ORGANIGRAMAS: NORMAS GENERALES PARA SU PREPARACIN

Todas las organizaciones requieren una estructura orgnica. Estructura orgnica: es la divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de trabajo deacuerdo con el objeto de su creacin.

CONCEPTO El organigrama es la representacin grfica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. Es la representacin grfica de la estructura orgnica. Presenta la estructura, jerarqua e interrelaciones de los rganos que componen la organizacin

UTILIDAD Proporciona una imagen formal de la organizacin. Facilita el conocimiento tanto de la organizacin como de sus relaciones de jerarqua y coordinacin. Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN Precisin Sencillez Uniformidad Presentacin Vigencia

Precisin En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

Sencillez Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Se recomienda no realizar trazos innecesarios o utilizar una nomenclatura poco clara o compleja.

Uniformidad Para facilitar su interpretacin se recomienda uniformizar las lneas y figuras que se empleen en su diseo.

Presentacin La funcionalidad de un organigrama depende, en gran parte, de su formato y estructura. En su elaboracin se deben tener en cuenta criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.

Vigencia Para que un organigrama se mantenga en vigencia, debe mantenerse actualizado. Se recomienda que cuando se elabora el organigrama, en el margen inferior derecho del grfico, se coloque el nombre de la unidad responsable de prepararlo as como la fecha de su autorizacin o actualizacin.

CLASIFICACINCuatro grupos de clasificacin: Por su naturaleza Por su mbito Por su contenido Por su presentacin

POR SU NATURALEZA Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin. Pueden referirse a ella en trminos globales o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos: Involucran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico.

POR SU MBITO Generales: contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerarquico. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente. En el sector privado suelen abarcar hasta el nivel de departamento u oficina.

Especficos: muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

POR SU CONTENIDO Integrales: muestran todas las unidades administrativas de la organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Son equivalentes a los organigramas generales.

Funcionales: presentan a las unidades, sus interrelaciones y las principales funciones que tienen encargadas.

Permiten: Capacitar al personal Mostrar la organizacin en forma general.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, empezando por el titular en la parte superior. Desagregan los niveles jerarquicos en forma escalonada. Son los ms usados en la administracin.

Horizontales: Las unidades se colocan de izquierda a derecha. El titular se coloca en el extremo izquierdo. Los niveles jerarquicos se disponen en columnas. Las relaciones entre unidades se indican mediante lneas horizontales.

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales. Se recomienda para organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De bloque: Son una variante de los verticales. Integran un mayor nmero de unidades en un espacio reducido. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

DISEO Figuras: permiten representar las unidades que forman la organizacin Formas: Para simbolizar elementos en el organigrama debe usarse un solo tipo de figura. Se recomienda utilizar rectngulos para simbolizar las unidades. Los textos deben escribirse horizontalmente.

Dimensin: Los rectngulos utilizados deben tener dimensiones semejantes.

Colocacin de las figuras: las figuras deben ubicarse

-En diferente nivel jerrquico-Sectorpblico: en la los niveles jerarquicos son: administracin central

Prim nivel er Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Sexto nivel

Secretario Subsecretario Oficial m ayor Direccin general Direccin de rea Subdireccin de rea Sptim nivel o Departam ento Octavo nivel Oficina Noveno nivel Seccin Dcim nivel o M esa rganos Niveles de desconcentrados desconcentracin

En la administracin paraestatal:Prim nivel er Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel A sam blea general Consejo de adm inistracin Direccin general o su equivalente Direccin divisional, su equivalente o gerencia Direccin de rea, subdireccin o subgerencia Departam ento Oficina

Quinto nivel

Sexto nivel Sptim nivel o

O ctavo nivel N oveno nivel rganos desconcentrados

seccin M esa N iveles de desconcentracin

Sector privado

Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel

Quinto nivel

Sexto nivel Sptimo nivel rganos desconcentrados

Asamblea de accionistas Consejo de administracin Direccin general Subdireccin general, direccin divisional o gerencia general Direccin o gerencia divisional o direccin de rea Departamento Oficina Niveles de desconcentracin

Lneas de conexinPermiten mostrar los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura organizacional. RELACION LINEAL: La autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante una lnea. Establece relaciones de subordinacin entre unidades.

Recomendaciones: Utilizar un trazo ms grueso en las lneas que interconectan rectngulos. Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una misma lnea.

Evitar todos los tramos o trazos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama.

Relacin de autoridad funcional Representa la relacin de mando especializado, no la de dependencia jerrquica. Puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea o entre un rgano especializado y los subordinados de otras unidades de lnea Se utilizan lneas cortas de trazo discontnuo.

Relacin de coordinacin Permite interrelacionar actividades desarrolladas por diferentes unidades. Se utilizan lneas largas de trazo discontinuo.

Relacin de asesora Existe entre las unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Unidades de asesora o de apoyo. Existen dos tipos de relaciones de esta clase: Relacin de asesora interna Relacin de asesora externa

Relacin de asesora interna: Realizada por unidades de asesora que forman parte de la estructura organizacional. Se utiliza un trazo continuo delgado colocado perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad asesorada.

Relacin de asesora externa: Realizada por una unidad de asesora que desempea sus funciones de manera independiente. Se utilizan lneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de lnea de la que dependen.

Relacin con comisiones Interinstitucionales Se integran con representantes de distintas instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin se les adscribe al titular.

Comisiones internas: Dependen jerrquicamente del rgano rector de sus actividades.

Relacin con rganos desconcentrados Los rganos desconcentrados se ubican en el ltimo nivel del organigrama. Se traza una lnea de eje que los separe del resto de la organizacin. Se puede incluir la estructura de los rganos desconcentrados.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas Autorizacin para realizar el estudio: debe emanar del titular de la organizacin apoyado por los niveles de decisin. Integracin del equipo de trabajo: puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes reas especficas:

Presentacin personal y forma de solicitar la informacin. Opciones para concentrar avances. Mecanismos de supervisin y coordinacin. Revisin y depuracin de propuestas. Si se trata de un trabajo especfico y de poca complejidad no se requiere formar un equipo.

Determinacin del programa de trabajo: La planeacin de las actividades debe plasmarse en un documento rector que contenga motivos, propsitos, responsables, alcances. Tambin debe contener una forma de dar seguimiento y control a las acciones: grfica de Gantt.

Captacin de informacin: Mediante entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se revisan, con los lderes tcnicos de las unidades, con el personal operativo. Archivos y centros de documentacin. Lainformacin que debe reunirse se refiera a : Los rganos que integran las reas en estudio. El nivel jerrquico que ocupan dentro de la estructura orgnica.

Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones. Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el nmero de plazas que los integran. Los beneficios que se espera obtener

Clasificacin y registro de la informacin: Debe centrarse en la elaboracin de formatos que permitan un manejo gil y que pueden ordenarse en carpetas como documentos fuentes.

Anlisis de la informacin: para detectar posibles contradicciones o duplicidad de funciones. Diseo del organigrama: integracin del documento con las opciones de estructuras especficas.