procedimiento virtual para el trÁmite de certificados … · 1.1. la expedición de los...

14
Oficina de Registros y Matrículas 1 PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS I. FINALIDAD El presente documento norma los procedimientos para los trámites vía virtual de los Certificados de Estudios. II. JUSTIFICACIÓN Ante el desafío de trabajar de manera remota dada la coyuntura del aislamiento social a causa de la pandemia por el COVID-19, es necesario contar con herramientas que nos permitan un trabajo en equipo que asegure la continuidad de los servicios y la atención a los usuarios. Es por eso que la Oficina de Registros y Matrículas propone implementar el procedimiento virtual de la emisión de certificados de estudios, que asegura las buenas prácticas del trabajo remoto. III. ANTECEDENTES Con Oficio Múltiple Nº 0230-SG/UPLA-2016 de fecha 15 de abril de 2016, se comunica el Acuerdo de Consejo Universitario, donde en sesión Ordinaria de fecha 15.04.2016, aprueba la Directiva Nº 001-VRACD-UPLA-2016. Donde en la citada directiva se aprueba los procedimientos de emisión de Certificados de Estudios, como se indica a continuación: 1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará dicho documento el Jefe de la Oficina como responsable, a partir del año 2016, en cumplimiento al acuerdo de Consejo Universitario en sesión extraordinaria de fecha 09/12/2015. 1.2. Los Certificados de Estudios de la Universidad se expedirán en formato nuevo aprobado por el Consejo Universitario mediante resolución; en dicho formato se considerará el código de barras de seguridad. 1.3. Los Certificados de Estudios, serán elaborados en un solo ejemplar, el que será entregado al interesado, y para el archivo de Oficinas responsables será en digital.

Upload: others

Post on 08-Aug-2020

13 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

1

PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

I. FINALIDAD

El presente documento norma los procedimientos para los trámites vía virtual de

los Certificados de Estudios.

II. JUSTIFICACIÓN

Ante el desafío de trabajar de manera remota dada la coyuntura del aislamiento

social a causa de la pandemia por el COVID-19, es necesario contar con

herramientas que nos permitan un trabajo en equipo que asegure la continuidad

de los servicios y la atención a los usuarios.

Es por eso que la Oficina de Registros y Matrículas propone implementar el

procedimiento virtual de la emisión de certificados de estudios, que asegura las

buenas prácticas del trabajo remoto.

III. ANTECEDENTES

Con Oficio Múltiple Nº 0230-SG/UPLA-2016 de fecha 15 de abril de 2016, se

comunica el Acuerdo de Consejo Universitario, donde en sesión Ordinaria de

fecha 15.04.2016, aprueba la Directiva Nº 001-VRACD-UPLA-2016.

Donde en la citada directiva se aprueba los procedimientos de emisión de

Certificados de Estudios, como se indica a continuación:

1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS

1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina

de Registros y Matrículas y firmará dicho documento el Jefe de la

Oficina como responsable, a partir del año 2016, en cumplimiento al

acuerdo de Consejo Universitario en sesión extraordinaria de fecha

09/12/2015.

1.2. Los Certificados de Estudios de la Universidad se expedirán en formato

nuevo aprobado por el Consejo Universitario mediante resolución; en

dicho formato se considerará el código de barras de seguridad.

1.3. Los Certificados de Estudios, serán elaborados en un solo ejemplar, el

que será entregado al interesado, y para el archivo de Oficinas

responsables será en digital.

Page 2: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

2

IV. BASE LEGAL

• Constitución Política Del Estado.

• Ley Universitaria N° 30220.

• Estatuto De La Universidad Peruana los Andes.

• Reglamento Académico

• Du N° 038-2020 –Emergencia Sanitaria

• D. Leg. N° 1505 – trabajo remoto o mixto (remoto y presencial)

V. ALCANCE

Rectorado, Vicerrectorado Académico, Decanos, Coordinación de Asuntos

Académicos de las Facultades, Sección de Certificados y Actas de ORYM, Área de

Certificados de Estudios de las Facultades, Escuela de Posgrado.

