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SECRETARIA DE SALUD

SUBSECRETARIA DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD

DIRECCIÓN GENERAL DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE SEGUNDO NIVEL DE ATENCIÓN

Marzo 2015 Tegucigalpa, Honduras

CÓDIGO DT-GRMEE-3-A

N° DE PÁGINAS 14

FECHA 18/03/2015

DOCUMENTO TÉCNICO

LINEAMIENTOS PARA IMPLEMENTAR EL

PROCESO DE GESTIÓN DE LA BASE

DATOS DE ACTIVOS DEL HOSPITAL CON

BASE EN EL NUEVO MODELO DE GESTIÓN

HOSPITALARIA

Primera Edición, Marzo 2015

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1

2. OBJETIVO .................................................................................................................... 1

3. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................... 2

4. DESCRIPCIONES TÉCNICAS ...................................................................................... 3

4.1 Instalación de activos ................................................................................................... 3

4.2 Bajas de activos ........................................................................................................... 4

4.3 Registro de activos ...................................................................................................... 5

5. MONITOREO DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 6

6. ANEXOS ........................................................................................................................ 7

Anexo I: Clasificación activos fijos. .................................................................................... 7

Anexo II: Ficha de activo fijo ............................................................................................ 10

Anexo III: Registro de datos. ............................................................................................ 12

Primera Edición, Marzo 2015 | 1

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1. INTRODUCCIÓN

El proceso de implementación del nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria se realiza con el propósito de mejorar la

eficacia, eficiencia y la calidad en la gestión y provisión de los servicios de salud que brindan a la población los

hospitales asegurando la participación social en la gestión y el control de los mismos, todo con la finalidad de contribuir

con el objetivo del Sistema de Salud, de asegurar servicios con equidad, calidad y mejorando el acceso a los servicios

de salud a la población, especialmente la más vulnerable y excluida.

Para dar paso a este proceso, se ha venido realizando un trabajo de desarrollo metodológico operativo de rediseño

organizacional y funcional de todos los sistemas que funcionan en un hospital, como la base para instrumentar e

implementar el Modelo de Gestión Hospitalaria.

Como parte de los trabajos de rediseño de los procesos y procedimientos de los sistemas que funcionan en un

hospital, se presenta en este documento técnico, los lineamientos a utilizar en el Proceso de Gestión de la Base de

datos de Activos del Hospital que forma parte del sistema de Gestión de Mantenimiento de Edificios y Equipo y este a

su vez del componente de Gestión de Recursos en el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria.

En el presente documento se expone cómo debe gestionarse los activos de un hospital, incluyendo las herramientas

que permitan modernizar, profesionalizar y rentabilizar los actuales servicios de mantenimiento existentes alineándolos

con la gestión por resultados según lo que establece el Modelo de Gestión Hospitalaria (MGH).

2. OBJETIVO

Proporcionar una metodología clara para la implementación operativa de los procedimientos de instalación, baja y

registro de activos en los hospitales.


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3. MARCO CONCEPTUAL

El proceso de gestión de la base de datos de activos fijos del hospital

El proceso de Gestión de la Base de datos de activos es la herramienta adecuada para llevar a cabo una correcta

gestión de los equipos e instalaciones del hospital y permite conocer al detalle cada uno de los activos fijos que

conforman el conjunto de equipos e instalaciones del mismo.

La base de datos de activos fijos

La base de datos de activos fijos contiene la totalidad de los activos fijos existentes en el hospital y se trata de un

instrumento básico para gestionar el ingreso, registro y baja de activos así como el mantenimiento de los mismos.

Por tanto, además de tener actualizada la base de datos de los activos fijos, es necesario implementar aquellos

procedimientos que nos garanticen la continuidad de esta actualización permanente, y definir como describimos cada

uno de los activos fijos para poder garantizar una correcta gestión del mantenimiento en cada uno de los niveles que

más adelante se detallan (mantenimiento preventivo, conductivo y correctivo).

Inventario

El inventario, consiste en verificar físicamente que todos los activos existentes en el hospital coinciden con los activos

fijos descritos en la base de datos. Además de verificar la existencia del equipo se verificaran los datos del mismo y

comprobando que el equipo funciona correctamente.

El inventario lo realizaran los operarios que designe el responsable de mantenimiento. El inventario se realizara una

vez al año.

Criterios de clasificación activos

Los activos que conforman la base de datos son todos los equipos e instalaciones del hospital pero es necesario

disponer de una clasificación según la naturaleza de los mismos.


