1. Cmo mejorar mis resultados a travs de laExcelencia Operacional. Jose Luis Corroto Project Manager QualitecMaster Black Belt Para que algo cambie, alguien tiene que empezar a actuar de forma diferente Dan Heath y Chip Heath

2. Sumario 1. Quienes somos. 2. Consideraciones previas 3. Cul es nuestra situacin? 4. Nuestra propuesta de valor 5. Resultados esperados 6. La nueva organizacin 7. Casos de xito. 8. Por donde empezamos.. 9. Ruegos y preguntas. 3. Quines somos? Somos una empresa especializada en tcnicasy mtodos de excelencia operacional. Nuestro objetivo es incrementar lacompetitividad y mrgenes de nuestros clientes. Estamos centrados en la pequea y medianaempresa, cuya necesidades y recursos sontotalmente distintos a los de la gran empresa. Tenemos un modelo de bsqueda deresultados inmediatos, y sostenidos en el tiempo.3 4. Qu buscamos conseguir?Comprometernos con nuestros clientes, a alcanzar resultados quenos permitan ponernos en el camino de la excelencia operacional,mejorando:-La Productividad: producir ms.-La Calidad: producir mejor.-El Plazo: producir en el plazo acordado con el cliente.-El Coste: producir a un costes ajustado.-Las Condiciones de trabajo: trabajar mejor. 4 5. Qu resultados podemos tener? - En una primera fase, podr mejorar entre un 20%-40%, sus tiempos de respuesta. - Mejorar la calidad, reduciendo errores en ms de 30%. - Podr duplicar la productividad de sus recursos. Todo esto se traduce, en una reduccin de entre un20-40% sus sobrecostes, y una mejora sustancial en lasatisfaccin de sus clientes.5 6. Consideraciones previasCmo es nuestro entorno. Los mercados estn cada vez ms saturados, los clientes cada vez estn ms informados, y son ms exigentes. Hay mayor competencia, y tanto los productos como los servicios son cada vez ms fciles de imitar. Es cada vez ms complicado, desmarcarse de la competencia a travs de grandes innovaciones en productos o servicios, o encontrando nuevos nichos sin descubrir. La crisis nos ensea, que aquellas organizaciones ms flexibles ante cambios en la demanda, con menor estructura de costes, y un mejor servicio, estn ms capacitadas para afrontar el desafo. La excelencia en las operaciones, ser una condicin sine qua non, de aqu en adelante. 6 7. Consideraciones previas.Cmo mejorar nuestra competitividad.Formacin,capacitacin Desarrollo de los Recursos Humanos I+D+i Investigacin, desarrollo e innovacin en productos y procesos Inversin Mejoras en activos Outsourcing/ Insourcing Subcontratacin/ Internalizacin a actividades anteriormente subcontratadas. Off-Shoring Traslado de fbricas, centros de produccin de servicios Supply Chaining Integracin de cadenas de suministroExcelencia operacionalMejora intensiva de Operaciones7 8. Nos encontramos en esta situacin?Nuestros clientes se quejan porque desde que solicitaron el producto/servicio,han pasado demasiado tiempo, y esto les supone en problema en su negocio.Consecuencias Potenciales ineficiencias. Perdidas de clientes. Esperas innecesarias.Excesivo reproceso. Perdida de imagen. Sobreproceso. Cuellos de botella. Disminucin de volumen de pedidoFalta de capacidadFalta de cualificacin.Retrasos en el cobro previsto.Falta de orientacin al cliente. 8 9. Nos encontramos en esta situacin?Nuestros clientes se quejan porque desde que solicitaron el producto oservicio, no satisface sus expectativas de calidad.Consecuencias Potenciales ineficiencias Perdidas de clientes. Falta de orientacin al cliente.Falta de mecanismos antierror. Perdida de imagen. Cuellos de botella. Falta de capacidad Disminucin de volumen de pedido Falta de cualificacin.Retrasos en el cobro previsto.9 10. Nos encontramos en esta situacin?Desde que ofertamos el servicio hasta que finalmente tenemos el cobro, suelepasar demasiado tiempo. Consecuencias Potenciales ineficienciasPerdida de rentabilidad. Esperas innecesarias.Excesivo reproceso.Aumento de circulante.Sobreproceso. Cuellos de botella. Disminucin de cash flow. Falta de cualificacin. 