Chapter 1

Enterprise An Overview

Suatu perusahaan adalah sekelompok orang dengan tujuan yang sama, yang memiliki sumber daya tertentu yang ada untuk mencapai tujuan ini. Perusahaan bertindak sebagai satu kesatuan. Perusahaan pandang perusahaan atau organisasi secara drastis berbeda dari pendekatan tradisional. Dalam pendekatan tradisional, organisasi dibagi menjadi unit yang berbeda berdasarkan fungsi yang mereka lakukan. Tetapi dalam cara perusahaan seluruh organisasi dianggap sebagai suatu sistem dan semua departemen sub-sistem. Informasi tentang semua aspek organisasi disimpan terpusat dan tersedia untuk semua departemen.

Sistem ERP membantu membuat tugas ini lebih mudah dengan mengintegrasikan sistem informasi, memungkinkan kelancaran dan mulus informasi di seluruh hambatan departemen, mengotomatisasi proses bisnis dan fungsi dan sehingga membantu organisasi untuk bekerja dan bergerak maju sebagai satu kesatuan.

Sebuah proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan menciptakan output yang bernilai kepada pelanggan. Berpikir dalam hal proses bisnis membantu manajer untuk melihat organisasi mereka dari perspektif pelanggan. Perbedaan antara fungsi bisnis dan proses bisnis adalah bahwa proses pemotongan di lebih dari satu fungsi bisnis untuk mendapatkan tugas dilakukan. Berbagi data secara efektif dan efisien antara dan di dalam wilayah fungsional mengarah ke proses bisnis yang lebih efisien.

Sistem informasi dapat berkenan sehingga data yang akurat dan tepat waktu dibagi antara area fungsional. Sistem ini kembali disebut sistem informasi yang terintegrasi. apa yang dibutuhkan adalah sebuah sistem yang memperlakukan organisasi sebagai satu kesatuan dan melayani kebutuhan informasi dari seluruh organisasi. Jika hal ini mungkin, dan jika informasi yang dihasilkan akurat, tepat waktu dan relevan, sistem ini akan pergi jauh dalam membantu organisasi untuk mewujudkan cita-citanya.

Chapter 2

Introduction to ERP

ERP adalah singkatan untuk perencanaan sumber daya perusahaan, dan sarana, teknik dan konsep untuk manajemen terpadu usaha secara keseluruhan dari sudut pandang f penggunaan efektif sumber daya manajemen untuk meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan. ERP paket yang (mencakup semua fungsi bisnis) paket perangkat lunak yang terintegrasi yang mendukung atas konsep ERP.

Ada banyak mitos yang mengelilingi konsep, infrastruktur, implementasi dan praktek perencanaan sumber daya perusahaan. Sangat sering orang tidak bersedia untuk mengadopsi ERP karena salah tersebut. Beberapa mitos umum tentang ERP adalah bahwa, ERP berarti lebih banyak pekerjaan dan prosedur ERP akan membuat banyak karyawan berlebihan dan pengangguran. ERP adalah tanggung jawab dari manajemen ERP hanya untuk manajer / pengambil keputusan. ERP hanya untuk organisasi manufaktur, ERP hanya untuk tim implementasi ERP, ERP memperlambat organisasi, ERP hanya untuk mengesankan pelanggan, paket ERP akan mengurus semuanya, satu paket ERP akan semua orang, ERP sangat mahal, organisasi dapat berhasil tanpa ERP.

ERP memiliki asal-usul dalam industri manufaktur, di mana MRP (bahan persyaratan perencanaan) menjadi konsep dasar manajemen produksi dan kontrol pada pertengahan 1970-an. pada rusa ini BOM (Bill of Material), yang merupakan manajemen pesanan pembelian yang memanfaatkan daftar bagian manajemen dan pengembangan bagian, adalah mainstream. Dan konsep ini untolded dari pesanan manajemen penemu bahan untuk menanam dan personil perencanaan dan perencanaan distribusi, yang pada gilirannya menjadi MRP-II (Perencanaan sumber daya produksi). Akuntansi ini tergabung keuangan, fungsi manajemen sumber daya manusia, fungsi manajemen distribusi dan fungsi akuntansi manajemen, dan datang untuk menutupi global semua bidang bisnis andalan perusahaan dan akhirnya kemudian disebut ERP.

