procedimiento departamento de tesorería sector pagos

Normas & Procedimientos – Departamento de Informática en Salud

Departamento de Informática en Salud

Procedimiento

Departamento de Tesorería

Sector Pagos

Nº 99/13

Nº de Versión / Modificación: 01/01

Fecha de Vigencia: 04/09/2013

Número de Procedimiento 99/13

Procedimiento Versión 01/01

Fecha de Vigencia 04/09/13


Sector de Pagos

Código 19.PRO.01

Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página

Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

01 00 03/09/13 Cdra.Carolina Botana 03/09/13 Lic. Santojanni

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INDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN

Objetivo Pág.2

Alcance Pág.2

Sectores Involucrados Pág.2

Sistemas Involucrados Pág.2

DESARROLLO

1. Cancelación de las Obligaciones Pág.3

1.1. Asignación de Fecha Puesta Disposición (FPD) Pág.3

1.2. Selección de Modalidad de Pago y Confección de la Orden de Pago Pág.4

1.3. Cierre de Lote Pág.9

1.4. Transferencias Pág.14

1.5. Aviso de la Disponibilidad de la Orden de Pago Pág.16

1.6. Confirmación de Lote/s Pág.18

1.7. Lote de Honorarios Tipo Valor Datanet Pág.20

1.8. Cancelación del Pago Pág. 21

2. Arqueo Valores Emitidos Pág.23 3. Cierre Mensual Pág.29 4. Requerimientos para reversar un Pago Pág.31 5. Rechazos en Plataformas Pág.33 6. Carga de cuenta en Plataforma Interbanking Pág.35 7. Alta de correo electrónico para avisos automáticos Pág.36 Anexo 1: Pedido y Activación de Chequeras Pág.39 Anexo 2: Tramite de Denuncia Policial Pág.42 Anexo 3: Carga de CBU Pág.43 Anexo 4: Pago Servicios Públicos – PC Banking Pág. 44 Anexo Formularios Pág.45





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Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma 01

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03/09/13 Cdra. Carolina Botana 03/09/13 Lic. Santojanni

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INTRODUCCIÓN

Objetivo

Instrumentar la operatoria del circuito de pagos de la Institución y procedimientos conexos, mediante el análisis y cumplimiento de los compromisos de pagos y de las partidas presupuestarias, de acuerdo a las directivas dadas por la Gerencia Financiera.

Alcance

El siguiente procedimiento alcanza la operatoria relacionada desde la cancelación de las obligaciones, el arqueo de los valores, el cierre mensual del Sector Pagos y los procesos necesarios para cumplir con lo citado por el Departamento de Tesorería Sector Pagos.

Sectores Involucrados

Presidencia Gerencia Financiera – Dirección Médica – Coordinación Integral de Atención a Pacientes Plan de Salud – Gerencia Custodia Patrimonial Gerencia de Legales – Gerencia de Abastecimiento – Gerencia de Recursos Humanos – HICAR – Entidad Bancaria

Sistemas Involucrados

NSI OrdPag – NSI Bancos





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DESARROLLO

1. Cancelación de las Obligaciones

1.1. Asignación de Fecha Puesta Disposición (FPD)

• DEPARTAMENTO DE TESORERÍA- SECTOR PAGOS

Diariamente

Asistente Administrativo de Pagos-#1

1.1.a. Ingresa en el sistema NSI OrdPag y analiza el reporte “Gestion Asignacion FPD” generado desde el menú desplegable “Fact/Liq” vinculado a los rubros de proveedores, considerando el vencimiento de las obligaciones, las partidas presupuestarias y sus días de pago.

1.1.b. Asigna FPD a las liquidaciones disponibles en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Fact/Liq” opción “Administrar”.

1.1.c. Envía al Asistente Administrativo de Pagos- #2 vía correo electrónico con acuse de recibo, el informe diario de FPD asignadas, denominado “Gestión Liq AsigFPD”.


1.1.d. Recibe el informe "Gestión Liq AsigFPD” e ingresa al sistema interno NSI OrdPag y controla que la asignación de fechas de pago sea de acuerdo al vencimiento de las obligaciones, las partidas presupuestarias, los días de pago y los rubros de proveedores.

1.1.e. Ingresa al sistema NSI OrdPag, genera un reporte denominado “Gestión Liq CtrlFPD”, y verifica si debe realizar ajustes.

Alternativa

1.1.e.1. Sí deben realizar ajustes: Informa al Asistente Administrativo de Pagos-#1 vía correo electrónico con acuse de recibo, para que proceda según corresponda, a saber:

- Error en la FPD: regulariza internamente la situación según vencimiento de liquidación y los días de pago.





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- Error en la FVto Fc/Liq: informa al sector que realizó la liquidación para que regularicen la situación.

1.1.e.2. No deben realizar ajustes: Informa Asistente Administrativo de Pagos-#1 vía correo electrónico con acuse de recibo, la conformidad.

Semanalmente


1.1.f. Envía vía correo electrónico con acuse de recibo, un tablero de control de fechas asignadas en formato excel, al Supervisor de Pagos, para control presupuestario.

Supervisor de Pagos

1.1.g. Analiza la información recibida de acuerdo a la planilla “tablero de control de fechas asignadas”, propone planes de acción y estrategias posibles al Jefe de Departamento de Tesorería en pos de optimizar el cumplimiento del presupuesto.

1.1.h. Asigna las fecha de pago para el día hábil posterior hasta las 13:30 hs., no obstante si se requiere la asignación fuera del horario, se evaluará la situación a modo de excepción

1.2. Selección de Modalidad de Pago y Confección de la Orden de Pago

Consideraciones Generales:

Las modalidades de pago para cancelar las obligaciones asociadas a una orden de pago, son:

• Efectivo: Liquidaciones referentes a cancelaciones de pago efectuadas en nombre de la Institución tales como fondo fijo, fondo de cambio y reintegros .Se confecciona bajo la imputación contable 0. (Tipo de valor efectivo).

Nota: Liquidaciones cuyo monto sea igual o inferior al monto del anexo 47/11 de la Norma Operatoria Ingreso/Egreso Departamento de Tesorería.

• Cheques: Al día/diferido emitido por el Departamento de Tesorería: Liquidaciones cuyo monto supere la informada en el anexo 47/11 de la Norma Operatoria Ingreso/Egreso Departamento de Tesorería, el valor se emite con las cláusulas cruzado y no a la orden, siempre que la observación no indique alguna salvedad. Se





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confecciona bajo la imputación contable 10443 o 10489. (Tipo de valor cheque en pesos/cheque diferido).

- Liquidaciones que soliciten determinada documentación estipulada en la Orden de Compra (entrega y/o devolución de documento en caución, copia de factura, devolución de nota de débito).

- Liquidaciones de varios egresos y paciente.

- Liquidaciones de proveedores en concepto de anticipo y contado contra entrega.

- Al día/diferido emitido por Entidad Bancaria: a la cual ordenamos pagar: Liquidaciones de proveedores no encuadradas en los demás ítems. Se confecciona bajo la imputación contable 10426. (Tipo de valor Banco prov normal/Banco prov diferido)

• Transferencia bancaria: Se confecciona bajo la imputación contable 10455, 10443, 10489, 10426 o 10432. (Tipo de valor Datanet/Pago en banco/Transferencia bancaria) (ver anexo CARGA DE CBU del presente Procedimiento)

- Liquidaciones de honorarios y facturas de crédito

- Liquidaciones de proveedores.

