procedimiento de incubaciÓn · 2017. 3. 27. · incubadas en el centro de desarrollo empresarial...

UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL

GOLFO DE MEXICO

“Ciencia y Tecnología que transforman”

Clave: PR-CDE-02 Página: 1 de 21 Revisión: 01 Fecha de emisión: 28-Febrero-2013

Procedimiento de Incubación

Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Prohibida su Reproducción Parcial o Total. Esta versión es vigente si se consulta en el Portal de los SG en el Sitio Web de la Universidad: www.upgm.edu.mx.

PROCEDIMIENTO DE INCUBACIÓN

Elabora Revisa Autoriza Auxiliar del Centro de Desarrollo Empresarial

Representante de la Dirección

Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial

Lic. Janeth Guadalupe Rodriguez Alejandro

Ing. Juan Gabriel Hernandez Chablé

Lic. Juan Diego Cruz Ruíz


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INDICE

Página 1. Objetivo...................................................................................................................................... 3

2. Alcance ....................................................................................................................................... 3

3. Diagrama de Procesos .............................................................................................................. 3

4. Responsabilidad y Autoridad .................................................................................................. 4

5. Términos y Definiciones ........................................................................................................... 4

6. Desarrollo de Actividades ........................................................................................................ 5

7. Documentos Relacionados ...................................................................................................... 7

8. Historial de Cambios ................................................................................................................ 8

9. Anexos ........................................................................................................................................ 9

Anexo 1. Formato de Convocatoria ............................................................................................ 9

Anexo 2. Formato de Solicitud de Servicio ............................................................................ 10

Anexo 3. Formato Dictamen de viabilidad ............................................................................. 11

Anexo 4. Formato de Carta de Aceptación ............................................................................. 12

Anexo 5. Formato de Carta de Terminación ........................................................................... 14

Anexo 6. Guía de Entrevista....................................................................................................... 15

Anexo 7. Planeación del Desarrollo del Plan de Negocios .................................................... 16

Anexo 8. Minuta de Trabajo .............................................................................................. 17

Anexo 9. Plan de Negocios ................................................................................................ 18


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1. Objetivo Establecer un procedimiento para la planeación, ejecución, control de registros de las empresas incubadas en el Centro de Desarrollo Empresarial UPGM (CDE).

2. Alcance Este procedimiento aplica para las personas físicas y morales que desean incubarse en el CDE que deseen llevar un proceso de incubación.

3. Diagrama de Procesos

Inicio

Lanzamiento de Convocatoria

Llenar formato de solicitud de

Incubación

Entrevista con el Responsable

del CDE

Análisis del Proyecto

Carta de Aceptación

Entrega de documentación

Incubación Graduación de

la empresa.

Evaluación de la Medición de la

Satisfacción

Pos-incubación

Fin


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4. Responsabilidad y Autoridad El /la Responsable del CDE

Entrevistar a los responsables del proyecto

Determinar si el proyecto es viable o no

Enviar la carta de aceptación a los responsable de los proyectos

Coordinar las actividades de las nuevas empresas

Dar la carta de terminación a las nuevas empresas. Los/las Colaboradores del CDE:

Realización de la Convocatoria

Llevar un control de las empresas incubadas

Organizar el proceso de incubación

Determinar si el proyecto es viable o no

Llevar control de los documentos de las nuevas empresas

5. Términos y Definiciones

CDE: Centro de Desarrollo Empresarial UPGM.

Cliente: Estudiantes, empresario/a y empresas.

Proceso Incubación.- Una incubadora de empresas es una organización diseñada para acelerar el crecimiento y asegurar el éxito de proyectos emprendedores a través de una amplia gama de recursos y servicios empresariales como consultorías especializadas.

Ficha de Registro.- Es una cedula donde se encuentra información general del/ la empresario o empresa solicitante a recibir nuestro servicio.

Carta de Aceptación.- Documento que da el CDE a toda empresario/a o empresa que su proyecto es viable para ser incubado.

