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PROCESO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

CÓDIGO: MNCE01

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MANUAL DE COMUNICACIONES FECHA: 20/12/2017

MANUAL DE COMUNICACIONES

PROPIEDAD DEL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR

La información aquí contenida es propiedad del INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR, por lo tanto, no debe reproducirse, exponerse o discutirse más allá del grupo a quien va dirigida. Al recibir este documento, el destinatario acuerda no reproducir o hacer esta información disponible en ninguna forma a personas que no estén directamente relacionadas y sean responsables de la evaluación de su contenido.

PROCESO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO: MNCE01

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2 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 4

2. OBJETIVO ........................................................................................................... 4

3. ALCANCE ............................................................................................................ 5

4. POLÍTICA DE COMUNICACIONES ............................................................................ 5

4.1 Declaración de compromiso ................................................................................ 5

4.2 Área responsable del manual .............................................................................. 5

4.3 Política de comunicaciones .................................................................................. 6

5. DEFINICIONES .................................................................................................... 7

5.1 ¿Qué es la comunicación? ................................................................................... 7

5.2 ¿Qué es la comunicación interna? ........................................................................ 8

5.3 ¿Qué es comunicación externa? ........................................................................... 8

5.4 ¿Qué es la comunicación pública? ........................................................................ 8

5.5 ¿Qué son los medios de comunicación? ................................................................ 9

5.6 ¿Qué es la comunicación digital? ......................................................................... 9

5.7 ¿Qué es prensa? ................................................................................................ 9

5.8 ¿Qué son los grupos de interés? .......................................................................... 9

5.9 ¿Qué es una crisis? .......................................................................................... 10

6. GRUPOS DE INTERÉS: ........................................................................................ 10

6.1 Grupos de interés para la comunicación interna: ................................................. 11

6.2 Grupos de interés para la comunicación externa: ................................................. 11

7. LA COMUNICACIÓN EN EL INSOR ......................................................................... 13

7.1 Objetivo de la comunicación interna en el INSOR: ............................................... 13

7.1.1 Medios de comunicación interna ..................................................................... 14

7.1.2 Criterios generales para la publicación en medios de comunicación interna .......... 15

7.2 Objetivo de la comunicación digital en el INSOR: ................................................. 16

7.2.1 Medios de comunicación digital ....................................................................... 16

7.2.3 Criterios generales para la publicación en medios de comunicación digital ............ 19

7.3 Objetivo de la comunicación con enfoque de Prensa: ............................................ 19

7.4 Criterios generales para el envío de información a medios de comunicación: ........... 20

8. MANEJO DE CRISIS ............................................................................................ 21


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9. USO DE IMAGEN CORPORATIVA ........................................................................... 22

9.1 Criterios generales de uso de imagen institucional ............................................... 22

9.2 Manual de imagen institucional (Anexo) ............................................................. 22

9.3 Manual de imagen Gobierno nacional ................................................................. 23

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................................... 23


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1. INTRODUCCIÓN

La comunicación en el INSOR se ha identificado como un eje fundamental y

estratégico para generar lazos de confianza con los públicos internos y externos. En

este sentido, la comunicación se propone como un campo horizontal, en el que se

reconoce la participación directa, la importancia e incidencia de todos sus actores

para lograr de manera conjunta la visibilización y el posicionamiento del INSOR, como

la entidad asesora para la promoción de los derechos y políticas públicas de la

población sorda colombiana.

Asimismo, la comunicación se establece como un proceso estratégico y transversal

liderado desde la Dirección General, que tiene como propósito fortalecer el

posicionamiento institucional a partir de cuatro líneas de acción: comunicación digital,

comunicación informativa-prensa; comunicación interna y producción gráfica y

audiovisual, líneas que permitirán la administración del proceso, a partir de las

acciones consolidadas y expuestas en el plan de acción institucional.

Este manual permitirá a los servidores y contratistas conocer las directrices del

INSOR en materia de comunicaciones y su consulta es indispensable para

comprender el manejo de los canales de comunicación internos y externos, así como

las políticas generales y procedimientos que se deben cumplir para elaborar cualquier

pieza de comunicación como boletines de prensa, artículos para portal web, videos,

comerciales, entre otros.

2. OBJETIVO

Este manual permite a los servidores públicos del INSOR conocer las directrices de la

Entidad, en materia de comunicaciones internas y externas.

Su consulta es indispensable para entender el manejo de los diferentes canales de

difusión e información del Instituto, así como los procedimientos que se deben seguir

para elaborar las piezas de comunicación como comunicados de prensa, boletines

virtuales, videos entre otros.