10 11. Nos encontramos en esta situacin?Tenemos elevados costes operativos, o ms altos que el resto de nuestroscompetidores. Consecuencias Potenciales ineficienciasFalta de competitividadExceso de capacidad.Excesivo reproceso.Perdida de clientes/pedidos.Sobreproceso. Falta de cualificacin Disminucin de beneficios. 11 12. Nos encontramos en esta situacin?Tenemos problemas de productividad. Pensamos que no aprovechamos almximo los recursos disponibles. ConsecuenciasPotenciales ineficienciasFalta de competitividad Excesivo reproceso. Sobreproceso.Disminucin de beneficios. Cuellos de botella. Aumento de costes. Dimensionamiento errneo.Desmotivacin.12 13. Nuestro propuesta de valor.Objetivos principalesNuestro programa de mejora operacional, tiene como objetivo detectar,analizar y reducir las causas que provocan ests ineficiencias:La ventaja de este modelo es que se basa en: Diagnosticar, optimizar y estandarizar el flujo de valor en aquellos procesos quese consideren prioritarios por la organizacin. Aumentar la capacidad de la organizacin para definir y resolver los problemas, atravs de la participacin de todos. Transformar las operaciones desde el terreno, no desde el despacho, en unenfoque eminentemente orientado a la praxis y a la consecucin de resultadosvisibles a corto plazo Posibilitar el aprendizaje colectivo, compartiendo una visin por procesos, parapoder aportar soluciones que incrementen la eficacia/eficiencia de la organizacin,y por lo tanto en la cuenta de resultados.13 14. Nuestro propuesta de valorVisin global RentabilidadPRDesarrollo de la DireccinCOLVIEDesempeo deExcelencia Crear valor para EE las personasOperacionalel clienteNDTOERMejorar los SE procesosS GestinGestin de Gestin por Gestin delde losla CalidadProcesosServicioFlujosGestin del cambio14 15. Fases de implantacin. 1. Definir el valor de cada producto/servicio 2. Identificar los flujos de valor de cada producto/servicio7. Estandarizar, controlar y seleccionadomejorar continuamente. 3. Eliminacin sistemtica del desperdicio, y de las fuentes de6. Equilibrar en trabajo variacin. 4. Hacer fluir el producto o5. Adaptarse a la demanda. servicio en sus distintas fases sin interrupciones.15 16. Fases de implantacin. 1. Definir el valor de cada producto/servicioDefinir valor para servicio/producto 2. Identificar los flujos de valor de cada producto/servicio Identificar las familias de productos/servicios en7. Estandarizar, controlar y seleccionadomejorar continuamente. funcin de sus consumo de recursos. Identificar a los clientes y sus expectativas 3. Eliminacin sistemtica del6. Equilibrar en trabajo desperdicio, y de las fuentes de variacin. bsicas Transformar expectativas en requerimientos gestionables. 4. Hacer fluir el producto o5. Adaptarse a la demanda. servicio en sus distintas fases sin interrupciones. 1. Definir el valor de cada producto/servicio 2. Identificar los flujos de valor de cada producto/servicio Identificar flujo de valor.7. Estandarizar, controlar y seleccionadomejorar continuamente. Identificar los principales procesos. Identificar las principales acciones bsicas que3. Eliminacin sistemtica deldesperdicio, y de las fuentes de6. Equilibrar en trabajovariacin.generan un producto o servicio.4. Hacer fluir el producto o5. Adaptarse a la demanda.servicio en sus distintas fasessin interrupciones.16 17. Fases de implantacin.Eliminar el desperdicio y fuentes devariacin 1. Definir el valor de cada producto/servicio Bsqueda constante de ineficiencias o2. Identificar los flujos de valor decada producto/serviciodesperdicio en las operaciones (reproceso,7. Estandarizar, controlar yseleccionadomovimientos innecesario, stock.)mejorar continuamente.3. Eliminacin sistemtica del Identificar las causas races de provocan ladesperdicio, y de las fuentes de6. Equilibrar en trabajovariacin.variacin en los tiempos de ejecucin denuestras actividades. 