento de requisitos legales,

resultado de inspecciones (SGA) (SGA) (SGSST)

Definir acciones de mejora para el fortalecimiento del SGSI.

Planes de mejoramiento

Todos los procesos

Partes interesadas

PROVEEDORESENTRADAS

ACTIVIDADESSALIDAS

CLIENTES(I) INTERNO (E) EXTERNO (I) INTERNO (E) EXTERNO

Todos los procesos.

Partes interesadas

Manual de Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Manual de Políticas Ambientales (SGA)

Manual de Políticas de Seguridad de la

Información (SGSI)




Planes de Mejoramiento (NC/AP/AC/SNC/AM)

Programas ambientales

Programa de capacitación (I)

Mapa de Riesgos

Matriz de identificación Aspectos e Impactos

Ambientales

Matriz de Requisitos Legales

Plan de emergencias

Plan de Continuidad del negocio

Usuarios lógicos de los sistemas de Información.

(I)

Roles de acceso a los sistemas de información (I)

Incidentes de seguridad de la información (I)

Activos de Información (I)

Vulnerabilidades Tecnológicas

HACER

Documentar, implementar y mantener el SIG.

Comunicar funciones y responsabilidades frente al SIG. (Si son las responsabilidades de los manuales de

funciones no corresponde al proceso)

Administrar la documentación del SIG.

Ejecutar programas de formación y toma de conciencia (SIG)

Administrar los registros del SIG.

Implementar los controles operacionales necesarios (SGA).

Ejecutar los programas ambientales (SGA).

Ejecutar pruebas y/o simulacros al PCN (SGSI).

Gestionar los incidentes de seguridad de la información (SGSI).

Identificar y definir los controles (Operativos y Tecnológicos) que permitan minimizar los riesgos de seguridad

de la información.

Gestionar el ánalisis de Vulnerabilidades Tecnológicas .




Mapa de Riesgos




Informe Ejecución de Pruebas del plan continuidad del

negocio

Informe de Análisis de Vulnerabilidades

Todos los procesos.

Partes interesadas

2. CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN DEL PROCESO

(I) INTERNO (E) EXTERNO

Partes interesadas

Alta Dirección

Proceso de Planeación

Proceso Sistema Integrado de Gestión

Direccionamiento estratégico

Presupuesto

Políticas del Sistema Integrado de Gestión (I)

Recursos Físicos y Tecnológicos de la Entidad. (I)

Plan Nacional de Desarrollo

Plan de Desarrollo Administrativo

Plan Sectorial (Sector Hacienda)

Legislación


PLANEAR

Definir las directrices de planeación, implementación,verificación y mejoramiento continuo del SIG

Establecer los objetivos, metas, programas y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la

política del sistema integrado de gestión (SIG)

Definir l ineamientos para la documentación y administración de registros del Sistema Integrado de Gestión .

Definir el enfoque para la valoración, identificación, análisis y evaluación de los riesgos operacionales , de

seguridad, ambientales, ocupacionales y sus opciones de tratamiento.

Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales (SGA)

Identificar los requisitos legales y otros aplicables a la organización (SGA)(SGSI) (SGSST)

Evaluación de riesgos (SIG).

Definir Plan de Emergencias de la Fiduciaria (SGA) (SGSST)

Formular el Plan de Continuidad del negocio (SGSI)



Manual de Políticas de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

Manual de Políticas de Seguridad de la Información

(SGSI)






Mapa de Riesgos.


Ambientales



Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales

Plan de emergencias


Mapa de procesos (I)

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo (I)

Todos los procesos.

Partes interesadas

Mejoramiento del SIG

RESPONSABLE GERENTE NACIONAL DE PLANEACIÓN: SGC y SGA (Director Sistemas de Gestión) - SGSI (Oficial de Seguridad de la Información) - SGST (Gerente Administrativo)


PROVEEDORESENTRADAS

ACTIVIDADESSALIDAS

CLIENTES(I) INTERNO (E) EXTERNO

PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

OBJETIVO Planificar, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001:2015, NTC GP 1000:2009, ISO 14001:2015; ISO 27001:2013) de la fiduciaria, garantizando la mejora continua de los procesos.

ALCANCE

INICIA Con la decisión de la Alta Dirección de implementar un SIG

¿Qué HACE? Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el SIG

TERMINA

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

MACROPROCESO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOCR-ESC-08

CÓDIGO

FECHA: 24 / May / 2018 VERSIÓN No. 8

EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

3. RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA

Dirección SIG

Líder SGC

Líder SGA

Líder SGSI

Líderes de proceso / área

Todos los funcionarios

Herramientas Office

Canales de Comunicación

Sistema de Gestión Documental

Help Desk

Isolución

Global Suite

Oncesolutions

135

Indice optimización de procesos

Atención de Requerimientos del SGC

Ejecución de Pruebas de Continuidad

Resolución de Incidentes de Seguridad

Nivel de Planes de acción vencidos del SIG

Desempeño del SIG.

Aprovechamiento de residuos No peligrosos

Consumo racional de energía

Consumo racional de agua

Consumo racional de papel

Nivel de Madurez del SIG.

Nivel de Entendimiento del Sistema Integrado de Gestión

Nivel de Entendimiento de la Ejecución del Plan de Continuidad del Negocio

Cultura en la Seguridad de la Información

ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales .

ML-ESC-06-003 -Manual de Gestión Integral de Residuos

IN-ESC-06-001 - Manejo seguro de sustancias químicas

IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales .

FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad Y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros Requisitos

FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación de Aspectos, Valoración Y Control de Impactos Ambientales .

FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales

Programa Uso Adecuado y Eficiente de los Recursos

Programa Gestión Adecuada de Residuos

ML-ESC-05-001 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

ML-GTE-02-001 Manual de Políticas para Gestión Tecnológica .

8. RIESGOS

ROP-SIG-01 Desactualización u obsolecencia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-02 Inconsistencias entre los planes de acción y los hallazgos establecidos para mejoramiento de los procesos

ROP-SIG-03 Incumplimiento a la normatividad y requisitos legales internos y externos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-04 Interrupción de la operación

ROP-SIG-05 Inoportunidad en la identificación de los aspectos ambientales y requisitos legales asociados

ROP-SIG-06 Perdida de las certificaciones de los sistemas de gestión de la entidad

Riesgos Ambientales incluidos en la FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

Riesgos de Seguridad de la Información incluidos en la FR-ESC-05-047 - Matriz de Riesgos y Oportunidades SGSI.

Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo incluidos en la Matriz de Requisitos de SGSST

Nota: Los riesgos institucionales, de fraude, y corrupción, deben ser consultados directamente en el aplicativo de Administración de Riesgo

9. INDICADORES

EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

LEGALES REGLAMENTARIOS

6. GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO 7. GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROCESO

Ley 489 de 1998. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública

Ley 1266 de 2008. Regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales

Ley 1474 de 2011 Actos de Corrupción

Ley 734 de 2012 Código único disciplinario

Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales

Ley 9 de 1979, por la cual se dictan medidas sanitarias, Titulo III Establece las normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en

sus ocupaciones

Decreto 3341 de 2009 Programas para los sectores menos favorecidos del país .