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3. ALCANCE

Este manual aplica para todas las comunicaciones internas y externas, que

divulguen la gestión realizada por el Instituto Nacional para Sordos, a través de los

diferentes medios y mecanismos de información.

4. POLÍTICA DE COMUNICACIONES

4.1 Declaración de compromiso

El Instituto Nacional para Sordos fundamenta la comunicación en los principios de

transparencia, coherencia, efectividad, oportunidad e inmediatez, como parte

esencial de su misión y visión.

La Oficina de Comunicaciones, los voceros y cualquier otro funcionario del Instituto

que tenga comunicación oral o escrita con los medios de comunicación o con la

comunidad en general, debe transmitir mensajes claros, que correspondan con la

misión, la visión, los lineamientos y los objetivos institucionales. De igual forma, debe

dar alcance a la directriz comunicativa de la Presidencia de la República que, en el

período 2015 – 2018, es: Todos por un nuevo país. Paz, equidad y educación.

4.2 Área responsable del manual

La implementación y cumplimiento del presente manual es responsabilidad del área

de comunicaciones que depende de la Dirección General.

Desde esta área se impartirán las orientaciones pertinentes para que los servidores públicos y demás actores involucrados con actividades de comunicación del INSOR,

cumplan con lo establecido en la Política.


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4.3 Política de comunicaciones

• La comunicación en el INSOR será un elemento estratégico que propenderá

por el posicionamiento institucional a nivel interno y externo de la Entidad. • La Comunicación debe ser coherente con los valores institucionales

conllevando a generar confianza con los públicos y a los principios de buen

gobierno. • Desde la comunicación se aportará en la construcción del clima y cultura

organizacional, generando colaboración entre los servidores públicos y demás actores de la Entidad.

• Asegurar que toda la información publicada sea útil, veraz y oportuna para

los ciudadanos. • Los formatos que se establezcan como medios de comunicación institucional

deberán cumplir con criterios de accesibilidad para los grupos de interés de la entidad, especialmente para la población sorda.

• Los contenidos producidos deberán responder a criterios de actualidad, claridad, veracidad, confiabilidad, y deberá ser aprobada previamente por la Dirección General o quien ella designe.

• Las publicaciones deberán responder a los criterios específicos de publicación expuestos en el Manual de Comunicaciones.

• La información y contenidos a promocionar deben responder a las actividades establecidas en el plan estratégico y de acción institucional.

• Los ciudadanos podrán replicar y/o utilizar la información y contenido

publicado en los medios de comunicación institucional, siempre y cuando éste esté sujeto a la política de condiciones de privacidad establecida por el

Instituto. • El área de comunicaciones será la responsable de generar y cuidar las

relaciones con los medios de comunicación regional y nacional.

• La imagen institucional de la Entidad se regirá por el manual de imagen del INSOR, la cual deberá ser implementada en las publicaciones y eventos

institucionales. • Los pronunciamientos institucionales a medios de comunicación serán

realizados por la Dirección General o por quien ella delegue, con el

acompañamiento de un profesional de comunicaciones. • Las comunicaciones como memorandos dirigidos a públicos externos deberán

ser expedidos por la Dirección General, los Subdirectores y/o Jefes de Oficina.

• La información publicada en los medios de comunicación institucional deberá

ser de carácter institucional y no obedecerá a lineamientos comerciales en sus diferentes medios de publicación: multimedia, imágenes, texto, banners,

etc.


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• El área de comunicaciones aprobará las solicitudes de la publicación de

información de entidades externas, las cuales deberán cumplir con los criterios expuestos de publicación del manual de comunicaciones.

5. DEFINICIONES

5.1 ¿Qué es la comunicación?

De acuerdo con conceptos teóricos, la comunicación se entiende como un elemento

genuino y como una herramienta de transformación que está en constante evolución,

conllevando a que los entornos sociales dinamicen sus hábitos a través del

reconocimiento del otro como un factor fundamental para la convergencia social.

La comunicación se da gracias a la relación entre un emisor y un receptor. El emisor,

o fuente del mensaje, inicia la comunicación; es la persona que tiene una información,

necesidad o deseo, así como un propósito para comunicárselo a una o varias

personas.

El receptor es la persona que, por medio de sus sentidos, percibe el mensaje del

emisor. Puede haber una cantidad importante de receptores, por ejemplo, cuando se

dirige un memorando a todos los miembros de la entidad, o puede haber solo uno,

por ejemplo, cuando se hable de algo en privado, con un compañero. Si el receptor

no capta el mensaje, no hay comunicación, lo mismo que si el receptor capta el

mensaje, pero no lo entiende.