4. Hacer fluir el producto o servicio en sus distintas fases sin 5. Adaptarse a la demanda. interrupciones. Todo el tiempo que se est trabajando con el producto se aade a su Coste, pero no necesariamente a su Valor Henry Royce, Cofundador de Rolls Royce 17 18. Ejemplos ProductoEjemplos Servicios Esperas para el siguiente paso del Aplicaciones pendientes de Espera proceso por falta de capacidad de aprobacinun equipo o actividad Facturas pendientes de pago Inventarios Excesos de material y/o informacin Documentacion en bandejas a laespera de ser procesadas Errores en la entrada de datos.Defectos Produccin de defectos Informes/facturas erroneos Re-trabajar productos manualmente Reportar datos en varias bases deProcesos Innecesarios por deficiencias del procesodatos . Enviar documentacin por valija Transporte Transporte innecesario de que podra enviarse por emailmateriales Sobre produccin por encima de la Rellenar copias extras noSobre produccindemanda necesarias Movimientos innecesarios de los Bsqueda de datos e informacion. Movimiento empleados(inclinarse, flexionar,) Imprimir material que podriavisualizarse en pantalla Habilidades Ingenieros preparando informes de Abogados realizando tareas mal aprovechadas Power Point administrativas de pocacomplejidad 19. Fases de implantacin.Hacer el fluir el producto o servicio 1. Definir el valor de cada producto/servicio Una vez que algo se comienza a procesar, no 2. Identificar los flujos de valor de cada producto/serviciodebera pararse por ninguna razn.7. Estandarizar, controlar y seleccionadomejorar continuamente. 3. Eliminacin sistemtica del desperdicio, y de las fuentes de TOYOTA: variacin.6. Equilibrar en trabajoNosotros obtenemos resultados brillantes con 4. Hacer fluir el producto o servicio en sus distintas fasespersonas de capacidad media que operan en5. Adaptarse a la demanda. sin interrupciones.procesos brillantes.Nuestra competencia obtiene resultados medios,con personas brillantes que trabajan enprocesos defectuosos 19 20. Fases de implantacin. 1. Definir el valor de cada producto/servicioAdaptarse a la demanda. 2. Identificar los flujos de valor de cada producto/servicio7. Estandarizar y controlar. seleccionado Planificar y ejecutar exactamente aquello que elcliente demande, en el lugar que lo quiere, y en 3. Eliminacin sistemtica del desperdicio, y de las fuentes deel momento que lo quiere. variacin.6. Equilibrar en trabajo Es mejor que el cliente tire de nuestro 4. Hacer fluir el producto o servicio/producto, que nosotros empujemos el servicio en sus distintas fases5. Adaptarse a la demanda. sin interrupciones.mismo. 20 21. Fases de implantacin. 1. Definir el valor de cada producto/servicio2. Identificar los flujos de valor Equilibrar el trabajode cada producto/servicioseleccionado 7. Estandarizar , controlar y mejorar continuamente. Producir de manera equilibrada en funcin de la demanda del mercado, y ajustando los recursos3. Eliminacin sistemtica deldesperdicio, y de las fuentesde variacin. de manera eficiente. 6. Equilibrar en trabajo Definir el takt time o cadencia de produccin 4. Hacer fluir el producto o servicio en sus distintas fases 5. Adaptarse a la demanda.sin interrupciones.1. Definir el valor de cadaproducto/servicioEstandarizar, controlar y mejorar 2. Identificar los flujos de valor continuamente. de cada producto/servicio7. Estandarizar, controlar ymejorar continuamente. seleccionado Aplicar las mejoras a realizar, as como gestionar el cambio. 3. Eliminacin sistemtica del desperdicio, y de las fuentes de variacin.6. Equilibrar en trabajo Estandarizar nuestros procesos para que las ineficiencias no vuelvan a ocurrir.4. Hacer fluir el producto oservicio en sus distintas fases5. Adaptarse a la demanda.sin interrupciones. Establecer mecanismos de seguimiento. 