programa leonÍstico simposio de la familia y la mujer

PROGRAMA LEONÍSTICO SIMPOSIO DE LA FAMILIA YLA MUJERGuía de Planificación

Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 1

Planificación del Simposio ......................................................4

Selección del tema ............................................................4

Asegure un colaborador ....................................................5

Fecha ................................................................................5

Lugar..................................................................................5

Solicite los fondos. ............................................................6

Planificación de la Presentación........................................6

Invitación de oradores ......................................................7

Incluya Elementos Adicionales ..........................................7

Invite a Participantes ........................................................8

Promoción del Simposio....................................................8

Punto final de los detalles..................................................9

Convierta las ideas en acción... y en socios nuevos ........9

Lista de cotejo para el simposio ..........................................13

Ejemplar de Horarios de Presentación ................................15

Ejemplar del Calendario de Actividades ..............................16

Ejemplar de Comunicado de Prensa ....................................17

Plan de Acción Posterior al Simposio ..................................19

Solicitud de Financiación del Simposio ................................21

Informe Final del Simposio y Formulario de Reembolso ......23

Reglas de Auditoría del Simposio ........................................24

Formulario de Cuentas del Simposio....................................26


Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer Guía de Planificación

Desde que la Asociación Internacional puso de relieve la participación de la familia y lamujer en los clubes de Leones, más y más familias están ingresando y la afiliación y lideratode las mujeres va en aumento.

Para que la iniciativa de los clubes familiares continúe con éxito, es importante que losclubes identifiquen oportunidades de proyectos relevantes que puedan llevarse a cabo enfamilia y sean de interés para las mujeres. El Simposio de la Familia y la Mujer es un medioexcelente para identificar estas oportunidades.

Un simposio puede ser una reunión para intercambiar ideas libremente o una reunión formalen la que varios expertos dan ponencias breves sobre tópicos específicos o tópicosrelacionados. El propósito del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer consiste decuatro elementos:

1) Identificar nuevos proyectos de servicio que sean de interés para la mujer y la familia 2) Identificar posibles socios 3) Promocionar los clubes de Leones en la comunidad.4) Formar un nuevo club de Leones o filial de club que atienda el nuevo proyecto

comunitario propuesto.

La planificación eficaz y el tiempo que se dedique al Simposio de la Familia y la Mujer en su área, no será en vano, puesto que tendrá un efecto positivo para los clubes de Leones y la comunidad.

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Planificación delSimposio

Selección del temaEl primer paso de la planificación eficaz delSimposio de la Familia y la Mujer es escoger eltema del evento. El tema sentará el tono delsimposio, dará las directrices para los planes ydeterminará el impacto de los resultados. Paraatraer a las familias y a las mujeres, considérensetópicos sobre asuntos allegados a su corazón:niños, educación, salud de la mujer y los niños, elmedio ambiente, etc.

Considérense las siguientes preguntas al seleccionarsu tema:

• ¿Hablarán sobre tópicos en general, comolas “Necesidades de la Comunidad”?

• ¿Desean tratar temas concernientes a ungrupo en particular como las “Necesidadesde los Niños”?

• ¿Desean tratar sobre un tópico de interéspúblico como “Asuntos Apremiantes delCuidado de la Salud”?

CONSEJO: Un tema genérico puede dejar el campolibre para considerar una variedad deproyectos de servicio. Sin embargo,será más difícil mantener el enfoquedel simposio e identificar un proyectoespecífico para llevar a cabo. Mientrasque un tópico específico puede hacerque se desatiendan otras necesidadesapremiantes y las oportunidades deservicio. Reflexione sobre estos puntoscuando planeen los tópicos a tratar.

Consideren los varios tópicos propuestos porLeones interesados. Concéntrense en las ideas queayudarán a alcanzar las metas del simposio. Unavez que tengan una lista de tópicos, consideren elmérito que tiene cada uno de ellos. Al concluir lasconsideraciones tendrán una lista más corta detópicos adecuados. (Otra alternativa sería asignarun puntaje del 1 a 5 a cada tópico propuesto - 5 esmás preferido y 1 menos preferido.) Los tópicosque reciban el puntaje mayor pasan a la lista corta.

De la lista corta se escogen los tópicos que mejorayudarán a alcanzar las metas del simposio. Conbase en los tópicos seleccionados se debe dar untítulo atractivo al simposio y usarlo en todos losmateriales de promoción. (Por ejemplo,“Construyendo una Mejor Ciudad Amistad”auspiciado por el Club de Leones Amistad y laCámara de Comercio de la Ciudad de Amistad.)

CONSEJO: Una sesión abierta de intercambio deideas debe seguir un procedimientosimple para que tenga éxito:

• Téngase a mano, un rota-folios, hojasy marcadores o un pizarrón y tiza, yescríbase cada idea propuesta paraque todos los participantes la vean.

• Fíjese el tiempo de duración de lasesión – 30 minutos máximo.

• Anótese TODA idea que se mencione –no debe rechazarse ninguna idea que sepresente durante la sesión.

