procedimientos para la recuperacion en caso de desastres experiencia en la prevencion de crisis...
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PROCEDIMIENTOS PARA LA RECUPERACION EN CASO DE DESASTRES
EXPERIENCIA EN LA PREVENCION DE CRISISDECEVAL S.A
Preparado por
JORGE HERNAN JARAMILLO OSSAPresidente DECEVAL S.A.
DEFINICIÓN BÁSICA:
POSIBILIDAD DE QUE UNA COSA SUCEDA O NO SUCEDA.
DEFINICIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE NEGOCIO:
POSIBILIDAD DE QUE SUCEDA UN EVENTO NATURAL O PROVOCADO QUE PUEDA AFECTAR A LA ORGANIZACIÓN Y NO PERMITA LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO.
DEFINICION DE CONTINGENCIA
PRINCIPALES EVENTOS DE CONTINGENCIA
CONCENTRACIONMASIVA DEPERSONAS
EVENTOS POLITICOS
TERRORISMO
ACTOS MAL INTENCIONADOS
DE DE TERCEROS
RIESGO OPERACIONAL
INTERNO
HUMANOS
FENOMENOSGEOLOGICOS
FENOMENOSHIDRO-
METEREOLOGICOS
FENOMENOSDE CARACTERTECNOLOGICO
CONSECUENCIAS DE UNA CONTINGENCIA - DESASTRE
FALLA PARCIALFALLA PARCIAL
OCURRENCIA DE UN EVENTO QUE AFECTA LA OPERACIÓN NORMAL DEL NEGOCIO SIENDO NECESARIO ACTIVAR UNA PARTE DEL PLAN DE CONTINGENCIA PERO ES POSIBLE SEGUIR OPERANDO DESDE LA SEDE PRINCIPAL DEL DEPÓSITO.
FALLA TOTALFALLA TOTAL
OCURRENCIA DE UN EVENTO QUE AFECTA DE FORMA INTEGRA LA OPERACIÓN DEL NEGOCIO SIENDO NECESARIO ACTIVAR LA TOTALIDAD DEL PLAN DE CONTINGENCIA
PLAN DE CONTINGENCIA DECEVAL S.A.
OOBJETIVO GENERALBJETIVO GENERALASEGURAR LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO, EVITANDO AL MAXIMO LA INTERRUPCIÓN EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS A NUESTROS CLIENTES EXTERNOS E INTERNOS, ANTE CUALQUIER EVENTO QUE SE PRESENTE Y AFECTE LA EJECUCIÓN NORMAL DE LAS OPERACIONES.
EL PLAN DE CONTINGENCIA ES UN ELEMENTO INDISPENSABLE PARA MITIGAR LOS RIESGOS MENCIONADOS.
BUSCA LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES DE NUESTROS CLIENTES Y DEL MERCADO EN GENERAL EN CASO DE ALGÚN DESASTRE.
PLAN DE CONTINGENCIA DECEVAL S.A.
SATISFACER LAS OBLIGACIONES DEL DEPÓSITO RESPECTO DE SUS CLIENTES, ACCIONISTAS, EMISORES Y DEMÁS AGENTES DEL MERCADO DE VALORES EN LA PRESENTACIÓN Y RECUPERACIÓN DE UNA CONTINGENCIA.
DAR A SUS CLIENTES Y A DECEVAL, UNA METODOLOGÍA QUE AL EJECUTARLA PERMITA RESUMIR DE MANERA EFICIENTE Y OPORTUNA, LAS OPERACIONES CRÍTICAS DEL NEGOCIO
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
PREVENIR QUE DECEVAL S.A., TENGA UN IMPACTO OPERACIONAL O FINANCIERO DE UNA MAGNITUD CONSIDERABLE QUE PUEDA PONER EL NEGOCIO EN ALTO RIESGO.
CAPACITAR AL RECURSO HUMANO INTERNO Y EXTERNO SOBRE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN EN CASO DE UNA CONTINGENCIA .
