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PROCEDIMIENTO

DESPACHO DE MERCANCÍA ( Importación por Furgón)

CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA

PR-OPNL-07 Septiembre 2014 04 1 de 10

SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

GERENTE DE OPERACIÓN ADUANERA

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL �

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para la realización del despacho de mercancía de importación vía Ferroviaria en la oficina de Universal International Services en Nuevo Laredo, desde la notificación de la línea ferroviaria (Despacho Previo) hasta que la mercancía cruza a territorio Mexicano. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la importación de mercancías Vía Ferroviaria realizadas por Universal International Services en Nuevo Laredo Tamaulipas. 3. RESPONSABILIDADES:

3.1 Gerente de Operación Aduanera.

• Tomar las decisiones operativas que se requieran • Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. • Interponer los medios de defensa necesarios y realizar las consultas a las actividades aduaneras • Registro, control y seguimiento de incidencias, muestreos y pago de multas. • Elaborar reportes operativos mensuales para la Dirección General. • Elaborar el Reporte Gerencial

3.2 Jefe de Tráfico

• Glosar todos los pedimentos. • Dar seguimiento a los embarques a través de la revisión constante de la Pizarra del Sistema de

Tráfico NLD. • Supervisar la actualización de la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD por los ejecutivos. • Asignar, conjuntamente con los documentadores, las prioridades de validación y pago de

pedimentos. • Dar seguimiento al estatus y coordinar el orden que seguirán los despachos con Bodega en

Laredo Tx.

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3.3 Ejecutivo de Tráfico (Furgón)

• Recibe notificación de despacho por parte de la línea Ferroviaria • Obtiene la información (NIU y Guía) que coadyuvan en la elaboración del pedimento. • Revisa información, y asigna referencia que se captura en Pizarra del Sistema de Tráfico NLD. • Elabora la Relación de Facturas. • Afecta la referencia. • Libera el proceso con las compañías de Ferrocarriles. • Elaborar Bitácora de Furgones. • Enviar por correo electrónico, al personal involucrado en su uso, la bitácora.

3.4 Ejecutivo de Tráfico

• Coordinar el despacho de las mercancías • Asegura que las actividades para realizar el despacho de mercancía se cumplan. • Revisar y actualizar la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD diariamente. • Elaborar Nota de revisión. • Entregar a documentadores la documentación necesaria para elaborar el pedimento • Elaborar y validar el “Shipper Export”, en caso de requerirse

3.5 Coordinador de Despacho

• Revisar diariamente la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD para determinar prioridades. • Coordinar las actividades de los Tramitadores • Dar solución a problemas derivados del Reconocimiento Aduanero • Elaborar horario para rol de Tramitadores (Cada 45 días) • Comunicar inmediatamente al Gerente de Operación Aduanera de cualquier problema que haya

con el despacho de la mercancía del cliente • Consultar con el Gerente de Operación Aduanera la manera de dar contestación a Incidencias • Imprime Bitácora de Furgones diariamente y da seguimiento al status de los pedimentos

correspondientes

3.6 Documentador

• Revisar expedientes enviados por ejecutivos de tráfico. • Capturar la pro forma del pedimento • Asentar en los pedimentos los identificadores y complementos aplicables • Enviar la proforma de pedimento a Glosa para su Revisión y validación. • Recibir Validación por parte de Glosa y realizar las correcciones en caso de ser necesario. • Imprimir NIU para cotejarlo con el capturado en el pedimento. • Realizar el pago del Pedimento, una vez autorizado por los ejecutivos de tráfico y/o tesorería. • Entregar a Coordinador de Despacho el pedimento pagado (previa revisión del código).

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3.7 Tramitador

• Preparar la documentación necesaria para el trámite de importación ante la Aduana del área de Ferrocarril.

• Reportar inmediatamente al coordinador de despacho, cualquier anomalía que se presente en la entrega de la documentación en la aduana.

3.8 Glosador de Pedimentos

• Recibir de los Ejecutivos los expedientes que se deben documentar. • Glosar los pedimentos, así como verificar que los COVE's y los E-documents estén correctos. • Coordinarse con el Jefe de Tráfico para determinar el orden de validación y pago de pedimentos.

3.9 Digitalizador

• Recibir, digitalizar y tramitar en la VUCEM los E-documents. • Digitalizar los expedientes completos una vez que ha terminado el despacho aduanero. • Armar el expediente digital para subirlo al portal de administración de documentos.

4. DESARROLLO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

PREPARACIÓN DEL DESPACHO


(Furgón)

Recibe Aviso de Despacho Previo de la Línea Ferroviaria, abre la referencia y la registra en la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-06-05, a partir de ese momento sólo tiene dos días para preparar la documentación para la realización del despacho.