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4. DESCRIPCIONES TÉCNICAS

Para la correcta gestión de la base de datos, se deben establecer criterios de clasificación de cada uno de ellos. Estos

criterios se definen en dos categorías, conocidas como Familia y Sub-familia.

La estructura del registro de activos ha de ser flexible y dinámica, de manera que pueda ser ampliada o modificada

siempre que sea necesario. Por esta razón se tiene que intentar evitar la excesiva subdivisión de los grupos, dejando

muy abierta la inclusión de nuevos elementos que pueden ser necesarios.

Familia: En primer lugar se clasifican los activos en un número lo más reducido posible de grandes Familias.

En segunda instancia, cada Familia se divide en subfamilias. La característica diferencial de las mismas es su función,

y por tanto, el tipo de mantenimiento que requerirán (ver anexo II)

Una vez clasificado el activo según estos criterios, se le asignara un número de inventario, y se describirán los campos

que quedan representados en la ficha del activo (ver anexo III).

4.1 Instalación de activos

Este procedimiento tiene que garantizar que todos los activos fijos que entren en el hospital (tanto si son de compra,

préstamo o donación) quedan registrados en la base de datos de activos fijos.

La responsabilidad general de este procedimiento es del Responsable de mantenimiento.

Los pasos que realizaran cada uno de los departamentos que intervienen en el mismo son los que siguen:

Almacén:

1. Cuando llegue el equipo tendrá que comprobar la existencia de una orden de compra, documento de donación o

documento de préstamo. En caso de no tener dicho documento tendrá que comunicarse con el Jefe de Logística y

Suministros (administración) para comprobar la existencia del mismo y reclamarlo. En caso de que no existiera

dicho documento no permitirá la recepción del activo en el hospital.

2. Una vez comprobados los datos del documento con el requerimiento entregado junto al activo, procederá a abrir

una propuesta de orden de trabajo (POT) para mantenimiento.

3. Guardara el activo en un lugar seguro del almacén, y esperará a la llegada de mantenimiento. Si esta no se

hubiera realizado en el período de un día, se comunicará con el Responsable de mantenimiento. Junto con el

equipo debe recibir todos sus documentos técnicos, garantía, etc.

4. Cuando la orden de compra indica que el equipo recibido debe instalarse inmediatamente, se procederá al llamado

del responsable de mantenimiento para verificar la instalación y realizar pruebas de funcionamiento

correspondientes.

Responsable Unidad de mantenimiento:

1. Una vez recibida la propuesta de orden de trabajo del almacén, abrirá una orden de trabajo (OT), describiendo la

tarea a realizar por parte del operario que asigne. Si es para la instalación del activo, se requiere de la

participación del proveedor, se comunicará con él y acordará el día de instalación, teniendo en cuenta la

disponibilidad del departamento/servicio que es receptor del activo.


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2. Antes de asignar la orden de trabajo a un operario, realizará comprobación de que la instalación del activo no

requiere de ninguna modificación (tomas de corriente, necesidad de soporte, etc.) en el espacio donde será

instalado. En caso de ser necesaria una modificación, incluirá la misma en la orden de trabajo abierta.

3. Asignara la orden de trabajo al operario de mantenimiento.

4. Abrirá una ficha para el activo nuevo y realizara etiqueta de identificación con el número de inventario asignado.

Entregará la etiqueta al operario asignado conjuntamente con la orden de trabajo.

5. Registrará los datos aportados por el operario del activo a la ficha del mismo en la base de datos.

6. Comprobará la existencia de los documentos técnicos y de usuario reportados por el operario. En caso de la no

existencia de alguno de ellos, se comunicará con el proveedor para reclamo de la documentación técnica.

7. En caso de recibir aviso del operario de que el equipo no funciona correctamente, realizara la comprobación del

no funcionamiento y se comunicara con el proveedor para solicitar su asistencia técnica.

8. Entrega de todos los datos e incidencias recogidos al personal de contabilidad para que realice su respectivo

registro contable.

Operario de Mantenimiento:

1. Se desplazará hasta el almacén para la recogida del activo fijo. Anotará en la orden de trabajo entregada por el

Responsable de mantenimiento, la hora de inicio.

2. De ser necesario trasladará el activo fijo hasta el taller de mantenimiento.

3. Comprobará la existencia de los manuales adjuntos con el activo.

4. Comprobará la existencia en caso de ser necesarios para el equipo, los accesorios incluidos en la orden de

compra.