- Liquidaciones cuya observación lo indique.

- Servicios Públicos con “Código de Pago Electrónico” (ver anexo Servicios Públicos – PC Banking, del presente Procedimiento)

La imputación contable impacta en la cuenta donde se debitan los fondos, a saber:





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Diariamente


1.2.a. Selecciona la modalidad de pago de acuerdo a los siguientes parámetros, a saber:

- Efectivo

- Cheque al día/cheque diferido emitido por el Departamento de Tesorería

- Cheque al día/cheque diferido emitido por Entidad Bancaria (a la cual ordenados pagar)

- Transferencia bancaria

Nota

� Si existieran casos especiales, el Supervisor de Pagos evaluará si corresponde efectuar una excepción.

� Una vez confeccionados los valores emitidos en efectivo, el sistema automáticamente los ubica en el Sector “Tesorería (T)”, Ubicación “CAJA”, estos valores tienen la restricción de poder ser cancelados en el aplicativo (sólo por personal autorizado para tal fin).

1.2.b. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag y confecciona la orden de pago desde el menú desplegable “Ord pago” opción “Confeccionar” sobre las liquidaciones con FPD seleccionando la modalidad de pago e imputación correspondiente.

1.2.c. Imprime la Orden de Pago, archiva en bandeja destinada a tal fin para posterior armado del Legajo.

1.2.d. Imprime los cheques en caso de corresponder y adjunta a la orden de pago correspondiente; archiva momentáneamente en bandeja destinada a tal fin, para posterior entrega al Supervisor de Pagos 1.

1.2.e Ingresa al sistema interno NSI OrdPag opción “Gestión Orden de Pago” y emite el reporte “Valores emitidos en efectivo” .





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1.2.f. Envía vía correo electrónico al Supervisor de Pagos y al Jefe de Tesorería, con copia al Supervisor de Caja el reporte descripto en el punto 1.2.e. con el detalle de los valores confeccionados con tipo de valor efectivo, para su posterior control.

Notas

� En el caso de que se solicite la anulación de una orden de pago vía correo electrónico, se realizara desde el sistema interno NSI OrdPag, menú desplegable “Ord Pago”, “Seleccionar” opción “Anular OP” e ingresa el motivo y sector solicitante.

� En los casos que un valor se encuentre en estado pagado o devuelto a tesorería, se podrá realizar un reemplazo de valor del mismo. El pedido se recibe por correo electrónico, telefónicamente o en la atención en el mostrador; si el valor se encuentra en estado pagado, es requisito previo para realizar el reemplazo, tener el valor a reemplazar en nuestro poder.

1 Las órdenes de pago del tipo de valor Transferencia bancaria/Honorarios/Factura de crédito, se liberan

virtualmente generando el legajo de pago en formato pdf., el cual se envía vía correo electrónico automáticamente al beneficiario (ver punto 1.5.2 del presente procedimiento).

Supervisor de Pagos

1.2.g. Recibe la carpeta con los legajos de pago con el tipo de valor cheque y el correo con el reporte de los valores emitidos en efectivo y controla que la confección de la/s orden/es de pago sea correcta de acuerdo a los parámetros de selección de modalidad de pago descriptos en el punto 1.2 del presente procedimiento y que los datos del valor coincidan con la información de la orden de pago, considerando:

- Beneficiario

- Importe

- Número de cheque

- Fecha

- Tipo de valor

Verifica si debe realizar ajustes.

Alternativa

1.2.g.1. Sí debe realizar ajustes: informa al Asistente Administrativo de Pagos-#1 el ajuste a realizar para que regularice la situación según corresponda.





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1.2.g.2. Si no debe realizar ajustes: da conformidad vía correo electrónico, para posterior entrega al esquema de firmas.

Jefe de Departamento de Tesorería

1.2.h. Recibe la carpeta con los legajos de pago y firma los valores en cheque correspondiente a las órdenes de pago con tipo de valor cheque al día / cheque diferido, para posterior entrega a la segunda instancia del esquema de firmas.

1.2.i. Da la conformidad vía correo electrónico del reporte de los valores en efectivo enviado por el Asistente Administrativo de Pagos-#1 y controlado por el Supervisor de Pagos, para su posterior archivo en el fuelle destinado a tal fin.

A partir de las 13:30 hs. se ejecuta el esquema de firmas

Alternativa de firmas

A B

A C

A A

B C

ESQUEMA DE FI RMAS

A: Presidente de la Junta Directiva/Vice-Presidente de la Junta Directiva/Miembros de la Junta Directiva.

B: Director Médico/Vice-Director Médico Estratégico/Vice-Director Médico Operativo.

C: Director de Gestión/Gerente de Finanzas/Jefe de Departamento de Tesorería.





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Nota:

� Los valores emitidos bajo la modalidad de pago cheque al día y diferido que no han sido entregados, vencen transcurrido 30 días corridos de la FPD del valor y diferimiento respectivamente. El Asistente Administrativo de Pagos-#1 emitirá diariamente un listado de los valores que vencen en el día, quedando la/s orden/es de pago en el estado devuelto a tesorería. El Analista de Pagos-#1 enviará el “Listado de Valores Vencidos Entidad Bancaria” vía correo electrónico, con acuse de recibo, al Asistente de Contador con copia al Contador de la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar con acuse de recibo.

1.3. Cierre de Lote

1.3.1. Lote de Proveedores "Tipo de Valor Banco Proveedor Normal/Banco Proveedor diferido"


Diariamente


1.3.1.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Ord pago” opción “Total OP Pendientes del día” seleccionando tipo de valor Banco prov normal/Banco prov diferido, estado “Autorizada”, FPD rango 48 hs. posteriores a la fecha en cuestión y controla las órdenes de pago en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Pago bco prov”, opción “Visualizar pagos” contra las órdenes de pago impresas. Verifica si deben realizar ajustes:

Alternativa:

1.3.1. a.1. Sí debe realizar ajustes: Reimprime la orden de pago faltante. Continúa en el punto 1.3.1.b. del presente Procedimiento.

1.3.1. a.2. No debe realizar ajustes: Continúa en el punto 1.3.1.b. del presente Procedimiento.

1.3.1. b. Cierra el lote de proveedores desde el menú desplegable “Pago bco prov” opción “Enviar pagos sin abm Proveedores” 2 bajo la imputación contable 10426.

1.3.1. c. Imprime dos copias del “Informe de Pago a Proveedores en Banco”, para posterior entrega al Analista de Pagos-#1.





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1.3.2. Lote de proveedores "Tipo de valor Transferencia Bancaria"



1.3.2.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Ord pago” opción “Total OP Pendientes del día” seleccionando tipo de valor Transferencia bancaria , estado “Autorizada”, FPD (fecha de puesta disposición) del día y cierra el lote de proveedores desde el menú desplegable “Pago bco prov” opción “Enviar pagos sin abm Proveedores” bajo la imputación contable 10426.

1.3.2.b. Imprime una copia del “Informe de Pago a Proveedores en Banco”, para posterior entrega al Analista de Pagos-#2.

2 Una vez por semana cierra el 1er Lote de Proveedores desde la opción “Enviar pagos con abm Proveedores” para actualizar la base de proveedores en la plataforma PCBanking Empresas.