• No se permitirá la crítica de las ideas –para no estancar la participación, dehecho la idea más descabellada puede dar paso a la idea perfecta.

• Diviértanse, las actividades sin sentidoa veces son las que más mantienenocupados a los participantes. Losmarcadores y papel para tomar notas obloques de letras plásticos mantendrána los participantes ocupados yestimularán la parte del cerebro quecontrola el pensamiento creativo.


Asegure un ColaboradorDespués de haberse fijado el tema, el próximo paso será indentificar en la comunidad a uno o más colaboradores para el evento. Contar con la colaboración de una organización que décredibilidad al evento, proveea una nuevaperspectiva e información que ayuden a identificar las necesidades y que aporte sus servicios o financiación.

Se sugieren como colaboradores:

• Cámara de Comercio• Cruz Roja• Clubes sociales de mujeres• Organización Hermanos y

Hermanas Mayores• United Way• Niñas Exploradoras• Asociación de Mujeres Universitarias• Asociación de Abogados• Organización de Padres y Maestros• Asociación Médica• Ligas Menores• Otras organizaciones humanitarias de

la comunidad

CONSEJO: Considérese tener otra sesión de ideaslibres para crear una lista de posiblescolaboradores. Consúltese el sitio Webde la comunidad, la guía teléfonica y losperiódicos locales para conseguir losdatos de posibles colaboradores.

Una vez que tengan al colaborador, creen uncomité del simposio que incluya miembros deambos grupos.

Fecha del SimposioPara planificar y promocionar eficazmente elevento, se sugiere que se fije la fecha del simposiopor lo menos tres o cuatro meses de antelación,será tiempo suficiente para hacer los arreglosnecesarios. Cuando consideren las fechas, tomen encuenta los otros eventos que se llevarán a cabo almismo tiempo en la comunidad y los días feriados.Es buena idea que determinen una fecha preferida yotra fecha alterna, para tener más flexibilidad en laselección del lugar.

Lugar del SimposioHay ciertos factores que deben tenerse en mentecuando se seleccione el lugar del simposio:

• Conveniencia• Estacionamiento amplio• Tamaño adecuado para acomodar a

los participantes• Accesible para discapacitados• Que tenga cocina o lugar para preparar la

comida y refrigerios• Que tenga equipo audivisual para

las ponencias• Renta razonable

Algunas sugerencias de lugares:

• Salón del club de Leones • Centro comunal o parque• Salón de reuniones de la biblioteca pública• Salón de conferencias de un hotel• Auditorio o gimnasio de una escuela• Salón de conferencias de un hospital• Salón de actividades de una iglesia• Edificio público

Muchos lugares dan precios reducidos aorganizaciones sin fines de lucro El grupocolaborador quizás pueda ofrecer un lugaradecuado. Cuando se considere la renta del lugar,téngase en mente todo lo que incluye el lugar, si ellugar es barato pero no tiene equipo audivisual,tendrán que pagar extra por ese servicio y esprobable que al final de cuentas les resulte máscaro que la renta de un lugar que incluye todo.Comparen las amenidades que ofrecen todoslos lugares y escojan el lugar que sea máscosto efectivo.

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Solicitud de financiaciónUna vez se hubiera coordinado toda la logística, remitan la solicitud de financiación a la AsociaciónInternacional. Hay disponible un máximo de 2.000dólares de financiación por simposio, sin embargolos fondos que se aprueban fluctúan entre 500 y1.000 dólares. El programa tiene un máximo de4.000 dólares de financiación por área estatutariacada año económico. Las solicitudes de financiaciónse tramitan en el orden que lleguen.

Para solicitar financiación se debe cumplimentar elformulario de solicitud (página 21) y el presupuesto(página 22) y remitirlos junto con la descripción delevento e información sobre la organización uorganizaciones colaboradoras y la firma delgobernador de distrito. La solicitud será revisada yse dará una respuesta dentro de los 30 díaslaborables de haberse recibido en el Dpto. deProgramas de Afiliación y Nuevos Clubes de laoficina internacional. El formulario oficial de laSolicitud de Simposio Leonístico de la Familia y laMujer, el presupuesto y el orden del día se puedenremitir por fax o correo electrónico.

Los fondos aprobados se enviarán al concluir elsimposio, contingente a que el Dpto. de Programasde Afiliación y Nuevos Clubes hubiera recibido ladocumentación requerida por las Reglas deAuditoría (página 24) y el informe final delsimposio (página 23). Para solicitar el reembolso,deben utilizar los formularios de informe y cuentade gastos que se incluyen en esta guía (página 23 y 26).

Tomen nota: La solicitud de financiación se deberemitir antes del evento. Sólo los simposios que sehubieran aprobado y que hubieran remitido ladocumentación e informes requeridos califican pararecibir financiación. No se aceptarán cuentas degastos de simposios que se hubieran celebrado sinla aprobación oficial.

Planificación de laPresentaciónUn simposio puede tomar varias formas. Puede serun intercambio informal de ideas, o unapresentación de ponencias más formales, o unacombinación de ambas formas. El formatodependerá del tiempo disponible para el evento, eltamaño, el tema y también de la preferencia delcomité organizador.

