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ANEXO N° 5

PROGRAMA DE AUDITORIA

NOMBRE DELA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIAPERÍODO: 2 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H/H HECHO POR FECHA REF

P/T

OBJETIVO GENERAL

Determinar si los recursos municipales se utilizaron en el marco de la normativa vigente y para atender las necesidades de bienes, servicios diversos, en cumplimiento de sus fines institucionales.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Solicite una entrevista con el Titular de la entidad, a fin de hacerle conocer los alcances de la acción de control y de las facilidades que requiere la Comisión Auditora para la consecución de los objetivos previstos. Tome nota de asuntos de importancia relacionados con los objetivos del examen.

2. Entreviste a los funcionarios de las direcciones y áreas orgánicas, responsables de la administración de los recursos de bienes materiales y de personal, a fin de hacer conocer los alcances de la acción de control, y:

Obtenga información y comprensión sobre las actividades y operaciones que realizan, según corresponda, respecto a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, recepción, almacenamiento y entrega de bienes, entregas de fondos con cargo a rendir cuenta, fondos para pagos en efectivo y administración del personal, que incluya contratación y pagos de beneficios.

3. Actualice el archivo permanente y analice la información adicional obtenida para complementar el conocimiento de la “Entidad”, en relación a los objetivos del examen.

4. Evalúe el sistema de control interno implementado por la Entidad mediante Cuestionario de Control Interno a la jefatura de la Unidad de Logística y a los Comités especiales, validando las respuestas afirmativas, e incluyendo las causas de las negativas, a efectos de determinar las debilidades de Control Interno y:

Elabore una cedula que muestre las debilidades a ser incluidas en el Memorando de Control Interno.

5. Identifique los procesos judiciales que afronta la Entidad y que incluya el estado situacional del proceso, número de causa, instancia donde se encuentra el proceso, identificación de las personas comprendidas y, de ser el caso, monto involucrado, relacionados con los objetivos de la acción de control.

6. Solicite la nómina de los funcionarios que desempeñaron y/o


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P/T

desempeñan las funciones de las áreas o direcciones comprendidas en la estructura orgánica de la Entidad, por el período del alcance, con indicación de sus nombres y apellidos, documento de identidad, cargos, vigencia en el mismo y domicilio, así como las resoluciones u otros documentos que acrediten su designación y/o cese en el cargo respectivo.

7. Identifique los acuerdos y decisiones más importantes que tienen relación con los objetivos del examen, sobre la base de las actas de sesiones de Concejo Municipal y resoluciones de alcaldía.

8. Elabore la matriz de hallazgo acorde con lo dispuesto en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL para su discusión y aprobación por el auditor encargado, supervisor de la comisión para su posterior remisión a la Oficina Regional de Control Huaraz, antes de dar inicio a la comunicación de hallazgos – NAGU 3.60.

9. En aplicación de lo establecido por la NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”, sustituida por la Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del 13 de diciembre de 2000, redacte y comunique los hallazgos de auditoría identificados; efectúe la evaluación de los comentarios y aclaraciones, y prepare los proyectos de observación a ser revelados en el Informe de Auditoría, en concordancia con lo establecido en la NAGU 4.40 y/o NAGU 4.50, según corresponda.

10. Al término de la acción de control, obtenga la “Carta de Representación” suscrita por el Titular de la entidad, en aplicación de la NAGU 3.70 “Carta de Representación”.

11. Archive, ordene, codifique y referencie los papeles de trabajo que deben contener, la descripción de los procedimientos aplicados, comentarios, conclusiones y recomendaciones a la que arriba el auditor, debiendo estar referenciados con el presente programa de auditoría y con los documentos de las evidencias obtenidas.

12. Cierre los papeles de trabajo y entregue los mismos al encargado del archivo del OCI.

13. Formule el (los) Informe (s) resultante (s) de acuerdo a la estructura establecida en las NAGU 4.40 y/o 4.50, para su posterior remisión al Titular de la entidad y a la Oficina Regional de Control Huaraz.

OBJETIVO ESPECIFICO 1.

___________________________________________________________________________________________________________EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUARAZ – ANCASH “PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS” PERÍODO 2012


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Determinar si las adquisiciones y contrataciones programadas y ejecutadas por la administración, se efectuaron cumpliendo con las normas que rigen las adquisiciones y contrataciones del Estado.

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

Necesidad de las adquisiciones y contrataciones

14. Obtenga el Plan Anual de Contrataciones, aprobado por el Titular de la entidad, y:

Comprobar si el citado Plan Anual de Contrataciones fue aprobado por el Titular de la entidad o la máxima autoridad administrativa, dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la aprobación del presupuesto institucional para el periodo 2012; y, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la aprobación de dichos presupuestos.

