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MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL REA ADMINISTRATIVA DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE YARUMAL. ANTIOQUIA 2003.
DANY ALEIXI SANABRIA MURILLO
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD NACIONAL DE SALUD PUBLICA
HCTOR ABAD GMEZ
MEDELLN
2003
MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL REA ADMINISTRATIVA DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE YARUMAL. ANTIOQUIA 2003.
DANY ALEIXI SANABRIA MURILLO
Trabajo de practica para optar al titulo de Administrador en Salud con nfasis en Gestin de Servicios de Salud
Asesor
Libardo Antonio Giraldo Gaviria
Profesor Facultad Nacional de Salud Publica
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD NACIONAL DE SALUD PUBLICA
HCTOR ABAD GMEZ
MEDELLN
2003
Nota de aceptacin
Presidente del Jurado
Jurado
Jurado
AGRADECIMIENTOS
El autor expresan sus ms profundos agradecimientos a:
El doctor Julin Len Ramrez Zuluaga, gerente de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal. por permitir hacer las prctica en la institucin.
A todo el personal administrativo y muy especialmente a la doctora Claudia Patricia Marn, Subgerente Administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, por su valiosa colaboracin.
CONTENIDO
Pg.
LISTA DE ANEXOS
viiGLOSARIO
viiiRESUMEN
xiiINTRODUCCIN
1 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2 2 JUSTIFICACIN
4 3 OBJETIVOS
6 3.1 Objetivo General
6
3.2. Objetivos Especficos
6
4 MARCO LEGAL
7 5 MARCO TERICO
10 5.1 Definicin de proceso
10
5.2 Caractersticas de los procesos
11
5.3 Clases de proceso
11
5.4 Responsables del proceso
12
5.5 Componentes del proceso
13
5.6 Diagrama de flujo
15
5.7 Indicadores
16
6 GENERALIDADES DE LA ESE HOSPITAL
SAN JUAN DE DIOS DE YARUMAL
17 6.1 Breve resea histrica
17
6.2 Caracterstica de la institucin
17
6.3 Principios bsicos
17
6.4 Misin
18
6.5 Objetivos
18
6.6 Servicios 19
6.7 rea de atencin a las personas
20
7 METODOLOGA 21 7.1 Fuente de informacin 21
7.2 Tcnicas y procedimientos
21
7.3 Poblacin de estudio 22
7.4 Unidad de anlisis
22
7.5 Variables
22
7.6 Viabilidad
22
7.7 Factibilidad
23
7.8 Implicaciones ticas
23
8. PROCESO SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
SUMINISTRO E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
24 8.1.1 Indicador N de Ordenes de Compra Elaboradas
25
8.1.2 Indicador Calificacin de Proveedores
26
8.1.3 Indicador Cumplimiento de proveedores inscritos en Kardex 27
8.2 Proceso Solicitud Para la Compra de Suministro
e Insumos Hospitalarios Almacn
28
8.3 Procedimiento Solicitud Para la Compra de Suministro
e Insumos Hospitalarios Almacn
31
9 PROCESO RECEPCIN DE SUMINISTROS
32 9.1.1 Indicador Devolucin de Suministros a Proveedores
33
9.1.2 Indicador Suministros Recibidos Oportunamente
34
9.2 Proceso Recepcin de Suministros
35
9.3 Procedimiento Recepcin de Suministros
38
10 PROCESO DESPACHO DE SUMINISTROS A
LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
3910.1.1 Indicador Demanda atendida en la Solicitud del
Pedido del Suministro
40
10.1.2 Indicador Suministros Diarios Definidos
41
10.1.3 Indicador Rendimiento en la adquisicin de
Suministros por persona
42
10.1.4 Indicador Devolucin por Error de Despacho
43
10.1.5 Indicador Solicitudes Atendidas Oportunamente
44
10.2 Proceso Despacho de Suministros a los Diferentes
Servicios del Hospital
45
10.3 Procedimiento Despacho de Suministros a los Diferentes
Servicios del Hospital
47
11 PROCESO SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
MEDICAMENTOS FARMACIA
4811.1.1 Indicador N de Ordenes de Compra Elaboradas
49
11.1.2 Indicador Calificacin de proveedores
50
11.1.3 Indicador Cumplimiento de proveedores inscritos en Kardex 51
11.2 Proceso Solicitud para la Compra de Medicamentos Farmacia. 52
11.3 Procedimiento Solicitud para la Compra de
Medicamentos Farmacia
54
12 PROCESO RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
5512.1.1 Indicador Devolucin de Medicamentos d Proveedores
56
12.1.2 Indicador Medicamentos Recibidos Oportunamente
57
12.2 Proceso Recepcin de Medicamentos
58
12.3 Procedimiento Recepcin de Medicamentos
61
13. PROCESO ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA
HOSPITALIZACIN POR PACIENTE
6213.1.1 Indicador Dosis Diaria Definida
63
13.1.2 Indicador Demanda Atendida en la Solicitud del
Pedido Del Medicamento
64
13.1.3 Indicador Devolucin de Medicamento por Error
de Despacho
65
13.2 Proceso Entrega De Medicamentos Para Hospitalizacin
por Paciente
66
13.3 Proceso Entrega De Medicamentos Para Hospitalizacin
por Paciente
69
14. PROCESO ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA
URGENCIAS Y CIRUGA
7014.1.1 Indicador Dosis Diaria Definida
71
14.2 Proceso Entrega de Medicamentos a Urgencias y Ciruga
72
14.3 Procedimiento Entrega de Medicamentos a Urgencias y Ciruga 74
15 PROCESO DESPACHO DE MEDICAMENTO POR
FRMULA MDICA
7515.1.1 Indicador Rentabilidad En La Venta De Medicamentos
76
15.2 Proceso Despacho de Medicamento por Frmula Mdica
77
15.3 Procedimiento Despacho de Medicamento por Frmula Mdica 79
16. PROCESO ALMACENAMIENTO
8016.1.1 Indicador Existencia de Suministros Dentro de la Aceptabilidad 81
16.1.2 Indicador Valor Proporcional de los Insumos Vencidos o que
Sufrieron Deterioro en Bodega
82
16.1.3 Indicador Valor Proporcional de los Suministros y
Medicamentos Desaparecidos o Hurtados en el Perodo
83
16.1.4 Indicador Costo Del Suministro Que No Presenta Rotacin
en el Periodo
84
16.1.5 Indicador ndice de Rotacin
85
16.2 Proceso Almacenamiento
86
16.3 Procedimiento Almacenamiento
87
17 PROCESO DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
8817.2 Proceso Devolucin de Suministros
89
17.3 Procedimiento Devolucin de Suministros
91
18 PROCESO AUTORIZACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
9218.1.1 Indicador Atenciones Pertinentes
93
18.2 Proceso Autorizacin De Orden De Servicios
9418.3 Procedimiento Autorizacin De Orden De Servicios
97
19. PROCESO FACTURACIN SERVICIO DE
CONSULTA EXTERNA
9819.1.1 Indicador Porcentaje de Citas Mal Asignadas
99
19.1.2 Indicador Nmero de Citas Asignadas
100
19.1.3 Indicador Nmero de Citas No Asignadas
101
19.1.4 Indicador Oportunidad en la Asignacin de Citas
102
19.1.5 Indicador Porcentaje de Citas Incumplidas por Especialidad103
19.2 Proceso Facturacin Servicio de Consulta Externa
104
19.3 Proceso Facturacin Servicio de Consulta Externa
106
20. PROCESO FACTURACIN SERVICIO DE URGENCIAS
10720.1.1 Indicador Usuarios Bien Identificados
108
20.1.2 Indicador Porcentaje del Valor de los Servicios
no Ingresados en el Sistema en el Mes
109
20.1.3 Indicador Porcentaje de Usuarios Atendidos con Derecho
110
20.1.4 Indicador Porcentaje de Atencin por Urgencias Leves,
Moderadas y Severas
111
20.2 Proceso Facturacin Servicio de Urgencias
112
20.3 Procedimiento Facturacin Servicio de Urgencias
116
21 PROCESO FACTURACIN SERVICIO DE CIRUGA
11721.2 Proceso Facturacin Servicio de Ciruga
118
21.3 Procedimiento Facturacin Servicio de Ciruga
121
22. PROCESO FACTURACIN HOSPITALIZACIN / PEDIATRA 12222.2 Proceso Facturacin Hospitalizacin/ Pediatra
123
22.3 Procedimiento Facturacin Hospitalizacin/ Pediatra
125
23 PROCESO AUDITORIA DE FACTURA
126 23.1.1 Indicador Porcentaje de Glosas Segn Causa
127
23.2 Proceso Auditoria de la Factura
128
23.3 Procedimiento Auditoria de la Factura
129
24. PROCESO FACTURACIN
13024.2 Proceso Facturacin
131
24.3 Procedimiento Facturacin
133
25. PROCESO CARTERA
13425.2 Proceso Cartera
135
25.3 Procedimiento Cartera
136
26 CONCLUSIONES
13727 RECOMENDACIONES
140BIBLIOGRAFA CONSULTADAS
142 ANEXOS
145LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A. ESPECIFICACIONES ADMINISTRATIVAS
145
Anexo B. ESPECIFICACIONES TCNICAS
146
Anexo C. CONDICIONES AMBIENTALES
147
Anexo D. NORMAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y MANEJO
DE MATERIALES Y SUMINISTROS
149
Anexo E. MANEJO DE MATERIALES
150
Anexo F. RECOMENDACIONES PARA LEVANTAR Y
TRANSPORTAR OBJETOS
151
Anexo G. NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANEJO DE
COMBUSTIBLES Y DISOLVENTES
152
Anexo H. NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANEJO DE GASES
MEDICINALES
153
Anexo I. ELEMENTOS DE UNA CADENA DE FRO
154
Anexo J. INSUMOS FOTOSENSIBLES Y ALTERABLES POR
TEMPERATURA Y HUMEDAD
155
Anexo K EJEMPLO PLANILLA Excel AUDITORIA DE FACTURA156
Anexo L. IDENTIFICACIN DE REAS POR COLORES
157
Anexo M. ATENCIN ACCIDENTE DE TRNSITO SOAT
158
Anexo N. GUA PARA RECLAMACIONES DE PERSONAS
JURDICAS POR LA ATENCIN DE VICTIMAS DE
ACCIDENTES DE TRANSITO
160
Anexo O. SOLICITUD DE AUTORIZACIN A LAS ENTIDADES
DE ORDENES DE SERVICIO
164
Anexo P. ELABORACIN DE AUTORIZACIONES DE ORDENES
DE SERVICIO AMBULATORIOS
166
Anexo Q. FORMATO DE PEDIDO DE MEDICAMENTOS
Y/O ELEMENTOS
167
Anexo R. AUDITORIA TCNICA 168
Anexo R. 1 AUDITORIA 169
Anexo S. AUDITORIA MDICA 170
Anexo T. INFORME DE RESPUESTA A GLOSAS 171
Anexo U. RELACIN DE CONTRATOS 2003 172
GLOSARIO
Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.