Cada alternativa requerirá de gente con experiencia para dirigir la presentación. Los requisitos incluyen:

• Intercambio informal de ideas: moderadory grupo pequeño de líderes

• Ponencias formales: moderador, ponentes• Combinación de ponencias formales e

intercambio informal de ideas: moderador,ponentes y grupo pequeño de líderes

Cuando los participantes tienen la oportunidad deaportar activamente en el simposio, se sentirán másconectados con los tópicos y más motivados aparticipar de los proyectos que se llevarán a cabocomo resultado del simposio. Aun cuando elsimposio sea formal, asegúrese de que hayainteracción de los participantes durante una sesiónde preguntas y respuestas, conversación durante losdescansos o incluir una sesión de discusión en grupo.

CONSEJO: Al final de esta guía se incluyen dosmodelos de horarios (página 15) paraayudar a planificar la presentacióndel simposio. Se pueden modificarpara acomodar el formato propiodel simposio, el tiempo disponible yotros aspectos.


Invítense los oradoresUna vez se determine el formato del simposio,invítense a oradores apropiados para las ponencias.Se aconseja que tengan un León representante de laasociación y un representante del colaborador delsimposio (si lo hubiera) para que den la bienvenidaa los participantes y al moderador. Considéreseinvitar a un dirigente del distrito o distrito múltipleo a la asesora de afiliación de la familia y la mujer,para que sirva como moderador o moderadora. Siel simposio incluirá una sesión de temas libres ointercambio informal de ideas, sería bueno quetengan un pequeño grupo de líderes para facilitar ladiscusión en grupo.

Para un simposio más formal, se deben teneroradores expertos en los tópicos que se expondránen el simposio. Oradores capaces incluyen loslíderes de las organizaciones participantes,funcionarios locales, profesores universitarios, etc.Consigan oradores expertos que tengan interés ycometido en fortalecer su comunidad.

CONSEJO: Los oradores de renombre daráncredibilidad al simposio y habrá máspromoción puesto que captarán elinterés de los medios noticiosos.

Una vez aseguren a los oradores, escríbanlesconfirmando su participación. La carta debe incluirlos detalles del simposio, los antecedentes de laAsociación Internacional de Leones, los del club del Leones y los del colaborador o colaboradoresdel simposio.

Elementos adicionalesSe deben introducir los clubes de Leones y darles laoportunidad de hablar sobre sus objetivos, serviciosy proyectos a los asistentes. Tómense en cuenta lasideas siguientes:

• Exhibiciones comunitarias: Pongan mesasen los corredores del lugar y alrededor delsalón del evento. Estas mesas puedenrentarse a un precio módico, a los gruposcomunitarios (se sugiere el precio de 25dólares por mesa) para que promocionensus servicios. Los asistentes pueden visitarlas mesas antes o al final del simposio ydurante los descansos.

CONSEJO: ¡No se olviden de poner una mesa paralos clubes de Leones! Repartanliteratura sobre los proyectos del club,folletos de información general einvitaciones para posibles socios.Algunos folletos excelentes serían:

• Soy Socia Lion (ME-37) – alientael ingreso de mujeres a los clubesde Leones.

• Afiliación Familiar (MPFM-8) –explica el servicio en familia

• Los Leones Marcan la Diferencia(ME-40) – da información general

• Solicitud de Socio Fundador (TK-188)– para formar un club nuevo

• Solicitud de Afiliación(ME-6B)

• Anuncios en el Programa Impreso delSimposio: Los grupos participantes puedenanunciarse, por un precio módico, alreverso del programa impreso.

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• El simposio debe incluir una ponenciasobre los Leones: La ponencia debe serbreve y durante el discurso de bienvenida.Debe explicar porqué los Leonesestán patrocinando el simposio y losproyectos que proponen llevar a caboen la comunidad.

• Identifiquen un proyecto comunitario: Alconcluir el simposio deben tener identificadoun nuevo proyecto comunitario. El nuevoproyecto debe usarse para formar un nuevoclub o filial de club.

CONSEJO: A manera de incentivo, se debe ofreceruna mesa de promoción gratis a lascompañías que les puedan dar serviciosgratis o a precio reducido. Impresoras,cocineros, prensa, etc, se puedenconseguir con este incentivo.

Invitación a ParticipantesIndependientemente del colaborador del evento,inviten a miembros de otros grupos a participar.Deben tener representantes de varios grupos en lasesión de intercambio de ideas durante el simposio.Consúltese la lista de las organizaciones quepodrían servir de colaboradores e invítenlas.

Envíen invitaciones a todos los grupos que desean participen del simposio. Llamen por teléfono paradar seguimiento a cada invitado , expliquen losobjetivos del simposio y reiteren la invitación.

Las invitaciones deben incluir el título del simposio,el patrocinador, fecha, lugar, horario, una breveexplicación del evento, nombre y datos delcontacto, incluyendo la dirección electrónica y el plazo para confirmar asistencia (para estimar lacantidad de asistentes).