Revisar si el Plan Anual de Contrataciones se sujeta a los montos presupuestales establecidos en el Presupuesto Institucional aprobado.

Comprobar si la Entidad cumplió con publicar el Plan Anual y el documento que lo aprueba en el SEACE, en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles de aprobado.

Revisar si el Plan Anual fue modificado y, de ser el caso, ha cumplido con los requisitos establecidos en la norma vigente para tal fin, tales como: inclusión o exclusión de procesos y modificación de la cantidad prevista de bienes y servicios en más de 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

Comprobar si el Titular de la entidad, para el caso del periodo 2012, evaluó semestralmente el Plan Anual de Contrataciones; de ser el caso, constate la existencia de observaciones y las medidas correctivas pertinentes para alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional y si, de corresponder, se dispuso el deslinde de las responsabilidades respectivas.

Identifique los procesos de selección (licitaciones, concursos públicos, adjudicaciones directas y de menor cuantía), extraiga de ellas una muestra representativa, y ordénelas por bienes y servicios, en función de los criterios siguientes:

- Frecuencia en la adquisición.- Proveedores recurrentes.- Importancia por materialidad.



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Organización de las adquisiciones y contrataciones

15. Obtenga los expedientes de los procesos de selección comprendidos en la muestra, compruebe si cuentan con la aprobación del funcionario competente y si contienen la información establecida en la legislación vigente, desde la decisión para adquirir o contratar hasta la culminación del contrato: requerimientos, características técnicas, estudio de mercado, valor referencial, disponibilidad presupuestal, tipo de proceso de selección, sistema y modalidad de contratación.

16. Compruebe si el Comité Especial o los responsables de la conducción de los procesos de selección incluidos en la muestra fueron designados por escrito por el Titular o la máxima autoridad administrativa de la entidad y en forma oportuna. Asimismo, que su composición esté acorde a la norma y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria.

17. Revise, en caso se haya efectuado la contratación de expertos independientes, que los resultados de sus obligaciones hayan conllevado a conclusiones y recomendaciones que han quedado por escrito, así como, el alcance de las mismas se hayan cumplido.

18. Revise la existencia del Libro de Actas, debidamente foliado, legalizado y custodiado. Constate que estén registrados todos los acuerdos adoptados por el Comité Especial y suscritos por los asistentes.

Bases, convocatoria y registro de participantes

19. Revise si las Bases de los procesos de selección comprendidos en la muestra se encuentran aprobadas por las instancias competentes, en forma oportuna, y si las fechas de aprobación permitieron convocar al proceso de selección respectivo en las fechas señaladas en el PAAC; y, si como mínimo contienen:

El detalle de las características de los bienes adquiridos o servicios contratados y el lugar de entrega.

Garantías, especificaciones técnicas, valor referencial, calendario del proceso, plazos y mecanismos de publicidad, proforma del contrato, método de evaluación y calificación de propuestas.

20. Compruebe si los bienes y servicios adquiridos, responden a los requerimientos de las áreas usuarias, y se sujetan a los montos presupuestales establecidos en el Presupuesto Institucional aprobado.



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21. Constate si las especificaciones técnicas incluidas en las bases corresponden a las descripciones formuladas por el área usuaria y define con precisión su cantidad y calidad.

22. Revise si los valores referenciales de los procesos de selección fueron determinados sobre la base de los costos estimados mediante estudios o indagaciones sobre los precios que ofrece el mercado y con una antigüedad no mayor a los dos meses anteriores a la convocatoria del proceso respectivo, para lo cual, realice lo siguiente:

Constate si la entidad ha implementado directivas internas para regular el procedimiento que determine el valor referencial; en cualquier caso, revise la existencia de evidencia documentaria sobre el procedimiento seguido, comprobando la validez de la misma; y, evalúe la razonabilidad de la metodología utilizada.

Constate que la antigüedad del valor referencial para el periodo 2012, no sea superior a los tres (03) meses, en aplicación de la norma vigente.

Revise si los funcionarios responsables dejan constancia de su participación en la elaboración, revisión y aprobación del valor referencial, y si comunicaron oportunamente al Comité Especial los valores referenciales obtenidos.

De existir observaciones por parte del Comité Especial al valor referencial, solicite y evalúe la documentación que las sustente.

23. Compruebe si los cronogramas de los procesos de selección guardan concordancia con el PAAC, fueron formulados oportunamente, y garantizaron la efectiva posibilidad de participación de los postores.