Los factores que inciden en la efectividad de la comunicación se pueden circunscribir

a: la codificación (cuando el emisor traduce la información que transmite a una serie

de símbolos), la decodificación (el receptor interpreta el mensaje y lo traduce a

información con sentido), el ruido (factor que altera, confunde o interfiere la

comunicación, de la manera que fuere).

Ahora bien, desde las entidades o empresas, el concepto de comunicación se ha ido

insertando como un campo estratégico para contar el quehacer y logros hacia los

públicos que consideran objetivos para ellos. Teniendo en cuenta que la comunicación

está en constante evolución, es importante resaltar que el proceso genuino de

interacción no se altera, evoluciona las maneras o medios para comunicar, por ello,

la importancia de generar procesos de comunicación que susciten confianza y

veracidad con los públicos.


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5.2 ¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna en el INSOR se comprende como una línea de acción que

además de informar, fomenta la identidad institucional y aporta al mejoramiento del

clima organizacional a través de procesos de comunicación interpersonal.

5.3 ¿Qué es comunicación externa?

La comunicación externa es la suma de las actividades para generar un proceso de

interacción con los públicos externos. Además de los medios de comunicación

institucional establecidos para dialogar con los públicos, esta comunicación también

está dada por la gestión institucional, es decir, a través de los encuentros que realice

los profesionales con entidades o actores externos.

5.4 ¿Qué es la comunicación pública?

Llevando el concepto de comunicación hacia el sector público, el MECI 2014, la define

como: “La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental

por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus

operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los

objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los

niveles y procesos de la organización.”1

En este sentido, este componente facilita a las entidades el cumplimiento de sus

objetivos institucionales a partir de la interacción con los grupos de interés. Como se

menciona anteriormente, la comunicación en las entidades públicas tiene una

dimensión estratégica, gracias a ello, hace posible la creación de alianzas o sinergias

en los que se involucra a los públicos internos y externos en el desarrollo de las

acciones institucionales, logrando consolidar objetivos comunes y con ello facilitar el

acceso a la información y comunicación que genera la entidad en todos sus niveles.

De otra parte, la comunicación pública debe garantizar la efectividad de las

actividades de interacción de la Entidad con sus grupos de interés, enfocado a la

construcción de lo público y a la generación de confianza, a través de la disposición

de la información oportuna y verídica en medios de comunicación apropiados,

facilitando la participación de la ciudadanía en la gestión pública, y por ende lograr

una comunicación transparente y eficaz con dichos grupos.

1 Manual Técnico del Modelo estándar de control interno para el Estado Colombiano -MECI-2014. Eje transversal información y

comunicación.


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5.5 ¿Qué son los medios de comunicación?

Conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el

INSOR, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la

información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés, para que éstos y

la ciudadanía conozcan lo que se planea y se ejecuta, y puedan realizar el

seguimiento correspondiente.

5.6 ¿Qué es la comunicación digital?

La comunicación digital en el INSOR se comprende como una línea de acción que

facilita la interacción y genera participación con los públicos externos en tiempos

reales y a través de medios que han sido diseñados a partir de las tecnologías de la

información y la comunicación, y los cuales están al alcance de los ciudadanos. La

comunicación digital, aunque está mediada por herramientas tecnológicas, es un

enfoque que permite la interacción e información entre el INSOR y sus grupos de

interés, espacios en el que se podrá compartir información y conocimiento

relacionado con la población sorda colombiana.

5.7 ¿Qué es prensa?

Esta línea de acción es un enfoque de periodismo y se entiende como el mecanismo

para recopilar, y procesar la información, que el INSOR genera a través de las

actividades misionales, en un formato noticioso. A partir de esta línea de acción se

gestiona con los medios de comunicación la publicación de notas informativas y con

ello, difundir de manera masiva las acciones que el Instituto realiza. En este enfoque

la información institucional está dirigida hacia medios de comunicación de formatos

tradicionales como lo son: televisión, radio y prensa escrita, asimismo, para medios

de comunicación en línea.

5.8 ¿Qué son los grupos de interés?

Son aquellos públicos internos y externos con los que la entidad tiene relación directa

o indirecta de acuerdo con su misión y objetivos, y con los interactúa de manera

permanente.


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5.9 ¿Qué es una crisis?

Una crisis, es una situación que puede generar o genera una mala imagen de la

entidad, es decir, debido a esa situación, el Instituto pierde credibilidad y

posicionamiento hacia los grupos de interés, generando comentarios negativos sobre

su gestión y acciones.

