proceso gerencial para la ejecuciÓn del proyecto de...
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PROCESO GERENCIAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE CREACIÓN
DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE LICOR DE
GUAYABA EN EL MUNICIPIO DE IBAGUÉ
DIEGO FERNANDO BARRETO AZUERO
Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de Especialista en Gerencia
de Proyectos
Director
JOSÉ ARTURO GONZÁLEZ
Magister Gestión Gerencial
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
IBAGUÉ
2016
2
NOTA DE ACEPTACIÓN
3
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 13
1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................... 14
1.1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ........................................................................... 14
1.2. CAUSAS Y EFECTOS DE LA SITUACIÓN ............................................................... 14
1.3. CONTROL DEL PRONÓSTICO .................................................................................. 14
1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 15
1.5. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 15
2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 16
3. OBJETIVOS .................................................................................................................... 18
3.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 18
3.2. OBJETIVOS ESPECIFÍCOS ........................................................................................ 18
4. METODOLOGÍA ............................................................................................................ 19
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO .......................................................... 20
5.1. GENERALIDADES ......................................................................................................... 20
5.1.1. Necesidad que origina el proyecto. ............................................................................. 20
5.1.2. Solución a la necesidad. ............................................................................................... 20
5.1.3. Área de Influencia Geográfica. ..................................................................................... 20
5.2. VIABILIDADES DEL PROYECTO ............................................................................... 21
5.2.1. Viabilidad del mercado. ................................................................................................. 21
5.2.2. Viabilidad Técnica. ......................................................................................................... 22
5.2.3. Viabilidad Administrativa y legal. ................................................................................. 22
5.2.4. Viabilidad financiera, económica y social. .................................................................. 23
4
6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO .............................................................................. 25
6.1. MERCADO ...................................................................................................................... 25
6.2. TÉCNICO ......................................................................................................................... 26
6.2.1. Cuantificación del uso de la capacidad instalada por periodo. ............................... 26
6.3. FINANCIERO .................................................................................................................. 28
6.3.1. Costos de producción – Costos Directos ................................................................... 29
6.4. AMBIENTAL .................................................................................................................... 32
6.4.1. Impactos Ambientales ................................................................................................... 32
6.4.2. Estrategias de mitigación de los impactos ambientales .......................................... 33
7. LA GERENCIA DEL PROYECTO .............................................................................. 35
7.1. FASE DE INICIO ............................................................................................................ 35
7.2. INFORMACIÓN DEL PROYECTO - PROJECT CHARTER ................................... 35
7.2.1. Datos ................................................................................................................................ 35
7.2.2. Oportunidad de negocio, objetivo y alcance .............................................................. 35
7.2.3. Justificación del Proyecto. ............................................................................................ 36
7.2.4. Requisitos, expectativa clientes ................................................................................... 37
7.2.5. Información complementaria ........................................................................................ 38
7.2.6. Presupuesto estimado ................................................................................................... 40
7.3. PLANIFICACIÓN ............................................................................................................ 44
7.4. GESTIÓN DEL ALCANCE ............................................................................................ 46
7.4.1. Estructura de división del trabajo (E.D.T) ................................................................... 46
7.4.2. Descripción de las actividades ..................................................................................... 46
7.4.3. Matriz de responsabilidades ......................................................................................... 46
7.5. GESTIÓN DEL TIEMPO ............................................................................................... 47
7.5.1. Definición de precedencias ........................................................................................... 47
7.5.2. Programación para la ejecución del proyecto - Duración estimada de cada
actividad ................................................................................................................................ 48
7.5.3. Cálculos de programación ............................................................................................ 48
5
7.5.4. Diagrama de red. ............................................................................................................ 49
7.5.5. Holgura total. ................................................................................................................... 49
7.5.6. Definición ruta crítica. .................................................................................................... 50
7.6. GESTIÓN DEL COSTO ................................................................................................ 50
7.6.1. Costo del personal ......................................................................................................... 50
7.6.2. Costos generales de funcionamiento e imprevistos ................................................. 51
7.6.3. Inversiones en activos fijos. .......................................................................................... 52
7.6.4. Inversiones en activos intangibles. .............................................................................. 53
7.6.5. Costos por contratación a terceros. ............................................................................. 53
7.6.6. Desglose de costos del proyecto (actividad Vs tiempo). ........................................ 54
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD......................................................................................... 55
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
……………………………………………………………………………………………………………………………………..56
9.1. ORGANIGRAMA ............................................................................................................ 56
9.2. DESCRIPCIÓN NIVELES JERÁRQUICOS .............................................................. 56
9.3. RELACIONES DE COORDINACIÓN ENTRE LOS NIVELES JERÁRQUICOS . 57
9.4. DESCRIPCIÓN DE LOS PERFILES ........................................................................... 58
9.4.1. Gerente del proyecto. .................................................................................................... 58
9.4.2. Descripción del perfil del equipo nuclear. ................................................................... 59
10. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN ........................... 61
10.1. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN .......................................................................... 61
10.2. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN. .............................................................................. 61
10.3. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ....................................................................... 62
11. GESTIÓN DEL RIESGO ............................................................................................... 64
11.1. MATRIZ DE RIESGOS .................................................................................................. 67
11.2. CONTROLES O ACCIONES PARA MITIGAR EL RIESGO ................................... 70
6
11.3. MONITOREO DE LOS CONTROLES DEL RIESGO ............................................... 72
12. MODELO GERENCIAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO .................... 74
12.1. ESTILO GERENCIAL .................................................................................................... 75
12.2. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS QUE APOYAN EL MODELO .................. 76
13. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO .............................. 78
13.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ........................... 78
13.2. TIPÓS DE CONTRATOS A UTILIZAR ....................................................................... 79
14. CONTROL ....................................................................................................................... 80
14.1. ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS DE CONTROL .......................................................... 81
14.2. AUDITORÍA ..................................................................................................................... 82
15. CIERRE ............................................................................................................................ 83
16. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 85
RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 87
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 88
7
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Análisis del funcionamiento del monopolio de los licores en el Huila y diseño
de una propuesta para mejorar su gestión .................................................................... 21
Tabla 2. Viabilidad financiera ........................................................................................ 23
Tabla 3. Tamaño del proyecto ...................................................................................... 26
Tabla 4. Factores Limitantes ......................................................................................... 26
Tabla 5. Presupuesto de inversiones fijas .................................................................... 28
Tabla 6. Presupuesto de inversiones diferidas ............................................................. 29
Tabla 7. Materia prima e insumos botella 750 c.c. ........................................................ 29
Tabla 8. Materia prima e insumos botella 375 c.c. ........................................................ 30
Tabla 9. Mano de obra directa ...................................................................................... 30
Tabla 10. Costos indirectos de fabricación ................................................................... 31
Tabla 11. Presupuesto de producción con recursos propios y con financiación. .......... 31
Tabla 12. Alcance del Proyecto .................................................................................... 36
Tabla 13. Entregables / Requerimientos y criterios de aceptación ............................... 38
Tabla 14. Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ..................................................... 38
Tabla 15. Supuestos y Restricciones ............................................................................ 38
Tabla 16. Recursos, roles y responsabilidades ............................................................ 39
Tabla 17. Riesgos, impactos y contingencias ............................................................... 39
Tabla 18. Cronograma (Tiempo) e Hitos ...................................................................... 39
Tabla 19. Costo de personal ......................................................................................... 40
Tabla 20. Costos de funcionamiento............................................................................. 40
Tabla 21. Inversiones fijas ............................................................................................ 40
Tabla 22. Activos intangibles, adecuaciones y prueba piloto ........................................ 41
Tabla 23. Aprobaciones ................................................................................................ 41
Tabla 24. Acta de inicio ................................................................................................. 42
Tabla 25. Matriz Stakeholder ........................................................................................ 44
Tabla 26. Precedencia de actividades .......................................................................... 47
Tabla 27. Tiempo estimado actividades EDT ............................................................... 48
8
Tabla 28. Holgura de las actividades de la EDT ........................................................... 49
Tabla 29. Ruta crítica .................................................................................................... 50
Tabla 30. Costo personal .............................................................................................. 51
Tabla 31. Costos generales .......................................................................................... 51
Tabla 32. Activos fijos ................................................................................................... 52
Tabla 33. Activos intangibles ........................................................................................ 53
Tabla 34. Contratación a terceros ................................................................................. 53
Tabla 35. Costos actividades vs tiempo ........................................................................ 54
Tabla 36. Gestión documental del proyecto .................................................................. 63
Tabla 37. Matriz de riesgos ........................................................................................... 67
Tabla 38. Manejo del riesgo .......................................................................................... 70
Tabla 39. Monitoreo del riesgo ..................................................................................... 72
9
LISTADO DE FIGURAS
Figura 1. Estructura organizacional en la operación del proyecto ................................ 27
Figura 2. Involucrados y sus intereses ......................................................................... 41
Figura 3. Organigrama del proyecto ............................................................................. 56
Figura 4. Proceso de contratación ................................................................................ 78
10
LISTADO DE ANEXOS
Anexo A. Código de conducta ...................................................................................... 90
Anexo B. Diccionario EDT ............................................................................................ 97
Anexo C. Contrato de prestación de servicios ............................................................ 107
Anexo D. Contrato individual a término fijo de uno a tres años .................................. 108
Anexo E. Contrato de arrendamiento ......................................................................... 110
Anexo F. E.D.T. .......................................................................................................... 115
Anexo G. Descripción de actividades ......................................................................... 116
Anexo H. Matriz de responsabilidades ....................................................................... 117
Anexo I. Tiempos tempranos y tardíos ....................................................................... 118
Anexo J. Diagrama de red .......................................................................................... 119
Anexo K. Acta de liquidación ...................................................................................... 120
Anexo L. Gestión del riesgo ....................................................................................... 122
Anexo M. Estrategias de Control ................................................................................ 125
11
RESUMEN
Este trabajo tiene como objetivo identificar y caracterizar el proceso de gerencia, más
apropiado, para ejecutar el proyecto de creación e instalación de una planta de
producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué, departamento del Tolima.
En este sentido, y en aras de alcanzar los objetivos de esta propuesta metodológica
gerencial, se realizaron los estudios pertinentes para determinar la viabilidad técnica,
administrativa, mercadológica, legal, financiera, económica, social y ambiental de este
proyecto; bajo estas circunstancias entonces se avanzó en el proceso de planificación
de la gerencia del proyecto en la etapa de ejecución. Se estableció el alcance del
mismo, se elaboró la estructura de desglose de trabajo, se configuró la gestión del
costo y del tiempo, se elaboró el diagrama de Gantt. Por otra parte, se determinaron los
riesgos de esta fase, se configuró la estructura organizacional del proyecto y se aplicó
el modelo gerencial indicado para llevar a feliz término esta iniciativa; sumado a lo
anterior hay que señalar se creó un sistema de información y comunicación del
proyecto y una estrategias de control y monitoreo del mismo.
Palabras Claves: planeación, gestión del alcance, EDT, costo, modelo gerencial,
estructura organizacional, riesgos, control.
12
ABSTRACT
This work aims to identify and characterize the process of management, more
appropriate, to implement the project of creation and installation of a production plant
guava liquor in the city of Ibagué, Tolima.
In this sense, and in order to achieve the objectives of this managerial methodological
proposal, relevant studies were conducted to determine the technical, administrative,
mercadológica, legal, financial, economic, social and environmental viability of the
project; under these circumstances then progress was made in the planning process of
project management in the implementation phase. Its scope was established, the work
breakdown structure was developed, cost management and time are set, the Gantt
chart was developed. Moreover, the risks of this phase were determined, the
organizational structure of the project was set up and management model suitable for
successfully carrying out this initiative was applied; in addition to the above it should be
noted an information system and project communication and control strategies and
monitoring of it was created.
Keywords: planning, scope management, EDT, cost management model,
organizational structure, risk control.
13
INTRODUCCIÓN
La gerencia del proyecto “hace referencia a todas las actividades que se adelantan en
la etapa de ejecución del proyecto para el cumplimiento de las acciones que se
requieren para coordinar las diferentes actividades encaminadas a garantizar la
entrega oportuna del proyecto dentro de las especificaciones de alcance, costo y
calidad” (Miranda, 2004, p. 9) en este sentido y en el caso específico del proyecto de
creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio
de Ibagué, hay que manifestar que nuestro modelo gerencial está dirigido a desarrollar
los procesos y estrategias de trabajo que sean necesarias para llevar a cabo de forma
exitosa nuestra fase de ejecución del proyecto (Córdoba, 2006).
De esta manera, en este trabajo se hizo necesario realizar un proceso de recolección
de información del proyecto donde se definió el problema, se elaboró los objetivos y la
justificación; asimismo se configuro un entorno económico y se planteó el enfoque
metodológico desde el cual se abordó la etapa de ejecución de esta iniciativa.
En referencia a la etapa de ejecución del proyecto se debe decir que en su contenido
teórico y práctico se realizaron y desarrollaron cada uno de los componentes temáticos
desde: la gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión del riesgo,
gestión del talento humano y los procesos de contratación, control y cierre del proyecto;
momentos desde los cuales se articuló el hilo conductor del modelo gerencial que
permitió efectuar de la mejor manera este proyecto en su fase de ejecución.
En su contenido el proyecto de creación e instalación de una planta de producción de
licor de guayaba en el municipio de Ibagué, es una apuesta al desarrollo económico del
departamento del Tolima que se basa en la experiencia y los conocimiento
suministrados por la universidad del Tolima, para aportarle un camino expedito en el
cumplimiento del objetivo de consolidar un proyecto éxitos y rentable para la región.
14
1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN
El departamento del Tolima cuenta con una diversidad de frutas, actualmente se
pierden aproximadamente un 30% de ellas por el no aprovechamiento de estás,
proporcionando pérdidas económicas a los agricultores y en general a toda la cadena
productiva del departamento quienes por la falta de iniciativas de comercialización e
investigación para el desarrollo de nuevos productos dejan perder la oportunidad de
conformar nuevas empresas con alta posibilidad de rentabilidad económica.
1.2. CAUSAS Y EFECTOS DE LA SITUACIÓN
Causas: La excesiva producción de guayaba y la dificultad de oportunidades
para su aprovechamiento, transformación y comercialización generan una pérdida
constante de la producción de guayaba en el departamento del Tolima.
Efectos: La pérdida continua de la producción de guayaba impide que se
configuren oportunidades de generación de empleo y creación de fuentes de ingreso
económicos y desarrollo agroindustrial en la región.
1.3. CONTROL DEL PRONÓSTICO
Es necesario para controlar esta situación elaborar alternativas de transformación, uso
y comercialización de la guayaba, buscar nuevas estrategias de pos cosecha, canales
de comercialización y elaboración de nuevos productos de la guayaba.
En este sentido, la creación e instalación de una planta de producción de licor de
guayaba es una buena alternativa empresarial para el aprovechamiento de la
producción excesiva de guayaba en el departamento; sin embargo la implementación
15
exitosa de este proyecto demanda que se constituya una propuesta de modelo
gerencial desde la cual se defina el alcance del proyecto, la gestión del costo, la
gestión del tiempo y otras series de herramientas y metodologías que al ser aplicadas
correctamente van a garantizar que en su fase de ejecución del proyecto se cumpla
con todos los compromisos estipulados.
1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Es posible formular un modelo gerencial de proyectos que permita crear e instalar una
planta de producción de licor de guayaba, que garantice el aprovechamiento y
transformación de la guayaba que se pierde en las cosechas del departamento del
Tolima.
1.5. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
a) Es necesario configurar un modelo gerencial que desarrolle todas las actividades
necesarias en el tiempo previsto para crear e instalar la planta de producción de licor
de guayaba de acuerdo a la programación establecida.
b) Es fundamental elaborar una estructura de desglose de trabajo que determine
las actividades predecesoras y sucesoras del proyecto.
c) Es prioritario estimar una gestión del costo que cuantifique el valor de los
recursos necesarios para la puesta en marcha del proyecto.
d) Para el montaje de la planta de producción de licor de guayaba es importante
definir la estructura organizacional del talento humano que va trabajar en la ejecución
del proyecto.
16
2. JUSTIFICACIÓN
La implementación del proyecto de creación e instalación de una planta de producción
de licor de guayaba en el municipio de Ibagué, se constituye en una oportunidad de
negocio que pretende aprovechar la alta producción de guayaba en época de cosecha,
generando un valor agregado a esta fruta que se pierde en un alto porcentaje por su
carácter perecedero y la inadecuada comercialización.
La sobreproducción de la guayaba en el departamento del Tolima, es una oportunidad
para iniciar un proceso agroindustrial que permita comercializar este producto
transformado garantizando el surgimiento de nuevos canales de comercialización y de
espacios de generación de empleos y opciones de negocio para los empresarios de la
región.
Por lo anterior, el proyecto está orientado a fabricar un nuevo producto a base de
guayaba, como el licor de guayaba; es conveniente llevar a cabo este proceso de
tecnificación y agro industrialización porque permiten jalonar significativamente las
propuestas de desarrollo en la región que se articulan con las políticas emprendimiento
y apoyo a nuevas iniciativas empresariales del gobierno nacional.
Además, si se continua con la falta de interés en el aprovechamiento de la guayaba, en
un futuro, los Productores de la región, aseguran que la guayaba se perderá en un 90%
en la época de máxima cosecha, esto debido a la poca venta que es destinada al
consumo en fresco y ningún tipo de comercialización para la elaboración de productos
procesados, así mismo, se desaprovechara la oportunidad de generar un impacto
basado en el valor agregado, para el desarrollo de la región (Maya, 2011).
Por último, hay que señalar que este proyecto desde su fase de ejecución pretende
incentivar el advenimiento de nuevas propuestas de desarrollo agroindustrial para el
departamento; en tal sentido el modelo gerencial implementado en esta etapa de
ejecución del proyecto se convertirá en un modelo a seguir en la medida en que
17
consolide el engranaje y ponga en funcionamiento esta iniciativa empresarial de
transformación y aprovechamiento de la guayaba.
18
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer el proceso gerencial que permita la gerencia para la creación e instalación
de una planta productora de licor de guayaba en el municipio de Ibagué, departamento
del Tolima.
3.2. OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Describir de forma general los estudios técnicos, administrativos, mercadológicos y
financieros del proyecto.
Determinar el entorno económico, social y ambiental de la etapa de ejecución del
proyecto.
Identificar cual es la figura contractual más acorde para la contratación de equipo
necesario para la gerencia del proyecto (gerente de proyecto y equipo nuclear).
Identificar el alcance del proyecto a través de la estructura de descomposición de
trabajo EDT.
Establecer los tiempos requeridos para la ejecución de las actividades.
Establecer los costos de inversión para el cumplimiento de las actividades descritas
en la EDT.
Establecer la estructura organizacional del equipo nuclear de la empresa en la
etapa de ejecución del proyecto.
Identificar el impacto de los riesgos en la etapa de ejecución del proyecto.
Determinar cuál es el modelo gerencial más acorde para la ejecución de las
actividades programadas.
19
4. METODOLOGÍA
Para la realización de la propuesta metodológica de elaboración del proceso gerencial
para la fase de ejecución del proyecto de creación e instalación de una planta de
producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué; se tuvo en cuenta el enfoque
metodológico característico de la gerencia del proyecto; es decir se desarrollaron cada
uno de los módulos temáticos de la especialización en gerencia de proyectos los cuales
permiten que este ejercicio transite por diversos momentos epistemológicos.
En ese sentido fueron utilizados conocimientos metodológicos que provenían desde la
fase de formulación y evaluación de proyectos y que permitieron la identificación del
problema, la solución a la necesidad y elaborar los diferentes estudios técnicos,
mercadológico, financiero, administrativo y ambiental.
Así mismo, se han tomado algunos conceptos y funciones de la gerencia de proyectos,
modelos gerenciales y de núcleos temáticos como gestión del riesgo y gestión del
talento humano que han abierto un panorama más profundo y extenso teóricamente
que ha facilitado que muchas de estas herramientas de acción y análisis metodológico
se hayan aplicado en la implementación del proyecto para el éxito del mismo.
20
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
5.1. GENERALIDADES
5.1.1. Necesidad que origina el proyecto. La determinación de crear e instalar una
planta productora y comercializadora de licor de guayaba en la ciudad de Ibagué; surge
como solución a un problema que se ha venido presentando en la región en los últimos
años que es la pérdida continua de la producción de guayaba en el departamento del
Tolima.
5.1.2. Solución a la necesidad. De acuerdo a lo revisado detalladamente en los
estudios previos del proyecto de inversión, se ha considerado pertinente plantear como
alternativa de solución al problema de la perdida continua de la producción de guayaba
en el departamento del Tolima, la creación e instalación de una planta productora de
licor de guayaba, ya que es una gran oportunidad de innovar en el mercado regional y
nacional, además de aportar alternativas de generación de empleo y de creación de
fuentes de ingresos económicos y de desarrollo agroindustrial en la región.
5.1.3. Área de Influencia Geográfica. Se escogió el municipio de Ibagué como centro
de producción por que brinda las mejores alternativas para la instalación de la fábrica
de producción de LICOR DE GUAYABA y es un lugar de acopio de la materia prima; de
igual manera, Ibagué permite que se pueda ubicar y contratar un equipo nuclear y
profesional idóneo para desarrollar el proyecto.
Así mismo, posee unas ventajas competitivas con otras ciudades del departamento,
pues por ser la capital del departamento se concentran una gran cantidad de
personas y negocios que nos permite poder conseguir los recursos materiales y
humanos necesarios para llevar a cabo las actividades programadas en la etapa de
ejecución.
21
5.2. VIABILIDADES DEL PROYECTO
5.2.1. Viabilidad del mercado. El estudio del mercado nos ofrece una buena
participación en el mercado, a pesar de que el mercado se encuentra acaparado
principalmente por la Fábrica de Licores del Tolima con un 74% de participación, la
empresa de licores de Cundinamarca con un 8% y Bavaria con un 11% quedando así
una representación del 7% donde entra a competir las demás licoreras de los demás
departamentos y los licores importados, dadas estas razones el porcentaje de
restricción es del 93 %.
Tabla 1. Análisis del funcionamiento del monopolio de los licores en el Huila y diseño de una propuesta para mejorar su gestión
Fuente: Fedesarrollo - Fábrica de Licores Del Tolima, (s.f.).
2016 2017 2018 2019 2020
Demanda Fabrica de
licores del Tolima 1,30 1,38 1,45 1,53 1,60
Oferta Fabrica de
licores del Tolima 1,10 1,12 1,16 1,20 1,24Demanda Empresa de
Licores de
Cundinamarca 0,14 0,15 0,16 0,16 0,17Oferta Empresa de
Licores de
Cundinamarca 0,02 0,02 0,02 0,03 0,03
Oferta Bavaria 0,19 0,20 0,22 0,23 0,24
Mercado potencial5%
0,09 0,10 0,10 0,11 0,11
Nicho de mercado2%
0,03 0,03 0,04 0,04 0,04
Demanda total 1,76 1,86 1,96 2,06 2,16
Oferta total 1,12 1,15 1,19 1,22 1,26
Franja de mercado 0,64 0,71 0,77 0,84 0,90
100%
100%
% de
participación
MILLONES
74%
7%
8%
11%
22
Tenemos que para entrar al mercado se evalúa la oferta y la demanda de los productos
monopolio y de similares características organolépticas que actualmente circulan en el
departamento del Tolima, los productos son los provenientes de la fábrica de licores del
Tolima y la empresa de licores de Cundinamarca. De acuerdo a esto en el primer año
se tiene una demanda de 1.76 millones de botellas frente a una oferta de 1.77 millones
de botellas para lo cual se concluye que inicialmente se estima que del mercado
potencial se empiece con una cobertura de 32.000 botellas anuales y que irán
incrementando de acuerdo al comportamiento de la demanda el cual a partir del año 2
incrementa ampliando la oportunidad de incrementar el nicho de mercado y de acuerdo
a las estrategias de publicidad que se desarrollaran a lo largo del ciclo de vida del
proyecto podrá afianzar el producto empezando a posicionarlo mejorando sus ventas
de acuerdo a la oportunidad en la franja de mercado y potencializando el aumento en la
producción de acuerdo a lo establecido en la viabilidad técnica.
5.2.2. Viabilidad Técnica. De acuerdo a la maquinaria adquirida por la empresa, la
capacidad de producción para la misma es de 500 Litros de licor de guayaba por
semana. Es decir, 2000 litros de licor por mes. Lo que quiere decir que frente a la
producción realizada en el año 1 del proyecto estaríamos utilizando solo un 93,1% de la
capacidad instalada de la maquinaria, en el año 1 se utilizara el 95,7% de la capacidad
y en el año 5 el 98,4%. Por lo cual en el año 5 del proyecto surge la necesidad de
inversión en maquinaria dada el aumento de la demanda y por ende la producción de la
empresa en los siguientes años.
