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Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N° 1858

Revisó: Jefe División FinancieraJefe Sección de InventariosProfesional Planeación

PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PFI.26

Página 1 de 21

Versión : 05

Aprobó: Rector

ALCANCE

Establecer las actividades que deben seguirse para dar de baja de los inventarios de la Universidad todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles por daño, deterioro, obsolescencia, robo, hurto entre otros.

Aplica a todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles

Resolución 816 de 2004, por la cual se aprueba el Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

Acta de Entrega: Documento donde certifica que los bienes subastados fueron entregados al proponente.

Concepto Técnico: Concepto emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico, en donde se justifica la baja de elementos.

DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

DSI: División de Servicios de Información

Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la Universidad.

Inspección Ocular: Inspección realizada por un funcionario de Inventarios y de Control Interno y Evaluación de Gestión, en caso de presentarse robo, hurto o pérdida de los bienes.

SIF: Sistema de Información Financiero

Subasta: Venta de bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, adjudicados al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos.

NORMATIVIDAD

OBJETIVO

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS


PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.26

Versión : 05

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Los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario para realizar el trámite de baja, si los elementos no se encuentran marcados debe solicitar a la Sección de inventarios realizar la marcación correspondiente.

Los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos a dar de baja deben contar con el concepto técnico emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico.

Cuando se presente robo, hurto o pérdida de los bienes, el servidor responsable debe reportar la novedad oportunamente a la Sección de Inventarios

En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente.

Cuando se presenten muebles y enseres dados de baja que correspondan a bienes de madera que presenten alto grado de deterioro o cuando el elemento se encuentre completamente averiado, se procederá a su destrucción y se hará el levantamiento del acta respectiva.

Cuando el Servidor responsable de los bienes acepta la cancelación del valor de reposición, el Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir el bien nuevamente, teniendo en cuenta que debe cumplir con las mismas características o mejorar las condiciones del bien faltante. De lo contrario, el dinero permanecerá en el fondo para la adquisición de equipos que requiera la UAA.

Si el elemento a reponer no se encuentra en el mercado y/o la UAA no lo requiere, se estudia la posibilidad de recibir otro elemento que responda con las necesidades de la unidad a la cual se encuentra adscrito el servidor.

Las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV serán realizadas por la División Financiera a través del Jefe de la Sección de Inventarios, según se establece en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

Las sedes regionales deben enviar al Jefe de la Sección de Inventarios la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos.

CONSIDERACIONES

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento



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Versión : 05

INICIO

2. Después de revisar los elementos y constatar que su estado se puede calificar en desuso, obsolescencia, avería, daño o deterioro; establece la justificación para darlo de baja.

3. Informa a la Sección de Inventarios y al PGIR, mediante documento escrito los elementos a dar de baja , especificando número de inventario, descripción y localización.

1

2. Establece justificación de baja

Si

¿Elementos dados de baja por su estado?

No

Si

1

Pág 14

1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos.1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos

3. Informa a la Sección de Inventarios y al PGIR

5. Solicita a la Empresa Gestora de Residuos la recolección de los elementos.

¿Elementos se encuentran contaminados con

residuos peligrosos?

No

2

Pág.4

4. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento y diligencia el formato de baja de elementos contaminados con residuos peligrosos - FFI.15.

4. Realiza inspección de verificación

Auxiliar Administrativo de Inventarios y

Delegado del PGIR

FFI.15. Baja de elementos

contaminados con residuos peligrosos

5. Informa a la Empresa Gestora de Residuos

Auxiliar Administrativo de Inventarios

Servidor responsable de los elementos



DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO



Versión : 05

Página 4 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

1

6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de

Residuos6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos.

FFI.15. Baja de elementos

contaminados con residuos peligrosos

Auxiliar Administrativo de Inventarios y

Delegado del PGIR

7. Traslada elementos al código de bajas

7. Una vez diligenciado el FFI.15, se registra los elementos en el SIF al código de bajas, y se procede al borre físico, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable.


