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tele trabajo
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS PROGRAMA DE TELETRABAJO
LINEAMIENTOS GENERALES DEL PROGRAMA DE TELETRABAJO
DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Elaborado por:
Katalina Alfaro Miranda Tatiana Yucasta Barrantes Venegas
Actualización: Enero 2020
Email: [email protected]
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Colaboración de: Adriana Aguilar Badilla
Leidy Obando Villalobos
Unidad de Gestión del Desempeño,
Oficina de Recursos Humanos
Freddy Brenes Azofeifa
Unidad de Salud Ocupacional y Ambiental
Oficina de Bienestar y Salud
Gustavo Guevara Miranda
Sección Tecnologías de Información
Oficina de Recursos Humanos
Iliana Rodríguez Angulo
Programa de Teletrabajo
Área de Desarrollo Humano
Oficina de Recursos Humanos
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Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 1
DEFINICIONES ...................................................................................................................... 2
DOCUMENTOS DE TELETRABAJO ...................................................................................... 3
Capítulo I: ............................................................................................................................... 4
Descripción y condiciones del Programa de Teletrabajo ......................................................... 4
L1. PROGRAMA DE TELETRABAJO ..................................................................................... 4
L 2. COORDINACION DEL PROGRAMA DE TELETRABAJO (CT) ....................................... 4
L 3. GRUPO ENLACES .......................................................................................................... 5
L 4. VOLUNTARIEDAD Y ACUERDO DE PARTES ................................................................ 7
L 5. REVERSIBILIDAD ........................................................................................................... 7
L 6. BIMODALIDAD DEL TELETRABAJO .............................................................................. 8
L 7. JORNADA LABORAL Y HORARIO .................................................................................. 9
L 8. SUPERPOSICIÓN HORARIA ........................................................................................ 11
L 9. ESPACIO FÍSICO DEFINIDO COMO SITIO DE TELETRABAJO .................................. 11
L 10. GASTOS ...................................................................................................................... 11
L 11. TELETRABAJO PARA LA INCLUSIÓN LABORAL ...................................................... 12
L 12. ÉTICA EN EL TELETRABAJO ..................................................................................... 12
L 13. PROPIEDAD INTELECTUAL ....................................................................................... 12
L 14. CONFIDENCIALIDAD .................................................................................................. 13
L 15. MEDICIÓN DE RESULTADOS DEL PROGRAMA ....................................................... 13
Capítulo II ............................................................................................................................. 14
Derechos y responsabilidades de las personas participantes ............................................... 14
L 16. RESPONSABILIDADES DE LA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN ................ 14
L 17. RESPONSABILIDADES DE LA VICERRECTORÍA DE DOCENCIA ............................ 14
L 18. RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS ...................... 15
L 19. RESPONSABILIDADES DE LA COORDINACIÓN DE TELETRABAJO ....................... 16
L 20. RESPONSABILIDADES DE LA JEFATURA Y SUPERIOR JERÁRQUICO.................. 18
L 21. DERECHOS DE LA PERSONA TELETRABAJADORA ............................................... 20
L 22. RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA TELETRABAJADORA ............................. 20
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Capítulo III ............................................................................................................................ 23
Condiciones de Salud Ocupacional y Tecnológicas .............................................................. 23
L 23 SALUD OCUPACIONAL ............................................................................................... 23
L 24. RIESGOS DE TRABAJO.............................................................................................. 24
L 25. PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTE ........................................................... 25
L 26. CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL EQUIPO TECNOLÓGICO Y CONEXIÓN ........... 26
L 27. INSTRUMENTALIZACIÓN ........................................................................................... 26
L 28. CONECTIVIDAD DESDE EL SITIO DE TELETRABAJO ............................................. 27
L 29. VPN (VIRTUAL PRIVATE NETWORK – RED PRIVADA VIRTUAL) ............................ 28
L 30. PLAN REMEDIAL ........................................................................................................ 28
Capítulo IV: ........................................................................................................................... 29
Ingreso al Programa de Teletrabajo ...................................................................................... 29
L 31. PROCEDIMIENTO DE INGRESO AL PROGRAMA ..................................................... 29
L 32. VALORACIÓN DE PUESTOS TELETRABAJABLES ................................................... 31
L 33. PERFIL DE LA PERSONA QUE OPTA POR TELETRABAJO ..................................... 32
L 34. SOLICITUD DE INGRESO ........................................................................................... 33
L 35. CONVENIO DE TELETRABAJO .................................................................................. 33
L 36. DURACIÓN DEL CONVENIO DE TELETRABAJO ...................................................... 34
Capítulo V ............................................................................................................................. 35
Permanencia en el Programa de Teletrabajo ........................................................................ 35
L 37. PARTICIPACIÓN EN EL PROGRAMA DE TELETRABAJO ......................................... 35
L 38. PLAN DE TRABAJO .................................................................................................... 35
L 39. EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ..................................................................... 36
L 40. ACCESIBILIDAD Y COMUNICACIÓN CON LA PERSONA TELETRABAJADORA ..... 36
L 41. REDUCCIÓN DE LA MODALIDAD .............................................................................. 36
L 42. AMPLIACIÓN DE LA MODALIDAD .............................................................................. 36
L 43. MODIFICACIONES AL CONVENIO ............................................................................. 36
L 44. FINALIZACIÓN DEL CONVENIO ................................................................................. 36
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INTRODUCCIÓN
La Ley No 97381 define el teletrabajo como la modalidad en la cual la prestación del
servicio se realiza fuera de las instalaciones de la persona empleadora, utilizando
tecnologías de la información y comunicación sin afectar el normal desempeño de
otros puestos, procesos y servicios que se brindan. Dicha ley, regula la aplicación del
teletrabajo en Costa Rica desde el pasado 6 de agosto de 2019.
En la Universidad de Costa Rica, la modalidad de teletrabajo se implementa en el
2017 con un plan piloto en el que participan 12 Unidades de Trabajo. En el 2019, el
Programa se consolida con la incorporación de 13 nuevas Unidades de Trabajo. Esta
modalidad, favorece la mejora de servicios mediante el uso de las TICs así como una
gestión basada en el cumplimiento de metas, la dinamización del uso del espacio
físico, el desarrollo integral de la persona trabajadora y la contribución al medio
ambiente.
El presente documento integra los lineamientos aplicables en la Universidad de
Costa Rica para orientar y regular todo trámite y procedimiento en la gestión de
teletrabajo en la Institución.
Objetivo general
Formular y orientar las disposiciones técnicas y administrativas en materia de
teletrabajo en la Universidad de Costa Rica como una nueva organización de la
prestación laboral.
Alcance
El alcance de los lineamientos para optar por la modalidad de teletrabajo es aplicable
a las personas trabajadoras universitarias destacadas en todas las Sedes, Recintos,
Fincas y Estaciones Experimentales, que ocupen puestos administrativos y docentes
con actividades que la Institución determine como teletrabajables y que reúnan los
requisitos establecidos para acogerse temporal y parcialmente a esta modalidad de
trabajo según el interés institucional.
1 Ley para regular el teletrabajo.
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DEFINICIONES
Coordinación de Teletrabajo (CT): persona funcionaria designada por la Oficina de Recursos Humanos encargada de administrar, gestionar, validar, desarrollar el Programa de Teletrabajo, con el apoyo del equipo de enlaces.
Grupo Enlaces de Teletrabajo: grupo de trabajo interdisciplinario designado desde la Oficina de Recursos Humanos y requerido por parte de la coordinación del Programa para el adecuado desarrollo de la gestión en la modalidad de teletrabajo.
Convenio de teletrabajo: documento suscrito entre la jefatura inmediata, el superior jerárquico y la persona teletrabajadora, donde se detallan los términos y condiciones que regulan la actividad laboral en la modalidad de teletrabajo. Establece las responsabilidades y compromisos que adquieren las partes durante la vigencia del mismo. Debe contar con el aval de la persona trabajadora, jefatura inmediata, superior jerárquico y Coordinación de Teletrabajo.
Jefatura inmediata: persona a cargo de la sección, departamento o unidad funcional que tiene bajo su cargo la asignación y monitoreo de funciones de la persona teletrabajadora. Puede ocupar el cargo de jefatura, coordinador o director, según corresponda.
Programa de teletrabajo: sistema estratégico de procedimientos y acciones para la gestión administrativa desde la modalidad de teletrabajo. Incluye acciones estratégicas de preparación, mantenimiento y evaluación del teletrabajo en la Universidad de Costa Rica.
Sitio de teletrabajo: Lugar geográfico cuya dirección exacta se especifica en el convenio de teletrabajo y desde el cual la persona trabajadora realiza sus actividades laborales bajo la modalidad de teletrabajo.
Superior Jerárquico: persona que ocupa el cargo de Dirección de la Unidad de Trabajo o Dirección superior a esta instancia según corresponda.
Persona teletrabajadora: persona funcionaria de la Universidad de Costa Rica que se acoge voluntariamente a la modalidad de teletrabajo, sujetándose a la atención de responsabilidades que le son designadas para el cumplimiento remoto mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación.
Teletrabajo: modalidad de trabajo que utilizando las tecnologías de la información y de la comunicación (TICs), puede ser desarrollada a distancia, fuera del ámbito donde se encuentra la persona contratante, en forma total o parcial, pudiendo realizarse en relación de dependencia o en forma autónoma.
