presentación final

Universidad Santa María La Antigua

Maestría en Gerencia Estratégica

Propuesta para la Implementación de Mejoras de Sistema de Información de una Empresa de Servicios

Presentado por:Yazmina DelgadoAna María Porras

Jacqueline Vásquez

28 de abril de 2010

Contenido

• Introducción• Revisión Bibliográfica• Metodología• Propuestas• Conclusiones y Recomendaciones• Bibliografía

INTRODUCCION

Antecedentes

La empresa producto de nuestro estudio es relativamente joven, fue fundada en el año 1994 y se dedica a la importación, comercialización y servicio de motores diesel, Plantas eléctricas, Bombas de agua, Equipos de Piscina y afines.Son distribuidores principales para Panamá de Plantas Eléctricas de la marca LISTER PETTER, y OTTOMOTORES CON MOTOR CUMMINS Equipos electrógenos diesel de alta calidad, con disponibilidad de una amplia gama. Bombas de agua marca Franklin Electric con una amplia gama de variedad en sistemas de bombeo.Además ofrecen los servicios de mantenimiento para los equipos suministrados. Así mismo ofrecen: • Asesoría Técnica para diseño, cálculo, suministro en instalación de Plantas eléctricas,

motores, equipos de piscina y sistemas de bombeo de agua.• Suministro de transferencias automáticas, Interruptores conmutables manuales,

Interruptores de Paralelismo, breakers y contactores, tuberías de escape y mano de obra para instalación de plantas eléctricas.

Antecedentes

• Químicos para limpieza de Piscinas, a la vez que los equipos para piscinas como escaleras y artículos de recreación para las mismas.

• Actualmente la alta dirección de la empresa ha tomado la decisión de reorganizar sus procesos y actualizar su sistemas tecnológicos con el objetivo de mantener un mejor control de su ciclo contable, del inventario disponible con el fin de poder suplir las necesidades de sus clientes, de ser mas eficiente y efectiva en sus procesos y así mejorar la estructura de costos de la empresa lo cual favorecerá el resultado final.

Estado del Problema

En interacciones con personal de la empresa quienes nos han compartido el funcionamiento y procesos de negocios de la misma, nos hemos percatado que se presentan unas oportunidades para mejorar las operaciones, resultados e interacciones de la empresa con sus clientes a través del cambio en sus sistema tecnológicos. Según nos indicaron la empresa mantiene dos sistemas tecnológicos los cuales no interactúan entre si, lo que lleva a que el traspaso de información entre los mismos sea realizado a través del input manual de personal de cada área, lo que a nuestra consideración deja espacio para errores, no es practico ni eficiente y no le permite a la empresa responder a solicitudes de sus clientes con la rapidez que requiere el mercado en constante cambio y no le permite a la gerencia una toma efectiva y rápida de decisiones al igual que limita los controles que la misma puede tener. Los dos sistemas se presentan independientes, se dan en áreas claves del negocio como lo son contabilidad y ventas-inventario, lo que lleva a que el inventario se registre manualmente y las facturas a crédito se registran manualmente al sistema de contabilidad para su cobro.

Delimitaciones

Esta investigación y propuesta de mejora basada en un cambio de plataforma tecnológica y cambio en los procesos de negocio será planteada a la gerencia de la empresa sujeto de nuestro estudio, enfocados en presentar un solo sistema tecnológico para llevar las operaciones de la empresa con el objetivo de promover mayor integración entre las áreas y un flujo continuo de información.

Así mismo asegurarnos que la información que fluya dentro del sistema sea relevante, oportuna y veraz, ya que al limitar la interacción manual con la información se limitara el margen de error en la misma al igual que proveerle a la gerencia con las herramientas para realizar una toma de decisiones mas oportuna e informada. Nuestro proyecto llegara hasta realizar una propuesta de una plataforma tecnológica para la empresa a la gerencia, y otros sistemas que mejoren la operación de la misma sin embargo la implementación de este deberá ser realizado por personal idóneo y experimentado en el área, al igual que la migración hacia la nueva plataforma tecnológica.