FIN

2

¿Equipos eléctricos, electrónicos y/o

electromecánicos?

8. Si los elementos cuya baja se tramita corresponden a equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico la revisión de los elementos.

2

Servidor responsable de los bienes

8. Mantenimiento Tecnológico

Si

Procedimiento de Mantenimiento

Tecnológico

9. Entrega elemento en la bodega junto con los documentos soporte

9. Los elementos ubicados en la sede central se entregan en la bodega, junto con los documentos soporte

No

3

Pág 13

10. Recibe y verifica los elementos y sus respectivos números de inventario, y los documentos soporte.

10. Recibe y verifica los elementos y los

documento soporte


FFI.13. Recibo equipos electrónicos y

eléctricos en la bodega de inventarios

Servidor responsable de los bienes

7




Versión : 05

Página 5 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

12. Informa a la comunidad universitaria a través de los medios de comunicación interna de la Universidad, los elementos que se encuentren en condiciones de uso.

11. Realiza el cambio de los elementos en el SIF al código de bajas, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable.

13. Solicita a la Sección de Inventarios el traslado de los elementos a su inventario.

¿Los elementos son requeridos por algún

otro servidor?

Si

No

4

pág 6

12. Informa a la comunidad los elementos que están en

condiciones de uso

Jefe Sección de Inventarios

13. El servidor interesado solicita el traslado de los elementos a su inventario


Servidor de la Universidad

15.Una vez revisado lo anterior procede a hacer efectivo el traslado de los elementos en el SIF, descargándolos del estado bajas y trasladándolos al inventario del servidor.

FIN

15. Hace efectivo el traslado


14. Para realizar el traslado verifica con la Sección de Inventarios los números de los elementos y solicita el traslado.

14. Verifica la solicitud de traslado

11. Traslada elementos al código de bajas

2

Servidor de la Universidad


DESCRIPCIÓNRESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO


Versión : 05

Página 6 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

¿Los elementos pueden ser donados a otras

instituciones?

Si

No

4

PFI. 22

16. Procede a realizar la donación de los elementos

16. Si los elementos pueden ser donados por la Universidad a otras instituciones públicas, sigue el procedimiento PFI.22, establecido por la Universidad.

Jefe Sección de inventarios

PFI.22 Donación de Bienes Muebles Realizada por la

UniversidadFIN

3


17. Una vez lo considere conveniente procede a realizar el proceso de subasta.

17. Procede a realizar el proceso de subasta

18. Imprime listado de baja de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles.


Listado de elementos a dar de baja

18. Imprime el listado de elementos a dar de baja

19. Envía listado de elementos

19. Envía al Jefe de la División Financiera el listado de elementos que se encuentran para baja.


Listado de elementos


PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOSCódigo : PFI.26

Versión : 05

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

20. Da VoBo para dar de baja los elementos relacionados en el listado.

Jefe División Financiera

3

20. Da VoBo al listado

4

21. Elabora proyecto de resolución solicitando autorización para la venta de los bienes dados de baja.


Manual Normativo y Procedimental para la

Administración y Control de los Bienes

Muebles de la UIS

Proyecto de Resolución

21. Elabora proyecto de resolución para la venta de

los bienes

22. Envía documentos 22. Envía a Secretaría General el proyecto de resolución.Jefe Sección de

Inventarios

Secretario(a) General

Rector

23. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación.

23. Revisa, asigna número y firma

24. Estudia y firma resolución de aprobación de venta de los bienes dados de baja.

24. Estudia y firma resolución

¿Monto de la subasta es mayor a 50 SMMLV?

Si

No

5pág 12

Auxiliar de Secretaria General

25. Publica en Intranet la Resolución aprobada25. Publica la Resolución

aprobada


PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS


Versión : 05

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

4

5

26. Envía a la DCPI, los siguientes documentos:

Resolución

Autorización de baja

Listado de elementos a dar de baja

Resolución

Autorización de baja

Listado de los elementos dados de baja para ser subastados.