Analista de Pagos-#1

1.3.2.c. Recibe la copia del “Informe de Pago a Proveedores en Banco” y controla que el cierre del lote/s de proveedores se haya realizado de manera correcta (ver punto 1.3.1.a. y 1.3.2.a del presente procedimiento) .Considerando:

- La imputación

- El rango seleccionado sea el correcto según el lote de proveedores.

Alternativa

1.3.2.c.1. Sí debe realizar ajustes: Le informa vía mail, con acuse de recibo, al Asistente Administrativo de Pagos-#1 la diferencia a regularizar.

1.3.2.c.2. No debe realizar ajustes: Ingresa en la plataforma PCBanking Empresas, menú “Operar”, módulo “Transaccional” opción “Captura de Archivo” y sube el archivo generado por el sistema interno NSI OrdPag al cerrarse el lote de proveedores (de acuerdo al punto 1.3.1.b del presente procedimiento).

1.3.2.d. Coloca manualmente el n° de Lote de Proveedor brindado por la plataforma PCBanking Empresas en el “Informe de Pago a Proveedores en Banco”, y firma y sella el





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“Reporte Diario de Transacciones” en carácter de acuse de conformidad, para posterior entrega al Supervisor de Pagos.

Una vez ingresado el/los lote/s de proveedores en la plataforma PCBanking Empresas

1.3.2.e. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag, menú desplegable “OrdPago”, opción “Administrar” y los siguientes filtros: en Estado “Transferencia” y en Tipo de OP “Proveedor”, selecciona todos los valores, y envía el aviso automático de disponibilidad de pago del tipo de valor Transferencia bancaria.

1.3.3. Lote de Honorarios "Tipo de valor Datanet"



1.3.3.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Datanet” opción “Pre lote” y controla las órdenes de pago impresas (ordenadas numéricamente) desde el menú desplegable “Datanet” opción “Visualizar lote” en el sistema interno NSI OrdPag. Verifica si debe realizar ajustes:

Alternativa

1.3.a.1. Si debe realizar ajustes: Busca la diferencia y actúa según el caso, a saber:

- Faltante física de orden de pago: reimprime

- No encuentra un recibo: Excluye la orden de pago en el lote.

1.3.a.2. No debe realizar ajustes: continúa según el punto 1.3.3.b. del presente procedimiento.

1.3.3.b. Cierra el lote de honorarios desde el menú desplegable “Datanet” opción “Enviar lote Datanet” bajo la imputación contable 10455.

1.3.3.c. Imprime una copia del “Informe Transferencias por Datanet”, para posterior entrega al Analista de Pagos-#1.





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Nota: El lote de Honorarios se cierra a las 11:30 hs.


1.3.3.d. Recibe la copia del “Informe Transferencias por Datanet” e ingresa en la plataforma Interbanking.

1.3.3.e. Selecciona desde el menú desplegable “Transferencias” la opción “Confección” en la plataforma Interbanking, módulo “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” y completa los siguientes datos:

- Tipo: Proveedores - Consolidado en Extracto: Tildar la opción - Crear desde archivo

1.3.3.f. Sube el archivo generado por el sistema interno NSI OrdPag al cerrar el lote de honorarios, desde “Seleccionar archivo”, en Modo selecciona “Importación con modificación de datos” quedando ingresado el lote de honorarios en la plataforma Interbanking, firma y sella el “Reporte Diario de Transacciones”, para posterior entrega al Supervisor de Pagos.

Supervisor de Pagos

1.3.3.g. Recibe el “Informe de Pago a Proveedores en Banco” junto con el “Informe Transferencias por Datanet” y controla que la información subida en la plataforma PCBanking Empresas e Interbanking sea conforme con la del sistema interno NSI OrdPag y NSI Bancos según corresponda3. Verifica si existen diferencias.

Alternativa

1.3.3.g.1. Sí existen diferencias: informa al Analista de Pagos-#1 el ajuste a realizar para que regularice la situación según corresponda, a saber:

- Error en el/los n° de lote en los Informes: modifique con el/los correcto/s.

- Faltante de transferencia/lote en la/s plataforma/s: ingrese en la plataforma el faltante.

- Faltante física de transferencia/lote: reimprima el faltante.





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1.3.3.g.2. Si no existen diferencias, firma y sella el “Reporte Diario de Transacciones” en carácter de acuse de conformidad, para posterior entrega al esquema de firmas.

3 Previamente ingresa a la plataforma PCBanking Empresas e Interbanking y al sistema interno NSI OrdPag y NSI Bancos.

Diariamente a las 12 hs. se ejecuta el esquema de firmas

Alternativa de firmas

A B

A C

A A

B C

ESQUEMA DE FI RMAS

A: Presidente de la Junta Directiva/Vice-Presidente de la Junta Directiva/Miembros de la Junta Directiva.

B: Director Médico/Vice-Director Médico Estratégico/Vice-Director Médico Operativo.

C: Director de Gestión/Gerente de Finanzas/Jefe de Departamento de Tesorería.

Notas

� El Sector de Plan de Salud informa mediante correo al Jefe de Departamento de Tesorería con copia al Supervisor de Pagos con acuse de recibo, la información referente al Sistema Nacional de Pagos (NSP) y Caja de Ahorro (CA) para que se proceda con la firma de los lotes en cuestión en la Plataforma PCBanking Empresas.

� El Departamento de Recursos Humanos (RRHH) informa mediante correo al Jefe de Departamento de Tesorería con copia al Supervisor de Pagos con acuse de recibo, la información con el Alta de Cuentas, para que se proceda con la firma de los lotes en cuestión en la Plataforma PCBanking Empresas.





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� El Sector Integración Económica y Financiera informa vía correo electrónico, con acuse de recibo, al Jefe de Departamento de Tesorería con copia al Supervisor de Pagos la información referente a los lotes de COMEX, para que se proceda a la firma de los mismos en la Plataforma PCBanking Empresas.


1.3.3.h. Ingresa a la plataforma Interbanking, menú desplegable “Transferencias” opción “Gestión” y visualiza que se haya completado el esquema de firmas, luego selecciona “Enviar” y coloca las claves MAC (Media Access Control – Control de Acceso al Medio)

1.4. Transferencias

1.4.1. Transferencias Manuales "Tipo de valor Pago en banco"


Diariamente


1.4.1.a. Ingresa en la plataforma Interbanking, módulo “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” 4, selecciona desde el menú desplegable "Transferencias” -confección- y completa los siguientes datos:

- Tipo: Proveedores 5 - Nro.Pago: Ingresar el número de orden de pago - Crear nueva

1.4.1.b. Selecciona la cuenta débito según la imputación contable de la orden de pago, de acuerdo al punto 1.2 del presente procedimiento, que esta ingresando y coloca:

- Cuenta Crédito: nombre del beneficiario (ver punto 6 del presente procedimiento)

- Importe: según la orden de pago - “Agregar Transferencia” y luego “Seguir” 6





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1.4.1.c. Imprime el detalle de la transferencia confeccionada, la adjunta a la orden de pago correspondiente la cual firma en carácter de acuse de conformidad y se archiva momentáneamente en la bandeja destinada a tal fin, para posterior entrega al Supervisor de Pagos.

