procedimiento licenciamiento adquisición de licencias de ... · solicitud de licencia de ......

Procedimiento Licenciamiento

Adquisición de Licencias de Software

Nº 10/06

Nº de Versión / Modificación: 01/00

Fecha de Vigencia: 04/01/06

Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria

Número de Procedimiento 10/06

Procedimiento Versión 01.00

Fecha de Vigencia 04/01/06

Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01

Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página

INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Pag.2 Alcance Pag.2 Sectores Involucrados Pag.2 DESARROLLO 1. Solicitud de Licencia de Software Pag.2 2. Registración del Ingreso de las Licencias de Software Pag.4 3. Registración de Licencia en Inventario Pag.6 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware Pag.6 Flujograma Pag.8 Anexo de Formularios Pag.11

Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

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INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con la solicitud, recepción, registración, y seguimiento de control de inventario de licencias de Software dentro de la institución. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde la solicitud de la adquisición de licencia/s por parte de un área o sector de la Institución, la registración del ingreso, su instalación a los sectores solicitantes, hasta su posterior seguimiento interno y control de inventario de las licencias correspondientes. Sectores Involucrados Tecnología, Mesa de Ayuda, Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software y todas aquellas áreas del Hospital Italiano, San Justo, Plan de Salud y Centros Periféricos, solicitantes de Software. Desarrollo 1. Solicitud de Licencia de Software • SECTOR SOLICITANTE (1) Jefe de Sector / Área 1.a. Solicita a través del aplicativo de la mesa de Ayuda (2), la necesidad de contar con una o varias licencias de software determinada, detallando en el pedido la cantidad y tipo de licencias. Notas: (1) La necesidad de contar con nuevas licencias de Software puede ser generada por el propio

Dpto.de Información Hospitalaria, como consecuencia de una nueva plataforma o de plataformas existentes que requieran más licencias, para lo cual el proceso comienza a partir del paso1.e. del presente procedimiento, con el vuelco de las necesidades en la planilla electrónica de necesidades de software.

(2) El aplicativo de la mesa de ayuda generará un Número de pedido (tiket) en forma

automática.







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• MESA DE AYUDA Administrativo 1.b. Recibe el pedido de solicitud a través del aplicativo y verifica que el usuario solicitante tenga como mínimo la jerarquía de jefe de sector. Alternativa: 1.c.1. Si el usuario solicitante no tiene la jerarquía mínima, rechaza el pedido informando los motivos. 1.c.2. Si el usuario solicitante cumple con las condiciones de jerarquía, deriva el pedido de solicitud de licencia de software a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda a la “Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software” Nota: La comisión está conformada por el Jefe de Dpto.de Información Hospitalaria, el Jefe de Área de Tecnología, y un Jefe de Área del Dpto., éste último en forma rotativa. •

a)

b)

COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 1.d. Recepciona todos los pedidos recibidos a través de la mesa de ayuda para presentarlos ante la Comisión. 1.e. Imprime las solicitudes, y vuelca los pedidos en la planilla los datos en la planilla electrónica de “Necesidades de Licencias de Software”(ver anexo de formularios) Quincenalmente Integrantes de la Comisión 1.f. Evalúan los pedidos de solicitud presentados, tomando como parámetros de evaluación los siguientes aspectos:

Que el pedido esté acorde con las Políticas de Desarrollo y Seguridad de la Institución, Costos y Alternativas de Software existentes.







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1.g. Informan al administrativo sobre las resoluciones tomadas (aprobación o rechazo de la solicitud), a los efectos de que efectúe los pasos pertinentes, plasmando el dictamen correspondiente de cada solicitud en la planilla de Necesidades de Software junto a la respectiva firma y aclaración de al menos un integrante de la comisión de evaluación. Administrativo Alternativa: 1.h.1. Solicitudes Rechazadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, cerrando el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo del rechazo. Adicionalmente realiza un contacto telefónico para brindar una explicación más pormenorizada al usuario sobre el dictamen tomado por la comisión. 1.h.2.a. Solicitudes Aprobadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, dejando en estado “Suspendido” el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo. El pedido quedará en ese estado hasta tanto llegue la licencia. 1.h.2.b. Activa en el sistema SIGECO(1) la solicitud compra correspondiente para la adquisición de la licencia o paquete de licencias (certificado de licencias legítima) – Ver procedimiento Interno de Compras. 1.h.2.c. En caso de contar con licencias ya existentes, se adjudica y continúa el paso 2.c. del presente procedimiento. Nota: La tarea 1.h.2.b. también podrá ser efectuada por la Jefatura o Subjefatura de Tecnología. 2. Registración del Ingreso de las Licencias de Software Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias • COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 2.a. Deriva los pedidos que estaban en estado “Suspendido” en el aplicativo de la Mesa de Ayuda, al Jefe ó SubJefe de Tecnología.







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•

•

TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 2.b. Recibe los pedidos aprobados a través del aplicativo de Mesa de Ayuda. 2.c. Registra en la planilla electrónica de “Asignación e Inventario de Software” (ver anexo de formularios), el Software y Nombre del Producto adquirido al número de inventario de la PC donde se deberá instalar. Nota: Cabe mencionar que dicha planilla electrónica contabiliza en forma actualizada la cantidad de licencias por producto. Asimismo se genera un Back-up de seguridad de la misma en el servidor. 2.d. Deriva el pedido de instalación a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda al sector de Soporte Técnico

SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 2.e. Recibe el pedido de instalación de la licencia a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda 2.f. Procede a efectuar la Instalación de la licencia al usuario, verificando que el número de inventario de la PC coincida con lo que figura en la solicitud. 2.g. Efectúa el cierre de pedido en el aplicativo de la mesa de Ayuda, pasando el mismo a estado de “Cerrado”, generando un mail al usuario. Nota: Tanto el usuario solicitante, como todos aquellos operadores autorizados en el manejo del aplicativo de la Mesa de Ayuda, podrán visualizar a través del número de ticket, el traking del pedido por sus diferentes instancias.