Estudio de Viabilidad.- Es el análisis de los factores que permiten la puesta en marcha y el funcionamiento de una empresa.

Graduación de Empresa: Después de haber terminado su proceso de incubación, tener todos sus documentos legales y estar establecida la empresa, se lleva a cabo la graduación de la empresa, donde se le entrega la carta de terminación por parte del/la responsable del CDE.


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6. Desarrollo de Actividades 6.1 Lanzamiento de convocatoria

Los/las Colaboradores del Centro de Desarrollo Empresarial UPGM (CDE) elabora una

convocatoria en base al formato PR-CDE-02-F1 para toda aquella persona que desee incubarse al

CDE. En ella se establecen las bases y los requisitos necesarios, de igual manera se plasma la

vigencia de los mismos (2 meses).

La convocatoria se envía por correo electrónico a todos los contactos del CDE, se publican en las

redes sociales de la universidad y del CDE, se distribuyen en puntos estratégicos del municipio.

6.2 Llenado de Solicitud de Incubación

Esta ficha debe ser llenada por los/las clientes que solicitan el servicio de Incubación, de acuerdo

al formato de solicitud de servicios PR-CDE-02-F2.

6.3 Entrevista con el/la Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial

Esta entrevista se lleva a cabo en las oficinas del CDE con el/la Responsable y el/la cliente que

solicita el servicio de incubación mediante una guía de entrevista formato PR-CDE-02-F6. Aquí

el/la cliente presenta su proyecto de manera oral, digital y física (en su caso) mostrando las

características e innovación del producto y/o servicio. El/la Responsable del CDE hace sus

observaciones en la parte trasera del Formato de solicitud de servicio.

6.4 Análisis del Proyecto

Se analiza detalladamente el proyecto por los/las colaboradores del CDE y su Responsable,

definiendo si el proyecto es viable, cual es su grado de innovación y de tecnología. En base a lo

arrojado en el Dictamen de Viabilidad formato PR-CDE-02-F3.

6.5 Carta Aceptación

Si el proyecto fue aceptado, el/la Responsable del CDE envía una Carta de Aceptación de acuerdo

con el formato PR-CDE-02-F4 documento al/a la responsable del mismo, indicándole que el

proyecto fue aceptado, ahí mismo se menciona que documentos debe de entregar como

requisito.

6.6 Entrega de documentos

El/la cliente entrega toda la documentación necesaria para iniciar el proceso de incubación al/la

Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial; los cuales son:

Copia de la Ficha de Solicitud de Servicio Copia de la IFE (ambos lados)


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Copia de la CURP (Ambos lados) Copia del Acta de Nacimiento

Comprobante de Domicilio

Fotos del Lugar del Trabajo Copia del RFC*

* En caso de no contar con RFC, deberá entregar una copia de la solicitud del mismo o

actualización en su caso. De no ser así podrá entregar una carta firmada donde indique que

iniciará los trámites del mismo en el momento que se llegue al punto legal del Plan de Negocios.

Ese mismo día se le entrega al/la Responsable/representante del Proyecto la planeación para

elaboración del Plan de Negocio formato PR-CDE-02-F5.

6.7 Incubación

Inicia la incubación de la empresa, donde se brinda asesoría especializada a las nuevas empresas,

esto se desarrolla a través de citas agendadas con los/las colaboradores del CDE, dichas se

encuentras en la agenda del CDE. Cada vez que se lleva a cabo una cita se realiza una minuta

formato PR-CDE-02-F0, ahí mismo se marca la fecha para la próxima revisión del Plan de

Negocios.

Nota: Antes de iniciar la incubación el/la cliente debe entregar una carta membretada y firmada

en formato libre, donde se comprometa a terminar la misma, así como entregar los documentos

que se le soliciten en el proceso.

6.8 Graduación de la Empresa

Después de haber recibido las asesorías, tener todo su documentación legal y ya estar operando

la empresa, se gradúa, el/la Responsable entrega una carta de terminación PR-CDE-02-F5 al/la

responsable/representante legal del proyecto.