VALIDAR E INVENTARIAR EL RECURSO TECNOLOGICO Y HUMANO NECESARIO PARA GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
POLITICAS DE CONTINGENCIA EN CASO DE DESASTRE
ENFOQUE INTEGRAL PARA ATENDER LA CONTINGENCIA
INTERDEPENDENCIA DE SISTEMAS DEL MERCADO
ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR
ANALISIS DE RIESGO - IMPACTO EN LA LIQUIDACION
FINANCIERA
ANALISIS DE PROBABILIDAD - TECNICAS DE ESTRES
ACCION CONJUNTA DECEVAL / MERCADO PARA
DISMINUIR MITIGAR EL IMPACTO FINANCIERO
INTERDEPENDENCIA DE SISTEMASENTIDADES DE IMPORTANCIA SISTEMICA
SISTEMAS DE PAGO
SISTEMAS DEREGISTRO DE OPERACIONES
SISTEMAS DE NEGOCIACION DE VALORES
SISTEMAS DE COMPENSACION YLIQUIDACION DE
VALORES
SISTEMAS DEDEPOSITO DE
VALORES
PARTICIPANTESDEL MERCADO
EMISORES SISTEMA DE
DIVULGACION DEINFORMACION `
GENERALES
OPERACIONALES
REPLICACIÓN DE INFORMACIÓN
COMUNICACIONES DEL D.C.
SEGURIDAD INFORMÁTICA
POLITICAS EN CASO DE UNA CONTINGENCIA
EVALUACION PERMANENTEMENTE DE LOS RIESGOS POTENCIALES A LOS CUALES ESTA EXPUESTO DECEVAL
ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PLAN: ACTUALIZADO PARA ATENDER LOS NUEVOS RIESGOS DEL NEGOCIO
CONOCIMIENTO Y ENTRENAMIENTO DE LOS EMPLEADOS Y CLIENTES.
PRUEBA INTEGRAL SEMESTRAL DEL PLAN - DESARROLLO CONTINUO CON LOS USUARIOS
PRUEBA SEMANAL DE COMUNICACIONES
MONTAJE DE UN DATA CENTER ALTERNO Y DE UNA SEDE OPERATIVA ALTERNA.
GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD DEL RECURSO HUMANO CAPACITADO PARA CONTINUAR LA OPERACION
POLITICAS GENERALES
SE ATENDERAN LAS OPERACIONES DE ACUERDO CON SU PRIORIDAD E IMPORTANCIA RELATIVA
EL OBJETIVO DETERMINANTE SERA EL LIQUIDAR LAS OPERACIONES DEL MERCADO DENTRO DEL DIA PREVISTO PARA PARA SU LIQUIDACION, SALVO QUE EL MERCADO ESTABLEZCA UNA ACCION DISTINTA
EL SERVICIO SE PRESTARA A LOS USUARIOS DE ACUERDO CON SU IMPORTANCIA RELATIVA FRENTE A LA LIQUIDACION DEL MERCADO EN SU CONJUNTO: CONCENTRAR LOS ESFUERZOS SEGUN EL PARETO DE OPERACIONES.
LA CONTINGENCIA ESTABLECE ACUERDOS DE INTERACCION CON LOS DEMAS AGENTES DEL MERCADO: SISTEMAS DE PAGOS, BOLSA DEVALORES, PARTICIPANTES DEL MERCADO OTC, SISTEMA DE REGISTRO DE OPERACIONES
POLITICAS OPERACIONALES
LA LIQUIDACION DE OPERACIONES SE EFECTUARA LIBRE DE PAGO EN CASO DE QUE LA CONTINGENCIA AFECTE EL SISTEMA DE PAGOS DEL BANCO CENTRAL
SE MANTIENE UNA COPIA DE LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES DE NUESTROS CLIENTES EN EL CENTRO ALTERNO OPERATIVO
COPIA DE LAS BASES DE DATOS SON ALMACENADAS EN BOVEDAS EXTERNAS DE SEGURIDAD DIARIAMENTE Y UNA COPIA DE LA MISMA SE MANTIENE EN EL CENTRO ALTERNO OPERATIVO
LAS SUCURSALES DE DECEVAL TENDRAN LA CAPACIDAD DE ASUMIR FUNCIONES DE SOPORTE PARA TODAS LAS OPERACIONES DEL NEGOCIO
POLITICAS OPERACIONALES
ASIGNACIÓN DE RECURSO HUMANO DE BACKUP POR FUNCIONARIO, Y CAPACITACIÓN DE FUNCIONES DE BACKUP.
DEFINICIÓN DE PERFILES CONTINGENTES CON OPCIONES DEL SISTEMA DE SALDOS RESTRINGIDAS Y SE DISPONDRÁ DE HABILITACIÓN ESCALONADA DE ACUERDO CON LA EVOLUCIÓN DE LA CONTINGENCIA Y EL TIEMPO QUE ESTA DURE.
SOLO SE EJECUTARÁN DESARROLLOS DIRECCIONADOS A SOPORTAR LA CONTINGENCIA, LOS ENCAMINADOS A AYUDAR EN LA EVOLUCIÓN DE ESTE ESTADO Y LOS QUE POR OBLIGACIONES LEGALES O DEL MERCADO SE DEBAN EJECUTAR.