4 Ingresa al módulo “Soc. Italiana de Benef. en Bs. As. H. Italian.” para los pagos correspondientes a la AFIP menú desplegable “Transferencias” opción “AFIP” y “Pagos Pendientes”:

� Tilda la transferencia a confeccionar según la orden de pago � Opción “Crear Transferencia”

5 Se selecciona “Pagos Judiciales” para las transferencias que sean bajo el concepto “Pagos Judiciales”, la cuenta

debito debe ser del Banco Ciudad (imputación contable 10432).

6 Realiza la acción descripta en los puntos 1.4.1.a a 1.4.1.c del presente procedimiento, para cada transferencia manual que tenga que realizar (Tipo de valor Pago en banco).

Notas

� Para los pagos BtoB (Empresa/Empresa), ingresara a la plataforma ““SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” opción “Confección” y “Pagos Pendientes”:

� Tilda la transferencia a confeccionar según la orden de pago � Opción “Crear Transferencia”

� Los pagos de AFIP, se podrán cancelar también a través de la Plataforma PCBanking Empresas, modulo “Pagos AFIP”, a criterio del Supervisor de Pagos.

1.4.2. Transacciones Entre Cuentas



1.4.2.a. Ingresa en el sistema interno NSI Bancos desde el menú desplegable “Seleccionar” opción “Transferencias e/ctas bcarias” y “Editar transferencias” y completa los datos señalados enviados via correo electronico por el Analista de Pagos-#2:





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� Tipo de Valor: Datacash � Imput Contable: según corresponda la cuenta a cubrir � Importe: según informe el Analista de Pagos-#2 � Motivo: Transferencia

1.4.2.b. Ingresa a la plataforma Interbanking simultaneamente, módulo “Sociedad Italiana de Beneficiencia”, desde el menú desplegable “Seleccionar” opción “Confección” y completa los siguientes datos:

� Tipo: Cta Propias � Nro Pago: Nro de transacción del sistema interno NSI Bancos

1.4.2.c. Ingresa el importe según los datos brindados por el Analista de Pagos-#2 y toma el Nro. De Transf. para colocar en el sistema interno NSI Bancos en el campo “DataCash”.

1.4.2.d. Imprime el “Detalle de la Transferencia” confeccionada en la plataforma Interbanking y la transacción confeccionada en el sistema interno NSI Bancos y lo firma en carácter de acuse de recibo, para posterior entrega al Supervisor de Pagos.

Nota: Se procede como se indica en los puntos 1.3.3.g. a 1.3.3.h. del presente procedimiento.

1.5. Aviso de la Disponibilidad de la Orden de Pago


Consideraciones Generales

Los medios de comunicación disponibles son:

- Atención personalizada en el mostrador y telefónica: los días lunes, miércoles y jueves en el horario de 9 a 15 hs.

- Aviso telefónico: a través de nuestras líneas rotativas.

- Vía correo electrónico: a través de nuestras casillas institucionales, a saber:

- Aviso manual mediante la casilla [email protected], ver anexo alta de correo electrónico para avisos automáticos del presente procedimiento.





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(Liquidaciones de pacientes/fondo fijo/varios egresos/proveedor y cheque diferido con observaciones).

- Aviso automático mediante la casilla [email protected], ver anexo alta de correo electrónico para avisos automáticos del presente procedimiento.

(Liquidaciones de honorarios y facturas de crédito) y [email protected] (liquidaciones de proveedores y cheque diferido sin observaciones).

1.5.1. Avisos Manuales


Diariamente luego de la confección

Asistente Administrativo de Pagos #1

1.5.1.a. Ingresa al sistema interno NSI OrdPag genera un reporte de los valores disponibles sin aviso y los avisa a través de los medios mencionados en el punto 1.5. del presente procedimiento.

1.5.1.b. Registra el aviso en el sistema interno NSI OrdPag en su menú desplegable “Ord pago” opción “Administrar” colocando el nombre del contacto y el medio utilizado.

Notas:

� Una vez a la semana, realiza desde el sistema interno NSI OrdPag un reporte de los valores próximos a vencer y les da un nuevo de acuerdo al punto 1.5.1 del presente procedimiento.

� En el caso que se solicite la anulación de una orden de pago con aviso en estado autorizado, se le dará aviso al beneficiario por medio de los medios descriptos.





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1.5.2. Avisos Automáticos

Diariamente luego de la confección


1.5.2.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag menú desplegable “Ord Pago” opción “Listado”, selecciona “Pagos pendientes para servicios” y “Honorarios” y registra el aviso automático a las liquidaciones de Honorarios y Factura de Crédito.

Notas:

� En el caso de anulación de una orden de pago con aviso automático, se envía automáticamente vía correo electrónico al beneficiario el aviso de anulación.

� En el caso que se deba rechazar un recibo por irregularidad correspondiente a liquidaciones de Honorarios/Factura de Crédito, ingresa al sistema interno NSI OrdPag, menú desplegable “Ord Pago”, opción “Administrar” opción “Aviso de rechazo de recibo de honorarios”, esta acción envía el aviso automático de rechazo de recibo.

1.6. Confirmación de Lote/s

1.6.1. Lote de Proveedores "Tipo de valor Banco Prov Normal/Banco Prov diferido/Transferencia bancaria"

� DEPARTAMENTO DE TESORERÍA- SECTOR PAGOS

Diariamente


1.6.1.a. Ingresa en la plataforma PCBanking Empresas, módulo “Consulta y Autorización” y visualiza en estado ejecutado el/los lote/s de proveedores subido/s en el día, selecciona según corresponda:

- Para el lote de proveedores con tipo de valor Banco prov normal/Banco prov diferido: selecciona opción “Transacciones”





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- Para el lote de proveedores con tipo de valor “Transferencia bancaria”: selecciona opción “Pagos”

1.6.1.b. Ingresa en el módulo “Visualización” opción “Consulta de Cheques”, coloca el n° de Transacción en el “Nro. De Lote” y “Download” (el archivo capturado contiene la información de los cheques y transferencias en cuestión).

1.6.1.c. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Pago bco prov” opción “Download PCBanking”, selecciona el archivo capturado en la plataforma PCBanking Empresas, se posiciona en el lote de proveedores a confirmar, opción “Confirma/Rechaza pagos” 7.

1.6.1.d. Entrega el “Informe de Pago a Proveedores en Banco” adjuntando los legajos de pago al Asistente Administrativo de Pagos-#1

7 Esta acción libera los avisos automáticos de pago ejecutado/rechazado (para el caso de pago rechazo ver punto 5 del presente procedimiento, según corresponda, a aquellas ordenes de pago que tengan aviso automático de pago (ver punto 1.5 del presente procedimiento).

Nota: Realiza esta acción para cada lote de proveedores del día (Tipo de valor Banco prov normal/Banco prov diferido y Transferencia bancaria).

1.6.1. e. Envía vía correo electrónico con acuse de recibo, el “Informe de Pago a Proveedores en Banco” al Asistente del Contador con copia al Contador de la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar.


1.6.1. f. Entrega personalmente a la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar las órdenes de pago del lote de proveedores con tipo de valor Banco prov normal y Banco prov diferido junto con una copia del “Informe de Pago a Proveedores en Banco”.