5. Realizará la puesta en marcha del activo.

6. En caso de detectar un funcionamiento incorrecto, lo reportará al responsable de mantenimiento, y guardará el

equipo en el embalaje original hasta recibir nuevas instrucciones.

7. Anotará los datos del activo en la orden de trabajo (marca, nº de serie, voltaje, potencia, etc.).

8. Si el activo funciona correctamente, se desplazará hasta el departamento/servicio receptor para realizar la

instalación del mismo.

9. Pegará la etiqueta de identificación en el equipo.

10. Pondrá la hora final del trabajo en la orden de trabajo y la entregará al responsable de mantenimiento,

conjuntamente con los manuales.

Encargado de bienes nacionales o Contabilidad

1. Con los datos entregados por el Responsable de mantenimiento, introducirá los mismos en la base de datos y

realizará acta de recepción para entregarla al departamento de gestión financiera y que se pueda proceder al

pago de la factura.

2. Si existen anomalías como mal funcionamiento u otros que le haya reportado el responsable de mantenimiento,

realizará igualmente un acta de no recepción para entregarlo al departamento de gestión financiera y al

departamento de logística y suministros.

Nota: Si no existiera la figura del responsable de bienes nacionales o contabilidad, estos pasos los realizara el

responsable de mantenimiento.

4.2 Bajas de activos

El procedimiento de baja de un activo fijo, garantiza que se tengan registrados en la base de datos de activos los

elementos que han causado baja por motivos de obsolescencia o avería no solucionable. De esta forma, se puede

seguir manteniendo los datos de estos activos en la base de datos y la fecha en que han causado baja. Al mantenerlos


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en la base de datos nos permite mantener los registros históricos actualizados y de esta manera tener información a la

hora de determinar la sustitución del mismo.

Cuando un activo se da de baja por los motivos antes expuestos, habrá que garantizar que queda reflejado en la ficha

del activo. Es decir, hay que anotar la fecha que se da de baja el activo, para poder diferenciar de forma rápida los

activos que están de baja de los que no.

Además habrá que registrar los motivos por los que se dio de baja en la última orden de trabajo realizada.

La responsabilidad general de este procedimiento es del responsable de mantenimiento.

Los pasos que realizaran cada uno de los departamentos que intervienen en el mismo son los que siguen:

Operario de mantenimiento:

El operario de mantenimiento comunicará al responsable de mantenimiento la no reparación del equipo.

Anotará en la orden de trabajo, las tareas realizadas en el equipo y pondrá que es irreparable.

Entregará la orden de trabajo al responsable de mantenimiento y retirará el equipo al taller de mantenimiento.

Si el responsable de mantenimiento se lo ha indicado, realizará el desarmado por piezas del equipo.

Responsable de mantenimiento:

Comprobará que el equipo no tiene reparación posible, o que la misma supone un costo excesivo, en comparación

con el costo del equipo nuevo.

Anotará en la ficha del activo la fecha y el motivo de la baja del activo. Esta información tiene que ser clara y

detallada, de manera que permita en todo momento conocer el motivo por el cual se dio de baja el activo.

Realizará un informe de equipo irreparable para entregarlo al jefe del departamento /servicio donde se utilizaba el

equipo y al sistema de gestión financiera; En este informe determinará el costo en reparaciones que ha tenido el

equipo a lo largo de su funcionamiento. También determinará la vida real del equipo.

Comprobará si existen equipos de las mismas características en el hospital.

Comprobará si existen equipos de las mismas características en otros hospitales.

En caso de considerarlo necesario, asignará a un operario para realizar el desarmado por piezas del equipo para

poder utilizar las mismas como recambio para otros equipos.

Realizará comunicación con el jefe del departamento/servicio responsable del equipo y le comunicara la baja del

equipo.

Jefe de departamento/servicio (donde está instalado/asignado el equipo):

A partir del informe de baja entregado por el responsable de mantenimiento, realizará petición de orden de compra

para sustitución del equipo. En ella indicara la urgencia de la misma.

4.3 Registro de activos

El registro de activos se realizara a través de una ficha de activos fijos y equipos. Otro aspecto importante para poder

gestionar correctamente la base de datos del Hospital, es utilizar una ficha estándar para cada uno de los activos fijos

de la misma (ver anexo III).