CONSEJO: ¡Aliente a cada invitado a traer un acompañante!

Las invitaciones deben enviarse un mes antes de lafecha del simposio.

CONSEJO: Para ayudar a costear el simposio, porlo menos un tercio de los participantesdeben ser Leones para que reclutennuevos socios.

Promoción del SimposioAdemás de las invitaciones a grupos claves de la co-munidad, el simposio debe ser promocionado entreel público en general. Procuren la ayuda del asesorde relaciones públicas del distrito para desarrollarla promoción y comunicaciones del simposio.

Algunas ideas para la promoción del simposio son:

• Crear carteles y exhibirlos en los centroscomerciales. Asegúrese que los cartelestengan la información del distrito y clubesde Leones patrocinadores y el emblema delos Leones.

• Envíen los datos del simposio al periódico,estaciones de radio y televisión locales paraque lo anuncien. El modelo para elcalendario de actividades se incluye en estaguía (página 16).

• Al concluir el simposio den información desus acontecimientos, en el sitio Web delclub y del distrito. Pida al colaboradordel simposio que también publique losacontecimientos en su sitio Web o leañada el portal de acceso al sitio Web delos Leones.


• Investiguen cuánto costará un anuncio enel periódico local. Los periódicos a menudodan precios reducidos a las organizacionesno lucrativas. (Esto debe hacerse antes desolicitar la financiación.)

• Investiguen el costo de un anuncio en laradio o televisión locales. Lo mismo quelos periódicos, podrían dar preciosreducidos a organizaciones no lucrativas.(Esto debe hacerse antes de solicitarla financiación.)

• Invítense a los medios noticiosos para quecubran el simposio, envíen comunicados deprensa al periódico, radio y televión locales.El modelo de comunicado de prensa seincluye en esta guía (página 17).

• Contáctense los tableros de anuncios oboletines electrónicos de la ciudad ypídanles que anuncien el simposio.

• Participen en eventos comunitarios previosal simposio y aprovechen la oportunidadpara dar la información sobre su simposio.

• Promocionen internamente el simposio.Promocionen el simposio entre los Leonesa través del boletín del distrito, sitiosWeb, etc.

Punto final de los detallesPara que los planes del evento sean exitosos, esimportante que confirmen por escrito todos losdetalles del simposio, Reconfirmen las fechas,horarios, etc., en toda correspondencia escrita.

Se incluye en esta guía, una lista de cotejo que lesayudará en la planificación del simposio (páginas14 y 15) y a dar seguimiento a las responsabilidadesque se han delegado.

CONSEJO: Prepárese una “carpeta de emergencia”que contenga, papel celofán, cintaadhesiva, tijeras, marcadores, lápices,grapadora, cable de conexión eléctrica,etc., la necesitarán para montar lasexhibiciones en el lugar. Esta carpeta esimprescindible y les ahorrará tiempo.

Las comidas y refrigerios, que servirán en elsimposio, deben ser simples. Si el simposio serátodo el día, los participantes pueden almorzar porsu cuenta. El agua de tomar debe proveerse todo eldía. Cuando el grupo no sea muy grande,consíderese ofrecer galletitas o bocadillos, café y tédurante los descansos.

CONSEJO: Véase la posibilidad de que un negociolocal done la comida y refrigerios delevento, a cambio de anunciarlo comopatrocinador del simposio en losmateriales de promoción. Para muchosnegocios será un honor patrocinar unevento importante en la comunidad,como lo es el simposio.

Convierta las ideas enacción... y en socios nuevosEl día del simposio, aprovéchese el entusiasmo einterés de los participantes para alentarlos aingresar a un club de Leones o a que trabajenactivamente en los proyectos comunitarios que seplanearon y lanzaron durante el simposio. Losparticipantes ya han demostrado que tienen interésen el asunto – no pierdan la oportunidad deprocurar que continúen interesados y quierancolaborar más a fondo. Tengan materiales deafiliación a mano, para que puedan invitarlos aingresar al momento.

Algunas ideas para invitar a posibles socios duranteel evento son:

• Expongan la idea de fundar un club deLeones nuevo para atender específicamentelos proyectos que resultarán del simposio.

• Los Leones deben invitar a losparticipantes a ingresar a sus clubes deLeones. El simposio dará a losparticipantes una buena idea de lo quehacen los Leones – ¡no dejen pasar estaoportunidad!

• Las mesas de exhibición deben tenermateriales de afiliación para posiblessocios. Exhiban un cartel con las ventajasque tiene ser socio de un club de Leones.

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• El moderador del simposio debe hablarbrevemente de la oportunidad que se daal momento para ingresar a un clubde Leones.

• Formen un comité que dará seguimiento aposibles socios que mostraron interéspero que no se decidieron a ingresardurante el seminario.

• Pida a los nuevos socios que ingresarondurante el seminario, que den los nombresde otras personas que estarían interesadasen trabajar en el nuevo proyecto oingresar a un club de Leones. ¡Contacten aesas personas!

Tomen nota: El aumento de socios debe ser uncomponente esencial de la planificación delsimposio. Es un requisito para calificar para lafinanciación que da la Asociación Internacional.