POLITICAS OPERACIONALES
SE RESTRINGIRA LA PRODUCCION DE INFORMACION HISTORICA PARA MANTENER LA CAPACIDAD DE PROCESAMIENTO
LOS MOVIMIENTOS DE OPERACIONES PODRAN SER CONSULTADOS SIN RESTRICCION
LAS LABORES DE SOPORTE TÉCNICO TANTO A CLIENTES INTERNOS COMO EXTERNOS ESTARÁN RESTRINGIDAS EXCLUSIVAMENTE AL PROCESO DE CONTINGENCIA.
SE PODRÁN REALIZAR CONSULTAS SOBRE LOS MOVIMIENTOS.\
LOS CIERRES DIARIOS DE OPERACION SERAN VIGILADOS SISTEMATICAMENTE PARA ASEGURAR LA CONTINUIDAD DE OPERACIONES
LOS BASE DE DATOS Y LAS REPLICAS DEL LOG DE TRANSACCIONES SERAN ENVIADOS AL DATA CENTER CADA 15 MINUTOS
POLITICAS OPERACIONALES
POLITICAS DE COMUNICACIONES
CARRIER PRINCIPAL Y CARRIER CONTIGENTE / CONTINUIDAD DE ENLACES WAN / LAN
SISTEMA DE REENRUTAMIENTO BAJO DEMANDA DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN AL CENTRO ALTERNO DE OPERACIONES
EL CENTRO DE PRODUCCION TIENE CONECCION PRINCIPAL Y CONTIGENTE CON EL CENTRO DE PROCESO ALTERNATIVO
POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMATICA
MANTENIMIENTO DE LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
CONTROL DE LOS SERVICIOS DE ACCESO Y OPERACION EN UNA CONTINGENCIA
PROTECCION A LAS TRANSMISION DE LOS DATOS Y SEGURIDAD DE LAS APLICACIONES
ENCRIPCION Y MANTENIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES CON LOS SISTEMAS CRITICOS
ESTRATEGIAS DE ESTRATEGIAS DE CONTINGENCIACONTINGENCIA
ESTRATEGIAS DE ESTRATEGIAS DE CONTINGENCIACONTINGENCIA
ESTRATEGIAS DE PREPARACIÓN
ESTRATEGIAS DE ACTIVACIÓN Y EJECUCIÓN
ESTRATEGIAS DE NOTIFICACIÓN
ESTRATEGIAS DE PREPARACION
• CREACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
REQUERIDAS PARA ATENDER EL PLAN
• DETERMINACION DE COMPONENTES Y RECURSOS DEL PLAN :
HUMANOS, FINANCIEROS, LEGALES Y TECNICOS
• CREACION DE UNA BASE DE INFORMACION MINIMA
DOCUMENTAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,
CONFIGURACIONES, AREAS , ETC.
• DETERMINACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD FISICA Y
ELECTRONICA REQUERIDA PARA ATENDER EL PLAN
ORGANIGRAMA PARA ATENDER LA CONTINGENCIA
E quipo de A uditoría
E quipo de Operaciones E quipo de A poyo Logístico E quipo de T ecnología
E quipo de Contingencia
E quipo de Gestión
ESTRATEGIAS DE ACTIVACIÓN Y EJECUCIÓN
EL EQUIPO DE CONTINGENCIA SERÁ EL ENCARGADO DE LA ACTIVACIÓN DEL PLAN
EL PLAN SE ACTIVARÁ TENIENDO EN CUENTA:
SI EL EVENTO SUCEDE DURANTE EL HORARIO OPERATIVO: Horario donde se están realizando las operaciones normales del Depósito o se encuentra personal del mismo dentro de sus instalaciones. (7:00 a.m. - 8:00 p.m.)
SI EL EVENTO SUCEDE EN UN HORARIO NO OPERATIVO: Horario donde no se están realizando las operaciones normales del Depósito y no se encuentra la totalidad de personal del mismo dentro de sus instalaciones. (8:00 p.m. - 7:00 a.m.)
INICIO
DETERMINAR LA NECESIDAD DE EVACUAR LAS INSTALACIONES
DEL DEPÓSITO
VALIDAR SI EL EVENTO CONTINGENTE SE PRESENTÓ EN
HORARIO OPERATIVO O NO.
EVACUAR EL PERSONAL QUE SE ENCUENTRE LABORANDO EN LAS INSTALACIONES DEL DEPÓSITO, EJECUTANDO LAS ESTRATEGIAS DEFINIDAS DENTRO DEL PLAN DE EVACUACIÓN DEL EDIFICIO QUE
SE ENCUENTRA EN EL DOCUMENTO DE PLAN DE
CONTINGENCIA
LA CONTINGENCIA SE PRESENTO EN HORARIO OPERATIVO ?
