Administración de Proyectos – Project Manager

La planificación de un proyecto es una tarea que se puede ubicar a lo largo de todo el ciclo de vida del mismo, desde que se empieza con la toma de requisitos, hasta que se cierra el proyecto, pasando por la entrega de hitos intermedios, fase de pruebas, entrega final del producto y fase de soporte.

Existirán fases que en determinados proyectos, por unas circunstancias u otras, no se tengan en cuenta y no necesiten ser planificadas, pero que en líneas generales tendrán que ser consideradas.

Gestionar todas estas fases incluyendo los recursos, tanto humanos como materiales y financieros, de los que se dispone en cada una de ellas, controlando sus tiempos de duración y sus porcentajes de dedicación es una labor compleja, y prácticamente inabordable sin la ayuda de determinadas herramientas que den soporte a esta tarea de planificación y gestión de proyectos.

Las aplicaciones que dan soporte a todo esto son las denominadas Herramientas de Planificación y Gestión de Proyectos.

Administración de Proyectos – Project Manager

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio único.(WIKIPEDIA).

La planificación de un proyecto es un proceso, en el que el grupo de trabajo se cuestiona el proyecto a abordar. La clave está en que este punto debe hacerse a través de una “planificación en detalle” de todas las cuestiones que de una manera previa vayan definiendo el equipo de trabajo.

Entre las cuestiones, hay muchas comunes como:¿Cuáles son las tareas del proyecto?¿Qué recursos humanos son necesarios y cómo intervienen en cada una de las tareas asignadas?¿Qué recursos financieros están planificados y cómo y en qué los vamos a desembolsar?¿Qué otro tipo de recursos son necesarios (materiales, instalaciones...) ?¿Cuál es la duración estimada de las tareas?¿Puede existir solapamiento de recursos?

dotProject fue creado por dotmarketing.org en el año 2000, con el fin de construir una herramienta para la Gestión de Proyectos. “dotProject” esta construido por aplicaciones de Código abierto y es mantenida por un pequeño pero dedicado grupo de voluntarios. Es una aplicación basada en web, multiusuario, soporta varios lenguajes y es Software libre.

Esta programada en PHP, y utiliza MySQL como base de datos (aunque otros motores como Postgres también pueden ser utilizados). La plataforma recomendada para utilizar dotProject se denomina LAMP (Linux + Apache + MySQL + PHP). De todas formas, existen binarios para instalar dotProject bajo otros sistemas operativos tales como Microsoft Windows(NT,2000,XP) y Mac.

El grupo que desarrolla dotProject basa su espíritu de trabajo en los siguientes puntos:

• Proveer a los usuarios de funcionalidad orientada a la Gestión de Proyectos.• Construir una herramienta con una interfaz de usuario simple, clara y consistente.• Ser de código abierto, libre acceso y utilización.• La aplicación está basada en las mejores prácticas para la Gestión de Proyectos.

Dot project – Herramienta de gestión de proyectos

Dotproject es una completa herramienta que permite gestionar las distinta fases y tareas que componen un proyecto. A menudo, esta gestión implica un control en recursos humanos, materiales, que hacen que esta labor se torne compleja y prácticamente inabordable sin la ayuda de determinadas herramientas que den soporte a esta tarea de planificación y gestión de proyectos.

Dotproject es una interesante herramienta para trabajar en entornos colaborativos, permitiendo a los integrantes del equipo trabajar compartiendo información relativa a los proyectos.

Puesto que dotProject es una herramienta orientada a la Gestión de Proyectos, se orienta a la administración de recursos (humanos, materiales, financieros y de tiempo) para desarrollar un producto/servicio, cuya producción requiera de un conjunto de actividades o tareas que se desarrollen entre ellas en forma paralela o independiente.

La aplicación consta de un conjunto de elementos y características ordenadas jerárquicamente las cuales permiten brindar la funcionalidad del producto. Estas son:

Dot project – Herramienta de gestión de proyectos

Compañías: Son las entidades que agrupan proyectos, actividades y usuarios.

Departamentos: Son áreas dentro de las compañías, que permiten agrupar usuarios en dicho nivel.

Usuarios/Contactos: dotProject tiene usuarios los cuales son capaces de accesar a dotProject y trabajar dentro del esquema de permisos que posea el rol de dicho usuario. Los contactos son usuarios especiales que asignados a un determinado proyecto pueden recibir por ejemplo: correo, actualizaciones y noticias pero no necesariamente deben tener acceso al sistema dotProject. Los usuarios y contactos pertenecen a una compañía.

Dot project – Herramienta de gestión de proyectos

Proyectos: Es la entidad que contiene el grupo de tareas/actividades necesarias para desarrollar un determinado producto.

Tareas/Actividades: son las tareas asignadas dentro de un proyecto. Son los componentes sobre los cuales se controla: la duración, dependencias, recursos asignados y progreso. Las actividades deben de pertenecer a un único proyecto.

Diagramas de Gantt: Permite ver en forma gráfica las actividades ordenadas jerárquicamente, mostrando las dependencias y solapamientos de las mismas.

Archivos: Permite almacenar archivos dentro de un proyecto permitiendo tener documentos/imágenes y cualquier otro que se requiera dentro del proyecto.

Administración del Sistema: Contiene la actividades relacionadas a la administración de usuarios, roles y configuración del sistema.

Tickets: para administrar todos los problemas relacionados a un proyecto.

Dot project – Herramienta de gestión de proyectos

Recursos: Permite asignar recursos no humanos (oficinas, equipamiento, vehículos, etc) a un proyecto.

Forums o Foros: Permite la creación de foros de discusión dentro de cada proyecto para distribuir información y discutir temas relativos al proyecto del foro.

Reportes: Dotproject permite a su vez la generación de gran cantidad de informes, como por ejemplo:

* Las horas asignadas (por usuario o proyecto). * Las horas asignadas y las realmente incurridas, para poder extraer porcentajes de trabajos realizados y porcentajes de eficiencia en base a tareas completadas. * Estado de un proyecto: tareas completas, tareas con desviaciones… * Estadísticas sobre proyectos: el porcentaje de avance de las diversas tareas, las horas incurridas por los usuarios, etc.

Dot project – Herramienta de gestión de proyectos

PROJECT MANAGER – WEB BASED APLICATION

Ingreso a la aplicación Webwww.solidaridadca.netUsuario y password

definidos por el Administrador

Menú PrincipalMódulos Activados

(varían conforme al tipo de usuario)

PROYECTO: Datos generales del proyecto. Información básica, logística, RRHH, financiera e indicadores.

Actividad/Tareas: Datos generales . Información básica, logística, RRHH, financiera , historia, documentos, recursos.

Project Manager: Visualización de todos los módulos del PM. Proyectos-Actividades/Tareas-Historial Tareas-Ficheros adjuntos