6. GRUPOS DE INTERÉS:

Para el desarrollo de las acciones de comunicaciones se han identificado los grupos

de interés con los cuales se pretende promover información y posicionamiento

institucional, en este sentido los grupos o públicos objetivos son los siguientes:


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6.1 Grupos de interés para la comunicación interna:

Son los Servidores públicos de la entidad que también lo integran los contratistas.

De acuerdo con la encuesta “Índice de comunicación interna”, aplicada por el equipo

de comunicaciones entre los meses de marzo y abril de 2016 y que fue respondida

por 64 personas, se concluye que: el 70% de los profesionales del INSOR son

servidores públicos, es decir su tipo de vinculación laboral es de planta, de carrera

administrativa, provisional o libre nombramiento y el 30% restante son contratistas,

quienes están vinculados con la entidad a través de contratos u orden de prestación

de servicios.

El perfil de este público se da en un grupo de personas sordas y oyentes, en el que

el 84% son personas oyentes y el 16% son personas sordas. Asimismo, se identificó

que el 70% son mujeres y el 30% son hombres.

El intervalo de edad es de:

▪ 31% tiene 21 a 30 años ▪ 31% tiene de 31 a 40 años ▪ 28% tiene de 41 a 50 años ▪ 9% tiene más de 51 años

El grado de escolaridad es:

▪ El 56% son profesionales con estudios de postgrado ▪ El 31% tiene solo estudios pregrado ▪ El 13% son bachilleres

De acuerdo con lo anterior, el Instituto cuenta con una planta de personal joven con estudios profesionales interdisciplinarios y especializados. Asimismo, se identifica que

el género femenino sobresale en la planta de personal.

6.2 Grupos de interés para la comunicación externa:

Son los públicos externos de la entidad, los cuales no tienen ningún tipo de

vinculación laboral con el INSOR, pero si son de interés para el Instituto debido a que se relacionan en acciones como alianzas estratégicas, sinergias para el desarrollo de proyectos, solicitudes de servicios que la entidad ofrece, entre otros. En este grupo

de públicos se destacan los siguientes:

• Población Sorda: esta población es de especial protección de derecho debido

a que, al tener una discapacidad sensorial por la falta de funcionamiento de su


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oído, su proceso de comunicación e interacción es dada por la lengua de señas.

De acuerdo con ello, la misión del INSOR se centra en generar y promover la garantía de derechos e inclusión social de esta población en el país, para lo

cual es importante que esta población conozca de primera fuente, las acciones que el Instituto realiza para su beneficio.

Teniendo en cuenta lo anterior, para el año 2015 en Colombia hay 512.191 personas sordas, según proyección realizada por el grupo del observatorio del

INSOR con cifras del Censo DANE de 2005. En este sentido, se identifica que la población sorda:

▪ Se encuentra en todo el país con mayor concentración en 13 departamentos:

Bolívar, Atlántico, Norte de Santander, Santander, Antioquia, Bogotá, Boyacá, Valle del Cauca, Cauca, Nariño, Cundinamarca, Huila y Tolima.

▪ Según información de los boletines territoriales del Observatorio Social de la población sorda que lidera el INSOR:” La población sorda a nivel nacional, vive

en condiciones socioeconómicas que las ubica en mayor riesgo de vulneración y exclusión social evidenciado en que el 80% de personas sordas vive en estratos 1 y 2.”

• Padres y familias de personas sordas: Son quienes tienen una relación

directa con la población sorda y, participan socialmente para que se garanticen los derechos de esta población y por ende se genere inclusión en todos los ámbitos sociales del país.

• Entidades públicas territoriales y nacionales: hacen parte del sector

público las cuales tienen relación con el desarrollo de las acciones del INSOR, tales como los Ministerios, Secretarías de Educación, Instituciones Educativas, Alcaldías y Gobernaciones.

• Ciudadanía en general: personas oyentes de todos los estratos sociales,

edades y profesiones que no tienen conocimiento de la población sorda.

• Medios de comunicación: son los medios de comunicación tales como: radio, prensa escrita, televisión y online, los cuales se enmarcan en la opinión pública y de acceso a la sociedad para conocer los hechos o sucesos diarios tanto en

el contexto nacional, local e internacional.


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7. LA COMUNICACIÓN EN EL INSOR

El proceso de comunicaciones del INSOR se desarrolla en dos campos de la

comunicación: comunicación interna y externa, en esta última se derivan dos líneas

de acción: digital y prensa.

7.1 Objetivo de la comunicación interna en el INSOR:

Promover la comunicación entre los servidores del INSOR y contribuir a la

creación de espacios de información, participación y opinión mediante la

implementación de acciones innovadoras de comunicación interna que generen

impacto y fortalezcan la cultura y el clima organizacional.