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1.7. Lote de Honorarios Tipo Valor Datanet


Diariamente


1.7.a. Ingresa en la plataforma Interbanking y visualiza en estado ejecutado/rechazado el/los lote/s subido/s en el día desde, desde el menú desplegable “Reportes” opción “Transferencias” y “Emitidas”. 8

1.7.b. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Datanet” se posiciona en el lote de honorarios en cuestión opción “Confirmar” (esta acción envía los avisos automáticos de transferencia ejecutada, ver punto 1.3.3)

8 Realiza esta operación para cada lote de honorarios del día (Tipo de valor Datanet). En caso que haya algún pago rechazado ver punto 5 del presente procedimiento.

Al finalizar estas operaciones, cierre de lote, transferencias y lote de honorarios


1.7.c. Genera “Reporte Diario de Transacciones” el cual contiene el detalle de las transacciones diarias ingresadas en las plataformas.

1.7.d. Imprime y firma el reporte descripto en el punto 1.7.c., para posterior entrega al Supervisor de Pagos.





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1.8. Cancelación del Pago

1.8.1. Valores entregados por el Departamento de Tesorería


Al presentarse el Beneficiario para retirar un pago previa confirmación de disponibilidad del

mismo


1.8.1.a. Solicita acreditacion de identidad, verifica la misma y la documentacion en caso de corresponder, a saber:

• Factura/recibo: para las cancelaciones de pagos correspondientes a las liquidaciones de proveedores, cheques diferidos, honorarios y facturas de crédito.

• DNI/CI/LC: para las cancelaciones de pagos correspondientes a las liquidaciones de varios egresos, paciente y fondo fijo.

Beneficiario

1.8.1. b. Recibe una copia de la orden de pago, firma y aclara en carácter de acuse de recibo, completa el recibo en caso de corresponder, y entrega al Asistente Administrativo de Pagos-#1.


1.8.1. c. Recibe la copia firmada y recibo, en caso de corresponder.

1.8.1. d. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag y registra la cancelación del compromiso de pago desde el menú desplegable “Ord pago” opción “Administrar”.

1.8.1. e. Entrega al beneficiario el valor y una copia de la orden de pago junto con las retenciones impositivas en caso de corresponder; la copia firmada con acuse de recibo se archiva en el Departamento de Tesorería, como legajo de pago por 30 días para su posterior archivo definitivo.





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Notas:

� En cuanto a las liquidaciones de proveedores y cheques diferidos, se verifica si se encuentra habilitado en la nómina de cobradores autorizados en la plataforma PCBanking Empresas, de no haber presentado la carta mencionada (se solicita la presentación de la misma), se aceptara en forma excepcional autorización firmada por el Presidente o Socio Gerente o Apoderado de la empresa.

Cuando el proveedor es una persona física y no presente recibo, deberá acreditar su identidad y completar el recibo interno (ver anexo formularios del presente Procedimiento) del presente procedimiento.

� La cancelación de pago de las liquidaciones correspondientes a honorarios y facturas de crédito se explican en el punto 1.7 del presente procedimiento.

� En cuanto a los valores que correspondan a las liquidaciones que sean bajo la condición “ANTABA” (Anticipo Abastecimiento) podrán ser retirados por el Comprador responsable de la Gerencia de Abastecimiento, con firma y aclaración en la orden de pago. El Comprador se compromete a presentar el recibo correspondiente dentro de las 48/72 hs. para regularizar la situación.

1.8.2. Transferencias Manuales Tipo de Valor Pago en Banco


Diariamente


1.8.2. a. Ingresa en la plataforma Interbanking, según el módulo que corresponda “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” o “Soc. Italiana de Benef. en Bs. As. H. Italian.”, desde el menú desplegable “Reportes” opción “Transferencias” y “Emitidas” y visualiza el estado ejecutado/rechazado de la/s transferencia/s manual/es.

1.8.2. b. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Ord Pago” opción “Administrar” y cancela el compromiso de pago de las transferencias ejecutadas en la plataforma Interbanking.

Nota: En el caso de que haya un rechazo ver el punto 5 del presente procedimiento.





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1.8.3. Valores entregados por la Entidad Bancaria a la cual Ordenamos Pagar


Diariamente al retirar los legajos de pago en la Entidad Bancaria (a la cual ordenamos

pagar)


1.8.3.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Pago bco prov” opción “Pagar OP de HSBC” colocando el número de orden de pago y comprobante retirado por la Entidad Bancaria, dejando la orden de pago en estado pagada.


1.8.3.b. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag y genera un reporte de los valores pagados en el día (tipo de valor banco prov normal/banco prov diferido) y lo envia via correo electrónico con acuse de recibo, al Asistente del Contador con copia al Contador de la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar en carácter de conformidad de los pagos del dia.

Nota: La cancelación de pago de las liquidaciones correspondientes a proveedores con tipo de valor transferencia bancaria se explica en el punto 1.6 del presente procedimiento.

2. Arqueo de Valores Emitidos


2.1. Chequeras disponibles

Quincenalmente


2.1. a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag en su menú desplegable “Listado” opción “Chequeras actuales”, emite un listado de las chequeras disponibles y realiza el arqueo de los valores físicos habilitados sin orden de pago contra el listado emitido. Valida si existen diferencias





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Alternativa

2.1. a.1. Si existen diferencias, regulariza la situación según corresponda.

2.1. b.2. Si no existen diferencias, envía el listado del arqueo conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.

2.2. Control de Valores emitidos por el Departamento de Tesorería


Semanalmente


2.2. a. Ingresa al sistema interno NSI OrdPago en su menú desplegable “Ord pago” opción “Gestión Orden pago” y realiza el arqueo de los valores físicos habilitados con orden de pago contra el reporte generado por el sistema. Verifica si existen diferencias

Alternativa

2.2. a.1. Si existen diferencias, regulariza la situación según corresponda, a saber:

- Omisión de no pagar en el sistema interno NSI OrdPag: se regulariza la situación pasando pagada la orden de pago en cuestión junto con el debito del valor.

- Error de pago en NSI OrdPag: se regulariza la situación procediendo como lo indica el punto 1.8.1 del presente procedimiento.

- Valor físico anulado (sin registro en el NSI OrdPag): se regulariza la situación anulando la orden de pago en cuestión.

- Extravío de valor físico: se hará la denuncia policial pertinente, previo aviso al Supervisor de Pagos. Efectuada la misma se envía a la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar la copia original y el formulario ONP (orden de no pagar), (ver anexo trámite de denuncia policial del presente procedimiento).

Regularizada la situación envía el reporte conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.





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2.2.a.2. Si no existen diferencias, envía el reporte conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.

2.3 Valores emitidos por Entidad Bancaria (a la cual ordenamos pagar)


Semanalmente


2.3.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPago en su menú desplegable “Pago bco prov” y genera un reporte de los valores disponibles. Asimismo, ingresa en la plataforma de PCBanking Empresas y genera un reporte de los valores sin entregar por la Entidad Bancaria. Cruza los reportes mencionados y realiza el arqueo de los valores pendientes de entrega por la Tesorería y la Entidad Bancaria.

Verifica si existen diferencias.

Alternativa

2.3.a.1. Si existen diferencias: Informa vía correo electrónico con acuse de recibo, al Asistente Administrativo de Pagos-#1 con copia al Supervisor de Pagos, para que el Asistente Administrativo de Pagos-#1 regularice la situación según corresponda.

- Omisión de No Pagar en el sistema interno NSI OrdPag: Regulariza la situación pasando pagada la orden de pago en cuestión junto con el debito del valor.