Unidad de trabajo: dependencia universitaria a la cual se encuentra adscrita la persona teletrabajadora desde la relación de puestos institucional o bien, desde la cual exista acuerdo de pertenencia temporal de la plaza que ocupa la persona teletrabajadora.
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DOCUMENTOS DE TELETRABAJO
A continuación, se enlistan los documentos que aparecen mencionados en los Lineamientos de Teletrabajo, los cuales puede descargar en la página web de la Oficina de Recursos Humanos http://orh.ucr.ac.cr/noticias/teletrabajo
Convenio
Convenio de Teletrabajo
Adendum al Convenio de Teletrabajo
Guías
Guía 1 Solicitud de Ingreso al Programa de Teletrabajo de la UCR.
Guía 2 Auto reporte de condiciones de trabajo.
Guía 3 Tramitación del servicio VPN- Centro de Informática
Guía 4 Plan de Trabajo de las metas teletrabajables
Guía 5 Bitácora de seguimiento del plan de trabajo
Guía 6 Evaluación del plan de trabajo
Guía 7 Adendum al Convenio de Teletrabajo
Instructivos
Instructivo 1 Descripción de estándares para laptops y estaciones de trabajo convencionales vigentes en la UCR
Instructivo 2 Términos y condiciones de uso del servicio VPN
Instructivo 3 Guía de Salud ocupacional y prevención de riesgos en teletrabajo
Instructivo 4 Manual de implementación de Gestión del Desempeño en el marco de teletrabajo
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PROGRAMA DE TELETRABAJO DE LA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
LINEAMIENTOS GENERALES
Capítulo I:
Descripción y condiciones del Programa de Teletrabajo
El Programa de Teletrabajo de la Universidad de Costa Rica, es una iniciativa de la
Oficina de Recursos Humanos que promueve el uso de las tecnologías de la
información y comunicación en el desarrollo de esta modalidad de la prestación
laboral.
Tiene como objetivo orientar y regular los trámites y procedimientos en la gestión
del teletrabajo en la Institución, así como velar por el cumplimiento de los
Lineamientos Generales en los cuales se establecen los términos y condiciones de
los procesos de ingreso, permanencia y egreso del Programa.
La Coordinación del Programa de Teletrabajo de ahora en adelante “CT”, se refiere
a la persona responsable de administrar, dirigir, coordinar y evaluar el Programa de
Teletrabajo, coordinar los procesos transversales que se requieran para la ejecución
del Programa, así como al grupo de trabajo designado como Enlaces.
La Coordinación de Teletrabajo será designada por la Oficina de Recursos
Humanos y tendrá el apoyo permanente del Grupo de Trabajo designado como
enlaces y apoyo de cualquier unidad Institucional que así se requiera.
La CT deberá estar en capacidad técnica y disponibilidad a nivel de carga de trabajo
para desarrollar las acciones bajo su responsabilidad.
L1. PROGRAMA DE TELETRABAJO
L 2. COORDINACION DEL PROGRAMA DE TELETRABAJO (CT)
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El Grupo Enlaces está conformado por representantes de unidades u oficinas cuya
gestión es necesaria para el adecuado desarrollo de la gestión del Programa de
Teletrabajo.
Actualmente el Programa cuenta con los siguientes enlaces:
Coordinación de
Teletrabajo
Unidad de Gestión del Desempeño
UGD Sección de Tecnologías
de Información
SETI
Unidad de Salud
Ocupacional
USOA
Asesoría Legal
Sección de Control y Calidad
SCC
Unidad de Archivo
Unidad de Calidad de
Vida Laboral UCVL
Área de Desarrollo Humano
ADH
Centro de Informática
CI
Vicerrectoría de Docencia
METICS
L 3. GRUPO ENLACES
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Enlace Apoyos al Programa
Coordinación General de Teletrabajo, ORH CT
Administra el Programa de Teletrabajo. Dirige y coordina el grupo interdisciplinario de enlaces. Capacita a jefaturas y personas teletrabajadoras.
Unidad de Salud Ocupacional USOA
Verifica las condiciones ergonómicas de la persona Teletrabajadora. Establece lineamientos en materia de riesgos del trabajo en esta modalidad.
Unidad de Gestión del desempeño, ORH UGD
Capacita en la elaboración del Plan de Trabajo y elaboración de metas teletrabajables. Brinda seguimiento a la calidad de los entregables en Planes de Trabajo y Evaluaciones, los cuales reporta a la CT.
Sección de Tecnologías de Información, ORH SETI
Verifica el equipo tecnológico Participa en las inspecciones técnicas a los sitios de teletrabajo
Unidad de Calidad de Vida Laboral, ORH UCVL
Capacita en la incorporación de la modalidad de Teletrabajo Brinda seguimiento en criterios de bienestar de las personas teletrabajadoras.
Asesoría Legal, ORH Criterio experto en el campo legal para todo asunto relativo a Teletrabajo. Capacitación a jefaturas y personas teletrabajadoras.
Sección de Control y Calidad, ORH SCC
Monitorea y elabora informes realacionados con la gestión del Programa de Tletrabajo.
Área de Desarrollo Humano, ORH ADH
Apoya el Programa en términos de recursos, apoyo logístico registro de información, valoración de entregables, los cuales reporta a la CT y en el funcionamiento general del programa. Además, apoya en la organización y desarrollo de actividades de capacitación, comunicación con jefaturas y personas teletrabajadoras.
Unidad de Archivo, ORH
Colabora en el archivo y custodia del convenio y adendums en el expediente de cada persona funcionaria
Centro de Informática CI
Administración del servicio VPN. Criterio experto para dictamen técnico en casos necesarios.
Vicerrectoría de Docencia VD
Recepción de solicitudes del sector docente, definición de requisitos para esta población, remisión de consultas, apoyo en la evaluación de teletrabajo docente. Apoyo de personal de METICS para mejorar la adopción de tecnologías digitales.
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La participación en el Programa de Teletrabajo es voluntaria, se presenta como una
opción que la persona trabajadora valorará con base en la naturaleza del puesto
que ocupa, sus necesidades y posibilidades. El teletrabajo es voluntario para la
persona y para la Institución, pero debe existir acuerdo de partes para que se dé el
ingreso al Programa, por lo que en caso de negativa de alguna de las personas
intervinientes NO se concederá autorización para acogerse a la modalidad de
teletrabajo.
La negativa de un trabajador o trabajadora a cambiar de modalidad contractual no
puede considerarse como un motivo de rescisión de la relación laboral ni de
modificación alguna de las condiciones que venía desempeñando, por lo que debe
garantizarse la estabilidad laboral independiente del modelo contractual.
La voluntariedad no implica aprobación; la persona trabajadora que desee
suscribirse a la modalidad de teletrabajo deberá contar con la aprobación de la
jefatura inmediata, visto bueno del Superior Jerárquico, así como el aval de la
Coordinación de Teletrabajo.
El principio de voluntariedad del teletrabajo lleva implícito el principio de
reversibilidad, el cual aplica tanto para la persona trabajadora como para la
Institución.
La reversibilidad garantiza el regreso al puesto de trabajo de forma presencial de
forma definitiva o temporal y puede formalizarse a petición de la persona trabajadora
o por solicitud de la Institución.
Por iniciativa de la Institución se dará cuando concurran razones de servicio a la
población usuaria, organización del trabajo, interés estratégico, productividad,
incumplimiento de metas, necesidad o cualquier otra que la administración
establezca.
L 4. VOLUNTARIEDAD Y ACUERDO DE PARTES
L 5. REVERSIBILIDAD
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Por iniciativa de la persona teletrabajadora, se producirá en el momento que ésta lo
comunique a su Superior Jerárquico y éste a su vez a la Coordinación del Programa
de Teletrabajo (CT), dicha decisión se hará efectiva con al menos a tres días de
anticipación a la finalización del convenio.
En casos de necesidad, la reversibilidad se efectuará 24 horas después de que la
Jefatura realice el comunicado por escrito al funcionario, quien deberá presentarse
al lugar de trabajo presencial y continuar su trabajo habitual.
La recisión por cualquiera de las partes debe ser por escrito y comunicada en todos
los casos a la CT.
En caso de que la persona trabajadora se reincorpore a su actividad presencial, sea
por voluntad propia o por solicitud de la jefatura, deberá devolver en óptimas
condiciones los medios técnicos, archivos o cualquier otro instrumento que se le
haya facilitado para el cumplimiento de su actividad teletrabajable.
Al ingresar al Programa de teletrabajo, la persona funcionaria inicia un proceso
bimodal de trabajo, entendiéndose este como trabajo presencial y trabajo fuera de
la institución. La actividad teletrabajable será de hasta tres días máximo por
semana, ante lo cual el resto de su jornada será de tipo presencial con el horario de
su contrato original.
Deberá estipularse dentro del Convenio de Teletrabajo los días de la semana en
que se realizará las tareas bajo la modalidad de teletrabajo y bajo la modalidad
presencial, así como el horario para cada uno de estos días.
La jefatura inmediata decidirá la cantidad de días en función de las actividades y
tareas propias del puesto de trabajo que sean susceptibles de realizarse en dicha
modalidad, sin afectar los procesos de trabajo y servicios, así como la interacción
con otras dependencias.
La recomendación será analizada por la CT quien dará el Visto Bueno.