Usen el formulario que se da en esta guía para crearun plan de acción (página 19) y alcanzar la meta deorganizar un nuevo proyecto comunitario. Laplanificación debe hacerse con tiempo paracapitalizar en la buena voluntad y el entusiasmoque genera el simposio – y que quede demostradoen la comunidad que los Leones son proactivos.

Finalmente, deben enviarse comunicados de prensadando los resultados del simposio a los mediosnoticiosos locales (página 17), y enviar notas deagradecimiento a todos los oradores.

CONSEJO: Un registro de asistentes, será unmedio excelente para recopilar unalista de los participantes del simposioy sus datos y contactarlos despuésdel simposio.


Para más información:

Para más información, preguntas u ordenar materiales contacte a:

Departamento de Programas de Afiliación y

Nuevos Clubes

Lions Clubs International

Teléfono: (630) 203-3846

Correo electrónico: [email protected]

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Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer

Lista de cotejo de la planificación

Úsese esta lista para llevar cuenta del progreso de la planificación del evento. Se le puede añadir otros detalles o excluir los que no apliquen.

Por lo menos tres meses antes del evento� Seleccionen el tema� Identifiquen al colaborador� Formen el comité organizador� Fijen la fecha� Aseguren el lugar/confirmen por escrito� Decidan el formato del simposio� Inviten a oradores/confirmen por escrito� Remitan la solicitud de financiación del simposio (página 21)� Soliciten fondos de fuentes locales� Creen un plan de promoción con la ayuda del asesor de relaciones públicas� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Dos meses antes� Diseñen e impriman las invitaciones� Diseñen e impriman los materiales de promoción (carteles, anuncios, etc.)� Preparen la lista de invitados� Preparen la lista de contactos de los medios noticiosos� Investiguen el costo de los anuncios y renta de espacio (si aplicara)� Procuren los servicios de comidas y refrigerios, si el lugar no los provee� Procuren el equipo audivisual, si el lugar no lo provee� Ofrezcan a las organizaciones los anuncios en el programa del seminario� Aseguren anunciar el evento en el tablero comunitario y en los negocios � _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Seis semanas antes� Envíen las invitaciones� Exhiban las hojas de promoción, carteles, etc.� Distribuyan las lista de calendario a los medios noticiosos locales (página 16)� Comiencen a preparar el programa � Pidan suficientes folletos de afiliación e invitaciones de socios a LCI.� Diseñen un cartel de los Leones para el tablero comunitario (si aplicara)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Un mes antes� Personalmente reiteren las invitaciones a los individuos y organizaciones� Compren los suministros necesarios – hojas de rota-folio para la sesión abierta de ideas, marcadores, lápices, libretas, etiquetas de

nombres, etc.� Contacte a las organizaciones de la comunidad que compraron anuncios en el programa o espacio en las mesas de exhibición y

confirmen su participación.� Ordenen las mesas con manteles y sillas para la exhibición comunitaria (de ser posible del mismo lugar que rentan)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

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Tres semanas antes� Contacten a los oradores para reconfirmar su asistencia, contestar cualquier pregunta que tuvieran, etc.).� Preparen el registro de asistencia� Finalicen los detalles del programa – y todos los anuncios� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Dos semanas antes� Revisen todos los arreglos de logísticas� Reúnance con el moderador y repasen el horario del programa, objetivos, contesten preguntas, etc.� Creen un tabla de las responsabilidades y horario de cada día.� Envíen a imprimir el programa� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Una semana antes� Reúnase el comité organizador y el voluntariado para repasar las estrategias y las responsabilidades que

cada quien tiene a cargo durante el evento.� Contáctese nuevamente a los medios noticiosos locales para reconfirmar su asistencia – recuérdenles la fecha,

lugar, los oradores, etc.� Júntense todos los materiales que necesitarán para el evento� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

El día del evento� Monten el lugar tempranamente� ¡Disfruten del gran evento!� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Después del simposio� Preparen el plan de acción para los nuevos proyectos� Envíense notas de agradecimiento a los oradores� Contáctesen los participantes que mostraron interés en ser Leones� Remitan un comunicado de prensa (página 17), anunciando los resultados del simposio a los

medios noticiosos� Remitan el Formulario de Reembolso de Gastos e Informe del Simposio a LCI (páginas 23 y 27)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________


Modelo de Horarios de Presentación

El siguiente modelo servirá de guía para la planificación de un simposio. El evento puede durar mediodía o un día completo, dependiendo de la cantidad de oradores, tópicos que se expondrán y otrosdetalles adicionales del simposio.