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5. MONITOREO DEL PROCEDIMIENTO

Para facilitar el seguimiento del proceso de Gestión base de datos activos del hospital, la toma de decisiones oportuna

en relación a la ejecución del mismo y propuesta de mejora se plantea los siguientes indicadores de medición:

Estándar Indicador Fórmula para

construcción del indicador

Entendimiento Fuente Periodicidad Responsable

100% de los activos del hospital se instalan correctamente, bajo especificaciones técnicas del fabricante

% de activos instalados correctamente

No. de los activos del hospital instalados correctamente, bajo especificaciones técnicas del fabricante / Numero de activos instalados. X 100

Activo: Son los equipos que entran al hospital y se instalan de acuerdo al manual del fabricante

Manual de especificaciones técnicas del fabricante del activo; el activo seleccionado

Mensual Jefe de SSGG

100% del activo se da de baja de acuerdo a los manuales de bienes nacionales.

% de activos dados de baja siguiendo el manual

No. del activo se da de baja de acuerdo a los criterios definidos en los manuales de bienes nacionales / total de activo que se dio de baja x 100

Activo equipo de baja es aquel que se descarta de su funcionamiento de acuerdo a criterios establecido

Formato electrónico mensual de registro de activos que se dan de baja


100% del registro de activos esta actualizado

% de activos en registro

No. del registro de activos que esta actualizado / total de registros de activo x 100

Registro de activo actualizado significa registrar los movimientos de los activos que entran que están en buen estado que están de baja de manera mensual

Registro de activos



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6. ANEXOS

Anexo I: Clasificación activos fijos.

Familias.

FAMILIA

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

AIG Agua

AIRM Aire Motriz

APA Aparatos médicos

CLI Climatización y Ventilación

EDI Edificio

ELE Electricidad

EQU Equipos médicos

EQUI Equipos de Seguridad

JARD Jardinería

GASM Gases Medicinales

INS Instrumentación

MAQ Maquinaria

MOB Mobiliario

SAN Saneamiento

SIS Sistemas de Información y Comunicación

TRA Transporte Externo

TRAN Transporte Interno

- SUBFAMILIAS.

SUBFAMILIA

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

ACO Acometida

ACS Agua Caliente Sanitaria


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AFS Agua Fría Sanitaria

AGUAO Agua Osmotizada

AGUAP Aguas Pluviales

AGUAR Aguas Residuales

AIR Aire de Regulación

AIRE Aire Medicinal

AIRM Aire Motriz

ALUM Alumbrado

ANA Analítico

BT Baja Tensión

CALEN Calentador

CLI Clínico

CLIM Climatización

CLÍNIC Soporte Clínico

COC Cocción

COM Comunicación

COMU Comunicación Paciente – Enfermera

CON Conservación

DET Detección

DIA Diagnóstico

EDIF Edificio

EQUIP Equipamiento

EST Esterilización

EVA Evacuación

EXT Extinción

HRD Hardware

INF Informática

LAV Lavado

LIM Limpieza

MAN Mantenimiento

MANI Manipulación alimentos

MAT Material Docente

MEC Mecánicos

MON Monitores de Vigilancia

MONPAR Monitor Paramétrico

OFI Oficina

OXI Oxígeno

PNE Neumáticos

PRO Producción de Calor

PROD Producción de Frio

PROT Protección

PROTO Protóxido de Nitrógeno


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ROP Ropa

SFT Software

SUM Suministros de Emergencia

SUP Soporte Vital

TER Terapéutico

VAC Vacío

VEH Vehículos

VEN Ventilación

VIG Vigilancia Intrusismo


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Anexo II: Ficha de activo fijo

Nº Inventario Nº Inventario B/N Familia

Descripción Subfamilia

Marca Cod.Local

Modelo C. de costo

Tipo Departamento

Color Sala / Ambiente

Nº serie

Nombre jefe

departamento/sala

Potencia Proveedor

Principal/

componente Proveedor mnto.

Inactivo Contrato mnto.

En reparación Fecha inicio contr.

Fecha de baja Fecha fin contr.