- Error de Pago en NSI OrdPag: Regulariza la situación procediendo como lo indica el punto 1.8.3 del presente procedimiento.

- Estado erróneo en la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar: Envía al proveedor un correo solicitando que retire el valor lo antes posible para regularizar la situación. Previamente el Asistente del Contador envía un correo electrónico con acuse de recibo al Analista de Pagos-#1 informando esta situación.

Regularizada la situación, envía el reporte conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.





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2.3.a.2. Si no existen diferencias: Envía el reporte conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.

Supervisor de Pagos

2.3.b. Recibe los reportes “Control de valores Banco” y “Control de valores Tesorería” mencionados en los puntos 2.2.a y 2.3.a del presente procedimiento y genera un reporte del arqueo de los valores mediante un tablero de control de órdenes de pago en formato Excel, el cual muestra en forma cuantitativa el arqueo de las de órdenes de pago no canceladas y regularizadas en el sistema interno NSI OrdPag contra los valores físicos.

2.3.c. Envía semanalmente vía correo electrónico con acuse de recibo, al Jefe de Departamento de Tesorería.

2.4 Tesorerías (valores vencidos y anulados)



Tesorerías: Información provista por el sistema sobre los registros de los valores anulados y vencidos.

Diariamente


2.4.a. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPago en su menú desplegable “Ord pago” opción “Gestión Orden pago” aplicando el filtro de estado anulado y genera un reporte el cual arquea contra los valores físicos anulados. Se verifica si existen diferencias.

Alternativa

2.4.a.1. Si existen diferencias: Regulariza la situación según corresponda.

2.4.a.2. Si no existen diferencias: Envía el arqueo conforme, vía correo electrónico con acuse de recibo, al Analista de Pagos-#1.





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2.5 Documentos en Garantía


Son aquellos documentos solicitados a los proveedores en concepto de caución estipulado en la Orden de Compra, los mismos se encuentran bajo custodia en el Departamento de Tesorería, a saber:

- Pagaré sin protesto - Cheque diferido - Póliza en caución


Mensualmente


2.5.a. Realiza el arqueo cotejando los documentos físicos y un archivo electrónico “Documentos en Garantía” de seguimiento, generando una base de datos. Los datos que controla son:

- Datos (N° de Orden de Compra, importe, beneficiario) - Existencia física

Valida si existen discrepancias

Alternativa

2.5.a.1. Si existen discrepancias:

- De datos: Regulariza en la base de datos.

- De existencia: Realiza la denuncia policial. Da aviso al beneficiario de la situación, solicitando que nos envíe una copia fiel del documento en caución para el reemplazo del documento extraviado/hurtado/robado.

2.5.a.2. Si no existen discrepancias: Envía el reporte conforme vía correo electrónico con acuse de recibo, al Supervisor de Pagos.





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Semestralmente

Supervisor de Pagos

2.5.b. Envía vía correo electrónico con acuse de recibo, a los referentes de cada Depósito Interviniente con copia al Jefe de Departamento de Tesorería, el reporte de los documentos en garantía bajo custodia para que informe los autorizados a devolver.

• Referente de cada Depósito Interviniente

2.5.c. Recibe el reporte y envía un informe con los documentos en garantía autorizados a devolver al Supervisor de Pagos con copia al Jefe de Departamento de Tesorería.


Supervisor de Pagos

2.5.d. Recibido el informe en cuestión y deriva al Asistente Administrativo de Pagos-#1 para que realice las acciones correspondientes.


• 2.5.e. Recibe el informe y avisa al/los beneficiario/s con los medios descriptos en el punto 1.5 del presente procedimiento (Nota Aviso Documento en Garantía Disponible a Retirar), que se encuentra autorizada la devolución del/los documento/s en garantía para ser retirado/s por el Departamento de Tesorería.

Nota: En el caso en que se verifique durante el arqueo de valores un extravío, se deberá realizar la denuncia policial pertinente, previo aviso al Supervisor de Pagos. Efectuada la misma se envía a la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar la copia original y el formulario ONP (orden de no pagar), ver anexo de formulario – ONP del presente procedimiento; excepto en el caso de extravío de un documento en garantía (ver anexo trámite de denuncia policial del presente procedimiento).





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3. Cierre Mensual

Dentro de las 24 a 48 hs hábiles previas al Cierre Mensual

El Supervisor de Pagos envía un reporte vía correo electrónico a la Jefatura de Abastecimiento con copia al Jefe de Departamento de Tesorería, informando las liquidaciones de proveedores en concepto de anticipo y contado contra entrega pendientes de retiro en el Departamento de Tesorería, para que realicen las gestiones correspondientes.


El ultimo día hábil de cada mes

Cuando en la plataforma Interbanking se visualicen en estado ejecutado el/los lote/s correspondiente/s a pagos de Honorarios Médicos y Transferencias Manuales (Tipo de valor Pago en banco 9, se dará comienzo al cierre mensual de acuerdo a la siguiente secuencia:


3.a. Ingresa al sistema interno NSI OrdPag y genera el reporte “Valores a Anular”.

3.b. Confirma en el sistema interno NSI OrdPago el/los lote/s de honorarios quedando en estado pagado las órdenes de pago contenidas en el/los mismo/s y las órdenes de pago que correspondan a transferencias manuales (Tipo de valor Pago en banco) pasando del estado autorizado a pagado.

9 El día anterior al cierre de mes se realizara el control de valores de acuerdo al punto 2.2 del presente procedimiento.

Supervisor de Pagos

3.c. Ingresa al sistema interno NSI OrdPag y ejecuta el cierre mensual en el sistema interno NSI OrdPago en su menú desplegable “Ord pago” opción “Anular no pagadas con retención”,





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procediendo a la anulación de las órdenes de pago no canceladas (estado autorizado), a saber los siguientes tipos de liquidación:

- Honorarios - Facturas de crédito - Proveedores

3.d. Confecciona el informe “Cierre Mensual” (archivo de Excel y Word) y lo envía al Jefe de Departamento de Tesorería, vía correo electrónico con acuse de recibo.


3.e. Ingresa al sistema interno NSI OrdPag y asigna FPD (fecha puesta disposición) de acuerdo a lo indicado en el punto 1.1 del presente procedimiento, reactivando las liquidaciones de honorarios y facturas de crédito anuladas, para el 1er día hábil posterior al cierre.


3.f. Ingresa al sistema interno NSI OrdPag y confecciona las órdenes de pago de las liquidaciones reactivadas. (Ver punto 1.2 del presente procedimiento)

Notas:

� Los recibos correspondientes al cobro de honorarios médicos se recepcionan hasta las 11 hs y se entregan valores que correspondan a las cancelaciones de pago a proveedores10 (Tipo de valor cheque al día, cheque diferido y efectivo) hasta las 12 hs.

10 No encuadrados en el régimen de exención o proveedores no exentos.

Después del primer día hábil de cada mes

El Supervisor de Pagos, recibe vía correo electrónico de los Compradores el detalle de las liquidaciones a reactivar luego de ejecutado el cierre.





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4. Requerimientos para Reversar un Pago

4.1. Requerimientos de otros Departamentos/ Sectores/Áreas



4.1.a. Recibe vía correo electrónico el pedido de reversar pago desde el Sector/Área/Departamento solicitante, en dicho mail deberá constar:

- En el asunto: Número de orden de pago

- En el cuerpo: Motivo por el cual requiere la gestión

Nota: El solicitante deberá realizar previamente el requerimiento en su sistema interno.