Limitaciones

Algunas de la limitaciones que podemos encontrar al realizar esta propuesta de mejora serán: • La negativa por parte de la gerencia para embarcarse en el cambio de plataforma

tecnológica ya sea por lo costoso del cambio o por la no aceptación del sistema tecnológico propuesto.

• La aversión al cambio por parte del personal de línea a aceptar el nuevo sistema el cual impactara sus funciones diarias y cambiara los procesos de negocios los cuales podrán reducir las necesidades de personal de la empresa.

• Nueva estructura de la organización y nuevos procesos de negocios los cuales pueden no ser aceptados por la gerencia.

• La migración hacia un nuevo sistema podrá impactar las relaciones con el cliente debido a cambios en las políticas y por la curva de aprendizaje del personal que demorar al procesar una orden.

REVISIÓNBIBLIOGRÁFICA

Conceptos y DefinicionesSISTEMAS DE INFORMACIÒN• Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.• El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar.• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está

formado por las personas que utilizan el sistema.Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Conceptos y DefinicionesSISTEMAS DE INFORMACIÒN• Almacenamiento de información: a través de esta propiedad el sistema puede

recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

• Procesamiento de Información: Es la capacidad para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Conceptos y DefinicionesSISTEMAS DE INFORMACIÓN• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para

sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.

Conceptos y DefinicionesTipos y Usos de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:1.Automatización de procesos operativos.2.Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.3.Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Conceptos y DefinicionesSISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES • Un sistema de procesamiento de transacciones es un tipo de sistema de

información. Un TPS recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.

• Un TPS monitoriza los programas transaccionales. La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes, si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones on-line. Sin las debidas precauciones, en una transacción podría ocurrir una reserva doble. Otra función de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos.

Conceptos y DefinicionesSISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES Características de los sistemas de procesamiento de transacciones • Fiabilidad : muchas organizaciones basan su fiabilidad en los SPT; un fallo en un

SPT afectará negativamente a las operaciones o incluso parará totalmente el negocio. Para que un SPT sea efectivo, su tasa de fallos debe ser muy baja. En caso de fallo de un SPT, debe existir algún mecanismo que permita una recuperación rápida y precisa del sistema. Esto convierte en esencial la existencia procedimientos de copia de seguridad y de recuperación ante fallos correctamente diseñados.

• Inflexibilidad: un SPT requiere que todas las transacciones sean procesadas exactamente de la misma forma, independientemente del usuario, el cliente o la hora del día. Si los SPT fuesen flexibles, habría entonces demasiadas posibilidades de ejecutar operaciones no estándar.

• Procesamiento: El procesamiento en un SPT debe apoyar las operaciones de la organización. Por ejemplo, si una organización establece roles y responsabilidades para determinados empleados, el SPT debe entonces mantener y reforzar este requisito.

Conceptos y DefinicionesSISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL • Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas,

tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones.

• Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.

Conceptos y DefinicionesERP • Los sistemas de planificación de recursos empresariales: son sistemas de gestión de

información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

• Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas entre otros.

• Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio.

• Los objetivos principales de los sistemas ERP son:1. Optimización de los procesos empresariales. 2. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Conceptos y DefinicionesERP • El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de

respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

• Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos

los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.

• Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran

interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.

• Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por

medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.

Conceptos y DefinicionesCRM • Los CRM (Customer Relationship Management) son sistemas de gestión de relaciones con el

cliente completamente integrado. CRM le ofrece la posibilidad de crear y mantener una visión completa de los datos de clientes desde el primer contacto hasta la compra y postventa. Con herramientas para mejorar los procesos de venta, marketing y servicio al cliente de la empresa se ofrece una solución rápida, flexible y económica. Los CRM contribuye a conseguir una mejora consistente y medible en los procesos empresariales diarios.