Decreto 2555 de 2010 Normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores

Decreto 1242 de 2013 Administración y gestión de los fondos de inversión colectiva

Decreto1443 de 2014 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto Único 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente.

Decreto 1443 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda , higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo, Art

170-201,.

Resolución 1111 de 2017, Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores

y contratantes.

Resolución 011 de 2017 - Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Resolución 014 de 2017 - 'Por lo cual se deroga la Resolución No. 008 de 2015, y se establece la conformación y el funcionamiento del Vigia o Comité

paritario de la Seguridad y Salud en el trabajo de Fiduprevisora S.A., para la vigencia año 2017-2019

Circular Externa 100 de 1995 Capítulo XXIII, a través de la cual todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un

Sistema de Administración de Riesgo Operativo - SARO.

Circular Externa 041 de 2007 Proceso para administrar la continuidad del negocio.

Circular Externa 052 de 2007 Gestión del Riesgo Operativo.

Circular Externa 022 de 2010 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información

Circular externa 042 de 2012 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información

Circular Externa 014 2009 y 038/2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia

Requisitos legales Ambientales (Ver: FR–ESC–06–001)

Nota: Demás normatividad descrita en los procedimientos y matrices legales del SIG

Norma ISO 9001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7, 7.1, 7.1.1, 7.1.5, 7.1.5.1, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10, 10.1, 10.2, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

Norma GP 1000:2009, numerales: 4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5,5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6, 6.1, 8, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5,

8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Norma ISO 14001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 7, 7.1, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8, 8.1, 8.2, 9, 9.1,

9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10, 10.1, 10.2, 10.3

Norma ISO 27001:2013, Sistema de Seguridad de la Información, numerales:

4.3,4.4,5,5.1,5.2,5.3,6,6.1,6.1.1,6.1.2,6.1.3,6.2,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5,7.5.1,7.5.2,7.5.3,8,8.1,8.2,8.3,9,9.1,9.2,9.3,10,10.1,10.2

Norma ISO 19011. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión

Declaración de Aplicabilidad.

Decreto 943 de 2014 - MECI

Circular interna 006 de 2003 Uso de los sistemas informáticos.

Circular interna 008 de 2003 Acceso a dependencias Fiduprevisora S.A. en Bogotá

Circular Interna 11 de 2005 Disposiciones sobre las circulares internas

Circular interna 004 de 2005 Actividades dentro de la mesa de dinero.

Circular interna 17 de 2005 Políticas de Uso de Equipos de Cómputo

DOCUMENTOS REGISTROS

ML-ESC-05-001 - Manual de Políticas de Seguridad de la Información

ML-ESC-05-002 - Manual del Plan de Continuidad del Negocio

ML-ESC-05-003 - Manual de Políticas de Análisis de Impacto al Negocio BIA

ML-ESC-05-008 - Política de Disposición de la Información

ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales

ML-ESC-06-003 - Gestión Integral de Residuos

ML-ESC-06-004 - Plan de Emergencias Fiduprevisora S.A

ML-ESC-06-008 - Manual de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos

MP-ESC-03-003 - Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión

MP-ESC-03-004 - Acciones Correctivas - Acciones Preventivas

MP-ESC-03-005 - Producto/Servicio no Conforme

MP-ESC-03-010 - Control de Documentos Externos

MP-ESC-05-002 - Administración de Riesgos e Inventario de Activos de la Información

MP-ESC-05-003 - Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información

MP-ESC-05-005 - Custodia Temporal de Documentos Especiales.

MP-ESC-05-008 - Control de Acceso Físico

MP-ESC-05-010 - Gestión Vulnerabilidades Técnicas

MP-ESC-05-011 - Gestión de Logs

MP-ESC-05-013 - Copia de Respaldo

MP-ESC-05-015 - Restauración de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-016 - Reanudación de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-017 - Recuperación de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-018 - Respuesta a Desastres y Manejo de Crisis

MP-ESC-05-022 - Eliminación de la Información relacionada con Datos Personales

MP-ESC-06-001 - Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales

MP-ESC-06-002 - Identificación y Evaluación de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros

FR-ESC-03-002 - Plan de Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión

FR-ESC-03-003 - Lista de Verificación Auditorías Internas

FR-ESC-03-004 - Informe de Auditoría de Sistemas de Gestión

FR-ESC-03-005 - Competencias Auditores Internos

FR-ESC-03-006 - Evaluación del Proceso de Auditoría Interna y Auditores

FR-ESC-03-007 - Hallazgos Auditorías Internas

FR-ESC-03-008 - Matriz Servicio No Conforme

FR-ESC-03-010 - Acta Seguimiento Proyectos

FR-ESC-03- 011 - Asesoría y Acompañamiento al SGC

FR-ESC-03-012 - Seguimiento de Proyectos

FR-ESC-03-013 - Notificación de Documentos

FR-ESC-03-015 - Seguimiento Planes de Acción

FR-ESC-03-016 - Programa de Auditorias del Sistema Integrado de Gestión

FR-ESC-03-017 - Caracterización de Procesos

FR-ESC-03-018 - Acta

FR-ESC-05-001 - Trámite Firma de Documentos por Parte del Representante Legal

FR-ESC-05-002 - Custodia de Documentos

FR-ESC-05-004 - Registro Lista de Contactos para el Manejo de Incidentes

FR-ESC-05-005 - Inventario de Activos

FR-ESC-05-008 -Formato Pruebas de Vulnerabilidad

FR-ESC-05-011 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Contratistas

FR-ESC-05-012 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Fiduprevisora S.A

FR-ESC-05-014 - Árbol de Llamadas Plan de Continuidad

FR-ESC-05-015 - Contactos de Emergencia

FR-ESC-05-016 - Control de Grupo de Cintas

FR-ESC-05-019 - Cadena de Custodia de la Evidencia

FR-ESC-05-020 - Control Acceso a Áreas Seguras

FR-ESC-05-021 - Prueba Técnica Plataforma

FR-ESC-05-022 - Continuidad de Negocio

FR-ESC-05-023 - Monitoreo Cámaras de Video

FR-ESC-05-024 - Declaración De Aplicabilidad (FR)

IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG

IN-ESC-03-003 - Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos

IN-ESC-03-004 - Metodología Para el Estudio y Optimización de Procesos

IN-ESC-03-006 - Administración y Atención de Requerimientos en la Herramienta Help Desk Calidad

IN-ESC-03-007 - Reporte de Requerimientos Help Desk Calidad

IN-ESC-03-010 - Cargue de Documentos en el Aplicativo Isolucion

IN-ESC-05-002 - Clasificación de la Información.