Alasan utama untuk pertumbuhan ERP adalah bahwa hal itu memungkinkan peningkatan kinerja kebutuhan pertumbuhan bisnis bisnis yang didukung, asalkan fleksibel terintegrasi, pendukung keputusan real-time dan keterbatasan dieliminasi dalam sistem warisan. Keuntungan utama dari paket ERP meningkatkan efisiensi, integrasi informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik, waktu respon lebih cepat terhadap permintaan pelanggan, dll manfaat tidak langsung mencakup citra perusahaan yang lebih baik, goodwill pelanggan yang meningkat kepuasan pelanggan dan sebagainya. Lainnya langsung dari sistem ERP adalah fleksibilitas integrasi bisnis, analisis yang lebih baik dan kemampuan perencanaan dan penggunaan teknologi terbaru.

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan

Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.Biaya implementasi ERP yang sangat mahalOrganisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubahPermasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Chapter 3

Basic ERP Concepts

Untuk menjadi organisasi yang kompetitif harus memberikan produk dengan kualitas tertinggi pada waktu, secepat mungkin dengan harga terbaik. ERP memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, ERP mampu menjadikan proses bisnis yang tadinya bersifat manual menjadi otomatis. Sehingga akan banyak keuntungan yang didapat dari perusahaan menggunakan ERP, seperti:

Efektifitas waktuPenghematan biayaPenghematan sumber daya manusiaKeakuratan dataFungsi kontrol perusahaan

Himpunan proses bisnis yang dikenal sebagai perusahaan sumber perencanaan atau ERP telah terbukti menjadi alat yang efektif dalam mencapai tujuan tersebut, ERP menawarkan cara efektif meningkatkan dan mengelola sumber daya yang diperlukan (bahan, peralatan, peralatan, tenaga kerja, uang). Untuk masing-masing sumber daya ERP dapat mengidentifikasi apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan berapa banyak yang dibutuhkan, sehingga membuat operasi organisasi yang efisien dan efektif.

Sistem ERP yang mengubah cara organisasi melakukan bisnis. Mereka adalah alat yang sangat diperlukan dengan dampak besar pada kedua dunia bisnis dan teknologi informasi. Sistem ERP menyediakan perusahaan dengan model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan kegiatan lain pada perusahaan, seperti perencanaan produksi dan sumber daya manusia. Dengan menerapkan proses standar perusahaan dan database tunggal yang mencakup berbagai kegiatan perusahaan dan lokasi. Sistem ERP menyediakan integrasi di beberapa lokasi dan bidang fungsional. Akibatnya, sistem ERP telah menyebabkan kemampuan pengambilan keputusan baik yang menampakkan diri dalam berbagai metrik, seperti penurunan persediaan, pengurangan personel, mempercepat proses financial close dan lain-lain. Dengan demikian, ERP dapat digunakan untuk membantu perusahaan menciptakan nilai.

Chapter 4

Justifying ERP investment

Pelanggan menuntut bahwa analisis ROI menjadi faktor penting dalam keputusan mereka untuk memperoleh perangkat lunak perusahaan baru. Sebuah keputusan untuk mengakuisisi perusahaan perangkat lunak baru yang hanya mengandalkan faktor ROI terukur akan terbatas dalam kemampuannya untuk memprediksi keberhasilan akhir dari perangkat lunak.

Keberhasilan yang akan mencakup, khususnya dalam jangka panjang, faktor pengembalian yang lebih sulit untuk mengukur dan oleh karena itu, lebih sering daripada tidak ditinggalkan dari persamaan ROI. Faktor-faktor non-kuantitatif atau tidak berwujud harus diberikan sebagai begitu penting sebagai ukuran quantitatif sebelum membuat keputusan untuk memperoleh sistem ERP baru dan memilih vendor / paket. Sementara hampir semua vendor ERP menyediakan perusahaan pengembalian sumber daya untuk pelanggan mereka, itu adalah kombinasi yang tepat dari teknologi, arsitektur, fungsionalitas, dan dukungan pelanggan aktif yang memberikan potensi pengembalian maksimal.