reas: Conjunto de procesos, procedimientos y actividades realizadas por diferentes dependencias de la institucin alrededor de una finalidad comn definida y diferenciada convencionalmente de otros.
Cliente externo: Son los clientes (usuarios) de la institucin que reciben el servicio o producto final.
Cliente interno: Son los clientes ( funcionario) de la institucin quienes estn en contacto permanente con el cliente externo, proporcionndoles el servicio o producto final.Condiciones: Se refieren a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptacin para mantener su productividad y rendimiento en el desempeo de sus funciones.
Clima organizacional: Grado en que el ambiente de la institucin es favorable para la interaccin de las personas que integran la institucin.
Comunicacin: Es la transmisin de las decisiones adoptadas de manera tal que permita el entendimiento integral de lo que se va a realizar y a la motivacin suficiente para hacerlo.
Control: Aplicacin de correctivos o validaciones a una situacin, a travs de decisiones y acciones administrativas, tcnicas, jurdicas o fiscales, pertinentes para que los eventos se ajusten a lo establecido.
Costos: Es el valor de los recursos empleados y gastos generales requeridos para la ejecucin del proceso.
Dependencia: Es el rea o unidad donde se registra el nombre de la dependencia donde se realiza la actividad.
Descripcin del cargo: Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la empresa.
Descripcin general: Es la manera de describir en forma general las actividades y tareas de un funcionario.
Diagrama: Representacin grafica de un proceso o de un procedimiento que permite la observacin sistemtica de su ejecucin, mostrando la dinmica y lgica de la secuencia del trabajo.
Diagrama de flujo: Es un mtodo para describir grficamente un proceso, mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras similares. Permite conocer y comprender los procesos a travs de los diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprometidas(Meja,1999,45)
Eficiencia: es entendida como la maximizacin de los productos sobre los insumos, ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.
Eficacia: Es el anlisis de la oportunidad para lograr los resultados, as como, la relacin que stos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de direccin les definen en un periodo determinado
Se define la eficacia como el logro del objetivo del servicio, sobre los usuarios del mismo. (Ministerio de salud, 1995, 34)
Entadas: insumos o recursos necesarios para el desarrollo del proceso.
ESE: Empresa Social del Estado.
Estructura: Arreglo o disposicin de las diversas partes de un todo. Incluye los recursos humanos, fsicos y financieros que se requieren para la produccin de bienes y servicios.
Factor critico: la identificacin de aquellos aspectos que tienen mayor incidencia o impacto en la eficiencia y efectividad del proceso
Funcin: Competencia o responsabilidad de un cargo o una dependencia , se cumplen a travs de procesos. Las funciones se expresan en infinitivos verbales y los correspondientes complementos que precisen la accin.
Gestin: Hacer diligencias conducentes al logro de un objetivo o una meta institucional. La accin y efecto de administrar una empresa.
Identificacin del cargo: Es donde se identifica el cargo, dependencia jerrquica, orgnica y el jefe inmediato del funcionario.
Implementar: Proceso de desarrollo de las actividades inherentes a los diversos planes y programas propios de las reas especificas de especialidad mediante la aplicacin de los instrumentos adecuados para el cumplimiento de sus objetivos.
Indicadores de gestin: Son aquellos que nos permiten medir o comparar con algn estndar de referencia, el comportamiento de una variable, unidad funcional, rea funcional y de la organizacin misma, con el fin de tomar decisiones que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Meta: Objetivo especifico, cuantitativo en el tiempo.
Misin: Declaracin duradera del objetivo social que distingue a una organizacin, muestra los productos o servicios, los clientes, mercados, tecnologas, filosofa, auto concepto e inquietud por su imagen.
Norma: Modelo al que se ajusta una fabricacin. Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa , y por lo cual se deben regir la mayor parte de las personas.
Objetivo: Es el fin de una organizacin o unidad de ella se propone alcanzar y hacia el que se orienta el ejercicio de todas las funciones y actividades.
Organigrama: Es la presentacin grafica de la estructura de la organizacin en la que se expresa las relaciones de autoridad a travs de los niveles y la coordinacin de las funciones a travs de las reas.
Organizacin: Existencia de una estructura con funciones, responsabilidades, autoridades definidas y delimitadas; la aplicacin de normas, de procedimientos y la utilizacin de sistemas de coordinacin en los diferentes niveles y reas para alcanzar los objetivos comunes.
Procedimiento: Mtodo como se realizo el proceso. Definir un procedimiento consiste en: 1. Enunciar, de forma secuencial, todos los pasos (actividades o tareas) que conforma el proceso.
2.Explicar en cada paso el que se hace, cmo se hace, cundo se hace y para quin se hace. 3 Conjunto o sucesin de pasos, ampliamente vinculados y cronolgicamente dispuestos, realizados al interior de la entidad, incluyendo el que, como y a quien corresponde el desarrollo de la tarea
Proceso: Conjunto de pasos que terminan en la elaboracin de un producto final identificable en trminos genricos. Este producto puede ser un bien tangible o un servicio. Los procesos se expresan con un verbo que resume la accin y un sustantivo que define el producto genrico. 2 Serie de actividades secuenciales e independientes, orientadas a la consecucin de un resultado.
Proveedores: Entradas para desarrollar el proceso.(dependencias, cargos.)
Racionalizacin: Es la organizacin lgica de las actividades o tareas con el fin de obtener un mejor rendimiento en los procesos
Responsable: Aqu se registra el nombre del cargo del funcionario responsable de garantizar el xito de la actividad.
Se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, adems del trabajo normal y de sus atribuciones, con la supervisin del trabajo de sus subordinados, con el material, con las herramientas y equipos que utilizan; con el patrimonio de la empresa, el dinero, los ttulos o documentos, las prdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos y externos y con la informacin confidencial.
Salidas o productos: Son bienes o servicios de carcter final o intermedio. En este ultimo caso seria un proveedor para otro proceso.
Servicio: Los servicios son productos intangibles; no tienen existencia ms que la medida en que son producidos y consumidos. El usuario potencial no tiene la oportunidad de inspeccionar el servicio antes de adquirirlo.
Ttulo: Es el testimonio para ejercer una profesin u oficio
RESUMEN
En la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, se actualizaron los manuales de procesos y procedimientos, como consecuencia de los continuos cambios en su infraestructura y su entorno, por la necesidad de cumplir con los requisitos exigidos por la ley.
El proyecto surge de la necesidad de plantear alternativas encaminadas a lograr una mejor optimizacin de los recursos, revisando, analizando y proponiendo procesos y procedimientos que permitan prestar servicios con calidad, bajo un enfoque de eficiencia, eficacia y efectividad.
El presente trabajo propone mejorar los procesos y procedimientos administrativos para facilitar la gestin administrativa.
Cabe destacar el esfuerzo de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, para sacar adelante sus objetivos que los conduzcan a mejorar la calidad de los servicios de salud.
INTRODUCCIN
En relacin con la crisis econmica y los cambios que se vienen desarrollando en el sector salud, han cambiado de manera dramtica la relacin usuario prestador, introduciendo usuarios en el sistema y estimulando la competencia entre otros nuevos actores. Tal situacin, obliga a las instituciones de salud a buscar continuamente la calidad en la prestacin de sus servicios, con caractersticas de eficiencia, eficacia y la contencin de costos.
Uno de los principales obstculos que enfrentan las organizaciones del sector salud es la ausencia de mtodos, procesos y procedimientos documentados y actualizados. La falta de documentacin, no permite tener una memoria organizacional, concentrando sta en individuos aislados interpretando y aplicando cada cual los procesos a su manera. En estas circunstancias es muy difcil definir parmetros de control de rendimiento, establecer normas o definir metas de resultados
Con la ejecucin de este trabajo se busca aplicar los conocimientos adquiridos en la parte administrativa, en la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, con el propsito de dar una herramienta tcnica para los procesos y procedimientos administrativos que sirva a la organizacin como punto de partida hacia la superacin permanente.