VI. PROCEDIMIENTO:

6.1. REQUERIMIENTO DE EMISIÓN

A. De la solicitud del certificado de estudios por el usuario.

• El usuario deberá de solicitar la expedición de sus certificados a través del

módulo de trámites en línea de la intranet de la Universidad.

CERTIFICADO DE ESTUDIOS

S/. 153.00

Page 3: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

3

Para ello se debe de habilitar dentro de la opción de trámites en línea de la

intranet la emisión de certificados de estudios.

• El usuario

deberá de

descargar

luego el

formato único

de trámite en

línea, cuyo

formato debe

ser presentado

como

declaración

jurada de la

información

existente, en el

formato de

trámite en

línea va figurar

los requisitos

virtuales y el

correo de la

Oficina

responsable de la elaboración de certificados (Coordinación de Asuntos

Académicos).

Page 4: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

4

B. De los requisitos virtuales a remitir por el usuario al correo de la

Coordinación de Asuntos Académicos de Facultades

Los requisitos digitales que el usuario debe remitir al correo de la Coordinación de

Asuntos Académicos son:

Page 5: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

5

• Formato único de trámite en línea.

• Voucher de pago por concepto de certificado de estudios

• DNI

• Fotografía digital reciente, que cumpla las siguientes características:

o Formato jpg o

Tamaño:

De 438 x 563 pixeles

De 300 ppp de resolución o A colores

o Vestimenta formal (hombres: saco y corbata) o Fondo blanco

o Sin lentes o De frente, rostro serio, con las orejas y frente

descubiertas.

ejemplo de la fotografía

6.2. PROCESO DE ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

A. De la elaboración del certificado de estudios

a. La secretaria de la Coordinación de Asuntos Académicos recepcionará el

requerimiento de la emisión de Certificados de Estudios a través del correo

institucional, previa verificación y validación de los requisitos digitales.

Page 6: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

6

b. Si el usuario no cumple con los requisitos digitales para la emisión del Certificado

de Estudios, la secretaria de la Coordinación de Asuntos Académicos notificará al

usuario la observación.

c. Si cumple con los requisitos, la secretaria de la Coordinación de Asuntos

Académicos trasladará el requerimiento al personal administrativo encargado de

la elaboración del Certificado de Estudios.

d. Una vez recepcionado la solicitud del estudiante el personal administrativo

encargado de los Certificados de Estudios de las Facultades, verificará y

relacionará las notas en el sistema académico y el plan de estudios, actas

promocionales si fuera el caso solicitará copia a la sección de Actas y Certificado

de ORYM algunas actas faltantes, una vez dado la conformidad imprime los

certificados de estudios solicitados.

Siendo el personal administrativo encargado de las actas en la Oficina de

Registros y Matricula:

• Bach. Ángel Riveros Batalla, email: [email protected], Número de

celular 964616143

• Korina Gutiérrez Meza, email: [email protected], número de celular

954646424

e. En el caso que existiera observación a las notas el personal administrativo

encargado comunicará al interesado mediante correo institucional del

estudiante o llamar a su celular.

B. Del control de calidad del Certificado de Estudios

a. Cuanto el Certificado de Estudios esté sin observaciones, el responsable de la

coordinación de asuntos académicos deberá de remitir en formato digital el

certificado de estudios al correo electrónico de la secretaria de la Oficina de

Registros y Matrículas para el registro, y a la vez la secretaria de la Oficina de

Registros y Matrículas trasladará al correo electrónico del personal

administrativo encargado del control de calidad de la sección de Actas y

Certificados de la Oficina de Registros y Matrículas.

b. El personal no docente de la sección de Actas y Certificados de ORYM realizará el

control de calidad de los certificados de estudios dando conformidad.

c. De haber algún Certificado de Estudios observado se procederá vía virtual con

los encargados de los Certificados de Estudios de las Facultades para subsanar

dicha observación.