1. Marketing: una visión más clara de los clientes e inversiones de marketing más informadas, permite la segmentación de listas de clientes en grupos diferentes de beneficios, se pueden aprovechar esta herramienta para:

• Segmentación de clientes • Planificación y gestión de campañas • Extracción y limpieza de datos • Generación de informes y análisis • Herramientas de colaboración de marketing/ventas • Portales para compartir información

Conceptos y DefinicionesCRM 2. Ventas: consiga más clientes potenciales y cierre más negocios, obtenga acceso a una visión

completa de los datos de clientes en línea y sin conexión y aproveche las herramientas que permiten a los profesionales de ventas obtener acceso en tiempo real a clientes potenciales, identificar oportunidades de ventas cruzadas e incrementos de ventas y cerrar más cuentas con mayor rapidez. Entre sus características estan:

• Gestión de clientes potenciales y oportunidades • Gestión de cuentas y contactos • Gestión de territorios • Previsiones y generación de análisis de ventas • Acceso con dispositivos móviles y sin conexión • Acceso rápido a productos, precios y ofertas

Conceptos y DefinicionesCRM

3. Servicio al cliente: proporcione más valor a los clientes, responda con rapidez a problemas de servicio de clientes y contribuya a que su organización se anticipe, trate y ofrezca una atención al cliente consistente y eficaz que favorezca la rentabilidad empresarial a largo plazo. Ofrece funciones para:

• Gestión de cuentas y contactos • Gestión de casos e interacciones • Gestión de productos y contratos • Administración de una Base de Datos de Conocimiento • Programación de servicios • Flujo de trabajo a través de equipos y grupos • Generación de informes y análisis de servicio

METODOLOGÍA

MétodoEl método utilizado para la identificación de la propuesta a presentar se basó en:1. Estudio de la empresa en tres niveles.

Nivel 0: Identificación de los clientes, proveedores, socios y competencia de la empresa. Nivel 1: Identificación de los departamentos y su interrelación.

2. Identificación de los entornos externos e internos de la empresa.

3. Determinación de la estrategia de negocios y de sistemas de información por medio del Book Review.

4. Utilización del Modelo de Arthur Andersen para planificar la estrategia de Tecnologías de Información.

5. Análisis de riesgo de proyectos

6. Priorización de actividades de acuerdo a si son estratégicos o factibles.

TécnicaLa técnica para el levantamiento de la información requerida fue: 1. Entrevistas al personal que labora en la empresa.

2. Investigación en Internet sobre la empresa y sobre las posibles herramientas tecnológicas requeridas.

3. Análisis de la empresa a todo nivel (interno y externo) para una comprensión total de cómo opera la misma.

HerramientasLas herramientas utilizadas son:

1. Diagrama de entorno

2. Diagrama de Araña

3. Cadena de Valor

4. Mapa de Sistema de Información de Arthur Andersen

5. Cuadro Análisis de Riesgo

6. Cuadro de Priorización

PROPUESTAS

Descripción y Análisis de la Empresa

Diagrama de Burbuja para la Empresa

Empresa

Clientes

Socios

Proveedores

Competencia

Personas interesadas en productos específicos y empresas que desarrollan proyectos de construcción.

Un Socio, creador de la empresa. La cual cuenta con un plan de sucesión.

Casa matriz, sistema de seguridad (alarma), papeleria, servicios basicos (internet, telefonia, luz, agua), mantenimiento.

Gudico, Bombasa Aquatec y H2O


La empresa en resumen. . .

• Clientes: Constructoras, Instaladores, Gobierno, Residencias, Agricultores, Ganaderos, Bananeras, clientes en general de compra al por menor.

•Operaciones:Ordenes son tramitadas vía email.La comunicación es entre el departamento de ventas y persona de compras, No hay un buen sistema de Ventas – Inventario – Contabilidad, se cuenta con sistemas independientes (2 programas distintos: contabilidad y ventas-inventario, ingreso inventario manual, las facturas a crédito se registran manualmente al sistema de contabilidad para su cobro.

• RRHH:Cantidad: 37 empleados.Cuenta con un bien entrenado personal de servicio, conocimiento de los productos que se ofrecen.

• Controles:Interno: proyectos, créditos controlados por Gerente General.

• Proveedores: Casa matriz, sistema de seguridad (alarma), papeleria, servicios basicos (internet, telefonia, luz, agua)..