Se observa la necesidad de mejorar y actualizar los procesos y procedimientos administrativos, ya que dan una descripcin clara de las caractersticas actuales de las reas administrativas para alcanzar los resultados con una optima utilizacin de los recursos.
Se espera que el trabajo aporte a la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, en su desarrollo, permitiendo optimizar la prestacin de servicios de salud a los usuarios.
La gerencia es parte fundamental con su apoyo y colaboracin en la realizacin del trabajo.
1. Planteamiento del Problema.
Con la globalizacin, se hace necesario que el pas sea ms competitivo al producir bienes y servicios; para ello se ha generado un cambio radical en la estructura econmica del pas y un replanteamiento del papel del Estado que ocasiona un proceso de modernizacin y privatizacin de muchas empresas oficiales, caso del sector salud, donde este cambio ha generado un nuevo modelo de servicios de salud descentralizado, con una competencia regulada, con autonoma jurdica y fiscal que exige que las instituciones de salud sean ms eficientes en el uso de sus recursos, eficaces en el logro de sus metas y que presten servicios con calidad que permitan satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes; por tanto, las instituciones de salud deben adecuarse a las condiciones exigentes del mercado, ser competitivas, sostenerse, crecer y generar rentabilidad social y econmica.
De acuerdo a la ley 100 de 1993 y a las nuevas polticas relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social en Salud, llevan a las organizaciones de salud a buscar acciones de mejoramiento que permita la sostenibilidad, el acceso a los servicios y la calidad en la atencin en salud, fortalecindose a nivel administrativo y financiero. Este nuevo esquema prevee que los recursos financieros de los hospitales sean obtenidos de los ingresos generados por la venta de servicios, y exige a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud la adecuacin de su infraestructura fsica y tecnolgica, transformndose en empresas, con el objeto de afrontar adecuadamente los cambios que se presentan.
La ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal debe ser ms productiva y eficiente, prestando inters a los procesos y procedimientos que permitan el desarrollo tecnolgico, asistencial y administrativo que reoriente la atencin en la bsqueda de mecanismos que aseguren la prestacin de servicios de salud con calidad y permitan un adecuado desarrollo administrativo.
Es de vital importancia para la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, que se mejoren los procesos y procedimientos que garanticen la gestin y participacin de todas las reas y de los involucrados, permitiendo concretar claros objetivos gerenciales, racionalizar los recursos de manera eficiente y contribuir ampliamente al seguimiento y distribucin de estos.
El mejoramiento de los procesos y procedimientos administrativos permite a la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal tener una idea ms clara de las relaciones entre las caractersticas estructurales y la influencia con los resultados en la atencin, para lograr equidad y eficiencia en la institucin.
Mejorar los procesos administrativos permiten un adecuado manejo de los recursos, fortalece la estructura orgnica e indican la correcta ejecucin de actividades y tareas para los funcionarios del rea; permite un mejor manejo del presupuesto, la elaboracin de estados financieros, pagos y el adecuado control sobre los bienes de la entidad, entre otros; contribuye al funcionamiento y desarrollo de cada una de las reas administrativas, mejorando el desempeo y fortaleciendo la labor administrativa y asistencial del hospital; a la vez que permite identificar y controlar los rubros de inversiones, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos y cuentas por pagar, optimiza la consecucin, aplicacin, transferencia, flujo de fondos y sistemas de control de los recursos.
Con el mejoramiento adecuado de los procesos se logra optimizar el aprovechamiento del recurso humano, fsico y financiero, asegurando que todos reconozcan que son parte esencial en el desarrollo del proceso y permite a la institucin tener una herramienta de trabajo que posibilite da a da controlar y definir acciones de mejoramiento continuo; evita la improvisacin en las labores; ayuda a orientar el personal nuevo; facilita la supervisin y evaluacin de labores; proporciona informacin a la empresa acerca de la marcha de los procesos; facilita la orientacin al cliente externo; establece elementos de consulta, orientacin y entrenamiento al personal; sirve como punto referencia para las actividades de control interno y auditoria.
2. JUSTIFICACIN
El actual contexto econmico, poltico y social del sector salud en Colombia, ha requerido que las instituciones de salud tengan una adecuacin constante de su manual de procesos y procedimientos para adaptarse al medio y a los cambios generados en el sector de la Seguridad Social en Salud.
La ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal no debe ser ajena al medio y al contexto actual, debe asumir con mentalidad abierta los cambios y ser receptiva a la implementacin de estrategias que permitan definir e implementar medidas competitivas, parmetros de control y definir el desarrollo de la calidad de los procesos administrativos y asistenciales.
La ventaja de mejorar el manual de procesos y procedimientos le permite a la ESE Hospital San Juan de Dios Yarumal enfocarse de manera ms concreta en las necesidades del usuario (interno y externo); permite fortalecer la iniciativa de los funcionarios y responsables de cada proceso; permite ahorrar esfuerzos evitando la duplicidad de actividades y tramitologas innecesarias; mejorar el clima organizacional; los funcionarios adquieren responsabilidad dentro de la ejecucin de los procesos necesarios para lograr un objetivo (producir un bien o servicio); los servicios sern de mayor calidad, ya que se corrigen fallas, despilfarros y malas decisiones, a travs de puntos de control que permitan acciones correctivas encaminadas a mejorar la utilizacin de los recursos disponibles dentro de las unidades funcionales. Un componente fundamental dentro del proceso es la implementacin de cursos de induccin, reinduccin y entrenamiento que deben recibir los funcionarios del hospital, con el fin de que su desempeo sea eficiente, eficaz y con calidad, teniendo una mejor condicin para cumplir con los resultados esperados en cada una de las reas funcionales,
Perfeccionar el manual de procesos y procedimientos permite a la ESE Hospital San Juan de Dios Yarumal identificar de manera ms clara los problemas que se presentan dentro de la institucin, con la intencin de eliminar fallas, duplicidades y tramitologas y poder plantear alternativas de solucin que aumenten el grado de satisfaccin del trabajo, la iniciativa y creatividad del personal, condiciones que ayudan a crecer y mejorar la competitividad y posicionarse en el mercado de la prestacin de servicios de salud.
Mejorar procesos del rea administrativa permite visualizar un horizonte ms amplio sobre las barreras que obstaculizan el flujo de trabajo de los servicios, ayudando a la bsqueda continua de la eficiencia y la calidad, donde se buscar siempre la excelencia y la innovacin; adems, la documentacin de los procesos y procedimientos del rea administrativa garantiza la existencia de una memoria institucional que proporcione informacin sobre los procedimientos a seguir y permita a los funcionarios la realizacin de sus actividades de una manera definida y no est sujeto a interpretaciones particulares, esto garantiza un buen funcionamiento en la aplicacin y as obtener ptimos resultados.
Con el presente trabajo se desea contribuir a la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, para que oriente el manual de procesos y procedimientos a las decisiones administrativas y a la vez, contribuyan a la prestacin de servicios con calidad, eficiencia, eficacia y oportunidad a los usuarios internos y externos, afianzando las fortalezas de la organizacin en la produccin y la competitividad en el mercado.
La realizacin de este trabajo permite mejorar los procesos administrativos, dando un mayor impacto en la prestacin de servicios, lo que conlleva a una disminucin de costos, mejoramiento de la atencin, satisfaccin total del cliente interno y externo permitiendo alcanzar la calidad total y la supervivencia de la institucin.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Mejorar los procesos y procedimientos del rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal de manera que se contribuya a la calidad en la prestacin de servicios en la institucin
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS:
Identificar los procesos que se desarrollan en el rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal.
Verificar como se desarrollan los procesos del rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal con relacin al manejo de los recursos.
Disear y proponer procesos y procedimientos administrativos de manera coherente, eficiente y eficaz, de acuerdo a la normatividad existente.
Mejorar el manual de procesos y procedimientos del rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal.
4. MARCO LEGAL
Constitucin Poltica de Colombia 1991
En su artculo 269 define en las entidades pblicas las autoridades correspondientes estn diseadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo dispuesto por la ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 100 de 1993
Esta ley establece en su Libro II, artculo 153 los principios de equidad, obligatoriedad, proteccin integral, libre escogencia, autonoma de las instituciones descentralizacin administrativa, participacin social, concertacin y calidad.
El principio de calidad determina: El sistema establecer mecanismos de control a los servicios para garantizar a los usuarios la calidad en la atencin oportuna, personalizada, humanizada integral continua y de acuerdo a los estndares aceptados en procedimientos y prctica profesional.
Ley 87 de 1993
En su artculo 2 plantea que el control interno se orientar a: Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y caractersticas.
Artculo 4, establece una serie de elementos normativos en los que se destacan la simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.
Artculo 12, correspondiente a las funciones del jefe de Control Interno, enfatiza las necesidades de verificar Que los controles definidos para los procesos y actividades de la organizacin se cumplan por los responsables de su ejecucin. As mismo establece, Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de informacin de la entidad.
Ley 80 de 1993.
Establece los lineamientos a seguir en los diversos contratos entre el estado y los particulares. Se destacan los principios de celeridad, eficacia, economa de tiempo y recursos financieros, as como de documentos.
