PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra para las compañías se compone de ocho pasos claros. En el primer paso la compañía identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la compra de un producto. El paso final es la ejecución de un contrato de compra. Los pasos intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene como resultado que la compañía compre el producto correcto para cubrir su necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el más duradero por el precio.

1. Identificar una necesidadIdentifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compañía de césped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, una podadora.

2. Seleccionar el producto específicoSelecciona un producto específico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la compañía de césped debe seleccionar qué tipo de podadora de entre las múltiples variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compañía de una podadora de mejor manera.

3. Asignar a un equipo de compraReúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y realización del contrato.

4. Especificaciones técnicasHaz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la compañía.

5. Presupuesto para la compraEstablece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la investigación hecha en el paso 3.

6. Investiga a proveedores potencialesInvestiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Si la compañía de césped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigación sobre qué marca y fabricante proporciona el producto más duradero por el precio solicitado.

7. Solicitar cotizaciónSolicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las especificaciones técnicas requeridas.

8. Adjudicación del contratoSelecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

LAS 5 FASES DEL PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA

Existencia de un problema o necesidad. El proceso se compra siempre parte del reconocimiento por parte de consumidor de que tiene un problema que resolver o una necesidad que satisfacer. Esta necesidad puede ser real (mi coche se ha roto, necesito comprar uno nuevo, etc.) o más bien ficticia (quiero cambiar de teléfono móvil, etc.)

Búsqueda de los productos o servicios que permitan eliminar el problema o necesidad. Antes de comprar nada, el comprador tiene que informarse sobre que opciones tiene. Lo normal es que haya varias marcas y modelos del servicio que quiera comprar. Para buscar información, recurrirá a su propia memoria (anuncios y publicidad que haya visto), a las recomendaciones de su círculo íntimo y a las búsquedas en internet.

Decisión de compra. Una vez que tiene la suficiente información, el comprador finalmente decide que marca y modelo comprar. Los factores que más influyen en la decisión depende de la percepción que el individuo tenga de cada marca (lo que dependerá se sus respectivas estrategias de marketing), de factores económicos y de las opiniones de otras personas, ya sean conocidos o, cada vez más frecuentemente, opiniones que ha visto en internet.

Utilización del producto. Una vez que el comprador tiene lo que quiere, solo queda usarlo. Hay que aclarar que comprados y consumidor pueden no ser la misma persona. El comprador puede adquirir el producto para otro. Por ejemplo, una madre que compra un juguete para su hijo pequeño.

Resultados de la utilización del producto y acciones posteriores. Solo cuando el consumidor ha utilizado el producto podrá evaluarlo. Es entonces cuando decidirá si ha cumplido o no sus expectativas y, por tanto, si volverá a consumirlo. Esta etapa es clave para la fidelización de los clientes.

La duración de cada una de estas etapas dependerá mucho de cada individuo. Los hay que tardan mucho en decidirse y los que compran de forma casi compulsiva. Conocer a fondo estas fases del proceso de decisión de compra es fundamental para las empresas de ventas.

TIPOS DE COMPRASLas compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

Compras especiales.Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículo); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con

algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales.Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

Compras rutinarias.Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad.La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencia.Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

PARTICIPANTES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRASLos iniciadores: Son aquellos que perciben una oportunidad o un problema que podría requerir que se compre un producto o servicio nuevo y, por ello, inicia el proceso de la compra. Casi cualquier persona, de cualquier nivel de la empresa, puede ser iniciadora. Por ejemplo: si los obreros de producción se quejan porque el equipo es anticuado e ineficiente, activarán la adquisición de maquinaria nueva.

a. Los usuarios: Son los miembros de la organización que tienen que usar o trabajar con el producto o servicio, y con frecuencia, influyen en la decisión de compra. Por ejemplo: los operadores de una perforadora pueden solicitar al gerente de compras que adquiera las brocas con determinado proveedor, porque éstas duran afiladas más tiempo y disminuyen los lapsos de paro en la planta.

b. Los influyentes: Proporcionan información para evaluar productos y proveedores alternativos y, con frecuencia, desempeñan un rol central cuando establecen las especificaciones y los criterios que servirán para tomar la decisión de compra. Por ejemplo: son los técnicos expertos de diversos departamentos, en ocasiones, incluyen a los usuarios.

c. Los porteros: Controlan el flujo de información a otras personas participantes en el proceso de compra. Incluyen al agente de compras de la organización y a los vendedores de los proveedores. Los porteros influyen en la compra porque controlan el tipo y la cantidad de información que llega a las demás personas que deciden. Han dos tipos de porteros:

Los escudos: por ejemplo las secretarias que deciden cuando pasar una llamada a los ejecutivos.

Los filtros: como el gerente de compras que reúne propuestas de tres compañías distintas y decide qué le dirá a los demás elementos del centro de compras respecto de cada una de ellas El gerente de compras filtra la información y opta por pasar únicamente la información más valiosa y útil para la empresa.

d. Los compradores: Son lo que de hecho, se ponen en contacto con la organización de ventas y hace un pedido. En casi todas las empresas, los compradores tienen facultades para negociar las compras. En algunos casos, también tienen amplia discrecionalidad. En otros casos, están bastante limitados por las especificaciones técnicas y otros requisitos contractuales establecidos por los técnicos expertos y por la dirección de la compañía.

e. Los decisores: Es la persona que en última instancia, está facultada para tomar la decisión de comprar. En ocasiones los compradores tienen esta facultad, pero con frecuencia ésta queda en manos de los ejecutivos de más alto nivel jerárquico. Como por ejemplo: cuando se adquiere algún tipo de equipo de cómputo o maquinaria, cuya inversión es considerable, y las especificaciones de las mismas son muy importantes, lo más seguro, es que la decisión sea tomada por un alto ejecutivo.

f. Los que controlan: Es la persona que determina el presupuesto para la compra. En ocasiones hay un presupuesto establecido independientemente de la compra; por ejemplo, una oficina regional que es cliente de Xerox puede tener un presupuesto para equipo de oficina, establecido por la empresa al inicio del ejercicio fiscal. Así, cuando es preciso cambiar una copiadora, el costo deberá ajustarse al presupuesto. En otras ocasiones, el que controla puede ser el diseñador de un producto, que está tratando de que su costo se ajuste a un presupuesto determinado.

CICLO DE COMPRAS

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

Análisis de la Solicitud de Compras. Investigación y Selección de Proveedores. Negociación con el Proveedor (seleccionado). Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepción del Material Comprado.

ANÁLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRACorresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción

entre otros.

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES:Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:

La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoció. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,

calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores.

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.

NEGOCIACIÓN CON EL PROVEEDOR:Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

ACOMPAÑAMIENTO DEL PEDIDO (FOLLOW-UP):Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra.El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar.La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

CONTROL DE LA RECEPCIÓN DEL MATERIAL COMPRADO:Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o

almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.