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SECRETARÍA GENERAL
DEPARTAMENTO
ESCOLAR Y DE ARCHIVO
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Estructura Organizacional del Departamento Escolar
y de Archivo de la UANL
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Antecedentes
• El 25 de septiembre, inicia actividades la Universidad Autónoma de Nuevo León
1933
• Se crea el Departamento Escolar y de Archivo, siendo Director el Sr. Vicente Reyes Aurrecoechea
1934
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Jefe: Sección de Títulos
Jefe: Sección de Documentos
Jefe: Sección de Captura y Control Académico
Director
Jefe: Sección de Microfilm y Archivo
Jefe: Sección de Becas
Jefe: Servicios de Difusión Externa
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Rector
Estructura Organizacional a Noviembre de 1995 SECRETARÍA GENERAL
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Reestructuración del Organigrama para optimizar personal y operatividad
Noviembre de 1996
NOTA: Se fusionan las Secciones de Títulos y Documentos.
Director
Sección Expedición de Documentos y Títulos
Sección Microfilm y Archivo
Sección de Captura y Control Académico Sección de Becas
Estadística
Coordinación Administrativa
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Rector
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• Se crea Departamento Sección de becas
• Se realizan en la Institución bancaria autorizada
Pago de cuotas escolares
• Se le asignan al Centro de Evaluaciones
Registro al examen de selección, elaboración de listados y credenciales a
aspirantes y maestros
• Se le asigna a Tesorería General y • Auditoría de la U.A.N.L.
Créditos, impresión de boletas de cuotas
escolares así como su custodia y control.
Funciones que se desincorporan del Departamento Escolar y de Archivo
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Reingeniería de Procesos 1998
Actividades:
37 Talleres de Modernización
• Implicaron 400 horas
73 Procesos • Se analizaron,
con mas de 20 años en práctica
38 Participantes
• Dueños de procesos y expertos del Departamento Escolar y de Archivo, así como de algunas Escuelas y Facultades
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De los 73 procesos analizados
Resultado:
Quedando
47 procesos Rediseñados
16 procesos se compactaron
10 se eliminaron
Reingeniería de Procesos 1998
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Fases de modernización administrativa 1998
Reingeniería de los procesos escolares
Mejora Continua
Remodelación de oficinas
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Dirección
División: Tramitación de Documentos Escolares y Títulos
División: Archivo y Acreditación de Estudios
División: Informática Escolar y Credencialización
División: Control Académico e Inscripciones
Subdirección
Rector
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Reestructuración del Organigrama Agosto de 1998 SECRETARÍA GENERAL
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Departamento Escolar y de Archivo
Certificación de procesos Norma ISO 9001:2000
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Implementación ISO 9001:2000
Documentación e Implementación SAC
Pre - auditoría de Certificación TÜV América de México
Auditoría de Certificación TÜV América de México
5 meses
Octubre 2002 Marzo 2003 Febrero 2003
Desarrollo de actividades
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Entrega de Certificado SAC
Desarrollo de actividades ISO 9001:2000
Auditoria de certificación TÛV
Planeación
Actualización de auditores internos
Inducción- concientización
Actualización de auditores internos
Implementación del SAC
Auditoria Interna de procesos
Capacitación de Auditores internos
Auditorias de seguimiento
Integración del Comité de Calidad
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Estructura Documental
PROCEDIMIENTOS GENERALES
DOCUMENTOS EXTERNOS
NIVEL II
REGISTROS DE CALIDAD NIVEL III
NIVEL I
MANUAL DE
ADMINISTRACIÓN DE
CALIDAD
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
1
1
27
13
226
1
1
*24
10
115
Año: 2003 2015
*De los cuales: 13 Procedimientos ISO 11 Procedimientos operativos
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Auditoria de Certificación ISO 9001:2000
Se realizó durante los días 26, 27 y 28 de marzo de 2003
por auditores externos de la empresa TÜV América de México
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2003 2012
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12 y 13
de Marzo
2015
Auditoría externa de recertificación en
la que se renovó el certificado por 3
años, sujeto a revisiones de
seguimiento por la firma certificadora
TÜV SÜD América de México S.A. de C.V.
El Certificado obtenido en la auditoría externa de renovación, efectuada los días 12 y 13 de marzo de 2015, se encuentra en PROCESO de elaboración por parte de la empresa certificadora.
