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DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS DICIEMBRE 2018

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DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE

ESTUDIOS

DICIEMBRE 2018

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PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO

DE ESTUDIOS

Edición: 1ª

Fecha: Noviembre 2009

Código: 205BE10104/06

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ÍNDICE

PÁG.

I. PRESENTACIÓN……………………………………………………………………….

3

II. OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………..

4

III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS (MAPA DE

PROCESOS DE ALTO NIVEL) ………………………………………………………...

4

IV. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………………….

5

V. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS………………………………………...

REGISTRO Y CONTROL DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

6

VI. SIMBOLOGÍA…………………………………………………………………………..

12

VII. REGISTRO DE EDICIONES ……………………………………………………………

13

VIII. DISTRIBUCIÓN………………………………………………………………………...

13

IX. VALIDACIÓN…………………………………………………………………………..

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PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO

DE ESTUDIOS

Edición: 1ª

Fecha: Noviembre 2009

Código: 205BE10104/06

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I. PRESENTACIÓN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y

acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la

construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de

acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más

eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los

problemas públicos de prioridad.

En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la

generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de

las instituciones que han demostrados su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario

modernizar.

La solidez y buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas

administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y

sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de

sistemas de gestión de la calidad.

El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del

Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso. La estructura organizativa, la división del

trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel

de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se

obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del

Ejecutivo Estatal.

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción

administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos

auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

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II. OBJETIVO GENERAL

Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del

Progreso, mediante el desarrollo estandarizado de los métodos y procedimientos de trabajo.

III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE

PROCESOS

MAPA DE PROCESOS DE ALTO NIVEL

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IV. RELACIÓN DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

Certificado de Estudios: De la verificación de la conclusión parcial o total de de estudios.

PROCEDIMIENTO:

Registro y Control de Certificado de Estudios

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V. DESCRIPCIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Expedición de Certificados de Estudios.

OBJETIVO

Mejorar a través de la reducción de los tiempos de atención y respuesta de la expedición, registro y control

de Certificado de Estudios Parcial o Total de los egresados o egresadas que realizaron estudios en el

Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, mediante el cumplimiento de los requisitos

establecidos para dicho fin.

ALCANCE

Aplica al Departamento de Control Escolar, encargado de realizar la expedición, registro y control de

Certificados Parciales o Totales de los egresados o egresadas que concluyeron parcial o totalmente sus

estudios.

REFERENCIAS

Ley General de Educación, capítulo VI, artículo 60 (Diario Oficial de la Federación. 22-03-2017).

Decreto por el que se crea el Organismo Público Descentralizado de carácter Estatal denominado

“Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso” Art. 5 Fracción V y Art. 30 (Gaceta

del Gobierno. 11-01-2001).

Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, Capítulo V

Art. 11, (Gaceta del Gobierno. 23-01-2009).

Reglamento de Alumnos del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso. Capítulo

IV Arts. Del 29 al 34 (Julio 2005).

Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.

Objeto y Funciones del Departamento de Control Escolar Gaceta del Gobierno No. 62 03-04-

2014).

RESPONSABILIDADES

El Departamento de Control Escolar del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, es

la unidad administrativa responsable de llevar a cabo la expedición, registro y control de Certificados de

Estudios.

El Director o Directora deberá:

Firmar el Certificado de Estudios.

El Departamento de Control Escolar deberá:

Verificar el cumplimiento de los requisitos legales e institucionales previos a la elaboración de los

Certificados Parciales o Totales de Estudios.

Resguardar la documentación que acredite que se han cumplido con los requisitos de Expedición

de Certificados Parciales o Totales de Estudios.

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Registrar y controlar los Certificados parciales o totales de Estudio.

La Receptoría de Rentas deberá:

Entregar el formato de pago para la expedición del certificado parcial o total de estudios.

El Departamento de Recursos Humanos y Financieros deberá:

Canjear el boucher bancario al egresado o egresada por el pago de derechos de Certificado

Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.