IN-ESC-05-003 - Plan alterno de Operaciones- Contabilidad

IN-ESC-05-004 - Plan Alterno de Operaciones - PAGOS

IN-ESC-05-005 - Plan alterno de operaciones-Soporte Jurídico-Contratación derivada

IN-ESC-05-006 - Plan alterno de Operaciones- Inversiones

IN-ESC-05-007 - Encriptar Archivo en 7-ZIP

IN-ESC-05-010 - Relacionamiento con Terceros Protección de Datos Personales

IN-ESC-05-011 - Supervisión de Terceros Encargados del Tratamiento

IN-ESC-06-001 – Manejo Seguro de Sustancias Químicas .

IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales .

FR-ESC-05-026 - Control y Registro Acceso de Visitantes

FR-ESC-05-027 - Seguimiento de LOGS

FR-ESC-05-030 - Inspección a la Cultura de Seguridad de la Información.

FR-ESC-05-032 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (CRI y/o CAU).

FR-ESC-05-033 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Buzón de Sugerencias).

FR-ESC-05-034 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Aviso Página Web PQR).

FR-ESC-05-035 - Autorización de tratamiento "FOMAG MÓVIL"

FR-ESC-05-036 - Acta de Destrucción.

FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y otros

FR-ESC-06-002 - Matriz de Criterios Ambientales para la Adquisición de Bienes y Servicios

FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales

FR-ESC-06-004 - Administración de Cambios

FR-ESC-06-005 - Registro y Control de Pesaje

FR-ESC-06-006 - Formato de Generación y Eliminación de Residuos Sólidos Peligrosos

FR-ESC-06-007 - Formato Inspección de Vehículos para el Transporte de Mercancías Peligrosas

FR-ESC-06-008 - Formato Inspecciones Ambientales Recursos

FR-ESC-06-009 - Protocolo para buenas prácticas ambientales e industriales , para Proveedores y Contratistas

FR-ESC-06-010 - Informe de Observadores de Simulacro de Emergencia

FR-ESC-06-011 - Guion Simulacro

FR-ESC-06-012 - Evaluación Simulacro

FR-ESC-06-013 - Inspección Ambiental Obra Civil

FR-ESC-06-014 - Consumo de Agua Lectura Micromedidores


FR-ESC-06-016 – Inspecciones Ambientales Residuos.

FR-ESC-06-017 – Inspección Centro de Acopio.

FR-ESC-06-018 - Inventario de Sustancias Químicas

FR-ESC-06-020 – Inspección Proveedor Papel .

FR-ESC-08-001 - Hoja de Vida Brigadista

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

136

Anexo K. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V9

Todos los procesos.

Partes interesadas

Todos los procesos.

Partes interesadas



Manual de Políticas de Seguridad de la

Información (SGSI)







Mapa de Riesgos


Ambientales


Plan de emergencias


Usuarios lógicos de los sistemas de Información.

(I)

Roles de acceso a los sistemas de información (I)

Incidentes de seguridad de la información (I)

Activos de Información (I)

Vulnerabilidades Tecnológicas

HACER

Documentar, implementar y mantener el SIG.

Comunicar funciones y responsabilidades frente al SIG. (Si son las responsabilidades de los manuales de

funciones no corresponde al proceso)

Administrar la documentación del SIG.

Ejecutar programas de formación y toma de conciencia (SIG)

Administrar los registros del SIG.

Implementar los controles operacionales necesarios (SGA).

Ejecutar los programas ambientales (SGA).

Ejecutar pruebas y/o simulacros al PCN (SGSI).

Gestionar los incidentes de seguridad de la información (SGSI).

Identificar y definir los controles (Operativos y Tecnológicos) que permitan minimizar los riesgos de seguridad

de la información.

Gestionar el ánalisis de Vulnerabilidades Tecnológicas .




Mapa de Riesgos




Informe Ejecución de Pruebas del plan continuidad del

negocio

Informe de Análisis de Vulnerabilidades

Todos los procesos.

Partes interesadas

(I) INTERNO (E) EXTERNO (I) INTERNO (E) EXTERNO

Partes interesadas

Alta Dirección

Proceso de Planeación

Proceso Sistema Integrado de Gestión

Direccionamiento estratégico

Presupuesto

Políticas del Sistema Integrado de Gestión (I)

Recursos Físicos y Tecnológicos de la Entidad. (I)

Plan Nacional de Desarrollo

Plan de Desarrollo Administrativo

Plan Sectorial (Sector Hacienda)

Legislación


PLANEAR

Definir las directrices de planeación, implementación,verificación y mejoramiento continuo del SIG

Establecer los objetivos, metas, programas y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la

política del sistema integrado de gestión (SIG)

Definir l ineamientos para la documentación y administración de registros del Sistema Integrado de Gestión .

Definir el enfoque para la valoración, identificación, análisis y evaluación de los riesgos operacionales , de

seguridad, ambientales, ocupacionales y sus opciones de tratamiento.

Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales (SGA)

Identificar los requisitos legales y otros aplicables a la organización (SGA)(SGSI) (SGSST)

Evaluación de riesgos (SIG).

Definir Plan de Emergencias de la Fiduciaria (SGA) (SGSST)

Formular el Plan de Continuidad del negocio (SGSI)



Manual de Políticas de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

Manual de Políticas de Seguridad de la Información

(SGSI)






Mapa de Riesgos.


Ambientales



Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales

Plan de emergencias


Mapa de procesos (I)

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo (I)

TERMINA Mejoramiento del SIG

RESPONSABLE GERENTE NACIONAL DE PLANEACIÓN: SGC y SGA (Director Sistemas de Gestión) - SGSI (Oficial de Seguridad de la Información) - SGST (Gerente Administrativo)


PROVEEDORESENTRADAS

ACTIVIDADESSALIDAS

CLIENTES

EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

OBJETIVO Planificar, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001:2015, NTC GP 1000:2009, ISO 14001:2015; ISO 27001:2013) de la fiduciaria, garantizando la mejora continua de los procesos.

ALCANCE

INICIA Con la decisión de la Alta Dirección de implementar un SIG

¿Qué HACE? Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el SIG

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

MACROPROCESO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOCR-ESC-08

CÓDIGO

FECHA: VERSIÓN No. 9

3. RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA

Dirección SIG

Líder SGC

Líder SGA

Líder SGSI

Líderes de proceso / área

Todos los funcionarios

Herramientas Office

Canales de Comunicación

Sistema de Gestión Documental

Help Desk

Isolución

Global Suite

Oncesolutions

Todos los procesos

Partes interesadas




Mapa de Riesgos





Planes de Mejoramiento Continuidad del

negocio (I)

Planes de Remediación de Vunerabilidades

Tecnológicas (I)


VERIFICAR

Realizar inspecciones (SGA) (SGSST)

Revisión del SIG por la Alta Gerencia.

Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales (SGA) (SGSST)

Evaluar la eficacia de los programas ambientales

Evaluar aspectos e impactos ambientales.

Tratamiento de riesgos.

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento.

Análisis tendencia de indicadores.

Verificar los resultados de simulacros y situaciones reales de emergencia (SGA) (SGA) (SGSST).

Evaluar resultados de pruebas y simulacros al PCN (SGSI).

Seguimiento a los planes de Continuidad del Negocio.

Seguimiento a los planes de Remediación de vulnerabilidades Tecnológicas

Ejecución Plan de Auditoria (SIG)

Realizar simulacros, para probar los planes de emergencia (SGA) (SGSST).

Ejecutar pruebas y simulacros al PCN (SGSI).

Informes

Acta revisión del SIG

Mapa de Riesgos

Certificaciones

Informes de Auditoria

Indicadores

Todos los procesos.

Partes interesadas

Todos los procesos.

Partes interesadas

Informes de Auditoría (I)(E)

Acta revisión SIG

Mapa de Riesgos

Certificaciones

Indicadores

ACTUAR

Establecer planes de mejoramiento.

Monitorear, valorar y mejorar la eficacia y eficiencia de los controles.

Tomar acciones ante emergencias, simulacros, resultados de programas, incumplimiento de requisitos legales,

resultado de inspecciones (SGA) (SGA) (SGSST)

Definir acciones de mejora para el fortalecimiento del SGSI.

Planes de mejoramiento

Todos los procesos

Partes interesadas


PROVEEDORESENTRADAS

ACTIVIDADESSALIDAS

CLIENTES(I) INTERNO (E) EXTERNO (I) INTERNO (E) EXTERNO

137

DOCUMENTOS REGISTROS

IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG

IN-ESC-03-003 - Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos

IN-ESC-03-004 - Metodología Para el Estudio y Optimización de Procesos

IN-ESC-03-006 - Administración y Atención de Requerimientos en la Herramienta Help Desk Calidad

IN-ESC-03-007 - Reporte de Requerimientos Help Desk Calidad

IN-ESC-03-010 - Cargue de Documentos en el Aplicativo Isolucion

IN-ESC-05-002 - Clasificación de la Información.

IN-ESC-05-003 - Plan alterno de Operaciones- Contabilidad

IN-ESC-05-004 - Plan Alterno de Operaciones - PAGOS

IN-ESC-05-005 - Plan alterno de operaciones-Soporte Jurídico-Contratación derivada

IN-ESC-05-006 - Plan alterno de Operaciones- Inversiones

IN-ESC-05-007 - Encriptar Archivo en 7-ZIP

IN-ESC-05-010 - Relacionamiento con Terceros Protección de Datos Personales

IN-ESC-05-011 - Supervisión de Terceros Encargados del Tratamiento

IN-ESC-06-001 – Manejo Seguro de Sustancias Químicas.

IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales.

FR-ESC-05-026 - Control y Registro Acceso de Visitantes

FR-ESC-05-027 - Seguimiento de LOGS

FR-ESC-05-030 - Inspección a la Cultura de Seguridad de la Información.

FR-ESC-05-032 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (CRI y/o CAU).

FR-ESC-05-033 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Buzón de Sugerencias).

FR-ESC-05-034 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Aviso Página Web PQR).

FR-ESC-05-035 - Autorización de tratamiento "FOMAG MÓVIL"

FR-ESC-05-036 - Acta de Destrucción.

FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y otros

FR-ESC-06-002 - Matriz de Criterios Ambientales para la Adquisición de Bienes y Servicios

FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales

FR-ESC-06-004 - Administración de Cambios

FR-ESC-06-005 - Registro y Control de Pesaje

FR-ESC-06-006 - Formato de Generación y Eliminación de Residuos Sólidos Peligrosos

FR-ESC-06-007 - Formato Inspección de Vehículos para el Transporte de Mercancías Peligrosas

FR-ESC-06-008 - Formato Inspecciones Ambientales Recursos

FR-ESC-06-009 - Protocolo para buenas prácticas ambientales e industriales, para Proveedores y Contratistas

FR-ESC-06-010 - Informe de Observadores de Simulacro de Emergencia

FR-ESC-06-011 - Guion Simulacro

FR-ESC-06-012 - Evaluación Simulacro

FR-ESC-06-013 - Inspección Ambiental Obra Civil

FR-ESC-06-014 - Consumo de Agua Lectura Micromedidores


FR-ESC-06-016 – Inspecciones Ambientales Residuos.

FR-ESC-06-017 – Inspección Centro de Acopio.

FR-ESC-06-018 - Inventario de Sustancias Químicas

FR-ESC-06-020 – Inspección Proveedor Papel.

FR-ESC-08-001 - Hoja de Vida Brigadista

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

ML-ESC-05-001 - Manual de Políticas de Seguridad de la Información

ML-ESC-05-002 - Manual del Plan de Continuidad del Negocio

ML-ESC-05-003 - Manual de Políticas de Análisis de Impacto al Negocio BIA

ML-ESC-05-008 - Política de Disposición de la Información

ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales

ML-ESC-06-003 - Gestión Integral de Residuos

ML-ESC-06-004 - Plan de Emergencias Fiduprevisora S.A

ML-ESC-06-008 - Manual de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos

MP-ESC-03-003 - Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión

MP-ESC-03-005 - Producto/Servicio no Conforme

MP-ESC-03-010 - Control de Documentos Externos

MP-ESC-03-011 - Planes de Mejoramiento

MP-ESC-03-012 - Verificación de Cumplimiento de Obligaciones de Terceros MP-ESC-

03-013 - Atención de Requerimientos Documentales con destinos a Entes de Control

MP-ESC-05-002 - Administración de Riesgos e Inventario de Activos de la Información

MP-ESC-05-003 - Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información

MP-ESC-05-005 - Custodia Temporal de Documentos Especiales.

MP-ESC-05-008 - Control de Acceso Físico

MP-ESC-05-010 - Gestión Vulnerabilidades Técnicas

MP-ESC-05-011 - Gestión de Logs

MP-ESC-05-013 - Copia de Respaldo

MP-ESC-05-015 - Restauración de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-016 - Reanudación de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-017 - Recuperación de Servicios de Infraestructura

MP-ESC-05-018 - Respuesta a Desastres y Manejo de Crisis

MP-ESC-05-019 - Control Grabación de Videos

MP-ESC-05-020 - Atención de Consultas Tratamiento Datos Personales

MP-ESC-05-021 - Atención de Reclamos Tratamiento Datos Personales

MP-ESC-05-022 - Eliminación de la Información relacionada con Datos Personales

MP-ESC-06-001 - Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales

MP-ESC-06-002 - Identificación y Evaluación de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros

FR-ESC-03-002 - Plan de Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión

FR-ESC-03-003 - Lista de Verificación Auditorías Internas

FR-ESC-03-004 - Informe de Auditoría de Sistemas de Gestión

FR-ESC-03-005 - Competencias Auditores Internos

FR-ESC-03-006 - Evaluación del Proceso de Auditoría Interna y Auditores

FR-ESC-03-007 - Hallazgos Auditorías Internas

FR-ESC-03-010 - Acta Seguimiento Proyectos

FR-ESC-03-011 - Asesoría y Acompañamiento al SGC

FR-ESC-03-012 - Seguimiento de Proyectos

FR-ESC-03-013 - Notificación de Documentos

FR-ESC-03-015 - Seguimiento Planes de Acción

FR-ESC-03-016 - Programa de Auditorias del Sistema Integrado de Gestión

FR-ESC-03-017 - Caracterización de Procesos

FR-ESC-03-018 - Acta

FR-ESC-03-020 - Plan de Pruebas para Validar Cierre de Hallazgos

FR-ESC-03-021 - Solicitud Modificación Planes de Mejoramiento FOMAG

FR-ESC-03-022 - Tablero de Control PLanes de Mejoramiento

FR-ESC-03-023 - Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida de un Documento del Archivo Físico

FR-ESC-05-001 - Trámite Firma de Documentos por Parte del Representante Legal

FR-ESC-05-002 - Custodia de Documentos

FR-ESC-05-004 - Registro Lista de Contactos para el Manejo de Incidentes

FR-ESC-05-005 - Inventario de Activos

FR-ESC-05-008 -Formato Pruebas de Vulnerabilidad

FR-ESC-05-011 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Contratistas

FR-ESC-05-012 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Fiduprevisora S.A

FR-ESC-05-014 - Árbol de Llamadas Plan de Continuidad

FR-ESC-05-015 - Contactos de Emergencia

FR-ESC-05-016 - Control de Grupo de Cintas

FR-ESC-05-019 - Cadena de Custodia de la Evidencia

FR-ESC-05-020 - Control Acceso a Áreas Seguras

FR-ESC-05-021 - Prueba Técnica Plataforma

FR-ESC-05-022 - Continuidad de Negocio

FR-ESC-05-023 - Monitoreo Cámaras de Video

FR-ESC-05-024 - Declaración De Aplicabilidad (FR)

EFICACIA EFICIENCIA

Ley 489 de 1998. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública

Ley 1266 de 2008. Regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales

Ley 1474 de 2011 Actos de Corrupción

Ley 734 de 2012 Código único disciplinario

Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales

Ley 9 de 1979, por la cual se dictan medidas sanitarias, Titulo III Establece las normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en

sus ocupaciones

Decreto 3341 de 2009 Programas para los sectores menos favorecidos del país.

Decreto 2555 de 2010 Normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores

Decreto 1242 de 2013 Administración y gestión de los fondos de inversión colectiva

Decreto1443 de 2014 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto Único 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente.

Decreto 1443 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo, Art

170-201,.

Resolución 1111 de 2017, Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores

y contratantes.

Resolución 011 de 2017 - Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Resolución 014 de 2017 - 'Por lo cual se deroga la Resolución No. 008 de 2015, y se establece la conformación y el funcionamiento del Vigia o Comité

paritario de la Seguridad y Salud en el trabajo de Fiduprevisora S.A., para la vigencia año 2017-2019

Circular Externa 100 de 1995 Capítulo XXIII, a través de la cual todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un

Sistema de Administración de Riesgo Operativo - SARO.

Circular Externa 041 de 2007 Proceso para administrar la continuidad del negocio.

Circular Externa 052 de 2007 Gestión del Riesgo Operativo.

Circular Externa 022 de 2010 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información

Circular externa 042 de 2012 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información

Circular Externa 014 2009 y 038/2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia

Requisitos legales Ambientales (Ver: FR–ESC–06–001)

Nota: Demás normatividad descrita en los procedimientos y matrices legales del SIG

Norma ISO 9001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7, 7.1, 7.1.1, 7.1.5, 7.1.5.1, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10, 10.1, 10.2, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

Norma GP 1000:2009, numerales: 4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5,5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6, 6.1, 8, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5,

8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Norma ISO 14001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 7, 7.1, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8, 8.1, 8.2, 9, 9.1,

9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10, 10.1, 10.2, 10.3

Norma ISO 27001:2013, Sistema de Seguridad de la Información, numerales:

4.3,4.4,5,5.1,5.2,5.3,6,6.1,6.1.1,6.1.2,6.1.3,6.2,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5,7.5.1,7.5.2,7.5.3,8,8.1,8.2,8.3,9,9.1,9.2,9.3,10,10.1,10.2

Norma ISO 19011. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión

Declaración de Aplicabilidad.

Decreto 943 de 2014 - MECI

Circular interna 006 de 2003 Uso de los sistemas informáticos.

Circular interna 008 de 2003 Acceso a dependencias Fiduprevisora S.A. en Bogotá

Circular Interna 11 de 2005 Disposiciones sobre las circulares internas

Circular interna 004 de 2005 Actividades dentro de la mesa de dinero.

Circular interna 17 de 2005 Políticas de Uso de Equipos de Cómputo

Indice optimización de procesos

Atención de Requerimientos del SGC

Ejecución de Pruebas de Continuidad

Resolución de Incidentes de Seguridad

Nivel de Planes de acción vencidos del SIG

Desempeño del SIG.

Aprovechamiento de residuos No peligrosos

Consumo racional de energía

Consumo racional de agua

Consumo racional de papel

Nivel de Madurez del SIG.

Nivel de Entendimiento del Sistema Integrado de Gestión

Nivel de Entendimiento de la Ejecución del Plan de Continuidad del Negocio

Cultura en la Seguridad de la Información

ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales.

ML-ESC-06-003 -Manual de Gestión Integral de Residuos

IN-ESC-06-001 - Manejo seguro de sustancias químicas

IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales.

FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad Y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros Requisitos

FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación de Aspectos, Valoración Y Control de Impactos Ambientales.


Programa Uso Adecuado y Eficiente de los Recursos

Programa Gestión Adecuada de Residuos

ML-ESC-05-001 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

ML-GTE-02-001 Manual de Políticas para Gestión Tecnológica.

8. RIESGOS

ROP-SIG-01 Desactualización u obsolecencia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-02 Inconsistencias entre los planes de acción y los hallazgos establecidos para mejoramiento de los procesos

ROP-SIG-03 Incumplimiento a la normatividad y requisitos legales internos y externos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-04 Interrupción de la operación

ROP-SIG-05 Inoportunidad en la identificación de los aspectos ambientales y requisitos legales asociados

ROP-SIG-06 Perdida de las certificaciones de los sistemas de gestión de la entidad

Riesgos Ambientales incluidos en la FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

Riesgos de Seguridad de la Información incluidos en la FR-ESC-05-047 - Matriz de Riesgos y Oportunidades SGSI.

Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo incluidos en la Matriz de Requisitos de SGSST

Nota: Los riesgos institucionales, de fraude, y corrupción, deben ser consultados directamente en el aplicativo de Administración de Riesgo

9. INDICADORES

EFECTIVIDAD

LEGALES REGLAMENTARIOS

6. GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO 7. GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROCESO

138

Anexo L. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos V6

0. LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN 0 11/May/2010 Crear un documento anexo al procedimiento para

definir y estandarizar la clasificación y codificación de los procesos y documentos del SGC.

1 25/Abr/2011

Normalizar el anexo como instructivo del procedimiento MP-ESC-03-001 Control de Documentos.

2 01/Jun/2013 Modificar la clasificación de documentos y la codificación asignada por cambios en el SIG.

3 06/Jun/2013 Corregir código del instructivo y ejemplo codificación manual operativo.

4 06/May/2014 Actualización de la clasificación de los procesos debido a la reingeniería del Mapa de procesos.

5 28/Abr/2016 Se incluye la abreviación de dependencias, áreas y grupos de trabajo.

6

Se realiza la actualización 6.1Clasificación de Procesos, 6.2 Clasificación de documentos del SIG, 6.3 Codificación de documentos del SIG y se actualizaron las abrebiaturas

1. OBJETO

Definir la clasificación de los procesos y documentos del Sistema Integrado de Gestión, la estandarización en la codificación de los mismos y la abreviatura de las dependencias, áreas y/o grupo de trabajo.

2. ALCANCE

Este instructivo es de aplicación para todos los requerimientos de la organización.

3. GLOSARIO

8. Abreviatura: Es una convención ortográfica que acorta la escritura de cierto término o expresión, y consiste en la representación escrita de una palabra o grupo de palabras con solo una o varias de sus letras. Área (Departamento): Son áreas de segundo nivel que hacen parte de las Dependencias de la entidad, se crean con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de Fiduprevisora. Los cuales deben tener asociado

https://es.wikipedia.org/wiki/Ortograf%C3%ADa

http://eurito:7028/isolucion/bancoconocimiento/A/AdministraciondePerfilesyEstructuraOrganizacional_v5/AdministraciondePerfilesyEstructuraOrganizacional_v5.asp?IdArticulo=59525

139

un centro costo. (Por ejemplo. Gerencia Operaciones, Dirección de Fondos de Inversión Colectivas, Dirección de Infraestructura, etc.). Nota: A excepción de la Dirección de Planeación que no tiene centro de costos.

Dependencia (Unidad de Negocio): Hace referencia a las dependencias que tiene establecidas la entidad (Primer nivel), dentro de su estructura organizacional aprobadas mediante Decreto emitido por el Ministerio de Hacienda, dentro de las Dependencias se crean las Áreas. Para Fiduprevisora las Dependencias están conformadas por la Presidencia, Vicepresidencias, y Gerencias (Administrativa y Planeación). Documento: Todo manual, procedimientos, funciones, formato, cintas de video, afiches y demás documentos que la fiduciaria requiera para el desarrollo de sus procesos y que según el estudio realizado por la misma, se haya visto la necesidad de elaborar, modificar o anular. Grupo de trabajo: Corresponden a grupos internos de trabajo que son creados transitoria o permanentemente, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la fiduciaria. Macroprocesos: Se componen de una secuencia de procesos orientados a generar un valor agregado, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos organizacionales. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NTC-GP1000.

Procesos: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NTC-GP1000. Tipos de proceso: Son los niveles de procesos con los que cuenta cada entidad.

4. RESPONSABLE

Director de Sistemas de Gestión

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

MC-ESC-01 – Manual Sistema Integrado de Gestión MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG

http://eurito:7028/isolucion/bancoconocimiento/A/AdministraciondePerfilesyEstructuraOrganizacional_v5/AdministraciondePerfilesyEstructuraOrganizacional_v5.asp?IdArticulo=59525

140

6. DESARROLLO

6.1 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS

Los procesos del SIG de Fiduprevisora S.A., descritos en la cadena de valor (Mapa de Procesos) se clasifican por tipos de procesos (4), macroprocesos (11) y procesos (28), tal como se describe a continuación:

NIVELES DE PROCESOS


1 ESTRATEGICOS

1 PLANEACIÓN PLA

1 Planeación Estratégica 01

2 Planeación de Presupuesto 02

3 Planeación Comercial 03

2 GESTIÓN DE RIESGOS GRI

4 Riesgo de Inversión 01

5 SARO 02

6 SARLAFT 03

2 MISIONALES

3 ESTRUCTURACIÓN Y CONSECUCIÓN DE

NEGOCIOS ESN 7

Estructuración de Negocios y Vinculación de Clientes

02

4 GESTIÓN DE NEGOCIOS

GNE

8 Planeación y Gestión Operativa 01

9 Ingresos 02

10 Pagos 03

11 Inversiones 04

12 Contratación Derivada 05

13 Afiliaciones 06

14 Administración de Servicios de

Salud 07

15 Prestaciones Económicas 08

16 Liquidación de Entidades 09

17 Administración de Otros

Activos y Pasivos 11

3 SOPORTE

5 GESTIÓN

TECNOLÓGICA GTE

18

Administración Tecnológica 02

6 GESTIÓN AL CLIENTE GCL 19 Servicio al Cliente y

comunicaciones 01

7 GESTIÓN JURIDICA GJU 20 Soporte Jurídico 01

8 GESTIÓN

ADMINISTRATIVA GAD

21

Adquisición y Administración de Bienes y Servicios

01

22 Administración Documental 04

9 GESTIÓN TALENTO

HUMANO GTH 23

Administración y Desarrollo del Talento Humano

03

10 GESTIÓN CONTABLE Y

PRESUPUESTAL GCP

24 Contabilidad e impuestos 01

25 Ejecución y Control

Presupuestal 02

4 EVALUACION 11 EVALUACION,

SEGUIMIENTO Y CONTROL

ESC 26 Evaluación Independiente 01

27 Control Disciplinario 07

141

NIVELES DE PROCESOS


28

Sistema Integrado de Gestión SIG:

SGC: 03 SGSI: 05 SGA: 06

SG-SST: 08

6.2 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG

Los documentos del SIG de Fiduprevisora S.A. se clasifican e identifican como se describe a continuación:

Nº TIPO DE DOCUMENTO CODIGO PLANTILLA ISOLUCION

1 MAPA DE PROCESOS MA Mapa de Procesos externo

2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CR Caracterización de Procesos

3 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MC Manual de Calidad

4 MANUAL OPERATIVO MO Manual Operativo

5 MANUAL DE POLÍTICAS ML Manual de Políticas

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP Manual de Procedimientos

7 INSTRUCTIVOS IN Instructivos

8 FORMATOS FR Formatos

9 ORGANIGRAMAS OR Organigramas

10 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

MF Manual de Funciones y Competencias Laborales

11 RESOLUCIONES RE Normatividad Interna

12 CIRCULARES CI Normatividad Interna

13 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Tabla de Retención Documental

6.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG La codificación definida se asigna de acuerdo al tipo de documento. Los documentos son publicados en Isolución mediante la plantilla definida en el aplicativo.

