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CONTEXTO

La industria automotriz es un sector dinámico, económicamente

exigente y que requiere de toma de decisiones inmediatas y

efectivas sobre el rumbo que hay que trazar para la compañía.

La empresa debe tener una estructura flexible pero a la vez

solida que le permita enfrentar el entorno macroeconómico

donde se desarrolla y afrontar los cambios que el panorama

global implica. Considerando estos hechos la toma de

decisiones rápida, inmediata y efectiva es una necesidad que

los ejecutivos de las grandes compañías deben satisfacer a

través de información precisa y concreta, basada en la medida

de lo posible en hechos o lo que conocemos como: “Take

decisions based on hard data”.

ANTECEDES Y DESCRIPCION DE LA EMPRESA•NOMBRE DE LA EMPRESA: Diseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)•MISION: Proveer al mercado automotriz ensambles y partes de calidad que cumplan con lasespecificaciones definidas por el cliente y logren alcanzar los más altos estándares de calidad•GIRO DE LA EMPRESA: Diseño y fabricación de partes de equipo original para la industria armadora devehículos.•PRODUCTOS: Tableros de Instrumentos, Velocímetros, sistema modular de control vehicular, sistemas deescape, sistemas de aire acondicionado y sistemas de enfriamiento.•CAPITAL: La empresa está formada por un 51% de capital japonés y un 49% de capital americano.•HISTORIA: La empresa fue fundada en el año de 1991, iniciando producción a finales del mismo año. Laempresa está localizada en el parque industrial de Durango y a la fecha cuenta ya con casi 20 años deproducción ininterrumpida proporcionado partes de calidad a sus clientes así como generando trabajo parala comunidad donde se localiza.•NUMERO DE EMPLEADOS: 1,120 personas a finales de DEC, 2010. De las cuales 800 Personas consindicalizadas y 320 son de confianza.•POLITICA DE CALIDAD: Producir y entregar a los clientes productos de calidad número uno en el ramoautomotriz.•CERTIFICACION DE CALIDAD: ISO-16949•CERTIFICACION AMBIENTAL: ISO-14001•VENTAS ANUALES: $ 2,000,000.00 Musd•VOLUMEN ANUAL DE PRODUCCION: 500,000 Ensambles para vehículos•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

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DIMAUTODEFINICION DEL PROBLEMA

Los ejecutivos de la compañía carecen de información rápida, visible, precisa y

correcta sobre niveles de ventas y niveles de utilidad por producto y familia de

producto. Se requiere de mucho trabajo manual para que los ejecutivos puedan

tener información que sea entendible y que facilite la toma de decisiones.

Actualmente esta información toma alrededor de 10 días después del cierre

mensual para poder obtenerla lo que limita la toma de decisiones o acciones

por parte de los ejecutivos.

DESARROLLO Y EXPLICACION DEL PROBLEMA

Para explicar y detallar la problemática seleccionada serán utilizadas dos

técnicas que nos ayudaran como guía y herramienta para abordar el problema:

Objetivo de servicio y Marco estratégico.

OBJETIVO DE SERVICIO (SERVICE OBJECTIVE) – “MadlibExercise”

Nuestro objetivo de servicio es proveer a los ejecutivos y directores de la

compañía datos de venta y niveles de utilidad por familia de producto dentro de

los próximos 3 días al cierre mensual, con la finalidad de tomar decisiones y

acciones que permitan modificar la operación de la compañía y direccionar

esfuerzos para el logro de los objetivos corporativos.

MARCO ESTRATEGICO

Una vez definido nuestro objetivo de servicio el marco estratégico nos ayudara

a entender factores internos y externos que tendrán influencia directa o

indirecta en la problemática que estamos analizando. De nuestro objetivo de

servicio se desprenden palabras claves e importantes que nos ayudaran a

definir los grupos e información que tendremos que ir desmenuzando a medida

que explicamos el problema.

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DIMAUTOCONCLUSIONES SOBRE EL ANALISIS DEL PROBLEMA:

Tanto el objetivo de servicio como el marco estratégico nos arrojan un cliente

en común en este caso los ejecutivos de la compañía, quienes son quienes

operan y definen el rumbo de la compañía.

Es básica e indispensable la participación de tres grupos de interés en el

proyecto: Ventas, Finanzas e IT.

Considerando las implicaciones del proyecto y la planeación previa se puede

establecer que se cuenta con los recursos financieros y humanos para el

desarrollo del proyecto.