Si el Departamento/ Sector/ Área/ solicitante no contara con los permisos en el sistema para la generación del requerimiento, deberá gestionar el mismo con el Sector/Área/Departamento que haya emitido la liquidación y cuente con los permisos en cuestión.

Supervisor de Pagos

4.1.b. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag en el menú desplegable “Ord pago” opción “Reversiones de OP” con los ingresados por el Sector/Área/Departamento en su aplicativo y ratifica los datos del correo electrónico y da la conformidad en el sistema 11.

4.1.c. Anula la orden de pago desde el sistema interno NSI OrdPag en el menú desplegable “Ord pago” opción “Administrar” completando los siguientes campos:

- N° de OP

- Estado: autorizada

- Tipo de OP: todos





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4.1.d. Ingresa el motivo de anulación de la orden de pago en el campo “Motivo de anulación” con la siguiente leyenda requerimiento de reversión de orden de pago del sector /área/departamento involucrado.

11 Si surgen inconsistencias en el requerimiento se procede al rechazo del reversar pago.

4.1.e. Quita a la/s liquidación/es la/s fecha/s de pago asignada/s en el sistema interno NSI OrdPag “Fact/Liq” opción “Administrar”.


4.1.f. Notifica al Sector/Área/Departamento solicitante con copia al y al Supervisor de Pagos el cierre del requerimiento de reversar pago vía correo electrónico con acuse de recibo.

4.2. Requerimientos del Departamento de Tesorería



4.2.a. Solicita vía correo electrónico con acuse de recibo, el pedido de reversar pago al Supervisor de Pagos, en el asunto debe informar el número de orden de pago y en el cuerpo el motivo por el cual requiere la gestión.

4.2.b. Guarda el correo como constancia del pedido, en la carpeta denominada “Pedidos de Reversar de Tesorería”.

Supervisor de Pagos

4.2.c. Genera el requerimiento desde el sistema interno NSI OrdPago en el menú desplegable “Ord pago” opción “Administrar” y “Solicitar reversar OP”.

4.2.d. Ingresa el motivo de anulación de la orden de pago en el campo “Motivo de anulación” con la siguiente leyenda requerimiento de reversión de orden de pago del Departamento de Tesorería.

4.2.e. Quita a la/s liquidación/es la/s fecha/s de pago asignada/s en el sistema interno NSI OrdPag “Fact/Liq” opción “Administrar”.





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4.2.f. Notifica al Solicitante el cierre del requerimiento de reversar pago vía correo electrónico con acuse de recibo.

Nota: En el caso de ejecutar una reversión pago vinculado a tipo de valor Cheque en pesos/Cheque diferido/Banco prov normal y Banco prov diferido debemos tener el valor físico en nuestro poder, caso contrario la denuncia policial.

5. Rechazos en Plataformas

5.1. Plataforma PCBanking Empresas

5.1.1. Rechazo de CUIT



5.1.1.a. Ingresa a la plataforma PCBanking Empresas y visualiza el rechazo de CUIT, ingresa en el sistema interno NSI OrdPag menú desplegable “Fact Liq” y busca los datos del proveedor con el N° de CUIT informado por la plataforma PCBanking Empresas.

5.1.1.b. Ingresa al módulo “Transaccional”, opción “Proveedores” e ingresa a “Nuevo Registro”, y sube la información del proveedor rechazado en la plataforma PCBanking Empresas. Al visualizar desde la plataforma PCBanking Empresas, el lote en estado “Ejecutado”, sube el lote rechazado nuevamente.

5.1.2. Rechazo de Transferencia


Analista de Pagos -#1

5.1.2.a. Ingresa a la plataforma PCBanking Empresas y visualiza el rechazo de la transferencia, desde el módulo “Consulta y Autorización” opción “Pagos”, “Consultar” para visualizar los datos y motivo del rechazo.

5.1.2.b. Avisa al proveedor el motivo del rechazo vía los medios de comunicación descriptos en el presente procedimiento y confecciona la orden de pago con otro tipo de valor para cancelar la obligación de pago.





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5.1.2.c. Informa vía correo electrónico con acuse de recibo el rechazo al Departamento de Tesorería.

5.2. Plataforma Interbanking

5.2.1. Rechazo de Transferencia (tipo de valor Pago en banco)



5.2.1.a. Ingresa a la plataforma de Interbanking, según el módulo que corresponda “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” o “Soc. Italiana de Benef. en Bs. As. H. Italian.”, y visualiza desde el menú desplegable “Reportes” opción “Transferencias” y “Emitidas” a/s transferencia/s en estado rechazado.

5.2.1.b. Visualiza los datos y motivos del rechazo y le informa al beneficiario el mismo, vía los medios de comunicación descriptos en el punto 1.5 del presente procedimiento para que regularice la situación y confecciona la orden de pago, previa consulta al Supervisor de Pagos, con otro tipo de valor para cancelar la obligación de pago.

5.2.1.c. Informa vía correo electrónico con acuse de recibo el rechazo al Asistente Administrativo de Pagos-#1 (no tiene acceso a la plataforma de Interbanking) con copia al Supervisor de Pagos.

5.2.2. Rechazo de Transferencia (tipo de valor Datanet)



5.2.2.a. Ingresa en la plataforma Interbanking desde el módulo “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.” menú desplegable “Reportes” opción “Transferencias” y “Emitidas” y visualiza la/s transferencia/s en estado rechazado (liquidacion/es de honorarios/factura de credito).

5.2.2.b. Visualiza los datos y motivos del rechazo y le informar al beneficiario el mismo, vía los medios de comunicación descriptos en el punto 1.5 del presente procedimiento para que





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regularice la situación y confecciona la orden de pago, previa consulta al Supervisor de Pagos, con otro tipo de valor para cancelar la obligación de pago.

5.2.2.c. Informa vía correo electrónico con acuse de recibo el rechazo al Asistente Administrativo de Pagos-#1 con copia al Supervisor de Pagos.

5.2.2.d. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Datanet” opción “Confirmar/Rechazar” tilda estado “Rechazado” e ingresa a la opción “Pre lote” desde el mismo menú y quita la/s orden/es de pago rechazada/s y cierra el lote nuevamente sin el rechazo en cuestión (ver punto 1.3.3 del presente procedimiento).

6. Carga de Cuenta en Plataforma Interbanking

Esta operatoria se realiza siempre que haya una cuenta bancaria disponible para ingresar en la plataforma de Interbanking.



6.a. Ingresa en la plataforma Interbanking, módulo “SOCIEDAD ITALIANA DE BENEF.”, menú desplegable “Administrar” opción “ABM”, “Cuentas” y la opción “Crear Nueva”, carga los siguientes datos:

- Beneficiario

- CBU

- CUIT/CUIL

- En la opción Referencia de Uso seleccionar: “ICBME”

- En Usos de la Cuenta de Tercero tildar: “Proveedores” o “Pagos Judiciales” según corresponda el caso y “Aceptar”.





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Importante La cuenta para realizar transferencias se habilita transcurridas las 24 hs. de la carga. La carga se realiza con el comprobante de CBU emitido por la entidad bancaria/HomeBanking/Cajero o extracto bancario.