L 6. BIMODALIDAD DE TRABAJO
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OPCIONES PARA APLICAR EN LA MODALIDAD TELETRABAJABLE
Las opciones a valorar entre personas trabajadoras y jefaturas son las siguientes:
TIPO DESCRIPCIÓN (por semana)
TL 1 x 4 1 día teletrabajable, 4 días presenciales.
TL 2 X 3 2 días teletrabajables, 3 días presenciales.
TL 3 X 2 3 días teletrabajables, 2 días presenciales.
Por vía de excepción, en la aplicación de teletrabajo docente o bien, en casos
calificados de situaciones de salud o medidas administrativas, podrán valorarse
opciones distintas de las planteadas en el esquema anterior para la aplicación de la
modalidad.
Respecto de Jornada y Horario es importante diferenciar entre “jornada laboral” y
“horario”, debiendo entenderse que la primera corresponde al tiempo efectivo
máximo que la persona trabajadora está al servicio de la institución empleadora en
condiciones de subordinación o dependencia en razón de un contrato de trabajo.
Por su parte, el horario es más bien la distribución diaria de dicha jornada, teniendo
como base un punto de inicio y otro de término, y que comprende el o los intervalos
de descanso que se convengan.
En otras palabras, la jornada está directamente relacionada con el número de horas
que deben ser trabajadas, mientras que el horario comprende la distribución de
dichas horas, lo cual no puede ser menor ni mayor a los límites legales establecidos.
De los artículos 136 y 138 del Código de Trabajo se deducen tres tipos de jornada,
las cuales son diurna, nocturna y mixta, estableciéndose para cada una de ellas, un
límite máximo de horas laborales, así las cosas, tenemos que:
1. La jornada diurna se desarrolla entre las cinco de la mañana y las siete de la
noche, pudiendo laborar de ocho o hasta diez horas máximo, siempre que la
actividad que se lleva a cabo no sea insalubre o peligrosa.
2. La jornada nocturna está comprendida entre las siete de la noche y las cinco de
L 7. JORNADA LABORAL Y HORARIO
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la mañana, permitiéndose laborar dentro de dicho período, solamente seis
horas.
3. La jornada mixta, en la cual no existe una delimitación legal como en la diurna
o la nocturna, constituye un híbrido entre las dos, de tal manera que será
jornada mixta cuando se trabaje antes y después de las siete de la noche o,
antes y después de las cinco de la mañana; pero en ambos casos la jornada
ordinaria no puede exceder de tres horas y media después de las siete de la
noche, ni antes de las cinco de la mañana, pues se convierte en nocturna.
Asimismo, el total de horas semanales que la persona trabajadora presta sus
servicios a la institución, varía según su nombramiento y jornada. Por ejemplo, una
persona que labore en jornada diurna con nombramiento de tiempo completo,
trabajará 40 horas semanales, distribuidas generalmente en 8 horas diarias de
lunes a viernes.
Teniendo claro cuál es el tipo de jornada contractual presencial, esta será la misma
que para la modalidad de teletrabajo en donde el horario deberá quedar claramente
establecido en el convenio de teletrabajo, esto con el fin de salvaguardar los
derechos y posibles accidentes laborales que se presenten dentro de la jornada
teletrabajable. El horario de la persona teletrabajadora podrá ser flexible dentro de
los límites establecidos en la jornada laboral, previo acuerdo con su jefatura y
cuando no afecte el normal desarrollo de las actividades y servicios en los procesos
de trabajo, para lo cual debe acordarse el horario de disponibilidad de la persona
teletrabajadora.
Como la jornada laboral será la misma que ha sido pactada en el contrato original,
no se dispondrán nuevas o diferentes compensaciones económicas por el cambio
de modalidad, la flexibilidad radicará en el posible cambio de horario al cumplimiento
de esa jornada.
Para efectos de la jornada diaria de teletrabajo, un día de teletrabajo es un día de
la jornada. Por vía de excepción y en acuerdo con su jefatura inmediata, la persona
teletrabajadora con nombramiento menor al tiempo completo, podrá convenir la
realización de varias jornadas de trabajo en un mismo día calendario. En la
modalidad de teletrabajo se admitirá un máximo de tres jornadas durante una misma
semana, equivalentes a tres días teletrabajables, sean estas aplicadas a uno o más
días calendario.
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El incumplimiento de la jornada u horario de trabajo, o bien, el no estar disponible
para la persona empleadora durante dicho horario y jornada serán considerados
como abandono de trabajo.
En ningún caso podrá darse superposición horaria, con el horario teletrabajable o
cualquier otra actividad remunerada, caso contrario se tomarán las acciones
disciplinarias correspondientes y se suspenderá de inmediato el Convenio de
Teletrabajo.
El espacio físico destinado para el teletrabajo, se puede establecer como el
domicilio de la persona trabajadora, un centro de teletrabajo, u otra edificación,
según interés institucional, de común acuerdo con la jefatura inmediata y con el aval
de la CT.
En caso de consignarse el domicilio como sitio de teletrabajo, deberá la persona
teletrabajadora reportar una única dirección exacta, con las señas necesarias para
ubicarla.
La persona que ingresa al Programa de Teletrabajo acuerda de manera voluntaria
poner a disposición de la actividad teletrabajable, la instrumentalización del equipo,
así como los gastos adiciones en los servicios de agua, luz, internet, teléfono o
cualquier otro derivado de dicha actividad, lo cual pacta con la Institución mediante
el Convenio de Teletrabajo.
En dicho acuerdo, la persona teletrabajadora, acepta que la Institución no asumirá
ningún gasto adicional a favor de la persona trabajadora por daño o robo de equipo
propio que se haya dispuesto para la implementación del teletrabajo.
Lo anterior no descarta que cuando exista posibilidad, la dependencia universitaria
provea en calidad de préstamo los equipos tecnológicos para el desarrollo de la
L 8. SUPERPOSICIÓN HORARIA
L 9. ESPACIO FÍSICO DEFINIDO COMO SITIO DE TELETRABAJO
L 10. GASTOS
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actividad teletrabajable, el cual deberá ser administrado adecuadamente por la
persona teletrabajadora.
Se toma la modalidad de teletrabajo como una oportunidad para facilitar acceso al
trabajo de personas en condiciones como discapacidad, zonas geográficas alejadas
de su centro de trabajo, zonas rurales, condiciones familiares, situaciones de salud
u otras que pueden someterse a valoración de la CT.
Para el fiel cumplimiento del Convenio de Teletrabajo es necesario el respaldo de
las Direcciones, Jefaturas, personas trabajadoras y autoridades involucradas.
La persona teletrabajadora asume el compromiso al cumplimiento de sus
obligaciones de forma responsable y ética, para ello deberá:
a. Actuar con integridad en cada acción y decisión que se tome.
b. Respetar los compromisos pactados en tiempo y espacio.
c. Dar el mismo respeto y valor a todas las interacciones que se tengan dentro como
fuera de la oficina.
d. Respetar la normativa interna e instrumentos de gestión.
e. Participar activamente en la solución de problemas
f. Resguardar, proteger y cuidar con reserva la información de la Institución
confiada a su persona, cuidando que su gestión no afecte, perjudique o favorezca
indebidamente a terceros.
g. Compromiso de no superponer el horario trabajable a cualquier otra actividad
remunerada.
Toda la actividad, así como los resultados obtenidos a través teletrabajo le
pertenecen a la Institución, por lo que la persona trabajadora no podrá disponer, usar,
L 11. TELETRABAJO PARA LA INCLUSIÓN LABORAL
L 12. ÉTICA EN EL TELETRABAJO
L 13. PROPIEDAD INTELECTUAL
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reproducir, comercializar, transformar los resultados de la misma.
Las actividades desarrolladas mediante teletrabajo son confidenciales. De igual
forma, la información suministrada por la Institución a la persona teletrabajadora
será de carácter confidencial y no podrá ser divulgada, ni ponerla a disposición de
terceros sin previa autorización por escrito del Superior Jerárquico.
En ese sentido, todo expediente o documentación deberá ser tratado con estricta
confidencialidad por parte de la persona teletrabajadora, quien será responsable
por la custodia de los mismos y deberá devolverlos o entregarlos cuando termine
su tarea o cuando la jefatura así lo solicite.
Existirán restricciones para el uso fuera del centro de trabajo de cierto tipo de
expedientes o documentación que por su materia o naturaleza limiten el desarrollo
de la actividad teletrabajable, por ejemplo, expedientes físicos de índole disciplinario
y los que la Institución determine, no podrán ser puestos a disposición de la persona
teletrabajadora, por lo que dicha actividad laboral podrá realizarse sólo en caso de
que se disponga de los medios para que dicha actividad sea teletrabajable.
La ORH establecerá las formas de evaluación Integral del Programa. La finalidad
de la evaluación será la de verificar el cumplimiento de los objetivos que se fijaron
para la instauración del teletrabajo en la Institución. Se requerirá el registro de
indicadores, así como la consulta a personas teletrabajadoras, jefaturas y
personas usuarias de las dependencias participantes. Estos indicadores podrían
estar relacionados con la productividad de las personas teletrabajadoras,
beneficios percibidos, costos institucionales e impacto ambiental.
