DIRECCION GENERAL DE CULTURA Y EDUCACION PROVINCIA DE BUENOS AIRES

DGCyE

PROCEDIMIENTO

VISA PURCHASING RECARGABLES

BPBA

Introducción

1- FIN

Con el fin de sistematizar la actual gestión del sistema de Cajas chicas de los organismos públicos provinciales, se tiene por objetivo la implementación del sistema “Visa Purchasing”

Este sistema será de aplicación obligatoria para aquellos pagos cuyos montos se encuentran entre los $ 1.000 y $ 2.000.

Los montos menores podrán ser abonados en efectivo teniendo en cuenta que el total de estos pagos no deberá superar el 30% del valor asignado.

De acuerdo a la reglamentación vigente los titulares de las cajas chicas no podrán disponer de pagos que superen la suma de $ 2.000.

Este esquema tomará a cada caja chica como un centro de costo, los cuales tendrán asociadas tarjetas pre cargables nominadas con los nombres de los responsables y subresponsables.

Las tarjetas estarán habilitadas para operar en todos los rubros salvo combustibles, lubricantes, neumáticos, servicios e insumos relacionados.

Las transferencias las realizará el usuario administrador hacia los centros de costos y estos a su vez hacia las tarjetas asociadas al mismo.

Solo se hará una transferencia desde los centros de costos hacia el centro raíz al cierre del ejercicio para la devolución del saldo final y cierre del anticipo.

2- OBJETIVO

El objetivo del presente manual es describir las funcionalidades del sistema “Visa Purchasing Recargable-BPBA”

3- FUNCIONES

Dentro de las funciones los usuarios operadores del sistema podrán asignar dinero a las tarjetas relacionadas al centro de costo del cual son usuarios responsable, dar de altas nuevos usuarios los cuales realizaran a través de la utilización de las tarjetas de débitos los gastos autorizados a tal fin.

4- CARACTERISTICAS GENERALES

En estas especificaciones se incluyen las tareas relacionadas con la utilización y modo de operar del sistema de Tarjetas Recargables a través de la página de VISA.

5- MARCO NORMATIVO

A. Ley de Contabilidad (Art. 59) de la Provincia de Buenos Aires.

B. Ley de Responsabilidad Fiscal (Nº 25.345 ) Ley Nacional.

C. Ley de Administración Financiera y Sistema de Control Nº 13767 (Art. Nº 78) y Decreto Reglamentario Nº 3260/08

D. Decreto Nº 3150/09 (Capitulo Nº 2, artículos Nº 2 y 3 del Anexo único).

MODALIDAD DE USO

El usuario administrador y responsable de caja chica deberá ingresar a la página www.Visa.com.ar , desplegar el menú y seleccionar EMPRESAS-VISA RECARGABLES.

En esta nueva pantalla deberá ingresar el usuario asignado a tal fin junto a su clave secreta e intransferible.

Una vez realizado los pasos anteriores se encontrará con un menú de opciones que le permitirá realizar la mayoría de las operaciones brindadas por el sistema.

En esta opción “Distribución de Fondos” podrá seleccionar una opción que será para distribución de fondos entre las tarjetas asociadas y en la opción restante podrá verificar las distribuciones realizadas por usuario y por día especifico.

En el caso de seleccionar “Distribución de Fondos” le desplegará la siguiente pantalla.

En este momento se podrá transferir fondos a la/s tarjetas según el requerimiento del gasto, o quien deba realizarlo.

Se ingresará el importe, luego se elige la opción “Acreditar” y para finalizar la opción “Confirmar”.

Ya fue realizada la transferencia y se podrá imprimir o guardar esta pantalla dado que será la única vez que la muestre.

Generación de nuevos usuarios

Los usuarios responsable de la caja chica podrán de alta a nuevos usuarios que se designados oportunamente para la utilización del sistema sin tener que ser los mismo que posean tarjetas nominadas para realizar las compras o extracciones en efectivos desde los cajeros automáticos

En el menú principal encontrarán la opción “Alta de Usuarios”

Al entrar a ella le solicitarán varios datos personales de las personas elegidas a tal fin.

Se deberá completar los datos requeridos Apellido y Nombre, Código de Usuario (será el usuario con el que tendrá acceso al sistema Ej.: mberardi), Clave de acceso (deberá ser modificada en el primer ingreso para mayor seguridad), Confirmación de la clave.

Luego se deberá seleccionar el perfil del usuario otorgándole distintas funciones colocando tildes.

Por último seleccionará el centro de costos al que pertenece y aceptara el alta.

OBTENCION DE REPORTES

En el menú principal encontrará la opción “Reportes” que le posibilitará obtener en detalle todos los movimientos ya sea por Cuenta, por Centro de Costo o por Tarjetas, todas estas opciones deberá ser obtenidas en formato PDF o Excel que le permitirá extraer y utilizar la información.

Se podrá seleccionar el mes a auditar.

PROCEDIMIENTO DE CONTRALOR

Con estas opciones se podrán cotejar los consumos realizados en el periodo actual ya sea por Centro de Costos o por Tarjetas.

REALIZAR TRANSFERENCIAS

Esta opción dentro del panel permitirá realizar transferencias desde el centro de costo a las diferentes tarjetas relacionadas y viceversa permitiendo retirar el saldo de las tarjetas y en el caso de ser necesario devolverlos al centro de costo.

Seleccionar la cuenta origen

Aparecerán los datos de la selección efectuada, luego se deberá seleccionar la cuenta destino y por último se indicara el importa a transferir entre cuentas confirmando la operación.

CONSULTA DE LAS ÚLTIMAS LIQUIDACIONES

Accediendo al panel principal otra de las opciones existentes es “Ultimas Liquidaciones”

En esta pantalla de resumen se puede seleccionar el periodo que se desea observar y la cuenta.

CAMBIO DE CLAVES Y EXTRACIONES EN CAJERO

Todos aquellos titulares de las tarjetas nominadas deberán realizar el cambio de clave personal en los cajeros automáticos.

Para ello insertarán la tarjeta, en el menú principal aparecerá la opción link, cambio de clave y procederán a modificarla.

En cambio para realizar extracciones ingresaran a la opción Visa Plus en la cual existen 3 posibilidades una de ellas es la de Tarjeta De Crédito y luego de ingresar a Extracción.