procedimiento para elaborar documentos-2
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8/10/2019 Procedimiento Para Elaborar Documentos-2
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UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPANSistema de Gestión de la Calidad
Manual de calidad
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PROCEDIMIENTO PARA ELEBORAR DOCUMENTOS DEL SGI
1. Objetivo:
Establecer los lineamientos y la metodología para elaborar los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Papaloapan U!P"#$
2. Alc!ce:
%ocumentos &ue integran el Sistema de Gestión de 'ntegrado de la Universidad
del Papaloapan$
". Re#e$e!ci%:
($)$ P*+%R+GC+,,)$+ Procedimiento para Control de %ocumentos$
($-$ P*+%R+GC+,,-$+ Procedimiento Control de registros$
($($ "!+"C+C"+,,-$+ Maestro para Claves de %ocumentos$
($.$ RC+"C+C/+,,-$+ 0o1a de 'nstrucción de /raba1o$
&. De#i!icio!e%:
Alt Di$ecci'!: Está integrada por Rectoría2 3ice+Rectoría "cad4mica2 3ice+
Rectoría de "dministración y Gestión de la Calidad2 así como a las 1e5aturas de
departamento de la Universidad del Papaloapan$
O(e$ci'! E%t)!*$: "ctividad es# a seguir cuando se 6a detectado una variable
de calidad 5uera de estándar$7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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A*+i!i%t$*o$ *e Doc,+e!to%: Encargado de Controlar la %ocumentación delSistema de Gestión 'ntegrado$
-. Se,$i**:
PRECAUCI/N: En caso de contingencia por eventos de seguridad como son9
Sismos2 incendios2 5ugas2 etc$2 seguir lo indicado en los procedimientos del
manual de seguridad 'nstitucional MSI-,
0. Mto*o:
0.1. Elbo$ci'!:
os documentos del Sistema de Gestión 'ntegrado &ue son elaborados en la
Universidad del Papaloapan son:
•
Manual del Sistema de Gestión 'ntegrado• Sistemas
• Plan de Calidad de Medición
• Procedimientos *perativos
• 0o1a de 'nstrucción de /raba1o
• "ne;os
• 7ormatos para Registros
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os documentos del Sistema de Gestión de 'ntegrado &ue no son elaborados en laUniversidad del Papaloapan son las Re5erencias E;ternas$ Estas ingresan al
Sistema de Gestión al ser re5erenciados en alg<n documento del Sistema$
Es recomendable utili8ar para la elaboración de la documentación 5uente "rial o
/imes !e= Roman ó similar n<mero ),2 así como al 5inali8ar el documento incluir
la leyenda >7'! %E %*CUME!/*?2 con esto se indicará &ue el documento 6a
5inali8ado$
os documentos del Sistema de Gestión son controlados por el >"dministrador de
%ocumentos?2 &uien integra los elementos de control de todos y cada uno de los
documentos2 estos son:
Clve *el *oc,+e!to. Clave <nica con la &ue se conocerá el documento y &ue se
integra de la siguiente 5orma: %*+@@+AA+BB$
%onde:
>%*? es la clave de acuerdo a tipo de documento9
>@@? es la "lta %irección a la &ue pertenece el documento9
>AA? es el departamento emisor del documento y9
>BB? es el n<mero consecutivo del documento$
Para identi5icar las claves de la "lta %irección y %epartamento se cuenta con el
%*+%R+GC+,,( Maestro para Claves de %ocumentos$ Cuando un documento es
emitido por la misma "lta %irección2 la clave de área será la misma &ue la clave de
la "lta %irección$
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No+b$e *el *oc,+e!to: %ebe registrarse el nombre con el &ue se conocerá aldocumento$
Re%(o!%ble *el *oc,+e!to: Es la persona Responsable de aprobar el
documento9 puede ser la "lta dirección o las e5aturas de %epartamento$
E*ito$: Personas# &ue pueden# modi5icar el documento2 para posteriormente
enviar el documento para su aprobación al Responsable del documento$
U%,$io% #i!le%: En este apartado se registran los puestos de las personas &ue