L 15. MEDICIÓN DE RESULTADOS DEL PROGRAMA
L 14. CONFIDENCIALIDAD
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Capítulo II
Derechos y responsabilidades de las personas participantes
La Vicerrectoría de Administración tendrá como responsabilidades:
a. Acompañar a la Oficina de Recursos Humanos y a la CT en la instauración del
Teletrabajo en la Universidad de Costa Rica proporcionando los insumos
materiales, espacio físico y personal de apoyo que requiera el Programa de
Teletrabajo para su funcionamiento.
b. Ratificar en conjunto con la Coordinación de Teletrabajo y la Oficina de Recursos
Humanos, la actualización de los Lineamientos para la Instauración del
Teletrabajo en la Universidad de Costa Rica cuando sea requerido.
e. Dictar directrices de referencia institucionales en la priorización de áreas,
puestos o acciones de teletrabajo según lineamiento estratégico institucional y
detección de necesidades.
f. Solicitar a la CT, la evaluación periódica del Programa de Teletrabajo en materia
de rendimiento laboral, bienestar de los funcionarios, costos institucionales,
gestión ambiental.
g. Cualquier otra disposición que tenga relación directa con la implementación del
Teletrabajo.
La Vicerrectoría de Docencia tendrá como responsabilidades:
c. Avalar el uso y aplicación de los Lineamientos Generales del Programa de
Teletrabajo de la Universidad de Costa Rica en la población laboral docente de
la Institución.
h. Dictar directrices de referencia institucionales en la priorización de áreas,
L 16. RESPONSABILIDADES DE LA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN
L 17. RESPONSABILIDADES DE LA VICERRECTORÍA DE DOCENCIA
Dirección: http://orh.ucr.ac.cr/noticias/teletrabajo
E mail: [email protected]
Página 15
puestos o acciones de teletrabajo a nivel estratégico, para la aplicación de
teletrabajo docente, lo que incluye la definición de requisitos, alcances, entre
otros.
i. Solicitar a la CT, la incorporación o modificación de lineamientos relacionados
con la aplicación de teletrabajo docente.
j. Recibir las solicitudes de incorporación al Programa de Teletrabajo formuladas
desde el sector docente y remitirlas a la CT.
k. Colaborar en el abordaje conjunto de situaciones derivadas de la implementación
del teletrabajo en el sector docente.
l. Apoyar en el análisis de la evaluación de teletrabajo docente en conjunto con la
CT, así como en la definición de indicadores relacionados con este proceso.
m. Coordinar con la CT lo relativo a la revisión, evaluación y reorientación del
teletrabajo docente.
n. Apoyar al Programa de Teletrabajo con la autorización para el uso de la
plataforma virtual METICS, en el desarrollo de capacitaciones.
En calidad de Unidad gestora del Programa de Teletrabajo, la Oficina de Recursos Humanos tendrá como responsabilidades:
a. Nombrar la coordinación del Programa de teletrabajo.
b. Apoyar a la Coordinación del Programa de Teletrabajo en los insumos y
requerimientos para el desarrollo del mismo.
c. Velar por la buena marcha del Programa.
L 18. RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
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La Oficina de Recursos Humanos designa a la persona que asume la coordinación general del Programa de Teletrabajo en la Universidad de Costa Rica quien tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Administrar el Programa de Teletrabajo en la Universidad de Costa Rica.
b. Dirigir y coordinar el grupo interdisciplinario de trabajo designado como enlaces
del Programa.
c. Dirigir, formular, coordinar, evaluar y ejecutar el Programa de Teletrabajo y los
Lineamientos Generales dispuestos para la modalidad de teletrabajo.
d. Coordinar los procesos transversales que se requieran para la ejecución del
Programa de Teletrabajo a nivel Institucional.
e. Redactar el acta constitutiva para la instauración del teletrabajo en la
Universidad de Costa Rica, avalada por la Rectoría y Vicerrectoría de
Administración.
f. Proponer a la Oficina de Recursos Humanos, la actualización de los
Lineamientos para Instaurar el Programa de Teletrabajo en la Universidad de
Costa Rica cuando sea requerido.
g. Asesorar a las Autoridades Universitarias, Direcciones y Jefaturas en la
planificación de acciones que mediante la modalidad de teletrabajo promuevan y
favorezcan el mejor uso de los recursos institucionales.
h. Constituirse como un órgano interlocutor oficial que realizará los enlaces con las
Unidades de Trabajo Especializadas en procesos requeridos para la
implementación de esta modalidad de trabajo en la Universidad.
i. Analizar y dar Visto Bueno junto con el grupo de trabajo a las guías de
instrumentalización de los Lineamientos de Teletrabajo.
j. Realizar el análisis de las diferentes solicitudes para ingresar al Programa de
teletrabajo; la cual debe contar con el Visto Bueno de la jefatura inmediata y con
el aval de la Dirección de la unidad de trabajo.
L 19. RESPONSABILIDADES DE LA COORDINACIÓN DE TELETRABAJO
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En caso de que la Jefatura no recomiende la modalidad, se realizara una reunión
con la CT para que la jefatura exponga las razones y se determinará la posibilidad
de nuevos elementos que pudieran variar el criterio inicial. La Resolución final
será responsabilidad de la CT.
k. Gestionar la capacitación a participantes del Programa de Teletrabajo
(direcciones, jefaturas, colaboradores, personal encargado de instancias
técnicas), lo que incluye condiciones de ingreso, mantenimiento, evaluación y
salida de este programa.
l. Recibir los informes periódicos de desempeño de las unidades de trabajo que
cuenten con personal en la modalidad de teletrabajo.
m. Remitir a la Administración Superior, en los plazos y por los medios que ésta
establezca, los resultados de la evaluación del Programa Institucional de
Teletrabajo.
n. Cuando se determine que las causas de bajo desempeño de la persona
teletrabajadora son atribuibles a factores como: la gestión de la jefatura
inmediata, el diseño del proceso de trabajo, el uso de la tecnología, se
coordinarán las acciones para analizar junto con la jefatura las acciones
correctivas que correspondan.
o. Corresponderá a la CT presentar un modelo de conciliación y mediación a las
partes para resolver cualquier conflicto que se generen en torno a circunstancias
relacionadas con la modalidad de Teletrabajo, previo a la instauración de un
proceso disciplinario con el órgano correspondiente.
p. Corresponderá a la CT interpretar la aplicación y alcance de los Lineamientos
Generales de Teletrabajo.
q. Cualquier otra que se determine relacionada al Teletrabajo y que sea de
competencia directa de la Coordinación.
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Página 18
La jefatura y superior jerárquico tendrán como responsabilidades:
a. Analizar de manera crítica y objetiva cuáles de los puestos a su cargo presentan
actividades y tareas teletrabajables.
b. Otorgar el Visto Bueno para la solicitud de la persona trabajadora al ingreso al
Programa de Teletrabajo e indicar su salida del Programa, en caso de ser
requerido.
c. Revisar y autorizar la implementación de la modalidad de teletrabajo para la
persona teletrabajadora mediante la firma del Convenio de Teletrabajo.
d. Aplicar y enviar las guías y la documentación suministradas por la CT para la
implementación del Teletrabajo.
e. Evaluar con objetividad a las funcionarias y los funcionarios a su cargo con el fin
de determinar si cuentan con las actitudes, habilidades y destrezas deseables
para el teletrabajo, reduciendo al máximo el riesgo de interrumpir la continuidad
y calidad de los servicios y productos del departamento, sección o unidad a su
cargo.
f. Planificar y supervisar los procesos teletrabajables a su cargo de manera que
puedan establecerse indicadores de cumplimiento de metas.
g. Planificar junto con la persona teletrabajadora el Plan de Trabajo que incluya las
metas, objetivos, indicadores y plazos de cumplimiento de las tareas asignadas
en la modalidad de teletrabajo.
h. Supervisar el cumplimiento y desempeño de la persona teletrabajadora en
términos de entregables, cuotas diarias de productividad, atención a la población
usuaria, cumplimiento de la jornada y horario, cumplimiento de la normativa y
otras actividades relacionadas con la labor de la persona teletrabajadora.
L 20. RESPONSABILIDADES DE LA JEFATURA Y SUPERIOR JERÁRQUICO
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i. Analizar las causas que impidieron el alcance de las metas e implementar las
acciones que permitan mejorar los resultados, en casos que lo requieran.
j. Determinar la naturaleza de la información que tiene bajo su custodia la persona
teletrabajadora a su cargo y el carácter estratégico, sensible y confidencial que
pueda presentar, girando disposiciones claras en el Convenio de Teletrabajo,
para el tratamiento de los datos.
k. Velar por la integración del personal, reduciendo la afectación negativa del clima
organizacional, esto supone convocar a las personas teletrabajadoras a
reuniones, celebraciones y otras actividades de carácter laboral y social.
l. Velar por la continuidad de los procesos y la calidad del servicio a la población
usuaria de los procesos de su dependencia en el horario establecido por la
institución de manera que el teletrabajo no empobrezca los resultados en
términos de interacciones, productos y servicios.
m. Mantener la debida comunicación para la atención de consultas a las personas
que se encuentran teletrabajando, en los horarios acordados para este fin.
n. Fortalecer la equidad en el trato de las personas colaboradoras a su cargo,
indistintamente de la modalidad de trabajo a la cual se encuentre adscrito, para
la asignación de cargas, oportunidades de desarrollo y medidas disciplinarias.
o. Promover el uso intensivo de las tecnologías de información y comunicación
entre todo el personal de su área para simplificar y digitalizar trámites que
contribuyan con la modernización de la gestión.
p. Llenar formulario de “Aviso de Accidente y Orden de Atención Médica” del INS,
cuando se requiera.
q. Cualquier otra que determine la VRA, VD, ORH o la CT relacionada al Teletrabajo
y que sea de competencia directa de la Jefatura.