5.2.3. Viabilidad Administrativa y legal. Dentro del marco legal tenemos que Insignia
Tolimense será una compañía con ánimo de lucro, dedicada a la fabricación y
comercialización de licor de guayaba en presentaciones de 750cc y 375cc. Para el
funcionamiento de la empresa se adopta la forma jurídica Sociedad por Acciones
Simplificada (S.A.S), es decir, la razón social de la empresa será: Insignia Tolimense
Sociedad Anónima Simplificada. Esto por los diferentes beneficios ofrecidos por este
tipo de sociedad a las nuevas empresas.
23
Los beneficios dados por las S.A.S que se tuvieron son:
- Plazo para el pago de capital
- No tiene obligación de revisoría fiscal lo cual nos reduce costos.
- Tiene un objeto social indeterminado lo que puede beneficiar en un futuro
posibilidades de realizar algún tipo de negocio que sea útil para la empresa.
- El término es indefinido lo que reduce costos en un futuro por cambio de estatutos
por vencimiento o posibles sanciones.
- El número de socios es mínimo
5.2.4. Viabilidad financiera, económica y social. De acuerdo a las proyecciones
realizadas y a la cuantificación de la demanda, el estudio de la oferta y a la realización
de los planes de mercadeo y además de tener en cuenta los indicadores financieros,
nos damos cuenta que el proyecto es viable económicamente.
Tabla 2. Viabilidad financiera
VNA 1 233.218.506
VNA REAL 97.582.686
TIR 33% Fuente: el autor
Para el proyecto se tiene que el VNA 1 siendo mayor que cero nos indica que el
proyecto generará riqueza para la empresa más allá del retorno del capital invertido en
el proyecto y financiado totalmente con fondos ajenos posiblemente de una entidad
financiera y las riqueza generada está por encima del de esa tasa mínima. Al evaluar la
inversión sin una posible amortización de la inversión inicial, se encuentra que el VNA
REAL es mayor que cero lo que nos da el mismo indicio.
El valor de la TIR nos indica que es superior a la tasa que puede existir en inversiones
donde el riesgo es muy bajo como es el caso de un CDT lo que permite establecer que
el proyecto es viable ya que la inversión realizada tendrá un retorno superior al mínimo
esperado por el inversionista.
24
Sin embargo, en cuanto a lo social es muy complejo realizar una evaluación del mismo
teniendo en cuenta que el proyecto como es de inversión privada está orientado a
crear un bien de consumo con un valor agregado de producción y comercialización que
le permita a la empresa Insignia Tolimense generar una rentabilidad económica y un
flujo financiero positivo.
25
6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO
6.1. MERCADO
Mercado Potencial: hombres y mujeres ibaguereños mayores de 18 años; que
son las personas legalmente aptas para la compra y el consumo de bebidas alcohólicas
dentro del territorio nacional. Basados en las proyecciones del DANE para el 2015 la
población mayor de 18 años en la ciudad de Ibagué será de: 334.554 habitantes.
Mercado Objetivo: hombres y mujeres ibaguereños mayores de 18 años, en
edades comprendidas entre los 20 y 34 años; se estima que este rango de la población
se cuantifica en: 120.184 habitantes.
Segmentación: como estrategia de segmentación se eligieron hombres y
mujeres ibaguereños mayores de 18 años, en edades comprendidas entre los 20 y 34
años de estratos 1 al 3 con nivel de educación secundaria se cuantifica en: 35.600, con
este dato es que se realiza la proyección de cobertura en el nicho de mercado al cual
se quiere llegar para poder lograr los ingresos del mercado. El estudio de la demanda
nos muestra una gran población apta para el consumo de bebidas alcohólicas En
nuestro proyecto de inversión si existe una franja de mercado que se constituye en un
20% de la demanda total del mercado en el departamento del Tolima, aunque hay que
tener en cuenta que en ese 20% también encontramos productos sustitutos, lo
relevante de nuestro mercado es que es un producto innovador y podemos empezar a
ganar terreno dentro de ese porcentaje que consumen bebidas alcohólicas.
26
6.2. TÉCNICO
Tabla 3. Tamaño del proyecto
Fuente: el autor
De acuerdo a la proyección de la demanda y al crecimiento del sector, se evidencia que
de acuerdo a la segmentación del mercado anualmente el crecimiento de la demanda
es en ascenso, ya que las personas que se encuentran entre los 20 y 34 años son más
tendientes a probar nuevos productos y a ser menos tradicionalistas, lo que genera una
oportunidad en crecimiento y ayuda a delimitar el tamaño del proyecto de acuerdo a la
cuantificación y proyección de la demanda.
Tabla 4. Factores Limitantes
Fuente: el autor
Teniendo en cuenta los factores limitantes, y también considerando la demanda que se
encuentra en nuestro nicho de mercado potencial, además de contemplar la
participación que se quiere tener en el mercado en todo el tamaño del proyecto se
define el tamaño de acuerdo a estas variables las cuales se describen en el siguiente
numeral.
6.2.1. Cuantificación del uso de la capacidad instalada por periodo. De acuerdo a la
maquinaria adquirida por la empresa, la capacidad de producción para la misma es de
Variables Actual 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Crecimiento del
sectorN.A 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03
Proyección de la
Demanda1.918.690 1.972.414 2.027.461 2.088.471 2.151.125 2.215.658 2.282.128 2.350.592 2.421.110 2.493.743
Mercado 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93 0,93
Participación 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16 0,16
27.828 28.663
174.562
22.053
Subtotal tamaño
según
participación.
22.671 23.304 24.005 24.725 25.467 26.231 27.018
146.193 150.579 155.096 159.749 164.541 169.478Subtotal tamaño
según mercado134.308 138.069 141.922
27
500 Litros de licor de guayaba por semana. Es decir, 2000 litros de licor por mes. Lo
que quiere decir que frente a la producción realizada en el año 0 del proyecto
estaríamos utilizando solo un 93,1% de la capacidad instalada de la maquinaria, en el
año 1 se utilizara el 95,7% de la capacidad y en el año 2 el 98,4%. Por lo cual en el año
3 del proyecto surge la necesidad de inversión en maquinaria, dado el aumento de la
demanda y por ende la producción de la empresa en los siguientes años
Figura 1. Estructura organizacional en la operación del proyecto
Fuente: el autor
28
6.3. FINANCIERO
Tabla 5. Presupuesto de inversiones fijas
Fuente: el autor
Las inversiones fijas están estimadas en un total de $ 113’390.000, desglosadas en
Muebles y enceres en $ 3’190.000, Equipo de cómputo en $ 6’200.000, Maquinaria y
equipo en $ 76’500.000 y vehículos en $ 27’500.000.
Muebles y Enseres
ESCRITORIOS 6 $ 200.000 $ 1.200.000 10,0% $ 120.000
SILLAS 18 $ 55.000 $ 990.000 10,0% $ 99.000
ARCHIVADOR 1 $ 600.000 $ 600.000 10,0% $ 60.000
TELEFONO 6 $ 50.000 $ 300.000 10,0% $ 30.000
TELEFONO FAX 1 $ 100.000 $ 100.000 10,0% $ 10.000
TOTAL MUEBLE Y ENSERES $ 3.190.000 $ 319.000
Equipo de computo
COMPUTADORES 6 $ 1.000.000 $ 6.000.000 33% $ 1.980.000
IMPRESORA 1 $ 200.000 $ 200.000 33% $ 66.000
TOTAL EQUIPO COMPUTO $ 6.200.000 $ 2.046.000
Maquinaria y Equipo
BASCULA 2 $ 450.000 $ 900.000 10% $ 90.000
BANDA TRANSPORTADORA 2 $ 500.000 $ 1.000.000 10% $ 100.000
TRANSPORTADORA DE RODILLOS
CON ASPERSORES 1 $ 2.500.000 $ 2.500.000 10% $ 250.000
DESPULPADORA 1 $ 2.000.000 $ 2.000.000 10% $ 200.000
DESTILADOR 1 $ 7.000.000 $ 7.000.000 10% $ 700.000
CONDENSADOR 1 $ 3.000.000 $ 3.000.000 10% $ 300.000
TANQUE 6 $ 1.000.000 $ 6.000.000 10% $ 600.000
FILTRO DE MEMBRANAS 1 $ 1.500.000 $ 1.500.000 10% $ 150.000
ENVASADORA Y ETIQUETADORA 1 $ 14.500.000 $ 14.500.000 10% $ 1.450.000
EQUIPO DE LABORATORIO 1 $ 6.000.000 $ 6.000.000 10% $ 600.000
CUARTO DE REFRIGERACION 1 $ 5.000.000 $ 5.000.000 10% $ 500.000
CALDERA Y PLANTA DE
TRATAMIENTO DE AGUA 1 $ 12.000.000 $ 12.000.000 10% $ 1.200.000
PLANTA ELECTRICA 1 $ 13.000.000 $ 13.000.000 10% $ 1.300.000
MOTOBOMBAS 3 $ 700.000 $ 2.100.000 10% $ 210.000
TOTAL MAQUINARIA $ 76.500.000 $ 7.650.000
Vehiculos
TURBO 1 $ 27.500.000 $ 27.500.000 5% $ 1.375.000
TOTAL VEHICULOS $ 27.500.000 $ 1.375.000
INVERSION INICIAL ACTIVOS FIJOS $ 113.390.000 $ 11.390.000
% DEPRECIACION DEPRECIACION ANUALTIPO DE ACTIVO FIJO CANTIDADES VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
29
Tabla 6. Presupuesto de inversiones diferidas
ACTIVOS INTANGIBLES VALOR
ADECUACIONES $ 29.220.000
SOFTWARE CONTABLE $ 4.800.000
MICROSOFT OFFICE $ 450.000
PUBLICIDAD $ 15.445.000
PROMOCION $ 10.200.000
CAMARA DE COMERCIO $ 1.059.750
LICENCIA AMBIENTAL $ 806.460
LICENCIA ADECUACION CURADURIA $ 1.341.840
REGISTRO SANITARIO $ 2.180.167
REGISTRO MERCANTIL $ 732.600
REGISTRO DE MARCA $ 502.500
SYCO Y ACINPRO $ 289.858
ASESOR JURIDICO $ 800.000
TOTAL $ 67.828.175
Fuente: el autor
Las inversiones diferidas están estimadas en un total de $ 67’828.175 lo cual está
distribuido en adecuaciones, licencias de software para el área administrativa en el plan
de marketing y la parte legal de proyecto.
6.3.1. Costos de producción – Costos Directos
Tabla 7. Materia prima e insumos botella 750 c.c.
Fuente: el autor
MATERIA PRIMA CANTIDAD PRECIO TOTAL 2.012 17.500
Fruta 2,49 $ 400,00 $ 996,00 43.575 $ 43.891.128
Azucar 0,43 $ 1.608,00 $ 691,44 7.525 $ 5.261.881
TOTAL $ 2.008,00 $ 1.687,44 $ 49.153.009
INSUMOS CANTIDAD PRECIO TOTAL
Levadura de Cerveza 0,26 $ 5.500,00 $ 1.430,00 4.550 $ 6.580.023
Envases de Botellas 1,00 $ 945,95 $ 945,95 17.500 $ 16.741.257
Embalajes 0,08 $ 200,00 $ 16,67 1.458 $ 24.580
Recipientes 5,00 $ 1,28 $ 6,40 87.500 $ 566.328
TOTAL $ 6.647 $ 2.399 $ 23.912.189
30
Los costos de materia prima para la botella de 750 c.c., es de $ 49’153.009 y de
insumos de $ 23’912.189 para la fabricación de 17.500 botellas de esta capacidad.
Tabla 8. Materia prima e insumos botella 375 c.c.
Fuente: el autor
Los costos de materia prima para la botella de 375 c.c., es de $ 2’082.343 y de insumos
de $ 4’157.519 para la fabricación de 4.054 botellas de esta capacidad.
Tabla 9. Mano de obra directa
Fuente: el autor
El total de los costos de mano de obra directa de producción es de $ 17’992.916
derivados de pagos al director de producción, personal encargado de la calidad y
operarios de producción.
MATERIA PRIMA CANTIDAD PRECIO TOTAL 2.012 4.054
Fruta 1,07 $ 400,00 $ 428,00 4.338 $ 1.856.791
Azucar 0,19 $ 1.608,00 $ 299,09 754 $ 225.552
TOTAL $ 2.008,00 $ 727,09 $ 2.082.343
INSUMOS CANTIDAD PRECIO TOTAL
Levadura de Cerveza 0,11 $ 5.500,00 $ 605,00 446 $ 269.826
Envases de Botellas 1,00 $ 945,95 $ 945,95 4.054 $ 3.835.354
Embalajes 0,08 $ 200,00 $ 16,67 338 $ 5.631
Recipientes 3,00 $ 1,28 $ 3,84 12.163 $ 46.708
TOTAL $ 6.647 $ 1.571 $ 4.157.519
CARGO CANTIDAD 2.012
DIR. PRODUCCION 1 $ 6.176.593
Op. Recepcion 1 $ 2.954.081
Op. Selección y Lavado 1 $ 2.954.081
Op. Preparacion 1 $ 2.954.081
Quimico Farmaceutico 1 $ 2.954.081
REMUNE PRODUCCION 5 $ 17.992.916
31
Tabla 10. Costos indirectos de fabricación
CIF CANTIDAD PRECIO
Agua 11.000 $ 2.024.000
Luz 11.222 $ 2.019.960
Arriendo 60% 12 $ 27.360.000
Vigilancia 12 $ 1.800.000
Papelería 12 $ 120.000
Lubricantes 1 $ 1.200.000
Mantenimiento 1 $ 1.300.000
Aseo 12 $ 360.000
TOTAL
$ 36.183.960
Fuente: el autor
Los costos indirectos de fabricación suman un total de $ 36.183.960 derivados de
pagos de arriendo, pago de servicios, papelería, mantenimiento y aseo.
Tabla 11. Presupuesto de producción con recursos propios y con financiación.
COSTOS DE PRODUCCIÓN $ 2.012
MATERIA PRIMA $ 51.235.352
INSUMOS $ 28.069.708
MANO DE OBRA DIRECTA $ 17.992.916
TOTAL $ 97.297.976
CIF $ 36.552.964
TOTAL COSTO PRODUCCION $ 133.850.940
TOTAL COS PRO - DEPRECIAC $ 126.200.940
Fuente: el autor
Para el presupuesto de producción se tiene un total de $ 133.850.940 derivados de
Mano de obra directa, materia prima, insumos y los costos indirectos de fabricación,
además se determinó el total de los costos quitándole la depreciación arrojando un
valor total de $ 126’200.940.
32
6.4. AMBIENTAL
Las actividades del sector industrial, entre ellas las plantas de transformación
alimentaria, producen impactos ambientales que deben prevenirse y manejarse de
manera más amigable con el medio ambiente para contribuir al mantenimiento de los
procesos ecológicos que aseguran la sostenibilidad del patrimonio natural (Miranda,
2005).
6.4.1. Impactos Ambientales
Agua
Antes (Construcción): Por las desviaciones de cauces de su rumbo original
Durante (Operación): Por la contaminación con desechos líquidos y residuos
sólidos, aguas residuales, y aceites o combustibles; disminuyendo así la calidad
del agua que afecta el hábitat que allí se desarrolla y sus consumidores
(animales y humanos) produciendo enfermedades e infecciones. Por lo cual se
debe reducir la contaminación y estar dentro los rangos permisibles de DBO y
DQO
Después (Liquidación): residuos de la construcción y ruina que llegan
directamente a los ríos o cauces.
Suelo
Antes (Construcción): por movimiento de la tierra, y adecuación para la
construcción erosión del terreno y el desplazamiento de animales hacia otros
habitas.
Durante (Operación): procesos de erosión por la contaminación del agua y el
suelo.
Después (Liquidación): erosión por ser un proceso lento y duradero por el
tiempo,
33
Aire
Antes (Construcción): Emisión de material particulado, de gases y emisiones de
polvo no controlado. Sobrepaso de los niveles de ruido por la construcción. Lo
anterior produce cambios en la calidad del aire, problemas a la salud del
personal y alteraciones climáticas
Durante (Operación): Emisión de material particulado, de gases y emisiones de
polvo no controlada; acumulación de gases en el aire. Ruido por las máquinas y
equipos. Olor a alcohol por la emanación de gases.
Fauna y flora
Antes (Construcción): destrucción del hábitat de animales y especies que
provocan su desplazamiento, deforestación del área
Durante (Operación): proceso biológico improductivo, por la falta de condiciones
para el óptimo desarrollo natural de las especies.
Después (Liquidación): crecimiento y desarrollo de especies, invadiendo los
terrenos y las instalaciones, produciendo contaminación visual y aspecto de
ruinas
Paisajes
Antes (Construcción): cambio drásticos de paisaje natural a industrial por toda la
construcción de las instalaciones de la planta.
Después (Liquidación): contaminación visual, por el deterioro de las
instalaciones y equipos que puedan ser subutilizados y dejados en el lugar,
además de toda la vegetación y especies que se desarrollen con el tiempo.
6.4.2. Estrategias de mitigación de los impactos ambientales. Deben ser evaluados los
impactos individuales y acumulativos directos e indirectos, de largo y corto plazo,
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
34
Las estrategias para controlar los impactos ambientales y sociales deben generalmente
ser consideradas en el siguiente orden:
Prevención : evitar el impacto potencial
Minimización: disminuir la escala espacial/temporal del impacto.
Remedio: aplicar las técnicas de la rehabilitación después de que el impacto ha
ocurrido.
Compensación: aceptar el impacto o el impacto residual y compensar
apropiadamente
Para los impactos ambientales, generalmente debe darse preferencia a los controles
permanentes por encima de los temporales, y a las medidas pasivas o de diseño en
lugar de la mitigación una vez ocurrido el daño. Por ejemplo, no producir desechos
generalmente es preferible a tratarlos a deshacerse de ellos.
Es necesario desarrollar un Plan de Manejo Ambiental (PMA) para evaluar, prevenir,
mitigar y corregir todos los impactos que genere la planta de alcohol de guayaba, con el
fin de prevenir el deterioro ambiental, conservar la salud del personal e infraestructura
de la planta.
35
7. LA GERENCIA DEL PROYECTO
7.1. FASE DE INICIO
Para la creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el
municipio de Ibagué, se deben tener presente en primera medida todos los requisitos
legales y normativos para la transformación de productos alimenticios involucrando los
satakeholders, estableciendo claramente los tiempos de cumplimiento de las
actividades los recursos humanos, económicos y técnicos para dar cumplimiento al
alcance y objetivo del proyecto.
7.2. INFORMACIÓN DEL PROYECTO - PROJECT CHARTER
7.2.1. Datos
Proyecto:
Creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de
Ibagué
Fecha de preparación: 1- Agosto de 2015
Patrocinador principal: Oscar Adolfo Barrero Duque
Gerente de Proyecto: Diego Fernando Barreto Azuero
7.2.2. Oportunidad de negocio, objetivo y alcance
Oportunidad de negocio
Ingresar al mercado un producto innovador en la industria del licor, con características
diferentes a los que actualmente se encuentran en el mercado, que lo hacen único
tanto en su forma de preparación como captar nuevos nichos de mercado.
Objetivo
Crear e instalar una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de
Ibagué.
36
Tabla 12. Alcance del Proyecto
HACE PARTE DEL PROYECTO NO HACE PARTE DEL PROYECTO
Estudios preliminares Operación de producción
Licencias y permisos Operación de comercialización y venta de
licor de guayaba
Adecuaciones físicas
Ingeniería del producto
Adquisición de equipos de producción
Adquisición de materias primas e insumos
base de pruebas de producción
Constitución legal de la empresa
Organización de personal
Pruebas y puesta en marcha
Capitalización y cierre
Fuente: el autor
7.2.3. Justificación del Proyecto. La implementación del proyecto de creación e
instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué,
se constituye en una oportunidad de negocio que pretende aprovechar la alta
producción de guayaba en época de cosecha, generando un valor agregado a esta
fruta que se pierde en un alto porcentaje por su carácter perecedero y la inadecuada
comercialización.
La sobreproducción de la guayaba en el departamento del Tolima, es una oportunidad
para iniciar un proceso agroindustrial que permita comercializar este producto
transformado garantizando el surgimiento de nuevos canales de comercialización y de
espacios de generación de empleos y opciones de negocio para los empresarios de la
región.
37
Por lo anterior, el proyecto está orientado a fabricar un nuevo producto a base de
guayaba, como el licor de guayaba; es conveniente llevar a cabo este proceso de
tecnificación y agro industrialización porque permiten jalonar significativamente las
propuestas de desarrollo en la región que se articulan con las políticas emprendimiento
y apoyo a nuevas iniciativas empresariales del gobierno nacional.
Además, si se continua con la falta de interés en el aprovechamiento de la guayaba, en
un futuro, los Productores de la región, aseguran que la guayaba se perderá en un 90%
en la época de máxima cosecha, esto debido a la poca venta que es destinada al
consumo en fresco y ningún tipo de comercialización para la elaboración de productos
procesados, así mismo, se desaprovechara la oportunidad de generar un impacto
basado en el valor agregado, para el desarrollo de la región.
Por último, hay que señalar que este proyecto desde su fase de ejecución pretende
incentivar el advenimiento de nuevas propuestas de desarrollo agroindustrial para el
departamento; en tal sentido el modelo gerencial implementado en esta etapa de
ejecución del proyecto se convertirá en un modelo a seguir en la medida en que
consolide el engranaje y ponga en funcionamiento esta iniciativa empresarial de
transformación y aprovechamiento de la guayaba.
7.2.4. Requisitos expectativa clientes
Producto Aumentado: Al ser un licor diferente desde el concepto de
preparación, al guardar la línea bajo parámetros industriales de producción (en cuanto
al cumplimiento de la normatividad de buenas prácticas y manipulación de alimentos)
hasta su sabor, el licor de guayaba ofrece a quien lo compra la exclusividad de
consumir un producto autóctono y original en su línea.
Adicionalmente, presenta su valor agregado en los siguientes beneficios a los clientes:
Diversión
Exotismo
Diversidad sensorial
38
Experiencia vivencial
Seguridad/inocuidad
7.2.5. Información complementaria
Tabla 13. Entregables / Requerimientos y criterios de aceptación Entregable Criterios de Aceptación
Diseños para las adecuaciones físicas de la planta de producción
Validar que los diseños cumplan con las normas y especificaciones requeridas.
Adecuación física, eléctrica, hidráulica, sanitaria
Las obras deben estar de acuerdo a las especificaciones y a los diseños suministrados
Montaje de equipos requeridos Los equipos se instalaran de acuerdo con los requerimientos técnicos y recomendaciones del fabricante.
Pruebas de operación de equipos Comprobar que los equipos funcionen de manera individual, como parte del conjunto proceso de producción.
Entrega a Operación Entrega a satisfacción a personal asignado
Capitalización y cierre Liquidación de los contratos - Acta de cierre
Fuente: el autor
Tabla 14. Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Nombre Cargo Departamento / División
DIEGO FERNANDO
BARRETO AZUERO
Gerente General (Gerente
del proyecto) Directivo
Fuente: el autor
Tabla 15. Supuestos y Restricciones
Supuestos Restricciones
De acuerdo a la maquinaria adquirida por la empresa, la capacidad de producción para la misma es de 500 Litros de licor de guayaba por semana. Es decir, 2000 litros de licor por mes. Lo que quiere decir que frente a la producción realizada en el año 0 del proyecto estaríamos utilizando solo un 93,1% de la capacidad instalada de la maquinaria, en el año 1 se utilizara el 95,7% de la capacidad y en el año 2 el 98,4%. Por lo cual en el año 3 del proyecto surge la necesidad de inversión en maquinaria
El montaje de equipos debe garantizar la capacidad instalada. La empresa deberá poder operarse con 1 Director de producción, 3 operarios y 1 químico.
39
Supuestos Restricciones
dada el aumento de la demanda y por ende la producción de la empresa en los siguientes años.
La etapa de inicio no debe superar los 4 meses y 20 días.
Las adecuaciones físicas no pueden exceder al 18 de diciembre - 2015
Fuente: el autor
Tabla 16. Recursos, roles y responsabilidades
Recursos Roles Responsabilidades
Sandra Patricia Azuero Triana Sponsors Dueño del proyecto
Diego Fernando Barreto Azuero
Gerente del proyecto
Cumplir con el plan de dirección del proyecto
Garantizar el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas solicitadas
Fuente: el autor
Tabla 17. Riesgos, impactos y contingencias
Riesgos Impactos Contingencias
Financiación Se detiene el proyecto Buscar socios capitalistas
Ingreso de nuevos competidores
Disminuye la demanda
Garantizar la salida en operación de la empresa,
establecer mecanismos de seguimiento y control
Fuente: el autor
Tabla 18. Cronograma (Tiempo) e Hitos
HITO FECHA
CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL PROYECTO Agosto 5 de 2015
CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR Agosto 12 de 2015
CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA Agosto 14 de 2015
ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE LA BODEGA Octubre 13 de 2015
El proyecto está diseñado para que se ejecute en 140 días de acuerdo a lo establecido en la ruta
crítica. Ruta crítica
40
HITO FECHA
COMPRA E INSTALACION DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO
Diciembre 2 de 2015
CONTRATACIÓN PERSONAL DE OPERACIÓN Diciembre 9 de 2015
PRUEBA PILOTO Diciembre 17 de 2015
ENTREGA DEL PROYECTO Diciembre 18 de 2015 Fuente: el autor
7.2.6. Presupuesto estimado. El proyecto tiene un costo total de $ 237.815.508, en la
fase de inicio y ejecución desagregado así: Inversiones Fijas: $ 113.390.000 e
Inversiones diferidas $124.425.508.
