producir los documentos que se originen de las funciones administrativas
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PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Organizar la presentación del manejo de la comunicación
entre empresas, parámetros técnicos en la producción de
documentos .
GTC
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Es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación dedicado a "certificar " mediante estudio, evaluación y aprobación de productos y formas altamente comerciales e industriales con el fin de optimizar la calidad de vida del
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GTC
Cartas
3393Actas 3394
Circulares 3234
Memorandos 3397
Informes 3588
Certificados y
constancias 4176
Unidad de correspondencia
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NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
2. ZONAS
2.1. Zona 1.
Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional).
2.2. Zona 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país.
2.3. Zona 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento.
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Comunicacion escrita de caracter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacion, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales
Bloque Extremo
Todas las líneas parten del
margen izquierdo.
BloqueLas líneas de
número, fecha y firma se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.
NTC 3397
CLASIFICACION
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CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a
varios destinatarios
EXTERNA O CARTA CIRCULAR
INTERNA O GENERAL
DE ACUERDO CON EL ESTILO
BLOQUE EXTERMO Y BLOQUE
SE CLASIFICA DE ACUERDO CON EL
DESTINATARIO
REQUISITOS:MARGENES
CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR INTERNA
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NTC 4176
CertificadoDocumento de
caracter probatorio, publico o
privado, que permite
asegurar un hecho o acto
solemne
ConstanciaDocumento de
caracter probatorio, en
el que se establecen hechos o
circunstancias que no
requieren solemnidad
ObjetivoEstablecer y unificar los
requisitos que se deben
cumplir en la elaboración
deConstancias y Certificaciones, según la Norma
Técnica Colombiana
4176.
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HO
JA D
E VI
DA
NTC
422
8
REQUISITOS
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO
DATOS PERSONALES: NOMBRE,IDENTIFICACION,FECHA
NACIMIENTO,DOMICILIO,TELEFONO,ESTUDIOS REALIZADOS,REFERENCIAS LABORALES
O PERSONALES,NOMBRE Y FIRMA
FECHA DE PRESENTACION:DE 3 A 4 INTERLINEAS SE ESCRIBE
CIUDAD Y FECHA
PRESENTACION
DATOS PERSONALES
ASPECTOS GENERALES
TRANSCRIPTOR
ASPECTOS GENERALES
DEBE SER ENVIADA ORIGINAL Y ACOMPAÑADA POR UNA CARTA
FOTOGRAFIA RECIENTE EN PARTE SUPERIOR DERECHA DE
LA PRIMERA HOJA
CUANDO SE DESEE SE PUEDE CITAR FORTALEZAS Y
EXPERIENCIAS
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Hoja de vida Minerva
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Hoja de vida, presentación
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Informe corto
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
1. Encabezamiento.2. Objetivo (generalmente, es un capítulo).3. Conclusiones (opcionales).
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INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, título del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, título de cada capítulo, numero de página.GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.INTRODUCCIÓN: le título INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.
NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.
FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.
TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.
BIBLIOGRAFÍA: el título BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.
ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
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