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PROCEDIMIENTO PARA INTERVENCIÒN DE FONDOS

ACUMULADOS

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 02 Código: GA-PR-D05

Página 1 de 12 Vigente desde: 2019/05/29

CONTENIDO 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. MARCO LEGAL 5. LINEAMIENTOS GENERALES 6. RESPONSABLES DEL PROCESO 7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.1. IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACION

7.1.1 Inventario en estado natural 7.1.2 Preparación de la documentación 7.1.3 Aplicación de la Tabla de Valoración Documental-TVD 7.1.4 Organización documental 7.1.4.1 Clasificación 7.1.4.2 Ordenación 7.1.4.3 Archivo 7.1.4.4 Foliación 7.1.4.5 Limpieza 7.1.4.6 Identificación y Rotulación

7.2 INVENTARIOS DOCUMENTAL

8. DIGITALIZACION Y MIGRACION AL GESTOR DOCUMENTAL 9. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

10. CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO PARA INTERVENCIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Código: GA-PR-D05 Versión: 02

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Este documento es Original, estará disponible en medio magnético, su impresión es una COPIA NO CONTROLADA

1. OBJETO Establecer los criterios para la intervención archivística del fondo acumulado de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA aplicando la normatividad archivística vigente.

2. ALCANCE Este documento aplica al personal designado para adelantar el proceso técnico de la intervención documental del fondo acumulado.

3. DEFINICIONES

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Foliación: La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una institución o entidad.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor



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como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Ejm: Serie: Historias, Subserie: Historias Laborales, Tipología Documental: Contrato Laboral a Termino Indefinido

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

4. MARCO LEGAL

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, Art. Cuarto, criterios de para la organización de archivos de gestión.

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, Art. Séptimo, Inventario Documental.

Instructivo de Foliación en Archivos, Archivo General de la Nación.

Requisitos Mínimos de Digitalización – Archivo General de la Nación 2017

5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1. Dado el estado de la información a intervenir, el personal a cargo de ejecutar

las diferentes actividades de este documento, deberán contar con sus respectivos elementos de protección personal para asegurar su integridad física a corto, mediano y largo plazo.

5.2. Para concretar la intervención del fondo acumulado se requiere contar con las Tablas de Valoración Documental - TVD, elaboradas, revisadas, aprobadas y adoptadas por la entidad, de tal modo que puedan ser aplicadas en la depuración.

5.3. Dada la complejidad operativa y técnica de las labores, es necesario contar con personal idóneo, con experiencia y competencias laborales en las labores requeridas.

5.4. Los materiales a utilizar en el proceso (Lápices, lapiceros, cintas, pegante etc.) deben ser los acordes y adecuados para este tipo de labor según recomendaciones del AGN.



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5.5. Se aclara que la aplicación del presente procedimiento se realizara una vez se

cumplan las actividades previas y se cuente con los recursos designados y comprometidos para el mismo.

6. RESPONSABLES DEL PROCESO

6.1. Serán responsables del proceso el personal que la entidad suministre o designe

para adelantar las labores de intervención de fondo acumulado.

6.2. En todo caso el subproceso de gestión documental supervisará que las labores se ejecuten según este documento y acorde a la normatividad vigente.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.1. IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN 7.1.1. Inventario en estado natural

En el sistema Extranet, está registrada la totalidad de la documentación objeto de la aplicación de las Tablas de Valoración Documental TVD. Esta documentación se encuentra almacenada físicamente en el Archivo Central de la entidad, ubicado en la zona industrial de la ciudad de Neiva en la Carrera 8 No 23-19 Sur. 7.1.2. Preparación de la documentación Las labores a desarrollar para la preparación de la documentación son:

Limpieza básica para retirar polvo y elementos dañinos de cada unidad documental.

Selección del material afectado biológicamente y separación del resto de unidades documentales para evitar la propagación de la contaminación y deterioro para las unidades documentales.

7.1.3. Aplicación de la Tabla de Valoración Documental-TVD. Con la documentación intervenida y la TVD elaborada, aprobada e implementada se aplican los tiempos de retención y disposición final a efecto de eliminar parte de esta documentación, tal como lo permite la ley.

La documentación que resulte de la aplicación de la TVD para eliminación deberá se inventariada en su totalidad en el Formato Único de Inventario Documental- FUID, para presentar ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para aprobación de la eliminación.