Page 7: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

7

Siendo los responsables del área:

• Abog. Lourdes Enciso Melgar, email: [email protected], número de

celular: 964646572

• Lic. Humberto Cuba Cancho, email: [email protected], número de celular:

968378765

6.3. DE LA EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS.

a. Dada la conformidad por el personal de la sección de Actas y Certificados, se

procederá a imprimir el certificado de estudios conjuntamente con la fotografía

en la Oficina de Registros y Matrículas.

b. Si el trámite es para uso interno (trámite el grado de bachiller, título profesional

o como requisito de ingreso en la modalidad de traslado interno) se procederá a

remitir el formato digital a la sección o área correspondiente al trámite, y se

notificará al usuario la atención de su solicitud de Certificado de Estudios. Antes

del envió del certificado de estudios a la instancia correspondiente al trámite, el

Jefe de la Oficina de Registros y Matrículas deberá firmar electrónicamente.

c. Si se da el caso que el requerimiento del Certificado de Estudios es para trámites

externos se entregará el formato Certificado de Estudios de manera física en

Mesa de Partes con las medidas de bioseguridad. Donde el certificado deberá

estar en un sobre y puesto en una bolsa de plástico para la desinfección

correspondiente. Antes de ello el jefe de la Oficina de Registros y Matrículas

deberá poner su rúbrica a los certificados de estudios.

VII. REQUERIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE

CERTIFICADO DE ESTUDIOS VIRTUAL.

• Registro de la Firma del Jefe de la Oficina de Registros y Matrículas ante la SUNEDU

para la firma de certificados. Toda vez que la única autoridad a firmar el certificado

de estudios lo realizará el Jefe de ORyM, cumpliendo lo dispuesto en la Directiva Nº

0001-VRACD-UPLA-2016 comunicado con Oficio múltiple Nº 230-SG/UPLA-2016.

Page 8: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

8

• Registro de la firma electrónica ó digital de manera institucional del Jefe de la Oficina

de Registros y Matrículas, mediante los certificados digitales proporcionados por la

RENIEC e Indecopi.

• Impresora láser a colores para la impresión de certificados, que cumpla con las

siguientes características propuestas o mejor:

BIZHUB C754E COLOR

• Volumen mensual: 278,000 imp

• Velocidad: 60 ppm a color /75 ppm a B/N

• Formato: A5, A4, A3 (97 x 1,200 mm) tamaños personalizados y carteles hasta

1,2 metros de longitud

• Gramaje: 52 a 300 gr/m2

• Memoria: 2GB

• Disco Duro: 250 GB

• Resolución: 1200 x 1200 ppp

• Alimentador de una sola pasada que escanea ambos lados del original de una

vez con una velocidad de hasta 180 ipm en color

• Pantalla táctil en color de 9″ con soporte multi táctil

• Opciones de acabado versátiles para mejorar la productividad

• Protocolos de trabajo definidos por la Médico Ocupacional para el trabajo en

Facultades y ORyM cuando amerite la presencia física. Para el trabajo de

verificación y relación de notas en el sistema académico, plan de estudios y actas

promocionales en el caso del personal no docente de la Coordinación de asuntos

académicos de Facultades, y en el trabajo de impresión de los certificados de

estudios en los formatos, para el personal no docente de Registros y Matrículas.

• Bolsas plásticas tamaño oficio para la entrega de certificados de estudios en

mesa de partes.

• Sobres de papel para poner dentro los certificados de estudios.

Page 9: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

9

ANEXOS:

01. OFICICIO MÚLTIPLE Nº 230-SG/UPLA-2016

02. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE EMISIÓN VIRTUAL DE CERTIFICADOS DE

ESTUDIOS.

03. MODELO DE FORMATO DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS EXPEDIDO POR LA

OFICINA DE REGISTROS Y MATRÍCULAS

Page 10: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

10

Page 11: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

11

Page 12: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

12

FLUJOGRAMA DE EMISIÓN VIRTUAL DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Page 13: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

13

Page 14: PROCEDIMIENTO VIRTUAL PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADOS … · 1.1. La expedición de los Certificados de Estudios, estará a cargo de la Oficina de Registros y Matrículas y firmará

Oficina de Registros y Matrículas

14