Estructura Organizacional

• Buena comunicación con los empleados.• No tienen línea gerencial para los departamentos.• La información fluye entre departamentos por correo o personalmente luego de

ser conversado con el gerente.

Gerente General

Jefe de Taller/ Servicio

Dpto. VentasJefe de Ventas

Dpto. CobrosJefe de CobrosJefe de Administración

Recursos Humanos

Contabilidad

Asistente

Técnicos(14)

Vendedores(7)

ComprasExtranjero

Jefe de Cobros


Compras/ Operaciones

Contabilidad

Cobros

VentasTaller

Gerencia

RRHH

Sistemas MonicaY Nicolette

Áreas Funcionales y su Interrelación

Modelo de Planificación Estratégica de la Empresa

Rivalidad entre losCompetidores existentes

Hara que la empresa se vuelva más eficiente.

Rivalidad entre losCompetidores existentes

Hara que la empresa se vuelva más eficiente.

NUEVOSPARTICIPANTES EN EL MERCADO

En este caso, no hay nuevos participantes que cuenten con sistemes de información como barreras de entradada

NUEVOSPARTICIPANTES EN EL MERCADO

En este caso, no hay nuevos participantes que cuenten con sistemes de información como barreras de entradada

PRODUCTOS Y SERVICIOS SUSTITUTIVOS

No se creará nuevos productos.

PRODUCTOS Y SERVICIOS SUSTITUTIVOS

No se creará nuevos productos.

CLIENTES

No el SI/TI generará información positiva Para los clientes.

CLIENTES

No el SI/TI generará información positiva Para los clientes.

PROVEEDORES

Si ya que se manejará un mejor inventario y laRealización de compras. Y analizar si se puede Hacer por volumen y adquiriri descuentos.

PROVEEDORES

Si ya que se manejará un mejor inventario y laRealización de compras. Y analizar si se puede Hacer por volumen y adquiriri descuentos.

LAEMPRESA

LAEMPRESA

COMPETIDORESTRADICIONALES

COMPETIDORESTRADICIONALES

Análisis Externo

Modelo de Planificación Estratégica de la EmpresaAnálisis Interno

Propiedad Física (edificio)

Contabilidad

Infraestructura Tecnológica

Recursos Humanos

Vent

as y

Ser

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Com

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Modelo de Planificación Estratégica de Información

Estrategia de Negocio La empresa en la actualidad opera de acuerdo a las ventas que realice a sus

clientes. La estrategia que utiliza la empresa es la de diversificación de productos en la

misma rama donde opera. Innovación en nuevos productos y productos complementarios

Su target de mercado es clientes residenciales, industriales y agropecuarios recientemente.

No se ha desarrollado la estrategia de Sistema de información. Impactos Estratégicos: La empresa cuenta con la representación exclusiva de las

marcas que venden para su distribución. Implicaciones en los sistemas: los sistemas actuales se han escogido de acuerdo a

la necesidad de la empresa en su momento; sin embargo, los mismos no han quedado obsoletos de acuerdo a la información que manejan.

Modelo de Planificación Estratégica de InformaciónRequerimientos de Información La empresa maneja seis departamentos que se interrelacionan con la Gerencia. Cada uno de éstos con requerimientos de información particulares que algunos se

relacionan para la continuación de procesos en los otros departamentos.

Compra del Producto

Inventario

Distribución o

Logística

Venta del Producto

Instalación

Orden de compra a proveedores

Información de productos/costos

Información sobre las Sucursales o ubicación del cliente.

Información detallada en la factura

Orden de trabajo


El flujo de información inicia al momento de que se realiza la cotización de productos.

Departamentos Información que se maneja por Departamento

Impactos en la Organización

Importancia de esta información para la Gerencia

Administración - RRHH

Manejan Contratos de empleados, contratos de clientes de mantenimientos, Planilla.

Administración y Manejo de Personal.

Conocimiento de contratación de personal y gastos en planilla.

Contabilidad Manejan asientos de diarios,Confección de cheques, información de los depósitos y las ventas mensuales. Revisión de los consecutivos de facturas, ordenes de trabajo y ordenes de compra.