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3. Registración de Licencia en el Inventario Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias • TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 3.a. Registra la licencia del software en la planilla electrónica de “Registración de Licencias de Software” (1) (2)(ver anexo de formularios) 3.b. Verifica que la cantidad de licencias que aparecen instaladas en la planilla de “Asignación e Inventario de Software” sea igual o menor que la cantidad de licencias adquiridas que figuran en la planilla de “Registración de Licencias de Software”. Notas: (1) Se genera un back-up de seguridad de dicha planilla en el servidor. (2) La registración de la licencia para mantenimiento de Microsoft, se registra en el site oficial

de licenciamiento de Microsoft. 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware •

•

SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.a. Avisa vía mesa de ayuda el reemplazo de una PC, informando los software que contiene la PC a reemplazar.

TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.b. Verifica en la planilla de “Asignación e Inventario de Software”, si los aplicativos informados por el técnico actuante, son los que corresponden de acuerdo al registro.







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Alternativa: 4.c.1. Está OK: Informa al técnico actuante, vía mesa de ayuda, la conformidad sobre las aplicaciones a instalar. 4.c.2. No está OK: Informa vía mesa de ayuda al técnico actuante, sobre el software que solamente está autorizado a reinstalar. •

•

SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.d. Recibe la información de los pasos a seguir para la instalación, e informa vía mesa de ayuda, al Jefe / subjefe de tecnología, el nuevo número de inventario de la PC instalada.

TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.e. Actualiza en la planilla de Asignación de Software, el nuevo número de inventario de la PC instalada.





Flujograma



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SectorSolicitante

Comision deEvaluaciónMesa de Ayuda Tecnología

Jefe de Sector Administrativo

Solicita a travésdel aplicativode la mesa de

ayuda laadquisición de una

licencia

(1) Recibe el pedido através delaplicativo

(1)Se genera un ticketcon el Nº de pedido

en form aautom ática

Verif ica que elsolicitante esté

autorizado arealizar la solicitud

Está Ok?Recibe el rechazode la solicitud No

Administrativo

FIN

Plasma eldictámen para

cada una de lassolicitudes,

colocando la f irmaen la planilla de

necesidades

Sí

Deriva el pedido através del

aplicativo a laComisión deEvaluación

Recepciona lospedidos y los

imprime

Vuelca los pedidosen la planilla deNecesidades de

softw are

Quincenalmente

Integrantes

Evalúan lospedidos desolicitudes

presentadas

Informa aladminsitrativo delos pasos a seguiren función de las

decisionestomadas

A







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SectorSolicitante

Comision deEvaluación Tecnología

Jefe de Sector Administrativo

A

Alternativa

SolicitudesRechazadas

SolicitudesAprobadas

FIN

Deriva los pedidosque estaban en

estadoSuspendido delaplicativo al área

de Tecnología

Recibe el rechazode la solicitud con

sucorrespondiente

motivo

Activa en elSistema SIGECO,

la solicitud decompra

correspondiente

Comunica a travésdel aplicativo,cerrando elpedido en el

sistema

B

(mail de aviso)

Contactatelefónicamente al

usuario, parabrindarle una

explicaiónpormenorizada

Comunica a travésdel aplicativo,

dejando el pedidoen estado

suspendido en elsistema, hasta la

llegada de lalicencia

FINRecibe la

aprobación de lasolicitud

(mail de aviso)Ver procesode Compra

Al momento del ingreso de las licencias

Recibe los pedidosaprobados delaplicativo de lamesa de ayuda

Registra en laPlanilla de

Asignación eInventario de

Softw are, el soft yel nombre del

producto al nº deinventario de la PCdonde se instalará

Jefe / Subjefe

Deriva el pedidode instalación a

través delaplicativo de la

mesa de ayuda alsector de soporte

técnico

Registra la licenciade sof tw are en la

Planilla deRegistración de

Licencias deSoftw are

Verif ica que lacantidad de

licencias queaparecen

instaladas en laplanilla de

asignación seaigual o menor que

la cantidad delicencias

adquiridas quefiguran en laplanilla de

registración

Procesos Simultáneos







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SectorSolicitante

Comision deEvaluación

SoporteTécnico

Jefe de Sector Administrativo Técnico

B

Recibe el pedidode Instalación a

través delaplicativo de lamesa de ayuda

Efectúa lainstalación de la

licencia al usuario,verif icando que elNº de PC coincidacon el que f igura

en la solicitud

Efectúa el Cierredel pedido en elaplicativo de lamesa de ayuda

Recibe el mail deaviso, indicandoque el pedido se

encuentra cerrado

(mail de aviso)

FIN





Anexo de Formularios

Planilla de Necesidades de Licencias de Software •

Reemplaza Revisor Aprobado por Página Normas y Procedimientos Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

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Planilla de Asignación e Inventario de Software •


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Planilla de Registración de Licencias de Software •

Reemplaza Revisor Aprobado por Página Normas y Procedimientos Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

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procedimiento licenciamiento adquisición de licencias de ... · solicitud de licencia de ......

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