Esta práctica resultó premiada con el 2° lugar en el Reconocimiento a la Mejora de la Gestión 2015, en la categoría Mejora de la Gestión Administrativa, subcategoría Modelos de gestión susceptibles de acreditación o certificación.
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Rector
Secretario
General
Director Departamento Escolar y de Archivo
Subdirección de Certificación de
Documentos Escolares,
Registro y Titulación
Jefe de la División de
Certificación de Documentos
Escolares, Registro y Titulación
Jefe de la División
de Archivo, Digitalización y
Acreditación de Estudios
Subdirección de Inscripciones
y Credencialización
Jefe de la División
de Inscripciones
y Credencialización
Subdirección Archivo, Digitalización y
Acreditación de Estudios
Subdirección de Normatividad y
Legislación Educativa
Secretarias
de Dirección
Estructura Organizacional Actual
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Cumplir con la programación de actividades académico-administrativas
aprobadas por el H. Consejo Universitario.
Verificar la implementación de los procedimientos generales establecidos en
el Sistema de Gestión de Calidad
Asegurar la buena comunicación entre todo el personal del DEyA para
garantizar el servicio efectivo en los trámites escolares.
Mantener junto con el comité de calidad el estricto apego a la Política de
Calidad, Visión, Misión y Valores Organizacionales del Departamento
Escolar y de Archivo.
Asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, en una mejora
continua de los servicios que ofrece el DEyA.
Supervisar y coordinar los procesos relacionados con los clientes (internos y
externos).
Asegurar la actualización y control de los documentos propios del DEyA.
Dar seguimiento de las quejas de los clientes.
Examinar mediante revisiones periódicas la efectividad del SGC del DEyA.
Responsabilidades del Director
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Nombrar un representante para asegurar la implementación y
mantenimiento del SGC.
Cumplir con las disposiciones emanadas del H. Consejo Universitario,
Rectoría y Secretaría General.
Planear y coordinar reuniones de trabajo con las diferentes entidades
administrativas de la Universidad que intervienen en los procesos de
inscripción, tales como: Centro de Evaluaciones, Tesorería General,
Auditoria General, Dirección General de Informática, Departamento de
Becas, entre otros.
Acudir a las comparecencias que instruya la Secretaría General ante las
diversas comisiones del H. Consejo Universitario.
Presentar estadística de la conformación de la matrícula escolar de la UANL
a las autoridades superiores que lo soliciten.
Presentar informe anual de las actividades administrativas a la Rectoría.
Asistir a eventos nacionales en los que se requiera la participación de la
UANL y que atañen al DEyA.
Responsabilidades del Director
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Responsabilidades del Director
Comparecer, asistido por la Oficina del Abogado General a la instancia
judicial que requiera conocer la autenticidad de documentos escolares
emitidos por esta universidad.
Planear y coordinar las reuniones semestrales con los responsables de la
administración escolar de las Escuelas y Facultades, en la que se realiza la
orientación otorgándoles información actualizada de trámites y servicios del
DEyA.
Contribuir con la Rectoría en el fortalecimiento del Programa de Desarrollo
Institucional a través de la planeación estratégica de proyectos.
Resguardar la confidencialidad de los archivos personales de los
estudiantes que están en poder del Departamento Escolar y de Archivo,
salvo petición por escrito de instancias judiciales.
Mantener un adecuado clima laboral, que motive un buen desempeño del
personal del DEyA.
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Personal Activo en el Departamento Escolar y de Archivo
0
20
40
60
80
100
120
1995 1999 2015
66 81
*93
*De los cuales
8 son de
contratación
exclusiva,
para el programa
de Modernización
del Archivo
Académico
Administrativo
de estudiantes
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Misión
Niveles:
* Medio Superior
* Superior
A V A N C E A C A D É M I C O INGRESO PERMANENCIA EGRESO
AVANCE EN EL TIEMPO
Recepción de documentos probatorios de antecedentes académicos
Primer revisión
Inscripción Definitiva
Integración de expediente académico – administrativo del estudiante
Revisión intermedia durante algún trámite escolar
Control Académico
Conformación del expediente probatorio de antecedentes escolares
Revisión final Convenio de validación electrónica UANL - SEP
Expedición de
Documentos Escolares y
Títulos
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Política de Calidad
Buscando la Mejora Continua
En apego a la Normatividad y Legislación.