Carta relacionando el monto de la subasta firmada por el Jefe de la Sección de Inventarios.

Carta especificando el monto de la subasta


26. Envía a la Dirección de Contratación la resolución

27. Revisa documentos Profesional de la DCPI 27. Revisa documentos y elabora los términos preliminares.

28. Solicita a DSI la publicación de los términos preliminares en la página web por un período de dos (2) días hábiles como mínimo.

28. Solicita publicación de términos en la Web

29. Publica términos preliminares en la pagina web de la Universidad.

¿Observaciones a los términos preliminares?

30. Analiza las observaciones realizadas por escrito a los términos preliminares por parte del proponente, y si lo considera pertinente modifica los términos definitivos.

Funcionario DSI

No

30. Si lo cree conveniente realiza modificación a los

términos definitivos

Profesional de la DCPI

Si


29. Publica términos preliminares




Versión : 05

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

6

5

31. Levanta acta de apertura

31. Levanta acta de apertura, la cual es firmada por el Ordenador del Gasto.


33. Visita técnica33. Realiza visita técnica con el objeto de observar el estado de los elementos.

Proponente de la subasta

32. Publica términos definitivos y acta de

apertura

32. Publica en la página web de la Universidad los términos definitivos y acta de apertura de convocatoria, dando inicio a la subasta pública.

Funcionario DSI

¿Observaciones a los términos?

34. Realiza aclaraciones e informa

Si

34. En caso de recibir observaciones a los términos definitivos, analiza y si modifica los términos, realiza las respectivas aclaraciones.

No

35. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos.

35. Solicita publicación n la Web

36. Publica aclaraciones a los términos definitivos

36. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad.

Profesional DCPI

Funcionario DSI

Profesional DCPI

37. Cierra convocatoria y se hace la apertura de la

urna

37. Se cierra la convocatoria y se procede a la apertura de la urna, la cual se encuentra ubicada en la Oficina de Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

DCPI, Secretaria General y Control Interno y

Evaluación de Gestión




Versión : 05

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

6

7

39. Se hace la subasta al alza

39. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes.

38. Presenta los documentos jurídicos

38. Presenta los documentos jurídicos para participar en la subasta y los deposita en la urna.


DCPI, Secretaria General y Control Interno y

Evaluación de Gestión

40. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta.

Profesional DCPI40. Levanta acta de

audiencia

Acta de audiencia

Acta de adjudicación

41. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Director de Contratación, el Jefe de la Divis ión Financiera y el Jefe de la Sección de Inventarios.

Dirección de Contratación y

Proyectos de Inversión

44. Envía copia a los Jefes de las Secciones de Inventarios y Contabilidad, informando sobre la adjudicación de la oferta.

Jefe División Financiera

44. Recibe y envía acta a inventarios

42. Publica adjudicación de la subasta

42. Hace publicación en la página web de la adjudicación de la subasta.

43. Envía acta de adjudicación al Jefe de la División Financiera.43. Envía acta de adjudicación Profesional DCPI

Funcionario DSI

41. Adjudica el contrato y elabora acta




Versión : 05

Página 11 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

7

45. Cancela el lote de los bienes subastados, según las condiciones establecidas en los términos de referencia (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos).

Proponente de la subasta45. Cancela valor

PFI.11

Recibo de pago


46. Presenta el recibo de pago al Jefe de la Sección de Inventarios.

Nota: En la sedes, el proponente presenta el recibo de pago al Coordinador de Sede y lo envía junto con un informe detallado del proceso de adjudicación de subasta al Jefe de la Sección de Inventarios.

