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Oficina de Registros y Matrículas
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PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
I. FINALIDAD
El presente documento norma los procedimientos para los trámites vía virtual de
los Certificados de Estudios.
II. JUSTIFICACIÓN
Ante el desafío de trabajar de manera remota dada la coyuntura del aislamiento
social a causa de la pandemia por el COVID-19, es necesario contar con
herramientas que nos permitan un trabajo en equipo que asegure la continuidad
de los servicios y la atención a los usuarios.
Es por eso que la Oficina de Registros y Matrículas propone implementar el
procedimiento virtual de la emisión de certificados de estudios, que asegura las
buenas prácticas del trabajo remoto.
III. ANTECEDENTES
Con Oficio Múltiple Nº 0230-SG/UPLA-2016 de fecha 15 de abril de 2016, se
comunica el Acuerdo de Consejo Universitario, donde en sesión Ordinaria de
fecha 15.04.2016, aprueba la Directiva Nº 001-VRACD-UPLA-2016.
Donde en la citada directiva se aprueba los procedimientos de emisión de
Certificados de Estudios, como se indica a continuación:
1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina
de Registros y Matrículas y firmará dicho documento el Jefe de la
Oficina como responsable, a partir del año 2016, en cumplimiento al
acuerdo de Consejo Universitario en sesión extraordinaria de fecha
09/12/2015.
1.2. Los Certificados de Estudios de la Universidad se expedirán en formato
nuevo aprobado por el Consejo Universitario mediante resolución; en
dicho formato se considerará el código de barras de seguridad.
1.3. Los Certificados de Estudios, serán elaborados en un solo ejemplar, el
que será entregado al interesado, y para el archivo de Oficinas
responsables será en digital.
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IV. BASE LEGAL
• Constitución Política Del Estado.
• Ley Universitaria N° 30220.
• Estatuto De La Universidad Peruana los Andes.
• Reglamento Académico
• Du N° 038-2020 –Emergencia Sanitaria
• D. Leg. N° 1505 – trabajo remoto o mixto (remoto y presencial)
V. ALCANCE
Rectorado, Vicerrectorado Académico, Decanos, Coordinación de Asuntos
Académicos de las Facultades, Sección de Certificados y Actas de ORYM, Área de
Certificados de Estudios de las Facultades, Escuela de Posgrado.
VI. PROCEDIMIENTO:
6.1. REQUERIMIENTO DE EMISIÓN
A. De la solicitud del certificado de estudios por el usuario.
• El usuario deberá de solicitar la expedición de sus certificados a través del
módulo de trámites en línea de la intranet de la Universidad.
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
S/. 153.00
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Para ello se debe de habilitar dentro de la opción de trámites en línea de la
intranet la emisión de certificados de estudios.
• El usuario
deberá de
descargar
luego el
formato único
de trámite en
línea, cuyo
formato debe
ser presentado
como
declaración
jurada de la
información
existente, en el
formato de
trámite en
línea va figurar
los requisitos
virtuales y el
correo de la
Oficina
responsable de la elaboración de certificados (Coordinación de Asuntos
Académicos).
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B. De los requisitos virtuales a remitir por el usuario al correo de la
Coordinación de Asuntos Académicos de Facultades
Los requisitos digitales que el usuario debe remitir al correo de la Coordinación de
Asuntos Académicos son:
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• Formato único de trámite en línea.
• Voucher de pago por concepto de certificado de estudios
• DNI
• Fotografía digital reciente, que cumpla las siguientes características:
o Formato jpg o
Tamaño:
De 438 x 563 pixeles
De 300 ppp de resolución o A colores
o Vestimenta formal (hombres: saco y corbata) o Fondo blanco
o Sin lentes o De frente, rostro serio, con las orejas y frente
descubiertas.
ejemplo de la fotografía
6.2. PROCESO DE ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
A. De la elaboración del certificado de estudios
a. La secretaria de la Coordinación de Asuntos Académicos recepcionará el
requerimiento de la emisión de Certificados de Estudios a través del correo
institucional, previa verificación y validación de los requisitos digitales.
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b. Si el usuario no cumple con los requisitos digitales para la emisión del Certificado
de Estudios, la secretaria de la Coordinación de Asuntos Académicos notificará al
usuario la observación.
c. Si cumple con los requisitos, la secretaria de la Coordinación de Asuntos
Académicos trasladará el requerimiento al personal administrativo encargado de
la elaboración del Certificado de Estudios.
d. Una vez recepcionado la solicitud del estudiante el personal administrativo
encargado de los Certificados de Estudios de las Facultades, verificará y
relacionará las notas en el sistema académico y el plan de estudios, actas
promocionales si fuera el caso solicitará copia a la sección de Actas y Certificado
de ORYM algunas actas faltantes, una vez dado la conformidad imprime los
certificados de estudios solicitados.