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Página 20
La igualdad de trato es uno de los principios vitales del teletrabajo, toda vez que la
persona teletrabajadora tiene los mismos derechos, obligaciones y garantías
laborales que un trabajador que se encuentre en las instalaciones del empleado.
El teletrabajo no implica el desmejoramiento de los derechos adquiridos, ni mucho
menos de las condiciones laborales actuales. Esta modalidad debe ser un factor que
contribuya a mejorar la calidad de vida de la persona trabajadora y la productividad
de la entidad y en ningún momento modifica el contrato de trabajo.
La persona teletrabajadora deberá cumplir con las siguientes responsabilidades.
a. Firmar el convenio de Teletrabajo.
b. Acatar los lineamientos generales del Programa de Teletrabajo, así como las
directrices emanadas por la Oficina de Recursos Humanos en la representación
de la CT.
c. Cumplir con lo acordado en el Convenio de teletrabajo.
d. Desarrollar a cabalidad el Plan de Trabajo cumpliendo con las metas y objetivos
acordados con la jefatura inmediata, ajustándose a los criterios de medición,
evaluación y control requeridos por el Programa de Teletrabajo.
e. Respetar el horario y jornada definidos en el convenio de teletrabajo y
mantenerse accesible y en comunicación para atender consultas de su jefatura,
compañeros y personas usuarias. Estas podrían realizarse vía telefónica, correo
electrónico, videoconferencia u otro medio acordado previamente.
f. Informar en un plazo no mayor a 24 horas a su jefatura cuando se presente
cualquier situación en la cual no pueda realizar sus labores o estas se vean
interrumpidas.
L 21. DERECHOS DE LA PERSONA TELETRABAJADORA
L 22. RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA TELETRABAJADORA
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g. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y pueda
acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado, según se establece
en la normativa institucional.
h. Asegurar las condiciones ergonómicas, de seguridad e higiene y de
equipamiento tecnológico en su domicilio que favorezcan la continuidad de sus
funciones y el cumplimiento de las tareas que le son asignadas. Asimismo, la
persona teletrabajadora está sujeta a permitir el acceso (presencial o remoto,
según se requiera) para la inspección de estas condiciones.
i. Informar y subsanar los riesgos en su lugar de trabajo antes y durante la
vigencia del convenio de teletrabajo.
j. Salvaguardar y custodiar los activos institucionales en caso de que le fueren
otorgados para su uso en el domicilio definido como lugar para realizar el
teletrabajo. En caso de extravío, debe proceder de acuerdo con lo que establece
la normativa vigente.
k. Reportar a la CT con quince días hábiles de anticipación cualquier cambio de
domicilio.
l. Realizar traslado a la modalidad de trabajo presencial en caso de no contar con
los requerimientos de conectividad y espacio físico adecuados, hasta
corroborarse que nuevamente cumple con los requerimientos.
m. Realizar traslado de forma inmediata a su centro de trabajo en caso de ser
requerido por la jefatura inmediata o Superior Jerárquico ante una situación de
necesidad institucional, urgencia u otro, considerando los tiempos de traslados
desde su lugar de teletrabajo, caso contrario, se aplicará lo que establece la
normativa vigente.
n. Asumir los gastos de electricidad, agua, alimentación, equipamiento y
conectividad relacionados con el desarrollo de las actividades teletrabajables.
En el caso de traslados para realizar giras o reuniones de trabajo como parte
de su función, aplica lo establecido en la normativa laboral vigente.
o. Brindar información verídica y oportuna en todos los procesos de investigación,
evaluación del desempeño y medición a los que deba someterse. En caso de
incumplimiento en la realización de sus laborales se aplicará lo concerniente a
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las medidas disciplinarias según la normativa interna.
p. En caso de accidente o posible enfermedad de trabajo, la persona funcionaria
debe comunicarlo de inmediato a la jefatura o en cuanto su condición de salud
lo permita, el comunicado puede realizarse por terceros.
Cualquier otra que determine la VRA, ORH o la CT relacionada al Teletrabajo y
que sea de competencia directa de la persona teletrabajadora.
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Capítulo III
Condiciones de Salud Ocupacional y Tecnológicas
El patrono debe garantizar, por medio de supervisión al sitio de trabajo, las
condiciones de higiene y de medio ambiente a los trabajadores, establecer medidas
preventivas y correctivas en materia de Salud Ocupacional, obligaciones contenidas
en el artículo 214 inciso d) y artículo 282 del Código de Trabajo.
Tanto el patrono por medio de sus representantes y el Instituto Nacional de Seguros,
están facultados por los artículos 214 inciso c), 284 y 299 del Código de Trabajo, a
realizar inspecciones e investigaciones de las condiciones de Salud Ocupacional de
los trabajadores en la modalidad de Teletrabajo.
Estas obligaciones referidas, confieren al patrono, la responsabilidad de velar por la
seguridad ocupacional de sus colaboradores y a la investigación de los accidentes
que ocurran a los mismos, de tal manera que bajo el principio de “Buena Fe”, el
Instituto asumirá como cierta la información suministrada por medio del formulario
“Aviso de accidente y/o Enfermedad de Trabajo y Orden de Atención Médica”.
Cualquier modificación a lo declarado en dicho formulario, deberá ser plenamente
documentado por el patrono, en concordancia con las obligaciones que le confiere
el Código de Trabajo.
En materia de salud ocupacional y riesgos del trabajo rigen la misma normativa que
en la modalidad presencial, extrapolando el lugar de trabajo al acordado mediante
la firma del Convenio.
En el Instructivo No. 3 GUÍA DE SALUD OCUPACIONAL Y PREVENCIÓN DE
RIESGOS EN TELETRABAJO, se puede ampliar la información de referencia
institucional, la cual cuenta con el respaldo de la Unidad de Salud Ocupacional y
Ambiental (USOA).
L 23 SALUD OCUPACIONAL
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El espacio físico designado como sitio para el desarrollo de la actividad laboral en
la modalidad de teletrabajo, deberá contar con los requerimientos ergonómicos y de
seguridad e higiene definidos para su puesto. Esta información deberá presentarse
a la CT mediante la Guía No. 2 AUTO REPORTE DE CONDICIONES DE
TRABAJO. Estos aspectos podrían ser evaluados de forma remota o presencial
según se requiera por la CT o quien esta designe como su representante en esta
materia.
Las personas teletrabajadoras están cubiertas por la Póliza de Riesgos del Trabajo siempre y cuando el riesgo del trabajo sea accidente o enfermedad del trabajo, se demuestre que es producto del ejercicio de sus labores. Se aplicarán las pólizas previstas para el trabajo presencial y se regirá por lo dispuesto en el Código de Trabajo y la Ley para regular el teletrabajo.
Se consideran riesgos de trabajo en la modalidad de teletrabajo, los accidentes y las enfermedades que ocurran a las personas teletrabajadoras con ocasión o en consecuencia del teletrabajo que desempeñen en forma subordinada y remunerada, así como la agravación o reagravación que resulta como consecuencia directa, inmediata e indudable de esos accidentes y enfermedades. Se excluyen como riesgos del trabajo en teletrabajo, los siniestros ocurridos en los términos del artículo 199 del Código de Trabajo y aquellos riesgos que no ocurran a las personas teletrabajadoras con ocasión o a consecuencia del trabajo que desempeñan. Según el artículo 196 del Código de Trabajo, se denomina accidente de trabajo a “… a todo accidente que le suceda al trabajador como causa de la labor que ejecuta o como consecuencia de ésta, durante el tiempo que permanece bajo la dirección y dependencia del patrono o sus representantes, y que puede producirle la muerte o la pérdida o reducción, temporal o permanente, de la capacidad para el trabajo. También se calificará de accidente de trabajo, el que ocurra al trabajador en las
siguientes circunstancias:
b) El cumplimiento de órdenes de patrono, o en la prestación de un servicio bajo su
autoridad, aunque el accidente ocurra fuera del lugar de trabajo y después de
finalizar la jornada.”
L 24. RIESGOS DE TRABAJO
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En caso de que ocurra de un accidente o la detección de una enfermedad, ambos
de trabajo, que puedan clasificarse como riesgos del trabajo, el patrono deberá
cumplir con las obligaciones establecidas en el Código de Trabajo, iniciando con la
definida en el inciso a) del artículo 214:
Artículo 214. “Sin perjuicio de otras obligaciones que este Código impone, en
relación con los riesgos del trabajo, el patrono asegurado queda también obligado
a:
Indagar todos los detalles, circunstancias y testimonios, referentes a los
riesgos del trabajo que ocurran a sus trabajadores, y remitirlos al Instituto
Nacional de Seguros, en los formularios que éste suministre.”
En caso de accidente o enfermedad el trabajador debe informar de inmediato
a su jefatura o en cuanto su condición de salud lo permita.
La jefatura debe indagar los hechos para verificar que el evento tiene su
razón en el trabajo.