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7.1.1 Medios de comunicación interna

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

MEDIO DESCRIPCIÓN CRITERIO ESPECÍFICO DE

PUBLICACIÓN

Intranet

Medio electrónico diseñado para ser un espacio de consulta de información, institucional. En este espacio se publica

información de todas las áreas, especialmente la administrativa, tales como: normativas, resoluciones, circulares, entre

otras.

-La publicación o administración de contenidos estará a cargo del área de

sistemas. -El área de comunicaciones será el responsable de

generar el contenido para las secciones de noticias. -La generación de los

contenidos estarán enfocados en las necesidades de los servidores públicos del INSOR, a quienes se mantendrá actualizado sobre las decisiones que lo involucran o afectan.

Boletín

electrónico

Medio de información institucional que tiene como finalidad dar a conocer a los públicos internos las diferentes actividades que la Entidad realiza. Este medio facilita de manera rápida el conocimiento de las acciones

institucionales, así como de otras actividades

externas al Instituto.

-El área de comunicaciones será el responsable de recopilar, generar, diseñar y distribuir el contenido para el boletín electrónico.

Fondo

de pantalla

Los fondos de pantallas de computadores son plantillas diseñadas con frases cortas. Su finalidad es contribuir al clima o cultura organizacional de la entidad, o como apoyo a

las campañas internas.

-Los contenidos para fondos de pantallas deben ser diseñados con textos máximos de 4 líneas.

-Las imágenes a usar deben tener un concepto de comunicación claro. -El área de comunicaciones solicitará la publicación y/o cambio del protector de pantalla.

-El área de sistemas será el responsable de realizar la publicación y/o cambio del

fondo de pantalla. -El lapso de tiempo para realizar una nueva publicación debe ser máxima de 15 días.

Carteleras

digitales

Las carteleras digitales son monitores o pantallas de televisión que cuentan con un software para programar la información.

-El área de comunicaciones solicitará la publicación y/o actualización en las carteleras digitales. -El área de sistemas será el

responsable de realizar la


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publicación y actualización en

las carteleras digitales. -El lapso de tiempo para realizar actualizaciones debe ser mínimo de ocho días.

Correo

electrónico

Herramienta de trabajo que facilita el

intercambio de mensaje instantáneo a través de internet, para lo cual cada servidor público y contratista o miembro de la entidad, deberá contar con una cuenta electrónica creada por el área de sistemas.

-El envío de correos masivos a

los colaboradores del INSOR se limita única y exclusivamente a asuntos institucionales. -El correo electrónico no debe usarse como medio de envío

de mensajes masivos como

“cadenas”, o con contenido religiosos, políticos, chistes o anuncios de tipo personal. -La herramienta debe utilizarse de manera racional para evitar la congestión de los servidores.

-Los correos institucionales deberán contener firma institucional la cual será implementada por el área de sistemas. -Evitar responder a todos

cuando se trata de

agradecimientos, reconfirmaciones, entre otros. -El área de comunicaciones enviará en el día máximo dos correos electrónicos de divulgación a los servidores

públicos, con el fin de no saturar al público interno y, asimismo, no congestionar la red con el tráfico de la información.

7.1.2 Criterios generales para la publicación en medios de comunicación

interna

La comunicación con el público interno debe ser de interés general, precisa,

oportuna y efectiva, para lo cual es necesario tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:


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• La divulgación masiva de actividades internas será realizada a través del área

de comunicaciones y prensa, área que definirá el medio de comunicación institucional pertinente para su divulgación.

• Las áreas de trabajo podrán solicitar la difusión de actividades que requieran

ser informadas al interior de la entidad, para lo cual, deberá realizar el

requerimiento a través de correo electrónico con mínimo 10 días de

anticipación.

• El contenido a divulgar deberá responder a los siguientes criterios: cómo,

dónde, quién, cuándo y por qué, y con la menor cantidad de texto posible.

• Las fuentes de información oficial serán la Dirección General, la Secretaría General, los Subdirectores, Jefes de oficina y Coordinadores de grupo.

• La generación de contenido para boletines electrónicos, rotador de noticias de la intranet, carteleras institucionales y campañas internas será producida por el área de comunicaciones y responderá a las necesidades internas de los

servidores públicos. • El área de comunicaciones evaluará la pertinencia e impacto de los contenidos

y de acuerdo con ello, definirá los temas a publicar a través de los medios de

comunicación interna.

• Los contenidos deberán contener lineamientos accesibles para la población sorda vinculada al INSOR.

• Los contenidos deben respetar el derecho de autor y propiedad intelectual, así como tener en cuenta la Ley 1581 de 2012, la cual expone la protección de

datos personales.

