procedimiento para el uso del panel empresas espaitec · 2017-03-17 · procedimiento para el uso...

Procedimiento para el uso delpanel empresas espaitec

gestión de incidencias y peticiones reserva de salas de reuniones recopilación de indicadores ventajas para empresas mapa de capacidades ….

ÍNDICE TUTORIAL DE USO

1. Dashboard, acceso y entorno general2. Perfil de empresa3. Incidencias: mis incidencias y mis peticiones 4. Reservas5. Indicadores6. Proveedores7. Ventajas

1. DASHBOARD, ACCESO Y ENTORNO GENERAL

Para acceder a la herramienta del panel de gestión os deberéis loguear con los accesos que osfacilitamos.

Accediendo a esta url: http://espaitec.uji.es/admin/ os aparecerá la siguiente pantalla paraintroducir el email y contraseña:

Una vez dentro del panel os aparecerá el resumen de las acciones que hayáis realizadomediante el panel: Reserva de salas, Listado de incidencias y Listado de peticiones.

A la izquierda del panel os aparece el acceso general a todas las secciones disponibles delpanel.

PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL PANEL EMPRESAS ESPAITEC. MARZO 2017 1

http://espaitec.uji.es/admin/

Clicando sobre Ver Calendario en la parte de reservas os aparecerá el detalle del día y horareservados.

En cuanto a Listado de incidencias y peticiones se puede acceder al detalle de cada una de ellasclicando sobre el icono de editar.


2. PERFIL DE EMPRESA

En el momento en el que una empresa se vincula a espaitec se le solicita información resumidapara la página web. Todas las empresas deben aportar dicha información en castellano,valenciano e inglés, pudiendo recibir asistencia gratuita de espaitec para la traducción yredacción de los contenidos de esta sección.

La información aportada será publicada en la plataforma por espaitec y visible en la secciónEMPRESAS DEL PARQUE de la web http://espaitec.uji.es/el-parque/empresas-del-parque.Además, espaitec asignará uno o dos usuarios de acceso a la plataforma por empresa, quepodrán editar y actualizar la información sobre la empresa en cualquier momento.

Desde el menú de la izquierda Empresas – Mi empresa accederéis a la información.

El apartado está dividido en 4 subsecciones: Datos de la empresa, Datos de contacto,Información adicional y Mapa de capacidades

Datos de empresa

Información general de la empresa. Todos los datos son privados a excepción de los apartadosque aparecen en la web: Actividad de la empresa (Descripción corta), Actividad de la empresa(Descripción larga) y la imagen.

Datos de contacto

Información de contacto con la empresa. Esta aparecerá en el perfil de la web a la izquierda,bajo la foto.


http://espaitec.uji.es/el-parque/empresas-del-parque

Información adicional

Apartado de texto libre para especificar observaciones sobre la empresa que se considerennecesarias. Este apartado aparecerá en la web.

Esta información aparecerá a continuación de la Descripción larga que hayáis rellenado en elapartado de Datos de empresa.

Mapa de capacidades

Apartado para que las empresas indiquen sus áreas de conocimiento y experiencia con lafinalidad de favorecer la búsqueda de servicios ofrecidos por el conjunto de empresas deEspaitec. Añadiendo las distintas capacidades, tecnologías, sectores y target, cuando unusuario accede desde la web y entra en los perfiles de las empresas puede filtrar por lasdiferentes áreas de conocimiento de la empresa http://espaitec.uji.es/el-parque/empresas-del-parque/

Para facilitar la búsqueda de servicios concretos y convertir el mapa de capacidades en unaherramienta útil, es muy importante limitar el número de palabras clave por empresa, así comounificar y actualizar la información.

Para ello, en el momento en el que una empresa se vincula a espaitec se le solicita un conjuntode palabras clave. Concretamente:

- Capacidades. Que la empresa posee y ofrece

- Tecnologías. Trabajadas , desarrolladas, ofrecidas por la empresa.

- Sectores. A los que se dirige la empresa o para los que trabaja la empresa.

- Target. Público objetivo a alcanzar.

Con el tiempo, si alguna empresa quiere añadir o modificar alguna palabra clave debe clicarsobre la caja debajo de cada título y se desplegará un listado con las opciones.


http://espaitec.uji.es/el-parque/empresas-del-parque/

http://espaitec.uji.es/el-parque/empresas-del-parque/

Sólo tenéis que seleccionar la palabra clave y guardar. Para eliminar una palabra clave deberéishacer clic sobre la “x”de la palabra y darle al botón Guardar general en la ficha de producto.

Acordaros que al actualizar la información para la web tendréis que actualizarla también eninglés y valenciano, esto lo podréis hacer con el selector de idiomas que hay en la barrasuperior a los bloques.