Indagados los hechos debe completar el formulario de Aviso de accidente y
Orden de atención Médica” del INS
El funcionario debe presentarse en 8 días hábiles, al dispensario médico del
INS, según lo indicado en el aviso de accidente sea por RT virtual o en caso
de formulario en físico debe llevar el formulario de Aviso de Accidente y
Orden de Atención Médica.
El funcionario debe entregar a la Jefatura la contra referencia del INS.
En caso necesario debe asistir a los controles hasta la ser dado de alta.
L 25. PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTE
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Las características deseables para el equipo de cómputo y conexión a Internet
pueden consultarse en el Instructivo No. 1 DESCRIPCIÓN DE ESTÁNDARES
PARA LAPTOPS Y ESTACIONES DE TRABAJO CONVENCIONALES
VIGENTES EN LA UCR, que contempla tres grupos de actividades:
1. Persona teletrabajadora con actividades básicas administrativas.
2. Persona teletrabajadora con actividades intermedias, que requieran el uso de
software de la Institución y requieran acceso a VPN.
3. Persona teletrabajadora con actividades especiales dependientes de sus
funciones. (Diseño gráfico, edición, audio, multimedios, etc).
De acuerdo con lo consignado por la persona trabajadora en la Guía No. 1
SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA DE TELETRABAJO DE LA UCR, en lo
relacionado con los recursos tecnológicos, la jefatura debe valorar la pertinencia del
equipo para el desempeño de las tareas y actividades teletrabajables.
De considerarse necesario, el Programa de Teletrabajo remitirá consulta al Centro
de Informática, mediante el servicio de CRM (https://soporteci.ucr.ac.cr/) sobre las
características del equipo reportado en relación con su idoneidad para realización de
la actividad teletrabajable.
La instrumentalización referida como equipo de cómputo, conexión a internet, línea
telefónica, u otros asociados al teletrabajo, así como el soporte técnico de los
activos en los sitios de teletrabajo que no sean propiedad de la UCR, correrán por
cuenta de la persona trabajadora, previo acuerdo en el Convenio de Teletrabajo.
La persona teletrabajadora deberá contar con el software correspondiente, licencias
L 15.- RECURSOS TECNOLÓGICOS E INSTRUMENTALIZACIÓN L 27. INSTRUMENTALIZACIÓN
L 26. CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL EQUIPO TECNOLÓGICO Y
CONEXIÓN
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E mail: [email protected]
Página 27
y antivirus necesarios para hacerse cargo del mantenimiento de su propio equipo.
La persona trabajadora y la jefatura inmediata también podrán acordar que el
recurso tecnológico sea suministrado por la Universidad, de acuerdo con la
disponibilidad presupuestaria y acceso a la instrumentalización requerida, en dado
caso será responsabilidad de la persona teletrabajadora conservar y custodiar con
la debida diligencia los equipos, herramientas tecnológicas y programas provistos
por la Institución, sin obviar que se deba firmar el préstamo de activos para cada
caso.
La persona teletrabajadora debe utilizar estos equipos únicamente para llevar a
cabo las actividades laborales e impedir el acceso a los mismos de personas ajenas
al empleador. El daño, la pérdida o sustracción de equipo llevará el procedimiento
establecido por la Oficina de Activos Fijos para su recuperación.
En caso de que la Institución brinde cualquier instrumento de trabajo, al cese del
contrato, la persona teletrabajadora deberá restituir el equipo institucional en las
mismas condiciones en las que le fue entregado.
La Institución deberá adoptar las medidas de seguridad adecuadas, respecto a
software o cualquier otro instrumento que se utilice en las actividades propias del
teletrabajo, con el fin de garantizar la protección de los datos usados y procesados
por la persona teletrabajadora.
El Centro de Informática de la Universidad de Costa Rica coopera con el proceso
de instalación de antivirus, software y acceso a VPN cuando corresponda.
En caso de que el trabajador no cuente con los medios ni la unidad se los pueda
proporcionar, puede establecerse un tiempo a definir por la CT para determinar si
existen soluciones funcionales a la situación.
La Conectividad dependerá de factores tales como el medio de conectividad (datos
móviles, fibra óptica, cable modem, ADSL, etc.), así como el ancho de banda, uso
colateral y la distancia de la locación hasta la red de la UCR.
L 28. CONECTIVIDAD DESDE EL SITIO DE TELETRABAJO
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E mail: [email protected]
Página 28
La fórmula mínima aceptable para actividades básicas administrativas es de:
Medio de conectividad: Cable Modem
Ancho de Banda: 4 Mbps
El VPN es el medio que permite a redes externas acceder de manera segura,
protegida y controlada a la red interna de la UCR y con ello contar con acceso a los
recursos y servicios existentes en la red privada de la UCR.
La unidad de trabajo reportará a la CT si la persona teletrabajadora requiere el uso
de VPN, la cual envía a Rectoría el listado de proponentes para su respectiva
autorización.
Con el aval de dicha instancia, la persona trabajadora debe solicitar el servicio al
Centro de Informática, completando la Guía No. 3 TRAMITACIÓN DEL SERVICIO
VPN cuyas condiciones de uso se describen en el Instructivo No. 2 TÉRMINOS Y
CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO VPN. Dicha dependencia universitaria
proporcionará el soporte necesario para este servicio.
Tras la evaluación técnica del sitio de trabajo y del equipo tecnológico que consta
en los lineamientos 20 y 23, se otorgará un plazo razonable que no exceda los tres
meses, con el fin de que la persona trabajadora que opte por la modalidad de
teletrabajo incorpore y corrija los elementos que se han señalado por la
Coordinación de Teletrabajo y los Enlaces respectivos en las inspecciones oculares
de equipo y mobiliario.
Para ello la persona trabajadora y la CT formulan un plan de intervención con su
respectivo cronograma. Si una vez transcurrido el plazo otorgado como Plan
Remedial no se han corregido las observaciones, la persona trabajadora deberá
abandonar el Programa de Teletrabajo y podrá ser incluido una vez que demuestre
que cuenta con lo requerido.
L 30. PLAN REMEDIAL
L 29. VPN (VIRTUAL PRIVATE NETWORK – RED PRIVADA VIRTUAL)
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E mail: [email protected]
Página 29
Capítulo IV:
Ingreso al Programa de Teletrabajo
El ingreso al Programa consta de las siguientes acciones:
a. El superior jerárquico de la Unidad de Trabajo, según calendario institucional,
envía un oficio a la Coordinación de Teletrabajo de la Oficina de Recursos
Humanos, comunicando el interés de participar en el Programa. Para el caso
del sector docente, esta comunicación se realiza a la Vicerrectoría de
Docencia.
b. Posterior a la solicitud, la Oficina de Recursos Humanos brinda una
capacitación a las jefaturas inmediatas de las personas candidatas a
teletrabajar, para que conozcan los alcances del Programa, las
responsabilidades que asumirán al ingresar, así como los procedimientos en
cada etapa del proceso.
c. Posterior a la capacitación y luego de valorar si desean participar en el
Programa, las jefaturas de las Unidades de Trabajo envían la lista de
personas que desean ingresar.
d. La Oficina de Recursos Humanos capacita a las personas aspirantes al
Programa en Lineamientos Generales del Programa. En esta capacitación
desarrollan temas como enfoque, alcances, condiciones, responsabilidades,
procedimientos y beneficios del teletrabajo en la Universidad, así como el
uso de las guías, instructivos y otros formatos.
e. Tanto las personas aspirantes al Programa como sus jefaturas inmediatas
participan en la capacitación sobre Gestión del Desempeño en Teletrabajo,
con el objetivo de familiarizarse con los procesos de planificación y medición
de las metas teletrabajables.
f. La persona aspirante al Programa y su jefatura inmediata, completan la Guía
No.1 SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA DE TELETRABAJO DE
LA UCR, que contempla, datos de la persona y sus jefaturas, perfil
L 31. PROCEDIMIENTO DE INGRESO AL PROGRAMA
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E mail: [email protected]
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teletrabajable, recursos tecnológicos, motivo de ingreso, entre otros.
g. La persona interesada, llena la Guía No. 2 AUTO REPORTE DE
CONDICIONES DE TRABAJO, los cuales deben ser revisados y aprobados
por la jefatura correspondiente.
h. Ambas guías son enviadas en formato digital a la Coordinación de
Teletrabajo al correo [email protected], quien realizará las
observaciones correspondientes y emitirá su criterio en cuanto a la
aprobación o no del ingreso al Programa.
i. Con el Visto Bueno de la CT para su inscripción al Programa, la jefatura
inmediata y la persona aspirante negocian las condiciones del Convenio de
Teletrabajo para cada caso en especial.
j. La persona que requieran el servicio de VPN, llena la Guía No. 3 TRAMITACIÓN DEL SERVICIO VPN, y envía la fórmula al Centro de Informática
k. La jefatura inmediata y la persona aspirante definen el Plan de trabajo
identificando las metas teletrabajables. Para ello se utiliza el formato vigente
para la formulación del Convenio de Teletrabajo y la Guía No. 4 PLAN DE
TRABAJO DE LAS METAS TELETRABAJABLES.
l. Una vez firmado el convenio, se envía en forma física con las firmas y sello
correspondientes a la CT, para su aprobación.
m. De forma simultánea se envía de forma virtual el Plan de Trabajo al correo
[email protected] .el cual es requisito para el ingreso al Programa.
n. Una vez aprobado el ingreso, la CT envía a la Unidad de Trabajo copia digital
del convenio firmado vía correo institucional y el original se archiva en el
expediente de personal de la Oficina de Recursos Humanos.
o. El plan de trabajo deberá renovarse periódicamente durante la vigencia del
convenio. En igual periodicidad se efectuará la evaluación del mismo
mediante la Guía No. 6 EVALUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO. Para tales
efectos el plan y evaluación serán trimestrales en los primeros seis meses
de ingreso al Programa y semestrales en el periodo restante del convenio.