PFI.11 Ingresos por Bancos

46. Presenta el recibo de pago

Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11

6

50. Envía copia del acta al Jefe de la División Financiera y de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Anexa el recibo de pago a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

Acta de entrega

FIN

Recibo de pago

48. Entrega lote de los bienes subastados

48. Entrega al proponente favorecido el lote de bienes subastados.

Jefe Sección de Inventarios y/o

Coordinador de Sede

49. Elabora acta de entrega de los bienes


Coordinador de Sede

49. Elabora acta de entrega de los bienes subastados, la cual es firmada por el Jefe de la Sección de Inventarios y/o Coordinador de Sede, según el caso y el proponente favorecido.

47. Verifica el pago

47. Recibe documento y verifica con la Sección de Tesorería que se haya realizado el pago correspondiente, es decir que el valor consignado corresponda al valor de la oferta.



50. Elabora acta de entrega de los bienes




Versión : 05

Página 12 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

51. Elabora acta de apertura

5

51. Elabora el acta de apertura de convocatoria dando inicio a la subasta pública e informa a las sedes el proceso de apertura. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera.

52. Elabora los términos de referencia.52. Elabora términos de referencia



54. Publica términos en la página web de la Universidad.54. Publica términos

¿observaciones a los términos ?

Si

55. Analiza las observaciones presentadas por escrito a los términos por parte del proponente y si lo considera necesario modifica los términos y realiza las respectivas aclaraciones.

55. Si lo cree conveniente realiza modificaciones a

los términos

56. Solicita publicación en la Web

56. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos.

57. Publica aclaraciones a los términos definitivos

57. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad.

58. Cierra convocatoria y recibe ofertas

58. Cierra la convocatoria de acuerdo con los términos definitivos y recibe las ofertas de los proponentes en sobre sellado.


Coordinador de Sede

No



53. Solicita a la DSI la publicación de los términos en la página web por un período de cinco (5) días hábiles como mínimo.

53. Solicita publicación de términos en la Web


Funcionario DSI

Funcionario DSI

8




Versión : 05

Página 13 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

8

59. Presenta oferta y anexa documentos

jurídicos

59. Presenta oferta y anexa los documentos jurídicos para participar en la subasta.


60. Se hace la subasta al alza

60. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes.

Jefe División Financiera y/o Coordinador de

Sede

61. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta.


61. Levanta acta de audiencia

Acta de audiencia

62. Adjudica la subasta y elabora acta

Acta de adjudicación

62. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera.

Nota: En las sedes el acta de adjudicación es firmada por el Coordinador de Sede y enviada al Jefe Sección de Inventarios.


Funcionario encargado

63. Publica adjudicación de la subasta

63. Publica en la página web la adjudicación de la subasta. Funcionario DSI

6

Pág 11

3

¿Muebles y enseres?

Si

No

64. Informa a la Sección de Inventarios mediante documento escrito los elementos a dar de baja, especificando número de inventario, descripción y localización.

64. Informa a la Sección de Inventarios

9


7

pág 4




Versión : 05

Página 14 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

9

65. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento

65. Realiza inspección de verificación


66. Diligencia el formato FFI.14

68. Procede a la destrucción de los

elementos

¿Los elementos se encuentran en mal

estado?

Si

No

7

pág 4

66. Diligencia el acta de baja por destrucción de elementos de madera


FFI.14. Acta de baja por destrucción de

elementos en madera

67. Solicita el traslado de los elementos al molino

67. Solicita a la División de Planta Física al traslado de los elementos al molino.


PRF.05 PRF.05 Servicio de Transporte

Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PRF.05

68. Procede a la destrucción de los elementosFuncionario División

de Planta Física

FIN

10

70. Comunica al responsable del servicio

de vigilancia

70. Comunica lo ocurrido al responsable del servicio de vigilancia, para que rinda el informe correspondiente, cuando el robo, hurto o pérdida sea en las instalaciones de la Universidad.

69. Informa por escrito a su Jefe inmediato, coloca el denuncio ante la autoridad competente, y envía copia de la comunicación al Jefe de la Sección de Inventarios.