Tabla 19. Costo de personal
COSTO PERSONAL ETAPA EJECUCIÓN
VALOR
TOTAL $ 33.700.000
Fuente: el autor
Tabla 20. Costos de funcionamiento
COSTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO E IMPREVISTOS
VALOR
TOTAL $ 11.833.333
Fuente: el autor
Tabla 21. Inversiones fijas
Inversiones fijas VALOR TOTAL
MUEBLES Y ENSERES $ 3.190.000
EQUIPOS DE COMPUTO $ 6.200.000
MAQUINARIA Y EQUIPOS $ 76.500.000
VEHICULOS $ 27.500.000
TOTAL $ 113.390.000
Fuente: el autor
41
Tabla 22. Activos intangibles, adecuaciones y prueba piloto
ÍTEM VALOR
ACTIVOS INTANGIBLES $ 67.828.175
ADECUACIONES $ 29.220.000
PRUEBA PILOTO $ 11.864.000
Fuente: el autor
Figura 2. Involucrados y sus intereses
Fuente: el autor
Tabla 23. Aprobaciones
Aprobaciones Fecha Firma
Sponsor:
Sandra Patricia Azuero
Gerente de Proyecto Diego Fernando Barreto Azuero
Fuente: el autor
42
Tabla 24. Acta de inicio
Título del Proyecto
Creación e instalación de una planta de producción de licor de
guayaba en el municipio de Ibagué
Valor del
Contrato
(fase
Inicio)
$237.815.508
Nombre del
contratante SANDRA PATRICIA AZUERO
No. Del
Contrato 2015-001
Objeto del Contrato
Realizar la implementación de la fase de ejecución del proyecto
“Creación e instalación de una planta de producción de licor de
guayaba en el municipio de Ibagué” de acuerdo, con las
especificaciones técnicas contenidas en el estudio de factibilidad.
Gerente del Proyecto DIEGO FERNANDO BARRETO
AZUERO Teléfono 3003149147
Interventor SAULO ATHOS ACEVEDO
OSSA Teléfono 3006148133
En Ibagué a los 01 días del mes de agosto del 2015 se reunieron en la cra. 3ª No, 25-38 Ibagué, SANDRA PATRICIA AZUERO TRIANA en calidad del patrocinador del proyecto y DIEGO FERNANDO BARRETO AZUERO, en calidad de gerente del proyecto, con el fin de dar inicio al proyecto denominado:
43
Creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué, según contrato suscrito entre ambas entidades.
FECHA DE INICIACION: Agosto 1 de 2015
TIEMPO DE EJECUCION: 4 meses y 20 días
FECHA FINALIZACION: Diciembre 18 de 2015
OBSERVACIONES:
FORMA DE PAGO: el contratante entregara un anticipo del 50% con la firma del Acta de inicio del proyecto, y el 50% restante en entregas parciales de acuerdo con los requerimientos establecidos en el proyecto, y soportes de ejecución.
POLIZAS: se efectuará una póliza de cumplimiento por el 30% del valor del proyecto fase inicio con la entidad.
GERENTE DEL PROYECTO:
DIEGO FERNANDO BARRETO AZUERO _________________________
CONTRATANTE:
SANDRA PATRICIA AZUERO TRIANA _________________________
INTERVENTOR:
SAULO ATHOS ACEVEDO OSSA _______________________
________________________________________________________
FIRMA CONTRATISTA – CONTRATANTE
44
Tabla 25. Matriz Stakeholder
Fuente: el autor
7.3. PLANIFICACIÓN
Se realiza la estrategia para el cumplimiento del objetivo general del proyecto,
realizando las actividades direccionadas a la etapa de ejecución del proyecto en los
tiempos establecidos y la manera en que cada una de las actividades serán
controladas para optimizar recursos y evitar reprocesos que puedan afectar el flujo de
dinero presupuestado para cada actividad (Guido y Clements, 1999).
Stakeholder Temas de responsabilidad social Interés del stakeholder Interés de la empresa
Derechos de accionista
Revelación de información
Composición de la junta
Auditorias, cuentas
Remuneración de los ejecutivos
Fuente local
Comercio justo
Garantías de compras
Compromisos a largo plazo
Servicios y productos beneficiosos socialmente
Productos seguros y confiables
Información, etiqueta
marketing, garantía
Privacidad del consumidor
Trabajo infantil, forzado
Libertad de asociación
Negociación colectiva
No discriminación
Salud y seguridad
Horarios
Medidas disciplinarias
Acoso sexual
Capacitación
Instalaciones y dormitorios
Trabajo en el hogar
Protección social
Empleo, Capacitación
Transferencia de tecnología
Infraestructura
Impuestos
Competencia para recursos
Desplazamiento de población
Patrimonio cultural
Sitio religioso
Filantropía
Proyectos sociales (realización de derechos
humanos)
Prevención de conflicto
Negocio en área de conflicto
Competencia justa,
Propiedad intelectual
Corrupción
Conflicto de interés
Comercio justo
Contribuciones políticas
Prevención de la contaminación
Uso de la tierra
Preservación de los ecosistemas
Ciclo de vida de un producto
Autoridad
Empleo, impuestos, aspecto
urbano, emisiones medio
ambientales
Condiciones ventajosas, impuestos bajos
Organizaciones medio
ambientales
Emisiones bajas, protección de las
especiesBuenas relaciones, no campaña de boicoteo
Empleados
Empleo seguro, remuneración
adecuada, participación, seguridad
de trabajo
Buena prestación laboral, motivación
Vecinos, comunidades locales
Mínimo ruido, ninguna emisión en el
aire, generación de empleos,
servicios sociales
Buenas relaciones de vecindad, buena
aceptación de la empresa en el entorno social
ClientesCalidad buena, precios bajos,
condiciones de producción
Buen imagen del producto y de la empresa,
lucro suficiente
Accionistas Rentabilidad suficiente Confianza, margen de actuación
ProveedoresRelaciones a largo plazo, pago
puntual, exigencias de calidad
Calidad buena, precios bajos, abastecimiento
asegurado
45
La estrategia metodológica para cumplir con el objetivo del proyecto es la siguiente:
- Se identificarán las actividades para lograr las metas establecidas para la ejecución
del proyecto
- Se delegarán responsables para cada una de las actividades encontradas
- Se identificarán las evidencias que permitan el cumplimiento de la ejecución de las
actividades
- Se realizará un ajuste de los tiempos requeridos para cada una de las actividades
sin que altere el tiempo de entrega del proyecto.
- Se especificarán los costos en cada una de las actividades y los tiempos en que se
requiera del flujo de efectivo para realizar compras, adecuaciones, arrendamientos,
contratos, etc.
- Se definirán los perfiles requeridos para el personal a contratar que se requiere para
la etapa de ejecución del proyecto con el fin de que cumplan con las competencias
requeridas para tal fin.
- Se definirá la estructura organizacional óptima para el cumplimiento de la etapa de
ejecución del proyecto.
- Se dejarán los lineamientos para el correcto flujo de la comunicación y información
que se requiera para el correcto desarrollo del proyecto en su etapa de ejecución.
- Se realizará la identificación de los riesgos que pueden afectar el correcto desarrollo
para el proyecto en la etapa de ejecución verificando la forma de prevenirlos y evitar
que se presenten y llevar a feliz término el proyecto.
- Determinar el modelo de contratación más acertado para la etapa de ejecución del
proyecto donde la variable más importante es el tiempo total hasta la entrega del
proyecto.
- Se identificarán los controles adecuados para todas las actividades a realizar en la
etapa de ejecución del proyecto con el fin de dar cumplimiento al objetivo general del
proyecto, además de cumplir con los tiempos establecidos y ejecución del
presupuesto.
- Mostrar el modelo gerencial utilizado de manera transversal para el cumplimiento de
las actividades y de acuerdo a la planificación de la etapa de ejecución del proyecto.
46
- Para lograr la planificación del proyecto en su etapa de ejecución a continuación se
desarrolla una estructura metodológica para dar cumplimiento al objetivo general del
proyecto de acuerdo a lo planeado.
7.4. GESTIÓN DEL ALCANCE
7.4.1. Estructura de división del trabajo (E.D.T). Para la EDT del proyecto las
actividades están descritas en el Anexo A, en el cual se establecieron 12 para cumplir
con el objetivo del proyecto, donde se desglosan las actividades y sub-actividades
desde la contratación del gerente del proyecto hasta la entrega del proyecto donde se
requiere definir los tiempos y controles, además de los recursos y entregables
abarcando el alcance de la fase de ejecución del proyecto (Méndez, 2000).
7.4.2. Descripción de las actividades. La descripción de las actividades se detalla en el
Anexo B donde se hace referencia a la caracterización de las actividades describiendo
cada una de ellas y especificando cuales son los entregables una vez se completen,
además también incluye cual es la fuente de verificación lo cual será el soporte de
cumplimiento y anexo para el acta de entrega para el proyecto (Morales, 2009).
7.4.3. Matriz de responsabilidades. La matriz de responsabilidades para el proyecto se
puede evidenciar en el Anexo C donde se detalla el nivel de responsabilidad del
gerente del proyecto y de cada uno de los integrantes del equipo nuclear para el logro
de los objetivos del proyecto, es importante definir los roles que se tienen y las
responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo nuclear en cada una de
las actividades anteriormente identificadas y descritas con sus respectivas fuentes de
verificación y entregables que cada uno de los responsables debe referenciar y dar
cumplimiento de acuerdo a lo establecido en la matriz de descripción de las actividades
47
7.5. GESTIÓN DEL TIEMPO
7.5.1. Definición de precedencias. Se realizó el análisis de las actividades identificando
las actividades predecesoras para la EDT identificada para el proyecto para lo cual se
obtuvo lo siguiente:
Tabla 26. Precedencia de actividades
No. ACTIVIDADES EDT PRECEDENCIA
1 CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTO N/A
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR 1
3 REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES
DEL PROYECTO 1
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA 2
5 ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE
LA BODEGA 4
6 COMPRA Y MONTAJE MOBILIARIO 5
7 COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO 4
8 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING 6
9 DISEÑO DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN 6
10 CONTRATACIÓN PERSONAL DE
OPERACIÓN 7;9
11 PRUEBA PILOTO 9;10
12 ENTREGA DEL PROYECTO 8;11
Fuente: el autor
48
7.5.2. Programación para la ejecución del proyecto - Duración estimada de cada
actividad. Se determinó el tiempo estimado para cada una de las actividades
identificadas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto descrito en la siguiente
tabla:
Tabla 27. Tiempo estimado actividades EDT
No. ACTIVIDADES EDT TIEMPO
OPTIMISTA
TIEMPO MAS
PROBABLE
TIEMPO PESIMISTA
DURACIÓN (DIAS)
1 CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTO 2 4 12 5
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR 4 6 14 7
3 REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES
DEL PROYECTO 2 3 4 3
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA 1 2 3 2
5 ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE
LA BODEGA 45 55 95 60
6 COMPRA Y MONTAJE MOBILIARIO 4 5 12 6
7 COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO 40 45 80 50
8 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING 40 50 72 52
9 DISEÑO DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN 8 9 16 10
10 CONTRATACIÓN PERSONAL DE
OPERACIÓN 4 6 14 7
11 PRUEBA PILOTO 6 7 14 8
12 ENTREGA DEL PROYECTO 1 1 1 1
Fuente: el autor
7.5.3. Cálculos de programación. Se realizó la identificación de los tiempos más
tempranos y más tardíos de inicio con el fin de definir las holguras y definir también las
actividades que requieren un control estricto de inicio, de igual manera se identificó los
tiempos más tempranos y tardíos de finalización de las actividades con el mismo fin de
establecer controles y terminar en los tiempos exactos con el fin de evitar reprocesos y
malgasto de recursos que puedan alterar el correcto desarrollo del proyecto,
representados en el Anexo D.
49
7.5.4. Diagrama de red. Se realizó el diagrama de red para las actividades del EDT de
acuerdo a los tiempos tempranos y tardíos ya establecidos. El diagrama de red se
puede evidenciar en el Anexo E.
7.5.5. Holgura total. De acuerdo a lo evidenciado en el diagrama de red se obtuvo la
siguiente holgura para todas las actividades de la EDT:
Tabla 28. Holgura de las actividades de la EDT
No. ACTIVIDADES EDT PRECEDENCIA TIEMPO
ESTIMADO HOLGURA
1 CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTO N/A 5 0
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR 1 7 0
3 REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES
DEL PROYECTO 1 3 6
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA 2 2 0
5 ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE LA
BODEGA 3;4 60 0
6 COMPRA Y MONTAJE MOBILIARIO 5 6 34
7 COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO 5 50 0
8 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING 6 52 7
9 DISEÑO DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN 6 10 34
10 CONTRATACIÓN PERSONAL DE
OPERACIÓN 7;9 7 0
11 PRUEBA PILOTO 7;9;10 8 0
12 ENTREGA DEL PROYECTO 8;11 1 0
Fuente: el autor
50
7.5.6. Definición ruta crítica. De acuerdo a lo evidenciado se toman las actividades de
la EDT que tienen holgura cero para determinar la ruta crítica para lo cual se obtiene lo
siguiente:
Tabla 29. Ruta crítica
No. ACTIVIDADES EDT PRECEDENCIA TIEMPO
ESTIMADO HOLGURA
1 CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTO N/A 5 0
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR 1 7 0
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA 2 2 0
5 ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE LA
BODEGA 3;4 60 0
7 COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO 5 50 0
10 CONTRATACIÓN PERSONAL DE
OPERACIÓN 7;9 7 0
11 PRUEBA PILOTO 7;9;10 8 0
12 ENTREGA DEL PROYECTO 8;11 1 0
Fuente: el autor
De acuerdo a lo establecido las actividades a las cuales se les debe realizar estricto
seguimiento de acuerdo a la EDT son las actividades 1, 2, 4, 5, 7, 10, 11, 12. Para esto
el gerente debe con la matriz de responsabilidades establecer los entregables y
tiempos requeridos para que se ajusten a los objetivos establecidos para el
cumplimiento del proyecto.
7.6. GESTIÓN DEL COSTO
7.6.1. Costo del personal. Se define el costo del personal para la ejecución del
proyecto para lo cual se muestra la siguiente tabla:
51
Tabla 30. Costo personal
CARGOS VALOR MES VALOR
CONTRATO
GERENTE DEL PROYECTO
$ 3.500.000 $ 16.333.333
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO $ 2.500.000 $ 6.416.667
DIRECTOR DE PROCESOS
$ 2.500.000 $ 5.416.667
DIRECTOR DE ADECUACIONES
$ 2.500.000 $ 5.000.000
ASESOR JURIDICO $ 800.000 $ 533.333
TOTAL $ 33.700.000
Fuente: el autor
Los costos del personal para la ejecución del proyecto entre los cuales está el equipo
nuclear, el gerente del proyecto y el asesor jurídico tiene un valor de $ 33.700.000.
7.6.2. Costos generales de funcionamiento e imprevistos
Tabla 31. Costos generales
MOTIVO VALOR
MENSUAL COSTO PROYECTO IMPLEMENTACIÓN
ARRENDAMIENTO $ 2.280.000 $ 9.500.000
AGUA $ 120.000 $ 500.000
LUZ $ 170.000 $ 708.333
VIGILANCIA $ 150.000 $ 625.000
PAPELERIA $ 20.000 $ 83.333
ASEO $ 100.000 $ 416.667
TOTAL $ 11.833.333
Fuente: el autor
Los costos generales para la ejecución del proyecto se encuentran en $ 11.833.333,
y para los imprevistos se toma de base el 3 % del total de los costos generales para lo
cual tendremos disponibles $ 350.000.
52
7.6.3. Inversiones en activos fijos. Para el proyecto se tiene estimado la siguiente tabla
donde se describen los activos fijos requeridos para la puesta en operación de la planta
productora de licor de guayaba:
Tabla 32. Activos fijos
Fuente: el autor
Muebles y Enseres
ESCRITORIOS 6 $ 200.000 $ 1.200.000 10,0% $ 120.000
SILLAS 18 $ 55.000 $ 990.000 10,0% $ 99.000
ARCHIVADOR 1 $ 600.000 $ 600.000 10,0% $ 60.000
TELEFONO 6 $ 50.000 $ 300.000 10,0% $ 30.000
TELEFONO FAX 1 $ 100.000 $ 100.000 10,0% $ 10.000
TOTAL MUEBLE Y ENSERES $ 3.190.000 $ 319.000
Equipo de computo
COMPUTADORES 6 $ 1.000.000 $ 6.000.000 33% $ 1.980.000
IMPRESORA 1 $ 200.000 $ 200.000 33% $ 66.000
TOTAL EQUIPO COMPUTO $ 6.200.000 $ 2.046.000
Maquinaria y Equipo
BASCULA 2 $ 450.000 $ 900.000 10% $ 90.000
BANDA TRANSPORTADORA 2 $ 500.000 $ 1.000.000 10% $ 100.000
TRANSPORTADORA DE RODILLOS
CON ASPERSORES 1 $ 2.500.000 $ 2.500.000 10% $ 250.000
DESPULPADORA 1 $ 2.000.000 $ 2.000.000 10% $ 200.000
DESTILADOR 1 $ 7.000.000 $ 7.000.000 10% $ 700.000
CONDENSADOR 1 $ 3.000.000 $ 3.000.000 10% $ 300.000
TANQUE 6 $ 1.000.000 $ 6.000.000 10% $ 600.000
FILTRO DE MEMBRANAS 1 $ 1.500.000 $ 1.500.000 10% $ 150.000
ENVASADORA Y ETIQUETADORA 1 $ 14.500.000 $ 14.500.000 10% $ 1.450.000
EQUIPO DE LABORATORIO 1 $ 6.000.000 $ 6.000.000 10% $ 600.000
CUARTO DE REFRIGERACION 1 $ 5.000.000 $ 5.000.000 10% $ 500.000
CALDERA Y PLANTA DE
TRATAMIENTO DE AGUA 1 $ 12.000.000 $ 12.000.000 10% $ 1.200.000
PLANTA ELECTRICA 1 $ 13.000.000 $ 13.000.000 10% $ 1.300.000
MOTOBOMBAS 3 $ 700.000 $ 2.100.000 10% $ 210.000
TOTAL MAQUINARIA $ 76.500.000 $ 7.650.000
Vehiculos
TURBO 1 $ 27.500.000 $ 27.500.000 5% $ 1.375.000
TOTAL VEHICULOS $ 27.500.000 $ 1.375.000
INVERSION INICIAL ACTIVOS FIJOS $ 113.390.000 $ 11.390.000
% DEPRECIACION DEPRECIACION ANUALTIPO DE ACTIVO FIJO CANTIDADES VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
53
7.6.4. Inversiones en activos intangibles.
Tabla 33. Activos intangibles
ACTIVOS INTANGIBLES VALOR
SOFTWARE CONTABLE $ 4.800.000
MICROSOFT OFFICE $ 450.000
PUBLICIDAD $ 15.445.000
PROMOCION $ 10.200.000
CAMARA DE COMERCIO $ 1.059.750
LICENCIA AMBIENTAL $ 806.460
LICENCIA ADECUACION CURADURIA $ 1.341.840
REGISTRO SANITARIO $ 2.180.167
REGISTRO MERCANTIL $ 732.600
REGISTRO DE MARCA $ 502.500
SYCO Y ACINPRO $ 289.858
TOTAL $ 67.028.175
Fuente: el autor
Las inversiones diferidas están estimadas en un total de $ 67’028.175 lo cual está
distribuido en licencias de software para el área administrativa en el plan de marketing
y la parte legal de proyecto.
7.6.5. Costos por contratación a terceros. Se realizará la contratación por terceros las
obras de adecuación supervisadas por el Jefe de adecuaciones.
Tabla 34. Contratación a terceros MOTIVO COSTO
ADECUACIONES $ 29.220.000
Fuente: el autor
Se realizará una inversión para las adecuaciones de las instalaciones y poder poner en
operación la planta de producción de licor de guayaba por un valor de $ 29.000.000,
trabajos que serán encabezados y dirigidos por el Jefe de adecuaciones.
54
7.6.6. Desglose de costos del proyecto (actividad Vs tiempo). Para el proyecto se
realizó el siguiente flujo de caja durante el tiempo de ejecución que se estima para
realizar todas las actividades planeadas con sus respectivos responsables,
identificando el porcentaje de participación que tiene cada una de las actividades con
respecto al costo de inversión y el valor total que tiene cada una de las mismas.
Tabla 35. Costos actividades vs tiempo
Fuente: el autor
No. ACTIVIDAD EDTTIEMPO
ESTIMADOMES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 (20 DIAS) TOTAL
% de
participación
1CONTRATACIÓN DEL
GERENTE DEL PROYECTO5 $ 690.000 $ 690.000 0,29%
2CONTRATACIÓN DEL
EQUIPO NUCLEAR7 $ 596.667 $ 596.667 0,25%
3
REVISIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
AJUSTES DEL PROYECTO
3 $ 326.667 $ 326.667 0,14%
4CONSTITUCIÓN LEGAL DE
LA EMPRESA2 $ 5.104.875 $ 5.104.875 2,15%
5
ARRENDAMIENTO Y
ADECUACION DE LA
BODEGA
60 $ 15.229.967 $ 25.950.000 $ 14.395.000 $ 2.840.000 $ 1.893.333 $ 60.308.300 25,36%
6COMPRA Y MONTAJE
MOBILIARIO6 $ 15.000.000 $ 15.000.000 6,31%
7
COMPRA E INSTALACION
DE LA MAQUINARIA Y
EQUIPO
50 $ 35.090.000 $ 70.180.000 $ 9.357.333 $ 114.627.333 48,20%
8
DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING
10 $ 6.931.731 $ 20.795.192 $ 8.318.077 $ 36.045.000 15,16%
9DISEÑO DE PROCESOS DE
PRODUCCIÓN10 $ 2.000.000 $ 2.000.000 0,84%
10
CONTRATACIÓN
PERSONAL DE
OPERACIÓN
7 $ 1.400.000 $ 1.400.000 0,59%
11 PRUEBA PILOTO 8 $ 1.600.000 $ 1.600.000 0,67%
12 ENTREGA DEL PROYECTO 1 $ 116.667 $ 116.667 0,05%
$ 21.948.175 $ 25.950.000 $ 73.416.731 $ 93.815.192 $ 22.685.410 $ 237.815.508 100%TOTAL
55
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD
Para la gestión de la calidad se tendrán en cuenta los requisitos mínimos legales para
el correcto desempeño a futuro de la empresa que corresponden a lo siguiente:
- Estados contables –NIC y financieros – NIIF- obligatorios a partir del 1 de enero
de 2015.
- Plan de manejo ambiental (Min. Ambiente Resolución No. 541 de 1994)
- Seguridad y Salud en el trabajo – Decreto 1072 de 2015
- Riesgos laborales Ley 1562 de 2012.
También se gestionará el registro INVIMA para establecimiento procesador de
alimentos y bebidas alcohólicas en condiciones sanitarias y Buenas Prácticas de
Manufactura, para lo cual el soporte legal está comprendido de la siguiente manera:
- Decreto 3075 de 1997, (Título I, Artículo 2, Capítulo V, Artículo 25)
- Decreto 1686 de 2012, (todos)
- Decreto 2078 de 2012, (Todos)
- Decreto Ley 019 de 2012, (Artículo 9 y 26)
- Ley 9 de 1979, (Art. 576 y SS)
- Ley 399 de 1997, (Todos)
- Resolución 2014026516 de 2014, (Todos)
- Resolución 2014034350 de 2014, (todos)
Todos los requisitos legales y de certificación deben ser revisados periódicamente una
vez la fábrica entre en producción y comercialización del producto.
56
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
9.1. ORGANIGRAMA
Para el montaje de una planta productora de licor a base de guayaba en la ciudad de
Ibagué departamento del Tolima, en su etapa de ejecución del proyecto, se identifica el
personal que hará parte del núcleo profesional que llevara a cabo las actividades de
trabajo programadas para esta etapa, contando con los perfiles idóneos y
características éticas y profesionales que llevaran al éxito de este proyecto. Además se
identificaran los niveles jerárquicos y las líneas de staff que servirán de soporte para la
etapa de ejecución del proyecto.