Dirección: http://orh.ucr.ac.cr/noticias/teletrabajo
E mail: [email protected]
Página 31
La Universidad de Costa Rica desarrolla su gestión mediante una gran variedad de
puestos, pero no todos ellos son susceptibles de realizarse mediante la modalidad
de Teletrabajo. Por lo anterior, cada jefatura debe valorar si las actividades y tareas
pueden ser llevadas a cabo por la persona trabajadora desde una locación distinta
a la oficina, utilizando las tecnologías de la información y la comunicación.
Como primer filtro se debe descartar aquellos procesos donde predominan
actividades y tareas que requieran de trabajo físico, manejo de maquinaria,
actividades de transporte, atención al público, aseo y ornato, atención en salud,
utilización de documentos o expedientes solamente disponibles en formato físico,
atención de emergencias y todas aquellas actividades o tareas que requieran la
presencia física del funcionario o funcionaria en la institución.
A contrario sensu, estarían los procesos donde el trabajo se realiza mediante
actividades o tareas que utilicen medios tecnológicos y donde la presencia física de
la persona trabajadora, no sea indispensable para realizar la tarea específica.
Es importante determinar dentro del análisis que se realice, qué actividades y tareas
son teletrabajables y cuáles no lo son, con el fin de determinar el máximo de días
que se podrían cubrir con dichas tareas, sin afectar los servicios e interacciones
laborales.
Para el caso del sector docente, los requisitos de los puestos y condiciones
laborales estará a cargo de la Vicerrectoría de Docencia, la cual comunica
oportunamente mediante circular o el medio que considere oportuno, el detalle de
los mismos.
L 32. VALORACIÓN DE PUESTOS TELETRABAJABLES
Dirección: http://orh.ucr.ac.cr/noticias/teletrabajo
E mail: [email protected]
Página 32
Indicadores de puestos teletrabajables:
1.- Actividad: entendiéndose como “actividad teletrabajable”, el conjunto de tareas
que pueden ser realizadas por medios telemáticos desde el domicilio o lugar de
trabajo destinado para tal fin y que no requieren de la presencia física de la persona
trabajadora en su oficina. Dichas actividades deben tener procesos y objetivos
claros y ser factible la supervisión remota mediante tecnología, o cualquier otro
medio que le permita la verificación diaria.
2- Tarea: acción específica dentro de una actividad que es susceptible de ser
realizada de forma remota mediante la utilización de medios telemáticos o cualquier
otro instrumento que le permita realizar la labor encomendada.
3.- Tecnología: el desarrollo de las actividades y tareas debe contemplar el uso
frecuente de tecnologías de información y comunicación.
4.-Ambiente Laboral: conjunto de condiciones laborales, ergonómicas, espaciales,
de comunicación y colaboración necesarias para desarrollar actividades
teletrabajables.
5.- Supervisión: las labores que se realicen bajo la modalidad de teletrabajo deben
ser susceptibles de ser supervisadas de manera remota con criterios para la
rendición efectiva de cuentas.
6.- Continuidad del servicio: para que un puesto pueda ser teletrabable es necesario
que la realización de las actividades de forma remota, no afecten el servicio que
brinda la instancia a las personas usuarias ni las interacciones con otros
departamentos o dependencias.
Además de las condiciones del puesto de trabajo, es necesario determinar si la
persona según sus competencias es apta para incorporarse al Programa
Para ello, la persona aspirante y su jefatura pueden hacer uso de la Guía No 1.
SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA DE TELETRABAJO DE LA UCR en
el apartado Valoración de Perfil Teletrabajable. Asimismo, la Evaluación del
Desempeño en la modalidad presencial puede ser tomada en cuenta para autorizar
a la modalidad de teletrabajo a una persona funcionaria.
L 33. PERFIL DE LA PERSONA QUE OPTA POR TELETRABAJO
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Página 33
Puede optar por la modalidad de teletrabajo, aquella persona que cumpla con los
siguientes requisitos:
a) Desempeñar un cargo de naturaleza administrativa o docente en la UCR.
b) Contar con un excelente desempeño en la modalidad presencial.
c) Desempeñar un puesto con actividades y tareas teletrabajables.
d) Mostrar competencias como: uso adecuado del tiempo, manejo de las
tecnologías de la información propias de las actividades asignadas, eficiencia
en el cumplimiento de sus labores, comunicación adecuada, manejo adecuado
de la información confidencial.
e) Disposición de mantenerse accesible y en comunicación permanente con su
Unidad de Trabajo.
Para ingresar al Programa de Teletrabajo, la Unidad de Trabajo por medio del
Superior Jerárquico, presenta la solicitud mediante oficio dirigido a la Coordinación
de Teletrabajo en la Oficina de Recursos Humanos, en donde se indique el nombre
de las personas candidatas a ingresar al mismo y de sus respectivas jefaturas. Para
el caso del sector docente, dicha comunicación se realiza ante la Vicerrectoría de
Docencia.
Las personas interesadas en teletrabajar, así como sus jefaturas, deberán contar
con disponibilidad para participar en las capacitaciones requeridas para tal fin.
Para la prestación del servicio bajo la modalidad de teletrabajo, se suscribirá un
convenio entre la jefatura inmediata, el Superior Jerárquico y la persona trabajadora,
en el que se estipularán las condiciones particulares de cada relación de teletrabajo.
Dicho Convenio contará sin excepción, con el visto bueno de la Coordinación del
Programa de Teletrabajo. (CT)
El convenio deberá apegarse en todos sus extremos a las disposiciones y garantías
laborales contenidas en la normativa Institucional, Ley Para regular el teletrabajo,
así como al Código de Trabajo y leyes conexas.
L 35. CONVENIO DE TELETRABAJO
L 34. SOLICITUD DE INGRESO
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La duración del Convenio de Teletrabajo será por un plazo máximo de dos años
prorrogables por el mismo tracto a solicitud de las partes y aceptación de la CT todo
ello basado en la evaluación del desempeño en esta modalidad, al final del plazo.
Cualquiera de las partes podrá ponerle fin a la modalidad cuando lo considere
conveniente o por incumplimiento, para lo cual se deberá de avisar por escrito con
al menos diez días de anticipación a la otra parte, y comunicar de inmediato por
escrito a la CT.
Cuando se demuestre que existe incumplimiento por parte de la persona
teletrabajadora a las condiciones pactadas, se dará por finalizada su participación
en el Programa de Teletrabajo, sin menoscabo en caso de que corresponda aplicar
las medidas disciplinarias de acuerdo a la normativa Institucional vigente.
En caso de haberse vencido el plazo acordado y si existe intención escrita de las
partes de continuar en dicha modalidad, se suscribirá un nuevo Convenio,
estipulando las condiciones y modificaciones pactadas.
L 36. DURACIÓN DEL CONVENIO DE TELETRABAJO
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Capítulo V
Permanencia en el Programa de Teletrabajo
Durante la vigencia del convenio, tanto la persona teletrabajadora como sus jefaturas
deberán reportar a la CT los entregables periódicos convenidos en los tiempos
estipulados, los cuales son relativos al Plan de Trabajo y su evaluación.
Asimismo, deberán reportar a la CT cualquier cambio en las condiciones pactadas
inicialmente.
La persona teletrabajadora deberá ajustarse a los criterios se supervisión propios de
la modalidad presencial y a los pactados en el Convenio.
El plan de trabajo, así como la evaluación del mismo forman parte del modelo de
evaluación del desempeño en teletrabajo, sobre el cual se puede ampliar haciendo
uso del Instructivo No. 4 MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DEL
DESEMPEÑO EN EL MARCO DE TELETRABAJO.
La productividad esperada de la persona teletrabajadora deberá fijarse a través de
un Plan de Trabajo, documento en el que se consignan las metas a alcanzar. Para
ello se utiliza la Guía No. 4 PLAN DE TRABAJO DE LAS METAS
TELETRABAJABLES.
Las metas se definen como las acciones concretas que se realizan para llevar a
cabo la actividad teletrabajable, la cual se enmarca en el puesto de trabajo. Su
periodicidad será trimestral en los primeros seis meses de ingreso al Programa y
semestral en el resto del convenio.
Es competencia de la jefatura inmediata y de la persona teletrabajadora, formular
de manera conjunta las metas teletrabajables, las cuales deben estar enmarcadas
en los objetivos de gestión de la dependencia universitaria y del puesto.
L 38. PLAN DE TRABAJO
L 37. PARTICIPACIÓN EN EL PROGRAMA DE TELETRABAJO
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Para cada meta se deberá detallar los elementos probatorios o entregables que
serán los que comprueben que efectivamente se cumplió con la meta y la fecha
pactada.
Una vez lleno el Plan de Trabajo, se envía de forma digital con las firmas
correspondientes a la CT, en los primeros cinco días hábiles del mes
correspondiente al inicio del periodo en el que se llevará a cabo el plan de trabajo.