4.2

Ejecutivo de Tráfico (Furgón)

Llena el formato Relación de Facturas FPROPNL-07-01, que contiene los siguientes datos. Generales: Referencia No. Fecha No. de factura $ Factura Orden de compra No. Cliente Proveedor

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Furgón No. Información sobre la Mercancía: Descripción del Artículo Cantidad Unidad Peso Lbs. Núm. De bultos Clase/Embalaje Una vez realizada la Relación de Facturas FPROPNL-07-01, afecta la referencia.


Elabora la Nota de revisión FPROPNL-06-01 cuidando de llenar los siguientes datos. Destinatario:

• Cliente • Domicilio • Ciudad • RFC

Proveedor:

• Nombre • Domicilio • Ciudad

Otros Datos

• Orden de carga • Referencia • Fecha • Fecha de factura (s) • No. de facturas • Pedimento • Peso Bruto

Descripción de la mercancía

• Cantidad / Clase • Peso Neto • Fracción Arancelaria • Descripción

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• Unit s/ Fact. • Unidad de medida • Valor comercial

Una vez llenada la Nota de revisión FPROPNL-06-01 la envía al documentador

4.4 Ejecutivo de Tráfico Elabora Bitácora de Furgones FPROPNL-07-02 y distribuye al personal involucrado en su uso.

• Gerente de Operación Aduanera • Coordinador de Despacho • Ejecutivo de Tráfico (Furgón)

4.5 Documentador Recibe y revisa toda la documentación enviada por el Ejecutivo de Tráfico (Nota de revisión FPROPNL-06-01 y Facturas). ¿Documentación completa? No: Solicita Aclaración y/o Complemento al ejecutivo de Tráfico. Si: Elabora Proforma de Pedimento.

ELABORACIÓN Y PAGO DEL PEDIMENTO

4.6 Documentador Captura la Pro Forma de Pedimento asentando en él los

identificadores y complementos aplicables, y genera los Comprobantes de Valor Electrónico (COVE’s) en el sistema de captura de pedimentos

4.7 Documentador Entrega la Pro Forma de Pedimento y la documentación correspondiente al Glosador de Pedimentos para Glosa. NOTA: Se entregan al Gerente de Operación Aduanera para Glosa todos aquellos pedimentos que tengan las siguientes características:

Aquellos cuyas contribuciones sean superiores a 170,000 pesos. Los pedimentos que incluyan fracciones arancelarias sujetas a Certificados Cupo o Permiso de Economía. Embarques de productos textiles con un Valor en Aduanas superior a $450,000 pesos.

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Embarques en la que los Jefes de tráfico tengan una duda razonable.

No estarán sujetos a una segunda glosa los expedientes que amparen papel o polietileno transportados por ferrocarril, independientemente del valor total de las contribuciones.


Revisa la Pro Forma de Pedimento, COVE’s y la documentación anexa al pedimento. ¿Datos correctos? No: Realiza aclaraciones con el documentador y le solicita, en su caso, las correcciones correspondientes Si: Se autoriza el pedimento, mediante una rúbrica en la proforma. Continúa con la siguiente actividad.

4.9 Digitalizador Digitaliza anexos del pedimento y genera los documentos electrónicos (E-document) para su revisión.


Revisa la digitalización de los documentos electrónicos (E-documents) agregados al sistema, asegurándose de que sean correctos. ¿Documentos correctos? No: Realiza aclaraciones con el digitalizador y le solicita, en su caso, las correcciones correspondientes Si: Se autoriza el pedimento, mediante una rúbrica en la proforma y la entrega al Jefe de Tráfico y/o al Gerente de Operación Aduanera. Continúa con la siguiente actividad.

4.11 Jefe de Tráfico y/o Gerente de Operación

Aduanera

Revisan el pedimento y el cálculo de impuestos. ¿Cálculos correctos? No: Realizan aclaraciones y solicitan correcciones, regresa al 4.5 Si: Se autoriza la validación del pedimento, mediante una rúbrica en la proforma. Continúa con la siguiente actividad.

4.12

Jefe de Tesorería

Recibe archivo de validación por parte de los documentadores de la oficina Nuevo Laredo. ¿Cliente con Financiamiento o que anticipa impuestos? Si: Revisa el Reporte de Bancos RPRTS-01-03 para cerciorarse que

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el cliente va al corriente con sus reembolsos de financiamientos o que haya depositado los impuestos solicitados, de ser así escribe en el archivo de validación el número de identificador de la cuenta de UIS de la cual se realizará el pago. Nota: Si el cliente no está al corriente con sus pagos se consulta a Dirección General para obtener instrucciones en cuanto a si se continua con el financiamiento o se detiene hasta que el cliente haga el pago correspondiente. No: Escribe en el archivo de Validación el número de identificador de la cuenta del cliente de la cual se realizará el pago. Entrega el archivo de validación al documentador. En ambos casos ver PR-TS-01 Procedimiento de Tesorería

4.13

Documentador

Una vez validado y pagado el pedimento (confirmado Padrón activo del cliente), utiliza el lector de código de barras para leer lo correspondiente en la copia del Transportista. ¿Código Correcto? Sí: Entrega pedimento y anexos al Coordinador de Despacho. Pasa a la siguiente actividad. No: Imprime nuevamente el código, hasta obtener código correcto.