Precio No. Orden compra Tipo contrato

No. De Factura Comprobante Duración garantia

Tipo garantia Fecha fin garantia

Nº activo

sustituido

Fecha de entrega

Firma Responsable de Mantenimiento

Secretaria de Salud

FICHA ACTIVO FIJO

HOSPITAL

MUNICIPIO,DEPARTAMENTO

Firma encargado Bienes Nacionales/Contabilidad


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A continuación se muestra los campos que debe contener cada ficha de un activo fijo. En ella hay que anotar en cada

campo los datos que se determinan a continuación:

- Campos Generales :

o Número de Inventario: Asignar número de inventario.

o Descripción: Anotar la denominación común del equipo. Ejemplo: Desfibrilador.

o Marca: Anotar Marca del equipo. Ejemplo : SIEMENS

o Modelo: Anotar modelo, se especifica en la etiqueta que existe en el propio equipo.

o Tipo de activo: Anotar tipo de activo, se especifica en la etiqueta que existe en el propio equipo.

o Número de serie: Anotar número de serie, se especifica en la etiqueta que existe en el propio equipo.

o Potencia: Anotar potencia del equipo en Kw o Cv.

o Principal / Componente: Anotar en el caso de que el equipo este formado por varios activos, si se trata

del activo principal o componente. Ejemplo: Ecógrafo (activo principal), sonda lineal del ecógrafo

(componente).

o Inactivo: marcar este campo si el activo está de baja o fuera de servicio.

o En reparación: marcar este campo si el equipo está en proceso de reparación.

o Fecha de Baja: Cuando se da de baja el activo, en este campo hay que anotar la fecha de baja.

o Precio activo: Anotar el precio de compra del activo.

- Campos de clasificación

o Código de Familia: Anotar código de familia según anexos.

o Código de subfamilia: Anotar código de subfamilia según anexos.

o Código de Local: Anotar donde está ubicado el equipo.

o Número activo sustituido: En caso de que el activo se compró por reposición de otro activo

irreparable, colocar en este campo el número de inventario del equipo que fue sustituido por este.

o Centros de costo: Anotar los centros de costo según criterios marcados por contabilidad.

- Campos de mantenimiento

o Nº Proveedor: Anotar proveedor al que se compró.

o Nº Proveedor mantenimiento: Anotar proveedor técnico para reparaciones o recambios.

o Contrato de mantenimiento: Marcar en caso de que exista un contrato de mantenimiento sobre el

equipo.

o Fecha inicio contrato mantenimiento: Anotar fecha de inicio del contrato de mantenimiento.

o Fecha fin contrato mantenimiento: Anotar en qué fecha finaliza el contrato de mantenimiento.

o Tipo de contrato: Anotar que tipo de contrato es: Básico, Medio, todo riesgo, etc.

o Fecha de compra: Anotar fecha de factura.

o Duración Garantía: Anotar años o meses de garantía.

o Fecha fin de garantía: Anotar fecha en que finaliza la garantía. Es el resultado de sumar a la fecha de

compra la duración de la garantía.

o Tipo de garantía: Anotar si es garantía total o es garantía de recambios, o de horas de trabajo.


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Anexo III: Registro de datos.

Instructivo:

Fecha de registro: Es la fecha en que se realiza el registro de los datos. Esta fecha tiene que ser como máximo la del

día posterior a la del cierre de la orden de trabajo.

Turno: Hay que especificar en qué horario se ha realizado el trabajo. Tiene 4 posible valores: Mañana, tarde, noche o

2T (representa que el trabajo ha sido cubierto por dos turnos).

Nº OT: Es el número de orden de trabajo que va asociado el registro.

Tipo de orden; Hay que indicar si la orden de trabajo es preventiva, correctiva o conductiva.

Tipo de tarea: En el caso de registrar tareas de operarios se indicara la naturaleza de la misma (fontanería, carpintería,

electricista, calefacción, mecánica, etc...)

Nº AF: Hay que indicar el número de inventario del equipo donde se ha realizado la intervención.

Tipo: Hay que indicar si el registro hace referencia a un proveedor externo, un recurso humano interno o un material.

Descripción: Hay que detallar la descripción del Tipo. Es decir, en caso de un proveedor externo el nombre del

proveedor, en caso del recurso interno el nombre del operario, y en caso del material la descripción del recambio.

Cantidad: hace referencia o al número de horas o a la cantidad del material utilizado.

Costo unitario: Hace referencia al costo de la hora de trabajo, o al costo del material.

Costo Total: hace referencia al costo unitario por la cantidad utilizada. Centro de costo 1 y centro de costo 2: Son los

centros de costos contables definidos según el hospital para cada uno de los departamentos del mismo

Fecha registro Turno Nº OT Tipo orden Tipo tarea Nº AF Tipo Descripción CantidadCoste

unitario

Coste

total

Centro de

coste 1

Centro de

coste 2

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