Como parte de las propuestas de innovación es la de proporcionar información

visible a través de graficas que permitan el rápido entendimiento por los

ejecutivos de la información analizada para la agilizar la toma de decisiones.

Considerando las implicaciones anteriores se define que el proyecto es factible

y se determina el año 2011 como año de lanzamiento, desarrollo y ejecución

del proyecto. Al cierre del año 2011 el personal ejecutivo tendrá visibilidad

sobre niveles de venta y utilidad por vehículo, producto y familia de producto.

AREAS AFECTADAS

Como anteriormente mencionamos, del análisis anterior se desprenden tres

áreas claves para el logro del proyecto: Ventas, Finanzas e IT. Estos grupos de

trabajo son claves para que la presidencia y los directores tomen decisiones

en base a datos concretos y precisos. A continuación desarrollaremos un

análisis más concreto sobre los stakeholders involucrados:

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El entender los niveles de utilidad y pedida como parte de la operaciones de la empresa es fundamental para

todas las áreas de la organización, es claro que la administración de los datos pertenece en cierto sentido a

las áreas que previamente mencionamos, pero las actividades de todas las áreas operativas y sus esfuerzos

conjuntos permiten cumplir con los objetivos corporativos y los niveles de utilidad esperados por los

accionistas. Como ejemplo podemos describir aquel en el que el director de ventas requiere tener visibilidad

sobre aquellos productos que son más redituables para la compañía y así obtener negocios adicionales en

este commodity, de igual manera compras buscara siempre tener los materiales más baratos y las áreas

operativas seguirán manteniendo los niveles de calidad y manufactura exigidos.

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DIMAUTOMISION DEL PROYECTO DE SOLUCION

Generar información de acuerdo a las necesidades de tiempo planteadas

por los ejecutivos para facilitar y expeditar la toma de decisiones, a través

de la implementación de un software inteligente de negocios basado en la

plataforma COGNOS.

OBJETIVOS DEL PROYECTO DE SOLUCION

Crear datos de venta/utilidad por producto y familia de producto.

Generara reportes sobre indicadores de utilidad y venta en un plazo de

3 días hábiles después del cierre de mes.

Eliminar al 100% los procesos manuales y evitar la generación de

errores por la falta de procesos automatizados

Generar beneficios y ahorros en labor y manning. (Reubicación de 2 a

2.5 Personas en otras actividades)

Agilizar los procesos de cotización. Actualmente el proceso conlleva

alrededor de 1.5 meses, la intención es reducir el proceso a 1.0 meses.

Esto a través de la toma de decisiones en base a indicadores de P/L

(profit and loss).

Supervisar los niveles de utilidad de los productos. El nivel de profit

comprometido por la dirección es de 5%.

Definir el core business de la compañía a través del análisis de P/L por

producto y agilizar la toma de decisiones para la búsqueda de

oportunidades de negocio en base a los productos más rentables.

DIMAUTOBENEFICIOS ESPERADOS

• Rapidez en la toma de decisiones.

• Garantizar un nivel de utilidad mínimo de 5%

• Cumplimiento de las ventas de acuerdo al business plan comprometido

con los accionistas.

• Obtención de nuevos negocios a través de la agilización del proceso de

cotización.

• Datos históricos que propician actividades de benchmank interno.

• Conocimiento y seguimiento estricto de los costos de manufactura y over

head.

• Incremento de la competitividad

MEDIDAS DE PROGRESO Y DESEMPENO

• Lograr el monto de ventas establecido en el business plan.

• 100% de confiabilidad en los datos de venta y de utilidad y perdida

mensual

• Generación de reportes y presentaciones ejecutivas en 3 días hábiles

después del cierre mensual

• Agilizar el proceso de cotización de nuevos negocios de 1.5 meses a 1.0

meses.

• Confirmación mensual de que los productos por familia y modelo cuentan

con un mínimo de 5% de utilidad.

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Fecha:

Funcion:

Locacion:

Preparado

YTD

Actual

1Lograr el monto

de venta de BP

2

Datos de venta y

P/L correctos

3

Obtener datos en

3 dias habiles

4

Agilizar el Proceso de

Cotizacion

De 1.5 a 1.0

Meses

5

Utilidad por familia de

producto5%

6 Disminucion de Labor

De 2 a 2.5

Personas

Jun Jul AgoComentarios

MEDIDAS DE PROGRESO

Y DESEMPENO FY11

FUNCTION:

Sep Oct Nov Dec Ene

Generacion de Datos de

Venta y P/L

Item de Control ObjetivoItem

Target Achievement

O = 100%

> 90%

< 90

Feb Mar Abr May

X

Los ejecutivos de la compañía establecen el siguiente formato para darle

seguimiento a cada una de las medidas de progreso y desempeño de forma

mensual. La creación y explicación de este formato a los ejecutivos será

responsabilidad del área de finanzas. Se actualizara de forma mensual y se

presentara en la junta de administración durante la primera semana de cada

mes.