El desempeño de la persona teletrabajadora debe ser evaluado periódicamente a
través del cumplimiento de las metas propuestas en cada Plan de Trabajo.
La guía utilizada en este proceso es la Guía No 6 EVALUACIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO que cada jefatura, junto con la persona trabajadora llenará con base en
las actividades a realizar en la modalidad de teletrabajo y lo enviará a la CT con las
firmas de su persona y la jefatura inmediata, en los primeros cinco días hábiles del
mes posterior al periodo evaluado.
La evaluación se realizará de manera trimestral durante los primeros seis meses de
ingreso al Programa y semestral en el resto del convenio.
Para la entrega de evaluaciones y Planes de Trabajo, el Programa reconoce los
siguientes trimestres y semestres, según corresponda:
Semestre
Trimestre Meses
contemplados
Entrega
Plan de
Trabajo (primeros 5 días
hábiles)
Entrega
Evaluación (primeros 5 días
hábiles)
I I Enero
Febrero
Marzo
Enero Abril
II Abril
Mayo
Junio
Abril Julio
L 39. EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
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Semestre
Trimestre Meses
contemplados
Entrega
Plan de
Trabajo (primeros 5 días
hábiles)
Entrega
Evaluación (primeros 5 días
hábiles)
II III Julio
Agosto
Setiembre
Julio Octubre
IV Octubre
Noviembre
Diciembre
Octubre Enero
Si la calificación porcentual total es menor de 80% se le comunicará a la persona
trabajadora al momento de la Evaluación y se indicará en la Guía No. 6 en el espacio
de Realimentación y Acciones a tomar, cuáles aspectos se deben mejorar.
Además, se analizarán las causas que afectan el desempeño, y se establecerá un
periodo de corrección no mayor a un mes, a partir de esa evaluación.
Si la persona teletrabajadora presenta un promedio menor al 80% en dos
evaluaciones en períodos continuos o discontinuos durante la vigencia del convenio,
será excluida de la modalidad de teletrabajo y no podrá optar por ella hasta dentro
de dos años contados a partir de la última evaluación. Lo anterior no excluye aplicar
las medidas disciplinarias de acuerdo con la normativa Institucional en caso de ser
necesario.
La no entrega del plan de trabajo y/o evaluación para un periodo, se traduce
en la asignación de una calificación de 40%.
La Jefatura Inmediata reportará a la CT la evaluación de metas en los primeros
cinco días hábiles de mes posterior al periodo evaluado. La CT con base en dicha
información, dará el Visto Bueno para continuar en el Programa o dictará un acto
finalizando la modalidad para la persona teletrabajadora y se tomará la decisión si
la unidad base continúa o no con la modalidad.
Si en el periodo de vigencia del plan de trabajo surgen incidentes, fuera del control
de la persona teletrabajadora, que imposibiliten el adecuado desarrollo de la o las
metas propuestas en el Plan de Trabajo, se deberá:
1) Comunicar con prontitud a la jefatura inmediata.
2) Analizar el incidente en forma conjunta con la jefatura inmediata para determinar
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la afectación en la meta y de ser posible tomar acciones correctivas para
alcanzar la misma. En todos los casos el incidente debe registrarse en la Guía
No. 8 como un incidente crítico, entendiéndose éste como aquella situación que
no puede ser prevista, que es ajena al control de la persona teletrabajadora y
que se asocia a alguna de estas situaciones: a) dificulta la realización de la meta
b) hace que la ejecución de esta se atrase en el plazo propuesto, c) que la meta
se alcance en una fecha anterior a la acordada ó d) que no se pueda llevar a
cabo.
3) En ningún caso debe indicarse en la evaluación, las siglas (NA: No aplica) ya
que toda meta teletrabajable debe ser evaluada.
Una herramienta para facilitar el registro de la información relacionada con el
cumplimiento de las metas es la Guía No 5 BITÁCORA DE SEGUIMIENTO AL
PLAN DE TRABAJO cuyo uso no es de carácter obligatorio.
La persona que suscriba voluntariamente la modalidad de teletrabajo deberá estar
accesible y en comunicación con su jefatura o Superior Jerárquico durante toda su
jornada laboral y en cumplimiento de su horario, con el fin de permitir un adecuado
intercambio de información, recibir instrucciones o ejecutar tareas urgentes.
Las jefaturas que así lo ameriten podrán solicitar al funcionario o a la funcionaria la
presencia inmediata a su lugar de trabajo en caso de necesidad y lo comunicará así
mediante correo electrónico o llamada telefónica la persona trabajadora quien
deberá desplazarse por sus propios medios a su lugar de trabajo y cumplir el resto
de su jornada en modalidad presencial. El tiempo de traslado contará como parte
de su jornada. No constituye un requisito que el día teletrabajable que se haya
solicitado la presencia física sea compensado por otro día.
En caso de presentar la persona trabajadora algún inconveniente tecnológico que
impida la comunicación con su lugar de trabajo o la elaboración de los productos
esperados, deberá trasladarse de inmediato por sus propios medios a su lugar de
trabajo y completar su jornada laboral de forma presencial.
L 40. ACCESIBILIDAD Y COMUNICACIÓN CON LA PERSONA
TELETRABAJADORA
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Queda a disposición de la jefatura inmediata o Superior Jerárquico, la reducción de
la cantidad de días de teletrabajo de manera temporal o por la vigencia del
convenio, en cuyo caso se deberá avisar a la persona trabajadora el cambio de
modalidad con al menos tres días hábiles de anticipación a la aplicación de la
medida, y en casos excepcionales con un día de anticipación, por motivos de
urgencia o necesidad presencial de la persona trabajadora. De igual forma, podrá
la persona teletrabajadora, solicitar esta reducción.
Si esta modificación supera el periodo de un mes calendario, deberá suscribirse un
adendum al Convenio de Teletrabajo y enviarse en forma física a la CT para su
visto bueno con al menos cinco días hábiles antes de su implementación, haciendo
uso de la Guía No. 7 ADENDUM AL CONVENIO DE TELETRABAJO. Si la
modificación se implementa para una duración menor a un mes, sólo se debe enviar
un correo a la CT para su registro.
Por acuerdo entre las partes podrá aplicarse la ampliación de la cantidad de días
teletrabajables, con carácter temporal o por la vigencia del convenio, sin exceder el
máximo total de tres días por semana. Deberá contar con el aval de la jefatura
inmediata y el superior jerárquico. Es responsabilidad de la jefatura inmediata velar
por la continuidad de los servicios prestados en la Institución, por lo que deberá
analizar el impacto de esta medida en relación con el quehacer, el cumplimiento de
metas y el ambiente laboral. Cuando la ampliación se da por un mes o menos
deberá comunicarse a la CT para su registro.
Si esta modificación supera el periodo de un mes calendario, deberá suscribirse un
adendum al Convenio de Teletrabajo y enviarse en forma física a la CT para su
visto bueno con al menos cinco días hábiles antes de su implementación, haciendo
uso de la Guía No. 7 ADENDUM AL CONVENIO DE TELETRABAJO.
L 41. REDUCCIÓN DE LA MODALIDAD
L 42. AMPLIACIÓN DE LA MODALIDAD
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Cuando las condiciones acordadas en el convenio varíen, se deberá elaborar un
Adendum y remitirlo a la CT, cuyo formato responde a la Guía No. 7 ADENDUM AL
CONVENIO DE TELETRABAJO. Aplican las siguientes situaciones:
a) Cambio de domicilio o lugar designado para desarrollar la modalidad de
teletrabajo.
b) Ampliación o reducción de la cantidad de días teletrabajables superiores a un
mes calendario.
c) Cambio de jefatura inmediata.
d) Reversibilidad parcial del convenio mayor a un mes calendario.
e) Cambios permanentes en el horario de teletrabajo.
f) Cambios permanentes en el día o los días de la semana en los que se realiza
el teletrabajo.
g) Cualquier otra condición que a criterio de la jefatura o CT deba quedar registrada
en el convenio.
Se constituyen motivos para finalizar Convenio los siguientes:
a) Acuerdo de las partes.
b) Según la voluntad de alguna de las partes, indicando las razones de su
decisión.
c) El incumplimiento de una o varias cláusulas del Convenio del Teletrabajo.
d) Tras haber obtenido calificación menor al 80% en el promedio del primer
trimestre o en dos evaluaciones ya sean continuas o discontinuas.
e) Cuando la persona teletrabajadora cambia de unidad de trabajo.
f) Por vencimiento de la vigencia del Convenio.
Para los incisos a, b y c, se deberá avisar por escrito a la otra parte y a la
Coordinación de Teletrabajo con al menos tres días de anticipación a la finalización
el Convenio.
L 43. MODIFICACIONES AL CONVENIO
L 44. FINALIZACIÓN DEL CONVENIO
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Cuando la finalización del mismo obedezca a su vencimiento, y no exista solicitud de
prórroga o suscripción de un nuevo Convenio, según la cláusula tercera, la persona
teletrabajadora se separa del Programa de Teletrabajo. De igual manera cuando se
detecte incumplimiento del inciso d, relativo a la evaluación del desempeño, la CT
procederá de oficio, comunicando a la persona teletrabajadora y a la unidad de
trabajo de la recisión del convenio.