Modelo para Medio Día de Duración y Dos Oradores

1. Bienvenida – Líderes de las organizaciones colaboradoras (5 minutos cada uno)2. Apertura e introducciones- Moderador (15 minutos)3. Primer orador (30 minutos)4. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)5. Segundo orador (30 minutos)6. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)7. Descanso (15 minutos)8. Asuntos del día - Moderador (15 minutos)9. Discusión en grupo pequeño - (30 a 45 minutos)10. Discusión de todo el grupo y resultados - (30 minutos)11. Repaso y cierre (15 minutos)

Modelo para Un Día de Duración y Cuatro Oradores

1. Bienvenida – Líderes de las organizaciones colaboradoras (5 minutos cada uno)2. Apertura e introducciones- Moderador (15 minutos)3. Primer orador (30 minutos)4. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)5. Segundo orador (30 minutos)6. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)7. Descanso (15 minutos)8. Repaso de la primera sesión - Moderador (15 minutos)9. Discusión en grupo pequeño y líderes de grupo (30 a 45 minutos)10. Discusión de todo el grupo y resultados - Moderador (30 minutos)11. Cierre de la primera sesión (15 minutos)12. Almuerzo (45 minutos)13. Tercer orador (30 minutos)14. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)15. Cuarto orador (30 minutos) 16. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)17. Descanso (15 minutos)18. Discusión en grupo pequeño y líderes de grupo (30 a 45 minutos)19. Discusión de todo el grupo y resultados - Moderador (30 minutos)20. Cierre y próximos pasos - Moderador (15 minutos)21. Cierre y agradecimientos – Moderador (5 minutos)

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Ejemplar del Calendario de Actividades

El modelo siguiente servirá de guía para crear un calendario de actividades, sólo rellénense losespacios en blanco y modifíquese para que se acomode mejor al simposio. Imprímase el calendario enpapel con membrete del club de Leones. Asegúrese que el calendario tenga la información correcta.

Para inmediata difusión Para más información:(Nombre del contacto)(Teléfono)

EL SIMPOSIO LEONÍSTICO ATENDERÁ ASUNTOS DE LA COMUNIDAD

(Nombre de la comunidad) —“El simposio (Título del simposio),” tiene como objetivos (dense losobjetivos del simposio) y se llevará a cabo, el (fecha) a las (horas) en (lugar). El evento espatrocinado por (nombre del club de Leones y de la organización colaboradora).

La entrada al simposio es gratis para todo el público. El programa incluye (dense las actividades – losoradores, sesiones, exhibiciones comunitarias, etc.)

“El simposio (título del simposio)” es parte del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer de laAsociación Internacional de Clubes de Leones – un programa que facilita que los clubes de Leones detodo el mundo, se reúnan con la comunidad para tratar los asuntos que afectan a la familia y la mujer.

El club de Leones (Nombre del club) ha estado prestando servicio humanitario a la comunidad por(cantidad) años. Los proyectos del club incluyen (2 a 4 proyectos relevantes).

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Ejemplar de un comunicado de prensaEl modelo siguiente servirá de guía para crear un comunicado de prensa. Debe imprimirse en papelmembrete del club de Leones y revisarse que esté correcto antes de distribuirse.

Para inmediata difusión Para más información:(Nombre del contacto)(Teléfono)

EL SIMPOSIO LEONÍSTICO ATENDERÁ ASUNTOS DE LA COMUNIDAD

(Nombre de la comunidad). El simposio —“(Título del simposio),” tiene como objetivo (objetivo delsimposio) y se llevará a cabo el (fecha) a las (horas) en (lugar). El evento es patrocinado por(nombre del club de Leones y la organización colaboradora).

La entrada al simposio es gratis para todo el público. Los oradores serán (nombre de oradores derenombre). Durante el simposio, se invitará a los asistentes a participar de las discusiones sobre(objetivos de las sesiones abiertas de ideas). El evento también incluirá (otros elementos, como laexhibición comunitaria).

“(Cítense las razones que tiene el club de Leones para llevar a cabo el evento),” dijo (nombre dellíder y organización a la que pertenece). “(Cítese lo que ha dicho el colaborador o funcionariocomunitario sobre la importancia del simposio),” dijo (nombre del líder, cargo y organización a laqué pertenece).

“El simposio (título del simposio)” es parte del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer, es unprograma que permite a los clubes de Leones de todo el mundo, reunirse con la comunidad para tratarlos asuntos que afectan a la familia y la mujer. Como resultado del simposio el club de Leones(nombre) espera poner en marcha un proyecto para atender las necesidades apremiantes de lacomunidad que trajeron a colación los participantes del simposio.

El club de Leones (nombre) ha estado prestando servicio humanitario a la comunidad por (cantidad)años. Los proyectos incluyen (menciónense 2 a 4 proyectos relevantes).

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Simposio Leonístico de la Familia y la MujerPlan de Acción Posterior al Simposio

(Rellene con letra de molde)

Club/Distrito: __________________________________________________________________________

Título del Simposio/Fecha: ______________________________________________________________

Enseñanza clave del simposio:

Ideas de proyectos:

Plan de acción:

Metas: ______________________________________________________________________________

Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________

Paso Quién es responsable Fecha de terminación

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Plan de acción:

Metas: ______________________________________________________________________________

Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________


Plan de acción:

Meta ________________________________________________________________________________

Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________


Plan de acción:

Metas: ______________________________________________________________________________

Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________



Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer Solicitud de Financiación


Nombre: __________________________________ Título: __________________________________________

Nombre del club: __________________________ Distrito: __________________________________________

Dirección:____________________________________________________________________________________

Ciudad:____________________________________ Estado/provincia: ______________________________

Código postal:______________________________ País: ____________________________________________

Número de teléfono: ________________________ Correo electrónico:________________________________

Fecha del simposio: ________________________ Monto de los fondos solicitados: __________________

Lugar: ______________________________________________________________________________

Tema del simposio: __________________________________________________________________________

Organización colaboradora: ________________________________________________________________

Descríbanse las necesidades de la comunidad que tratará el simposio: ¿A cuántas familias y mujeresafectan estas necesidades?