24. Compruebe si la convocatoria y difusión del proceso se llevó a cabo en la oportunidad debida para asegurar la mayor cantidad de postores, verificando que:

Se haya efectuado la publicación de la convocatoria en el SEACE (o en el diario de mayor circulación nacional o local), la oportunidad en que ésta se ha dado y que se haya adjuntado la documentación respectiva.

Se haya efectuado la comunicación oportuna a la Contraloría General de la República y a PROMPYME, cuando corresponda.

En el caso de una Adjudicación Directa Selectiva, constate la existencia de las invitaciones directas a no menos de tres postores, si fueron emitidas con la debida oportunidad y



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cuentan con evidencia de su recepción.

25. Revise si el período de registro de los participantes a los procesos de selección corresponde al establecido en el cronograma, y comprende desde el día siguiente de la convocatoria hasta un día después de la integración de las bases.

26. Revise si, para efectos del registro, los postores acreditaron tener inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores; y, si la entidad verificó la vigencia de dicha inscripción y si no se encontraron inhabilitados para contratar con el Estado.

27. Compruebe si las consultas a las Bases han sido absueltas con la debida sustentación y dentro de los plazos establecidos en el cronograma; si estas absoluciones fueron notificadas oportunamente a través del SEACE ó los correos electrónicos de los participantes, y si se integraron a las bases y al contrato.

28. Compruebe que el Comité Especial en la absolución de consultas, no haya modificado las condiciones previstas en las Bases y en las características técnicas de los bienes.

29. En relación a los postores de los procesos de selección incluidos en la muestra:

Compruebe si estuvieron habilitados para contratar con el Estado.

Concilie en la página Web de la SUNAT (htpp://WWW.sunat.gob.pe) si los Registros Únicos de Contribuyentes - RUC, de los proveedores son válidos, corresponden a la razón social y giro del negocio, el domicilio que registran corresponde al que reportan en sus cotizaciones, fecha de inicio de sus actividades económicas y representantes legales.

30. Compruebe si el sistema de evaluación o calificación de propuestas se sustenta en parámetros objetivos y si los factores de evaluación son congruentes con el objeto de la convocatoria y estuvieron orientados a obtener la oferta técnico-económica más conveniente para la entidad, en términos de plazo, calidad, tecnología y costo.

31. Compruebe si por los montos de la adquisición de bienes o contratación de servicios aprobados en el presupuesto institucional, no se ha producido fraccionamiento, además Verifique si en el caso de aquellas adquisiciones que fueron programadas para ejecutarse por tramos o etapas, no se fraccionaron posteriormente en sus montos aprobados.



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Evaluación de Propuestas y otorgamiento de la buena pro

32. Compruebe si las propuestas recibidas cumplen con los requisitos exigidos y si las mismas fueron evaluadas siguiendo los criterios de calificación establecidos en las bases, para lo cual revise si:

La recepción de propuestas se ha dado en las fechas y horarios previstos.

El acto de recepción, según corresponda, se realizó en acto público y en presencia de notario.

Los postores estuvieron debidamente representados.

La documentación presentada por los postores cumplía con lo establecido en las Bases.

La evaluación de las propuestas se inició y concluyó en las

fechas previstas en el cronograma; constate si se exigió el cumplimiento irrestricto de las especificaciones técnicas.

El puntaje total asignado a cada una de las propuestas (efectúe un recálculo de las mismas) es el que corresponde según los criterios de evaluación y calificación definidos en las Bases, y si el orden de prelación de los postores corresponde a su calificación.

33. Constate si el otorgamiento de la Buena Pro se otorgó en las fechas señaladas en las bases, a través de un cuadro comparativo en el que se consigna el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores, verificando si:

La Buena Pro se otorgó al postor que obtuvo el mayor puntaje total.

Los funcionarios que tuvieron intervención directa en la determinación de las características técnicas y valor referencial, elaboración de bases y selección y evaluación de ofertas, no tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con el postor ganador; tampoco sean propietarios o tengan o hayan tenido participación mayor al 5% del capital social de la empresa, dentro de los 12 meses anteriores a la convocatoria.

De haberse presentado recursos impugnativos al acto de otorgamiento de buena pro, y si –de ser el caso- éstos se han formulado oportunamente, se les ha dado el trámite adecuado y si han sido resueltos en los plazos previstos y debidamente fundamentados.



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Si como consecuencia de los recursos impugnativos, la Buena Pro se otorgó según lo dispuesto por las instancias superiores.

El otorgamiento de la buena pro fue notificado a los postores en la misma fecha y dentro del día siguiente de haber quedado consentido, y si éste fue publicado en el SEACE.

En el caso que el proceso haya sido declarado desierto, las causas reales de dicha declaratoria fueron identificadas y corregidas para la siguiente convocatoria.