7.2 Objetivo de la comunicación digital en el INSOR:

Posicionar en la red la imagen del INSOR como una entidad líder en la gestión de políticas sociales de inclusión para la población sorda.

7.2.1 Medios de comunicación digital

MEDIOS DE COMUNICACIÓN DIGITAL MEDIO DESCRIPCIÓN CRITERIO ESPECÍFICO DE

PUBLICACIÓN

Redes

sociales

Son plataformas diseñadas para funcionar a través de internet. Su función principal es facilitar la interacción entre grupos de

personas de manera instantánea quienes podrán compartir información de acuerdo con sus intereses. Entre las diferentes

1. Los textos introductorios para Facebook y twitter deben ser claros y redactados en tercera persona. 2. Las publicaciones para Facebook y

twitter deben estar siempre acompañados de memes o vídeos. 3. Las piezas gráficas como memes y gifts que contienen fotografías o ilustraciones


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opciones de redes sociales que

actualmente están disponibles, se han seleccionado: Facebook, twitter, Youtube, Instagram y Linkedln. En este medio, el INSOR publica contenido institucional a través de recursos gráficos y

producciones audiovisuales.

deben comunicar un concepto claro y

estar coherente con el texto que lo acompañe. 4. El texto para memes o ilustraciones no debe superar 4 líneas. 5. Los vídeos o contenido audiovisual generados por el INSOR, no deben

superar los 2 minutos. 6. Los contenidos audiovisuales deben ser accesibles a la población sorda. 7. Los contenidos que se comparten de otras entidades deben estar articulados a

la estrategia digital que se lidera desde fuerza de tarea digital.

8. Desde el área de comunicaciones y prensa se liderará la administración de las redes sociales, área que debe garantizar la coherencia, ortografía y redacción en la publicación de los contenidos. 9. El lapso de tiempo para realizar actualizaciones en Facebook debe ser

mínimo de tres a cuatro horas. 10. El lapso de tiempo para realizar actualizaciones en twitter debe ser mínimo de treinta (30) minutos, máximo dos (2) horas.

Rotador

página

web

Plataforma diseñada a través de código html y para funcionar a través de internet el cual permite la publicación de contenidos en diferentes formatos como texto o vídeo. El rotador del portal web del

INSOR es un medio para la divulgación y promoción de la información institucional, que se genera desde las subdirecciones misionales, administrativa y de gestión; logrando dar a conocer a los grupos de interés del Instituto

las actividades y acciones programadas en su plan estratégico referentes a escenarios

como: educación, cultura, trabajo, salud, etc.

-El contenido escrito no debe superar una cuartilla. -El contenido audiovisual no debe superar los 3 minutos. -Los contenidos deben respetar el derecho de autor y propiedad intelectual, así como

tener en cuenta la Ley 1581 de 2012, la cual expone la protección de datos personales. -Todas las notas publicadas en el rotador debe tener un banner (imagen) referente a la información a publicar. -El tono de la comunicación debe ser con

un lenguaje sencillo, agradable y comprensible. -El tono de la comunicación no debe ser

discriminatorio ni ofensivo. -El área de comunicaciones y prensa será el responsable de solicitar al área de

sistemas la publicación del contenido final. -El área de comunicaciones indicará al área de sistemas el tiempo de publicación de las notas, así como los contenidos que se deben retirar.


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- El lapso de tiempo para realizar

actualizaciones en el rotador de noticias será de 8 días como máximo.

Boletín

electrónico

Medio de información institucional que tiene como finalidad dar a

conocer a los públicos externos las diferentes actividades que la Entidad realiza. Este medio facilita de manera rápida el conocimiento de las acciones institucionales y es enviado a los públicos externos a

través de correo electrónico.

-El contenido escrito no debe superar una cuartilla.

-El contenido audiovisual no debe superar los 3 minutos. -Los contenidos deben respetar el derecho de autor y propiedad intelectual, así como tener en cuenta la Ley 1581 de 2012, la cual expone la protección de datos

personales.

-El tono de la comunicación debe ser con un lenguaje sencillo, agradable y comprensible. -El tono de la comunicación no debe ser discriminatorio ni ofensivo. -El área de comunicaciones enviará al área de sistemas el enlace final que

contiene el boletín electrónico para el envío a los públicos externos. -El área de comunicaciones establecerá el criterio del tiempo para el envío del boletín.

Blog

Es denominado como una herramienta web de fácil acceso,

en el que se puede compartir contenido de acuerdo con el interés del autor y permite que públicos externos intercambien ideas. Para el caso del INSOR, este será un

espacio de comunicación para brindar contenidos que generen conocimiento y opinión sobre las oportunidades de inclusión social y apropiación de derechos de la población sorda.