¿Se celebrará el simposio junto con otro evento de orientación familiar? De ser así, descríbase el evento.

Descríbase el formato del simposio, las actividades, los oradores, qué componente de aumento desocios tendrá, otras actividades, etc.:

Explíquense a fondo las metas del simposio. ¿Cómo las actividades del simposio ayudarán a alcanzaresas metas?

Descríbase el nuevo proyecto o servicio comunitario que ampliarán como resultado del simposio?¿Cuántas personas de la comunidad serán atendidas?

¿Cómo invitarán a posibles socios a ingresar al nuevo club de Leones o filial?

Adjúntese el orden del día de las actividades y la lista de oradoresÚsense hojas adicionales si fuera necesario.

22

Presupuesto propuesto:

Alquiler del lugar: __________________________________

Comidas y refrigerios: ______________________________

Imprenta (Invitaciones, carteles, folletos, etc.) ________

Franqueo: __________________________________

Anuncios y publicidad:______________________________

Gastos de los oradores: ____________________________

Suministros de oficina: ____________________________

Otros (Especifíquense)

Total: ____________________________________________

Cantidad estimada de participantes: No Leones _________________, Leones _______________

Firma del Gobernador de Distrito __________________________________ Fecha: _____________________

Remita el formulario firmado, por correo o fax a:Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes, Lions Clubs International300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU. Correo electrónico: [email protected]: (630) 571-1691


Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer Informe Final y Formulario de Reembolso


Nombre: __________________________________ Título: __________________________________________

Nombre del club: __________________________ Distrito: __________________________________________

Dirección:____________________________________________________________________________________

Ciudad:____________________________________ Estado/ provincia: ________________________________

Código postal:______________________________ País: ____________________________________________

Teléfono en horas del día:______________________________________________________________________

Correo electrónico:____________________________________________________________________________

Fecha del simposio: ________________________ Lugar: __________________________________________

Tema del simposio: __________________________________________________________________________

Organización colaboradora: ____________________________________________________________________

Cantidad de participantes: ______________________________________________________________

Nombres de oradores: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Tópicos tratados:

Resultados significativos:

Proyecto comunitario propuesto:

Cantidad de socios para un club de Leones nuevo ___________ o filial _____________

Firma autorizada: _______________________________________________ Fecha: ____________________

Remita el informe final junto con el Formulario de Reembolso a: Dpto. de Programas de Afiliación y NuevosClubes, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.

El formulario e informe deben llegar dentro de los 30 días después del evento. Sólo simposios aprobadosserán elegibles para el reembolso de gastos.


Programa de Simposios Servicio de la Familia y Voluntariado

Reglas de Auditoría(Actualizadas a junio de 2007)

PREFACIO

La Junta Directiva aprobó el Programa de Simposio de la Familia y la Mujer. El programa financiaactividades aprobadas que atienden el desarrollo para el aumento y retención de socios familiares o socias.

Para que se tramite la financiación, todos los gastos del simposio aprobado, deben ser remitidos alDpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes de la oficina internacional, a través del Formulariode Informe Final y Reembolso de Gastos del Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer. Las personasque incurrirán gastos dentro del programa deben ser aprobadas con antelación. El formulario dereembolso de gastos debe ser firmado por la persona autorizada en el espacio de firma que provee elformulario. LCI reembolsorá sólo cuentas de gastos permisibles que tengan la firma del gobernador dedistrito o del presidente de consejo o del secretario del distrito múltiple, si fuera el caso, y de laspersonas autorizadas con antelación.

Los gastos permisibles consisten del alquiler del lugar, equipo de presentación, equipo audiovisual,comidas, refrigerios, anuncios, publicidad, suministros de oficina, imprenta y suministros misceláneosdel simposio.