Figura 3. Organigrama del proyecto
Fuente: el autor
9.2. DESCRIPCIÓN NIVELES JERÁRQUICOS
- Accionistas: En este nivel se encontraran los accionistas quienes serán los que
tomen las decisiones a partir de la viabilidad técnica, económica, ambiental y el
recurso humano del proyecto para que este sea manejado de manera integral.
INVERSIONISTAS
DIRECTOR DE ADECUACIONE
DIRECTOR DE PROCESOS
DIRECTOR ADMIN. Y
GERENTE DEL PROYECTO ASESOR
JURÍDICO
57
- Nivel directivo: En este escalón encontramos al gerente del proyecto, quien es
el responsable de alcanzar los objetivos tanto generales como específicos
direccionados hacia el cumplimiento de indicadores de gestión.
- Nivel ejecutivo: En este nivel encontramos el equipo nuclear del proyecto, quien
será el encargado de dirigir las actividades programadas por el gerente del
proyecto
- Las principales funciones del staff contratado son: Consultoría y asesoría a la
dirección del proyecto y la ejecución de labores puntuales.
9.3. RELACIONES DE COORDINACIÓN ENTRE LOS NIVELES JERÁRQUICOS
En aras de configurar una estructura organizacional armoniosa y eficiente, en el
desarrollo y la consecución de los objetivos de la etapa de ejecución del proyecto y
dado el estilo de dirección, se ha considerado como el modelo organizacional más
indicado la estructura funcional.
La estructura organizacional funcional organiza las áreas de trabajo sistemáticamente
por funciones, permitiendo la interacción e integración del personal jerárquicamente y
operativamente al cumplimiento de las funciones delegadas y los objetivos planteados.
VENTAJAS
Se distribuyen responsabilidades
Se organiza en áreas de apoyo y negocio.
Se organiza grupo gerencial o dirección.
Se facilita el proceso de planeación.
Se orientan esfuerzos hacia áreas productivas y rentables.
Se organiza el área financiera para el manejo de los costos y finanzas
DESVENTAJAS
Se pierde comunicación con cada área.
El conocimiento de detalles se delega.
58
En un comienzo se puede presentar dificultades en la administración del
personal.
9.4. DESCRIPCIÓN DE LOS PERFILES
Los perfiles son fundamentales en la búsqueda del personal idóneo en la etapa de
ejecución del proyecto porque van a permitir que se haga un trabajo eficiente y
productivo en cada una de las estructuras del proyecto.
9.4.1. Gerente del proyecto. El gerente será el encargado de la planificación,
organización, coordinación y control de cada una de las fases de ejecución del
proyecto. Asimismo es el encargado de verificar el cumplimiento de metas y liderar el
equipo de trabajo.
Formación académica: el gerente de proyecto debe ser un profesional en una
disciplina administrativa o afines, con una especialización en gerencia de proyectos
o alta gerencia y con conocimientos en sistemas de gestión de calidad y sistemas de
información gerencial y hablar y escribir en inglés.
Habilidades: el gerente del proyecto se debe caracterizar por ser un líder integral,
capaz de conformar y fortalecer equipos de trabajo y organizar estructuras de trabajo
y toma de decisiones.
Experiencia: El gerente de proyecto debe poseer como mínimo tres años de
experiencia en formulación, ejecución y gerencia de proyectos.
Funciones:
- Definir los objetivos del proyecto
- Manejar los recursos, físicos, financieros y humanos
- Administrar costos y presupuestos
- Determinar el alcance del proyecto
- Participar en la definición del equipo nuclear
- Analizar y manejar los riesgos
59
- Orientar y delegar funciones al equipo de trabajo
- Hacer seguimiento y control
- Administrar los cambios que se presenten en el proyecto.
9.4.2. Descripción del perfil del equipo nuclear. Dentro de los funcionarios del equipo
nuclear se destacan los siguientes:
1) Director de adecuaciones: Sera el encargado de coordinar, ejecutar y supervisar la
adecuación y el mejoramiento de la infraestructura física y material que se necesita
para la puesta en operación del proyecto.
Formación: Ingeniero civil o arquitecto
Experiencia: Como mínimo tres años en la ejecución de obras civiles.
Habilidades: Trabajo en equipo, delegación de funciones y toma de decisiones.
Funciones:
- Asesorar estudios de sismo resistencia, vulnerabilidad y de espacio para
acoplamiento de maquinaria.
- Asesorar la adquisición de permiso de construcción ante el ente territorial.
- Seleccionar la mano de obra no calificada para la obra
- Asesorar la adquisición de materiales y equipos necesarios para la construcción
- Supervisar y dirige el buen desempeño de la obra
2) Director de procesos: Es el encargado de asesorar la compra de maquinaria y
equipos necesarias para la puesta en funcionamiento de la planta de producción,
además de estandarizar el proceso de producción y el producto a través del diseño
del proceso que se ajuste a los costos y tiempos de producción.
Formación: Ingeniero industrial o agroindustrial con conocimientos en montajes de
planta de producción.
Experiencia: Mínima de tres años en procesos de producción y procesamiento de
alimentos, adecuación y distribución de planta.
Habilidades: Trabajo en equipo, manejo de recurso humano, capacidad de trabajar
bajo presión.
Funciones:
60
- Asesorar la compra y adquisición de equipos y maquinaria
- Realizar el montaje de equipos y maquinarias
- Realizar la distribución de la planta.
- Verificación de equipos en la prueba piloto
- Manejo de personal encargado del montaje y prueba piloto.
3) Director administrativo y financiero: Es el encargado de realizar la constitución legal
de la empresa, realizar los respectivos contratos de arrendamiento y del personal y
realizar el plan de marketing de la empresa.
Formación: Administrador de empresas, Ingeniero industrial con conocimientos en
movimientos financieros y compra de materiales y equipos.
Experiencia: Mínima de dos años en creación y puesta en marcha de proyectos de
inversión.
Habilidades: Trabajo en equipo, manejo de recurso humano, capacidad de trabajar
bajo presión.
Funciones:
- Realizar la adquisición de equipos y maquinaria
- Realizar la adquisición y montaje del equipo mobiliario
- Realizar el montaje de equipos y maquinarias
- Elaborar el plan de marketing (publicidad, campaña de expectativa, etc.).
Para fortalecer el desarrollo de las actividades del plan de ejecución del proyecto se
hace necesario adquirir los servicios de un profesional por línea staff (el cual es el
asesor jurídico), quien realizará el acompañamiento en la parte jurídica para los
procesos de contratación del personal, contrato de arrendamiento y constitución
legal de la empresa.
61
10. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
10.1. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
Es indudable que uno de los elementos indispensables para el éxito de la etapa de
ejecución del proyecto es la comunicación; Randolph (1993) cuenta que este elemento
es el que permite articular y direccionar el flujo de información necesaria en cada una
de las áreas funcionales de la estructura organizacional de la etapa de ejecución del
proyecto.
Para realizar un buen sistema de información y comunicación en el proyecto se hace
necesario planificar el proceso comunicativo, identificando en primer lugar los actores
de la acción comunicativa y sus niveles de jerarquía (Palacios, 2005).
En segunda instancia, es primordial identificar los métodos y canales de comunicación
y los métodos de distribución y análisis de la misma; en este orden de ideas a
continuación se desarrolla y específica cómo se comunicara las acciones y órdenes y
se transmitirá la información tanto a nivel interno como a nivel externo.
10.2. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN.
En nuestro proyecto se van a utilizar los diferentes mecanismos de comunicación que
se requiera, de acuerdo al tipo de información o dialogo se optara por uno de los
siguientes métodos:
Comunicación escrita formal
Comunicación verbal formal
Comunicación no verbal formal
Comunicación escrita informal
Comunicación verbal informal.
62
Asimismo, como estrategias de información y herramientas de transmisión de
comunicación se van usar (las reuniones, las videoconferencias, listas de chequeo,
correos electrónico y diálogos directos cara a cara o grupales).
Para el cumplimiento de los objetivos del proyecto se ha planteado un plan de
comunicaciones que se puede evidenciar en el Anexo 6. En el cual describe la
interacción entre los accionistas, el gerente del proyecto y el equipo nuclear del
proyecto.
10.3. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Para la gestión de la documentación el único responsable de la documentación
generada durante la ejecución del proyecto es el gerente de proyecto ya que el se
encuentra durante todo el periodo de ejecución y es quien entregara al final la planta
productora de licor de guayaba en operación. Para tal fin se muestra la siguiente tabla:
63
Tabla 36. Gestión documental del proyecto
Fuente: el autor
No. ACTIVIDADES EDT Documento generado Lugar de reposo Responsable
1CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTOContrato de trabajo OPS
Carpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR Contrato de trabajo OPSCarpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
3REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES DEL
PROYECTOProyecto ajustado
Carpeta área
técnica
Gerente del
proyecto
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESADocumentación legal de
la empresa
Carpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
5ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE LA
BODEGA
Contrato de
arrendamiento; Contrato
de obra.
Carpeta contable y
Financiera
Gerente del
proyecto
6 COMPRA Y MONTAJE MOBILIARIOContrato de
compraventa
Carpeta contable y
Financiera
Gerente del
proyecto
7COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO
Contrato de
compraventa
Carpeta contable y
Financiera
Gerente del
proyecto
8DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING
Plan de Marketing
(espectativa y
promoción)
Carpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
9 DISEÑO DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN Procesos documentadosCarpeta área
técnica
Gerente del
proyecto
10 CONTRATACIÓN PERSONAL DE OPERACIÓNContratos laborales
termino fijo
Carpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
11 PRUEBA PILOTO Videos y fotografias Carpeta área
técnica
Gerente del
proyecto
12 ENTREGA DEL PROYECTO Actas de entregaCarpeta área
administrativa
Gerente del
proyecto
64
11. GESTIÓN DEL RIESGO
En el caso, especifico de nuestro proyecto, la creación de una planta de licor de
guayaba, es posible señalar que esté puede estar expuesto a factores externos,
internos, sistémicos, que son capaces de ocasionar efectos nefastos, colocando en
juego un sinnúmeros de recursos económicos, cuyo producto final debe ser la
rentabilidad y utilidad de la empresa.
Es así como, se hace menesteroso predeterminar de alguna manera probabilística, el
riesgo presente o lo que pueda pasar en el futuro de nuestro proyecto; de acuerdo a lo
anterior es muy importante, en el desarrollo y éxito del no solo en la ejecución sino en
todo el ciclo de vida del proyecto u horizonte identificar e intervenir aquellas situaciones
altamente peligrosas para la estabilidad económica, social, política, técnica,
organizacional, administrativa y financiera del proyecto; Por esta razón, en nuestro
proyecto la configuración del plan de gestión de riesgo, se ha basado en la elaboración
de un sistema de escenarios posibles donde se midan los riesgos de cualquier
decisión que se tome sobre el proyecto.
Por ello, se considera en el caso específico de la creación de la planta de producción
de licor de guayaba, que es un proyecto que está en la posibilidad de disminuir sus
niveles de riesgo e incertidumbre si se toman las siguientes medidas de intervención:
En primera instancia, es preciso que el gerente del proyecto y su equipo nuclear
definan y limite aquellos dables riesgos que se puedan manifestar en la etapa de
ejecución, operación y desarrollo del proyecto.
En segundo lugar, se debe identificar, analizar y sistematizar los riesgos internos,
externos y sistémicos que se evidencien, con el ánimo de minimizar el impacto del
riesgo en el proyecto.
En un tercer momento, es menesteroso planificar los riesgos, con el propósito de
definir los las estrategias de intervención de los riesgos; asimismo, se debe realizar un
65
proceso estricto y meticuloso de evaluación del riesgo, para interpretar las
consecuencias y priorización de cada riesgo, posteriormente, es importante por parte
de la gerencia del proyecto cuantificar y cualificar las clases de riesgos y en qué
sectores se presentan o hacen mayor daño.
Por último, debe haber claridad que ninguna de estas acciones tiene sentido si no se
avanza en la configuración de un plan de contingencia, capaz de vigilar, dar respuesta
y controlar todas aquellas situaciones adversas capaces de modificar y amenazar el
rumbo y el alcance del proyecto.
Por ende, pensar de manera general que se puede configurar un plan o programa que
de forma holística elimine totalmente las incertidumbres o riesgos que suelen
manifestarse en el desarrollo evolutivo del proyecto de creación de una planta de
producción de licor de guayaba, es algo difícil de creer; no obstante, lo que sí es seguro
plantear es que la elaboración rigurosa de un programa de gestión de riesgo coadyuva
a plasmar actividades y tomar decisiones organizativas y logísticas que van a permitir
reducir en un gran numero las eventualidades que se puedan generar en este proyecto.
Por este motivo, el diseño y la realización del plan o programa de gestión de riesgo,
surge del análisis detallado y concienzudo de todas aquellas situaciones que pueden
ser factores de riesgo; de igual manera se consolido gracias a una metodología de
trabajo y operación que permitía suministrar datos e información de los
comportamientos repentinos de aquellos riesgos que fueron evaluados como probables
en la preparación del programa de mitigación del riesgo.
De la misma manera, es justo señalar que la elaboración del programa de gestión de
riesgo para nuestro proyecto, definió claramente los participantes, los recursos
requeridos, el alcance y la complejidad de intervención del plan y los responsables de
cada acción, pues una mala decisión o practica en la ejecución del plan de intervención
del riesgo en lugar de disminuir las amenazas latentes, aumentara el impacto negativo
de ellas sobre el proyecto.
Igualmente, el plan de gestión de riesgo del proyecto de creación de una planta de
producción de licor de guayaba, en el municipio de Ibagué, se determinaron las
66
funciones y responsabilidades de cada funcionario, así como se describió y organizo
los niveles de poder y de intervención dentro de la empresa, de esta manera, se le
brinda al proyecto claridad en los protocolos y en extensión de la información y en la
definición de las herramientas y técnicas de trabajo más acordes a las amenazas
detectadas.
En el caso de nuestro proyecto de creación de una planta de producción de licor de
guayaba, el análisis de la afectación de la fuente de riesgo, nos conduce a pensar que
la razón de ser del diseño de un plan de riesgo, independientemente de su contenido
metodológico, es producir un documento de trabajo capaz de identificar y evaluar los
riesgos, definir funciones y responsabilidades, informar y cuantificar los riesgos, pero
sobretodo desarrollar una estrategia de respuesta que facilite controlar y mitigar los
riesgos, no importa los formatos o criterios de intervención lo realmente importante es
que el plan tenga una ilimitada capacidad de acción sin restricción.
El comportamiento de un factor de riesgo depende de muchas situaciones, por tal
motivo la mitigación o reducción de su impacto negativo o positivo sobre cualquier
proyecto, esta intrínsecamente relacionado con la capacidad de decisión y acción del
gerente del proyecto, pues, es él quien podrá elaborar los planes de contingencia y de
prevención o mitigación y encontrar la estrategias de intervención de los efectos
probablemente ocasionaran los riesgos en los procesos de operación del proyecto de
licor de guayaba.
67
11.1. MATRIZ DE RIESGOS
Tabla 37. Matriz de riesgos
CONSECUENCIAS FUENTES DEL
RIESGO
RIESGOS PROBABILID
AD DE OCURRENCI
A
IMPACTO
CALIFICACION INTERN
OS EXTERN
OS SISTEMIC
OS
*CONFORMACION DEL GRUPO NUCLEAR *DEMORA EN EL INICIO DEL PROYECTO *AUMENTO DE COSTOS *ALTERACION EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO SOCIAL X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO DE LOS COSTOS. *BAJO RENDIMIENTO DE PRODUCTIVIDAD. *APORTE DE CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIAS.
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 1 BAJO
2 POCO
PROBABLE
*RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
RIESGO OPERATIVO
X 1 BAJO 2 MEDI
O 2
POCO PROBABLE
*RETRASO EN EL CRONOGRA3MA DE ACTIVIDADES. *PERDIDAS ECONOMICAS. *DESMOTIVACION DEL GRUPO DE TRABAJO.
RIESGO OPERATIVO
X 2 MEDIO 3 ALTO
6 PROPABLE
*DEMORA EN LA EJECUCION DEL PROYECTO. *PERDIDAS ECONOMICAS. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO OPERATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO DE LOS COSTOS. *DEMORA EN LA EJECUCION Y ENTREGA DE LA OBRA. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO
RIESGO FINANCIERO
X 1 BAJO 2 MEDI
O 2
POCO PROBABLE
68
CONSECUENCIAS FUENTES DEL
RIESGO
RIESGOS PROBABILID
AD DE OCURRENCI
A
IMPACTO
CALIFICACION INTERN
OS EXTERN
OS SISTEMIC
OS
*AUMENTO EN LOS COSTOS. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO
9 ALTA
PROBABILIDAD
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO
9 ALTA
PROBABILIDAD
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO
9 ALTA
PROBABILIDAD
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*RETRASOS EN EL DE LAS OBRAS.
RIESGO ADMINISTRATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*PERDIDAS ECONOMICAS CONSIDERABLES. *SEGURIDAD DEL PERSONAL. *CIERRE Y CANCELACION DE AS INSTALACIONES
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 3 ALTO
6 PROPABLE
* RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. *AUMENTO DE COSTOS
RIESGO DE CUMPLIMIENTO
X 2 MEDIO 3 ALTO
6 PROPABLE
69
CONSECUENCIAS FUENTES DEL
RIESGO
RIESGOS PROBABILID
AD DE OCURRENCI
A
IMPACTO
CALIFICACION INTERN
OS EXTERN
OS SISTEMIC
OS
* RETRASO EN LA ENTREGA DE LA OBRA. RIESGO DE
CUMPLIMIENTO X 1 BAJO 2
MEDIO
2 POCO
PROBABLE
*AUMENTO O DISMINUCION DEL PRESUPUESTO. *CAMBIOS DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS. *CAMBIOS EN LA PRODUCCION
RIESGO FINANCIERO
X 2 MEDIO 2 MEDI
O 4
MEDIANAMENTE
PROBLABLE
*CAMBIOS EN LOS PRECIOS DE LOS EQUIPOS. *AUMENTO O DISMINUCION DEL PRESUPUESTO. *POSIBLES CAMBIOS DE PROVEEDORES *RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
RIESGO FINANCIERO
X 1 BAJO 2 MEDI
O 2
POCO PROBABLE
*POSIBLES CAMBIOS DE PROVEEDORES. *RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. *CAMBIOS DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS. *CAMBIOS EN LA PRODUCCION
RIESGO OPERATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO EN LA PRODUCCION. *MAYOR O MENOR COMPETITIVIDAD. *CAMBIOS EN LOS COSTOS.
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 1 BAJO
1 INSIGNIFICAN
TE
*PERDIDAS ECONOMICAS Y MATERIALES. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO SOCIAL X 3 ALTO 3 ALTO
9 ALTA
PROBABILIDAD
*TIEMPO DE TRABAJO. *CAPACITACION DE PERSONAL . *RETROCESO EN LOS ETAPAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 3 ALTO
6 PROPABLE
70
CONSECUENCIAS FUENTES DEL
RIESGO
RIESGOS PROBABILID
AD DE OCURRENCI
A
IMPACTO
CALIFICACION INTERN
OS EXTERN
OS SISTEMIC
OS
*PERDIDAS ECONOMICAS Y MATERIALES. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*RETRASO DEL CRONOGRAMA PROYECTO. *AUMENTO EN LOS COSTOS
RIESGO ADMINISTRATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
*RETRASO DEL CRONOGRAMA PROYECTO. *AUMENTO EN LOS COSTOS. *RETROCESO EN LOS ETAPAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO
RIESGO OPERATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO
3 POCO
PROBABLE
INSIGNIFICANTE 0-1
POCO PROBALE 1-3
MEDIANAMENTE PROBABLE 4-5
PROBABLE 6-7
ALTA PROBABILIDAD 8-9
Fuente: el autor
11.2. CONTROLES O ACCIONES PARA MITIGAR EL RIESGO
Tabla 38. Manejo del riesgo
RIESGO RESPONSABLE MANEJO DEL
RIESGO ALTERNATIVAS
NO ENCONTRAR PERSONAL CAPACITADO EN LA REGION
GERENTE DEL PROYECTO
REDUCIR EL RIESGO
*IDENTIFICACION EN LA ZONA DE INSTITUTOS QUE CUMPLAN CON LAS COMPETENCIAS LABORALES NECESARIAS PARA EL PROYECTO.
PERSONAL SOBRECALIFICADO
GERENTE DEL PROYECTO
REDUCIR EL RIESGO
*ESPECIFICAR EN LA CONVOCATORIA REALIZADA EL PERFIL ESPECIFICO QUE REQUIERE EL PROYECTO
PERSONAL QUE CUMPLA CON PERFIL PERO QUE NO SE AJUSTA A LAS CONDIDIONES LABORALES DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
REDUCIR EL RIESGO
*ESPECIFICAR EN LA CONVOCATORIA REALIZADA LAS CONDICIONES LABORALES QUE OFRECE EL PROYECTO
71
RIESGO RESPONSABLE MANEJO DEL
RIESGO ALTERNATIVAS
PERSONAL CONTRATADO QUE NO CUMPLA CON LAS ESPECTATIVAS DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
DISPERSAR EL RIESGO
*CONTRATAR UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN EL ANALISIS DEL PERFIL DE LA VACANTE QUE NOS SIRVA COMO APOYO TRABAJNDO CONJUNTAMENTE CON ELLOS EN LA BUSQUEDA DEL PERSONAL ADECUADO
ABANDONO LABORAL GERENTE DEL PROYECTO
REDUCIR EL RIESGO
*OFRECER INCENTIVOS, BUENAS CONDICIONES ECONOMICAS Y LABORALES.
CAMBIOS EN LOS PRECIOS DE MATERIAL PARA OBRA CIVIL
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*TENER VARIEDAD DE PROVEEDORES. *INVENTARIO DE MATERIALES
LA EDIFICACION NO CUMPLA CON LA NORMAS SISMORECISTENTES
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO ESTRUCTURAL, SISMORESISTENCIA Y DE VULNERABILIDAD DE LA EDIFICACION. *REFORZAR LA ESTRUCTURA O BUSCAR UNA NUEVA BODEGA
PROBLEMAS CON RED HIDRAULICA Y SANITARIA DE LA EDIFICACION
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO DE LA RED HIDRAULICA Y SANITARIA CON SUS RESPECTIVAS ADECUACIONES.
