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GOLFO DE MEXICO
“Ciencia y Tecnología que transforman”
Clave: PR-CDE-02 Página: 1 de 21 Revisión: 01 Fecha de emisión: 28-Febrero-2013
Procedimiento de Incubación
Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Prohibida su Reproducción Parcial o Total. Esta versión es vigente si se consulta en el Portal de los SG en el Sitio Web de la Universidad: www.upgm.edu.mx.
PROCEDIMIENTO DE INCUBACIÓN
Elabora Revisa Autoriza Auxiliar del Centro de Desarrollo Empresarial
Representante de la Dirección
Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial
Lic. Janeth Guadalupe Rodriguez Alejandro
Ing. Juan Gabriel Hernandez Chablé
Lic. Juan Diego Cruz Ruíz
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Procedimiento de Incubación
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INDICE
Página 1. Objetivo...................................................................................................................................... 3
2. Alcance ....................................................................................................................................... 3
3. Diagrama de Procesos .............................................................................................................. 3
4. Responsabilidad y Autoridad .................................................................................................. 4
5. Términos y Definiciones ........................................................................................................... 4
6. Desarrollo de Actividades ........................................................................................................ 5
7. Documentos Relacionados ...................................................................................................... 7
8. Historial de Cambios ................................................................................................................ 8
9. Anexos ........................................................................................................................................ 9
Anexo 1. Formato de Convocatoria ............................................................................................ 9
Anexo 2. Formato de Solicitud de Servicio ............................................................................ 10
Anexo 3. Formato Dictamen de viabilidad ............................................................................. 11
Anexo 4. Formato de Carta de Aceptación ............................................................................. 12
Anexo 5. Formato de Carta de Terminación ........................................................................... 14
Anexo 6. Guía de Entrevista....................................................................................................... 15
Anexo 7. Planeación del Desarrollo del Plan de Negocios .................................................... 16
Anexo 8. Minuta de Trabajo .............................................................................................. 17
Anexo 9. Plan de Negocios ................................................................................................ 18
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Procedimiento de Incubación
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1. Objetivo Establecer un procedimiento para la planeación, ejecución, control de registros de las empresas incubadas en el Centro de Desarrollo Empresarial UPGM (CDE).
2. Alcance Este procedimiento aplica para las personas físicas y morales que desean incubarse en el CDE que deseen llevar un proceso de incubación.
3. Diagrama de Procesos
Inicio
Lanzamiento de Convocatoria
Llenar formato de solicitud de
Incubación
Entrevista con el Responsable
del CDE
Análisis del Proyecto
Carta de Aceptación
Entrega de documentación
Incubación Graduación de
la empresa.
Evaluación de la Medición de la
Satisfacción
Pos-incubación
Fin
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4. Responsabilidad y Autoridad El /la Responsable del CDE
Entrevistar a los responsables del proyecto
Determinar si el proyecto es viable o no
Enviar la carta de aceptación a los responsable de los proyectos
Coordinar las actividades de las nuevas empresas
Dar la carta de terminación a las nuevas empresas. Los/las Colaboradores del CDE:
Realización de la Convocatoria
Llevar un control de las empresas incubadas
Organizar el proceso de incubación
Determinar si el proyecto es viable o no
Llevar control de los documentos de las nuevas empresas
5. Términos y Definiciones
CDE: Centro de Desarrollo Empresarial UPGM.
Cliente: Estudiantes, empresario/a y empresas.
Proceso Incubación.- Una incubadora de empresas es una organización diseñada para acelerar el crecimiento y asegurar el éxito de proyectos emprendedores a través de una amplia gama de recursos y servicios empresariales como consultorías especializadas.
Ficha de Registro.- Es una cedula donde se encuentra información general del/ la empresario o empresa solicitante a recibir nuestro servicio.
Carta de Aceptación.- Documento que da el CDE a toda empresario/a o empresa que su proyecto es viable para ser incubado.
Estudio de Viabilidad.- Es el análisis de los factores que permiten la puesta en marcha y el funcionamiento de una empresa.
Graduación de Empresa: Después de haber terminado su proceso de incubación, tener todos sus documentos legales y estar establecida la empresa, se lleva a cabo la graduación de la empresa, donde se le entrega la carta de terminación por parte del/la responsable del CDE.
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6. Desarrollo de Actividades 6.1 Lanzamiento de convocatoria
Los/las Colaboradores del Centro de Desarrollo Empresarial UPGM (CDE) elabora una
convocatoria en base al formato PR-CDE-02-F1 para toda aquella persona que desee incubarse al
CDE. En ella se establecen las bases y los requisitos necesarios, de igual manera se plasma la
vigencia de los mismos (2 meses).
La convocatoria se envía por correo electrónico a todos los contactos del CDE, se publican en las
redes sociales de la universidad y del CDE, se distribuyen en puntos estratégicos del municipio.
6.2 Llenado de Solicitud de Incubación
Esta ficha debe ser llenada por los/las clientes que solicitan el servicio de Incubación, de acuerdo
al formato de solicitud de servicios PR-CDE-02-F2.
6.3 Entrevista con el/la Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial
Esta entrevista se lleva a cabo en las oficinas del CDE con el/la Responsable y el/la cliente que
solicita el servicio de incubación mediante una guía de entrevista formato PR-CDE-02-F6. Aquí
el/la cliente presenta su proyecto de manera oral, digital y física (en su caso) mostrando las
características e innovación del producto y/o servicio. El/la Responsable del CDE hace sus
observaciones en la parte trasera del Formato de solicitud de servicio.
6.4 Análisis del Proyecto
Se analiza detalladamente el proyecto por los/las colaboradores del CDE y su Responsable,
definiendo si el proyecto es viable, cual es su grado de innovación y de tecnología. En base a lo
arrojado en el Dictamen de Viabilidad formato PR-CDE-02-F3.