Nota: Los documentos que se generan durante el proceso de incubación son resguardados

permanentemente, así como los documentos que se entregaron antes de iniciar la incubación.

(Punto 6.6)

6.9 Evaluación de Satisfacción

El mismo día que se le entrega el/la Responsable/representante del proyecto su carta de

terminación, este tiene que hacer una evaluación al servicio prestado, mediante la Encuesta de

Medición de la Satisfacción formato en línea.

https://docs.google.com/forms/d/1uu72NAd8S2rxU22qqeLTIwxCt57pCyZwZAfL7Z4meGc/viewform

?sid=361d6706a3796c4d&token=I8qDAz0BAAA.bxc2-

1oAAuMmROLXJ0vWzA.K34qsmmHcHw5280s7_3yZg

https://docs.google.com/forms/d/1uu72NAd8S2rxU22qqeLTIwxCt57pCyZwZAfL7Z4meGc/viewform?sid=361d6706a3796c4d&token=I8qDAz0BAAA.bxc2-1oAAuMmROLXJ0vWzA.K34qsmmHcHw5280s7_3yZg




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Después de los resultados obtenidos son analizados estadísticamente para conocer la satisfacción

del cliente y en que se debe mejorar.

6.10 Post-Incubación

Después de haberse graduado la empresa los/las colaboradores del CDE llevan un seguimiento

de esta para saber si sigue operando.

Para esto, el CDE programa visitas a los establecimientos, organiza talleres, desayunos

semestrales, asimismo los invita a participar en los diferentes eventos municipales, estatales y

nacionales que fomenten el emprendurismo o presente casos de éxito.

Nota: Al término del proceso de incubación, si el cliente requiere alguna modificación en su proyecto, esto se hace a

través de una minuta, donde quede plasmado y poder llevar así un control. Formato PR-CDE-02-F8

7. Documentos Relacionados Registros

Procedimientos Clave Nombre PR-CDE-01 Procedimiento de Servicio de Consultoría

Clave Registro Tiempo de Conservación

Responsable del Registro Lugar de Almacenamient

o PR-CDE-02-F1 Convocatoria 1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F2 Solicitud de Servicio 1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F3 Dictamen de Viabilidad 1 año Responsable y colaboradores del CDE

Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F4 Carta de Aceptación 2 años Responsable del CDE Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F5 Carta de Terminación 2 años Responsable del CDE Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F6 Guía de Entrevista 1 año La/El Responsable y Las/Los colaboradores del CDE

Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F7 Planeación para el

desarrollo de plan de

negocios

1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE

PR-CDE-02-F8 Minuta de trabajo 1 año Los/las Colaboradores del CDE

Oficinas del CDE

PR-CDE-01-F2 Plan de Negocios 2 años La/El Responsable y Colaboradores del CDE

Oficinas del CDE


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Instrucción de Trabajo Clave Nombre NA Otros Documentos Clave Nombre NA Lineamiento de Incupols

8. Historial de Cambios

Sección de cambio

Hoja No.

Estado Revisión

no. Descripción

Iníciales y fecha

Revisó Autorizó

NA 00 Primera Edición del Documento JGHC

04 Ene 13

JDCR

04 Ene 13

8-21 01 Se cambio el Procedimiento a Enfoque de Cliente

JGHC

28 Feb 13

JDCR

28 Feb 13


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9. Anexos

Anexo 1. Formato de Convocatoria


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Anexo 2. Formato de Solicitud de Servicio

PR-CDE-02-F2/REV 01


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Anexo 3. Formato Dictamen de viabilidad


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Anexo 4. Formato de Carta de Aceptación

PR-CDE-02-F4/REV 01


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PR-CDE-02-F4/REV 01


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Anexo 5. Formato de Carta de Terminación


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Anexo 6. Guía de Entrevista


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Anexo 7. Planeación del Desarrollo del Plan de Negocios


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Anexo 8. Minuta de Trabajo


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Anexo 9. Plan de Negocios


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