-El contenido escrito debe ser máximo de dos cuartillas.

-El contenido audiovisual no debe superar los 4 minutos. -Los contenidos deben respetar el derecho de autor y propiedad intelectual, así como tener en cuenta la Ley 1581 de 2012, la

cual expone la protección de datos personales. -El tono de la comunicación debe ser con un lenguaje sencillo, agradable y comprensible. -El tono de la comunicación no debe ser

discriminatorio ni ofensivo. -El área de comunicaciones definirá la metodología para la producción de contenidos de los blogs. -El área de comunicaciones realizará el

acompañamiento para la publicación del blog.

-El área de comunicaciones establecerá el criterio del tiempo para la publicación de nuevas entradas en el blog.


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7.2.3 Criterios generales para la publicación en medios de comunicación

digital

Generar articulación entre el área de comunicación y subdirectores, jefes de oficina

y coordinadores de grupo para consolidar información que pueda ser publicada a

través de los medios de comunicación digital, para lo cual:

• El área de comunicaciones y prensa consultará a los subdirectores, jefes de

oficina y coordinadores de grupo las actividades externas a desarrollar durante

la semana y/o mes.

• Los subdirectores, jefes de oficina y coordinadores de grupo compartirán y

confirmarán al área de comunicaciones las actividades externas a desarrollar

durante la semana.

• La información recopilada por el área de Comunicaciones y Prensa será

revisada, analizada y procesada para determinar el tono, formato y medio de

comunicación institucional externo a publicar.

• La información que reporten los profesionales que se encuentren en

actividades institucionales fuera de Bogotá o externas a las instalaciones del

Instituto, a través de mensajería instantánea deberá contener fotografía y

contexto: nombre de la actividad, objetivo y nombre de las entidades u actores

que participan.

• Para la publicación de las fotografías de personas externas del INSOR, deberán

contar con su previa autorización, para lo cual el área de comunicaciones y

prensa pondrá a disposición un formato de “Autorización de uso de imagen de

vídeos y fotografías y propiedad intelectual al Instituto Nacional Para Sordos”,

o en su defecto, los profesionales podrán grabar un audio con la respectiva

aprobación.

• Los contenidos finales a publicar serán aprobados por la Dirección General,

subdirectores y/o jefes de oficinas asesoras.

7.3 Objetivo de la comunicación con enfoque de Prensa:

Producir noticias institucionales con enfoque periodístico que generen interés en los medios de comunicación ATL y Online para ser publicadas (freepress) en estos

medios.


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7.4 Criterios generales para el envío de información a medios de

comunicación:

• El área de comunicaciones y prensa será responsable de realizar freepress con

los medios de comunicación, a través del contacto directo con periodistas de

medios nacionales y locales.

• El área de comunicaciones y prensa será responsable de atender y coordinar

las entrevistas requeridas por el medio de comunicación.

• Los profesionales del INSOR que reciban solicitudes de medios de

comunicación para atender entrevistas deberán informar y trasladar la

solicitud al área de comunicaciones y prensa.


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• Los tiempos de atención a medios de comunicación deberán darse como

máximo en cinco días con el fin de garantizar el interés del periodista por el

tema y su publicación.

• Las entrevistas deberán estar siempre acompañadas por un profesional del

área de comunicaciones y prensa.

7.5 La Vocería

La persona vocera, es la persona oficial que habla en nombre de la entidad en los

medios de comunicación. Para el caso del INSOR, el vocero oficial es el Director

General o la persona a quien él asigne.

Al atender la entrevista, cualquier vocero debe hacer énfasis a la misión de la entidad,

así como en la narrativa o mensaje principal del Instituto.

8. MANEJO DE CRISIS

Las crisis pueden presentarse en cualquier tiempo del desarrollo de las acciones

Institucionales, para lo cual, en una situación de crisis es fundamental acatar las

siguientes recomendaciones:

• Poner en conocimiento de manera rápida a la Dirección General sobre la

situación.

• Identificar el origen de la crisis. Conocer y analizar su incidencia con la entidad

y públicos externos o internos.

• Generar acciones concretas que permitan mitigar o salir de la situación de

crisis.

• Los pronunciamientos sobre la situación de la crisis, serán directamente de la

Dirección General y/o quien ella designe.

• Los pronunciamientos o intervenciones deberán ser claros, concisos y

argumentados, exponiendo las soluciones o actividades a realizar para salir de

la crisis.

