procedimiento de pedidos,ofertas y contratos

8/19/2019 Procedimiento de Pedidos,Ofertas y Contratos

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PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS ,OFERTAS Y CONTRATOS

Código: XXXXXXVersión: 01Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la revisión de solicitudes, ofertas contratosrequeridos en el sistema de gestión de calidad en los servicios brindados por ellaboratorio !"#$%&

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable todos los servicios brindados por el

laboratorio !"#$%&

3. RESPONSABILIDADES

Gerente Genera

• $utori'ar descuentos, en caso estos sean solicitados&

Gerente !e La"#rat#r$#%

• $valar ( firmar las solicitudes, ofertas ( contratos de órdenes de traba)o&

Je&e !e C#nta"$$!a! ' F$nan(a)%

• Establecer precios ( condiciones económicas de los ensa(os solicitados&

• Establecer las formas de pago seg*n cliente ( traba)o&

Elaborado por:

+irma:

+eca:

-evisado por:

+irma:

+eca:

$probado por:

+irma:

+eca:

Je&e !e a"#rat#r$#%





• -ecepcionar las solicitudes de pedido de e)ecución de ensa(os&

• -eali'ar el seguimiento al cumplimiento de las cláusulas de solicitudes,ofertas ( contratos por órdenes de traba)o&

• Establecer la metodolog.a de operación en las propuestas de solicitudes,

ofertas ( contratos&

• /eleccionar ( decidir sobre las tcnicas a emplear para el cumplimento del

ob)etivo de solicitudes, ofertas ( contratos&

• /olicitar el cobro de los adeudos de los traba)os solicitados&

• /olicitar recibos de pago para iniciar los traba)os solicitados&

• Comunicar al erente de laboratorio ( partes interesadas si ubiera alguna

modificación del contrato antes o despus de aber comen'ado con los

ensa(os&

C##r!$na!#r !e Ca$!a!

$brir 2 Parte de no Conformidad2 ante un incumplimiento en el pla'o de

entrega&

*. DEFINICIONES

C#ntrat#% Cualquier acuerdo escrito que tenga por finalidad proporcionar serviciode ensa(o o de calibración a un cliente&

Or!en !e tra"a+# % Es un documento interno que se genera una ve' aceptada laoferta , el cual sirve para poder comen'ar con el traba)o en el laboratorio&





5. DESARROLLO

5.1Ree-$n !e -e!$!#

El cliente, a travs de cualquier v.a 3personalmente, telfono, fa45, reali'auna petición de oferta&

El )efe de laboratorio se encarga de acer una revisión previa, de la cual sededucirán datos como: peticionario, tipo de servicio, ( tambin valorará si ellaboratorio está capacitada o no para reali'arla& En caso que los recursos

del laboratorio no permitan la e)ecución de los servicios solicitados, o lae)ecución de los mismos quede condicionada por alg*n motivo, se leinformará por escrito al cliente&

Con estos datos la erencia de laboratorio decidirá si se procede a reali'ar la oferta correspondiente& En caso negativo, se reca'ar.a,comunicándoselo al cliente&

El pedido es registrado en el formato #$%6+7-6XX 2/olicitud de Pedido2donde se refle)a el pedido completo, las caracter.sticas ( requisitos de los

ensa(os a reali'ar ( el pla'o de entrega 3si es requerido5

5.2Rea$(ar a #&erta

!na ve' verificado que si se pueden reali'ar los ensa(os, el )efe dellaboratorio determina el valor de los servicios a prestar, de acuerdo con losprecios establecidos por el área de Contabilidad ( +inan'as&

5.3De&$n$r #) /0t#!#) a t$$(ar.

El )efe de laboratorio comunica al cliente 3v.a mail5 los mtodos que utili'a

el laboratorio ( consulta si presenta dudas respecto de los mtodosutili'ados& #as dudas o cambios que el cliente formule frente a los mtodos,serán resueltas por el laboratorio v.a mail antes de iniciar la reali'ación delos traba)os&

5.*A-r#"a$n !e #&erta




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!na ve' se a verificado que el laboratorio tiene los recursos necesarios

para la prestación del servicio solicitado es el erente de laboratorio quiendebe aprobar la oferta que se le ará llegar al cliente&

Estas ofertas son registradas en el formato #$%6+7-6XX 27fertas deensa(os2, la cual inclu(e los mtodos a utili'ar, pla'os entrega, condicionesde evaluación del ensa(o entre otros&

5.5Re$)$n -#r -arte !e $ente

El cliente estudia ( revisa la oferta, ( decide si lo acepta o no, o si quierealguna modificación&

En el caso requiera alguna modificación, se procede con la anulación de lainicial, se cambian impresiones (, si se llega a un acuerdo, se elabora unanueva oferta, repitiendo el mismo proceso anterior, asta su aceptación oreca'o final&

El antiguo presupuesto se identifica como 7%/7#E87& Cuando el clienteacepta la oferta, se solicita que env.e su conformidad por escrito firmando eldocumento #$%6+7-6XX 27fertas de ensa(os2 ( entregando de formapersonal o v.a e6mail 3documento escaneado5, quedando una copia para ellaboratorio ( otra con el cliente& Este documento firmado, será considerado

como el contrato de traba)o&

Es condición para iniciar el traba)o, que el cliente entregue previamente loscomprobantes de pago de los servicios&

5.M#!$&$a$n !e a) #n!$$#ne) !e C#ntrat#

Esta etapa se sigue si en un momento dado, (a con el presupuestoaceptado o el contrato firmado, se detecta la necesidad de reali'ar modificaciones en el pedido, (a sea por parte del cliente o del laboratorio&

/i por alg*n motivo el laboratorio sabe que no puede cumplir lascondiciones pactadas con el cliente, el )efe del laboratorio se pondrá encontacto con el cliente ( las partes interesadas de forma verbal o escritapara comunicarle dica incidencia ( se eval*a el impacto del imprevisto enbase a su coste apro4imado&





+inalmente se reali'a la revisión ( discusión de la nueva oferta económica

que involucrar.a alg*n cambio en el contrato&

. FORMATOS Y4O REGISTROS

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. REFERENCIAS

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