También podréis añadir Tags que definan mejor vuestra actividad o actualicen vuestra área deconocimiento. Para ello deberéis escribirlo en cualquiera de las casillas "--- Otra/s ( Ej: tag1,tag2 ):" dentro de su categoría correspondiente.

En el momento que una empresa añade un nueva palabra clave y la asocia a su empresa,Espaitec recibe una notificación de aprobación. Una vez validada la nueva palabra clave, ésta sepublicada en el mapa de capacidades de la empresa.

¡No os olvidéis de guardar siempre todos los cambios!


3. INCIDENCIAS: MIS INCIDENCIAS Y MIS PETICIONES

En este apartado podéis abrir, priorizar y hacer seguimiento de las incidencias y peticionesrealizadas a la entidad gestora del parque. Por incidencias entendemos cualquier necesidadrelacionada con las infraestructuras e instalaciones físicas de Espaitec, tanto espacios propioscomo comunes, detallamos a continuación:

Ascensores

Climatización

Detección de incendios

Electricidad

Fontanería

Intrusismo

Jardinería

Limpieza

Movimientos edificio

Señalética

Teléfono

Wifi / Internet

Otras

Por peticiones entendemos cualquier necesidad relacionada con el funcionamiento diario delParque y el apoyo al uso de instalaciones. Detallamos:

Apertura puertas automática

Horarios especiales

Llaves y tarjetas

Mobiliario

Pérdidas

Robos

Seguridad UJI

Otras

MIS INCIDENCIAS

En este apartado podéis abrir incidencias a la entidad gestora del parque.

Para la introducción de incidencias en el sistema deberéis acceder mediante el menú de laizquierda a el apartado de Incidencias – Mis incidencias.

Os aparecerá el listado de todas las incidencias realizadas mediante este nuevo panel.


Para añadir una nueva, hay que clicar sobre Nuevo y os desplegará la ficha tipo de lasincidencias.

También es posible editar o eliminar, mediante los iconos de las acciones, una incidencia yarealizada, para añadir los comentarios necesarios para su resolución.

En la parte izquierda tenéis todos los datos necesarios para que podamos revisar la incidencia yen la parte derecha está el seguimiento de la misma, con los comentarios que se intercambienentre la empresa y Espaitec.

Es muy importante detallar la incidencia de forma clara y concisa para reportar la informaciónde forma rápida y correcta al personal de mantenimiento de la UJI. Toda incidencia creadadeberá ir asignada a un espacio concreto, siendo obligatorio indicar el número de despacho ozona común donde se produzca la incidencia para que mantenimiento pueda acceder a lainstalación.

¡Recordad! Debéis indicar el número de despacho / zona donde se encuentra la incidencia, novuestro número de despacho. Tampoco olvidéis guardar los cambios.

Las incidencias más habituales son las siguientes:


Ascensores: reportar incidencias en el funcionamiento de los ascensores de lasinstalaciones.

Climatización: reportar incidencias en el funcionamiento de la climatización.

Detección de incendios: reportar incidencias relacionadas con el funcionamiento de lossistemas de detección de incendios de despachos, laboratorios y zonas comunes.

Electricidad: reportar incidencias en el funcionamiento del sistema eléctrico.

Fontanería: reportar incidencias en el funcionamiento de la fontanería.

Intrusismo: reportar la presencia de personal ajeno a las instalaciones en cualquiera delos edificios.

Jardinería: reportar incidencias relacionada con jardinería en las terrazas de espaitec 2y exteriores de los edificios.

Limpieza: reportar necesidades de limpieza específicas en zonas propias y comunes

Movimientos edificio: reportar movimientos en el edificio espaitec 2 explicandocondiciones climatológicas en el momento del movimiento.

Señalética: reportar incidencias relacionadas con señalética de las empresas y zonascomunes del edificio

Teléfono: reportar incidencias en el funcionamiento de los teléfonos, tanto internoscomo los telefonillos del exterior de los edificios

Wifi / Internet: reportar incidencias relacionadas con la conexión wifi las zonascomunes y salas de reuniones y el acceso a Internet en los despachos de las empresasinstaladas en espaitec 1. También notificar cambios de proveedores para reportarpreviamente a la UJI.

Otras: cualquier otra necesidad no identificada en las pestañas anteriores.

MIS PETICIONES

Dentro de este apartado también encontraréis (Incidencias – Mis peticiones). Elfuncionamiento es el mismo que el apartado de Mis incidencias.


