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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS


OBEJTIVO

Verificar que el SGC cumple con los requisitos aplicables. Nota: entiéndase como requisitos aquello asociado a la NTC-ISO 9001:2000, los de la IE, los de los clientes / usuarios, y los legales /reglamentos.

Verificar que el SGC se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.


ALCANCE

Este procedimiento aplica al proceso de auditorías internas realizadas sobre todos los procesos del sistema de gestión de la calidad (SGC).

Este procedimiento debe ser utilizado por los auditores internos de la IE o por auditores externos subcontratados que cumplan el perfil del rol de “Auditor Interno”.


TERMINOS Y DEFINICIONES

Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la misma y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.



Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que son usados como referencia.

Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.



Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. (Nota: los hallazgos de auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.

Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.



Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Cliente: Organización o persona que solicita una auditoria.



Auditado: Organización o persona que es auditada.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Observación: Anotación de una oportunidad de mejora asociada a aumentar la capacidad de un proceso para cumplir los requisitos o eliminar las causa de una no conformidad potencial.


CONDICIONES GENERALES

Durante el proceso de auditoría, el equipo auditor, debe observar los principios de conducta ética, presentación ecuánime y debido cuidado profesional, tan como lo establece la normal NTC-ISO 19011 vigente. 2012



La organización debe establecer los objetivos para dirigir y plantear la realización de las auditorias basándose en las prioridades de la dirección, en los propósitos comerciales, en los requisitos del sistema de gestión , e los requisitos legales y reglamentarios, en los requisitos del cliente en las necesidades de las oreas partes interesadas y e los riesgos para la organización.



La programación y ejecución de la auditoria, en lo que al proceso se refiere, debe observar los principios de independencia y enfoque basado en la evidencia, tal como lo establece la normal NTC-ISO 19011 vigente.



Para la implementación del programa de auditoria la organización debe comunicarlo entre las partes pertinentes, además de realizar las labores de coordinación y logística del mismo encargándose de hacer una selección previa de los equipos auditores, respetando las fechas y los horarios establecidos en el programa y velando por revisión y aprobación del mismo.


CONDICIONES GENERALES Las auditorias pueden incluirse en el

programa de auditorías internas por solicitud de un cliente, del proceso de direccionamiento estratégico o de cualquier otra persona de la IE interesada en el mejoramiento continuo. Queda a criterio del gerente su aprobación.

Para la elaboración del programa de auditorías el administrador del programa de auditorías debe tener presente las programaciones de otros procesos así como la disponibilidad de los auditores.



Para la realización del programa de auditoria la organización debe determinar la viabilidad de la misma de acurdo a diferentes factores tales como: la información suficiente y apropiada para planificar la auditoria, la cooperación adecuada del auditado y , el tiempo y los recursos adecuados.

La revisión de la documentación puede involucrar espacios y tiempo individual de los auditores, así como reunión de todo el equipo auditor. El equipo auditor debe hacer uso de la copia controlada de los documentos del SGC asignados al proceso de auditorías internas; en todo caso.


CONDICIONES GENERALES Durante la recolección de evidencias pueden

utilizarse de verificación y formularios, así como, el uso de quipos fotográficos o de video grabación. En todo caso, tanto en el plan de auditoria como con la reunión de apertura debe hacerse claridad sobre los métodos y técnicas a utilizar

Durante la auditoria, dependiente del alcance y la complejidad de la misma, se puede llegar a acuerdos formales de comunicaciones entre el equipo auditor y el auditado, además los miembros del equipo auditor están en la obligación de comunicarse periódicamente para intercambiar información evaluar el progreso de la auditoria y reasignar las tareas entre los mismo. Durando la realización de las auditorias el líder debe mantener informado a los auditados del progreso de la misma y resolver cualquier inquietud entre ellos.



Es indispensable, que al momento de iniciar la auditoria todos los miembros del equipo cuenten con una copia de la lista de verificación y los formularios asociados. El líder del equipo auditor debe notificar a los demás miembros de los equipos auditores sobre la importancia de diligenciar en forma individual, clara coherente y completa las listas de verificación

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