SI
NO
ES NECESARIO EVACUAR LAS INSTALACIONE
S DEL DEPÓSITO?
SI
NO
A
1
EVALUAR LA EMERGENCIA Y EL IMPACTO SOBRE LAS OPERACIONES DEL NEGOCIO
DETERMINAR QUÉ TIPO CONTINGENCIA ES LA QUE SE PRESENTA, PARA ESTO ES NECESARIO EVALUAR LOS COMPONENTES AFECTADOS EN EL EVENTO CONTINGENTE, EJECUTANDO LA LISTA DE CHEQUEO
DECRETAR EL ESTADO DE CONTINGENCIA TOTAL.
COMUNICAR EL ESTADO DE CONTINGENCIA A LOS EQUIPOS DE GESTIÓN, AUDITORÍA, OPERACIONES, TECNOLOGÍA Y FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO, INICIANDO LAS ESTRATEGIAS DE NOTIFICACIÓN AL PERSONAL INTERNO
MOVILIZAR AL PERSONAL QUE VA A ACTUAR EN CONTINGENCIA A LA SEDE ALTERNA OPERATIVA – S.A.O.
NOTIFICAR EL ESTADO DE CONTINGENCIA AL MERCADO PREPARANDO LAS RESPECTIVAS DECLARACIONES.
EJECUTAR EL PLAN DE CONTINGENCIA REALIZANDO LOS PROCESOS DE REENRUTAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN Y ACTIVACIÓN DE LAS OPERACIONES DEL DEPÓSITO.
1
LA CONTINGENCIA
ES TOTAL?
SI
NO
B
FIN
EJECUTAR LAS ESTRATEGIAS DE CONTINGENCIA DE DAÑO PARCIAL DEFINIDAS EN LA MATRIZ DE RIEGOS QUE SE ENCUENTRA EN EL DOCUMENTO DEL PLAN DE CONTINGENCIA.
INICIAR EL PROCESO DE RESTAURACIÓN AL ESTADO NORMAL DE OPERACIÓN.
B
OPERACIONES A REALIZAR EN CONTINGENCIA
CUSTODIA DE VALORES FÍSICOS
INGRESO DE TITULOS VALORES
OPERACIONES CON FISICOS: NO SE ATENDERÁN PROCESOS DE FRACCIONAMIENTO, SUSTITUCIONES, FUSIONES, ESCISIONES, GLOBALIZACIONES.
REPOSICIÓN DE VALORES ANTE LOS EMISORES
TRANSACCIONES DE TÍTULOS REGISTRADOS EN EL MERCADO DE VALORES
OPERACIONES BURSATILES FP O DVP
OPERACIONES OTC FP O DVP
EMBARGOS Y GARANTIAS
REGISTRO MANUAL DE LAS TRANSACCIONES
ESTRATEGIAS DE ACTIVACIÓN Y EJECUCIÓN
OPERACIONES A REALIZAR EN CONTINGENCIA
ADMINISTRACIÓN VALORES
COBRO DE CAPITAL Y RENDIMIENTOS
EMISIONES DESMATERIALIZADAS
ANOTACIONES EN CUENTA PRIMARIAS Y MASIVAS: LIMITADAS A VOLUMEN Y NECESIDADES DE EMISIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE OPERACIONES.
OPERACIONES CON TÍTULOS DE DEUDA EXTERNA
CLEARSTREAM
INFORMACIÓN A EMISORES Y ADMINISTRADORES
LIMITADA Y EJECUTADA DIRECTAMENTE POR DECEVAL S.A. SEGÚN POLÍTICAS, SE REALIZARÁ SOLAMENTE AL CIERRE DIARIO Y SE REMITIRÁ VÍA IMPRESA SI ES NECESARIO.
ESTRATEGIAS DE ACTIVACIÓN Y EJECUCIÓN
ESTRATEGIAS DE NOTIFICACIÓN
NOTIFICACIÓN AL PERSONAL DEL DEPÓSITO
BASE DE DATOS DIRECCIONES Y TELÉFONOS PERSONAL DEL DEPÓSITO.