Decreto 2309 de 2002
Por el cual se define el sistema obligatorio de garanta de la atencin de salud del sistema general de seguridad social en salud.
Esta norma define las principales caractersticas de la calidad de la atencin en salud: accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad.
El sistema obligatorio de garanta de la calidad de la atencin de salud tendr como componentes:
1. El sistema nico de habilitacin
2. La auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atencin de salud
3. El sistema nico de acreditacin
4. El sistema de informacin para la calidad
La auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atencin de salud implica:
1. La realizacin de actividades de evaluacin y seguimiento de procesos definidos como prioritarios.
2. La comparacin entre la calidad observada y la calidad esperada, la cual debe estar previamente definida mediante guas y normas tcnicas, cientficas y administrativas.
3. La adopcin por parte de las instituciones de medidas tendientes a corregir las desviaciones detectadas con respecto a los parmetros previamente establecidos.
Las entidades debern establecer un programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud, que comprenda como mnimo los siguientes procesos:
1. Autoevaluacin del proceso de atencin de salud. La entidad establecer prioridades para evaluar sistemticamente los procesos de atencin a los usuarios desde el punto de vista del cumplimiento de las caractersticas de calidad que hace referencia el articulo 6 del presente decreto.
2. Atencin al usuario. La entidad evaluar sistemticamente la satisfaccin de los usuarios con respecto a los servicios ofrecidos. Decreto 2753 de 1997
Mediante el cual se dictan las normas para el funcionamiento de los prestadores de servicios de salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Este decreto establece definiciones, complejidad de los servicios, diseo, calidad, clasificacin segn tamao y complejidad y recursos humano
Resolucin 1439 de 2002
Por la cual se adoptan los formularios de inscripcin y de novedades para el registro especial de prestadores de servicios de salud, los manuales de estndares y de procedimientos, y se establecen las condiciones de suficiencia patrimonial y financiera del sistema nico de habilitacin de prestadores de servicios de salud y los definidos como tales.
Resolucin 1474 de 2002
Por la cual se definen las funciones de la entidad acreditadora y se adopta los manuales de estndares del sistema nico de acreditacin.16
5. MARCO TERICO
5.1 DEFINICIN DE PROCESOS
Para definir correctamente los mtodos de trabajo, es importantes contar con un claro concepto de lo que son y lo que deberan ser los procesos que existen en la organizacin. Se entiende como proceso
Un conjunto de actividades organizadas por tareas en orden lgico, que genera un producto y/o servicio.
La organizacin de personas, procedimientos (mtodos) y mquinas (tecnologa), dentro de una serie de actividades (funciones, decisiones) necesarias para transformar materiales y/o informacin en un resultado final especfico.
una serie de actividades que ejecutadas conjuntamente producen un resultado valioso para la empresa.
Todo proceso o subproceso est compuesto por un determinado nmero de actividades. Como su nombre lo indica, son las acciones que se requieren para generar un determinado resultado.
Las actividades constituyen los diagramas de flujo. Cada actividad consta de un determinado nmero de tareas, normalmente estas tareas estn a cargo de un individuo o de grupos pequeos
5.2 CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS
Los procesos bien diseados y administrados tienen algunas caractersticas:
Responsable de que el proceso se cumpla (responsable o dueo del proceso).
Lmites bien definidos (alcance del proceso).
Una misin claramente definida en trminos de su contribucin al desarrollo de la misin y polticas corporativas.
Interacciones y responsabilidades definidas.
Se dispone de objetivos cuantitativos y cualitativos para satisfacer las expectativas del cliente, as como indicadores de cumplimiento.
Recursos asignados con claridad. Uso adecuado de la tecnologa de la informacin.
Est normalizado y documentado en el correspondiente procedimiento, enfatizando en la prevencin de errores y contemplando la posibilidad de ser mejorado.
Medidas de evaluacin.
Operar bajo control estadstico, sin incidencias de causas especiales en la variabilidad de las caractersticas de su producto.
Tiempos del ciclo bien definidos.
Mostrar con claridad las interrelaciones con otros procesos internos y del cliente.
Contribuir al desarrollo de ventajas competitivas propias, sostenibles y duraderas.
Deben ser de fcil manejo.
Promueven el entendimiento entre empleados y usuarios.
Tienen propuestas de cambio.
5.3 CLASES DE PROCESOS
Los procesos pueden ser de varias clases de acuerdo con sus caractersticas y la forma como se desplazan por la institucin.
Proceso Interdepartamental: Es un proceso que recorre varios departamentos.
Procesos Vitales: Son aquellos que constituyen la esencia, la razn de ser de una institucin. Es el objetivo social y misin de una empresa.
Dado el gran nmero de procesos que toda organizacin de salud tiene, no es conveniente iniciar con demasiados procesos crticos, sino con unos cuantos procesos prioritarios que sean importantes y que tengan oportunidades de mejoramiento; Que sean importantes para el cliente; Que puedan ser modificados; Que sean importantes para la empresa; Que permitan mejorar la eficiencia de los recursos disponibles.
Adems a esta clasificacin es conveniente tener en cuenta la definicin de los conceptos de proceso administrativo y proceso asistencial:
Proceso Administrativo: Es el proceso que posibilita la estructura organizada de cada rea del nivel logstico y de gestin de una institucin. Este tipo de proceso determina en el largo plazo la consecucin de los objetivos que llevan a que las organizaciones perduren en el tiempo.
Proceso Asistencial: Es un conjunto de acciones que interrelacionadas y en nexo con el diagnstico determinado por el profesional tratante, ofrecen tratamiento medico/ quirrgico a los pacientes que acuden a las Instituciones Prestadoras de Salud.
5.4 RESPONSABLES DEL PROCESO
Sostiene Braulio Mejia, que el responsable del proceso debe tener capacidad para prever los cambios de la empresa y su impacto sobre los procesos.
El responsable del proceso debe tener responsabilidad: ser duea del proceso y lo asuma como propio. Esa persona debe contar con recursos de muy diverso orden como:
Recursos humanos
Recursos fsicos
Conocimiento del rea
El responsable del proceso debe tener liderazgo: que tenga capacidad para dirigir el grupo, con caractersticas como:
Credibilidad
Capacidad de liderazgo
Conciencia de la necesidad del cambio
Capacidad de analizar situaciones
Capacidad para correr riesgos
Capacidad de responder a nuevos retos.
El responsable del proceso debe tener conocimiento: que conozca el proceso, pues esto le facilitar su tarea. Le permitir comparar las actividades anteriores con las nuevas propuestas.
Dentro de las funciones del responsable del proceso, encontramos:.
Determinar los objetivos que permitan mejorar la eficiencia y la efectividad del proceso. garantizando que las metas del proceso se cumplan.
Definir los alcances del proceso.
Preparar las reuniones de trabajo.
Definir los subprocesos y sus responsables.
Identificar y ejecutar los cambios requeridos por la empresa y el cliente.
Solucionar los problemas que surjan en el montaje del proceso.
Los propsitos del anlisis del proceso seran:
Identificar y definir claramente los problemas y/o inhibidores vitales de eficiencia y eficacia.
Encontrar sus causas.
Definir objetivos y establecer medidas para monitorear futuros logros.
Obtener un plan concreto de accin. (qu, cundo, quin)
En sntesis una buena documentacin de un proceso deber:
Reflejar exactamente la situacin actual.
Reflejar cmo se est haciendo, no cmo nos gustara que se hiciera.
Reflejan los requerimientos que no se estn cumpliendo.
Su forma y contenido debern ser simples, pero sustanciales.
5.5 COMPONENTES DEL PROCESO
Todo proceso debe ser abordado integralmente mediante el anlisis de sus diferentes componentes, no se trata solamente de reducir los trmites, de mejorar los formatos o disminuir los costos. Si bien estos objetivos son importantes, no podemos mirarlos en forma aislada, sino dentro de un contexto ms amplio que permitan la satisfaccin del cliente interno, y externo, mejorando as la organizacin y desarrollo de la institucin.
Los diversos componentes de un proceso son:
1. La Misin: define el propsito fundamental del proceso, respondiendo a las preguntas del para qu del proceso y el por qu es necesario el mismo.
2. La Organizacin: Hace referencia a la estructura orgnica de la institucin en salud. Debe tener en cuenta los diferentes niveles (directivo, ejecutivo, operativo y asesor), as como las reas asistenciales y administrativas.
3. Talento Humano: es un aspecto fundamental de cualquier proceso lo constituyen las personas que deben desarrollarlo y mejorarlo. Para que el talento humano pueda desempearse adecuadamente se requiere:
Una adecuada seleccin
Capacitacin para el desempeo
Comprensin del resultado esperado
Incentivos para desarrollar las tareas
Tiempo y herramientas necesarias para desempear las tareas
4. Lmites del Proceso: es donde inicia y donde termina el proceso. La definicin de los lmites es algo crucial para que el proceso se desarrolle adecuadamente, pues all se establecen relaciones de compromiso con proveedores y clientes.
5. El Ambiente Laboral: est conformado por las condiciones fsicas, afectivas y emocionales en las que se desarrollan los procesos. Aspectos como el ruido, vibraciones, olores, temperaturas, iluminacin, pueden generar problemas en los procesos y por lo tanto, productos de mala calidad afectando al cliente interno o externo.