El manejo de esta información de la manera que se hace pueda tener error involuntario.

Conocimiento de los ingresos y egresos que se manejan en la empresa

Modelo de Planificación Estratégica de InformaciónDepartamentos Información que se maneja por

DepartamentoImpactos en la Organización


Operaciones Al momento de realizar una compra afecta:InventarioVentas (Precios)Cuentas por Pagar (Pago a Proveedores del extranjero) Maneja una Hoja de Costos para efectos de registrar los productos y costos en el sistema de inventario. Los demás documentos utilizados son los mismos entregados por el proveedor para su pago.

Afectan todo lo relacionado a los activos circulantes de la empresa

Es el core para el funcionamiento de la empresa.

Modelo de Planificación Estratégica de InformaciónDepartamentos Información que se maneja por

DepartamentoImpactos en la Organización


Ventas Emisión de facturas: 1. Afecta Cuentas por cobrar si es una venta al crédito2. Afecta Contabilidad por los depósitos de las ventas3. Inventario (ventas diarias)Las facturas cuentan con 4 copias. Blanca = Original-ClienteAzul = Archivo-contadoAmarillo = Archivo-CréditoVerde = Clientes-Crédito

Si se maneja Es el core para el funcionamiento de la empresa.

Taller Taller maneja clientes de mantenimiento a crédito y Reparaciones al contado. Ellos se manejan con un documento llamado Orden de Trabajo y la misma también tiene 4 copias.


Status Actual La empresa en la actualidad cuenta con dos sistemas de información: Nicolette y

Monica. Nicolette recopila toda la información de contabilidad (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos, egresos, costos) y Monica recopila la información de inventario, precios, facturas.

En cuanto a computadoras estos sistemas se manejan directamente en esos departamentos (Contabilidad y Ventas/Operaciones) y son operados por 4 de personas de Contabilidad y en Ventas/Operaciones por 10 personas.

Procesos Actuales en el Sistema En cuanto a procesos estándares para Contabilidad: Registrar la factura, revisar la

antigüedad de la cuentas por cobrar y emitir los estado de cuenta por cliente. Para ventas: realización de cotización y asesoría al cliente, venta, emite factura,

entrega de producto (inventario), cobro de factura (contado) si es a crédito pasa a cuentas por cobrar.


Status Actual La empresa cuenta con ambos software instalados en las computadoras de los

departamentos donde se requieren Cuentan con un actualización de equipo. Ambos sistemas requieren habilidades particulares como: capacitación en cómo

llenar los campos y dónde buscarlo. Al hacer una evaluación del sistema actual se llega a la conclusión que el mismo

requiere una mejor plataforma que integre los sistemas y pueda generar información oportuna, relevante y veraz sobre las operaciones de la empresa.


Estrategia Organizacional• Perspectiva : Potencial Tecnológico

– La dirección ha identificado como puede aplicar tecnología en su negocio.• Fortalezas de su Infraestructura:

– Plataforma conocida y manejada por los colaboradores.

• Debilidades de su Infraestructura: – Carecen de un área de tecnología

propia de la empresa.– Dos sistemas que no interactúan entre

ellos y son de importancia para ver la rentabilidad de la empresa; por lo que hay procesos manuales.

– Diferencias entre el sistema y lo real. – No manejan una herramienta en la que

conocen los clientes (CRM)• Dominio Pivote: Infraestructura Tecnológica

Estrategia de Negocio

Estrategia de Tecnología de Información

Infraestructura de los sistemas de Información

El gerente general ha reconocido la necesidad implementar cambios en los sistemas existentes para que los mismos estén acordes con el crecimiento que tiene la empresa. Por parte de la gerencia se ha reconocido que se requiere la creación de un departamento de tecnología para monitorear y poner en práctica los nuevos sistemas a implementar en la empresa.


Estrategia de la Aplicaciones requeridas Al realizar un análisis lógico de el flujo de información se puede obtener lo

siguiente

Cliente

Factura

Cuentas por Cobrar

Productos Inventario

Cuentas por Pagar


Estrategia de la Aplicaciones requeridas Al revisar las aplicaciones requeridas se puede entonces identificar la arquitectura

de sistemas para la empresa.