Manfaat Kuantitatif ERP

Mengurangi penggunaan persediaan (efektifitas produksi)Mengurangi beban biaya pekerjaPeningkatan produktifitasMeningkatkan penjualan dan layanan pelangganEfisiensi manajemen finansial

Manfaat Kualitatif ERP

Penerapan standardisasi data dan informasiInformasi keuangan lebih transparanPeningkatan proses input/outputTerintegrasinya informasi keuangan dan pesanan pelanggan

Chapter 5

Risk of ERP

Penerapan sistem ERP telah bermasalah bagi banyak organisasi. Mengingat banyak laporan dari kegagalan substansial, pelaksanaan paket perangkat lunak ERP dan perubahan yang terkait dalam proses bisnis telah terbukti tidak menjadi tugas yang mudah. Sistem ERP tidak dapat diimplementasikan dalam lingkungan yang bebas risiko sama sekali. Satu-satunya hal yang membedakan implementasi sukses dan cacat atau gagal adalah cara di mana risiko yang diantisipasi, ditangani dan diatasi. Ukuran lembar dan kompleksitas implementasi ERP membuat pengelolaan proyek-proyek sulit. Sebenarnya ada tiga sisi dasar manajemen ERP yaitu manusia, proses dan teknologi.

Implementasi dengan pendekatan langsung serentak vs bertahap.

Mengimplementasikan system ERP lebih banyak hubungannya dengan mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya, daripada berhubungan dengan teknologi. Akibatnya, kebanyakan kegagalan dalam implementasi ERP disebabkan oleh masalah budaya dalam perusahaan yang tidak menerima tujuan dari rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk mengimplementasikan system ERP agar dapat mewujudkan tujuan ini didasarkan pada dua pendekatan umum berikut: pendekatan langsung serentak dan bertahap.

Tentangan terhadap perubahan dalam budaya perusahaan

Agar dapat berhasil, semua area fungsional perusahaan harus dilibatan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menentukan kebutuhan system baru terkait.Budaya dari sisi teknilogi juga harus dinilai. Perusahaan yang tidak memiliki staf pendukung teknologi untuk system yang baru atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal teknologi computer, akan menghadapi kurva pembelajaran yang lebih curam dan berpotensi menghadapi hambatan penerimaan lebih besar pada system terkait oleh karyawannya

.Memilih ERP yang salah

Karena system ERP adalah system yang telah setengah jadi, pengguna akan harus menentukan apakah ERP sesuai dengan budaya perusahaan dan berbagai proses bisnisnya. Alasan utama suatu kegagalan system adalah ketika system ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting.

Memilih konsultan yang salah

Mengimplementasikan system ERP adalah peristiwa yang kebanyakan perusahaan akan lalui hanya sekali. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak dimiliki secara internal. Karenanya, memang hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya.Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi.

Biaya tinggi dan pembengkakan biaya

Biaya total kepemilikan (total cost of ownership-TCO) untuk system ERP berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi berukuran menengah hingga besar, maka biayanya akan berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dolar. TCO meliputi biaya peranti keras, peranti lunak, jasa konsultasi, biaya personel internal, instalasi, serta pembaruan dan pemeliharaan system untuk dua tahun pertama setelah implementasi.

Gangguan pada operasi perusahaan.

System ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalnya. Dalam survey oleh Deloitte Counsulting atas 64 perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500,25 persen perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa mereka pernah mengalami kejatuhan tajam dalam kinerja mereka di periode setelah implementasi.

Sebuah paket ERP menyentuh seluruh organisasi dan dapat mempengaruhi hampir setiap karyawan. Dalam banyak kasus, seorang manajer proyek ERP tidak akan bisa tahu siapa yang akan terpengaruh, yang dapat menyebabkan beberapa kejutan. Menghitung dan membahas isu-isu orang dalam implementasi ERP. Orang-karyawan, manajemen, tim pelaksana, konsultan dan vendor-adalah faktor yang paling penting yang menentukan keberhasilan atau kegagalan dari sistem ERP. Isu-isu utama adalah orang manajemen perubahan, kecukupan staf internal, tim proyek, pelatihan, karyawan re-lokasi dan re-pelatihan, staf, dukungan manajemen puncak, konsultan, biaya kepemilikan disiplin, resistensi terhadap perubahan, dll

Sistem ERP akan memperkenalkan ratusan proses bisnis baru dan akan menghilangkan banyak proses yang ada. Ini adalah salah satu alasan utama untuk pelaksanaan ERP sistem untuk meningkatkan, merampingkan dan membuat proses bisnis yang lebih efisien, produktif dan efektif. Mengelola pelaksanaan proses bisnis merupakan faktor yang akan menentukan keberhasilan implementasi ERP. Bidang utama yang menjadi perhatian adalah pengelolaan program, rekayasa ulang proses bisnis, transisi panggung dan realisasi manfaat.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TUGAS RANGKUMAN BUKU Enterprise Resource Planning

CHAPTER 1-5

Oleh:

Adipradana Ramadhan(10312206)

FAKULTAS EKONOMI-AKUNTANSI

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA

2012/2013