6. Clima Organizacional: es el conjunto de situaciones internas que producen satisfaccin y motivacin en el personal, entre ellas tenemos: respeto, comunicacin, reconocimiento a la labor desempeada, armona, colaboracin, sentido de crecimiento e integracin. Estos aspectos son de vital importancia en el desarrollo de los procesos.
7. Asignacin de Responsabilidades: son las funciones y responsabilidades deben ser claramente definidas para los funcionarios. Los empleados se desvan del proceso por diversas razones, entre otras:
No reconocen los procesos.
Descubren otras formas de hacer las cosas.
Les falta entrenamiento.
No cuentas con las herramientas adecuadas.
No disponen del tiempo suficiente.
Sobre carga del trabajo.
8. Tecnologa: es la capacidad de comprar, adaptar y desarrollar tecnologa. No se debe iniciar un proceso de automatizacin hasta que no tenga un anlisis de fortalezas y debilidades del sistema existente. La computacin sola no resuelve nada.
9. Normas: es una serie de polticas, estrategias y normas, las cuales deben ser evaluadas y sometidas a un anlisis riguroso, con el fin de reducirlas al mnimo, mirando siempre la misin institucional, las posibilidades del cumplimiento del cliente interno y buscando la satisfaccin del cliente externo, lo anterior generar mayor eficiencia de los procesos.
10. Costos: son los costos, los cuales pueden estar representados en papelera, tiempo, fotocopias.
11. Otros Procesos: es la colisin de unos procesos con otros procesos que se desarrollen en la institucin, por lo cual es necesario tener una visin integral con el fin de evitar colisiones de competencia entre diversas reas o niveles, entorpeciendo as la nueva propuesta.
12. Papelera: son los formatos utilizados en los procesos, deben ser comprensibles, fcilmente diligenciables, eliminar papelera sobrante y buscar la fusin de formatos, buscando siempre la simplificacin.
13. Documentacin: Toda la documentacin utilizada en el proceso de atencin que es vital.
14. Controles: se utilizan para determinar los ciclos de vida de un proceso, que son indeterminados y estn expuestos a cambios de acuerdo a las necesidades de los clientes internos y externos as como a la dinmica misma de cada institucin.
5.6 DIAGRAMA DE FLUJO
La representacin grfica de un proceso y un procedimiento, se convierten en un instrumento muy importante que direcciona su ejecucin ordenadamente
Un diagrama de flujo es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y la relacin entre los procesos de la institucin. Identificando todas las actividades y pasos del proceso, identificando todas las organizaciones y las funciones de los oficios primarios que toman parte, preparando una matriz de actividades pasos- cargos, e identificando sistemas, tecnologa y polticas aplicables.
La estructura del proceso se define en funcin de actividades, pasos, insumos, productos y estmulos. Necesitamos definir las actividades como las principales subdivisiones de un proceso. Cada actividad representa una unidad de trabajo mental o material y produce un resultado (un servicio). Cada actividad utiliza el resultado material o informativo de otras actividades (sus insumos).
Los pasos o tareas son a la vez subdivisiones de las actividades. El objetivo de las tareas es desarrollar suficiente comprensin de la manera como funcionan los procesos actuales para asegurar que los procesos rediseados que los van a reemplazar representan realmente la mejora. El nivel de detalle que se necesita para llegar a esta comprensin ser distinto en diferentes casos pero siempre ser menor el que se necesita para corregir el proceso actual.
Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de las instituciones, ya que un buen flujo muestra claramente las reas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad. Dada su capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicacin en estas reas problema.
Smbolos estndares para los diagramas de flujo:
SMBOLOSIGNIFICADO
Operacin/ Rectngulo: Se utiliza este smbolo cada vez que ocurre un cambio. Se usa para denotar cualquier clase de actividad. Se hace una breve descripcin de la actividad.
Movimiento/ transporte: Flecha ancha. Se utiliza para indicar el movimiento de las salidas entre las locaciones.
Punto de decisin/ Diamante: Es el punto del proceso en el cual se debe tomar una decisin. Este smbolo marca salidas de decisin verdaderas y falsas (si-no)
Documentacin/ Rectngulo: con la parte inferior en forma de onda. Se utiliza para indicar que la salida de una actividad incluy informacin registrada en papel.
Direccin del flujo: Flecha. Se utiliza para denotar la direccin y el orden que corresponden a los pasos del proceso. Se emplea para indicar el movimiento de un smbolo a otro. La flecha indica direccin: ascendente, descendente o lateral.
Conector: Crculo pequeo. Se emplea para la conexin o enlace con otra hoja diferente o parte del diagrama Cada salida diferente debe designarse un numero o letra diferente. Toda salida puede reingresar al proceso en diferentes puntos.
Lmites: Crculo alargado. Se utiliza para indicar el inicio y fin del proceso. Normalmente dentro del smbolo aparece la palabra inicio o comienzo, trmino o fin.
5.7 INDICADORES
El indicador es la medicin de una o ms variables que informa sobre una situacin y soporta la toma de decisiones. El indicador es un signo, seal o valor concreto que permite entre otras cosas establecer diferencias, comportamientos y tendencias.
Es importante tener en cuenta que los indicadores son una herramienta til para evaluar los planes, actividades y metas de cada entidad; como herramientas de gestin permiten a la direccin conocer el grado de avance o desarrollo de todas las actividades de gestin en la institucin (A nivel Estratgico, Tctico y Operativo)
6. GENERALIDADES DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS
DE YARUMAL.
6.1 BREVE RESEA HISTRICA.
El hospital de Yarumal lo fund el obispo de la dicesis de Santa fe de Antioquia, Monseor Joaqun Guillermo Gonzlez Gutirrez, mediante Decreto eclesistico del 3 de febrero de 1876.
Por el transcurrir del tiempo ha sido objeto de sucesivas transformaciones tanto en su naturaleza jurdica como en su parte administrativa, hasta convertirse por acuerdo 24 del 25 de noviembre de 1994, expedido por el honorable Consejo Municipal en una empresa social del Estado como entidad pblica descentralizada, ajustndose as a las disposiciones dictadas por la Ley 1 de 1990, la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
A partir de Abril de 1977 la institucin se acogi a las 2 polticas de integracin y regionalizacin de servicios, por lo cul se convirti en hospital regional que serva como segundo nivel de atencin para 17 municipios del norte antioqueo.
Desde el 23 de Junio de 1995 se convirti en ESE y se inicio un nuevo esquema administrativo en el que la direccin empez a denominarse gerencia, la cual est a cargo del doctor Julin Len Ramrez Zuluaga en la actualidad.
6.2 CARACTERSTICAS DE LA INSTITUCIN.
La razn de ser de la Empresa Social del Estado es brindar servicios de salud con calidad, oportunidad y eficiencia a todos los usuarios que lo requieran, para contribuir al bienestar integral de la poblacin a travs del fortalecimiento permanente de los recursos humanos, tecnolgicos y financieros que garanticen la continuidad del hospital como empresa lder de salud en el norte antioqueo.
6.3 PRINCIPIOS BSICOS
La empresa tiene como principio bsico para cumplir con sus objetivos la CALIDAD, EFICIENCIA Y OPORTUNIDAD.
EFICIENCIA definida como la mejor aplicacin, utilizacin del talento humano, materiales y financieros con el fin de mejorar las condiciones de salud de la poblacin atendida y con criterios de rentabilidad social y econmica.
CALIDAD, relacionada con la atencin efectiva, oportuna, personalizada, humanizada, de acuerdo con estndares aceptados sobre procedimientos cientficos tcnicos y administrativos, y mediante la utilizacin de la tecnologa apropiada de acuerdo con los requerimientos de los servicios de salud que ofrece y de las normas vigentes sobre la materia.
OPORTUNIDAD, de manera que los servicios sean prestados en el tiempo y con el propsito y conveniencia adecuada, para los usuarios de la ESE los cuales son la razn de ser de la misma.
6.4 MISIN
Nuestra razn de ser es brindar servicios de salud, con calidad, oportunidad y eficiencia a todos los usuarios que lo requiera, para contribuir el bienestar integral de la poblacin a travs del fortalecimiento permanente de los recursos humanos, tecnolgicos y financieros, que garanticen la continuidad de nuestro hospital como empresa lder de salud en el Norte Antioqueo.
6.5 OBJETIVOS
Producir servicios eficientes y efectivos que cumplan con los estndares de calidad establecidos.
Prestar los servicios de salud que la poblacin requiera y que la Empresa Social, de acuerdo con su desarrollo y recursos disponibles, pueda ofrecer.
Garantizar la rentabilidad social y financiera de la Empresa Social mediante un manejo gerencial adecuado.
Ofrecer a las entidades promotoras de salud y dems personas naturales o jurdicas que lo demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado.
Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus servicios y funcionamiento.
Garantizar los mecanismos de participacin ciudadana y comunitaria establecidos por la ley y los reglamentos.
Servir como centro de investigacin, adiestramiento y formacin del recurso humano requerido por el sector salud, mediante contratacin con las entidades pblicas o privadas respectivas.
6.6 SERVICIOS
En correspondencia a la misin institucional, existe un portafolio de servicios compuesto por servicios de internacin, de apoyo diagnstico y teraputico, y extramurales.
Los servicios de internacin, hospitalizacin y ciruga, cuenta con las reas de medicina interna, ginecobstetricia, pediatra y ortopedia.