Normatividad Interna

142

DOCUMENTO CODIGO AÑO EXPEDICIÓN CONSECUTIVO EJEMPLO

Circular Interna CI Asignado Asignado CI-2012-001

Circular Interna No. 1 de 2012

Resolución RE Asignado Asignado RE-2012-030

Resolución Nº 030 de 2012

Organigrama – TRD

DOCUMENTO CODIGO CODIGODEPENDENCIA EJEMPLO

Organigrama OR Asignado OR-101050101

Organigrama Vicepresidencia Jurídica

Tabla de Retención

Documental TRD Asignado

TRD-102020201 Tabla de Retención Documental de

la Oficina de Barranquilla

Manual Sistema Integrado de Gestión – Mapa de Procesos

DOCUMENTO CODIGO MACROPROCESO CONSECUTIVO EJEMPLO

Manual del Sistema Integrado de Gestión

MC ESC 01 MC-ESC-01

Manual Sistema Integrado de Gestión

Caracterización CR Asignar Consecutivo del

proceso

CR-GRI-01 Caracterización del proceso

Riesgo de Inversión

Manual de Funciones y Competencias Laborales

DOCUMENTO CODIGO DEPENDENCIA CODIGO CARGO EJEMPLO

Manuales de Funciones

MF Centro de costo

Consecutivo sacado de Isolución y listado

maestro de Manuales

de Funciones (xxx)

MF-101070301-208 Manual de Funciones y

Competencias Laborales del Cargo Director de Recursos

Físicos

Manuales - Formatos

143

DOCUMENTO CODIGO MACROPROCESO

CODIGO NUMERICO

DEL PROCESO

CONSECUTIVO EJEMPLO

Procedimiento MP Abreviatura del Macroporceso


(xx)

Consecutivo del documento

sacado de Solución y

listado maestro (xxx)

MP-GNE-06-001 Afiliación y Registro de

Novedades de

Docentes al FOMAG

Manual de Políticas

ML Abreviatura del Macroporceso


(xx)




ML-GRI-02-002 Manual del Sistema de

Administración de Riesgo Operativo SARO

Manual Operativo

MO Abreviatura del Macroporceso


(xx)




MO-ESN-02-005 Prospecto Cartera

Colectiva Abierta Efectivo a la Vista

Instructivo IN Abreviatura del Macroporceso


(xx)




IN-PLA-01-001 Instructivo Modificación

de Iniciativas Estratégicas

Formato FR Abreviatura del Macroporceso


(xx)




FR-GNE-02-002 Control Ingresos a

Fideicomisos

6.4 ABREVIATURA DE ÁREAS Y/O GRUPOS DE TRABAJO CON SUS RESPECTIVAS DEPENDENCIAS La abreviatura debe contener 3 caracteres o letras, cuando se requiera crear nuevas abreviaturas o ajustar por cambios de denominación de dependencias, áreas y/o grupos de trabajo, se debe realizar la siguiente secuencia:

A. Si el nombre de la dependencia o área es de 2 palabras:

Se asigna la inicial de cada paralabra en mayúscula.

144

El tercer carácter se fija con la asignación de la segunda letra de la 2da palabra en mayúscula.

Si la abreviatura resultante ya existe:

Para fijar el tercer carácter se debe colocar el tercer carácter o letra de la 2da palabra en mayúscula. Así sucesivamente hasta encontrar una abreviatura correcta.

Ejemplo:

Dependencia : Gerencia Jurídica

GJ

GJU

Abreviatura asignada: GJU

B. Si el nombre de la dependencia o área es de 3 palabras o más:

Se asigna la inicial de las 3 primeras palabras en mayúscula.


Para fijar el tercer carácter se debe asignar el segundo carácter o letra de la 3ra palabra en mayúscula. Y así sucesivamnete hasta encontrar una abreviatura correcta.

Ejemplo: Área: Oficina de Procesos Judiciales

OPJ Abreviatura asignada: OPJ A continuación, se presentan las abreviaturas asignadas:

145

ÁREAS/DEPENDECIA/GRUPO DE TRABAJO ÁREAS/DEPENDECIA/GRUPO DE TRABAJO

ABRV DESCRIPCIÓN ABRV DESCRIPCIÓN

CRI CENTRO DE RECURSOS DE INFORMACIÓN GNP GERENCIA NACIONAL DE PLANEACIÓN

DAE DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL GOP GERENCIA OPERATIVA

DAR DIRECCIÓN DE AFILIACIONES Y RECAUDOS GOE GERENCIA DE OPERACIONES

DBD DIRECCIÓN DE BASES DE DATOS GPO GERENCIA DE PORTAFOLIOS

DCF DIRECCIÓN COMERCIAL DE FIDUCIA PÚBLICA GRI GERENCIA DE RIESGOS

DFI DIRECCIÓN FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA GSS GERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

DIN DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA GTI GERENCIA DE TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

DLI DIRECCIÓN DE LIQUIDACIONES OBE OFICINA BANCA ELECTRÓNICA

DMS DIRECCIÓN DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE DSI DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN

DNE DIRECCIÓN DE NEGOCIOS ESPECIALES OCF OFICINA DE CONTABILIDAD FIDEICOMISOS

DNR DIRECCIÓN NEGOCIOS Y REMANENTES OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO

DPE DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONOMICAS OCM OFICINA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS

DPL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN OCN OFICINA CONTRATO NEGOCIOS ESPECIALES

DRF DIRECCIÓN DE RECURSOS FISICOS OCO OFICINA DE CONTRATOS

DRH DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS OCU OFICINA DE CUMPLIMIENTO

DSO DIRECCIÓN DE SOFTWARE OEE OFICINA DE ESTUDIOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS

DTE DIRECCIÓN DE TESORERÍA OIA OFICINA DE INGRESOS Y ADMINISTRACIÓN BANCARIA

GAD GERENCIA ADMINISTRATIVA OPA OFICINA DE PAGOS

GCO GERENCIA COMERCIAL DE ESTRUCTURACIÓN OPJ OFICINA DE PROCESOS JUDICIALES

GCO GERENCIA DE CONTABILIDAD OPP OFICINA DE PASIVOS PENSIONALES Y FONDOS DE INVERSIÓN

GFI GERENCIA FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA VAF VICEPRESIDENCIA ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA

GJU GERENCIA JURÍDICA VCM VICEPRESIDENCIA COMERCIAL Y DE MERCADEO

GLR GERENCIA DE LIQUIDACIONES Y REMANENTES VFI VICEPRESIDENCIA FINANCIERA

GME GERENCIA DE MERCADOS VFP VICEPRESIDENCIA FONDOS DE PRESTACIONES

GNE GERENCIA DE NEGOCIOS VJU VICEPRESIDENCIA JURÍDICA – SECRETARÍA GENERAL

6.5 ABREVIATURA OFICINAS REGIONALES La abreviatura debe contener 3 caracteres o letras, cuando se requiera crear nuevas abreviaturas o ajustar por cambios de denominación de las oficinas regionales, se debe realizar la siguiente secuencia:

A. El primer carácter o letra asignada debe ser la R B. El segundo y tercer carácter seran las dos primeras letras de la ciudad donde se

encuentra la sede Ejemplo:

Área: Oficina de Barranquilla

146

RBA Abreviatura asignada: RBA

Área: Oficina de Cartagena

RCA Abreviatura asignada: RCA


C. Para fijar el tercer carácter se debe colocar el tercer carácter o letra de la 2da palabra en mayúscula. Así sucesivamente hasta encontrar una abreviatura correcta.

