PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORIAS AGOSTO - DICIEMBRE DOS MIL DOCE

SESIÓN 5

ADMINISTRACION DEL TIEMPOFORMATO DGEST/PNT/ADT11

La administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día, tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas, de hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata mas bien de concretar lo que es más importante.

“El tiempoes finito,

escaso, avanza sin piedad y nos

limita en múltiples aspectos

de la vida”

Beneficios:

Nos guía hacia objetivos y metasEvita el estrés

Facilita la obtención de resultados eficientes y eficaces

Organiza mejor el trabajo y las actividades

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados mas eficaces.

Prioridadesa.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades decisivas. Algunas de ellas estarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

C.- DESEABLE DE HACER: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Lo urgente y lo importante

URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento

IMPORTANTE Lo que contribuyen a realizar la misión personal

NO URGENTE Que se pueden dejar para después

NO IMPORTANTE Que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio

VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTECRISIS, PRESION,

PROYECOS CON FECHAS LIMITES, PROBLEMAS DE

SEGURIDAD

PLANIFICACION, VISION, VALORES, PREVENCION DE

CRISIS, PREPARACION, RECREACION VERDADERA.

NO IMPORTANTEINTERRUPCIONES,

ALGUNAS REUNIONES IMPREVISTAS, VISITAS

INESPERADAS

ACTIVIDADES DE EVASIÓN, TRIVIALIDADES, PERDIDAS DE TIEMPO, RETRABAJOS

DESPERDICIADORES DE TIEMPO

• Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o situaciones:

excesivo flujo de papeles, teléfono,

visitantes, reuniones, fallas de

comunicación, políticas y

procedimientos, información

(falta/exceso).

DESPERDICIADORES DE TIEMPO• Y los DDT INTERNOS si son

provocados por nosotros mismos:

falta de planificación, falta de prioridades, objetivos no claros,

dejar cosas para después, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina,

falta de habilidad y conocimientos.

Es cualquier cosa que impida que un Ingeniero alcance sus objetivos de la

manera mas efectiva posible.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO

Ejercicio

Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo” destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de

peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 máxima gravedad.Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos

internosEnlista después las posibles soluciones para ellos.

Mis Enemigos externos

Posibles soluciones

Mis Enemigos internos

Posibles soluciones

1

2

3

4

5

Posibles soluciones

• Antes de llamar, planifica la conversación.• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo

especifico a todas ellas.• Busca excusas para cortar las conversaciones

innecesarias.• Durante las conversaciones, ve directo al grano y

permanece en el.

• No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.• Al escribir usa palabras sencillas.• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

• Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

• Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atiéndelos fuera de tu oficina

• No contribuyas a conversaciones innecesarias• Aprende a decir NO especialmente cuando te

preguntan ¿tienes un minuto?

El Beneficio de la Planeación

El Beneficio de la PlaneaciónPrincipio de PARETO• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del

siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado.

• Necesitamos identificar cual 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso mas constructivo y cual es usado en tareas menos productivas.

• Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia Vs. Efectividad

• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas.

• Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho mas valioso lograr efectividad que eficiencia.

• En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados… va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados…

• Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas mas a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose “¿Qué es lo que tengo que – y quiero – hacer hoy?” si se escribe en una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejará mejor.

• Cuidar mas la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas que no son la que se tienen que hacer.

• Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción.

• Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuales son las prioridad en términos de importancia y urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.

• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas , estos dejan pasar de largo las

oportunidades.