Los siguientes gastos de oradores también son permisibles: Honorarios del orador: Costo por servicios prestados. Se requiere las facturas originalesy recibos de pago. Si faltara alguno de los comprobantes requeridos, no se reembolsaránlos honorarios.Costo de honorarios o regalo al orador: Si se da un regalo para compensar por los honorariosdel orador.. El regalo no debe exceder 100 dólares (Se requiere el recibo de pago original)Transportación del orador: La Asociación Internacional reembolsará los gastos detransportación local del orador al simposio. El transporte al simposio por automóvil se reembolsa a razón de 0,30 de dólar por millarecorrida (0,19 de dólar por kilómetro), de otra manera, el costo actual de un pasaje en tren,autobús, u otro medio de transportación local. También es permisible la transportación localpor taxi. Viajes por avión: Se reembolsará el viaje por avión del orador, sólo cuando el simposio tenga laasistencia actual de 250 personas de diferentes distritos. El viaje en avión debe ser aprobado conantelación por la Asociación Internacional, y debe incluirse en una partida separada delpresupuesto y de la solicitud de financiación del simposio. El pasaje ida y vuelta debe ser enclase más económica (por orador) y por la ruta más directa, que no incluya pernoctar. Nota: Serequiere el talón original del pasaje aéreo cancelado (no se aceptará copia) y el recibo de pagooriginal (cheque cancelado, recibo de tarjeta de crédito, etc.). Si faltara alguno de loscomprobantes requeridos, no se reembolsará el costo del pasaje. Alojamiento del orador: Se reembolsará el costo de una habitación sencilla de hotel.Comidas del orador: El costo de comidas (si las pagara) que consuma el orador durante el díadel simposio.Propinas que dé el orador: Se reembolsarán las propinas de 1 dólar por maleta al maletero o10% de la tarifa del taxi.

Gastos de orador no reembolsables serán sus gastos personales, bebidas alcohólicas, seguro médico,gastos incidentales, teléfono, lavandería, películas, seguro de viaje y gastos que no estén debidamentedocumentados como se explica abajo, o excedentes al total máximo de 2.000 dólares permisible por orador.

Todo gasto que exceda el total máximo permisible será responsabilidad del orador, no les seráreembolsado por la Asociación Internacional.

25

Nota: La financiación es limitada.

1. Se requiere que lleguen las facturas y recibos originales de todos los gastos que se reclamen en el formulario de reembolso.

2. Las partidas que anoten en el formulario deben estar en la moneda en que se pagaron los gastos.Si la Asociación tiene cuenta bancaria en la moneda del reclamo, el cheque se emitirá en dichamoneda, de lo contrario se hará el cambio a dólares, de acuerdo a la tasa de cambio efectiva enlas fechas de los gastos.

3. Al concluir el simposio, remítase el formulario de reembolso, los comprobantes de pago y elinforme final, dentro los 30 días subsiguientes, al Dpto. de Programas de Afiliación y NuevosClubes de la oficina internacional. Cuentas que lleguen pasados 120 días o más de haberconcluído el simposio NO se reembolsarán bajo ninguna circunstancia.

4. Dirijánse todas las preguntas al Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes.

La Asociación Internacional no ofrece cobertura de seguro médico a sus socios, aunque elviaje hubiera sido aprobado por LCI. Por lo tanto, se recomienda que todo viajero compre unapóliza de seguro médico que cubra cualquier emergencia médica, ya sea durante un viajepersonal o Leonístico. Muchas pólizas de seguro médico no cubren al asegurado fuera de supropio país y a veces ni tan siquiera fuera de su ciudad de residencia. Especialmente es elcaso del seguro Medicare de EE.UU. y es posiblemente el mismo caso para muchos otrosplanes médicos individuales que facilitan los gobiernos de otros países.

Esto es un asunto personal, que varía de individuo a individuo, por lo que le rogamos examineatentamente su propia situación y la de los miembros de su familia y amigos.

Fecha

Asignación/Evento

Com

idas

Alojamiento (HOTEL)

Transportación*

(pasajes,

estacionam

iento,

taxi, peaje, etc.)

Autom

óvil

EE.UU.$0,50/

milla EE.UU.

$0.31 /km

Misceláneos**

Total

Form

ulario de Ree

mbolso de Gastos del Sim

posio Leo

nístico de la Fam

ilia y la M

ujer

(Adjunte los talones de pasajes cancelados y los recibos de pagos originales)*

‘**Especifique los gastos VARIOS (teléfono, im

prenta, sum

inistro, propina)

Nom

bre (Escriba en letra de molde):

__________________________________________________________________________

Dirección:

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

Certifico que incurrí todos los gastos que reclamo y que se conforman a las Reglas de Auditoría de la Asociación Internacional.

Entiendo y estoy de acuerdo que este formulario que firmo, pasará a formar parte de los archivos oficiales de la asociación y estará sujeto a revisión del

personal de la asociación internacional.

Firma:________________________________________

Fecha:

____________________________________

Aprobación del Gobernador de Distrito:______________________

Fecha:

____________________________________

Rem

ita a:

LIONS CLU

BS IN

TERNATIONAL

DPTO

. DE PROGRAMAS DE AFILIACIÓN Y

NUEVOS CLU

BES

300 W 22N

D ST

OAK BROOK, IL 60523-8842, EE.UU.

Fax: (630) 571-1691

Correo electrónico: mem

berprog@

lionsclubs.org

Milla/km

Cantidad

Departamento de Programas de Afiliación y Nuevos ClubesLions Clubs International 300 W 22ND STOak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.www.lionsclubs.orgCorreo electrónico: [email protected]éfono: 630.203.3846

MP-101.SP 11/11

programa leonÍstico simposio de la familia y la mujer

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