Consulta Mdica General
Consulta Mdica Especializada
Ciruga
Ortopedia
Fisioterapia
Medicina Interna
Oftalmologa (Brigada)
Urologa (Brigada)
Dermatologa (Brigada)
Gineco Obstetricia
Anestesiologa
Pediatra
Radiologa (Brigada)
Otorrinolaringologa (Brigada)
Ciruga Pltica (Brigada)
Hipertensin Arterial
Diabetes Mellitus
Tuberculosis
Enfermedades de Transmisin Sexual y Sida
Hansen o Lepra
Ira
EDA
Leishmaniosis o Pito
Malaria o Paludismo
Programa de Atencin a grupos especficos
Los servicios de apoyo diagnstico y teraputico comprenden la imaginologa, la cual a su vez se compone de radiologa convencional y con medio a contraste, endoscopia digestiva, ecografa, monitoreo fetal, laparoscopia diagnstica y teraputica, fibrocolonoscopia, rectosigmoidoscopia, colonoendoscopia y electrocardiograma.
Los servicios extramurales, estn conformados por el equipo comunitario de salud (ECOS), un puesto de salud en cada corregimiento y en el sector urbano de la estacin, los cuales poseen mdico general, auxiliar de enfermera y odontlogo.
6.7 REA DE ATENCIN A LAS PERSONAS
Servicios Ambulatorios:
Consulta Externa
La empresa cuenta con cuatro consultorios para atencin mdica general y adiconalmente un consultorio para cada una de las siguientes especialidades: Ciruga General y Endoscopia; Ginecologa y Obstetricia, Ecografas y Colposcopias, Medicina Interna, Ortopedia, Pediatra y Optometra.
Se dispone de un rea de admisiones con cuatro puestos de atencin para asignar citas para medicina general y especializada; tambin se dispone de una unidad odontolgica, una oficina de atencin al usuario y una oficina de informacin.
7. METODOLOGA
El trabajo se realizo bajo la modalidad de un estudio descriptivo transversal de acuerdo a las caractersticas de la recoleccin y anlisis de la informacin.
La elaboracin del trabajo se centro en la recoleccin y anlisis de la informacin correspondiente, identificando inicialmente las diferentes actividades administrativas que se llevan a cabo en el hospital, el cual permiti identificar el actual funcionamiento de la misma.
Con la informacin recolectada se analizaron los procesos y procedimientos que tengan relacin con el manejo de los recursos, mejorando los procesos y documentndolos de acuerdo a la metodologa para la estandarizacin de procesos y procedimientos y a la normatividad vigente.
7.1 FUENTES DE INFORMACIN
En el desarrollo de la investigacin se tuvo en cuenta dos fuentes.
Fuentes Primarias.
La recoleccin de la informacin se dio por medio de entrevistas con el asesor y los funcionarios del hospital; la informacin se recolecto de acuerdo a la informacin suministrada por los miembros que participan en la ejecucin de las funciones, actividades de los procesos y procedimientos del rea financiera.
Fuentes Secundarias.
Se incluyo la revisin de los procesos ya documentados, revisiones bibliogrficas, legislacin, leyes, decretos, manuales, documentacin e informacin institucional, y documentos relacionados con el tema.
7.2 TCNICAS y prOcedimientos
Para cumplir con los objetivos del trabajo se realizar un seguimiento del 60 - 80% de los funcionarios del rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal, con preguntas y entrevistas personalizadas que permitan recopilar las funciones, conceptos y experiencias sobre el cargo.
7.3 Poblacin de Estudio
La poblacin son los funcionarios del rea administrativa de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal.
7.4 Unidad de Anlisis
La unidad de anlisis es cada una de las funciones, actividades y tareas que conforman los procesos administrativos de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal.
7.5 VARIABLES
Estructura:
Recurso humano: se refiere a la cantidad, distribucin y disponibilidad del recurso humano que interviene en la prestacin de los servicios.
Recursos materiales: es la disponibilidad de equipos, y el ptimo desempeo que estos tienen.
Planta fsica: es el espacio fsico y arquitectnico en condiciones de higiene
Procesos:
Procedimientos tcnicos administrativos: es la existencia de normas operativas especficas y generales.
Estructura organizacional de servicio
Manual de funciones
Manual de procedimientos
Manual de recepcin
Registros de usuarios y proveedores de los servicios.
Registros de informacin: se destacan los registros de la gestin administrativa.
7.6 VIABILIDAD
Actualmente la direccin de la Institucin se ha venido preocupando por el mejoramiento del manual de procesos y procedimientos, intentando de alguna manera incluir dentro de sus proyectos el mejoramiento de los manuales de procesos y procedimientos.
Por lo anterior, el trabajo cuenta con el apoyo y el inters expreso de la direccin de la institucin, en la realizacin de un proyecto que est encaminado a la solucin de los diferentes problemas ocasionados por la inexactitud de los manuales de procesos del rea financiera existentes all.
Con la solucin del problema planteado, se espera que el Hospital refleje un mejor desarrollo y una optimizacin de sus recursos, y la facilidad de asignar las funciones del rea administrativa.
7.7 FACTIBILIDAD
Para la realizacin de este trabajo se cuenta con los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos, de igual manera como investigador, se tienen los conocimientos pertinentes para formular y ejecutar dicho trabajo. Como tambin la asesora permanente de expertos en la materia.
7.8 IMPLICACIONES TICAS
De acuerdo con la resolucin 8430 de 1993 (por la cual se establecen las normas cientficas, tcnicas y administrativas para la investigacin en salud), el trabajo que se realizar est clasificado como de bajo riesgo: estudios que emplean tcnica y mtodos de investigacin documental retrospectivos y aquellos en los que no se realiza ninguna intervencin o modificacin intencionada de las variables humanas de los individuos que participan en el estudio, entre los que se consideran: revisin de historias clnicas, entrevistas, cuestionarios y otros en los que no se le identifique ni se traten aspectos sensitivos de su conducta, el investigador est comprometido a manejar los datos y recomendaciones con toda la reserva del caso considerando la naturaleza de la institucin.
Con los resultados no se pretende ningn tipo de beneficio econmico ya que se realizar como aporte a la institucin. De igual manera los diferentes recursos que se manejaran en la ejecucin del proyecto sern manejados con honestidad, y las personas que participaran en el desarrollo del proyecto recibirn un trato respetuoso de parte de los investigadores.
CONCLUSIONES
Durante la realizacin de este trabajo se tuvo la oportunidad de comparar y aplicar los conceptos tericos sobre el mejoramiento de procesos,
Se desea que la institucin acoja este proyecto como un material til, lo implemente y permita lograr los objetivos, consolidar y proyectar a la institucin como una de las ms competitivas del sector salud
Dentro de la ejecucin del proyecto se cont con la colaboracin de los funcionarios involucrados en los procesos administrativos ya que son consientes de la necesidad de mejorar los procesos y procedimientos; se realizo una revisin de los procesos existentes, evidenciando reprocesos, gastos innecesarios de papelera, perdida de tiempo, retraso en el envo de la facturacin y no oportunidad en la obtencin de informes necesarios para la conciliacin y recuperacin de cartera
Mediante el trabajo realizado a la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal en los procesos administrativos, especialmente los de facturacin y cartera se permiti sacar algunas conclusiones con las que pretendemos recoger los aspectos ms importantes de la institucin que son:
Fortalezas
Disposicin de la gerencia y las directivas de la institucin en mejorar los procesos y procedimientos (en especial los procesos de facturacin), con voluntad y deseos de implementar y participar en el desarrollo del proyecto.
Se cuenta con un fuerte liderazgo por parte del director, y mediante reuniones mensuales de todo el equipo del hospital, en la cual se presentan los estados financieros, la caja, se discute el plan de aumentos, el plan de desarrollo institucional, etc. Es decir, un espacio en el cual los empleados se hacen partcipes de las decisiones y del acontecer institucional.
Se cuenta con recurso humano comprometido; personas proactivas y comprometidas con la institucin.
Hay un buen proceso de liquidacin de servicios (hay que tener en cuenta que la correcta facturacin se ve influenciado al momento de facturar los servicios para garantizar la liquidacin confiable)
La factura cumple con las mayoras de las caractersticas que tienen que ver con la forma del documento (apariencia o presentacin)
Se tiene ms conciencia por parte del personal sobre la importancia de una buena gestin de cobro.
Los equipos de cmputo se estn actualizando y mejorando continuamente (mejoras del software de facturacin para la prestacin de servicios).
Debilidades
No todos los empleados han tenido la capacitacin sobre el manejo del software APOLO, por lo cual es subutilizado y presenta dificultades en su manejo.
Muchas reas entre estas Almacn, Farmacia, auditoria, presupuesto entre otras trabajan bajo Excel debido a que no se ha enlazados sus programas con el software APOLO, lo cual provoca un trabajo ms dispendioso y menos eficiente.
El Servicio de pediatra carece de software, por tanto el ingreso en el sistema de los servicios prestados y la facturacin se realizan en Ciruga (en otros casos en urgencias) generando reprocesos
Hay dificultad en la priorizacin de medicamentos, insumos y materiales.
El servicio de almacn y farmacia carecen de un bao y lavamanos continuo que permitan un mejor asepsia dentro del rea.
Se presenta subfacturacin en el cobro de servicios por que hay desconocimiento o no hay suficiente verificacin entre la parte clnica y las notas de cargo..