PROCESO DE TRANSPORTE
NOTIFICACIÓN AL MERCADO:
VIA INTERNET VIA TELEFONICA - FAX AVISOS EN PRENSA INFORMACION EVENTUAL A TRAVES DE LA BOLSA DE VALORES O LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES
RECURSOS CON LOS QUE RECURSOS CON LOS QUE CONTAMOSCONTAMOS
RECURSOS CON LOS QUE RECURSOS CON LOS QUE CONTAMOSCONTAMOS
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DEL DEPOSITO PARA ATENDER LA CONTINGENCIA
• SISTEMAS DE PROCESAMIENTO EN ALTA DISPONIBILIDAD • SISTEMA DE COMUNICACIONES Y SEGURIDAD REDUNDANTES
• CENTRO DE PROCESAMIENTO ALTERNATIVO• CENTRO DE OPERACION ALTERNATIVA • GENERADOR DE ENERGIA ALTERNATIVO• SISTEMAS DE BASES DE DATOS REPLICADOS Y
ALMACENAMIENTO EN DATA CENTER, SEDE ALTERNA OPERATIVA Y CUSTODIO
• AUDITORIA EXTERNA Y EVALUACION DE RIESGOS INTERNACIONAL DE MANERA ANUAL SOBRE ESTRATEGIAS DEL PLAN DE CONTINGENCIA
Diseño de comunicaciones
DATA CENTER – D.C. DATA CENTER – D.C. •Cuenta con la infraestructura para soportar el equipamiento y aplicaciones críticas del Depósito.
•Permite el enrutamiento de los clientes a un centro que cumpla con los elementos de hardware, software, seguridad y telecomunicaciones, enmarcados dentro de los requerimientos tecnológicos y operativos definidos por Deceval.
•Componentes físicos Seguridad física. Sistema anti-incendio. Sistema de climatización de ambiente. Energía eléctrica. Sala de trabajo. Desastre natural. Mantenimiento y soporte.
Permite que el Depósito pueda funcionar humana y tecnológicamente respondiendo por la operatividad del mercado
Cuenta con 43 puestos de trabajo
10 de los cuales están destinados a nuestros clientes en caso de que ellos no puedan realizar sus operaciones en sus instalaciones.
SEDE ALTERNA OPERATIVA - S.A.O.SEDE ALTERNA OPERATIVA - S.A.O.
ELEMENTOS DISPONIBLES S.A.O.
EQUIPOS DE COMPUTO PARA CADA UNA DE LAS AREAS OPERATIVAS Y DE SISTEMAS.
INSUMOS BÁSICOS:
10 EQUIPOS DISPONIBLES PARA NUESTROS DEPOSITANTES DIRECTOS, EMISORES O ADMINISTRADORES.
CANALES DE COMUNICACIÓN QUE GARANTIZAN LA INTEGRACION DE NUESTROS CLIENTES Y DECEVAL (S.A.O. Y D.C.)
OFICINAS ADECUADAS PARA ATENDER LA CONTINGENCIA.
QUE HACER CUANDO SE ACTIVE EL PLAN...
PASO 1: ACTIVACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA
EL DEPÓSITO ACTIVARÁ EL PLAN DE CONTINGENCIA E INFORMARÁ A TODOS NUESTROS CLIENTES LA ACTIVACIÓN DEL MISMO, INICIANDO TODAS LAS ACTIVIDADES ENCAMINADAS A LOGRAR LA DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.
PASO 2: RECONFIGURAR SU COMUNICACIÓN:
CLIENTES MÓDEM CLIENTES FIBRA O RDSI O FRAME RELAY
PASO 3: REACTIVACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
UNA VEZ RECONFIGURE O VERIFIQUE EL DIRECCIONAMIENTO DE SU COMUNICACIÓN SE DEBERÁ ESPERAR LA COMUNICACIÓN OFICIAL DEL DEPÓSITO EN DONDE SE INFORME QUE PUEDE REALIZAR EL INGRESO A LA APLICACIÓN.
QUE HACER CUANDO SE ACTIVE EL PLAN...
PASO 4: VERIFICAR OPERACIONES REGISTRADAS
UNA VEZ DECEVAL INFORME LA ACTIVACIÓN DEL SISTEMA DE SALDOS LA PRIMERA ACTIVIDAD QUE USTED DEBERÁ REALIZAR ES VERIFICAR CUALES FUERON LAS ULTIMAS OPERACIONES QUE QUEDARON REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE SALDOS.
PASO 5: INICIO DE REGISTRO DE OPERACIONES
UNA VEZ EL USUARIO VERIFIQUE LAS OPERACIONES CURSADAS Y APROBADAS, PODRÁ INICIAR A REGISTRAR Y ACUMPLIR LAS NUEVAS O LAS PENDIENTES OPERACIONES EN EL SISTEMA DE SALDOS. TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS DE INGRESO A LA APLICACIÓN Y LAS OPERACIONES Y CONSULTAS QUE SE VAN A REALIZAR DURANTE EL PERIODO QUE DURE LA CONTINGENCIA.