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PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE INGRESOS Y CUENTAS POR INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVOCOBRAR Y EFECTIVO

Juan M. Ayala Hernández

Auditor SeniorAdiestramiento Auditores Internos del Gobierno

7 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

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Contraloría a sus órdenes...

OBJETIVO

• Que los participantes puedan conocer y obtener un entendimiento de la reglamentación aplicable, de las diferentes pruebas de cumplimiento que deben completar al realizar los programas de auditoría de Ingresos y Cuentas por Cobrar y Efectivo y de los hallazgos más frecuentes.

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ALCANCE

• Conocer la reglamentación aplicable

• Consideración del Ambiente

• Custodia de Recibos Oficiales

• Custodia de Cheques en Blanco

• Recaudaciones

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Cont. ALCANCE

• Fondos de Cambio (Petty Cash)

• Conciliaciones Bancarias

• Certificados de Depósitos

• Trasferencias entre Cuentas Bancarias

• Hallazgos más Frecuentes

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REGLAMENTACIÓN APLICABLE

• Ley Núm. 81 de Municipios Autónomos de Puerto Rico

• Reglamento Revisado sobre normas Básicas de OCAM

• Ordenanzas y Resoluciones internas que imponen el cobro por algún concepto

• Cartas Circulares y Memorandos de las distintas entidades reguladoras

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CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE

• Conocer la estructura de control de la unidad

• Identificar las fuentes de ingreso de la unidad– Ejemplos de fuentes de ingresos

• Patentes de industria y comercio• Permisos y Arbitrios de Construcción• Contribuciones sobre la propiedad • Arrendamiento de Propiedades

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Cont. CONSIDERACIÓNDEL AMBIENTE

• Cont. Ejemplo de Fuentes de Ingresos• Multas impuestas• Intereses en inversiones (Certificados de Depósito)• Recogido y disposición de desperdicios• Venta de propiedades inmuebles• Ingresos por la celebración de las Fiestas Patronales

Nota: Las fuentes de ingresos dependen del tipo de entidad gubernamental

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Cont. CONSIDERACIÓNDEL AMBIENTE

• Segregación de deberes de los funcionarios principales que intervienen en las operaciones

• Los recaudadores estén nombrados

• La custodia de los libros de recibos de recaudación

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Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE

• Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación

• Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad

• Si estas personas han efectuado gestiones de cobro adecuadas

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Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE

• Confirme las cuentas por cobrar

• Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores

• Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad

• Realice arqueos de caja por sorpresa

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CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES

• Realice un inventario físico de los recibos de recaudación

• Verifique la codificación y secuencia numérica

• Verifique que los recibos estén bajo llave

• Determine si al momento de la entrega se solicita la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica

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CUSTODIA DECHEQUES EN BLANCO

• Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación

• Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques

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RECAUDACIONES

• Seleccione la muestra a examinar

• Compare los recibos contra los depósitos

• Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios

• Examine los recibos para identificar irregularidades

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EJEMPLO ANÁLISIS DE RECAUDACIÓN

Desde Hasta MAS MENOS

7 may 08 8357 8357 200$ 300$ 500$ 20 may 08 7508 150.00$ 350$ 500$ 50 50

08-May-08 8358A 8361A 100 200 300 30 may 08 7518 75 200 275 25

CHEQUETOTAL

ENTREGADO

DIFERENCIAS

RECAUDACIONES ENTREGAS AL RECAUDADOR OFICIAL

FECHA

RECIBOS

Efectivo ChequeTOTAL

RECAUDADO FechaRECIBO NÚM. EFECTIVO

Situaciones:•Diferencias en el tipo de valor•Tardanza en entrega al Recaudador Oficial

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EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

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CANTIDAD EN PALABRAS YEN NÚMEROS NO CONCUERDA

Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100

1 2. 3 621,

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NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

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ANULADO SIN EXPLICACIÓN

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CON BORRONES Y TACHADURAS

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NO INDICA EL TIPODE VALOR RECIBIDO

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Cont. RECAUDACIONES

• Verifique si los ingresos se registraron en los libros de contabilidad o sistema mecanizado

• Examine algunas transacciones efectuadas con sistema de ATH

• Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias, patentes, arbitrios, entre otros

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FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH)

– Verifique que:

• estén autorizados

• estén respaldados por sus

justificantes

• las cantidades sean apropiadas

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CONCILIACIONES BANCARIAS

• Coteje el balance según libros con el Mayor General

• Coteje el balance según Banco contra el estado bancario

• Verifique la corrección aritmética

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Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS

• Verifique que las diferencias estén explicadas

• Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario

• Escoja una muestra y verifique los endosos

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Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS

• Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación

• Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros o por cualquier otro concepto

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CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS

Verifique:la autorización para la adquisición y

disposición de los mismos

los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad

que se mantenga un registro de los mismos

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TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS

Verifique que:

las mismas estén autorizadas y contabilizadas

la transacción se justifique

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HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Cuentas por cobrar atrasadas

Gestiones de cobro inefectivas

Recaudadores y pagadores sin nombramientos

Recibos con borrones y tachaduras

Recibos que se anularon sin explicación

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Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Recibos que no indican el tipo de valor recibido

Recaudaciones entregadas con tardanzas

Sobregiros en fondos y cuentas bancarias

Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año

Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente

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Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Apropiación de fondos

Informes de ingresos y gastos con atrasos

No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados

No se lleva un registro de las inversiones

Cheques pendientes de pago por más de un año

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PREGUNTAS

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División de Auditorías de Municipios

• Myriam Rivera Pérez

Directora

787-200-725, ext. 561PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069

Información adicional

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