Falta de volunta y/o negligencia por parte del personal de algunas reas para el correcto diligenciamiento de la papelera y la valoracin de los servicios que se prestan al usuario (implicando demoras en el proceso de facturacin).
En el hospital no hay una persona que este permanentemente encargada del control interno y auditora para verificar el funcionamiento de los procesos, y realice seguimientos a las estrategias, medir y evaluar el desempeo de sus distintas unidades o establecer la rentabilidad de sus productos y servicios.
Algunos funcionarios desempean diversas funciones que pueden generar descuido de alguna de ellas.
Algunos funcionarios tienen demasiadas responsabilidades generando sobrecargas y descuidando el aspecto humano de los procesos, lo que trae como consecuencia problemas por demoras, controles, lentitud e inexactitud que finalmente afectan el producto o servicio
En el rea de cartera no se ajustan conciliaciones peridicas con los clientes, y es difcil la aceptacin de saldos y de compromisos de pago (muchos pagos no son oportunos).
Amenazas
Incertidumbres en contrataciones y en la estabilidad financiera de muchas entidades de salud.
Devolucin innecesaria de cuentas por objeciones por parte de entidades contratantes (EPS, ARS, entre otras), para demorar los pagos o hacerlo solo en un porcentaje.
No hay unificacin de criterios mdicos (normatividad entre EPS vs. IPS) ocasionando no reconocimiento de cuentas y muchas veces desmejoramiento del usuario.
La obligatoriedad de la atencin de urgencias a pacientes que no tienen ningn tipo de seguridad social.
La disminucin de recursos por parte del Estado, lo que influye en todos los procesos administrativos y operativos de la institucin.
Oportunidades
La legislacin vigente que autoriza los diferentes controles y acciones jurdicas para las empresas morosas (Decreto 723, Decreto 2150, entre otros).
Sistematizacin de procesos de facturacin.
Disposicin para la conciliacin de las empresas para saldar deudas.
Buena relacin entre el hospital y los diferentes clientes.
RECOMENDACIONES
Se pone a consideracin de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal las siguientes recomendaciones:
Reforzar los controles dirigidos a evaluar permanentemente todos los procesos, para realizar las correcciones que se vayan detectando sobre la marcha.
Desarrollar talleres permanentes sobre gestin, la cultura del servicio y del autocontrol, sobre la importancia del trabajo en equipo, el mejoramiento de los procesos y la participacin activa del personal en la bsqueda de soluciones innovadoras a nuestras debilidades
Realizar capacitaciones peridicas al personal, para dar mayor informacin sobre los diferentes aspectos relacionados con la facturacin de servicios.
Realizar charlas de capacitacin sobre el manejo y diligenciamiento de la historia al personal asistencial y de archivo; adems, se le est comunicando al personal mdico cules son sus debilidades y formas de solucionarlas. Crear ms conciencia en el personal para que colaboren en registrar y diligenciar en forma clara y oportuna toda la informacin requerida.
Estudiar la distribucin fsica de las reas del hospital que permitan disminuir la distancia entre las reas administrativas (mejorar la distribucin y forma fsica de los cargos para reducir el tiempo y los trayectos largos que tienen que recorrer las facturas y los funcionarios)
Implementar un sistema de control interno o auditora para verificar el funcionamiento de los procesos.
Realizar un control y un seguimiento continuo de la facturacin, para determinar las debilidades ms frecuentes halladas en la elaboracin de la historia clnica, los registros y dems soportes de facturacin, con el fin de buscar correctivos y posibles mejoras, para evitar reprocesos y perdida necesaria de tiempo y dinero.
Es necesario brindar una capacitacin y entrenamiento en el manejo del software APOLO a todos los funcionarios
Realizar mantenimiento mensual a los programas y equipos para evitar fallas.
Mejorar el manejo del archivo administrativo y clnico; Se debe mejorar el despacho de las historias clnicas por parte de Archivo Clnico para dar mayor eficiencia en la facturacin y prestacin del servicio al usuario.
Actualizar el organigrama institucional para definir los cargos.
Distribuir de manera ms equilibrada competencias y responsabilidades de acuerdo con el cargo.
Las personas encargadas de la gestin de cobro deben tener un contacto permanente con cada uno de los clientes dndole un manejo preventivo a la cartera, garantizando el recaudo oportuno. Cruzar mensualmente con los clientes el envo del extracto de cuenta para efectos de conciliacin. Hacer reuniones mensuales con los diferentes clientes para la aceptacin de saldos y acuerdos de pago.
El mejoramiento del hospital depende en gran medida de la voluntad de las directivas y el compromiso de todos los funcionarios con el cambio en los procesos y procedimientos, por ello es muy importante capacitar y concientizar sobre el sentido de pertenencia con la institucinBIBLIOGRAFA CONSULTADA
Andre David Hincapi, Mejoramiento del Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos del Hospital Venancio Daz de Sabaneta. Paginas 200
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Chamorro Tobon, Beatriz y Collante Vargas, Jeannette: Mejoramiento de Procesos y Procedimientos en las reas de Facturacin y Cartera en la Clnica Conquistadores, Medelln, 2000
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COLOMBIA. MINISTERIO DE SALUD. Resolucin 1474 de 2002, Noviembre 7, Por la cual se definen las Funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan los Manuales de Estndares del Sistema nico de Acreditacin. Santafe de Bogota: El Ministerio, 2002.
Anexo A
ESPECIFICACIONES ADMINISTRATIVAS
Que corresponda el pedido fsicamente con la factura.
Que la forma farmacutica sea la solicitada (Servicios Farmacutico).
El valor unitario debe corresponder al de la orden de compra.
Que est bien calculado el valor por producto y total de la factura.
La fecha de entrega debe coincidir con la fecha pactada en la orden de compra.
Las cantidades deben coincidir: Cantidad pedida, Fsica y Facturada.
Todos los suministros recibidos deben tener como soporte para poder hacer el pago, una factura o documento equivalente.
Toda la factura o documento equivalente debe cumplir con los siguientes requisitos:
Recibir el original
Nombre y N.I.T. del vendedor
Numeracin
Fecha de Expedicin
Descripcin especfica
Las facturas o documentos equivalentes no deben estar rotos, tachones ni enmendaduras.
Verificar siempre que las facturas o documentos equivalentes estn a nombre de la ESE Hospital San Juan de Dios de Yarumal.
Las fotocopias de las facturas o documentos equivalentes no son vlidos como soportes de pago.
Anexo B
ESPECIFICACIONES TCNICAS
Verificar el estado de los embalajes (no deben estar rotos, mojados, abiertos o maltratados).
Verificar el buen estado de los envases y empaques (no deben haber perforaciones, rupturas, resquebrajamiento ni otros daos que puedan afectar los insumos o equipos).
Verificar que el suministro tenga las etiquetas y/o rtulos correspondientes.
No debe haber frascos vacos, manchas, polvo, cuerpos extraos, alteraciones de forma, tiras o blister rotos, vacos o mal sellados.
Que el suministro contenga el nombre genrico y comercial, concentracin (Servicios Farmacutico).
Que el suministro contenga el nmero del lote.
Que contenga la fecha de vencimiento y expiracin.
Que aparezca el registro de MINSALUD o INVIMA.
Que contenga el nombre de la entidad, empresa o laboratorio fabricante.
Que contenga las indicaciones sobre almacenamiento y conservacin.
Que contenga las contraindicaciones y advertencias.
Que contenga las vas de administracin, el contenido, dosificacin (Servicios Farmacutico.
1. Inspeccionar medicamento no deben presentar
Formas lquidas no estriles
Homogeneidad de las soluciones
Presencia de gas o material extrao
No reconstitucin de suspensiones o emulsiones
Cambios de color
2. Formas farmacuticas lquidas no deben presentar
Turbidez
Partculas extraas
Cambios de color
Escapes que alteren la condicin de esterilidad
3. Formas farmacuticas no estriles slidas no deben presentar
Uniformidad del color
Presencia de manchas, rupturas o material extrao
Cambios de tamao, forma, color u olor
Existencias de cpsulas rotas o vacas
4. En polvos y liofilizados no deben presentar
Cambios de color
Cambios que evidencias humedad
Existencias de escapes
Anexo C
CONDICIONES AMBIENTALES
LUZ:
Muchos medicamentos se deterioran cuando entran en contacto con un exceso de luz (fotosensibles). Este tipo de medicamentos generalmente vienen empacados en blister, en frascos o ampollar de color rojo o mbar.
Este tipo de medicamentos nunca y por ningn motivo, deben perder el empaque de proteccin (Ver Anexo A.4 Listado de medicamentos fotosensibles).
La luz artificial: debe llegar a 200W en reas de recepcin y en las zonas de verificacin, y entre 200W a 400W en zonas donde se mantengan mercancas pequeas o pequesimas o la letra de identificacin sea muy pequea.
TEMPERATURA:
Cada medicamento tiene un lmite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse. Esta temperatura debe estar indicada en el empaque del producto.
Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de termosensibles. El control de temperatura evita que se deterioren los medicamentos.
La temperatura se controla fcilmente, ya sea en la nevera o en el rea de almacenamiento, a travs de un grfico de control (hoja de control de temperatura), donde se registra diariamente la temperatura de dicha reas.
Al almacenarse los medicamentos, debe leerse la etiqueta para conocer la temperatura a la que debe estar almacenado.
