presentación1 lenin dayra tga

Lic. Julio S. Torres Miranda

Fundamentos de la estructura organizacional


Cuando los miembros de la organización han decidido cuáles serán las estrategias de la compañía, tienen que desarrollar la estructura que facilite más la posibilidad de alcanzar esas metas.


Los elementos de la estructura

A principios del siglo XX los autores que escribieron sobre administración establecieron un conjunto de principios para que los gerentes los siguieran al diseñar sus organizaciones.


Especialización del trabajo

Unidad de mando

Esfera de control

Autoridad y responsabilidad

Centralización contra descentralización

Departamentalización

Prin

cipi

os


Diseño de la organización es el proceso que sirve a los gerentes para desarrollar o cambiar la estructura de su organización.


Especialización del trabajo

La especialización del trabajo ha existido desde hace siglos en los países industrializados. De hecho en el siglo XVIII cuando el economista Adam Smith publicó La riqueza de las naciones; abogaba porque los trabajos se dividieran en partes pequeñas.


La especialización

del trabajo

•El trabajo se divide en varios pasos y sólo una persona realiza cada paso.•En esencia, las personas se especializan en desempeñar parte de una actividad en lugar de la actividad completa.

http://www.google.com.pe/imgres?imgurl=http://blog.larretacoach.eu/wp-content/uploads/2010/05/coaching-y-organizacion.jpg&imgrefurl=http://organempres1101.blogspot.com/&usg=__11Inyztray_Wbara5_sgG_81vTM=&h=130&w=130&sz=4&hl=es&start=44&zoom=1&tbnid=FQyptpwEAW4g0M:&tbnh=91&tbnw=91&ei=tDGSTuLHKen-sQK_k92SAQ&prev=/search?q=especializaci%C3%B3n+del+trabajo&start=42&hl=es&sa=N&gbv=2&tbm=isch&itbs=1

http://www.google.com.pe/imgres?imgurl=http://www.gensolmex.com/fotolab3.jpg&imgrefurl=http://www.gensolmex.com/gensoltemarioindustria.html&usg=__mdiy9GEvOZRzrxfBjP9UN3YB2CA=&h=201&w=296&sz=74&hl=es&start=62&zoom=1&tbnid=j2GSNYjSIGG05M:&tbnh=79&tbnw=116&ei=8DmSTtqdLcPosQKyy7WaAQ&prev=/search?q=trabajos+especializados+en+la+industria&start=42&hl=es&sa=N&gbv=2&tbm=isch&itbs=1


Cadena de mando

Es la línea de autoridad continua que va desde los niveles organizacionales más altos hasta los más bajos y aclara quién le reporta a quién.

Ayuda a responder algunas preguntas de los empleados cómo:

“¿A quién debo recurrir si tengo algún problema?”

“¿De quién soy responsabilidad?”


Unidad de mandoTales preguntas provocaron las argumentaciones de que un empleado debía depender directamente de un superior y sólo uno.

Unidad de mando

• Circunstancia en la que cada empleado debía reportar sólo a un gerente.


Esfera de control

¿Qué cantidad de empleados puede dirigir, en forma eficaz y eficiente, un gerente?

En forma eficaz y

eficiente

Que un gerente puede dirigir

Cantidad de subordinado

s


Autoridad y responsabilidad

Autoridad

• Se entiende como el derecho inherente a un puesto administrativo que le permite girar órdenes y esperar que sean cumplidas.

Responsabili

dad

• Es decir cuando los empleados adquieren derechos, también asumen la obligación correspondiente para hacer las cosas. Y deben responsabilizarse por su desempeño.

Cuando los gerentes delegan

autoridad, deben adjudicar

un grado mensurable de


Diferencias entre autoridad de línea y autoridad de staff:

Otorga al gerente el derecho de dirigir el trabajo de un empleado.

El cual abarca desde la cabeza de la organización hasta el estrato más bajo sujeto a la cadena de mando.

Autoridad de línea

Para apoyar, ayudar y asesorar y por regla general disminuyen una parte de su peso informacional.