69. Comunica al jefe inmediato

11 Robo, hurto o pérdida de elementos devolutivos






Versión : 05

Página 15 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

10

72. Elabora acta de inspección, especificando fecha y lugar donde ocurrió el hecho, fecha del reporte del hecho, fecha en que se practica la inspección, detalles y circunstancias del caso, número de inventario, descripción del elemento, y nombre y firma de las personas que intervinieron en la inspección.


Acta de inspección administrativa

72. Elabora acta de inspección

71. Realiza inspección administrativa

71. Realiza inspección administrativa o inspección ocular junto con un funcionario de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión.




Muebles de la UIS

73. Envía documentos a la Sección de Inventarios

73. Envía a la Sección de Inventarios los siguientes documentos:

Informe Responsable del bien

Denuncio

Informe de la empresa de vigilancia

Dos cotizaciones

Informe del servidor responsable del bien detallando los hechos y las especificaciones de los elementos.

Constancia del denuncio ante la fiscalía, en caso de que el elemento se encuentre prestado, adjuntar el formato de préstamo diligenciado.

Informe de la empresa encargada del servicio de vigilancia.

Formato de Reporte de Siniestros a la Compañía de Seguros – FFI.11

Dos cotizaciones de los elementos reportados

Formato de reporte de siniestros

FFI.11 Reporte de Siniestros a la

Compañía de Seguros

75. Registra en el SIF, la cuenta de responsabilidad administrativa a nombre del servidor responsable de los elementos.

75. Registra cuenta de responsabilidad administrativa



Muebles de la UIS

74. Verifica la documentación

74. Verifica la documentación entregada por el servidor responsables de los elementos




11




Versión : 05

Página 16 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

11

12

76. Envía documentos para iniciar trámite de

reclamación

76. Envía a la compañía aseguradora los siguientes documentos para iniciar el trámite de reclamación:

Copia del acta de la inspección ocular. Denuncio e informe del responsable. Cotizaciones actualizadas del bien. Listado del inventario de los elementos en donde

aparece la información del bien afectado (número de inventario, descripción del elemento, fecha de adquisición, nombre del responsable y valor de compra).

Declaración del servicio de vigilancia. Carta de reclamación solicitando el pago del siniestro y

registro fotográfico en caso de ser necesario.


Documentos soporte para la reclamación



Muebles de la UIS

¿Acepta reclamación?

77. Si acepta la reclamación, informa el valor a cancelar a la Sección de Inventarios y envía recibo de indemnización y hoja de liquidación.

77. Informa el valor a cancelar

Si

No

Asesor Compañía de Seguros

Recibo de indemnización

Pág 19

8

Hoja de liquidación

78. Informa a la compañía de seguros el código del fondo de la UAA donde debe realizar el pago, la entidad financiera y el número de la cuenta a la cual debe realizar la transferencia.

78. Informa a la compañía aseguradora el fondo de la UAA donde debe realizar

el pago





Versión : 05

Página 17 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

12

79. Realiza el pago correspondiente a través transferencia electrónica.

80. Reporta el concepto de pago, valor y fondo

donde cancela

79. Realiza el pagoAsesor Compañía

de Seguros


80. Reporta a la Sección de Tesorería el concepto de pago, valor y fondo donde cancela el dinero.

82. Cancela remanente 82. Cancela el valor del remanente en el fondo de la UAA correspondiente

Servidor responsable de los

elementos

81. Informa al responsable de los elementos, el valor del remanente a cancelar y el fondo.


81. Informa al responsable el remanente a cancelar

PFI.10 PFI.10 Ingresos por Caja


83. Estudia caso 83. Estudia el caso a partir del acta de inspección administrativa e inicia la investigación administrativa




Muebles de la UIS

13

PFI.11 PFI.11 Ingresos por Bancos


84. Informa el inicio de la investigación administrativa al servidor responsable de los elementos, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, la Sección de Contabilidad y a la UAA respectiva.