re&uieren utili8ar el documento$
ec3 *e (,blicci'!: Registrar la 5ec6a en la cual el documento será emitido y
por tanto es la 5ec6a en la cual el documento iniciará a aplicarse$
0.2. M!,l *el Si%te+ *e Ge%ti'! I!te$*o
0.2.1. Elbo$ci'! *el M!,l *el Si%te+ *e Ge%ti'! I!te$*o:
a creación del Manual de Gestión 'ntegrado es responsabilidad de la "lta
%irección2 su adecuación es responsabilidad del Gestor de Calidad2 Gestor
"mbiental A Gestor de Seguridad y Salud *cupacional2 la revisión y la aprobación
es responsabilidad del Responsable de "seguramiento de Calidad$
Contenido$+ %escribe el índice del contenido del Manual de Gestión 'ntegrado$
*b1etivo del manual$+ %ebe describir el propósito del Manual$
"lcance$+ Se debe mencionar a &u4 y en dónde se aplica el documento$
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Re5erencias$+ Se deben anotar los títulos o códigos si aplica# de los documentos&ue sirven de base para la elaboración del documento2 mínimo los siguientes
documentos:
• Procedimiento Control de los %ocumentos P*+%R+GC+,,)
• Procedimiento Control de Registros P*+%R+GC+,,-$
%e5iniciones$+ E;plicar la terminología utili8ada o la interpretación especí5icaasignada a un t4rmino en el documento$ En caso de &ue no e;istan de5iniciones2
escribir la palabra D!o "plicaD o D!ingunaD$
%escripción del sistema$+ 'ncluye una breve descripción de la Universidad del
Papaloapan2 su 3isión y el Propósito de la misma$ /ambi4n debe incluir la
de5inición del Sistema de Gestión 'ntegrado y la descripción de cómo la U!P" da
cumplimiento a la !orma 'S* ,,):-,,F2 ).,,):-,,. y *0S"S )F,,):-,,$
0.". Elbo$ci'! *e Si%te+%:
'n5ormación General:
a creación de Sistemas surge a trav4s del análisis del Sistema de Gestión2 la
elaboración es asignada a alg<nos# integrantes# del e&uipo de me1ora de
Sistema2 la revisión es responsabilidad del Responsable con 5unciones acordes a
la operación del Sistema2 la aprobación la e5ect<a el Responsable de la U!P"$Para el Procedimiento de Planeación Estrat4gica y *perativa es responsabilidad
del Rector2 del e5e de Sistemas de Calidad2 "mbiental y de Seguridad y Salud
*cupacional2 la revisión la e5ect<a la "lta %irección y la aprobación la e5ect<a el
Responsable de la U!P"$
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"demás de la in5ormación general los Sistemas en su contenido deben indicar:
E!7*HUE:
)$ Propósito
-$ %iagrama del Sistema
($ %escripción
.$ 'ndicadores
I$ 'nteracciones
"!E@*S
C*!/R* %E C"MJ'*S:
Este apartado se utili8a siempre &ue se e5ect<en modi5icaciones a los sistemas2
6aciendo una breve descripción de los cambios e5ectuados en la versión emitida2
no se registraran ni conservaran los cambios anteriores$
0.&. Elbo$ci'! *el Pl! *e Cli** *e Me*ici'!:
a elaboración y modi5icación puede ser reali8ada por alg<n Coordinador de las
áreas involucradas9 la revisión y la aprobación es responsabilidad del
Responsable de "seguramiento de Calidad$
Para describir el Plan de Calidad de Medición se debe Registrar lo siguiente:
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Proceso$+ !ombre del proceso en el cual se reali8a la operación$
Ktem$+ !<mero Consecutivo de 3ariable$
3ariable$+ Característica del producto o del proceso$
Punto de muestreo$+ ugar ó punto especí5ico en donde se debe tomar la muestra
para su inspección yLo prueba$
Especi5icaciones$+ 3alor dentro del cual se debe encontrar la inspección yLo
prueba de la variable correspondiente$
7recuencia$+ Periodicidad con la &ue la inspección yLo prueba es reali8ada$
P$*$ Medición$+ Procedimiento *perativo &ue indica como e5ectuar la medición$
Registro de calidad$+ Se registra el código del 5ormato o documento donde se
reali8a el registro de la inspección yLo prueba$