PROBLEMAS CON RED ELECTRICA DE LA EDIFICACION
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO DE LA RED ELECTRICA CON SUS RESPECTIVAS ADECUACIONES
ESTRUCTURA DE LA EDIFICACION NO RESISTA LOS EQUIPOS NECESARIOS PARA LA OPERACIÓN DEL PROYECTO
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*REALIZAR UN ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DE LA PLANTA Y REALIZAR LAS ADECUACIONES CORRESPONDIENTES
SOLICITUD DE PERMISOS PARA LA ADECUACION LOCATIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
ASUMIR EL RIESGO
*IDENTIFICAR PASOS REQUERIDOS PARA ADQUIRIR LA DOCUMENTACION
MALA EJECUCION DE LAS OBRAS CIVILES
DIRECTOR DE ADECUACIONES
TRANSFERIR EL RIESGO
*ESTABLECER POLIZAS DE GARANTIA Y CUMPLIMIENTO *CONTRATAR INTERVENTORIA DE OBRAS CIVILES
INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA DE OBRAS EN TIEMPOS ESTIMADOS
DIRECTOR DE ADECUACIONES
TRANSFERIR EL RIESGO
*ESTABLECER POLIZAS DE GARANTIA Y CUMPLIMIENTO *CONTRATAR INTERVENTORIA DE OBRAS CIVILES
CONDICIONES CLIMATICAS QUE AFECTEN LA OBRA
DIRECTOR DE ADECUACIONES
ASUMIR EL RIESGO
*REALIZAR LAS OBRAS EN EPOCAS DE VERANO SEGÚN PRONOSTICOS DEL TIEMPO
PRECIOS DE LOS EQUIPOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
ASUMIR EL RIESGO
*VARIEDAD DE PROVEEDORES
ESCASEZ DE EQUIPOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
ASUMIR EL RIESGO
*VARIEDAD DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS
CONSTANTE CAMBIO EN LA TECNOLOGIA
DIRECTOR DE PROCESOS
ASUMIR EL RIESGO
*FACIL ADAPTACION DE LOS PROCESIS PRODUCTIVOS ESCOGIDOS
RIESGO DE ORDEN PUBLICO EN EL TRANSPORTE DE MAQUINARIA
GERENTE DEL PROYECTO
TRANSFERIR EL RIESGO
*CONTRATAR SEGUROS PARA EL TRASNPORTE DE LA MERCANCIA
72
RIESGO RESPONSABLE MANEJO DEL
RIESGO ALTERNATIVAS
TECNOLOGIA NO SEA ACORDE CON EL DESARROLLO TECNOLOGICO DE LA REGION
DIRECTOR DE PROCESOS
EVITAR EL RIESGO
*COMPROBANDO LA CAPACIDAD DE LA MAQUINARIA *ESCOGER PROVEEDORES QUE SE AJUSTEN A LOS ESTANDARES REGIONALES
DAÑO Y GARANTIA DE EQUIPOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
TRANSFERIR EL RIESGO
*CONTRATAR PROVEEDORES QUE TENGAN CERTIFICACION DE CALIDAD DE LA MAQUINARIA Y QUE APARTE CERTIFIQUEN LA GARANTIA
TIEMPO DE ENTREGA DE PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO POR LOS ENTES ENCARGADOS
ABOGADO ASUMIR EL RIESGO
*PRESENTAR CON ANTICIPACION DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA
NO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS MINIMOS PARA ADQUISICION DE PERMISOS
GERENTE DEL PROYECTO
EVITAR EL RIESGO
*TENIENDO TODAS LAS ESPECIFICACIONES Y REGALAMENTACIONES EXIGIDAS POR LA LEY CON PREVIA VERFIFICACION POR PARTE DE LOS INTEGRANTES DEL PROYECTO
Fuente: el autor
11.3. MONITOREO DE LOS CONTROLES DEL RIESGO
Tabla 39. Monitoreo del riesgo
RIESGO RESPONSABLE VERIFICACION DEL
MANEJO DEL RIESGO SISTEMA DE
CONTROL FRECUE
NCIA
PERSONAL CONTRATADO QUE NO CUMPLA CON LAS ESPECTATIVAS DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LAS TAREAS DIARIAS DE LA FUNCIONES ASIGNADAS
DIARIO
LA EDIFICACION NO CUMPLA CON LA NORMAS SISMORECISTENTES
DIRECTOR DE ADECUACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
VERIFICACION CON NORMAS SISMORESISTENTES Y DE CONSTRUCCION VIGENTES
UNICA
73
RIESGO RESPONSABLE VERIFICACION DEL
MANEJO DEL RIESGO SISTEMA DE
CONTROL FRECUE
NCIA
PROBLEMAS CON RED HIDRAULICA Y SANITARIA DE LA EDIFICACION
DIRECTOR DE ADECUACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
VERIFICACION CON REQUERIMIENTOS DE CONSUMO DE AGUA NECESARIOS PARA LA ETAPA DE OPERACION
UNICA
PROBLEMAS CON RED ELECTRICA DE LA EDIFICACION
DIRECTOR DE ADECUACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
VERIFICACION CON REQUERIMIENTOS DE CONSUMO DE ENERGIA NECESARIOS PARA LA ETAPA DE OPERACION
UNICA
MALA EJECUCION DE LAS OBRAS CIVILES
DIRECTOR DE ADECUACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
INFORMES DE INTERVENTORIA
SEMANAL
INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA DE OBRAS EN TIEMPOS ESTIMADOS
DIRECTOR DE ADECUACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
INFORMES DE INTERVENTORIA
SEMANAL
RIESGO DE ORDEN PUBLICO EN EL TRANSPORTE DE MAQUINARIA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
SEGUIMIENTO LOGISTICO PARA VERIFICAR LA ENTREGA OPORTUNA Y SIN CONSECUENCIAS DE LA MATERIA PRIMA
DIARIO
TECNOLOGIA NO SEA ACORDE CON EL DESARROLLO TECNOLOGICO DE LA REGION
DIRECTOR DE OPERACIONES
AUDITORIAS CON LISTAS DE CHEQUEO QUE NOS PERMITAN CONTROLAR Y VERIFICAR QUE LOS PROCESOS QUE APLICAN CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES
VERIFICACION DE FICHAS TECNICAS DE LOS EQUIPOS UNICA
Fuente: el autor
74
12. MODELO GERENCIAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Después de efectuar un meticuloso análisis de cada una de las necesidades y
actividades que demanda la gerencia del proyecto y luego de evaluar cada uno de los
contenidos teóricos y prácticos de los diferentes modelos gerenciales se llegó a la
conclusión de elegir la combinación de los modelos gerenciales administración por
objetivos (APO) y la calidad total (Project Management Institute, 2004).
Los argumentos a tener en cuenta para la elección y aplicación del modelo gerencial
de administración por objetivos (APO) y calidad total son los siguientes:
- El modelo APO, es un sistema administrativo dinámico que integra la necesidad
del proyecto de alcanzar sus objetivos y avanzar en los requerimientos del plan
de acción del gerente del proyecto.
- Creación de una filosofía, de una cultura y una vivencia de calidad
- Hacerlo bien desde la primera vez y generar interdependencia al interior de la
estructura organizacional
- Promover cero defectos y cero desperdicio, a tal punto que la gestión de la
calidad no tenga costo alguno.
En la APO cada puesto tiene definidos sus objetivos, los cuales deben ser específicos,
prioritarios, desafiantes y conducentes a mejoras continuas y, junto al estilo de
liderazgo participativo que ha sido planteado, cada miembro del equipo es responsable
de sus tareas, teniendo una cabeza visible que agrupe y recoja cada entregable.
El APO se caracteriza por:
- Establecer objetivos entre el equipo nuclear y el gerente del proyecto
- Establecer objetivos a cada uno de los integrantes del equipo nuclear
- Articula los objetivos de todo el equipo nuclear
- Permite la elaboración de planes tácticos y operacionales que permitan el control
y la medición de objetivos.
75
- Permite realizar una continua evaluación y medición de los planes.
- Facilita la participación decidida de todo el equipo nuclear.
En la calidad total se caracteriza por:
- Conocimientos de las expectativas y las demandas del cliente
- Participación proactiva de todos los empleados (trabajadores y directivos)
- Programa de Formación de Calidad
- Creación de Círculos de Calidad
En el modelo gerencial APO es fundamental, que cada integrante del equipo nuclear
tenga bien asignando y definido sus objetivos, estos deben ser claros, específicos,
concisos autoformativos.
En el modelo gerencial calidad total (modelo japonés), el objetivo de la gestión de la
calidad es la mejora de la calidad de vida de los productores, consumidores e
inversores. El objetivo es una mejora continua hacia la perfección utilizando el costo de
calidad para dirigir la acción hacia tal fin. Para los japoneses la calidad es un viaje más
que un destino y que la mejora de la calidad es un modo fundamental de vida, no un
objetivo de la empresa. De acuerdo a estos argumentos, el gerente de proyectos debe
cumplir no solo con el alcance y el presupuesto de la obra sino también con las
expectativas del cliente (satisfacción) por medio de actividades generadoras de valor;
aquí es donde el gerente debe tener presente que el costo de la calidad será más bajo
en la medida que su saber hacer y el de todo su equipo nuclear, alcance un nivel de
cero defectos.
12.1. ESTILO GERENCIAL
El estilo gerencial que debe tener el gerente de proyectos para la puesta en marcha de
la planta procesadora de licor de guayaba es un estilo gerencial participativo pues su
proceso debe crear no solo oportunidades sino también crecimiento ya que se necesita
cumplir con los objetivos, los cuales deben ser medibles o fácilmente verificables una
76
vez ya se haya cumplido con lo establecido entre los inversionistas y el gerente del
proyecto.
Para llevar a cabo con éxito la puesta en marcha del modelo gerencial se requiere que
el gerente:
- Participe decididamente en todos los procesos organizacionales de la estructura
de trabajo.
- Debe haber claridad organizacional para asignar a cada uno de los integrantes
del equipo nuclear.
- Generar espacios y canales de retroalimentación que sirvan como soportes en la
toma de decisiones de los objetivos del proyecto.
- Tratar de que el equipo de trabajo participe proactivamente en el cumplimiento
de los objetivos del proyecto.
12.2. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS QUE APOYAN EL MODELO
Una de las herramientas que apoyan la combinación de modelos escogidos para la
gerencia del proyecto es la del ciclo de Deming (PHVA), el cual hace mención a la
mejora continua de los procesos en este caso las actividades descritas en la EDT del
proyecto.
La Mejora Continua consiste en desarrollar ciclos de mejora en todos los niveles,
donde se ejecutan las funciones y los procesos de la organización o proyecto. Con la
aplicación de una modalidad circular, el proceso o proyecto no termina cuando se
obtiene el resultado deseado, sino que más bien, se inicia un nuevo desafío no sólo
para el responsable de cada proceso o proyecto emprendido, sino también para la
propia organización. Además, permite identificar las oportunidades de mejora y se
aplican análisis con métodos más simples y eficientes para reducir costos, eliminar
desperdicios y mejorar la calidad de los productos, evitando reprocesos y perdidas en
tiempo que al final puedan verse reflejados en incumplimiento de entregables y hace
evidenciar que la organización pueda entrar en la improvisación dejando al azar lo que
pueda ocurrir, por tal motivo esta herramienta administrativa es tan importante para el
77
cumplimiento de los objetivos del proyecto ya que amarra todos los procesos
esquematizándolos, permitiendo realizar un análisis concienzudo de la situación ya que
planifica todo las actividades sin dejar nada libre lo que permite un mejor control y
aseguramiento de los entregables.
78
13. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Dentro del proyecto se decidió llevar a cabo diferentes maneras de contratación dada las
necesidades y recursos necesarios para llevar a cabo la etapa de ejecución de este proyecto.
Se determinó la opción más acertada que nos facilite la consecución de los objetivos
planteados al inicio del mismo.
13.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Figura 4. Proceso de contratación
Fuente: el autor
79
13.2. TIPÓS DE CONTRATOS A UTILIZAR
Contrato de prestación de servicios: Dentro del organigrama se plantea una
Línea staff, y un personal que se requerirá para la ejecución del proyecto el cual
tendrá una duración de 4 meses y 20 días para lo que hace más conveniente
realizar un contrato con esta figura lo que permitirá celeridad en la gestión
administrativa y evitar aumentos del presupuesto para la ejecución del proyecto.
Contrato de arrendamiento de la bodega en la que funcionara la planta: Con
la previa selección del lugar donde funcionaria la planta mediante una matriz de
selección donde se analizaron las alternativas y se valoraron de acuerdo a unos
puntajes los criterios de selección, se procede a realizar el arrendamiento del
mismo, por medio de un contrato de arrendamiento donde se especificaran las
clausulas necesarias para el funcionamiento de la planta ya que las
adecuaciones realizadas a este inmueble generan gastos significativos para el
proyecto por lo cual se debe especificar un tiempo prudencial para este
arrendamiento con las clausulas pecuniarias pertinentes las cuales nos
garanticen el dinero invertido en las adecuaciones en caso de incumplimiento
por parte del arrendador
Contrato de compraventa: Es el que comúnmente se utiliza para la adquisición
de materiales, equipos, muebles y enceres, con el fin de hacer un acuerdo entre
las dos partes que sea más beneficioso, para nuestra planta se compraran los
equipos, muebles y enceres instalados en planta ya que se requiere personal
capacitado para la instalación de maquinaria y lo que permitirá tener garantía de
los equipos y maquinaria en caso de llegar a necesitarse.
80
14. CONTROL
El proceso de control del proyecto nos permite identificar el avance del proyecto por
medio de los registros que se tienen y la información que se recopile, permitiendo
generar acciones correctivas durante el proceso evitando que nos atrase cualquier fase
del mismo, haciendo más eficiente todos los procesos que se han planeado desde un
comienzo, por esta razón el control se tiene que hacer de manera periódica
identificando cuales son las etapas más críticas y así llevar con éxito el desenlace del
proyecto.
Cuando se quiere comparar el progreso real del proyecto con el progreso planeado
desde un principio es indispensable identificarlo de manera periódica mediante una
serie de informes donde nos indiquen cual es tiempo real utilizado en el proyecto y cuál
es el presupuesto costos implementado realmente.
Para la medición del control estableceremos unas fases necesarias para el éxito del
proyecto las cuales serán mencionadas a continuación:
Establecimiento de estándares: En cada una de las etapas, se cuenta con tareas
fijas que tiene un objetivo específico, en cada etapa se debe verificar las tareas por
medio de los entregables.
Observación de desempeño del proyecto: Las labores del proyecto deben ser
consecuentes con los objetivos y requerimientos técnicos para el buen
funcionamiento del proyecto. El acompañamiento de los supervisores o responsable
de la etapa a través de informes periódicos se convierte en la herramienta
indispensable en esta etapa.
Medición del desempeño: Nos permite verificar y evaluar la información recopilada
para dar ajustes necesarios al proyecto. Esta se va a realizar por medio de planes de
mejoramiento.
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Acciones correctiva: Al evaluar cada una de las actividades inmersas en el proyecto
nos damos cuenta que no todas las actividades se realizaran en el tiempo o dentro
del presupuesto establecido es por esto que ante cualquier desviación del proyecto
se realice la debida acción correctiva.
14.1. ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS DE CONTROL
Informes: Periódicamente los responsables de cada uno de las fases del proyecto
presentaran informes indicando el estado de la actividad. Los denominaremos
informes de avance e informes finales.
Diagrama de Gantt: Elegimos esta herramienta porque nos permite mediante el uso
de herramientas tecnológicas como el Project verificar el porcentaje de avance de
cada actividad relacionada en el proyecto lo cual permite el monitoreo de este y
revisar cualquier anormalidad.
Listas de chequeo: Es una herramienta que le permite al responsable de cada una
de las etapas críticas del proyecto verificar si cada actividad se cumplió de acuerdo a
los parámetros y tiempos establecidos mediante una revisión física de los
entregables.
Reuniones de seguimiento: Es una herramienta interesante para el proyecto ya que
permite socializar con todo el grupo los avances que se ha tenido en cada una de las
áreas e integrar y conocer los avances en todos los temas relacionados con el
proyecto.
Control de presupuesto: con esta herramienta se pretende controlar de manera
periódica los ingresos y egresos del proyecto con el fin controlar cualquier desviación
en materia presupuestal que pueda presentarse en el proyecto.
82
14.2. AUDITORÍA
La auditoría para nuestro proyecto la enfocamos como un proceso sistemático para
obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
las actividades y otros sucesos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado
de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen,
así como establecer si dichos informes se han elaborado observando cada uno de los
elementos establecidos para el caso.
Este proceso sistemático consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre
las afirmaciones relativas a los actos y eventos tales como el manejo de los recursos
humanos, recursos técnicos, económicos, aspectos administrativos y otros, con el fin
de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios
establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas.
Durante el proyecto es importante identificar quienes son los responsables de realizar
la auditoria de acuerdo a las fases establecidas en el proyecto y analizando los puntos
críticos o las fases que requieren una mayor atención o cuidado establecimos lo
siguiente:
En la etapa de obra civil el encargado de la auditoria será el ingeniero civil.
En la etapa de compra e instalación de maquinaria el encargado de la auditoria
será el ingeniero agroindustrial.
La realización de esta auditoría se realizara mediante una lista de chequeo.
83
15. CIERRE
El proceso de cierre del proyecto establece los procedimientos para coordinar las
actividades necesarias para verificar y documentar los entregables del proyecto, para
coordinar e interactuar en la formalización de estos entregables al cliente.
Para realizar el cierre del proyecto de creación e instalación de una planta de
producción de licor de guayaba, el gerente del proyecto y su equipo nuclear deben
revisar que las tareas del cronograma y los entregables del mismo hayan concluido
satisfactoriamente a través del acta de liquidación; para ello el gerente del proyecto
debe efectuar los siguientes pasos:
1) El equipo del proyecto comunica que finalizó los entregables, señalando que los
criterios de prueba fueron aprobados.
2) El gerente del proyecto debe llamar al patrocinador y/o al cliente y solicitarles que
validen los entregables y redactar un documento formal denominado acta de cierre
para que se aprueben dichos entregables.
3) El gerente de proyecto debe cerrar formalmente el proceso de administración de
las contrataciones,
Para el cumplimiento de esta actividad, se llevara una carpeta que incluya todos los
contratos del proyecto y su verificación, así como la descripción del desempeño de
los proveedores. Asimismo, debemos proporcionarle al proveedor una hoja firmada,
informándole que su contrato ha finalizado, y recién a continuación realizar el cierre
administrativo.
4) Se deben archivar los documentos del proyecto para poder volver a utilizarlos. Es
decir, procuraremos que cada miembro del equipo vuelque la información en un
archivo común, que en realidad debería ser el resultado de la recopilación de todos
los documentos que se han ido elaborando en el desarrollo de los trabajos.
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5) Finalmente, luego de archivar los documentos con la colaboración de nuestro
equipo, realizamos un proceso de transferencia de conocimiento, que servirá para la
operación del producto que hemos creado, lo que más adelante realizará otro equipo
Procedimiento de cierre administrativo: Detalla todas las actividades,
interacciones, roles y responsabilidades de los miembros el equipo de proyecto, así
como el resto de las personas involucrada en la ejecución de este cierre del proyecto.
Los procedimientos para transferir los productos o servicios a la producción u operación
son desarrollados y establecidos.
El cierre del proyecto de creación e instalación de una planta de producción de licor de
guayaba, nos permite entonces constatar qué hicimos bien durante el desarrollo de la
intervención, identificar los errores en la gestión y aprender de estos para no
cometerlos en el futuro. De esta manera las lecciones aprendidas nos permiten mejorar
nuestro trabajo y se convierten en una fuente de información valiosa para quienes
decidan en un momento dado realizar un proyecto similar al que estamos finalizando.
El proceso de cierre incluye tareas tales como:
Realizar el cierre financiero y contractual, dando solución a cualquier problema
que pueda existir.
Liberar todos los recursos, ya sean materiales o humanos, y reubicarlos en
nuevas tareas o nuevos proyectos.
Concluir, recolectar y archivar todos los documentos generados a lo largo del
desarrollo del proyecto.
Documentar todos los problemas enfrentados y su resolución, con lo cual se
ayuda a otros proyectos a planificarse de manera que puedan identificarlos en
momentos tempranos como posibles riesgos.
Obtener las lecciones aprendidas por cada miembro del proyecto, discutirlas y
archivarlas. Esto favorece el mejoramiento de la productividad y eficiencia del
equipo en las nuevas tareas que enfrenten.
Celebrar el fin del proyecto.
85
16. CONCLUSIONES
El plan de ejecución del proyecto de creación e instalación de una planta de
producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué, demuestra que este
proyecto es una oportunidad de emprendimiento sostenible en el tiempo, capaz de
insertarse ventajosamente en la plataforma agroindustrial del departamento y en la
dinámica económica del mercado.
En la planeación del proyecto es importante tener en cuenta los Stakeholders quienes
tienen una incidencia directa con las actividades, tiempos y recursos requeridos para
cumplir con el alcance del proyecto, por eso la importancia de saber identificarlos.
El alcance del proyecto en primera instancia es la apertura a toda la metodología
sistemática para trazar metas y objetivos claros dentro de un proyecto, ya que es el
límite que existe para poder realizar la correcta planificación, seguida de una excelente
ejecución y que se valida con una constante verificación, todo esto lleva a la correcta
gerencia del proyecto llevando a feliz término el mismo.
Las herramientas como la EDT, la matriz de responsabilidades, el diagrama de Gantt,
diagrama de red, son elementos fundamentales que coadyuvan a configurar de forma
clara y concreta la gestión del alcance del proyecto, el tiempo y costo, la triada que
permite en su buena operación que un proyecto se desarrolle con éxito.
Es importante resaltar los modelos contractuales más acordes de acuerdo a la gestión
del tiempo establecida, ya que incurrir en una mala elección en la dinámica de la
contratación puede traer a futuro problemas no solo monetarios si no también legales lo
que puede entorpecer el correcto desarrollo de cualquier proyecto.
86
Identificar los tiempos reales dentro del alcance del proyecto, se torna una de las
variables más importantes ya que evitara desgastar recursos y presupuesto en
actividades que realmente demandan un tiempo corto dentro de su ejecución.
Identificar bien los tiempos también me permite establecer la ruta crítica que permite
identificar cuáles son las actividades que requieren tener los controles adecuados para
cumplir con los tiempos de entrega además de evitar reprocesos que puedan generar
sobrecostos.
Realizar la correcta estructura organizacional para la gerencia del proyecto me permite
tener roles más claros además de tener distribuidas tareas específicas para el
cumplimiento del objetivo del proyecto.
Identificar los riesgos posibles que pueden ocurrir dentro del desarrollo del proyecto
permite tener establecido controles para evitar que ocurran y así pueda tener algún
contratiempo el proyecto incluso hasta llevarlo a su interrupción total.
La simbiosis realizada entre los modelos gerenciales utilizados en el presente trabajo
permiten realizar las actividades planeadas, con verdaderos controles establecidos
teniendo en cuenta el presupuesto y el tiempo requerido para cumplir con el alcance y
el objetivo del proyecto.
En general se evidencia una manera sistemática para identificar todos los elementos
necesarios para el desarrollo de un proyecto y facilitar la gerencia, ya que se precisa
monitoreo además de estimular la proactividad de todas las personas que se puedan
involucrar dentro del proyecto.
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RECOMENDACIONES
Una vez efectuado el plan de ejecución del proyecto de creación e instalación de una
planta de producción de licor de guayaba se consideró pertinente plasmar algunas
recomendaciones para optimizar esta fase en otros proyectos.
En primera instancias es menesteroso reclutar y seleccionar un equipo de talento
humano, idóneo, proactivo capaz de enfrentar ventajosamente las dificultades que se
puedan presentar en el desarrollo de las actividades y tareas del proyecto.
En segundo lugar, se debe elaborar un cronograma de actividades y trabajo claro, real,
estricto que permita cumplir con el desarrollo de los objetivos y las metas en los
tiempos justo para evitar que altere la estructura de división del trabajo de la fase
ejecución, lo cual se traduce en un aumento de los recursos financieros en el flujo de
caja.
Es importante tener en cuenta que al iniciar este proyecto se puede contemplar
negocios alternos en el aprovechamiento de los subproductos como son las semillas de
la guayaba que podrían ser explotadas en el uso de elaboración de abonos,
concentrados y aceites para lo cual podría adicionar a la empresa márgenes de utilidad
bastante altos con lo que podrían impulsar a la recuperación de la inversión en un plazo
mucho menor al esperado.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Córdoba, M. (2006). Formulación y evaluación de proyectos. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Fedesarrollo - Fábrica de Licores Del Tolima. (s.f.). Análisis del funcionamiento del
monopolio de los licores en el Huila y diseño de una propuesta para mejorar su
gestión.
Guido, J., & Clements, J. (1999). Administración exitosa de proyectos. South Wester.
Maya, R. (2011). Economía colombiana creció 4,3% en 2011. Obtenido de http://rafael-
maya-sanabria.blogspot.com/2011/03/economia-colombianacrecio-43-en-
2010.html
Méndez, R. (2000). Identificación, formulación y evaluación de proyectos (2 ed.).
Santafé de Bogotá: Fotolito Herbor.
Miranda, J. (2004). El desafío de la gerencia de proyectos. Bogotá: MM Editores.
Miranda, J. (2005). Gestión de proyectos: identificación, formulación, evaluación
financiera, económica, social y ambiental (5 ed.). Bogotá: MM.
Morales, J. (2009). Proyectos de inversión: evaluación y formulación . México: Mc Graw
Hill.
Palacios, L. (2005). Gerencia de proyectos, un enfoque latno. Caracas: UCAB.
Project Management Institute. (2004). Guía del PMBook. PMI.
Randolph, A. (1993). Gerencia de proyectos: cómo dirigir exitosamente equipos de
trabajo. Bogotá: Mc Graw Hill.
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ANEXOS
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Anexo A. Código de conducta
CÓDIGO DE CONDUCTA
Proyecto de creación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de
Ibagué
1. Introducción
La conducta y ética profesional para los funcionarios del proyecto de creación de una planta de
producción de licor de guayaba hacen parte de las acciones responsables que una empresa
debe tomar para garantizar un ambiente de armonía, tranquilidad, respeto y responsabilidad en
el proyecto.
Los reglamentos, políticas, normas y leyes que establece el código de conducta, de nuestra
empresa están orientados a proporcionar organismos de gestión adecuados a las actividades
profesionales y voluntarias que se presenten en el trabajo y que de no mantener un estado de
legalidad y tolerancia puede generar conductas adversas como robo, fraude, corrupción,
deshonestidad, irresponsabilidad y otras anomalías sociales y laborales que se convierten en
una problemática ética y axiológica que inclusive puede conducir al proyecto y a la empresa al
fracaso rotundo.
El recurso humano de nuestra empresa debe saber que uno de los valores fundamentales para
preservar un buen trabajo de equipo es el respeto, aceptar la diferencia y tolerar cada individuo
como un ser único y especial, es un principio indispensable para asegurar en el desarrollo de
las actividades y entregables un ambiente de confianza y cooperación que se refleja en el
rendimiento y la producción de cada funcionario.