84. Comunica a las UAA correspondientes


9




Versión : 05

Página 18 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

13

86. Informe del fallo de la investigación administrativa a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, Sección de Contabilidad, responsable del elemento en el inventario y al Jefe inmediato.

86. Informa el fallo de la investigación




Muebles de la UIS

87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a responsabilidad fiscal a nombre del funcionario responsable del bien.

87. Traslada la cuenta de responsabilidad

administrativa a fiscal

Jefe Sección de Contabilidad

88. Si se establece o se infiere la posible existencia de faltas disciplinarias o de comisión de ilícitos, se da traslado a la autoridad interna competente.

88. Traslada el caso a la autoridad interna

competente


85. Realiza la investigación administrativa en forma breve y sumaria, de conformidad con las reglas previstas para actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la Universidad.

85. Realiza la investigación administrativa


FIN

Si

¿Hubo responsabilidad administrativa?

No

89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa


89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa

FIN




Versión : 05

Página 19 de 21

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

90. Comunica al responsable de los elementos la respuesta dada por la compañía de seguros en relación a la no aceptación de la reclamación, y el valor de reposición del elemento o la opción de reposición con elementos de similares o superiores características.

90. Informa la respuesta de la compañía de seguros

¿Acepta cancelar valor de reposición?

Si


8

No

91. Si acepta la cancelación del valor de reposición, realiza el pago al fondo de la UAA donde ocurrió el siniestro.

91. Cancela valor de reposición

El Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir nuevamente el bien o si se dejan los recursos en el fondo para adquisición de otros equipos que requiera la unidad.



Muebles de la UIS

92. Si el servidor responsable entrega los elementos con similares o superiores características. Servidor responsable

de los elementos

92. Repone el bien

PFI.10 PFI.10 Ingresos por Caja


9Pág 17

9Pág 17


CONTROL DE CAMBIOS


PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Código : PFI.26

Página 20 de 21

1 Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004)

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos

Inclusión del alcance y definiciones Complemento e inclusión de las consideraciones Especificación de los responsables de las actividades Se incluyó la decripción de las actividades del proceso de la subasta de los bienes,

realizada actualmente por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Se realizaron las modificaciones respectivas en cuanto a la normatividad según el

Manual de Inventarios

2

Octubre 11 de 2004

Versión : 05

3

Diciembre 04 de 2007

Inclusión de las actividades del proceso de subasta que realiza la División Financiera a través del Grupo de Inventarios cuando el monto es inferior a los 50 SMMLV, de acuerdo a lo establecido en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

Octubre 07 de 2008

4

Inclusión de las siguientes dos consideraciones para aclarar el proceso de subasta en las sedes:

- Las sedes regionales deben enviar al Jefe del Grupo de Inventarios la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos. - Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes. Inclusión del Coordinador de Sede en algunas actividades como responsable. Descripción de las actividades del proceso de subasta de los bienes realizada por las

sedes. Complemento de las actividades 43, 46, 48, 59.

Noviembre 19 de 2009

CONTROL DE CAMBIOS


PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Código : PFI.26

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5

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Versión : 05

Cambio en la numeración de las actividades

Cambio de responsables Jefe Grupo de Inventarios a Jefe Sección de Inventarios y Auxiliar Inventarios por Auxiliar Administrativo de Inventarios.

Inclusión de la abreviatura DCPI

Modificación de la consideración En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente.

Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes

Inclusión de consideraciones asociadas al manejo de los equipos contaminados con residuos peligrosos.

Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes

Modificación de algunas actividades, entre ellas si el elemento corresponde a muebles y enseres, hay que diligenciar el formato FFI.14 y PRF.05.

Eliminación del memorando para el traslado de los elementos requeridos por el servidos, modificó la actividad 12 y eliminó la 13.

Inclusión de la donación de los elementos a otras instituciones.

Modificación del proceso de subasta incluyendo las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 y PFI.10.

Cambio en la numeración de las actividades

Diciembre 10 de 2013

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