HUMEDAD:
La humedad genera deterioro a travs de crecimiento de microorganismos, reacciones qumicas y deterioro de la forma farmacutica (por ejemplo ablandamiento de tabletas).
Segn lo etiquetado las temperaturas de almacenamiento son las siguientes:
CONDICINTEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada15 a 30 C
Algunos autores la estiman entre
13 C y 22 C
Guardar en refrigerador2 a 8 C
Guardar en congelador2 a 0 C
Consrvese en lugar fresco8 a 15
Algunos autores la estiman entre
2 y 15
si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy alta y la etiqueta recomienda que se debe almacenar en un lugar fresco, el producto puede guardarse en refrigerador, a gustado el rango mediante el termotasto
Sin indicacinSi no se especifica una temperatura de almacenamiento o en la etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la temperatura del lugar debe mantenerse hasta un mximo de 30C. Temperaturas superiores deterioran el producto
NOTA:
Cuando en la etiqueta no se especifican condiciones de almacenamiento se sobreentiende que el producto debe estar protegido de la luz, la humedad y almacenar en temperatura ambiente.
Anexo D
NORMAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Las normas bsicas a tener en cuenta son las siguiente:
1. Debe existir suficiente circulacin de aire.
2. Evitar acumulacin de desperdicios inflamables tales como cajas, cartones y plsticos.
3. Evitar la acumulacin de polvo, desperdicios, basuras o desechos; los pisos deben permitir el aseo diario. (Las personas que laboran aqu deben ayudar a mantener el perfecto estado de limpieza y conservacin de su sitio de trabajo).
4. Tener disponibles extintores:
Clase A: Agua a presin para materiales slidos (madera, papel, etc.)
Clase C: Polvo seco para material elctrico.
Extinguidor Halon: para todos los usos.
Se debe tener en cuenta los pasillos, demarcacin, sealizacin:
Pasillos: dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm entre los materiales almacenados y los muros de almacn (facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios).
Demarcacin: pintar una franja de 6 cms, con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios.
Sealizacin: colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencias, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros.
Anexo E
MANEJO DE MATERIALES
Todos trabajador debe ser instruido sobre los riesgos que ofrece cada clase o tipo de material y suministro, especialmente aquellos riesgosos que a primera vista no son detectables como quemaduras, explosiones y txicos irritantes.
Nunca se debe manipular ni usar materiales descompuestos ya que pueden ser nocivos para las personas.
Todo trabajador que manipule o maneje materiales debe utilizar los elementos de proteccin personal adecuados.
Los materiales deben depositarse en dispositivos o empaques dependiendo de sus caractersticas para preservar su estado normal.
Conocidos los componentes y caractersticas fsicas y qumicos deben ser almacenados en lugares o depsitos donde se evite toda posible reaccin qumica o descomposicin mutua.
Se debe prohibir el acceso de personal inexperto a los sitios de almacenamiento de materiales especialmente delicados. Solo deben transitar las personas que indispensablemente tengan que hacerlo.
Los materiales delicados deben ser manejados cindose estrictamente a las recomendaciones del fabricante para evitar que se daen o deterioren.
Cuando se trate de materiales de gran peso o de gran volumen deben ser manejados por medio de equipos apropiados y con la capacidad requerida.
Anexo F
RECOMENDACIONES PARA LEVANTAR Y TRANSPORTAR OBJETOS
Estimar las dimensiones y un peso del objeto para decir si pueden ser levantados y transportados sin riesgo.
Antes de movilizar el objeto verificar si presenta clavos, alambres, astillas, en este caso proceda a retirarlos con la herramienta apropiada y utilice guantes de seguridad.
Limpiar la graso o sustancia resbaladiza de las manos, de los guantes y del objeto que se va a movilizar.
Se debe apoyar bien los pies, acerque el objeto al cuerpo y sujete en forma segura.
Evitar levantar objetos en posicin incmoda, mantener los brazos y la espalda lo ms rectos posibles, doblar rodillas y levantarse con un movimiento suave y parejo.
Cuando se transporte manualmente cargas, debe hacerse de tal forma que no obstaculice la visibilidad.
Cuando se transporten objetos largos sobre el hombro, el extremo delantero debe quedar a un nivel superior al de la cabeza.
Al levantar o retirar un objeto de un banco, de una mesa, de una estantera o anaquel o de cualquier superficie levantada se debe mantener lo ms cerca posible del cuerpo (asegura un buen equilibrio).
Mantener la espalda lo ms recta posible y realizar movimientos de levantar o agachar con los msculos de las piernas desplazando totalmente el cuerpo. debe evitar caminar largos trechos sin descansar.
Para alcanzar objetos de partes altas, se debe usar una escalera. Al apilar materiales se debe cerciorar que la base es firme y colocarlos en forma pareja a fin de que la pila no se caiga.
Cuando la operacin de movimiento de materiales se realice manualmente, se debe apilar hasta una altura de 2.15 mts.
Evitar en lo posible subir, los materiales apilados; si fuese necesarios, se debe asegurar de que los materiales hayan sido acuados en forma tal que el peligro de rodamiento o volcamiento haya sido eliminado.
Solicitar ayuda si el peso o volumen del objeto a movilizar es excesivo o tiene forma irregular, lo que impide agarrarlo con seguridad.
Al levantar un objeto entre dos o ms personas, todas deben iniciar y terminar el levantamiento en el mismo tiempo.
Hay que evitar llevar materiales sueltos en la mano o subir o bajar escaleras. Es preferible bajar o subir materiales con una cuerda o en cajas o recipientes adecuados.
Anexo G
NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANEJO DE COMBUSTIBLES Y DISOLVENTES
1. Los lugares de almacenamiento deben ser ventilados.
2. Los combustibles, gasolina o sustancias voltiles no debern almacenarse ni transportarse en recipientes abiertos. Se prohbe as mismo el uso de gasolina para el lavado de elementos, herramientas y aseo personal. Para estos casos debe usarse el jabn adecuado y agua potable.
3. Evitar el riesgo de lquidos como aceites, grasas, pintura, gasolina o cualquier disolvente, ya que estos implica riesgos de cadas e incendios.
4. Deben marcarse los envases de estas sustancias voltiles con el nombre de su contenido.
5. Se prohbe fumar o hacer uso de fsforos o encendedores cerca de los lugares donde existan combustibles y material inflamable.
6. Los cilindros de gas deben llevar la tapa de proteccin de la vlvula de salida.
7. tener siempre disponibles extintores de clase B (CO2), para combustibles y lquidos inflamables.
8. No almacenar recipientes vacos para evitar riesgos de explosin.
9. No almacenar con oxidantes fuertes.
10. Los recipientes debe ser totalmente hermticos.
11. Deben existir abismos de prohibido fumar y que estos sean visibles.
12. Tener adecuados equipos de extincin cerca de los suministros.
13. Los suministros deben estar correctamente rotulados.
Anexo H
NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANEJO DE GASES MEDICINALES
1. Los lugares de almacenamiento deben de ser ventilados.
2. Se deben mantener los cilindros cerrados cuando no estn en uso.
3. Nunca se deben colocar en rea de trabajo donde puedan ser golpeados.
4. Se deben mantener los cilindros alejados de circuitos elctricos y del calor excesivo, los cilindros son hechos de aceros y por lo tanto conductores de electricidad.
5. Se debe evitar la presencia de combustibles (aceites, grasas, asfalto) en las cercana del oxgeno.
6. Si un cilindro tiene fugas de gas, marcarlo y alejarlo inmediatamente de toda fuente de ignicin.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANEJO DE REACTIVOS
Esta clase de suministros se almacena de acuerdo a las especificaciones emitidas por el proveedor, bien sea de cadena de fro o de estantera normal.
El despacho de estos suministros se hace en una nevera de icopor para conservar la cadena de fro y dura ms o menos de unos cinco a siete minutos.
Para el manejo de la cadena de fro (Nevera) se tiene establecido un formato para el control de la temperatura, la cual debe de estar entre 2C y 8C y se registra dos veces al da. Este formato se guarda por 2 aos y se destruye posteriormente.
El termmetro de temperatura registra unos mximos y unos mnimos, cuando la temperatura se registra por fuera del rango establecido se informa al departamento de Ingeniera y mantenimiento para que tome acciones correctivas. Mientras esto se hace, los reactivos se trasladan a una de las neveras de microbiologa ubicada en el departamento de laboratorio y la cual est destinada para el almacenamiento de reactivos, adems, manejo los mismos rangos de temperatura. El traslado se hace siguiendo las recomendaciones para conservar la cadena de fro.
Anexo I
ELEMENTOS DE UNA CADENA DE FRO
Para el funcionamiento eficiente del refrigerador debe asegurarse la instalacin de un ambiente fresco y bien ventilado, a la sombra y alejada de toda fuente de calor, separada de la pared a 15 centmetros de distancia y sobre una base debidamente nivelada.
El refrigerador est dividido en dos compartimientos:
Zona de congelacin: localizada en la parte superior, con una temperatura bajo 0C, que facilita la congelacin de los paquetes fros; estos se ubican de tal manera que llenen la capacidad de este espacio separados entre s y de las paredes por un espacio de 2.5 centmetros. Para la congelacin se ordenan verticalmente y, una vez congelados, pueden apilarse horizontalmente.
Zona de almacenamiento: (o refrige