DIMAUTOANALISIS DE RIESGO

Se identifican 2 principales riesgos sobre los cuales se define una estrategia

concreta de administración del riesgo:

1. Implementación del proyecto en una fecha posterior a la definida en el plan de

trabajo: Con la intención de monitorear el progreso del plan de trabajo se

definen juntas semanales de seguimiento coordinadas por el líder del proyecto

(Gerente de Finanzas) y dicho progreso será presentado de forma mensual en

la junta de administración para eliminar cualquier roadblock que se pueda

presentar

2. Incremento de la inversión establecida en el presupuesto inicial: El área de

finanzas será responsable de monitorear el costo de cada uno de los ítems en

los que se vaya gastando el presupuesto, definiendo una hoja de control de

presupuesto. El estatus sobre el presupuesto y gasto será presentado por el

director de finanzas en la junta de administración mensual.

PLAN DE IMPLEMENTACION

El plan de implementación comprende una guía detallada de las actividades que

se tienen que seguir una vez que el proyecto ha sido aprobado por los ejecutivos,

así como los responsables de liderar cada una de esas actividades y el timing en

el que cada uno de esos pasos debe de ser cumplido hasta llegar al lanzamiento

del programa y la generación de la información del primer cierre de mes. De

acuerdo al plan esto está programado para la segunda mitad del año, iniciando

con el cierre de información el mes de agosto de 2011. A continuación se muestra

el plan de actividades:

DIMAUTODiseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA SOLUCION PROPUESTA Elaborado: Dept CIS

SOFTWARE: BI (COGNOS) Fecha: Feb 21, 2011

ITEM ACTIVIDAD RESPOSABLE

1 Análisis y desarrollo de la problemática CIS

2 Definición de objetivos y alcances el proyecto CIS

3Determinación de la posible solución y sus

implicaciones ( costos, pros y contras) CIS

4 Preparación del business case CIS

5 Presentación a los ejecutivos para su aprobación CIS

6 Entrevista y definición de proveedor potencial CIS -Proveedor

7 Preparación de redes y servidores CIS

8 Compra de licencias y permisos CIS

9 Obtención de equipo (maquinas y periféricos)CIS

10 Obtención de paquetes de softwares CIS

11 Instalación de aplicaciones en los equipos PC'sCIS

12 Conexión de periféricos al ERP CIS

13Lanzamiento de programa piloto y carga de

información masiva (Ambiente Prototipo) CIS

14Inicio de capacitación y entrenamiento de

Usuarios

Finanzas,

Ventas, Costos

15 Carga de información en ambiente real CIS

16 "GO LIVE" del programa Todos

17Generación de información después del 1er

cierre de mes

Finanzas,

Ventas, Costos

FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT

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Weight

(%)

Inversion 5 1 5 3 15 2 10

Soporte Tecnico 20 3 60 1 20 2 40

Tiempo de Desarrollo 30 2 60 1 30 1 30

Confiabilidad de Datos 20 2 40 3 60 3 60

Facilidad de Operacion 15 2 30 2 30 2 30

Seguridad de Datos 10 1 10 2 20 2 20

11 205 12 175 12 190

Rangos 1 Malo

2 Regular

3 Bueno

CRITERIOSBI/ COGNOS

DESARROLLO DE

SOFTWARE INTERNODATA WH

ALTERNATIVAS

Dicha comparación llevo a la determinación de la posible solución, para

lo cual se definió como la opción de un software de business intelligence

basado en la plataforma de cognos.

SOLUCION PROPUESTA

Se definieron alternativas las cuales fueron ponderadas en base a

criterios cuya que la compañía considero importantes y en base a esos

criterios se realizo una comparación o modelo de alternativas que se

muestra a continuación:

DIMAUTOANALISIS DE COSTOS

El equipo de trabajo determino de acuerdo al estudio realizado una inversión necesaria de $61,000 dólares

para poder fondear el proyecto. Como se considera dentro de los criterios de valuación de las alternativas,

la inversión fue catalogada y definida como un factor de baja ponderación ya que se buscaba aquella mejor

opción en tiempo, confiabilidad de datos y soporte técnico. En el caso del BI, esta alternativa cubría estos

criterios a pesar de representaba la inversión más alta.