Suscripción y ejecución del contrato

34. Revise si los contratos fueron suscritos por el funcionario competente y debidamente autorizado, en los plazos previstos y luego que la buena pro ha quedado consentida; así mismo, si:

Se ajusta a la proforma incluida en las bases.

Se presentaron los documentos previstos en las bases.

Incluye las cláusulas obligatorias establecidas en la norma vigente, tales como: garantías, solución de controversias y resolución de contrato por incumplimiento.

Fueron registrados en el SEACE.

35. Compruebe selectivamente la autenticidad e idoneidad de los documentos presentados por los ganadores de la buena pro, que estuvieron previstos en las bases, así como la presentación de las constancias de no estar inhabilitados para contratar con el Estado.

36. Revise si los contratos entraron en vigencia luego de cumplirse las condiciones establecidas en las bases y/o desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene, y culminaron con la conformidad de la última prestación de servicios pactada y/o recepción de los bienes, a plena satisfacción de cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas.

37. Constate si los postores ganadores de la buena pro entregaron de manera oportuna las garantías establecidas en las bases; y, si:

Fueron de fiel cumplimiento, por adelantos, incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática.

Se mantuvieron vigentes durante todo el proceso de ejecución contractual.



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Estuvieron dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros.

38. Compruebe si se generó la obligación del pago de penalidades por incumplimiento contractual y, de ser el caso, evalúe la razonabilidad de las decisiones adoptadas al respecto y si se aplicaron conforme a lo establecido en la legislación vigente.

39. Revise si hubo adelantos y, de ser el caso, si:

Estuvieron previstos en las bases y/o contratos.

Los montos otorgados no excedieron lo establecido en las bases y/o contratos.

Se otorgaron en la oportunidad establecida en las bases y/o contratos.

Se otorgaron contra la presentación de las garantías respectivas.

Se amortizaron mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales efectuados.

40. De haberse presentado ampliaciones de plazo, compruebe si éstas corresponden a causas atribuibles a la entidad o en su defecto ocurrieron por caso fortuito o de fuerza mayor; y si fueron invocadas aplicando los procedimientos previstos en la norma vigente.

41. De ser necesario aplique procedimientos adicionales que considere necesarios, de acuerdo a las circunstancias.

OBJETIVO ESPECIFICO 2.

Establecer que los contratos, órdenes de compra o de servicio suscritos como resultado de los procesos de selección, contengan las condiciones que garanticen la obtención de los bienes y servicios en la calidad, oportunidad y costos adecuados.

Conformidad de la entrega del bien y de la prestación del servicio

42. Compruebe si la recepción y conformidad de los bienes y servicios, cuentan con el informe del funcionario responsable del área usuaria y si, de ser el caso, confirmó la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones y plazos contractuales; evalúe la razonabilidad de las pruebas realizadas por éste, para tal efecto.



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43. Compruebe si los bienes ingresaron físicamente al almacén y cuentan con el registro y control debido, para tal efecto, Revise si:

La fecha de ingreso, cantidad y concepto son concordantes con los documentos sustenta torios de las compras (Orden de Compra, Facturas, Guía Remisión).

Las salidas de los bienes fueron autorizadas y cuentan con PECOSA u otro documento utilizado para tal fin.

44. Constate la existencia física del producto final que se esperaba recibir como resultado de la prestación de servicios.

45. Compruebe, de ser el caso, si los bienes recibidos vienen siendo utilizados satisfaciendo la necesidad de su adquisición.

46. Confirme si los pagos efectuados a los proveedores se materializaron después de ejecutada la prestación y en la oportunidad estipulada en el contrato, previa conformidad de la prestación respectiva.

47. Resuma los comprobantes de pago vinculados con las prestaciones, considerando número, fecha, descripción del gasto, importe y de ser el caso: partida presupuestal y número de cheque; y:

Constate que las cifras consignadas se encuentren registradas en los documentos o registros contables correspondientes.

Constate que cuenten con las autorizaciones y visaciones que evidencien un adecuado nivel de autorización y control, por parte de los funcionarios competentes.

Rastree que estén sustentados a través de facturas, recibos de honorarios, contratos, órdenes de compra ó de servicios u otra documentación necesaria por la naturaleza del gasto.

48. De ser necesario aplique procedimientos adicionales que considere necesarios, de acuerdo a las circunstancias.

Huaraz, 22 de abril de 2014

______________________________ _________________________CPCC. Jorge Rojas Cáceres CPC. Vanesa Alva Aparicio

Supervisor Auditor Encargado___________________________________________________________________________________________________________EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUARAZ – ANCASH “PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS” PERÍODO 2012

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