7. Alta de correo electrónico para avisos automáticos

7.1. Tipo de valor Datanet

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA- SECTOR PAGOS

Profesional Medico

7.1.a. Se presenta en el Departamento de Tesorería de lunes a viernes en el horario de 9 a 15 hs y solicita la planilla de autorización (ver anexo formularios del presente procedimiento) al Asistente Administrativo de Pagos-#1.


7.1.b. Entrega la planilla de autorización al Profesional medico.

Profesional Medico

7.1.c. Completa la planilla y entrega al Asistente Administrativo de Pagos-#1.


7.1.d. Recibe y coteja la información de la planilla, previo control de identidad; para posterior entrega al Analista de Pagos-#1.

Importante

Cabe destacar que la firma de la planilla de autorización deberá ser presencial frente al personal del Departamento de Tesorería, contra presentación de acreditación de identidad.





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7.1.e. Ingresa en el sistema interno NSI OrdPag desde el menú desplegable “Mantenimientos” opción “Autorizados a ver OP”, selecciona “Alta” y completa los datos señalados según la planilla de autorización:

- Medico (nombre completo)

- Correo institucional

- Aceptar

7.1.f. Scannea la planilla luego de ingresar los datos en el sistema y la guarda en la carpeta “Planillas de Autorización- Honorarios”.

Nota: en el caso que el médico autorice a un tercero (con correo institucional), el Analista de Pagos carga el/los autorizado/s seleccionando la opción: “Usuario Autorizado”.

7.2. Tipo de valor proveedor


Proveedor

7.2.a. Se presenta en el Departamento de Tesorería de lunes a viernes en el horario de 9 a 15 hs y entrega al Asistente Administrativo de Pagos-#1 la siguiente información:

- Referente de aviso de pago y financiero con sus datos de contacto

- Autorizados a retirar los pagos con su DNI y nombre completo

- CBU emitido por entidad bancaria, en nota membretada de la

empresa, firmada por autoridad de la empresa y certificada por escribano publico.





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7.2.b. Recibe la información en cuestión y coteja que sea correcta, para posterior entrega al Analista de Pagos-#1


7.2.c. Carga el/los correos electrónicos desde el sistema interno NSI OrdPag en el menú desplegable “Mantenimientos” opción “Proveedores”, se posiciona en el campo “Posicionamiento” ingresa el N° de CUIT opción “Completar” y carga los datos en los campos vacíos.

7.2.d. Guarda en la carpeta destinada a tal fin el legajo del proveedor en cuestión.

Importante

La documentación deberá ser entregada en hoja membretada de la empresa con los siguientes datos: referente de aviso de pago y financiero con sus datos de contacto; autorizados a retirar los pagos con su DNI y nombre completo; CBU emitido por entidad bancaria, firmada por autoridad de la empresa y certificada por escribano publico.





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1- Anexo: Pedido y Activación de Chequera

1. Paso: el Asistente Administrativo de Pagos-#1completa en la planilla de solicitud de chequeras, los datos señalados.

Datos personales

del solicitante

Completar los datos

Datos personales de los

firmantes





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2. Paso: completo el paso anterior el Asistente Administrativo de Pagos-#1 recepciona la chequera solicitada junto con la planilla que consta de dos partes:

A. “Remito de cheques continuos”, la cual firma en carácter de conformidad quedando una copia en el Departamento de Tesorería.

B. “Recepción y conformidad de cheques del titular/apoderado de la cuenta”, la recepciona para posterior entrega a los firmantes.

2.

B

A





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3. Paso: el Asistente Administrativo de Pagos-#1 completa en la planilla de activación de chequeras, los datos señalados y una vez firmada la envía a la Entidad Bancaria a la cual ordenamos pagar junto con la planilla “B“.

Completar los datos de la chequera y cuenta (Nro.)

Firma y sello





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2- Anexo Trámite de Denuncia Policial Con la denuncia en nuestro poder, el Analista de Pagos-#1 completa el formulario ONP (orden de no pagar)12 para posterior entrega a los firmantes y presentación en la Entidad Bancaria la cual ordenamos pagar. En el caso que el robo/hurto/extravío le suceda al proveedor, deberá realizar la denuncia pertinente. 12 Ver en la anexo Formularios del presente procedimiento





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3- Anexo Carga de CBU

1. Paso: El Analista de Pagos-#1 recibe la constancia de CBU en la Atención en el Mostrador, chequea que los datos sean correctos.

2. Paso: El Analista de Pagos-#1 ingresa en el “Drive” los CBU a cargar y comparte las constancias de CBU previamente escaneadas con el Departamento de Impuestos y la Gerencia de Abastecimiento.

3. Paso: Luego de realizada la carga del CBU por el Departamento de Impuestos y la Gerencia de Abastecimiento, el Analista de Pagos-#1 ingresa en el sistema interno NSI OrdPag menú desplegable “Mantenimientos” opción “Proveedores” e ingresa el CBU (el cual consta de veintidós dígitos) y selecciona el tipo de cuenta según corresponda (Cuenta Corriente/Caja de Ahorro).

4. Paso: Una vez completadas las tres instancias en cuestión, el CBU se encuentra dado de alta, y ya se encuentra el proveedor habilitado para cobrar vía transferencia bancaria.





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4- Anexo Pago Servicios Públicos – Pc Banking � Adhesión de Servicios Públicos

1. Paso: el Analista de Pagos-#1 ingresa en la plataforma PCBanking Empresas, módulo “Transaccional”, opción “Pago de Servicios y AFIP” y “Servicios Adheridos” opción “Adherir Nuevo Servicio”

2. Paso: el Analista de Pagos-#1 ingresa el “Rubro” y “Empresa” del Servicio Publico que esta adhiriendo (información provista por la factura) y selecciona el botón “Adherir”

3. Paso: según los datos de la factura, el Analista de Pagos-#1 ingresa el código de Banelco “Identificación” y en “Referencia” la del servicio y el botón “Aceptar”; una vez ingresado el servicio, aparecerá un mensaje de confirmación de la adhesión.

Pago de Servicios Públicos

1. Paso: el Analista de Pagos-#1 ingresa en la plataforma PCBanking Empresas, módulo “Transaccional”, opción “Pago de Servicios y AFIP” y “Pagos”

2. Paso: el Analista de Pagos-#1 se posiciona en el servicio público a confeccionar contra la factura de servicio público, selecciona el botón “Ok” y la cuenta según la imputación contable de la Orden de Pago

3. Paso: el Analista de Pagos-#1, coloca el N° de Lote brindado por la plataforma PCBanking Empresas en la Orden ed Pago (realiza esta acción para cada servicio público a pagar en el dia)

4. Paso: una vez ejecutado el esquema de firmas, el Analista de Pagos-#1 ingresa en la plataforma PCBanking Empresas, módulo “Visualización”, opción “Transacciones” y coloca el rango de la fecha en cuestión y verifica que el/los lote/s se encuentren en estado “EJECUTADO”

5. Paso: el Analista de Pagos-#1 selecciona el botón “Ver mas” para ingresar al detalle del lote en cuestión y para capturar el comprobante de pago selecciona el botón” Descargar Comprobante”, lo imprime y adjuntar a la factura del servicio publico original (realiza esta acción para cada servicio publico pagado del dia).





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Anexo de Formularios

• Formulario ONP (orden de no pagar)





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• Formulario de Recibo Interno





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• Formulario de Planilla de Autorización





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• Nota Aviso Documento en Garantía Disponible a Retirar

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