Estatuto General Ley Orgánica Leyes y Reglamentos de la UANL Leyes Estatales y Federales de Educación
Inscripciones y Credencialización
Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios
Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación
Dirección
2
3
Incrementar nuestro nivel de calidad
Servicio altamente competitivo
1
92%
94%
96%
98%
100%
Objet ivo e
calidad
Revi si ón Marzo
2013
Revi si ón
Octubre 2013
Revi si ón Marzo
2014
Revi si ón
Octubre 2014
Revi si ón
Febrero 2015
95%
99.61%99.69% 100% 99.69% 100%
95%
99%
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• Primer Ingreso
• Reingreso
• Regularización
• Cambio de Escuela o Facultad
Inscripción Sistematizada
• Credencial estudiantil
• Duplicado de Credenciales
• Resello de Credenciales
Entrega de Credencial Universitaria
• Baja como estudiante universitario
• Corrección de datos del estudiante
• Afiliación al IMSS de los estudiantes inscritos
Módulo de Información
División: Inscripciones y Credencialización
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División: Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios
• Programa de Digitalización de los documentos contenidos en el expediente académico – administrativo de los estudiantes y egresados.
• Conformación del archivo académico – administrativo de los estudiantes activos
• Revisión de expedientes para autorización de trámites solicitados por los estudiantes
• Control de situaciones escolares de los estudiantes
• Atención y control de estudiantes que provienen de otros países
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División: Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación
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División: Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación
Títulos Post - Mórtem
Expedición de Títulos y Cédula Profesional
Duplicado de cédula profesional
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Población Escolar Semestre: Agosto - Diciembre 2015
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0
20,000
40,000
60,000
80,000
100,000
120,000
140,000
160,000
180,000
200,000
1956 1974 2000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Comportamiento de la Matrícula Estudiantil
39.96%
Incremento
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1.Realiza registro para el proceso de
asignación al concurso de ingreso
vía internet
(según corresponda al nivel educativo)
Estudiante
2.Captura de fotografía del
aspirante a través del SIASE
Unidad Académica
3.Procesa base de datos de aspirantes
asignados o seleccionados a las diferentes Escuelas y
Facultades
Centro de Evaluaciones
4.Programa el Proceso para la
inscripción sistematizada
DEyA
Proceso de Inscripción Sistematizada Primer Ingreso
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Proceso de Inscripción Sistematizada REGULARIZACIÓN
1. Realiza la preinscripción
Estudiante
2. Valida el kárdex necesario para el proceso
Unidad Académica
3. Procesa la solicitud y autoriza la inscripción de
forma sistematizada
Departamento Escolar y de
Archivo
4. Completa el proceso de
asignación de carga horaria
Unidad Académica
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Proceso de Inscripción Sistematizada REINGRESO
1. Estudiante cubre el pago del recibo de
cuotas escolares
Tesorería General
2. Valida y habilita a los estudiantes con
inscripción definitiva
Departamento Escolar y de Archivo
3. Completa el proceso de asignación de carga
horaria
Unidad Académica
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Proceso de Auditoría de la Matrícula Estudiantil
INTERACCIÓN
Se realiza análisis de
estudiantes inscritos en la
dependencia y a nivel
central DEyA.
Se concilian las bajas,
abandonos y suspensiones.
Se acuerda la firma del acta
y se turna a un despacho
externo.
Escuela o
Facultad
Departamento
Escolar y de
Archivo
Acta de
auditoría de la
matrícula
Dictamen de la
población
auditada
2015
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Distribución de la Población por Nivel Académico
Matrícula estudiantil Semestre Agosto Diciembre 2015
181,033 estudiantes
Preparatoria 59,262 34%
Preparatoria Técnica 14,997
8%
Técnico Superior Universitario
123 0%
Licenciatura 94,116 53%
Escuelas Incorporadas
2,641 2%
Posgrado 5,590 3%
Universidad para los Mayores
56 0%
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Blindaje en los documentos académicos expedidos por el
Departamento Escolar y de Archivo
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Seguridad en los documentos escolares expedidos por el DEyA
Papel
seguridad
oculta
Holograma
hot stamping
y folio
13
27
77
2 Marca de
agua ligada
con el número
de trámite
Holograma
de seguridad
exclusivo de
la UANL
Timbre
holograma para
certificados de
estudios
exclusivo de la
UANL
Cambio
de color el
marco
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Evolución de los formatos de Certificados de Estudios
2005 2004
1980
2007 2008 2013 2015