Ej. La administradora de un hospital no se puede encargar, debidamente de la adquisición de todos los suministros y por ello crea el dpto de adquisiciones, un departamento de staff

Autoridad de staff

La palabra línea se refiere a los gerentes cuya función organizacional contribuye directamente a alcanzar los objetivos de la compañía

A medida que las organizaciones se van haciendo más grandes y complejas, los gerentes de línea encuentran que no tienen el tiempo, la experiencia ni los recursos para hacer su trabajo.


Cadena de mando

Director general

Vicepresidente ejecutivo Presidente Vicepresidente ejecutivo

Vice-presidente

Vice-presidente

Vice-presidente

Vice-presidente

Región 1 Región 2 Región 3 Región 4

Distrito A Distrito A Distrito A Distrito A


Autoridad de línea y autoridad de staff

Director ejecutivo

Asistente del director ejecutivo

Director de recursos humanos

Director de operaciones Director de

adquisiciones Otros directores

Gerente de unidad 1

Gerente de unidad 2

Recursos humanos

Recursos humanos

Operaciones

Operaciones

Adquisiciones Adquisiciones


Centralización y descentralización

“¿En qué nivel se toman las decisiones?”

La centralización

Está en función de la cantidad de autoridad para

tomar decisiones que delega a

niveles más bajos de la organización.

Sin embargo, centralización y

descentralización no es un concepto

disyuntivo.

Por el contrario, es un fenómeno de grado. Es decir

ninguna organización está

enteramente centralizada o

descentralizada.


Cinco formas de departamentalizar

Por funciones

Por productos y/o servicios

Por clientes

Geográfica

Por procesos


Un gerente podría organizar su planta dividiendo a los especialistas

De ingeniería, contabilidad, sistemas de información

recursos humanos y adquisiciones en departamentos

Departamentalización por funciones:

La departamentalización por funciones se puede usar en todo tipo de organizaciones.


Departamentalización por productos y/o servicios:

Centra su atención en las principales áreas de la empresa

Cada gran área de productos y /o servicios de la compañía está sujeta a

la autoridad de un gerente general

Quién es especialista en todo lo que tiene que ver con sus líneas de

productos y /o servicios


Departamentalización por clientes:

El tipo particular de cliente que la organización quiere alcanzar

También puede dictar la forma de agrupar a los empleados

Una empresa de artículos para oficina, por ej. Puede dividir en tres departamentos que atiendan

a clientes detallistas, mayoristas, y al gobierno.


Departamentalización geográfica:

La función de ventas puede tener zonas localizadas al oeste, sur, oeste y

este.

Si los clientes de una organización están diseminados sobre una zona geográfica extensa, esta forma de departamentalizar puede ser muy

valiosa.

Por ej. En el nuevo milenio, la estructura organizacional de Coca-Cola refleja las operaciones de la compañía en dos amplias zonas geográficas: el sector de Norteamérica y el sector internacional (los grupos de la Cuenca del Pacífico, la Comunidad Europea, El Noreste de Europa y África, y de América Latina.


Departamentalización por procesos:

En cuyo caso las actividades se agrupan de acuerdo con el flujo del

trabajo o de los clientes.

Las unidades se organizan de acuerdo con las habilidades

necesarias para realizar ciertos procesos.

Ej. Si usted ha estado en la oficina del Ministerio de transportes para tramitar su licencia de conducir, probablemente habrá experimentado la departamentalización por procesos, dónde diferentes departamentos manejan solicitudes de licencia, pruebas y pagos.


Variables que afectan a una estructura:

Organización Mecanicista

-Relaciones jerárquicas rígidas-Obligaciones fijas

-Muchas reglas

- Canales de comunicación formales- Autoridad de decisión centralizada

- Estructuras más altas


Estrategia

Tamaño

Tecnología

Entorno


Aplicaciones del diseño de la Organización

En las organizaciones contemporáneas encontramos diversos tipos de diseños:

Estructura simple

Burocracia

Estructura funcional

Estructura divisional


Estructura simple

Como proyectos emprendedores, casi todas las organizaciones inician con una estructura simple.Este diseño refleja que hay un dueño, que también es presidente, y empleados que dependen directamente de él.No es una estructura elaborada.