E&uipo de inspección2 medición yLo prueba$+ !ombre del instrumento con el cual
es reali8ada la inspección yLo prueba2 o en su caso cuando no apli&ue escribir el
puesto de la persona &ue realice la inspección yLo prueba$
*peración estándar$+ El código del procedimiento yLo instructivo de traba1o en
donde se tienen documentadas las actividades a seguir cuando se 6a detectado
una variable de calidad 5uera de estándar$
Responsable de medir la variable$+ Es el nombre del área responsable de medir la
variable2 en caso de variables 5acultadas se anotará el nombre del puesto
5acultado para e5ectuar la medición de la variable$
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Responsable de la variable$+ Es el nombre del área responsable de la variable$
0.-. Elbo$ci'! *e P$oce*i+ie!to% O(e$tivo%:
os Procedimientos *perativos son los documentos &ue sealan los pasos a
seguir para e1ecutar una actividad$
Estos documentos pueden ser elaborados por un integrante del área de traba1o2 la
revisión y aprobación son responsabilidad del Coordinador de Nrea$
os Procedimientos *perativos contendrán los siguientes apartados:
)$ *b1etivo
-$ "lcance
($ Re5erencias
.$ %e5iniciones
I$ Seguridad
O$ M4todo
$ lenado de Registros de Calidad
F$ Modi5icaciones
)$+ *b1etivo$+ %escribir en 5orma breve2 la 5inalidad o propósito de ser del
documento$
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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-$+ "lcance$+'ndicar el departamento2 área2 grupo de personas o 5unciones al &uees aplicable el documento2 es decir2 a &uienes e1ecutan alguna actividad descrita
en el procedimiento$
($+ Re5erencias$+ istar los documentos mencionados en el procedimiento9 este
listado debe ser en base al nombre y Clave de control si aplica# del documento
re5erenciado$ En caso de &ue no e;istan re5erencias2 escribir la palabra !'!GU!"
o !* "P'C"$
.$+ %e5iniciones$+E;plicar la terminología utili8ada o la interpretación especi5ica
asignada a un t4rmino en el procedimiento$ En el caso de &ue no e;istan
de5iniciones2 escribir la palabra !'!GU!" o !* "P'C"$
I$+ Seguridad$+%ocumentar los riesgos &ue representa el reali8ar las actividades
de este procedimiento e1emplo: &uemadura por reactivo &uímico2 incendio2
e;plosión2 caída2 etc$# y re5erir la tabla de e&uipo de protección personal del área
correspondiente2 así como las medidas generales de seguridad re&ueridas# para
la actividads#$ En caso de &ue no se re&uiera documentar riesgos yLo e&uipo de
protección personal escribir !* "P'C"$
O$+ M4todo$+ %ocumentar en 5orma secuenciada &ui4n 6ace y tambi4n cómo2
cuándo y dónde se lleva a cabo las# actividades# especí5icas#2 así como las
medidas de seguridad y protección ambiental &ue se re&uieren para llevar a cabo
las# actividades# indicando las precauciones &ue se re&uieren en cada una de
ellas2 para indicar dic6as precauciones se debe iniciar con un triangulo amarillo y
la palabra precaución$ >E1emplo precaución?$ Se debe especi5icar &uien llena
los registros si aplica#$
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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a descripción del m4todo incluye:
a) as acciones detalladas pueden ser presentadas ba1o las siguientes
5ormas:
• /e;to !umerado
• %iagrama de 7lu1o
• Cuadros de Secuencias
Re5erencia a otro %ocumento$ Es decir2 seguir las instrucciones marcadas en
otro documento$ Estas re5erencias pueden ser a la totalidad de un documento o
solo a una parte de 4l9 esto debe ser per5ectamente sealado$
b) Si se re&uiere2 como parte de las acciones detalladas2 se podrán incluir
es&uemas2 planes2 grá5icos2 etc$
c) E;clusivamente para áreas responsables de 3ariables de Calidad de5inidas
en el Plan de Calidad de Medición %*+%R+GC+,,- documentar dentro de