Una vez aprobada la eliminación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, ésta se llevará a cabo por proceso de reciclaje. En aplicación de las TVD se realizarán las siguientes actividades:



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a) Verificar y aplicar en cada uno de los períodos establecido en las TVD, los tiempos

de retención y la disposición final asignadas a la documentación, a efectos de

eliminar parte de la documentación, de acuerdo con la ley.

b) Determinar qué documentación es susceptible de selección o eliminación según la

TVD.

c) Elaborar Inventario de documentación a eliminar, siguiendo el procedimiento de la

TVD

d) Presentar al Comité de Gestión y Desempeño MIPG, el Inventario de Eliminación.

e) Públicar en la página Web de la Empresa, el listado de la documentación a

eliminar.

f) Eliminar la documentación que de acuerdo con la TVD haya cumplido su ciclo

vital.

7.1.4 Organización Documental

La organización documental corresponde a los procesos técnicos y administrativos

orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye etapas

como la identificación, la clasificación y depuración, la ordenación y la descripción.

7.1.4.1. Clasificación: Se adelantará un proceso de clasificación de documentos, aplicando el principio de procedencia de cada unidad documental, ubicando cada caso en él tema o asunto documental que corresponda. Aquellos documentos que no resulten identificados dentro de un tema específico serán clasificados en 3 grupos: Comunicaciones Oficiales Recibidas, Comunicaciones Oficiales Enviadas y Comunicaciones Oficiales Internas. La identificación de series o asuntos debe ser el resultado de la confrontación de la identificación original de cada unidad de conservación, del contenido informativo de la misma y de la lectura de las funciones y demás fuentes de información recopiladas en la historia institucional que den cuenta de la organización y funcionamiento de la Entidad.

7.1.4.2. Ordenación: Fase del proceso de organización, en la que el auxiliar de archivo aplicara la ordenación documental para establecer la secuencia cronológica a cada unidad documental permitiendo que su contenido refleje la trazabilidad de los trámites evidenciada por vigencias, mensuales o anuales según sea el caso.

Para establecer las secuencias cronológicas se aplicarán los sistemas de ordenación, alfabética, numérica, alfanumérica y cronológica; según sea el caso.



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Las unidades documentales entregadas a los auxiliares de intervención se harán mediante una remesa de asignación que describe el material entregado y a las que se les aplicarán los siguientes criterios de intervención: a) Los documentos serán organizados aplicando los sistemas de ordenación así: I. Sistema Cronológico: El documento con la fecha más antigua de producción o radicación debe ser el primer documento que se encuentre al abrir el legajo (arriba) y el de la fecha más reciente se debe encontrar al final (abajo). Esto se logra colocando el gancho legajador al revés

Fecha Antigua

01 Ene 2009Fecha Reciente

23 Dic 2009

II. Sistema Numérico: El documento con el consecutivo menor debe ser el primer documento que se encuentre al abrir el legajo (arriba) y el de consecutivo mayor se debe encontrar al final (abajo). Al igual que el caso anterior se logra colocando el gancho legajador al revés.

b) Las fechas tomadas en cuenta para el proceso de ordenación serán las de producción, expedición o diligenciamiento de cada tipo documental cuando se trate de documentos generados por LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA. Cuando se trate de comunicaciones recibidas (Externas) se tomarán en cuenta las fechas de radicación manual o automatizada y de encontrar un documento con varias radicaciones de la entidad, se tomará en cuenta la más antigua. En ninguno de los

Consecutivo < 201403000001

Consecutivo > 23 201403000125 2009



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casos se tomarán en cuenta dentro del proceso las fechas de los soportes o anexos de cada documento. Nota: De encontrarse documentos sin fecha para su ordenación serán evaluados con respecto al anterior o posterior con el fin de establecer relación entre uno y el otro, de este modo lograr darle un lugar dentro de la unidad documental. c) A cada unidad documental se le efectuará una validación del contenido para confirmar que todas las piezas documentales correspondan a esta. d) En aquellos casos que se detecten duplicaciones se efectuará descarte documental de las piezas de más. El descarte se hará bajo los criterios de originalidad y calidad. e) Aquellas piezas documentales que por su tamaño no puedan ser archivadas en el gancho legajador, aplicando la norma técnica serán pegadas en una hoja de papel tamaña carta. f) Aunque no se recomienda generar documentos de archivo sobre papel de reciclaje, en caso de encontrar piezas documentales que fueron impresas en este tipo de papel y que sean de fácil identificación, se les cruzaran dos líneas rectas formando una X sobre la cara no valida, para no ser tomadas en cuenta en el proceso de foliación y digitalización. g) Aquellas piezas documentales que presenten rasgaduras o daños menores se les practicará los primeros auxilios con cinta mágica de archivo. h) Cada unidad documental debe contener en promedio de 200 folios, respetando la integridad del último documento a archivar. 7.1.4.3. Archivo:

Con el contenido de la unidad documental ordenada se procede a su archivo en las unidades de almacenamiento (Legajo), con ganchos legajadores plásticos que protegen la integridad física de los documentos. De encontrar en malas condiciones la unidad de almacenamiento esta será remplazada por una nueva que estará identificada de la misma forma que la anterior, aplicando las TVD. Para los asuntos o temas documentales considerados misionales y que requieren conservación a largo plazo se deberán archivar en carpetas 4 aletas sin utilizar gancho legajador. 7.1.4.4. Foliación:

Una vez ordenada y archivada la unidad documental se procede con su foliación enumerando correlativamente todos los documentos aplicando los siguientes criterios. a) La numeración se aplica en forma consecutiva, asignando el número (1) al primer documento de la unidad documental, e irá aumentando con los documentos generados



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durante el trámite independientemente del número de expedientes, por ejemplo: Expediente 1: Folios 1-189, Expediente 2: Folios 190-405. b) La numeración debe ir en la parte superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

c) Las hojas que estén impresas por ambas caras deberán ser numeradas solo por el anverso. d) Se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB o B) e) La foliación de los documentos se realiza, respetando el orden natural de los documentos. f) No debe anteponerse a las cifras ningún término como pueden ser “número” o “folio”, es decir debe ir únicamente el número del folio correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc. g) Se deben utilizar números arábigos. h) La foliación hecha con anterioridad no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente todo el expediente, tachando la numeración anterior con una línea diagonal. i) No se debe tener en cuenta la paginación pre-impresa que lleven los documentos archivados en el expediente. j) Aquellas piezas documentales que por su tamaño fueron pegadas en una hoja de tamaño, serán foliados en la parte superior derecha de la pieza original y no la hoja de respaldo. k) Los impresos (folletos, boletines, plegables, publicaciones) incluidos dentro de un expediente deben numerarse en un solo folio y en el campo de observaciones del inventario documental se registrará el número de folio asignado y los datos descriptivos del impreso, incluyendo el número total de páginas que lo componen. 7.1.4.5.Limpieza:



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Finalizada la ordenación, se aplicará un proceso de limpieza sobre cada unidad documental, retirando el material abrasivo (clips, ganchos de cosedora, bandas de caucho y otros elementos dañinos que afecten la integridad física de los documentos) procurando no ocasionar deterioro de tipo físico a la documentación. 7.1.4.6. Identificación y/o Rotulación:

Todas las unidades documentales serán identificadas aplicando las TVD aprobadas y diligenciando el formato pre impreso de las respectivas carpetas: Sección: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Subsección: GRUPO ASESOR DE CONTRATACIÓN Serie: CONTRATOS Subserie: CONTRATOS DE OBRA Nombre Expediente: 025 de 2012 - INGENIEROS ASOCIADOS S.A.S. - CONSTRUCCION DE ALCANTARILLADO DE AGUASLLUVIAS DE LA CALLE 45 ENTRE CARRERAS 1C YCARRERA 2; CARRERA 2 ENTRE CALLE 45 Y 43HASTA EL CANAL DE LA QUEBRADA LACUCARACHA DEL BARRIO CANDIDO DE LACOMUNA 1 DE LA CIUDAD DE NEIVA. Código TRD: 110-12-5 Folios: Del 1 al 197 Fechas Extremas: 02-03-2012 A 10-11-2012 No. Expediente: 25 Carpeta: 1 de 1

7.2. INVENTARIOS DOCUMENTALES Con las unidades documentales intervenidas físicamente se procede a verificar en el Formato Único de Inventario Documental FUID, el cual se encuentra parametrizado en el Extranet, la captura de los siguientes datos: a.) Sección: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora del expediente. b.) Subsección: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. c.) Fecha de Elaboración: Se debe registrar la fecha en que se realiza el levantamiento del inventario documental d.) Número (No.): Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación e.) Código y Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas y que se encuentran registradas en la Tablas de Valoración Documental. Cuando no se



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puedan identificar el asunto o tema documental, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. f.) Código y Subserie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas y que se encuentran registradas en la Tablas de Valoración Documental. Cuando no se puedan identificar el asunto o tema documental, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. g.) Titulo de Documento: Se debe consignar el nombre de cada unidad documental con datos básicos según sea el caso. Se deben establecer estructuras de forma estandarizada para definir los metadatos a cargar en este campo. h.) Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad documental descrita. Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año, los dos (2) dígitos del mes y dos (2) dígitos del día. Ejemplo: 01-05-1950 / 23-05-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. i.) Unidad de Conservación: En el campo Caja se describe el número de dignación topográfica donde se encuentra almacenada la unidad documental y frente a este en los campos de Carpeta, Tomo y Otro se debe registrar en qué tipo de unidad de conservación se encuentra archivada la documentación. j.) Numero de Folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. k.) Soporte: Se utilizará esta columna para anotar el tipo de soportes en que se encuentra la documentación registrada: Papel (P), Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. l.) Frecuencia de Consulta: No aplica ll.) Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

8. DIGITALIZACIÓN Y MIGRACIÓN A GESTOR DOCUMENTAL Una vez intervenidas y preparadas físicamente las unidades documentales, son entregadas al proceso de digitalización donde la entrega a los auxiliares de digitalización se hará mediante una remesa o lote de asignación que describe el material entregado, para adelantar el siguiente proceso: Preparación: a) Se adelanta la verificación del material contra datos suministrados en la remesa o lote de asignación, esta actividad es adelantada por el auxiliar de digitalización.



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b) Verificar en el software Extranet el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos establecidos, de acuerdo con cada serie documental c) Verificar la exactitud de la foliación de cada expediente, y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias. d) Corregir dobleces y retirar material abrasivo o metálico y otros elementos que no hacen parte de la documentación. e) Realizar descontaminación biológica puntal de expedientes, que muestren contaminación bilógica activa. f) Unir rasgaduras y fragmentos de soporte inferiores a 10 centímetros de longitud, para casos de deterioro más grave se hará una fotocopia del documento para ser usada en el escáner o se escaneará con un escáner de cama plana.

Captura: g) Usar escáner automático para la captura digital con resoluciones entre 300 y 600

dpi en blanco y negro, teniendo en cuenta que los documentos en excelente estado se digitalizaran a 300 dpi y se irá aumentando la resolución para documentos con problemas de conservación o contraste.

h) Utilizar escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en impresoras de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores.

i) Se digitalizará en color únicamente cuanto la documentación contenga información relevante en color como por ejemplo en algunos mapas.

Identificación: j) Se identificarán las imágenes por foliación, expediente documental, series y

subserie documental Control de Calidad: k) Se realizará control de calidad a la totalidad de las imágenes para garantizar

integralidad y legibilidad de los documentos l) Garantizar la legibilidad y lectura normal del documento en monitor a un tamaño

del 100% m) Se podrán utilizar procesos de compresión para reducir el tamaño de imágenes

cuya digitalización sea con fines de difusión n) El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor

tamaño de fuente en el texto, signos de puntuación, pie de página, etc. o) Los detalles deben tener completa integridad (no se aceptarán caracteres

interrumpidos o de segmentos faltantes en líneas). p) Exactitud dimensional comparada con el documento original 100%, no deberá

haber imágenes torcidas. q) Imágenes sin rayas, puntos, manchas generadas en el escáner y que no estén

presentes en el documento original. r) No presentar imagen incompleta (falta de información en los bordes, número de

foliación, etc.)



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s) La densidad de las áreas negras debe ser sólida y las imágenes no deben ser más claras o brillantes o más oscuras que el documento original.

t) Orientación de la imagen en forma de lectura humana, al igual que la foliación. u) Formato PDF/A, jpeg, jpg, TIFF. Almacenamiento: v) Las imágenes digitales se cargarán e indexaran en el software Extranet junto con

los metadatos referenciales en el registro específico para cada expediente. Metadatos: w) Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos de acuerdo a las características de los

documentos x) Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

9.DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

FORMATO UNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL GA-FR-D03 Auxiliar del proceso

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 07/12/2016

02

Se aclara que la aplicación del presente procedimiento, se realizará una vez se cumplan las actividades previas y se cuente con los recursos designados y comprometidos para el mismo. Se realizaron ajustes de actualización de acuerdo con la situación actual.

2019/05/29

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