DESPACHO DE MERCANCÍAS

4.14 Coordinador de

Despacho

Registra en Bitácora de Furgones FPROPNL-07-02 y los asigna al Tramitador

4.15

Tramitador

Prepara y entrega la documentación necesaria para el trámite de importación ante la Aduana del área Ferrocarril y ésta le sella de recibido. Nota: La Aduana del área de Ferrocarril se encarga de enviar este documento sellado, por Fax, al Ferrocarril Americano para seguir con el cruce correspondiente.

4.16 Ejecutivo de Tráfico Da seguimiento diariamente, vía internet, a los furgones tramitados

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(Furgón)

hasta que cruzan a territorio Mexicano.

4.17 Ejecutivo de Tráfico (Furgón)

Actualiza la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-06-05 conforme vayan concluyendo las etapas del despacho de la mercancía o si se presenta alguna situación especial.

4.18 Digitalizador Se encarga de hacer el escaneo de los Pedimentos y Anexos despachados todos los días y de subirlos al portal de clientes (portal digital).

4.19 Tramitador Entrega expedientes completos al Auxiliar de Facturación a más tardar a las 10:30 AM del día siguiente, de la entrega del pedimento al área de Aduana Ferrocarril.

4.20 Documentador Envía diariamente al Jefe de Facturación y al Auxiliar Contable, por correo electrónico, el Reporte de Operación de pedimentos pagados del día hábil anterior. (Ver Procedimiento de Facturación Operaciones Nuevo Laredo PR-FNL-01).

4.21

Gerente de Operación Aduanera

Elabora el Reporte Gerencial FPROPNL-06-04 semanalmente y lo envía al Representante de la Dirección para su difusión y revisión en la Junta Mensual de Indicadores.

Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS:

5.1 Documentos:

Código Documento N/A Ley Aduanera N/A Diario Oficial de la Federación PRDG-03 Control de Servicio No Conforme PR-FNL-01 Procedimiento de Facturación Operaciones Nuevo Laredo PR-TS-01 Procedimiento de Tesorería

5.2 Formatos:

Código Formatos FPROPNL-06-01 Nota de Revisión

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FPROPNL-06-04 Reporte Gerencial Operaciones Nuevo Laredo FPROPNL-06-05 Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-07-01 Relación de Facturas FPROPNL-07-02 Bitácora de Furgones N/A Pedimento Aduanal N/A Reporte de Operación de Pedimentos Pagados 6. DEFINICIONES: Despacho de mercancía: Es el conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del mismo, que de acuerdo a los diferentes tráficos y regímenes aduaneros deben realizar en la aduana las autoridades aduaneras, los consignatarios, destinatarios, propietarios, poseedores o tenedores en las importaciones y los remitentes en las exportaciones, así como los Agentes o Apoderados Aduanales.

Pro forma del pedimento: Es la impresión en papel de un pedimento aduanal sin firma y sin validez. Pedimento aduanal: Este formato es un documento oficial predeterminado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público SHCP, por tal motivo no es codificado en el sistema. NIU: Número de identificación Único, dato que debe contener el pedimento y es el enlace entre el pedimento y la guía de la compañía ferroviaria. Afectar Referencia: Etapa en el programa de tráfico que equivale al reconocimiento previo de las mercancías 7. ANEXOS:

Anexo 1: Incidencias o Multas recibidas directamente por el Cliente


1 Jefe de Tráfico, Gerente de Nuevos

Proyectos y Atención a Clientes, Gerentes de Operación ó Director

General

Recibe notificación del cliente indicando que hay una multa o incidencia y la canalizan con el Gerente de Operación Aduanera junto con la documentación respectiva

2 Gerente de Operación Aduanera

Realiza el análisis y determinación de defensa correspondientes y notifica el resultado al Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes

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3 Gerente de Nuevos

Proyectos y Atención a Clientes

Notifica al cliente la estrategia a seguir. Se dará seguimiento mensual, en su caso, al avance de cada incidencia con copia al Director General.

Fin del anexo. 8. CONTROL DE CAMBIOS

No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 04 Septiembre 2014 Se modifican los puntos 3.3, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 y 5.1

para cambiar el nombre de formatos y actualizar actividades. Se eliminan actividades en los puntos 3.6 y 4.4.

03 Agosto 2013 Se modifica el procedimiento para agregar los procesos de la VUCEM y los puestos de Glosador de Pedimentos y Digitalizador.

02 Junio 2012 Se agrega una nota en el punto 4.7 y se modifica el nombre de dos formatos en los puntos 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4.1, 4.2, 4.13 y 5.2.

01 Enero 2011 Se modifican responsabilidades de puntos 3.1 y3.2 Se divide actividad de punto 4.14 y se reenumera.

00 Noviembre 2010 Inicio del sistema.

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