21 22. Resultados esperados. Aumento de la Optimizacinproductividad estructura de costesevitando laborales.subocupacinMejora en el ciclo de cobro,por reduccin del tiempo de Reduccin de prestacin (time to delivery) errores y reproceso de tareas Reduccin de necesidad de Reduccin de circulante, ynuevas inversiones (nuevas sus potencial financiacininstalaciones, (crditos, seguros..) inmovilizado..)Segn nuestra experiencia podemos esperar un ratio superior al 1:10 deeuros invertidos en mejora operacional, y beneficios obtenidos.22 23. La nueva organizacinLa implantacin de un modelo de Operacin excelente, mediantetcnicas Lean Seis Sigma, implica.1. Centrarse en producto o servicio que estamos produciendo.2. Centrarse en el cliente y en la demanda del mercado.3. Orientacin a la mejora incremental o rpida.4. Enfoque centrado en la accin, y en la bsqueda diaria del no valor.5. Cambios organizativos segn necesidades y mercado.6. Ser veloces y flexibles.23 24. Casos de xitoMejora de procesos laborales. Case Study DiagnsticoAnualmente se pierden el 50% de casos,que a priori la compaa considera que El 80% de lasseran favorables. demandas perdidas se deben a causas 2000procedimentales. 1500 1000 500 02007 2008 2009 2010 2011Mejoras Resultados -Los casos desfavorables se redujeron casi a la mitad. - Se consigui un ahorro en relacin a estos casos superior a 0,4M. - Los ahorros sern recurrentes, gracias a la estandarizacin de los procesos. Estandarizar plantillas Reduccin tiempos de espera.- La inversin fue pequea, y relativa en Mejorar repositorio informacin.alguna mejora en los sistemas. 24 25. Casos de xitoMejora productividad y servicio proceso de compras Case Study DiagnsticoActualmente las compras por importes Negoc io Fam Takt Time SolpedtSe tarda ms de 34 Rechazo 21%95 2,5 h/asiginferiores consumen cerca de una 25% 8da 226 8 h/asigs 250 8 h/asig Asignacin Solpedt Coord. Compras tde los recursos.das en dar AdjudicacinAprobacin Pedidorespuesta a una Tratamientoofertas yNegociacinSeguimiento yControl (Tabulacin; Proco)Creacin PACreacin PedidoPublicacin Portal o CorreoordinarioLos clientes internos se quejan de lossolicitud detCompradort Comprador tt tcompras.Comprador CompradorCompradortiempos de respuesta, y buscan 14 das (Incluye tiempos de espera hasta recepcin de ofertas proveedores)7 3 2 dasLT = 34 das*soluciones por su cuenta.dd 30 111 aa 2 5TVA = 260 002 ss5 min 0 0 Mejoras Resultados Negoc io -Se reduce en ms de 1,5 horas de trabajo por Solped t Fam Takt TimeRechazo 21%195 2,5 h/asig 8 das 2 226 8 h/asig t cada solicitud de compra de bajo importe, Asignacin Solped 250 8 h/asig t Coord. Compras Aprobacin PedidoAdjudicacin1Tratamiento ofertas y Negociacin 3 Seguimiento y Control (Tabulacin; Proco) Creacin PA Creacin PedidoPublicacin Portal o Correo ordinarioAceptacin. Cobro aumentado por tanto la productividad en cercatt t ttde un 40%.Comprador Comprador Comprador Comprador Comprador Proveedor BAP - 14 das (Incluye tiempos de espera hasta recepcin de ofertas proveedores) - Se reducen los tiempos de respuesta al 7 das3 das2 das LT = 34 das**Mediana=17 das 30 1201 0 1 20 5 0 5TVA = 260 min 1Defecto 2 3Sobreproceso cliente interno en ms de un 15% aplicando mejoras rpidas.Se eliminan actividades.Se delega determinada toma dedecisionesSe simplifican documentos25 26. Por donde empezamos.Realizar una primera sesin de evaluacin global de los principales procesos.(1-3 das) Valoracin por parte de Qualitec de las potenciales oportunidades. (1-3 das) Negociacin de alcance de las posiblescolaboraciones.26 27. Enfoques de colaboracin A L C A CoachingKey process Diagnstico Global Nde Negocio C E SPresentacin del equipo G E Planificacin trabajos/objetivosSCT AOI CAnlisis de la situacinMO TRealizacin Mapa de actual ( as is ) UN INegocio N VID I a) Formacin en Identificacin deCE D tcnicas. ineficiencias Identificacin de la AL Ageneracin de valor.C DDiseo situacin futura ICb) Apoyo en la Eaplicacin( should be)Priorizacin/ImpactoA SNMPlan de accin Bc) Identificacin deGestin de proyectos Iquick wins OAcciones de mejora Kaizen Reflexin estratgica27 28. Muchas gracias por su asistencia