6.5 Carta Aceptación
Si el proyecto fue aceptado, el/la Responsable del CDE envía una Carta de Aceptación de acuerdo
con el formato PR-CDE-02-F4 documento al/a la responsable del mismo, indicándole que el
proyecto fue aceptado, ahí mismo se menciona que documentos debe de entregar como
requisito.
6.6 Entrega de documentos
El/la cliente entrega toda la documentación necesaria para iniciar el proceso de incubación al/la
Responsable del Centro de Desarrollo Empresarial; los cuales son:
Copia de la Ficha de Solicitud de Servicio Copia de la IFE (ambos lados)
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Copia de la CURP (Ambos lados) Copia del Acta de Nacimiento
Comprobante de Domicilio
Fotos del Lugar del Trabajo Copia del RFC*
* En caso de no contar con RFC, deberá entregar una copia de la solicitud del mismo o
actualización en su caso. De no ser así podrá entregar una carta firmada donde indique que
iniciará los trámites del mismo en el momento que se llegue al punto legal del Plan de Negocios.
Ese mismo día se le entrega al/la Responsable/representante del Proyecto la planeación para
elaboración del Plan de Negocio formato PR-CDE-02-F5.
6.7 Incubación
Inicia la incubación de la empresa, donde se brinda asesoría especializada a las nuevas empresas,
esto se desarrolla a través de citas agendadas con los/las colaboradores del CDE, dichas se
encuentras en la agenda del CDE. Cada vez que se lleva a cabo una cita se realiza una minuta
formato PR-CDE-02-F0, ahí mismo se marca la fecha para la próxima revisión del Plan de
Negocios.
Nota: Antes de iniciar la incubación el/la cliente debe entregar una carta membretada y firmada
en formato libre, donde se comprometa a terminar la misma, así como entregar los documentos
que se le soliciten en el proceso.
6.8 Graduación de la Empresa
Después de haber recibido las asesorías, tener todo su documentación legal y ya estar operando
la empresa, se gradúa, el/la Responsable entrega una carta de terminación PR-CDE-02-F5 al/la
responsable/representante legal del proyecto.
Nota: Los documentos que se generan durante el proceso de incubación son resguardados
permanentemente, así como los documentos que se entregaron antes de iniciar la incubación.
(Punto 6.6)
6.9 Evaluación de Satisfacción
El mismo día que se le entrega el/la Responsable/representante del proyecto su carta de
terminación, este tiene que hacer una evaluación al servicio prestado, mediante la Encuesta de
Medición de la Satisfacción formato en línea.
https://docs.google.com/forms/d/1uu72NAd8S2rxU22qqeLTIwxCt57pCyZwZAfL7Z4meGc/viewform
?sid=361d6706a3796c4d&token=I8qDAz0BAAA.bxc2-
1oAAuMmROLXJ0vWzA.K34qsmmHcHw5280s7_3yZg
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Después de los resultados obtenidos son analizados estadísticamente para conocer la satisfacción
del cliente y en que se debe mejorar.
6.10 Post-Incubación
Después de haberse graduado la empresa los/las colaboradores del CDE llevan un seguimiento
de esta para saber si sigue operando.
Para esto, el CDE programa visitas a los establecimientos, organiza talleres, desayunos
semestrales, asimismo los invita a participar en los diferentes eventos municipales, estatales y
nacionales que fomenten el emprendurismo o presente casos de éxito.
Nota: Al término del proceso de incubación, si el cliente requiere alguna modificación en su proyecto, esto se hace a
través de una minuta, donde quede plasmado y poder llevar así un control. Formato PR-CDE-02-F8
7. Documentos Relacionados Registros
Procedimientos Clave Nombre PR-CDE-01 Procedimiento de Servicio de Consultoría
Clave Registro Tiempo de Conservación
Responsable del Registro Lugar de Almacenamient
o PR-CDE-02-F1 Convocatoria 1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F2 Solicitud de Servicio 1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F3 Dictamen de Viabilidad 1 año Responsable y colaboradores del CDE
Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F4 Carta de Aceptación 2 años Responsable del CDE Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F5 Carta de Terminación 2 años Responsable del CDE Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F6 Guía de Entrevista 1 año La/El Responsable y Las/Los colaboradores del CDE
Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F7 Planeación para el
desarrollo de plan de
negocios
1 año Colaboradores del CDE Oficinas del CDE
PR-CDE-02-F8 Minuta de trabajo 1 año Los/las Colaboradores del CDE
Oficinas del CDE
PR-CDE-01-F2 Plan de Negocios 2 años La/El Responsable y Colaboradores del CDE
Oficinas del CDE
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Instrucción de Trabajo Clave Nombre NA Otros Documentos Clave Nombre NA Lineamiento de Incupols
8. Historial de Cambios
Sección de cambio
Hoja No.
Estado Revisión
no. Descripción
Iníciales y fecha
Revisó Autorizó
NA 00 Primera Edición del Documento JGHC
04 Ene 13
JDCR
04 Ene 13
8-21 01 Se cambio el Procedimiento a Enfoque de Cliente
JGHC
28 Feb 13
JDCR
28 Feb 13
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9. Anexos
Anexo 1. Formato de Convocatoria
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Anexo 2. Formato de Solicitud de Servicio
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Anexo 3. Formato Dictamen de viabilidad
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Anexo 4. Formato de Carta de Aceptación
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PR-CDE-02-F4/REV 01
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Anexo 5. Formato de Carta de Terminación
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Anexo 6. Guía de Entrevista
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Anexo 7. Planeación del Desarrollo del Plan de Negocios
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Anexo 8. Minuta de Trabajo
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Anexo 9. Plan de Negocios
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