Arraigar las normas de las conductas a tal punto de hacerle parecer como una tradición y
costumbre evita que los funcionarios incurran en comportamientos irrespetuosos, claro que
esto no significa que ellos no puedan socializar sus comentarios o punto de vista sobre alguna
situación considerada inoportuna o innecesaria.
Es importante señalar también que un código de conducta debe representar, los principios de
transparencia y justicia e intersubjetividad del proyecto hacia sus funcionarios no deben haber
actos interesados, prejuicios o favoritismos que limiten el proceder objetivo e imparcial del
gerente. Pues estos hechos pueden ocasionar conflictos de interés potencialmente peligrosos
para el cumplimiento de los objetivos, la Misión y Visión de la empresa.
Definitivamente la elaboración y puesta en funcionamiento de un buen código de conducta es
un factor de unidad, capaz de evitar que se genere en un entorno de trabajo comportamientos
abusivos, conflicto de interés y otros anomias que no le hacen bien al proceso de avance de
una empresa.
2. Visión
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El propósito de la elaboración del código de ética y conducta profesional del proyecto de
creación de una planta de producción de licor de guayaba es brindar confianza y seguridad a la
empresa, fortaleciendo un manual de convivencia cuyos principios fundamentales son la
honestidad, responsabilidad, la solidaridad y el compromiso ante la empresa y sus funcionarios.
El código de conducta de nuestra empresa aspira a conducir y configurar seres humanos
integrales, serios, visionarios y respetuosos consigo mismos, personas líderes con una
inmensa vocación social y un infinito amor humano que se traduce en un comportamiento
ejemplar en su ámbito laboral que va permitir que la empresa se consolide en el orden local y
se proyecte a nivel nacional.
3. Misión.
En la empresa de producción de licor de guayaba, se tiene como Misión, Allegar a nuestros
clientes un producto de alta calidad y excelente presentación para sus celebraciones, a través
de detalles innovadores y diferentes que les permitan compartir con sus seres queridos
verdaderos momentos de felicidad.
4. Valores.
Los valores que practicamos y compartimos en la empresa de producción de licor de guayaba
son los siguientes:
• Responsabilidad: Con nuestra empresa, nuestros compañeros y sociedad en general, para
ser líderes en nuestro quehacer cotidiano.
• Esfuerzo: Luchando siempre por hacer realidad nuestros ideales, siendo creativos y
compartiendo sus beneficios.
• Respeto: Hacia nuestra persona, familiares, compañeros y clientes.
• Honestidad: Actuar de buena fe y siempre con la verdad, en todos los ámbitos de nuestra vida
diaria.
• Solidaridad: Apoyar a nuestros compañeros, clientes y demás personas con que tengamos
contacto en la solución de sus requerimientos y la atención de sus necesidades
5. Aspectos generales
A. Aplicación del código de conducta
En el marco del programa de responsabilidad social empresarial, la compañía de producción de
licor de guayaba, denominada Guayardiente, ha establecido un Código de Conducta que guiará
nuestras acciones, enfocará nuestros actos y garantizará el logro de nuestra misión y visión
empresarial , fundamentando siempre nuestro comportamiento en la práctica de los valores
organizacionales que garantizan la rectitud en nuestras operaciones, la competitividad de
nuestra empresa y una mejor calidad de vida para todos.
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En este sentido el Código de Conducta dispone de un conjunto de valores y lineamientos
axiológicos que guían nuestro comportamiento, empoderando a cada uno de nuestros
compañeros y colaboradores en su práctica diaria.
El Código de Conducta es una guía que nos sirve para resolver dilemas éticos o de conducta
en la organización, contribuye a cumplir con nuestra visión y objetivos; en su contenido está
presente la filosofía de la compañía, y sobre todo busca orientar el comportamiento de todos
los que la integran.
Nuestro Código de Conducta es aplicable en todas las áreas internas de la organización, y
como en nuestra relación con nuestros grupos de interés tanto internos como externos.
B. Objetivo y alcance del código
El objetivo primordial de nuestro Código de Conducta es concienciar de la importancia de un
comportamiento ético y de rectitud entre el personal de la empresa y todos aquellos grupos de
interés que están relacionados con la misma.
El presente Código de Conducta es aplicable a todas las personas que colaboran en la
empresa y es un deber ético de todos garantizar su cumplimiento.
C. Comunicación y difusión del código de conducta.
La entrada en vigor del Código de Conducta debe ser comunicada a cada uno de los
trabajadores de la empresa, quienes firmarán el Contrato Voluntario de compromiso para
garantizar su conocimiento y aplicación.
El área administrativa, y en su caso el responsable de Responsabilidad Social Empresarial,
realizará una campaña de sensibilización, difusión y reforzamiento del Código de Conducta
entre todos los trabajadores de la empresa.
D. Implicaciones por el incumplimiento del código de conducta.
Los funcionarios que NO guíen su conducta en los valores organizacionales arriesgan sin
necesidad su puesto de trabajo y ponen en entredicho la rectitud y el prestigio de la empresa;
es por ello que pueden hacerse acreedores a una acción disciplinaria por incumplir el Código
de Conducta.
Dicha sanción disciplinaria será interpuesta por el Jefe del área de recursos humanos, quien
será el encargado de observar, promover y verificar el cumplimiento del Código de Conducta,
Asimismo será el responsable de exaltar una buena práctica y sancionar conductas no
deseadas.
6. Fundamentos empresariales.
Los Fundamentos empresariales de la planta de producción de licor de guayaba, se enmarcan
bajo los lineamientos legales y las bases de actuación moral y ética de la compañía, sobre
93
estos parámetros deberán alinearse las diversas actividades y estrategias que en la misma se
desarrollen para cumplir con los objetivos del proyecto.
A. Ética empresarial.
Nuestra empresa reconoce la importancia de ser una empresa socialmente responsable por lo
que ha establecido un compromiso total en la generación de planes, estrategias y campañas
que promuevan y apoyen la práctica de principios y valores socialmente aceptados.
Como empresa estamos enfocados a apoyar el crecimiento económico y el desarrollo social del
municipio de Ibague, donde nos encontremos operando a través de la generación y el
mantenimiento de empleos y apoyos a nuestros grupos de interés.
Nuestra Ética como empresa va en contra de toda actividad ilícita, que merme la calidad de
vida de la sociedad, que divulgue violencia o que dañe el medio ambiente.
Los ingresos de las empresas se generan únicamente por las actividades propias del negocio y
se manejan responsablemente para garantizar la continuidad de las operaciones, cumpliendo
con las responsabilidades legales y fiscales que le corresponden.
Igualmente un valor fundamental en el proceso de configuración de un código de conducta es
la honestidad, con ella los procesos de toma de decisiones partirán del contexto de verdad y
oportunidad que requieren para garantizar de que nuestra conducta es confiable y de buena fe,
sin ninguna intención de sacar ventaja o provecho de las posiciones o cargos que se
desempeñen.
B. Gerencia estratégica.
La compañía está enfocada a prácticas de buena gerencia por ello, mantiene actualizados sus
estatutos, reglamentos y demás documentos y sistemas donde establezca la forma ética de
hacer equipo.
Nuestra empresa es cuidadosa de la administración de riesgos y prevención de fraudes que
pongan en peligro la continuidad de las operaciones y el futuro de la organización.
C. Relaciones laborales
En la empresa de producción de licor de guayaba, todas las personas que allí laboran son
importantes sin discriminación de raza, credo, sexo, edad, afiliación política o cualquier
diferencia de condición que pudiera existir.
En nuestra compañía es deber de todos los funcionarios tratarse con respeto, justicia y
consideración sin importar el nivel jerárquico, operacional, académico o de antigüedad que
poseamos.
Asimismo, todos deben aportar al fortalecimiento de las relaciones humanas con nuestros
compañeros, jefes y subordinados, para que estas sean efectivas para garantizar un clima
laboral sano y un ambiente de trabajo donde sea agradable laborar.
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D. Empleo y formación
Para formar parte de la empresa todos los aspirantes cumplen íntegramente el proceso general
de admisión y empleo, sin favoritismos ni recomendaciones personales.
En nuestra empresa se cumple con la legislación laboral, estamos enfocados día a día a
mejorar nuestras condiciones de trabajo y nuestra calidad de vida.
Todos los trabajadores cumplimos con las normas establecidas en el Reglamento Interior de
Trabajo, todas nuestras responsabilidades con calidad y oportunidad así como los acuerdos
establecidos.
Además, se reconoce la importancia que tiene la capacitación y el adiestramiento para mejorar
nuestra situación en el trabajo, por lo que participamos activamente en el diseño de planes y
programas de capacitación.
Nuestra empresa destina tiempo e invierte en nuestra formación y nosotros destinamos tiempo
y esfero para que el aprendizaje sea significativo y tenga una aplicación práctica en diversas
áreas de nuestra vida.
También estamos dispuestos a aprender de nuestros compañeros lo que puedan aportarnos y
a enseñarles todo aquellos que con nuestros conocimientos, experiencias, habilidades y
actitudes los pueda ayudar en su vida personal y laboral.
E. Información Confidencial.
Conscientes de la importancia de la información, se manejara con discreción y protección
cualquier dato o información de la empresa, de los clientes proveedores y compañeros. Todos
en la empresa evitaran la proliferación de la información malintencionada a través de chismes o
rumores que puedan dañar la integridad o el prestigio de alguna persona. Asimismo
mantenemos estrecha comunicación con nuestros superiores para informar con veracidad y
oportunidad de importancia que apoye los planes de la empresa y/o que permitan tomar
acciones en caso de adversidad.
F. Protección de activos.
Los empleados deben ser conscientes de que los activos de la empresa sirven para garantizar
las operaciones y mantener los empleos, por lo tanto es su deber cuidarlos con esmero y
utilizarlos con responsabilidad únicamente para las labores propias de la empresa.
Cuando una máquina, equipo o herramienta se dañen, es menesteroso, informar al jefe
inmediato, para tomar las acciones adecuadas y no tratar de resolverlo por propia cuenta.
G. Conflictos de interés.
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Evitamos cualquier conflicto que pueda enfrentar los intereses personales o profesionales con
los intereses de la empresa y cuando esto se presenta lo planteo con confianza a mis
superiores para recibir apoyo y tomar una decisión justa.
7. Compromisos al exterior de nuestra organización.
A. Relaciones con los clientes y consumidores.
Convencidos que nuestros clientes y consumidores son el principio y final de nuestra cadena
de valor, nos enfocamos a darles plena satisfacción, garantizando que nuestros productos
sean de primera calidad tanto en sus materiales como en su presentación y costo.
Nos esforzamos por satisfacer al cliente y emprendemos las acciones que sean necesarias
para servirlo con justicia, sin permitir que dichas acciones estén en detrimento de los intereses
de la empresa por lo que no participamos en ningún tipo de acción que vaya en contravía del
código de conducta de nuestra empresa.
B. Relaciones con los proveedores.
Nuestros proveedores son aliados estratégicos en nuestras actividades, por lo que, sin
excepción, realizamos la evaluación y contratación de aquella materia prima que garantice,
productos de calidad acorde a los requerimientos estándares de nuestra empresa y de
nuestros clientes.
Las condiciones pactadas con nuestros proveedores se documentan por escrito y se cumplen
tanto en su servicio como en su retribución justa y oportuna.
C. Relaciones con la competencia.
La libre competencia es un factor que hace de la lógica de un mercado competitivo, es por ello
que todas nuestras estrategias de mercado se realizan en un marco de respeto hacia nuestros
competidores, esperando una competencia leal.
La relación con nuestros competidores es sana y existe la posibilidad de realizar alianzas en
algún proyecto especial y somos cuidadosos de no participar en acciones de cohecho que
desacrediten o dañen a nuestra empresa.
E. Relación con el gobierno y las autoridades.
Nuestra empresa y sus representantes mantienen buenas relaciones públicas con las
instituciones estatales y locales, en pro de estrechar lazos de comunicación que permitan el
apoyo mutuo en acciones de desarrollo social y sustentabilidad.
Actuamos siempre con ética en la relación con el gobierno y sus representantes, siempre
cumpliendo las leyes vigentes y la reglamentación que nos corresponde, alejándonos de actos
y personas que contravengan nuestros valores empresariales.
F. Relación con la sociedad y comunidad.
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Respetamos cabalmente los usos y costumbres de las comunidades y localidades donde
estamos instalados o donde comercializamos nuestro producto de licor de guayaba. Nos
vinculamos y relacionamos de buena fe con la población, con organismos no gubernamentales
y todos aquellos grupos que tengan un enfoque social, así mismo apoyamos a población en
situación de desventaja tales como personas con discapacidad, mujeres, tercera edad, niños
en condición de calle y demás que formen parte de un grupo vulnerable.
G. Compromiso ambiental.
Tenemos un compromiso pleno con el medio ambiente y el cuidado de nuestro planeta es por
ello que cumplimos con la normatividad que nos corresponde en materia ambiental.
Conscientes de la importancia del cuidado del medio ambiente en nuestra empresa se
adicionan nuevas tecnologías que apoyen la no contaminación y el desperdicio de recursos
naturales así como la disminución de residuos y desechos que puedan dañar la naturaleza.
97
Anexo B. Diccionario EDT
DEFINICION DEL ALCANCE Y COSTOS DEL PROYECTO
PARTIDA DE TRABAJO 1 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
GERENTE DEL PROYECTO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Definición del alcance y costos en los que incurrirá el proyecto, en este se define que se va a gerenciar, se delimitara las responsabilidades y se definirán las actividades que le serán asignadas a los miembros del equipo de trabajo con sus respectivos costos.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Actualización de datos.*Definición del alcance y costos del proyecto.*Acta de constitución del proyecto.*Actividades programadas.*Costo de cada actividad.
ENTREGABLES: Definición del alcance y costos del proyecto.
SUPUESTOS: Ajuste en el alcance del proyecto generando cambios en el presupuesto
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 3 dias FECHA DE ENTREGA: 1 de marzo de 2012
COSTOS: $ 1.700.100 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
DEFINICION DEL PERFIL EQUIPO NUCLEAR
PARTIDA DE TRABAJO 2 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
GERENTE DEL PROYECTO
98
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Definición del equipo nuclear necesario para la etapa de ejecución del proyecto, cuál debe ser el nivel académico y la experiencia que debe tener cada uno de sus integrantes, así como definir las actividades y responsabilidades de cada uno.
CRITERIOS DE ACEPTACION: Perfiles acordes con las necesidades descritas en el alcance del proyecto.
ENTREGABLES: Perfiles de cada uno de los cargos que se requieren para la ejecución del proyecto.
SUPUESTOS:Caracterización no adecuada de perfiles y sobredimensión de perfiles.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 2 FECHA DE ENTREGA: 3 de marzo de 2012
COSTOS: $ 1.133.400 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
CONTRATACION DE UN PSICOLOGO PARA REALIZAR LA CONTRATACION DEL PERSONAL
PARTIDA DE TRABAJO 3 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
GERENTE DEL PROYECTO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Contratación de un psicólogo para que realice la selección y las pruebas psicotécnicas para realizar la contratación del personal para el buen desarrollo del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACION: Persona capacitada para realizar todo el proceso de selección para contratación de personal.
ENTREGABLES: Contratación de un psicólogo capacitado para la selección y pruebas psicotécnicas.
SUPUESTOS: Selección de psicólogo no capacitado para la selección y realización de pruebas psicotécnicas.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 2 FECHA DE ENTREGA: 5 de marzo de 2012
COSTOS: $ 1.133.400 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
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PROCESO DE CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
PARTIDA DE TRABAJO 4 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
GERENTE DEL PROYECTO Y PSICOLOGO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Contratación del equipo nuclear que se requiere para el desarrollo del proyecto con la colaboración del psicólogo y el gerente del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACION:* Persona capacitada para ocupar el cargo requerido.* Personal que cumpla con los perfiles requeridos.* personal que se ajuste a las condiciones laborales ofrecidas por el proyecto.
ENTREGABLES: Contratación del equipo nuclear idóneo para el cargo con los perfiles requeridos.
SUPUESTOS: *Personal no cumpla con las expectativas del proyecto. *Aspiraciones salariales fuera del rango establecido* Falta de personal capacitado en la región.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, psicóloga, abogado, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 3 FECHA DE ENTREGA: 8 de marzo de 2012
COSTOS: $ 1.700.100 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
ARRENDAMIENTO E INSTALACION DE OFICINA EN LA BODEGA DONDE FUNCIONARA EL PROYECTO
PARTIDA DE TRABAJO
5 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE GERENTE DEL PROYECTO, ABOGADO E INGENIERO CIVIL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Arrendamiento de la bodega donde funcionara el proyecto, donde se instalara la oficina temporal para la etapa de ejecución del proyecto y posterior operación del mismo.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*bodega adecuada para instalación de la parte administrativa y operativa del proyecto.* Bien inmueble dentro del presupuesto establecido por el proyecto.*Lugar que se adapte físicamente a los requerimientos técnicos del proyecto.
ENTREGABLES: contrato de arrendamiento del inmueble. Adecuaciones de oficina para la etapa de ejecución.
SUPUESTOS: *Bodegas en mal estado y no cuenten con especificaciones técnicas.*aumento del presupuesto.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto,abogado, ingeniero civil, ingeniero industrial, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 5 FECHA DE ENTREGA: 6 de marzo de 2012
100
COSTOS: $ 14.750.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
PERMISOS PARA LAS ADECUACIONES LOCATIVAS
PARTIDA DE TRABAJO
6 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE GERENTE DEL PROYECTO E INGENIERO CIVIL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Arrendamiento de la bodega donde funcionara el proyecto, donde se instalara la oficina temporal para la etapa de ejecución del proyecto y posterior operación del mismo.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*bodega adecuada para instalación de la parte administrativa y operativa del proyecto.* Bien inmueble dentro del presupuesto establecido por el proyecto.*Lugar que se adapte físicamente a los requerimientos técnicos del proyecto.
ENTREGABLES: contrato de arrendamiento del inmueble. Adecuaciones de oficina para la etapa de ejecución.
SUPUESTOS: *Bodegas en mal estado y no cuenten con especificaciones técnicas.*aumento del presupuesto.
RECURSOS ASIGNADOS:Gerente del proyecto,abogado,ingeniero civil, ingeniero industrial,computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 5 FECHA DE ENTREGA: 6 de marzo de 2012
COSTOS: $ 14.750.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
CONTRATACION DEL PERSONAL ENCARGADO DE LAS OBRAS CIVILES
PARTIDA DE TRABAJO
7 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE GERENTE DEL PROYECTO E INGENIERO CIVIL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Contratación del personal encargado de las labores de obra civil los obreros.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Personal con experiencia en este tipo de obras.*que se ajusten al presupuesto y sigan órdenes.
ENTREGABLES: Contratación de empleados por medio de contrato de prestación de servicios.
101
SUPUESTOS: *Aspiraciones salariales.*requisitos legales de los obreros.
RECURSOS ASIGNADOS:Gerente del proyecto,abogado,ingeniero civil,computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 5 FECHA DE ENTREGA: 8 de marzo de 2012
COSTOS: $ 12.500.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
EJECUCION DE LAS OBRAS CIVILES
PARTIDA DE TRABAJO 8 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE GERENTE DEL PROYECTO E INGENIERO CIVIL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO:Adecuaciones locativas en la bodega que servirá como planta para el funcionamiento del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Materiales cumplan con las especificaciones técnicas y con los requerimientos de los diseños, los diseños estén acordes a los requerimientos de la obra, herramientas y elementos sean los adecuados.
ENTREGABLES: Contratación de empleados por medio de contrato de prestación de servicios.
SUPUESTOS: *Aspiraciones salariales.*requisitos legales de los obreros. Retrasos por problemas climaticos, por proveedores, anticipos, imprevistos.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, ingeniero civil, personal de construcción, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina, herramientas de construcción, materiales de construcción.
DURACION: 60 FECHA DE ENTREGA: 8 de marzo de 2012
COSTOS: $ 29.220.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
COMPRA DE MAQUINARIA Y EQUIPO
PARTIDA DE TRABAJO 9 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
INGENIERO AGROINDUSTRIAL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Compra de la maquinaria necesaria para la puesta en marcha de la empresa, cotizaciones y negociación con proveedores.
102
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Productos requeridos en la primera fase del proyecto al alcance del presupuesto establecido y con la calidad y garantía necesaria para la implementación del proyecto.
ENTREGABLES: compra de maquinaria requerida con las especificaciones acordadas.
SUPUESTOS: * cambios en los precios debido a factores externos.*Demora en la entrega de equipos.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, Ingeniero agroindustrial, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 20 dias FECHA DE ENTREGA: 19 de marzo de 2012
COSTOS: $113.390.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
MONTAJE DE MAQUINARIA Y EQUIPO
PARTIDA DE TRABAJO 10
FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
INGENIERO AGROINDUSTRIAL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Montaje de la maquinaria y equipo necesaria para la etapa de operación el proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACION: Maquinaria y equipo instalado y probado. Funcionamiento de cada uno de los equipos.
ENTREGABLES: Maquinaria y equipo instalado y probado.
SUPUESTOS: Problemas con las instalaciones hidráulicas y eléctricas debido a la antigüedad de la construcción
RECURSOS ASIGNADOS: Ingeniero agroindustrial, operarios, material para adecuaciones, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 30 FECHA DE ENTREGA: 18 de abril de 2012
COSTOS: $2.634.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
CONSTITUCION LEGAL DE LA EMPRESA
103
PARTIDA DE TRABAJO 11
FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE ABOGADO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Realizar la constitución legal de la empresa , con la elaboración de la minuta de constitución, registro de escritura pública y cámara y comercio.
CRITERIOS DE ACEPTACION: Empresa constituida según parámetros establecidos, tipo de sociedad acordada y montos estipulados
ENTREGABLES: constitución legal de la empresa.
SUPUESTOS: No contar con todos lo requisitos necesarios para la constitución
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, abogado, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 2 FECHA DE ENTREGA: 7 de marzo de 2012
COSTOS: $ 500.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
SOLICITUD LICENCIAS DE OPERACIÓN
PARTIDA DE TRABAJO 12
FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de
2012 RESPONSABLE
GERENTE DEL PROYECTO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Solicitud de licencias necesarias para la operación, rut, nuip, licencias ambientales, registro invima entre otros
CRITERIOS DE ACEPTACION:* permisos aprobados según requerimientos de la empresa.
ENTREGABLES: entrega de licencias y permisos de operación al día.
SUPUESTOS: *Demora en la entrega de permisos por falta de algún requisito.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto,, abogado, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 8 FECHA DE ENTREGA: 15 de marzo de 2012
COSTOS: $533.400 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
104
CONTRATACION DEL PERSONAL NECESARIO PARA LA OPERACIÓN DEL PROYECTO
PARTIDA DE TRABAJO
13
FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE
PSICOLOGO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: proceso de selección y contratacion del personal que hará parte del grupo de trabajo en la etapa de operación.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*contratación del personal idóneo para los cargos, con la experiencia y perfil requeridos por la empresa.
ENTREGABLES: personal contratado.
SUPUESTOS: *falta de personal capacitado en la región.*aspiraciones salariales por encima de lo presupuestado.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, psicólogo, abogado, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 15 FECHA DE ENTREGA: 3 de mayo de 2012
COSTOS: $ 3.434.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
CAPACITACION
PARTIDA DE TRABAJO
14 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE INGENIERO AGROINDUSTRIAL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: Capacitación del personal encargado del manejo de la maquinaria y el proceso de producción.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Personal capacitado en los procesos y manejo de maquinaria
ENTREGABLES: personal capacitado.
SUPUESTOS: * dificultad para encontrar el personal capacitado.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, ingeniero industrial, maquinaria, materia prima, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION: 8 FECHA DE ENTREGA: 11 de mayo de 2012
105
COSTOS: $ 800.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
PRUEBA PILOTO
PARTIDA DE TRABAJO
15 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE INGENIERO AGROINDUSTRIAL
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: elaboración prueba piloto donde se pondrá a prueba la maquinaria y capacidad instalada de la misma en el proceso de producción.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*equipos funcionando de manera correcta con las especificaciones técnicas necesarias.
ENTREGABLES: maquinaria probada y registros
SUPUESTOS: *problemas con el funcionamiento de la maquinaria
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, ingeniero industrial, operarios, maquinaria, materia
prima, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina.
DURACION:8 FECHA DE ENTREGA: 19 de marzo de 2012
COSTOS: $782.400 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
ENTREGA DEL PROYECTO
PARTIDA DE TRABAJO 16 FECHA DE ACTUALIZACION:
19 de febrero de 2012
RESPONSABLE GERENTE DEL PROYECTO
DEFINICION DE LA PARTIDA DE TRABAJO: entrega del proyecto a los inversionistas demostrando las pruebas realizadas, entregando el proyecto listo para l etapa de operación.