Ventas y Post Ventas

Ventas vs. Presupuesto, Participación de Mercado, Cobertura de Ventas, Precios, Análisis de Tendencias y Ventas, Efectividad en Promoción y Publicidad

Ordenes de cliente,

Facturación y promoción

Contacto y Seguimiento de

cliente

Segmentación de clientes

Mercado de Productos, Promoción, Precios, Pronóstico de Ventas, Investigación de Mercado, Seguimiento al cliente




Logística

Niveles de Inventario, tiempos de entrega, Rotación de Inventario, utilización de espacio y personal.

Status de Inventario

Traslado de Productos locales

Costo de Almacenamiento

Importación de Productos

Operación de Bodegas, servicio al cliente y asignación de promociones.




Compras

Rendimiento por vendedor, Varianza de precio de compra, gasto vs presupuesto

Status de Inventario Devoluciones Ventas realizadas

por los vendedores

Tiempo s de entrega por proveedores

Compras – Contratos, vendedores, términos de crédito con proveedores.




Finanzas y Contabilidad

Informes financieros, análisis de productos, clientes y formas de pago, actual vs. presupuesto.

Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Planilla Contabilidad de

costos

Hoja de Balance, ingresos anuales, flujo de caja




Administración y Apoyo

Utilización de Equipos, Estados de proyectos, presupuesto vs. Gastos, inversiones en activos.

Status de Implementación

de sistema

Personal y Beneficios

Capacitación de Personal

Actualización de Hardware

Desarrollo de sistemas, reclutamiento, mejora de procesos,


Estrategia de la Aplicaciones requeridas Para la realización de los cambios en las aplicaciones se utilizará el OUTSOURCING

por motivos de que el mismo le provee a la empresa el sistema, la implementación, capacitación y las metodologías de uso que apoyan los temas relacionados al negocio.

Como ventaja se analizó que el OUTSOURCING aunque es costoso, le reduce la empresa el gasto de personal por motivo de desarrollo de sistema para adaptarlo a la empresa.


Estrategia de Hardware y Software Desarrollo de un estrategia de automatización de sistemas para que los procesos

no se tengan que hacer de manera manual. La integración de los software da como resultado la confiabilidad de la información, confección de informes al momento que se requiera, reportes periódicos.

Desarrollo de una base de datos que contenga la información apropiada para los diferentes departamentos, la cual podrá consultada por todo el personal que requiera de esa información en tiempo y hora. De igual forma contará con la retroalimentación de las áreas involucradas para que provea un flujo de información a todo nivel.

Desarrollo de una estrategia de comunicación donde se detalle todo lo relacionado a las comunicaciones entre departamentos.

Determinar los requerimientos de hardware basado en el nuevo sistema a utilizar. Compatibilidad de sistemas.

APLICACIÓN SUGERIDA

Aplicación Sugerida

La aplicación sugerida es la del Enterprise Resource Planning (ERP) el cual luego seria complementado con el CRM.

En esta se podrá simplificar y unificar la principal problemática de información interdepartamental en la empresa en cuanto al manejo de las finanzas y contabilidad. Luego de analizada la empresa y ver que cuentan con dos sistemas y que tiene que haber mucha comunicación para que no haya información mal dada, se concluyó que el utilizar un ERP sería una buena opción.

Se escogió esta herramienta ya que la misma de manera integral hará que la empresa logre su objetivos de negocios apoyados por una plataforma tecnológica, que utilizará módulos relacionados. Se busca tener una rastreabilidad para revisar el flujo de operaciones, reportes y generación de estados financieros.

A futuro, tomar en cuenta el CRM para mejor manejo de los clientes.