Burocracia

•Muchas organizaciones no se quedan en la estructura simple.•A medida que éstas crecen se va requiriendo a reglas más formales. Se instituyen reglas y reglamentos, se crean departamentos y se suman estratos de administración para coordinar las actividades.


Estructura funcional•Amplía la orientación funcional para convertirla en la forma predominante en toda la organización.•La gerencia puede optar por organizar su estructura agrupando las especialidades ocupacionales por similitud o afinidad.•La fuerza de la estructura funcional radica en las ventajas que se derivan de la especialización laboral.


Estructura divisional• Partiendo de la departamentalización por productos.• Cada división suele ser autónoma y tiene un gerente de

división responsable del desempeño.• Con total autoridad para la toma de decisiones relacionadas

con estrategias y operaciones.• La ventaja principal de la estructura divisional es que se

concentra en los resultados.


Criterios de clasificación Organigrama

Información Proporcionada • Jerárquico• Funcional• Nominal• De asignación de personal• De Fechas y normas

Forma de diseño • Vertical• Horizontal• Descentralizado• Circular• Semicircular• Escalar• Radial• Estandarte• Pegado• Lineal• Replegado• Matricial• Redes

Ámbito de análisis • General• Específico• Inter organizacional


Manuales Organizacionales

Concepto: Los manuales organizacionales son documentos normativos e instructivos en los que se procura describir y explicar, detallada y objetivamente, cómo está organizada una institución y cómo debe operar para lograr eficacia y eficiencia.


En estos documentos se establecen

funciones, procesos, puestos,

procedimientos, políticas

y/instrucciones sobre temas específicos.

Al explicar el diseño y modus operandi de las

diversas unidades orgánicas que constituyen la organización.

Puede decirse que los manuales son el

complemento natural de los organigramas.


Características:Para que un manual organizacional adquiera el perfil adecuado y sea considerado eficaz y eficiente en su diseño y aplicación, deben tenerse en cuenta algunos criterios.

Todo manual debe estar actualizado y contener información verdadera,

completa y vigente.

Debe ser preciso, limitarse a lo justo y necesario.


A fin de ser fácilmente comprendido, tiene que ser redactado con claridad y sencillez.

Para mantener la uniformidad, deben emplearse normas de redacción, formatos y gráficos que sigan un estilo predefinido.


Ventajas y desventajas

Los manuales organizacionales son de mucha utilidad; entre sus aplicaciones podemos mencionar:

• Describen las diversas unidades organizacionales que componen una institución.

• Detallan las principales funciones de cada unidad orgánica.• Definen los diversos procesos de negocios

organizacionales.• Fijan la asignación de personal para las diferentes unidades

orgánicas.• Delimitan las relaciones de mando y subordinación de las

unidades orgánicas.


• Precisan las responsabilidades de las diversas unidades orgánicas.

• Determinan las relaciones de coordinación interna y externa que establecen las unidades orgánicas.

• Fijan los requisitos que deben reunir las personas que ocupen los diversos puestos.

• Describen los procedimientos que deben seguirse para el cumplimiento de las funciones de la unidades orgánicas.

• Establecen las directrices que norman las funciones y/o los procedimientos.

• Dan instrucciones para describir el desarrollo de alguna actividad, servicio y/o asunto específico.


Sin embargo, los manuales organizacionales también pueden deparar ciertas desventajas. Suelen ser criticados porque, entre otras razones:• Solamente toman en cuenta el aspecto formal de la

organización.• Fomentan excesivamente el burocratismo.• Son muy inflexibles y no permiten recoger las

iniciativas innovadoras de los funcionarios.• Limitan las soluciones a los procedimientos que están

normados.• Su elaboración es costosa, pues requiere una gran

inversión de tiempo.


Clasificación Los manuales organizacionales pueden ser clasificados desde distintas perspectivas: ámbito de análisis, diseño, ámbito de aplicación, responsable de elaboración, usuario, tipo de actividad, aporte a la generación de valor, contenido , entre otras.