CRITERIOS DE ACEPTACION:*Materiales cumplan con las especificaciones técnicas y con los requerimientos de los diseños, los diseños estén acordes a los requerimientos de la obra, herramientas y elementos sean los adecuados.
106
ENTREGABLES: Contratación de empleados por medio de contrato de prestación de servicios.
SUPUESTOS: *Aspiraciones salariales.*requisitos legales de los obreros. Retrasos por problemas climáticos, por proveedores, anticipos, imprevistos.
RECURSOS ASIGNADOS: Gerente del proyecto, ingeniero civil, personal de construcción, computador, herramientas ofimáticas, papelería, impresora y equipo de oficina, herramientas de construcción, materiales de construcción.
DURACION: 1 FECHA DE ENTREGA: 20 de marzo de 2012
COSTOS: $ 160.000 INTERDEPENDENCIAS:
APROBADO POR/FECHA: Jimmy González, febrero 25 de 2012
107
Anexo C. Contrato de prestación de servicios
CONTRATO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
Entre los suscritos ............ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. ............. expedida en
..............., domiciliado en .........., actuando en nombre y representación de ..... y quien en adelante se denominará
EL CONTRATANTE, por una parte y, por la otra .............., mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía
No. ........., expedida en ..........., domiciliado en ......... actuando en nombre y representación de ......... y quien para
los efectos del presente documento se denominará EL CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente contrato de
prestación de servicios profesionales, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: Primera. – Objeto. EL
CONTRATISTA en su calidad de........, se obliga para con EL CONTRATANTE a ejecutar los trabajos y demás
actividades propias del servicio contratado el cual debe realizar de conformidad con las condiciones y cláusulas
adicionales del presente documento. Segunda. – Plazo. El plazo para la ejecución del presente contrato será de
..............el cual podrá prorrogarse por acuerdo entre las partes con antelación a la fecha de su expiración mediante
la celebración de un contrato adicional que deberá constar por escrito. Tercera. – Valor. El valor del contrato será por
la suma de ............ (.......). Cuarta. – Forma de pago. El valor pactado en la cláusula anterior será cancelado así:
..........., previa la presentación de la cuenta de cobro ante EL CONTRATANTE. Quinta.- Obligaciones de EL
CONTRATANTE. Este deberá facilitar acceso a la información que sea necesaria, de manera, oportuna, para la
debida ejecución del objeto del contrato, y, estará obligado a cumplir con lo estipulado en las demás cláusulas y
condiciones previstas en este documento. Sexta.- Obligaciones de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá
cumplir en forma eficiente y oportuna los trabajos encomendados y aquellas obligaciones que se generen de
acuerdo con la naturaleza del servicio. Séptima. – Vigilancia del contrato. EL CONTRATANTE o su representante
supervisará la ejecución del servicio profesional encomendado, y podrá formular las observaciones del caso con el
fin de ser analizadas conjuntamente con EL CONTRATISTA y efectuar por parte de éste las modificaciones o
correcciones a que hubiere lugar. Octava. – Cláusula penal. En caso de incumplimiento por parte de EL
CONTRATISTA de cualquiera de las obligaciones previstas en este contrato dará derecho a EL CONTRATANTE al
pago de ...... (....). Novena. - Terminación. El presente contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre
las dos partes, o en forma unilateral por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, por cualquiera
de ellas. Décima. Independencia de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA actuará por su propia cuenta, con
absoluta autonomía y no estará sometido a subodinación laboral con EL CONTRATANTE y sus derechos se
limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de EL
CONTRATANTE y al pago de los honorarios estipulados por la prestación del servicio. Décima primera. – Exclusión
de la relación laboral. Queda claramente entendido que no existirá relación laboral alguna entre EL CONTRATANTE
Y CONTRATISTA, o el personal que éste utilice en la ejecución del objeto del presente contrato. Décima segunda. –
Cesión del contrato. EL CONTRATISTA no podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente contrato a un
tercero salvo previa autorización expresa y escrita de EL CONTRATANTE. Décima tercera. – Domicilio contractual.
Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será la ciudad de....... y las notificaciones serán recibidas por
las partes en las siguientes direcciones: por EL CONTRATANTE en: ........ EL CONTRATISTA en: ......... Décima
cuarta. – Cláusula compromisoria. Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, su ejecución y liquidación,
se resolverá por un Tribunal de Arbitramento designado por la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de........,
mediante sorteo efectuado entre los árbitros inscritos en las lista que lleva el Centro de Arbitraje y Conciliación
Mercantiles de dicha Cámara. El Tribunal se sujetara a lo dispuesto en el Decreto 1818 de 1998 o estatuto orgánico
de los sistemas alternativos de solución de conflictos y demás normas concordantes, de acuerdo con las siguientes
reglas: a) El Tribunal estará integrado por....... árbitros, b) La organización interna del tribunal se sujetará a las reglas
previstas en el Centro de Arbitraje y Conciliación Mercantiles, c) El Tribunal decidirá en (derecho, en conciencia o en
principios técnicos d) El Tribunal funcionará en el Centro de Arbitraje y Conciliación Mercantiles. CLAUSULAS
ADICIONALES: ......De conformidad con lo anterior, las partes suscriben el presente documento en dos o más
ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos a los...... días del mes de....... del año de .......en la ciudad de
.........EL CONTRATISTA C.C. No. ...................... EL CONTRATANTE C.C. No. .................... .....................
TESTIGOS:
108
Anexo D. Contrato individual a término fijo de uno a tres años
Nombre del empleador.............., domicilio del empleador................., nombre del trabajador.................,
dirección del trabajador....................., lugar, fecha de nacimiento y nacionalidad ..........................., oficio
que desempeñará el trabajador .........., salario ............, pagadero por ........, fecha de iniciación de
labores ........., lugar donde se desempeñarán las labores ................, ciudad donde ha sido contratado el
trabajador .......................
Entre el empleador y el trabajador, de las condiciones ya dichas identificados como aparece al pie de sus
correspondientes firmas se ha celebrado el presente contrato individual de trabajo, regido además por
las siguientes cláusulas: Primera. El empleador contrata los servicios personales del trabajador y este se
obliga: a) A poner al servicio del empleador toda su capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en
el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y las labores anexas y complementarias
del mismo, de conformidad con las órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus
representantes, y b) A no prestar directa ni indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni a
trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato. Segunda. El
empleador pagará al trabajador por la prestación de sus servicios el salario indicado, pagadero en las
oportunidades también señaladas arriba. Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de
los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo
del Trabajo. Se aclara y se conviene que en los casos en los que el trabajador devengue comisiones o
cualquier otra modalidad de salario variable, el 82.5% de dichos ingresos, constituye remuneración
ordinaria y el 17.5% restante esta designado a remunerar el descanso en los días dominicales y festivos
que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo de Trabajo. Tercera. Todo trabajo
suplementario o en horas extras y todo trabajo en día domingo o festivo en los que legalmente debe
concederse el descanso, se remunerará conforme a la Ley, así como los correspondientes recargos
nocturnos. Para el reconocimiento y pago del trabajo suplementario, dominical o festivo el empleador o
sus representantes deben autorizarlo previamente por escrito. Cuando la necesidad de este trabajo se
presente de manera imprevista o inaplazable, deberá ejecutarse y darse cuenta de él por escrito, a la
mayor brevedad, al empleador o sus representantes. El empleador, en consecuencia, no reconocerá
ningún trabajo suplementario o en días de descanso legalmente obligatorio que no haya sido autorizado
previamente o avisado inmediatamente, como queda dicho. Cuarta. El trabajador se obliga a laborar la
jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste
ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las
partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164 del Código
Sustantivo del Trabajo, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la
jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem. Quinta. La duración del
presente contrato será de....... años. Los primeros dos meses del presente contrato se consideran como
período de prueba y, por consiguiente, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato
unilateralmente, en cualquier momento de dicho periodo. Vencido éste, la duración del contrato será
indefinida, mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo; no obstante el
trabajador podrá dar por terminado este contrato mediante aviso escrito al empleador con antelación no
inferior a treinta días. En caso de no dar el trabajador el aviso, o darlo tardíamente, deberá al empleador
una indemnización equivalente a......... Sexta. Son justas causas para dar por terminado unilateralmente
este contrato por cualquiera de las partes, las enumeradas en los artículos 62 y 63 del Código Sustantivo
del Trabajo; y, además, por parte del empleado, las faltas que para el efecto se califiquen como graves
en el espacio reservado para las cláusulas adicionales en el presente contrato. Séptima. Las invenciones
o descubrimientos realizados por el trabajador contratado para investigar pertenecen al empleador, de
conformidad con el artículo 539 del Código de Comercio, así como el artículo 20 y concordantes de la ley
23 de 1982 sobre derechos de autor. En cualquier otro caso el invento pertenece al trabajador, salvo
109
cuando éste no haya sido contratado para investigar y realice la invención mediante datos o medios
conocidos o utilizados en razón de la labor desempeñada, evento en el cual el trabajador, tendrá derecho
a una compensación que se fijará dé acuerdo con el monto del salario, la importancia del invento o
descubrimiento, el beneficio que reporte al empleador u otros factores similares. Octava. Las partes
podrán convenir que el trabajo se preste en lugar distinto al inicialmente contratado, siempre que tales
traslados no desmejoren las condiciones laborales o de remuneración del trabajador, o impliquen
perjuicios para él. Los gastos que se originen con el traslado serán cubiertos por el empleador de
conformidad con el numeral 8º del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. El trabajador se obliga a
aceptar los cambios de oficio que decida el empleador dentro de su poder subordinante, siempre que se
respeten las condiciones laborales del trabajador y no se le causen perjuicios. Todo ello sin que se
afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador, de conformidad con el artículo 23 del
Código Sustantivo del Trabajo. Novena. Este contrato ha sido redactado estrictamente de acuerdo con la
ley y la jurisprudencia y será interpretado de buena fe y en consonancia con el Código Sustantivo del
Trabajo cuyo objeto, definido en su artículo 1º, es lograr la justicia en las relaciones entre empleadores y
trabajadores dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. Décima. El presente
contrato reemplaza en su integridad y deja sin efecto alguno cualquiera otro contrato verbal o escrito
celebrado por las partes con anterioridad. Las modificaciones que se acuerden al presente contrato se
anotarán a continuación de su texto.
Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos
en............................ a los...... días del mes de....................... De...........
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
......................................... ..........................................
C.C. No. de.......................... C.C. No. de..........................
110
Anexo E. Contrato de arrendamiento
[Contrato de arrendamiento de local comercial sujeto al régimen de propiedad horizontal]
(Nombre del Arrendador), (varón-mujer), de nacionalidad ..........., con domicilio en la ciudad de ...........,
de estado civil (soltero(a), casado(a) con sociedad conyugal vigente o disuelta), identificado(a) con la
Cédula de Ciudadanía (o de extranjería o pasaporte) número .............. de .........., quien obra en nombre
propio y para efectos de este contrato se denominará el “Arrendador”, por una parte, y por la otra,
(Nombre del Arrendatario), (varón-mujer), de nacionalidad..........., con domicilio en la ciudad de...........,
de estado civil (soltero(a), casado(a) con sociedad conyugal vigente o disuelta), identificado(a) con la
Cédula de Ciudadanía (de extranjería o pasaporte) número ..............de .........., quien para efectos de
este contrato obra en nombre propio y que se denominará el “Arrendatario, manifestaron que han
decidido celebrar un contrato de arrendamiento de local comercial, en adelante el “Contrato”, el cual se
rige por las siguientes cláusulas:
Primera. – Objeto: Por medio del presente Contrato el Arrendador entrega a título de arrendamiento al
Arrendatario el siguiente bien inmueble: (Descripción del Inmueble, indicando ubicación, linderos y
matricula inmobiliaria), el cual será exclusivamente destinado para el desarrollo del objeto social, negocio
o actividad comercial del Arrendatario (en adelante, el “Inmueble”).
Segunda. – Régimen de Propiedad Horizontal: El Inmueble descrito y alinderado en la Cláusula
Primera del presente Contrato, forma parte del Edificio .........., el cual se encuentra ubicado en el área
urbana de la ciudad de ......, (Indicar Dirección Edificio), sometido al Régimen de Propiedad Horizontal,
según consta en (Indicar Número de Escritura Pública del Reglamento de Propiedad Horizontal, Notaría,
Fecha y Ciudad), debidamente registrada en la oficina de Instrumentos Públicos de la ciudad de
...........el ( Día, Mes, Año), bajo e folio de matricula inmobiliaria número ......
Tercera. – Canon de Arrendamiento: El canon de arrendamiento mensual es la suma de (suma en letras
y en números) que el Arrendatario pagará anticipadamente al Arrendador o a su orden, en las oficinas
del Arrendador ubicadas ..........., dentro de los primeros ....... días de cada mes.
Cuarta. – Reajuste del Canon de Arrendamiento: Cada doce (12) meses de ejecución del Contrato, el
valor del canon de arrendamiento será reajustado en una proporción igual a (de acuerdo a lo que
convengan las Partes).
Quinta. – Vigencia: El arrendamiento tendrá una duración de .....meses (años) contados a partir del
(indicar la fecha en que inicia el arrendamiento). No obstante lo anterior, el término del arrendamiento se
prorrogará automáticamente por periodos consecutivos de un (1) año, si ninguna de las Partes con una
antelación de ..... (....) meses al vencimiento del periodo inicial o de cualquiera de sus prorrogas informa
a la otra Parte su decisión de terminar este Contrato. Lo anterior sin perjuicio del derecho a la renovación
consagrado en el Articulo 518 del Código de Comercio.
Sexta. – Entrega: El Arrendatario en la fecha de suscripción de este documento declara (i) recibir el
Inmueble de manos del Arrendador en perfecto estado, de conformidad con el inventario elaborado por
las partes y que forma parte integrante de este contrato en calidad de Anexo 1, y (ii) que conoce en su
integridad el texto del Reglamento de Propiedad Horizontal aplicable al Inmueble y que lo respetará y lo
hará respetar en su integridad, documento que se entiende incorporado a este Contrato.
111
Séptima. - Reparaciones: Los daños que se ocasionen al Inmueble por el Arrendatario, por
responsabilidad suya o de sus dependientes, serán reparados y cubiertos sus costos de reparación en
su totalidad por el Arrendatario. En todo caso, el Arrendatario se obliga a restituir el Inmueble en el
mismo estado en que lo ha recibido, salvo el deterioro natural por el uso legitimo. Las reparaciones
locativas al Inmueble estarán a cargo del Arrendatario.
Parágrafo 1 : El Arrendatario se abstendrá de hacer mejoras de cualquier clase al Inmueble sin permiso
previo y escrito del Arrendador. Las mejoras al Inmueble serán del propietario del Inmueble y no habrá
lugar al reconocimiento de costo, precio o indemnización alguna al Arrendatario por las mejoras
realizadas. Las mejoras no podrán retirarse salvo que el Arrendador lo exija por escrito, a lo que el
Arrendatario accederá inmediatamente y a su costa, dejando el Inmueble en el mismo buen estado en
que lo recibió del Arrendador.
Octava. – Servicios Públicos: El Arrendatario pagará oportuna y totalmente los servicios públicos del
Inmueble desde la fecha en que comience el arrendamiento hasta la restitución del Inmueble. Si el
Arrendatario no paga los servicios públicos a su cargo, el Arrendador podrá hacerlo para evitar que los
servicios públicos sean suspendidos. El incumplimiento del Arrendatario en el pago oportuno de los
servicios públicos del Inmueble se tendrá como incumplimiento del Contrato y el Arrendatario deberá
cancelar de manera incondicional e irrevocable al Arrendador las sumas que por este concepto haya
tenido que pagar el Arrendador, pago que deberá hacerse de manera inmediata por el Arrendatario
contra la presentación de las facturas correspondientes por parte del Arrendador. No obstante lo anterior,
el Arrendador podrá abstenerse de pagar los servicios a cargo del Arrendatario, sin que por ello el
Arrendatario pueda alegar responsabilidad del Arrendador.
Parágrafo 1: El Arrendatario declara que ha recibido en perfecto estado de funcionamiento y de
conservación las instalaciones para uso de los servicios públicos del Inmueble, que se abstendrá de
modificarlas sin permiso previo y escrito del Arrendador y que responderá por daños y/o violaciones de
los reglamentos de las correspondientes empresas de servicios públicos.
Parágrafo 2: El Arrendatario reconoce que el Arrendador en ningún caso y bajo ninguna circunstancia es
responsable por la interrupción o deficiencia en la prestación de cualquiera de los servicios públicos del
Inmueble. En caso de la prestación deficiente o suspensión de cualquiera de los servicios públicos del
Inmueble, el Arrendatario reclamará de manera directa a las empresas prestadoras del servicio y no al
Arrendador.
Novena. – Destinación: El Arrendatario, durante la vigencia del Contrato, destinará el Inmueble única y
exclusivamente para el desarrollo de su negocio, objeto social o actividad comercial, la cual consiste en:
(explicar la actividad comercial, negocio u objeto social del arrendatario). En ningún caso el Arrendatario
podrá subarrendar o ceder en todo o en parte este arrendamiento, de conformidad con lo establecido
para el efecto en el Artículo 523 del Código de Comercio. En el evento que esto suceda, el Arrendador
podrá dar por terminado validamente el Contrato en forma inmediata, sin lugar a indemnización alguna
en favor del Arrendatario y podrá exigir la devolución del Inmueble sin necesidad de ningún tipo de
requerimiento previo por parte del Arrendador.
Parágrafo: El Arrendador declara expresa y terminantemente prohibida la destinación del inmueble a los
fines contemplados en el literal b) del parágrafo del Artículo 34 de la Ley 30 de 1986 y en consecuencia
el Arrendatario se obliga a no usar el Inmueble para el ocultamiento de personas, depósito de armas o
explosivos y dinero de grupos terroristas. No destinará el inmueble para la elaboración, almacenamiento
112
o venta de sustancias alucinógenas tales como marihuana, hachís, cocaína, metacualona y similares. El
Arrendatario faculta al Arrendador para que, directamente o a través de sus funcionarios debidamente
autorizados por escrito, visiten el Inmueble para verificar el cumplimiento de las obligaciones del
Arrendatario.
Décima. - Restitución: Vencido el periodo inicial o la última prórroga del Contrato, el Arrendatario (i)
restituirá el Inmueble al Arrendador en las mismas buenas condiciones en que lo recibió del Arrendador,
salvo el deterioro natural causado por el uso legítimo, (ii) entregará al Arrendador los ejemplares
originales de las facturas de cobro por concepto de servicios públicos del Inmueble correspondientes a
los últimos tres (3) meses, debidamente canceladas por el Arrendatario, bajo el entendido que hará
entrega de dichas facturas en el domicilio del Arrendador, con una antelación de dos (2) días hábiles a la
fecha fijada para la restitución material del Inmueble al Arrendador.
Parágrafo 1: No obstante lo anterior, el Arrendador podrá negarse a recibir el Inmueble, cuando a su juicio
existan obligaciones pendientes a cargo del Arrendatario que no hayan sido satisfechas en forma debida,
caso en el cual se seguirá causando el canon de arrendamiento hasta que el Arrendatario cumpla con lo
que le corresponde.
Parágrafo 2: La responsabilidad del Arrendatario subsistirá aún después de restituido el Inmueble,
mientras el Arrendador no haya entregado el paz y salvo correspondiente por escrito al Arrendatario.
Décima Primera. – Renuncia: El Arrendatario declara que renuncia en beneficio del Arrendador o de su
cesionario, a todo requerimiento para constituirlo en mora en el cumplimiento de las obligaciones a su
cargo derivadas de este Contrato.
Décima Segunda. – Cesión: El Arrendatario faculta al Arrendador a ceder total o parcialmente este
Contrato y declara al cedente del Contrato, es decir al Arrendador, libre de cualquier responsabilidad
como consecuencia de la cesión que haga de este Contrato.
Décima Tercera. – Incumplimiento: El incumplimiento del Arrendatario a cualquiera de sus obligaciones
legales o contractuales, faculta al Arrendador para ejercer las siguientes acciones, simultáneamente o en
el orden que él elija:
(i) Declarar terminado este Contrato y reclamar la devolución del Inmueble judicial y/o extrajudicialmente.
(ii) Exigir y perseguir a través de cualquier medio, judicial o extrajudicialmente, al Arrendatario por el
monto de los perjuicios resultantes del incumplimiento, así como de la multa por incumplimiento pactada
en este Contrato.
Décima Cuarta. – Validez: El presente Contrato anula todo convenio anterior relativo al arrendamiento del
mismo Inmueble y solamente podrá ser modificado por escrito suscrito por la Partes.
Décima Quinta. – Línea(s) Telefónica(s): El Inmueble se entrega en arrendamiento con las línea(s)
telefónica(s) número(s) ......... El costo del servicio de discado local y de larga distancia nacional e
internacional, así como el acceso y uso de otras redes de telecomunicaciones, será asumido en su
totalidad por el Arrendatario.
Parágrafo: El Arrendatario no podrá instalar en el Inmueble ninguna línea telefónica adicional o distinta a
la(s) que trata esta Cláusula, sin la aprobación previa y escrita del Arrendador.
113
Décima Sexta. – Merito Ejecutivo: El Arrendatario declara de manera expresa que reconoce y acepta que
este Contrato presta mérito ejecutivo para exigir del Arrendatario y a favor del Arrendador el pago de (i)
los cánones de arrendamiento causados y no pagados por el Arrendatario, (ii) las multas y sanciones
que se causen por el incumplimiento del Arrendatario de cualquiera de las obligaciones a su cargo en
virtud de la ley o de este Contrato, (iii) las sumas causadas y no pagadas por el Arrendatario por
concepto de servicios públicos del Inmueble, cuotas de administración y cualquier otra suma de dinero
que por cualquier concepto deba ser pagada por el Arrendatario; para lo cual bastará la sola afirmación
de incumplimiento del Arrendatario hecha por el Arrendador, afirmación que solo podrá ser desvirtuada
por el Arrendatario con la presentación de los respectivos recibos de pago.
Parágrafo: Las Partes acuerdan que cualquier copia autenticada ante Notario de este Contrato tendrá
mismo valor que el original para efectos judiciales y extrajudiciales.
Décima Séptima. – Costos: Cualquier costo que se cause con ocasión de la celebración o prorroga de
este Contrato, incluyendo el impuesto de timbre, será sumido en su integridad por el Arrendatario.
Décima Octava. – Cláusula Penal: En el evento de un incumplimiento cualquiera de las Partes a las
obligaciones a su cargo contenidas en la ley o en este Contrato, la Parte incumplida deberá pagar a la
otra Parte una suma equivalente a (Indicar número de cánones) cánones de arrendamiento vigentes en
la fecha del incumplimiento, a título de pena. En el evento que los perjuicios ocasionados por la Parte
incumplida, excedan el valor de la suma aquí prevista como pena, la Parte incumplida deberá pagar a la
otra Parte la diferencia entre el valor total de los perjuicios y el valor de la pena prevista en esta Cláusula.
Décima Novena. – Autorización: El Arrendatario autoriza expresamente e irrevocablemente al Arrendador
y/o al cesionario de este Contrato a consultar información del Arrendatario que obre en las bases de
datos de información del comportamiento financiero y crediticio o centrales de riesgo que existan en el
país, así como a reportar a dichas bases de datos cualquier incumplimiento del Arrendatario a este
Contrato.
Vigésima. – Abandono: El Arrendatario autoriza de manera expresa e irrevocable al Arrendador para
ingresar al Inmueble y recuperar su tenencia, con el solo requisito de la presencia de dos (2) testigos, en
procura de evitar el deterioro o desmantelamiento del Inmueble, en el evento que por cualquier causa o
circunstancia el Inmueble permanezca abandonado o deshabitado por el término de dos (2) meses o
más y que la exposición al riesgo sea tal que amenace la integridad física del bien o la seguridad del
vecindario.
Vigésima Primera. – Recibos de pago de servicios públicos: El Arrendador en cualquier tiempo durante
la vigencia de este Contrato, podrá exigir del Arrendatario la presentación de las facturas de los
servicios públicos del Inmueble a fin de verificar la cancelación de los mismos. En el evento que el
Arrendador llegare a comprobar que alguna de las facturas no ha sido pagadas por el Arrendatario
encontrándose vencido el plazo para el pago previsto en la factura respectiva, el Arrendador podrá
terminar de manera inmediata este Contrato y exigir del Arrendatario el pago de las sumas a que hubiere
lugar.
Vigésima Segunda. – Impuestos: El valor del impuesto de timbre que cause la celebración de este
contrato o cualquiera de sus prorrogas estará a cargo de (incluir la identificación de la parte que asume
estos costos).
114
Para constancia el presente Contrato se firma en la ciudad ........a los .... días del mes de ..... del año ......, en dos (2) ejemplares del mismo valor, cada uno de ellos con destino a cada una de las partes.