• Se deberá informar a los públicos internos sobre la situación de crisis para

evitar las especulaciones al interior de la entidad y generar respaldo y solidez

institucional.

• El Instituto deberá tomar la iniciativa con los medios de comunicación o

públicos involucrados y con ello no permitir que otros actores tomen la vocería

de la situación.


VERSION: 2



9. USO DE IMAGEN CORPORATIVA

La imagen corporativa del INSOR se refiere al uso adecuado del logo de la entidad,

junto con los logos de gobierno, para este caso, la imagen corporativa de la entidad,

está compuesta por el logo institucional, el logo del Ministerio de Educación Nacional

y el logo del Gobierno Nacional.

El buen uso de la imagen corporativa es de obligatorio cumplimiento por parte de

todos los servidores del Instituto, lo que garantiza hacia los públicos externos una

imagen consolidada del INSOR, así como, el posicionamiento institucional con los

grupos de interés.

9.1 Criterios generales de uso de imagen institucional

• El orden de uso de los logos debe ser el siguiente, de izquierda a derecha, logo

del Ministerio de Educación; en el centro, logo del INSOR, y al lado derecho,

el logo de Gobierno.

• El manejo de la imagen del INSOR en los diferentes medios de comunicación

interna, publicaciones especializadas y eventos debe ser usada de acuerdo con

el Manual de Imagen Institucional de la entidad.

• El uso de la imagen debe ser asesorado y supervisado por el área de

Comunicaciones y Prensa para los productos o eventos en los que se empleará.

• El área de comunicaciones y prensa revisará y aprobará el correcto uso del

logotipo en piezas de comunicación producidas por entidades externas.

• El área de comunicaciones y prensa suministrará internamente los formatos

para comunicaciones externas y presentaciones institucionales, los cuales

deben ir con la imagen institucional.

• Los profesionales del INSOR no podrán hacer composiciones diferentes al uso

adecuado de la imagen en los formatos institucionales, así como en las demás

publicaciones que se realicen.

9.2 Manual de imagen institucional (Anexo)

Consultar el manual de imagen institucional.

El manual de imagen institucional es el documento que describe la construcción y el

diseño del logotipo del Instituto. En él, se definen las normas que se deben seguir

para el uso de la marca y del logotipo en cualquier medio interno y externo del

Instituto.

https://es.wikipedia.org/wiki/Logotipo


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El manual describe los signos gráficos de la imagen y todas sus posibles variaciones:

forma, color, tamaño, etc. De igual forma, explica su forma, oportunidad y lugar de

utilización mediante la inclusión de ejemplos gráficos y las normas prohibitivas de

sus aplicaciones. También se incluyen los colores y las tipografías corporativas.

9.3 Manual de imagen Gobierno nacional

Consultar el manual de imagen del gobierno nacional.

Teniendo en cuenta que el Instituto es una entidad adscrita al Ministerio de

Educación y que nuestra imagen corporativa debe alinearse con la del Gobierno

Nacional, para cualquier publicación institucional debe consultarse el manual de

imagen del gobierno nacional para conocer y respetar los lineamientos frente al uso

de su imagen.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

1. Manual Técnico del modelo estándar de control interno para el estado

colombiano -MECI-2014.

2. Ley 1712 de 2014

3. Estrategia de Gobierno en línea

4. Boletín Territorial Observatorio Social de la población sorda colombiana 5. Resultados encuesta: Índice de comunicación interna.

6. Massoni, S. (2007) Estrategias. Los desafíos de la comunicación en un mundo fluido”. Homo Sapiens Ediciones. Rosario, Argentina.

7. Etkin, J. (2005) Gestión de la complejidad en las organizaciones. Ediciones Garnica S.A.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Cambio Fecha y acta de

aprobación

01 Documento nuevo. 17-08-2016

02

Se incluye el texto de política de comunicaciones, Se

actualiza contenido del manual, se incluye cuadro de

control de cambios.

https://es.wikipedia.org/wiki/Colores

https://es.wikipedia.org/wiki/Tipograf%C3%ADa


VERSION: 2



CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaboró María Carolina

Londoño Domínguez Revisó

Carolina Rojas Rodríguez

Aprobó: Orlando Castillo Leon

Cargo: Contratista Área de Comunicaciones y Prensa

Cargo:

Contratista Oficina Asesora de Planeación y

Sistemas

Cargo:

Jefe Oficina Asesora

de Planeación y Sistemas

Fecha: 07/12/2017 Fecha: 11/12/2017 Fecha: 11/12/2017

proceso comunicaciÓn estratÉgica · proceso comunicaciÓn estratÉgica cÓdigo: mnce01 version: 2...

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