Las peticiones más habituales son las siguientes:

Apertura puertas automática: la petición deberá realizarse a través de esta seccióndetallando el día, las horas y la finalidad

Horarios especiales: si alguna empresa tiene que acceder excepcionalmente a lasinstalaciones en horarios especiales, sobre todo noches y fines de semana, por motivosde seguridad es obligatorio hacer la petición a la gestión de espaitec para reportar aSeguridad UJI. La empresa deberá aportar un listado con nombres, apellidos y DNI de lapersona o personas que necesiten el acceso especial, indicando motivo, fecha y horarioconcreto del acceso.

Llaves y tarjetas: petición de tarjetas de acceso a las instalaciones y zonas comunes. Lasolicitud de la emisión de una tarjeta de acceso se realizará a través del documento"Solicitud Tarjetas de Acceso", facilitado a todas las empresas en el momento devinculación al Parque. En el documento se deberá indicar el nombre completo y los dosapellidos de la persona a la que se debe dar acceso, siendo responsabilidad de laempresa el uso correcto de la dicha tarjeta.


Mobiliario: solicitar nuevo o reportar la necesidad de reparación del existenteindicando el despacho o zona común donde se encuentra el mobiliario.

Pérdidas: reportar la pérdida de objetos personales y/o empresariales en lasinstalaciones de Espaitec, indicando el despacho o zona común donde el objeto fuevisto por última vez.

Robos: reportar el robo de objetos personales y/o empresariales en las instalaciones deEspaitec, indicando el despacho o zona común donde el objeto fue visto por últimavez.

Otras: cualquier otra necesidad no identificada en las pestañas anteriores.


4. RESERVAS

Para la reserva de salas tendréis que acceder desde el menú de la izquierda a Reservas – Misreservas.

Clicando sobre nuevo os aparecerá la ficha de reserva

Para reservar sala deberéis elegir la sala y seleccionar día de inicio, hora de inicio, fecha fin yhora fin. Esto lo podréis realizar o mediante el acceso directo de arriba a la derecha, conformeveis en la imagen, que os filtrarán las salas que estén disponibles:


O desde la parte inferior:

Para guardar la reserva, clicar sobre Guardar.

Desde las salas se puede ver la disponibilidad de las salas clicando sobre Ver calendario, dondeaparecerán las reservas.

¡Atención! Recordad que hay dos salas que tienen requerimientos especiales para hacer lasreservas, no olvidéis tener en cuenta las condiciones cuando queráis utilizar:

- Sala de videoconferencias (UA1118SD)

- Sala multiusos (UB1206SM)


5. INDICADORES

Este apartado es necesario para la gestión interna de Espaitec. Tiene como finalidad manteneractualizados los datos de las empresas, entidades y grupos de investigación vinculados alParque para poder reportar indicadores a los organismos públicos que nos lo solicitan conperiodicidad anual.

Los datos recopilados serán tratados con absoluta confidencialidad y se harán públicos siemprede forma genérica, nunca individualizada. Entre las entidades públicas a las que se reporta lainformación tenemos:

Universitat Jaume I

Red de Parques Científicos Valencianos (rePCV)

Generalitat Valenciana

Asociación de Parques Científicos y Tecnológicos de España (APTE)

Gobierno de España

Para modificar los datos se debe acceder sobre el archivo correspondiente y clicar en el iconoeditar.

Con ello, se accederán a los datos que necesitamos que cumplimentéis.


La mayoría de información solicitada es numérica, en el caso de no poder aportar datos debéisescribir 0. Sólo en algunos campos se requerirá texto o selección de pestañas.

Si no podéis cumplimentar todos los campos a la vez no sucede nada, la información se guarday podéis finalizar más tarde.

¡Acordaros de guardar los cambios una vez estén completados y ofrecer información detalladay concisa!


6. PROVEEDORES

El objetivo de esta sección es crear una base de proveedores homologados de formacolaborativa y actualizada, que sirva como punto de información para empresas de Espaitec yentidad gestora a la hora de contratar servicios profesionales. Una sección donde recopilarinformación, valoración y datos de contacto de los proveedores, que ayude a tenerinformación fiable y de referencia a la hora de contratar a proveedores internos y externos.

En este apartado podéis valorar a los proveedores habituales de Espaitec. Si queréis dar de altaa alguno de vuestros proveedores habituales deberéis contactar con [email protected] facilitar toda la información.

También tendréis los datos de contacto de cada empresa, al clicar sobre el icono de edición. Ala derecha podréis valorar al proveedor y guardar los cambios para que se vayan almacenandoy tengamos un histórico de proveedores.


mailto:[email protected]

7. VENTAJAS

Accediendo desde el menú izquierdo a este apartado podréis ver las diferentes ventajas quetenéis por estar vinculados a Espaitec. Clicando sobre cada una de ellas aparecerá lainformación adicional sobre la ventaja, así como las acciones necesarias para disfrutar de ella.


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