Al inicio del año fiscal la compañía estableció un presupuesto de $80,000 dólares para poder hacer frente a

este proyecto. Este presupuesto fue establecido en base a un estudio de benchmarking realizado por el

equipo de CIS.

MONITOREO PARA LA RECUPERACION DE LA INVERSION

Se define al área de finanzas como el equipo responsable de monitorear y trackear los beneficios

económicos generados por el proyecto y establecidos en los objetivos del mismo. Para lo cual se establece

el siguiente pronostico de retorno de inversión:Diseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)RETORNO DE LA INVERSIONSOFTWARE: BI (COGNOS)

USD K

Inversión Realizada: 61.000$

Ventas Anuales 2,000.00$

Condiciones:

-Se define un periodo objetivo de 2 años para la recuperación de la inversión

-Se establece un forecast de beneficios en base a la visibilidad actual de posibles nuevos negocios

ITEM CONCEPTO METODOLOGIA DE CALCULO Año 1 Año 2

1 Ahorros en Mano de obra (Maximización/Reub) Costo por Persona $7.5 K 15.00$ 15.00$

2 Incremento de Nuevos Negocios 0.5% de la Venta Actual 10.00$ 10.00$

3 Beneficios por actividades de reducción de costo 0.3% de la Venta Actual 6.00$ 6.00$

4 Incremento de la competitividad 1.0% de la Venta Actual 20.00$ 20.00$

51.00$ 51.00$

102.00$ Total por 2 años

DIMAUTOANALISIS DEL GRADO DE ACEPTACION

CONSIDERACIONES:

1.- Se realizaron entrevistas a ejecutivos de las áreas de finanzas, ventas, costos y dirección

general.

2.- Aplicación de encuestas a personal administrativo de las áreas de finanzas, ventas y costos.

HALLAZGOS DE LAS ENTREVISTAS A EJECUTIVOS:

• Se coincide en la urgencia de obtener datos precisos y correctos sobre niveles de venta y

utilidad por producto en los 3 primeros días posteriores al cierre de mes.

• Se entiende la necesidad de contar con un sistema robusto que permita generar la

información de forma rápida y evite los trabajos manuales.

• Se le resta importancia a la inversión que va a generar la propuesta más no al control que se

debe ejercer sobre ella ya que la necesidad primordial es satisfacer los requerimientos de

información de la dirección.

• Están abiertos a escuchar la mejor propuesta que involucre el menor lead time de

implementación y desarrollo.

HALLAZGOS DE LA ENCUESTA

Se aplico una encuesta al personal administrativo que tiene afectación tanto indirecta y directa en

la implementación del software propuesto:

Muestra: 150 personas

Resultados:

DIMAUTOCONCLUSIONES

• Habiendo desarrollado el business case se comprueba que la alternativa

propuesta es factible desde el punto de vista del tiempo de desarrollo así

como de retorno de inversión

• La alternativa propuesta es la más viable considerando la rapidez de la

generación de la información así como la certeza que se pretende

alcanzar en los datos.

• Considerando el análisis de retorno de la inversión, esta se obtiene en un

periodo máximo de 2 años. (Calculo inicial y estimado, se requiere

confirmación incluyendo el valor del dinero -NPV-R-)

• El proyecto será lanzado e implementado en un periodo máximo de 6

meses.

• El grado de capacitación será a nivel de experto por lo que cada usuario

tendrá los conocimientos especializados para procesar las aplicaciones

sin limitación alguna.

• La plataforma de desarrollo cuenta con el soporte técnico adecuado así

como con la garantía de la proveeduría por suministrar el mismo por lo

menos en los próximos 10 años. (Se establecerá bajo contrato)

• De acuerdo a las entrevistas y encuestas realizadas, la percepción de los

usuarios, de los beneficiarios y stakeholders es alta debido a los actuales

procesos manuales tan demandantes de tiempo y al output esperado del

sistema a razón de la confiabilidad de los datos y la mejora continua de

los procesos de trabajo.

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BIBLIOGRAFIA

• Making Smart IT Choices, Author(s): S.Dawes, T. Pardo, S.

Simon, A. Cresswell, M.LaVigne, D. Andersen, P.Bloniarz,

Center for technology in Government, University of Albany.

Second Edition, April 2004.

• Building better business cases for IT investments, John Ward,

Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly Executive, Vol

7 No. 1 / Mar 2008

• Managing the realization of business benefits from IT

investments, Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly

Executive, Vol 6 No. 1 / Mar 2007

• http//: www.wetpaint.com