los procedimientos operativos la operación estándar correspondiente2 y
deben contener los incisos indicados en el ane;o )$
0.0. 4oj% *e I!%t$,cci'! *e T$bjo:
Para elaborar 6o1as de instrucción de traba1o se utili8a el 5ormato &ue se encuentra
en el "ne;o ( >0o1a de 'nstrucción de /raba1o? &ue contiene lo siguiente:
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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%'"GR"M" %E 7U*$+ %ocumentar ó colocar imagen &ue muestre la secuenciade manera general de las instrucciones a seguir dentro de la operación$ En caso
de no re&uerirse diagrama indicar &ue no aplica D!L"D$
'/EM$+ Es el n<mero consecutivo de la instrucción$
'!S/RUCC'*!ES$+ %ocumentar las actividades importantes &ue el personal debe
reali8ar durante la operación en su puesto2 incluyendo medidas de seguridad
generales &ue se deben seguir para llevar a cabo la actividad$ El nivel de detallede las actividades debe ser de tal 5orma &ue asegure &ue estas se lleven a cabo
en 5orma consistente$
a primera instrucción debe contener el responsable de reali8ar la actividad2 seg<n
apli&ue2 esto es en caso de &ue no se d4 entender con el nombre de la
operación#$
a segunda instrucción debe re5erir la tabla de e&uipo de protección personal delárea correspondiente$
Si aplica2 se debe especi5icar &uien llena los registros$
PU!/*S CRK/'C*S$+ %ocumentar aspectos importantes &ue el operador debe
cuidar2 documentar las medidas especí5icas de seguridad y protección ambiental
&ue se re&uieren para llevar a cabo la actividad indicando las precauciones &ue se
re&uieren en cada una de ellas$
0.5. Elbo$ci'! *e A!e6o%:
Estos documentos de apoyo ingresan al Sistema de Gestión2 al ser re5erenciados
en alg<n documento del Sistema$ Por la diversidad de in5ormación &ue contiene no7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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se utili8a un 5ormato <nico para elaborarlos$ E1emplos: tablas2 dibu1os2 lay+out2muestrarios2 catálogos2 pi8arrones o carteles de instrucciones2 listados2 ayudas
visuales$
os ane;os deben contener como elementos de control al menos lo siguiente:
!*MJRE %E %*CUME!/*$+ %ebe registrarse el nombre con el &ue se
conocerá al documento$
C"3E %E C*!/R*$+ Es la clave con la cual se identi5ica el documento dentro
del Control de %ocumentos y &ue es asignada en el >"dministrador de
%ocumentos? de acuerdo con el %*+%R+GC+,,( Maestro para Claves de
%ocumentos$
7EC0" %E "P'C"C'!$+ 7ec6a a partir de la cual el documento tiene vigencia y
debe ser aplicado$
0.7. Elbo$ci'! *e o$+to% ($ $ei%t$o%:
a necesidad de utili8ar un nuevo 5ormato es detectada por las# personas# de las
áreas de traba1o en 5unción de los re&uerimientos del área$ a revisión y
aprobación es responsabilidad del Coordinador de área$
Por su naturale8a pueden ser de muy diversas 5ormas2 pero en todo caso deben
contener un nombre y la Clave de Control incluido el n<mero de versión#$
/odos los 5ormatos para registros elaborados deben contener los siguientes
elementos de control:
)$ !ombre
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
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-$ Clave de Control
($ !<mero de Revisión
.$ !ombre del responsable del 7ormato
I$ 7ec6a a partir de la cual aplica el 7ormato
O$ Paginado: !<mero de página y total de n<mero de página$
$ 7olio cuando apli&ue#
5. Lle!*o *e $ei%t$o% *e cli**:
!o "plica$
7. Mo*i#iccio!e%
ec3 De%c$i(ci'! *e l +o*i#icci'!.
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:
8/10/2019 Procedimiento Para Elaborar Documentos-2
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FIN DEL DOCUMENTO
7ec6a de elaboración:
7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación: