PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

OBJETIVODe acuerdo con la Norma Internacional de Auditora (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), , el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditora suficiente y apropiada respecto de la existencia y condicin del inventario.

Requisitos segn la NIA 501

El inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deber obtener evidencia de auditora suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condicin del inventario por medio de:

a) Presencia en el conteo fsico del inventario, a menos que no sea factible para:

i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administracin para registrar y controlar los resultados del conteo fsico del inventario

ii) Observar la realizacin de los procedimientos de conteo de la administracin

iii) Inspeccionar el inventario

iv) Realizar pruebas fsicas selectivas al recuento realizado por la compaa; y

b) Realizar procedimientos de auditora sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

Responsabilidad

La administracin de la compaa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario fsico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos fsicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario fsico.

Buenas prcticas para auditar la toma fsica de inventarios de fin de ao

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los das previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad al conteo

3. Verificar si la compaa tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser as, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciacin del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin, se encuentra debidamente identificado y separado

6. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo estn pre numeradas, en caso que no lo estn, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregacin, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que est familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del cliente y verificacin de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecucin del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

12. Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo

13. Verificar que no existan espacios vacios entre los tems que se estn contando

14. Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el tem referenciado

15. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamao de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao de la muestra

16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que est registrado en el Krdex

17. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega

18. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin

c) Procedimientos finales del inventario

20. Determinacin de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21. Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal diferente al que ejecut el primer y segundo conteo

22. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.

23. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el inventario fsico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario

24. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor

25. Con base en el inventario daado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotacin, identificado en la toma fsica de inventarios, se debe determinar la provisin de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

INVENTARIOSPara validar la informacin segn el procedimiento de control de inventarios fijaremos el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que explicados a continuacin:1. Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a las circunstancias.2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.DescripcinLos inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta.Pruebas de Cumplimiento1. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de inventarios.2. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de inventarios.3. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las ptimas.4. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.5. Verificacin de la prctica de conteos fsicos de los inventarios existentes peridicamente.6. Verificar que los inventarios estn adecuadamente asegurados.7. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los documentos que estn involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.Pruebas Sustantivas1. Comprobar si las partidas en inventario estn consolidadas al costo o mercado, al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.2. Las existencias de los inventarios estn recopilados, calculados, valuados uniformemente soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentacin).3. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, clculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.4. Verificar que los listados de los inventarios estn recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad del Grupo ar.5. Realizar una verificacin de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y dems elementos constitutivos del inventario.6. Hacer una verificacin de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.7. La constitucin de la Provisin para proteccin de inventarios cubre las contingencias de perdidas que puedan originarse en disminuciones fsicas y monetarias (Exactitud, Valuacin y Presentacin).Criterios de evaluacin1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en los registros contables.2. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier ttulo, con el propsito de ser comercializados y para la prestacin de servicios en desarrollo de la actividad propia del ente.3. Los Inventarios deben registrarse por el costo histrico o precio de adquisicin, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilizacin o venta.4. Se debe constituir Provisin para Proteccin de Inventarios, para disminuciones fsicas o monetarias tales como: merma, obsolescencia, prdida, desperdicio tcnico en los procesos productivos o desvalorizacin en el Mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario.5. Las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a su valor neto de realizacin.