Ejemplo:

Área: Oficina de Cali

RCL Abreviatura asignada: RCL

147

Anexo M. Manual de Funciones Técnico 1

0. LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 Creación del cargo con el fin de contar con recurso de apoyo para las actividades que demanda el Sistema de Gestión de Calidad.

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: TÉCNICO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 CÓDIGO POSICIÓN: N/A GRADO: Técnico 1 DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Planeación ÁREA: Dirección Sistemas de Gestión GRUPO DE TRABAJO: No CARGO JEFE INMEDIATO: Director Sistemas de Gestión CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA: No

II. OBJETIVO DEL CARGO: Soportar, ejecutar y reportar las actividades establecidas para lograr el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduciaria, brindando apoyo a todas las áreas de la compañía en la optimización de los procesos para alcanzar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad esperados en la consecución de los objetivos institucionales. III. FUNCIONES

1. Realizar la revisión y documentación del SIG que requieren ser modificados de acuerdo a cambios normativos, tecnológicos y de mejoramiento según procesos asignados.

2. Realizar seguimiento y evaluar los planes de mejoramiento de los procesos asignados, que conlleve a la gestión oportuna y efectiva, asegurando que las acciones definidas eliminan la causa raíz de los hallazgos y garantizan su cierre eficaz.

3. Generar reporte semanal de Planes de Mejoramiento y preparar la información y presentación para el Comité de Presidencia.

4. Calcular, analizar y reportar mensualmente los indicadores asignados y proponer acciones según resultados.

148

5. Reportar mensualmente en los tiempos establecidos, los indicadores de gestión del proceso del SIG a la GNP, realizando la previa validación de la completitud de la información.

6. Revisar y evaluar por solicitud de la Gerencia Nacional de Planeación, la coherencia del

tipo de indicador propuesto por los líderes de proceso; con relación a la eficacia, eficiencia y efectividad.

7. Realizar las prórrogas y modificaciones aprobadas a los planes de mejoramiento, en el aplicativo Isolucion, según procesos asignados.

8. Apoyar la gestión operativa del proceso de auditorías internas y externas del SIG (revisión

registros, tabulación de las evaluaciones del proceso de auditoría y auditores y agendamiento de reuniones de apertura y cierre).

9. Administrar funcionalmente la herramienta helpdesk de la Dirección Sistemas de Gestión, para garantizar su mantenimiento y mejoramiento, de acuerdo con las necesidades del SIG.

10. Apoyar en la elaboración de las presentaciones para los procesos de sensibilización, capacitación y evaluación del SGC.

11. Soportar y orientar la gestión documental del área, para atender las solicitudes de documentos al Archivo Central y realizar las transferencias, cumpliendo con el cronograma establecido.

12. Controlar el uso del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad, ayudando a este cumpliendo con el cuadro de distribución del archivo físico.

13. Garantizar el uso de herramientas par la manipulación de la documentación que es archivada.

14. Tramitar las solicitudes de requisición de personal de la Dirección Sistemas de Gestión cada vez que se requiera.

15. Ejecutar las actividades inherentes al proceso del Sistema Integrado de Gestión: SGC, de

acuerdo con la normatividad vigente y asegurarse que el resultado de su labor cumple con los criterios de aceptación establecidos en la misma.

16. Participar el desarrollo, implementación, mantenimiento de los sistemas de gestión de la entidad: SIG (SGC, SGSI, SGA, SG-SST), SCI, SARO, SARLAFT y SAC, correspondiente al proceso o área que pertenece para garantizar el desarrollo continuo y cumplimiento de las metas organizacionales.

149

IV. RESPONSABILIDADES Generales del cargo

Contribuir en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, que conlleve a la permanencia de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad.

Apoyar operativamente el proceso de auditorías internas y externas, como herramienta para la evaluación del SIG

Recursos Físicos y Tecnológicos

Responder por los activos fijos asignados para el desempeño de sus funciones y actividades.

Realizar uso adecuado de las herramientas tecnológicas y activos de información, de acuerdo a las políticas de seguridad de la información.

Sistemas de Gestión

Desarrollar las actividades de los procesos en los que participa, asegurando el cumplimiento de lo establecido en la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

Cumplir las directrices establecidas en el Sistema de Seguridad de la Información (SGSI) con el fin de preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.

Participar activamente en la ejecución de las actividades del plan corporativo integral para la sostenibilidad del modelo de gestión y acatar las disposiciones establecidas en la política de protección de datos, en el desarrollo de sus funciones.

V. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

De acuerdo con la evaluación de desempeño. Nota: Los criterios de evaluación se encuentran directamente relacionados con la estrategia corporativa y con los lineamientos de la Gerencia Nacional de Planeación, por consiguiente, podrán ser modificados y consultados directamente en la herramienta de Gestión del Desempeño, administrada por la Gerencia Administrativa. VI. NIVEL DE AUTORIDAD

Autoridad Funcional No aplica.

150

Autoridad Económica No aplica.

VII. REQUISITOS DE EDUCACION Y EXPERIENCIA

Educación: Dos años de educación superior, Técnico o Tecnólogo en Áreas Administrativas, Áreas Económicas o Áreas Contables. Formación complementaria:

Conocimientos intermedios en gestión de procesos.

Conocimientos básicos en gestión del riesgo.

Conocimientos intermedios en SIG (SGC, SGSI, SGA).

Licencias y Certificados: No aplica. Experiencia: Un año de experiencia relacionada.

VIII. EQUIVALENCIAS

Área de educación diferente a la requerida por experiencia: Se podrá realizar equivalencia del área de educación Técnico requerida por otra área diferente a la establecida, exigiendo seis (6) meses adicionales a la experiencia solicitada en el cargo Experiencia por educación Un (1) año de la experiencia requerida podrá ser equivalente a tres (3) seminarios y/o cursos y/o talleres en temas relacionados.

Nota: Ver detalle de las competencias en el ML-GTH-03-001 - Manual de Políticas de Administración de Perfiles y Estructura Organizacional.

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