El Arrendador El Arrendatario
_______________________ ______________________
115
1. CONTRATACIÓN DEL
GERENTE DEL
PROYECTO
2. CONTRATACIÓN DEL
EQUIPO NUCLEAR
3. REVISIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
AJUSTES DEL
PROYECTO
4. CONSTITUCIÓN
LEGAL DE LA EMPRESA
5. ARRENDAMIENTO Y
ADECUACION DE LA
BODEGA
6. COMPRA Y
MONTAJE MOBILIARIO
7. COMPRA E
INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y
EQUIPO
8. DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
PLAN MARKETING
9. DISEÑO DE
PROCESOS DE
PRODUCCIÓN
10. CONTRATACIÓN
PERSONAL DE
OPERACIÓN
11. PRUEBA PILOTO12. ENTREGA DEL
PROYECTO
2.1. DEFINIR PERFILES
4.1. ELABORAR
MINUTA DE
CONSTITUCIÓN
5.1. IDENTIFICACION
DE BODEGAS
6.1. COMPRA DE
EQUIPO MUEBLES Y
ENSERES
7.1. COMPRA DE
MAQUINARIA Y
EQUIPOS SEGÚN
COTIZACIONES
8.1. DISEÑAR PLANES
DE MARKETING
9.1. AJUSTAR EL
PROCESO DE
PRODUCCIÓN (TIEMPO
Y COSTO, CALIDAD Y
CONTAMINACIÓN
CRUZADA)
10.1. DEFINICIÓN DE
PERFILES
11.1.
FUNCIONAMIENTO
CORRECTO DE
EQUIPOS
12.1. VERIFICACIÓN DE
ENTREGABLES
2.2. CONVOCATORIA4.2. REGISTRO DE
ESCRITURA PÚBLICA
5.2. SELECCIÓN DE LA
BODEGA
6.2. MONTAJE DE
OFICINAS
7.2. INSTALACIÓN DE
MAQUINARIA Y
EQUIPO
8.2. DISEÑAR
PUBLICIDAD DE
ESPECTATIVA
10.2. CONVOCATORIA11.2. ESTANDARIZAR
PROCESO
12.2. VERIFICACIÓN DE
BUEN
FUNCIONAMIENTO DE
PROCESOS
2.3. SELECCIÓN4.3. CAMARA Y
COMERCIO
5.3. TRAMITE DE
PERMISOS
ADECUACIONES
8.3. GESTIÓN DE
DISTRIBUCIÓN 10.3. SELECCIÓN
11.3. ESTANDARIZAR
PRODUCTO
12.3. VERIFICACIÓN DE
OBRAS CIVILES
2.4. CONTRATACIÓN
5.4. CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL PARA
ADECUACIONES
10.4. ENTRENAMIENTO12.4. LIQUIDACIÓN DE
CONTRATOS
2.5. INDUCCIÓN5.5. ADECUACIÓN DE
LAS OBRAS CIVILES
MONTAJE DE UNA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE
LICOR DE GUAYABA EN EL MUNICIPIO DE IBAGUÉ
Anexo F. E.D.T.
116
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ENTREGABLESFUENTE DE
VERIFICACIÓN
1. CONTRATACIÓN DEL
GERENTE DEL
PROYECTO
Contratar el Gerente del proyecto que lleve a feliz termino la capacidad
instalada para la creación e instalación de una planta de producción de licor
de guayaba en el municipio de Ibagué.
Contratación de la persona idónea
para la gerencia del proyecto.
Contrato de prestación
de servicios.
2. CONTRATACIÓN DEL
EQUIPO NUCLEAR
Definir los Perfiles acordes con las necesidades descritas en el alcance del
proyecto, y Contratación del equipo nuclear que se requiere para el
desarrollo del proyecto.
Perfiles de cada uno de los cargos
que se requieren para la ejecución
del proyecto, y Contratación del
equipo nuclear idóneo para el
cargo con los perfiles requeridos.
Perfiles de cargos y
contratos del equipo
nuclear.
3. REVISIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
AJUSTES DEL
PROYECTO
Definición del alcance y costos en los que incurrirá el proyecto, en este se
define que se va a gerenciar, se delimitara las responsabilidades y se
definirán las actividades que le serán asignadas a los miembros del equipo
nuclear con sus respectivos costos.
Definición del alcance, costos del
proyecto y definición de
responsables de las diferentes
actividades.
Cronograma de las
diferentes actividades
con costos y
responsables.
4. CONSTITUCIÓN
LEGAL DE LA EMPRESA
Realizar la constitución legal de la empresa , con la elaboración de la minuta
de constitución, registro de escritura pública y cámara y comercio.
Empresa constituida según
parámetros establecidos, tipo de
sociedad acordada y montos
estipulados.
Certificado de camara y
comercio
5. ARRENDAMIENTO Y
ADECUACION DE LA
BODEGA
Arrendamiento de la bodega donde funcionara el proyecto, donde se
instalaran las oficinas y se haran las adecuaciones para el area de producción
para la etapa de ejecución y posterior operación del proyecto; gestión de los
permisos requeridos para las adecuaciones de la bodega; Contratación del
personal que realizara las adecuaciones de la bodega; Ejecución de las
adecuaciones locativas.
Contrato de arrendamiento del
inmueble; permisos para las
adecuaciones;Adecuaciones de
oficina y bodegas.
Contrato de
arrendamiento, área
de oficinas y área de
operación de la planta
acondicionadas.
6. COMPRA Y MONTAJE
MOBILIARIO
Adquisición y instalación de todos los equipos ofimaticos y mobiliarios
requeridos para la correcta ejecución del proyecto. Compra de equipos y muebles.
Recibos de compra de
muebles y equipos
ofimáticos.
7. COMPRA E
INSTALACIÓN DE LA
MAQUINARIA Y
EQUIPO
Compra de la maquinaria necesaria para la puesta en marcha de la empresa,
cotizaciones y negociación con proveedores; : Montaje de la maquinaria y
equipo necesaria para la etapa de operación el proyecto.
Compra de maquinaria requerida
con las especificaciones
acordadas;Maquinaria y equipo
instalado y probado.
Recibos de compra de
maquinaria,
maquinaria instalada
en la bodega.
8. DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
PLAN MARKETING
Realizar el diseño de todos los planes requeridos para el lanzamiento y las
actividades de logística para la distribución del producto al mercado.
Planes de marketing y publicidad
de espectativa del producto.
Lanzamiento del
producto en el
mercado.
9. DISEÑO DE
PROCESOS DE
PRODUCCIÓN
Ajustar los procesos de producción de acuerdo a la capacidad instalada y a los
requerimientos de calidad del producto sin alterar los costos de producción
estimados, evitando la contaminación cruzada.
Estandarización de los procesos. Prueba piloto.
10. CONTRATACIÓN
PERSONAL DE
OPERACIÓN
Definición de los perfiles requeridos para la puesta en operación de la planta,
realizar la convocatoria, selección y entrenamiento del personal en el proceso
de producción para no alterar la calidad del producto.
Personal contratado para la
operación de la planta.
Contratos del personal
requerido para la
operación del
proyecto.
11. PRUEBA PILOTO
Ejecución de prueba piloto donde se pondrá a prueba la maquinaria,
capacidad instalada y el diseño del proceso de producción establecido con el
fin de obtener la calidad del producto sin alterar los costos de producción.
Estandarización de los procesos y
del producto.
Producto con las
características
programadas.
12. ENTREGA DEL
PROYECTO
Entrega del proyecto a los inversionistas demostrando las pruebas realizadas,
entregando el proyecto listo para l etapa de operación.
Areas administrativas
correctamente instaladas y planta
de produccción en correcto
funcionamiento.
Acta de finalización y
entrega del proyecto.
Anexo G. Descripción de actividades
117
CÓDIGO ACTIVIDADGRUPO DE
INVERSIONISTAS
GERENTE DEL
PROYECTO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
DIRECTOR DE
PROCESOS
DIRECTOR DE
ADECUACIONESASESOR JURÍDICO
1
CONTRATACIÓN DEL
GERENTE DEL
PROYECTO
R A
2CONTRATACIÓN DEL
EQUIPO NUCLEARA R A
3
REVISIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
AJUSTES DEL
PROYECTO
A R
4CONSTITUCIÓN LEGAL
DE LA EMPRESAI I R A
5
ARRENDAMIENTO Y
ADECUACION DE LA
BODEGA
I A R R A
6COMPRA Y MONTAJE
MOBILIARIOI A R
7
COMPRA E
INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y
EQUIPO
I A R R
8
DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
PLAN MARKETING
I A R
9DISEÑO DE PROCESOS
DE PRODUCCIÓNI A R
10
CONTRATACIÓN
PERSONAL DE
OPERACIÓN
I R C A
11 PRUEBA PILOTO I I R
12 ENTREGA DEL
PROYECTOI R C C C C
* R = Responsable de ejecutar
* A = Aprueba
*C = Consultado
*I = Informado
Anexo H. Matriz de responsabilidades
118
No. ACTIVIDADES EDT PRECEDENCIATIEMPO
ESTIMADO
TIEMPO DE
INICIO MAS
TEMPRANO
TIEMPO DE
TERMINACIÓN
MAS
TEMPRANO
TIEMPO DE
INICIO MAS
TARDÍO
TIEMPO DE
TERMINACIÓN
MAS TARDÍO
1CONTRATACIÓN DEL GERENTE DEL
PROYECTON/A 5 0 5 0 5
2 CONTRATACIÓN DEL EQUIPO NUCLEAR 1 7 6 12 6 12
3REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES
DEL PROYECTO1 3 6 8 12 14
4 CONSTITUCIÓN LEGAL DE LA EMPRESA 2 2 13 14 13 14
5ARRENDAMIENTO Y ADECUACION DE LA
BODEGA3;4 60 15 74 15 74
6 COMPRA Y MONTAJE MOBILIARIO 5 6 75 80 109 114
7COMPRA E INSTALACION DE LA
MAQUINARIA Y EQUIPO5 50 75 124 75 124
8DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN PLAN
MARKETING6 52 81 132 88 139
9 DISEÑO DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN 6 10 81 90 115 124
10CONTRATACIÓN PERSONAL DE
OPERACIÓN7;9 7 125 131 125 131
11 PRUEBA PILOTO 7;9;10 8 132 139 132 139
12 ENTREGA DEL PROYECTO 8;11 1 140 140 140 140
Anexo I. Tiempos tempranos y tardíos
119
81 132 140 140
88 139 140 140
6 12 13 14 75 80 132 139
6 12 13 14 109 114 132 139
0 5 15 74 81 90 125 131
0 5 15 74 115 124 125 131
6 8 75 124
12 14 75 124
12. ENTREGA DEL
PROYECTO
1
0
10
34
10. CONTRATACIÓN
PERSONAL DE
OPERACIÓN
7
0
11. PRUEBA PILOTO
8
0
8. DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
PLAN MARKETING
52
7
3. REVISIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
AJUSTES DEL PROYECTO
3 50
4. CONSTITUCIÓN LEGAL
DE LA EMPRESA
2
0
9. DISEÑO DE
PROCESOS DE
PRODUCCIÓN
6
5. ARRENDAMIENTO Y
ADECUACION DE LA
BODEGA
60
0
6. COMPRA Y MONTAJE
MOBILIARIO
6
34
7. COMPRA E INSTALACION
DE LA MAQUINARIA Y
EQUIPO
0
5
0
1. CONTRATACIÓN DEL
GERENTE DEL PROYECTO
2. CONTRATACIÓN DEL
EQUIPO NUCLEAR
7
0
Anexo J. Diagrama de red
120
Anexo K. Acta de liquidación
ACTA DE LIQUIDACIÓN No. 001
IBAGUÉ
Con el fin de liquidar el Contrato “Creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué” Contrato No. 2015-001 de2015, celebrado entre Sandra Patricia Azuero Triana y Diego Fernando Barreto con C.C.1.110.447.190 de Ibagué, suscriben la presente Acta.
OBJETO DEL CONTRATO.
Realizar la implementación de la fase de ejecución del proyecto “Creación e instalación de una planta de producción de licor de guayaba en el municipio de Ibagué” de acuerdo, con las especificaciones técnicas contenidas en el estudio de factibilidad.
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
$237.815.508
FECHA DE INICIACION: Agosto 1 de 2015
FECHA DE VENCIMIENTO: Diciembre 18 de 2015
VALOR TOTAL EJECUTADO POR EL CONTRATISTA O LA SOCIEDAD CONTRATISTA.
VALOR TOTAL EJECUTADO $ 237.815.508
Discriminados así :
El contratante entregara un anticipo del 50% con la firma del Acta de inicio del proyecto, y el 50%
restante en entregas parciales de acuerdo con los requerimientos establecidos en el proyecto, y soportes
de ejecución.
DOCUMENTOS APORTADOS EN LA LIQUIDACION
Para realizar la presente Acta de Liquidación, se aportaron los siguientes documentos:
121
Acta Final de Obra.
Acta de Recibo Definitivo de fecha Diciembre 18 de 2015 suscrita por Sandra Patricia Azuero Triana y Diego Fernando Barreto Azuero
Original de la Póliza No. 20123545 con sus certificados de modificación (En caso de existir) expedida por SURA, que garantiza el pago de salarios y prestaciones sociales del personal utilizado en la ejecución de la obra objeto del contrato, la correcta inversión del el anticipo o pago anticipado debidamente aprobada por la Entidad.
Original de la Póliza No. 65451641 con sus certificados de modificación (En caso de existir) expedida por SURA, que garantiza la estabilidad de la obra ejecutada en desarrollo del contrato, debidamente aprobada por la Entidad
Para constancia se firma por quienes en ella intervinieron.
SANDRA PATRICIA AZUERO TRIANA
DIEGO FERNANDO BARRETO AZUERO
----------------------------------------
SAULO ATHOS ACEVEDO OSSA
122
Anexo L. Gestión del riesgo
CONSECUENCIAS FUENTES DEL RIESGO
RIESGOS PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA IMPACTO CALIFICACION
INTERNOS EXTERNOS SISTEMICOS
*CONFORMACION DEL GRUPO NUCLEAR *DEMORA EN EL INICIO DEL PROYECTO *AUMENTO DE COSTOS *ALTERACION EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO SOCIAL X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO DE LOS COSTOS. *BAJO RENDIMIENTO DE PRODUCTIVIDAD. *APORTE DE CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIAS.
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 1 BAJO 2 POCO
PROBABLE
*RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
RIESGO OPERATIVO X 1 BAJO 2 MEDIO 2 POCO
PROBABLE
*RETRASO EN EL CRONOGRA3MA DE ACTIVIDADES. *PERDIDAS ECONOMICAS. *DESMOTIVACION DEL GRUPO DE TRABAJO.
RIESGO OPERATIVO X 2 MEDIO 3 ALTO 6 PROPABLE
*DEMORA EN LA EJECUCION DEL PROYECTO. *PERDIDAS ECONOMICAS. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO OPERATIVO X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO DE LOS COSTOS. *DEMORA EN LA EJECUCION Y ENTREGA DE LA OBRA. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO
RIESGO FINANCIERO X 1 BAJO 2 MEDIO 2 POCO
PROBABLE
*AUMENTO EN LOS COSTOS. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO 9 ALTA
PROBABILIDAD
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO 9 ALTA
PROBABILIDAD
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 3 ALTO 3 ALTO 9 ALTA
PROBABILIDAD
123
CONSECUENCIAS FUENTES DEL RIESGO
RIESGOS PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA IMPACTO CALIFICACION
INTERNOS EXTERNOS SISTEMICOS
*AUMENTO DE COSTOS. *CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. *POSIBLE REUBICACION DE LA PLANTA.
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*RETRASOS EN EL DE LAS OBRAS. RIESGO
ADMINISTRATIVO X 1 BAJO 3 ALTO 3
POCO PROBABLE
*PERDIDAS ECONOMICAS CONSIDERABLES. *SEGURIDAD DEL PERSONAL. *CIERRE Y CANCELACION DE AS INSTALACIONES
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 3 ALTO 6 PROPABLE
* RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. *AUMENTO DE COSTOS
RIESGO DE CUMPLIMIENTO
X 2 MEDIO 3 ALTO 6 PROPABLE
* RETRASO EN LA ENTREGA DE LA OBRA.
RIESGO DE CUMPLIMIENTO
X 1 BAJO 2 MEDIO 2 POCO
PROBABLE
*AUMENTO O DISMINUCION DEL PRESUPUESTO. *CAMBIOS DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS. *CAMBIOS EN LA PRODUCCION
RIESGO FINANCIERO X 2 MEDIO 2 MEDIO 4 MEDIANAMENTE
PROBLABLE
*CAMBIOS EN LOS PRECIOS DE LOS EQUIPOS. *AUMENTO O DISMINUCION DEL PRESUPUESTO. *POSIBLES CAMBIOS DE PROVEEDORES *RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
RIESGO FINANCIERO X 1 BAJO 2 MEDIO 2 POCO
PROBABLE
*POSIBLES CAMBIOS DE PROVEEDORES. *RETRASO EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. *CAMBIOS DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS. *CAMBIOS EN LA PRODUCCION
RIESGO OPERATIVO X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*AUMENTO EN LA PRODUCCION. *MAYOR O MENOR COMPETITIVIDAD. *CAMBIOS EN LOS COSTOS.
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 1 BAJO 1 INSIGNIFICANTE
*PERDIDAS ECONOMICAS Y MATERIALES. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO SOCIAL X 3 ALTO 3 ALTO 9 ALTA
PROBABILIDAD
*TIEMPO DE TRABAJO. *CAPACITACION DE PERSONAL . *RETROCESO EN LOS ETAPAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO
RIESGO TECNICO X 2 MEDIO 3 ALTO 6 PROPABLE
124
CONSECUENCIAS FUENTES DEL RIESGO
RIESGOS PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA IMPACTO CALIFICACION
INTERNOS EXTERNOS SISTEMICOS
*PERDIDAS ECONOMICAS Y MATERIALES. *RETROCESO EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
RIESGO TECNICO X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*RETRASO DEL CRONOGRAMA PROYECTO. *AUMENTO EN LOS COSTOS
RIESGO ADMINISTRATIVO
X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
*RETRASO DEL CRONOGRAMA PROYECTO. *AUMENTO EN LOS COSTOS. *RETROCESO EN LOS ETAPAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO
RIESGO OPERATIVO X 1 BAJO 3 ALTO 3 POCO
PROBABLE
INSIGNIFICANTE 0-1
POCO PROBALE 2 HASTA 3
MEDIANAMENTE PROBABLE 4 HASTA 5
PROBABLE 6 HASTA 7
ALTA PROBABILIDAD 8 HASTA 9
125
RIESGO RESPONSABLE MANEJO DEL RIESGO ALTERNATIVAS
NO ENCONTRAR PERSONAL
CAPACITADO EN LA REGIONGERENTE DEL PROYECTO REDUCIR EL RIESGO
*IDENTIFICACION EN LA ZONA DE
INSTITUTOS QUE CUMPLAN CON LAS
COMPETENCIAS LABORALES
NECESARIAS PARA EL PROYECTO.
PERSONAL SOBRECALIFICADO GERENTE DEL PROYECTO REDUCIR EL RIESGO
*ESPECIFICAR EN LA CONVOCATORIA
REALIZADA EL PERFIL ESPECIFICO QUE
REQUIERE EL PROYECTO
PERSONAL QUE CUMPLA CON PERFIL
PERO QUE NO SE AJUSTA A LAS
CONDIDIONES LABORALES DEL
PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO REDUCIR EL RIESGO
*ESPECIFICAR EN LA CONVOCATORIA
REALIZADA LAS CONDICIONES
LABORALES QUE OFRECE EL PROYECTO
PERSONAL CONTRATADO QUE NO
CUMPLA CON LAS ESPECTATIVAS DEL
PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO DISPERSAR EL RIESGO
*CONTRATAR UNA EMPRESA
ESPECIALIZADA EN EL ANALISIS DEL
PERFIL DE LA VACANTE QUE NOS SIRVA
COMO APOYO TRABAJNDO
CONJUNTAMENTE CON ELLOS EN LA
BUSQUEDA DEL PERSONAL ADECUADO
ABANDONO LABORAL GERENTE DEL PROYECTO REDUCIR EL RIESGO
*OFRECER INCENTIVOS, BUENAS
CONDICIONES ECONOMICAS Y
LABORALES.
CAMBIOS EN LOS PRECIOS DE MATERIAL
PARA OBRA CIVILDIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*TENER VARIEDAD DE PROVEEDORES.
*INVENTARIO DE MATERIALES
LA EDIFICACION NO CUMPLA CON LA
NORMAS SISMORECISTENTESDIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO ESTRUCTURAL,
SISMORESISTENCIA Y DE
VULNERABILIDAD DE LA EDIFICACION.
*REFORZAR LA ESTRUCTURA O BUSCAR
UNA NUEVA BODEGA
PROBLEMAS CON RED HIDRAULICA Y
SANITARIA DE LA EDIFICACIONDIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO DE LA RED HIDRAULICA Y
SANITARIA CON SUS RESPECTIVAS
ADECUACIONES.
PROBLEMAS CON RED ELECTRICA DE LA
EDIFICACIONDIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*ESTUDIO DE LA RED ELECTRICA CON
SUS RESPECTIVAS ADECUACIONES
ESTRUCTURA DE LA EDIFICACION NO
RESISTA LOS EQUIPOS NECESARIOS
PARA LA OPERACIÓN DEL PROYECTO
DIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*REALIZAR UN ESTUDIO DE LA
DISTRIBUCION DE LA PLANTA Y
REALIZAR LAS ADECUACIONES
CORRESPONDIENTES
SOLICITUD DE PERMISOS PARA LA
ADECUACION LOCATIVADIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASUMIR EL RIESGO
*IDENTIFICAR PASOS REQUERIDOS PARA
ADQUIRIR LA DOCUMENTACION
MALA EJECUCION DE LAS OBRAS
CIVILESDIRECTOR DE ADECUACIONES TRANSFERIR EL RIESGO
*ESTABLECER POLIZAS DE GARANTIA Y
CUMPLIMIENTO *CONTRATAR
INTERVENTORIA DE OBRAS CIVILES
INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA DE OBRAS
EN TIEMPOS ESTIMADOSDIRECTOR DE ADECUACIONES TRANSFERIR EL RIESGO
*ESTABLECER POLIZAS DE GARANTIA Y
CUMPLIMIENTO *CONTRATAR
INTERVENTORIA DE OBRAS CIVILES
CONDICIONES CLIMATICAS QUE AFECTEN
LA OBRADIRECTOR DE ADECUACIONES ASUMIR EL RIESGO
*REALIZAR LAS OBRAS EN EPOCAS DE
VERANO SEGÚN PRONOSTICOS DEL
TIEMPO
PRECIOS DE LOS EQUIPOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASUMIR EL RIESGO *VARIEDAD DE PROVEEDORES
ESCASEZ DE EQUIPOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASUMIR EL RIESGO
*VARIEDAD DE PROVEEDORES Y
ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS
EQUIPOS
CONSTANTE CAMBIO EN LA TECNOLOGIA DIRECTOR DE PROCESOS ASUMIR EL RIESGO*FACIL ADAPTACION DE LOS PROCESIS
PRODUCTIVOS ESCOGIDOS
RIESGO DE ORDEN PUBLICO EN EL
TRANSPORTE DE MAQUINARIAGERENTE DEL PROYECTO TRANSFERIR EL RIESGO
*CONTRATAR SEGUROS PARA EL
TRASNPORTE DE LA MERCANCIA
TECNOLOGIA NO SEA ACORDE CON EL
DESARROLLO TECNOLOGICO DE LA
REGION
DIRECTOR DE PROCESOS EVITAR EL RIESGO
*COMPROBANDO LA CAPACIDAD DE LA
MAQUINARIA *ESCOGER
PROVEEDORES QUE SE AJUSTEN A LOS
ESTANDARES REGIONALES
DAÑO Y GARANTIA DE EQUIPOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO TRANSFERIR EL RIESGO
*CONTRATAR PROVEEDORES QUE
TENGAN CERTIFICACION DE CALIDAD DE
LA MAQUINARIA Y QUE APARTE
CERTIFIQUEN LA GARANTIA
TIEMPO DE ENTREGA DE PERMISOS DE
FUNCIONAMIENTO POR LOS ENTES
ENCARGADOS
ABOGADO ASUMIR EL RIESGO
*PRESENTAR CON ANTICIPACION
DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA
NO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
MINIMOS PARA ADQUISICION DE
PERMISOS
GERENTE DEL PROYECTO EVITAR EL RIESGO
*TENIENDO TODAS LAS
ESPECIFICACIONES Y
REGALAMENTACIONES EXIGIDAS POR LA
LEY CON PREVIA VERFIFICACION POR
PARTE DE LOS INTEGRANTES DEL
PROYECTO
ESTRATEGIA
Anexo M. Estrategias de Control