Siendo el personal administrativo encargado de las actas en la Oficina de
Registros y Matricula:
• Bach. Ángel Riveros Batalla, email: [email protected], Número de
celular 964616143
• Korina Gutiérrez Meza, email: [email protected], número de celular
954646424
e. En el caso que existiera observación a las notas el personal administrativo
encargado comunicará al interesado mediante correo institucional del
estudiante o llamar a su celular.
B. Del control de calidad del Certificado de Estudios
a. Cuanto el Certificado de Estudios esté sin observaciones, el responsable de la
coordinación de asuntos académicos deberá de remitir en formato digital el
certificado de estudios al correo electrónico de la secretaria de la Oficina de
Registros y Matrículas para el registro, y a la vez la secretaria de la Oficina de
Registros y Matrículas trasladará al correo electrónico del personal
administrativo encargado del control de calidad de la sección de Actas y
Certificados de la Oficina de Registros y Matrículas.
b. El personal no docente de la sección de Actas y Certificados de ORYM realizará el
control de calidad de los certificados de estudios dando conformidad.
c. De haber algún Certificado de Estudios observado se procederá vía virtual con
los encargados de los Certificados de Estudios de las Facultades para subsanar
dicha observación.
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Siendo los responsables del área:
• Abog. Lourdes Enciso Melgar, email: [email protected], número de
celular: 964646572
• Lic. Humberto Cuba Cancho, email: [email protected], número de celular:
968378765
6.3. DE LA EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS.
a. Dada la conformidad por el personal de la sección de Actas y Certificados, se
procederá a imprimir el certificado de estudios conjuntamente con la fotografía
en la Oficina de Registros y Matrículas.
b. Si el trámite es para uso interno (trámite el grado de bachiller, título profesional
o como requisito de ingreso en la modalidad de traslado interno) se procederá a
remitir el formato digital a la sección o área correspondiente al trámite, y se
notificará al usuario la atención de su solicitud de Certificado de Estudios. Antes
del envió del certificado de estudios a la instancia correspondiente al trámite, el
Jefe de la Oficina de Registros y Matrículas deberá firmar electrónicamente.
c. Si se da el caso que el requerimiento del Certificado de Estudios es para trámites
externos se entregará el formato Certificado de Estudios de manera física en
Mesa de Partes con las medidas de bioseguridad. Donde el certificado deberá
estar en un sobre y puesto en una bolsa de plástico para la desinfección
correspondiente. Antes de ello el jefe de la Oficina de Registros y Matrículas
deberá poner su rúbrica a los certificados de estudios.
VII. REQUERIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE
CERTIFICADO DE ESTUDIOS VIRTUAL.
• Registro de la Firma del Jefe de la Oficina de Registros y Matrículas ante la SUNEDU
para la firma de certificados. Toda vez que la única autoridad a firmar el certificado
de estudios lo realizará el Jefe de ORyM, cumpliendo lo dispuesto en la Directiva Nº
0001-VRACD-UPLA-2016 comunicado con Oficio múltiple Nº 230-SG/UPLA-2016.
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• Registro de la firma electrónica ó digital de manera institucional del Jefe de la Oficina
de Registros y Matrículas, mediante los certificados digitales proporcionados por la
RENIEC e Indecopi.
• Impresora láser a colores para la impresión de certificados, que cumpla con las
siguientes características propuestas o mejor:
BIZHUB C754E COLOR
• Volumen mensual: 278,000 imp
• Velocidad: 60 ppm a color /75 ppm a B/N
• Formato: A5, A4, A3 (97 x 1,200 mm) tamaños personalizados y carteles hasta
1,2 metros de longitud
• Gramaje: 52 a 300 gr/m2
• Memoria: 2GB
• Disco Duro: 250 GB
• Resolución: 1200 x 1200 ppp
• Alimentador de una sola pasada que escanea ambos lados del original de una
vez con una velocidad de hasta 180 ipm en color
• Pantalla táctil en color de 9″ con soporte multi táctil
• Opciones de acabado versátiles para mejorar la productividad
• Protocolos de trabajo definidos por la Médico Ocupacional para el trabajo en
Facultades y ORyM cuando amerite la presencia física. Para el trabajo de
verificación y relación de notas en el sistema académico, plan de estudios y actas
promocionales en el caso del personal no docente de la Coordinación de asuntos
académicos de Facultades, y en el trabajo de impresión de los certificados de
estudios en los formatos, para el personal no docente de Registros y Matrículas.
• Bolsas plásticas tamaño oficio para la entrega de certificados de estudios en
mesa de partes.
• Sobres de papel para poner dentro los certificados de estudios.
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ANEXOS:
01. OFICICIO MÚLTIPLE Nº 230-SG/UPLA-2016
02. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE EMISIÓN VIRTUAL DE CERTIFICADOS DE
ESTUDIOS.
03. MODELO DE FORMATO DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS EXPEDIDO POR LA
OFICINA DE REGISTROS Y MATRÍCULAS
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FLUJOGRAMA DE EMISIÓN VIRTUAL DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS
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