Nombres del Proyecto

Estructura del Proyecto

Nivel Tecnológico

Tamaño del Proyecto

Nivel de Riesgo

Herramientas de Administración

Estructura Organizacional Bajo Bajo Grande Bajo

Alta integración internaUso intenso de planeación formalUso intenso de control formal

Procesos Alta Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formalUso intenso de control formal

ERP Alta Alto Grande Mediano Uso mediano de control formalUso mediano de planeación formal

CRM Alta Alto Pequeño Medio – Bajo Alta integración interna

Auditoría de Sistemas Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Alta integración interna

Uso intenso de control formal

Se han definido cinco proyectos necesarios para la mejora en el sistema de información de la empresa. En esta estructura se ha determinado el nivel de la estructura del proyecto, nivel tecnológico, tamaño del proyecto y nivel de riesgo.


Riesgo del proyectoAlto Bajo

Altos

Bajos

Bene

ficio

s po

tenc

iale

spa

ra la

com

pañí

a

1

23

4

5

1. Estructura Organizacional

2. Procesos3. ERP4. CRM5. Auditoría de

Sistemas

Definición de proyectos:1 y 5 son proyectos de RUTINA.2 y 4 son proyectos que se pueden identificar y desarrollar.3 se debe examinar cautelosamente.


Priorización de Proyectos - Factores Estratégicos

Se utilizará como ponderación los rangos de 1 a 5 siendo el 5 el más importante y uno el menos importante.

Nombre del Proyecto Productividad Diferenciación Toma de Decisiones

Promedio

A Ventas (Inventario) 5 3 4 4.0

B Finanzas y Contabilidad (cuentas por cobrar) 4 2 4 3.3

C CRM 4 4 2 3.3


Priorización de Proyectos - Factores de Factibilidad

Se utilizará como ponderación los rangos de 1 a 5 siendo el 5 el más importante y uno el menos importante.

Nombre del Proyecto Técnica Económica Legal Operacion

alCalendarizaci

ón Promedio

A Ventas (Inventario) 4 5 3 5 2 3.8

B Finanzas y Contabilidad (cuentas por cobrar)

3 4 2 4 4 2.0

C CRM 3 4 2 4 1 2.8

Aplicación SugeridaPriorización de Proyectos - Gráfica

FACT

ORE

S ES

TRAT

ÉGIC

OS

FACTORES DE FACTIBILIDAD

RECHAZAR (0,0)

(0,5)PRIORIDADBAJA

(0,5)PRIORIDADBAJA

(5,5)PRIORIDADALTA

2.5 5

2.5

5

A

B

C

Planeación del ProyectoGANTT de Proyectos

MESES1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2011

Ejecución del Proyecto

Ventas

Finanzas y Contabilidad

CRM

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

Conclusiones y Recomendaciones

• Dentro de lo analizado, pudimos notar que la empresa es bastante sana y que con un cambio en su organigrama y sus procesos podrá llevar a cabo una buena aplicación de los sistemas de información de manera óptima y acorde a la realidad de su entorno empresarial y competitivo.

• La desventaja de un software ajeno a lo usual trabajado es que pueden ser costosos, toma tiempo en aplicarse, además de la capacitación del personal y que el mismo tenga la capacidad para adaptarse a los cambios. Pero muchas empresas toman el riesgo porque los resultados se ven y en nuestro caso es lo más recomendable.

• Una vez implementado el nuevo software, la empresa podrá visualizar los resultados positivos porque optimizara horas hombre vs tiempo de respuesta. A su vez podrá enfocar esfuerzos en otras áreas a desarrollar o mejorar.

• Es importante en toda empresa analizar sus debilidades y amenazas para que puedan ser proactivas a la hora de competir y poder marcar una diferencia en el entorno donde se desenvuelven y optimizando siempre de la mano con los sistemas de información correctos y apropiados para el tipo de negocio

BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía

• Entrevistas en la empresa al personal.

• Thompson Arthur, Administración Estratégica, Décimo quinta edición, Mc Graw Hill, año 2008.

• Mapa Estratégico de Arthur Andersen

• http://www.intelisis.com/

• http://www.monografias.com/trabajos21/customer-relationship/customer-relationship.shtml

• http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

http://www.intelisis.com/

http://www.monografias.com/trabajos21/customer-relationship/customer-relationship.shtml

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