El Banco deberá:

Entregar el boucher bancario al egresado o egresada por el pago de derechos de Certificado

Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.

El egresado o egresada deberá:

Cubrir los requisitos para la Expedición, Registro y Control de Certificado Parcial o Total de

Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso en tiempo y forma.

DEFINICIONES

Egresado o Egresada: Toda persona que habiendo cumplido con los requisitos académicos-

administrativos solicita un Certificado Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios

Superiores de San Felipe del Progreso.

Certificado de Estudios: Es el Documento académico y oficial que acredita los estudios de una

persona, quien aprobó de manera total o parcial un Plan o Programa de Estudios debidamente

autorizado, y contienen los periodos de estudios, asignaturas, calificaciones y créditos cursados.

INSUMOS

Solicitud de Certificado de Estudios.

RESULTADOS

Certificado Parcial o Total de Estudios.

Registro de Certificados en el Sistema de Control Escolar.

POLÍTICAS

El Certificado Total se otorgará a solicitud del egresado o egresada que concluyó una carrera de

acuerdo al Plan de Estudios correspondiente.

El Certificado parcial se otorgará a Solicitud del interesado o interesada que haya solicitado su baja

definitiva y se considerará únicamente el número de créditos aprobados a la fecha de su

expedición.

Todo egresado o egresada realizará su pago en el banco designado para este trámite.

Todo egresado o egresada realizará su pago en la Receptoría de Rentas por concepto de

Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios.

Solo se elaborará Certificado de Estudios a los egresados o egresadas que hayan concluido sus

estudios o hayan causado baja de la Institución.

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DESARROLLO

No.

Unidad Administrativa

Actividad

1 Egresado o Egresada Solicita al Depto. de Control Escolar requisitos para Expedición de Certificado Parcial

o Total de Estudios.

2 Departamento de Control Escolar Atiende y entrega requisitos y Solicitud al egresado para Expedición de Certificado

Parcial o Total de Estudios.

3 Egresado o Egresada Acude a la Receptoria de Rentas a solicitar formato de pago por concepto de

Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios.

4 Receptoria de Rentas Entrega al egresado o egresada formato de pago por concepto de Expedición de

Certificado Parcial o Total de Estudios.

5 Egresado o Egresada Recibe formato de pago por concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de

Estudios. Acude al Banco y realiza el Pago correspondiente por concepto de

Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios al TESFFP y pago de derechos

por concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios a la receptoria

de rentas.

6 Banco Recibe cantidad económica por concepto de Certificados de Estudios al TESFFP y

Receptoria de Rentas y entrega al egresado o egresada los bouchers

correspondientes.

7 Egresado o Egresada Recibe bouchers de pago y entrega al Departamento de Recursos Humanos y

Financieros el boucher del pago para canje de recibo al TESFFP.

8 Departamento de Recursos Humanos

y Financieros

Recibe boucher bancario, archiva Boucher y formato original, y entrega copia sellada

del mismo al egresado o egresada.

9 Egresado o Egresada Entrega requisitos, recibo oficial de pago al TESFFP, formato de pago a la Receptoria

de Rentas y boucher de pago por concepto Certificados de Estudios.

10 Departamento de Control Escolar Recibe la documentación. Elabora Certificado Parcial o Total de Estudios en original y

copia. Anota en el Certificado Número de formato de Receptoria de Rentas por

concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios, fecha de

elaboración y número de libro y foja de registro del Certificado.

Los firma y envía a la Dirección para recabar firma del Director o Directora General.

11 Director o Directora General Recibe Certificado en original y copia, revisa y determina si esta correcto

12 Director o Directora General Tiene correcciones, turna Certificado al Departamento de Control Escolar.

13 Departamento de Control Escolar Recibe Certificado con observaciones, corrige y turna al Director General,

conectándose en la operación no. 10.

14 Director o Directora General Está correcto el Certificado, firma y sella y turna al Departamento de Control Escolar.

15 Departamento de Control Escolar Recibe Cerificado en original y copia y registra en Libro de Actas de Certificados.

Obtiene una copia Fotostática y entrega al egresado o egresada para que firme de

recibido.

16 Egresado o Egresada Firma la copia fotostática de recibido el original y entrega al Departamento de Control

Escolar.

17 Departamento de Control Escolar Recibe copia fotostática firmada de recibido por el egresado o egresada y archiva en

expediente.

Entrega Certificado original al Egresado o egresada.

La copia 1 la archiva en el consecutivo de Certificados.

18 Egresado o Egresada Recibe Original de Certificado y se retira.

FIN

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DIAGRAMACIÓN

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VI.- SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO

REPRESENTA

INICIO O FINAL DEL PROCEDIMIENTO: Señala el principio o

terminación de un procedimiento.

CONECTOR DE PROCEDIMIENTO: Es utilizado para señalar

que un procedimiento proviene o es la continuación de otros.

CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO: Este

símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran

tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va el

principio de la siguiente hoja de donde viene.

LÍNEA CONTINUA: Marca el flujo de la información y los

documentos o materiales que se están realizando en el área.

OPERACIÓN: Muestra las principales fases del procedimiento y se

emplea cuando la acción cambia.

DECISIÓN: Muestra las decisiones que se deben tomar cuando no

se cumple con lo estipulado en el procedimiento.

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© MEDICIÓN

Número de Certificados Expedidos

Número total de egresados o egresadas

© REGISTRO DE EVIDENCIAS

La información se obtiene del Sistema de Control Escolar.

13.- FORMATOS

No aplica por ser un Sistema en Computadora.

= Porcentaje de Certificados de Estudios Expedidos

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14.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS

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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS.

Objetivo: Registrar los datos personales y escolares del o la estudiante de cualquiera de las carreras que imparte el Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso de forma Parcial o Total. Distribución y Destinatario: 1 Folio Se anotará el Número de Folio de certificado que

corresponda

2 Número de Cuenta Se anotará el Número de Cuenta del o la estudiante 3 Nombre Se anotará el Nombre completo del o la Directora del

Tecnológico de Estudios superiores de San Felipe del Progreso

4 Nombre Se anotará el Nombre completo de o la estudiante

5 CURP Se anotará la Clave Única de Registro de Población del o la estudiante

6 Parcial o Total Se anotará la situación escolar del o la estudiante 7 Carrera Se anotará el nombre de la Carrera cursada 8 Período Se anotará el Período escolar comprendido

9 Clave Se anotará la Clave de la Asignatura 10 Asignatura Se anotará el Nombre de la Asignatura 11 Calificación Se anotará la Calificación obtenida 12 Observaciones Se anotarán las Observaciones que correspondan

13 Créditos Se anotará el Número de créditos que corresponda a la Asignatura

14 Promedio Se anotará el Promedio obtenido de calificaciones de las asignaturas

15 Fecha Se anotará la Fecha de elaboración del documento

16 Cotejo Se anotará el Nombre y firma del Jefe o Jefa del Depto. De Control Escolar y fecha de registro

17 Firma Se firmará por el Director o Directora de la Institución

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VII.- REGISTRO DE EDICIONES

Primera Edición: Noviembre de 2009

VIII.- DISTRIBUCIÓN

El original del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Control Escolar.

Copias controladas: Subdirección Académica.

VII.- REGISTRO DE EDICIONES

Primera Edición: Noviembre de 2009

VIII.- DISTRIBUCIÓN

El original del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Control Escolar.

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Copias controladas: Subdirección Académica.

IX.- VALIDACIÓN

______________________________________ Lic. Héctor Jiménez Baca

Director del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso

______________________________________ Lic. Mónica Inés Bernal Martínez

Subdirectora Académica

______________________________________ Lic. Rosa Andrea González Flores

Jefe del Departamento de Control Escolar