Criterios de clasificación Tipos de manuales

Ámbito de análisis GeneralesEspecíficos

Diseño EstandarizadosNo estandarizados

Ámbito de aplicación Para el sector públicoPara el sector privado

Responsable de elaboración Funcionarios de la instituciónConsultores externos

Usuario Público objetivo externoPúblico objetivo interno


Criterios de clasificación Tipos de manualesTipo de actividad Para funciones administrativas

Para funciones no administrativas

Aporte a la generación de valor EstratégicosTácticosoperativos

Contenido Organización y funcionesOrganización y procesosDescripción de puestosProcedimientosPolíticasInstrucciones de uso


De acuerdo con su contenido, los manuales organizacionales se clasifican en: de organización y funciones, de organización y procesos, de puestos, de procedimientos, de políticas, de instrucciones de uso.

Los de organización y funciones

• Se refieren a la estructuración de la organización (organigrama) y a la determinación de las funciones que corresponden a cada unidad orgánica.


El manual de organización y procesos

• Trata de la estructuración de la organización (organigrama) y de la definición de los procesos de negocios principales y de los correspondientes subprocesos.

El manual de puestos

• Establece las características o perfiles de los puestos de trabajo, dentro de las diferentes unidades orgánicas y los requisitos que deben reunir los funcionarios que los ocupen.


El manual de procedimientos

• Detalla los pasos o etapas que deben cumplirse para realizar alguna función o proceso establecido.

El manual de políticas

• Establece las directrices que norman la práctica de las funciones, los procesos o los procedimientos generales y/o específicos.


El manual de instrucciones

• Explica cómo utilizar equipos tecnológicos o cómo manipular materiales.


Elementos del Manual Organizacional

Todos los manuales responden prácticamente a la misma estructura y comprenden los mismos elementos: datos de presentación, índice, introducción, marco legal, objetivo, ámbito de aplicación, autoridad, instrucciones, directorio, historia, organigrama y contenido.El aspecto diferenciador reside en la sección de contenido referida propiamente a los temas específicos que cada tipo de manual debe desarrollar.


A continuación se describen cada elemento:

• Datos de presentación. Se trata de información general de presentación del documento. Debe contener nombre y logotipo de la institución, título del manual, en el que se especifique si se refiere a toda la institución o sólo a una unidad orgánica; autoría, es decir, quién estuvo a cargo de su elaboración; y lugar y fecha de publicación.

• Índice. Refleja la estructura del trabajo; indica la relación de las diversas secciones, partes o capítulos, consignando la página en que comienza cada una.

• Introducción. Explica en términos generales la finalidad y las características del manual, y el proceso seguido para su elaboración.


• Marco legal. Expone las normas principales que rigen la institución, en el caso de empresas privadas, sus resoluciones internas; en el caso de instituciones públicas, la normatividad del sector donde actúa y otras que guarden relación con sus actividades.

• Objetivo. Establece en detalle lo que se intenta obtener con la aplicación del documento elaborado.

• Ámbito de aplicación. Define con precisión las unidades orgánicas que estarán comprendidas en la aplicación del manual.


• Autoridad. Destaca la aprobación del documento por una autoridad competente dentro de la organización, lo que otorga la garantía formal necesaria para su aplicación y aceptación general.

• Instrucciones. Ofrece las directrices necesarias para el buen uso e interpretación del manual.

• Directorio. Brinda información sobre cómo ponerse en contacto con los funcionarios principales y/o responsables de las unidades orgánicas contempladas en el manual.


• Historia. Ofrece una breve reseña del origen y la evolución de la organización o la unidad(es) orgánica(s) contemplada(s) en el manual.

• Organigrama. Representa gráficamente la estructura general y/o específica de las unidades orgánicas que son tratadas en el manual.

• Contenido. Es el propio contenido o desarrollo del manual.


Patrón general aplicable a todos los tipos de manuales

1. Datos de presentación2. Índice3. Introducción4. Marco legal5. Objetivo6. Ámbito7. Autoridad8. Instrucciones9. Directorio10. Historia11. Organigrama12. Contenido

presentación1 lenin dayra tga

Internet