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LA COMUNICACIÓN EN LA MEJORA
CONTINUA DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
María José Ibarra
Iralda Ramos A.
Paulina Pico
Esp. Superior Gerencia Integrada de la Calidad
Objetivos
•Determinar la importancia de laComunicación al interior de lasorganizaciones.
•Analizar el aporte de lacomunicación para elmejoramiento continuo de lossistemas de gestión.
•Conocer el aporte de unaefectiva comunicación dentrode los Sistemas Integrados deGestión.
Escuela de Relaciones Humanas
Homo Socialis Sujeto productivo como ser social.
Comunicación
ascendente y horizontal
Experimento Hawthorne:
CONCLUSIÓN DEL EXPERIMIENTO
A mayor interacción mayor será la capacidad productiva del trabajador
• El nivel de producción no está determinado por la capacidad física deltrabajador sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean.
• Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos.
• El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas yestándares sociales.
• La organización se compone del conjunto de personas que se relacionanespontáneamente entre sí.
Comunicación y la mejora continua
• Es el elemento vital de una
organización
• Una forma de desarrollar
la comprensión entre las
personas a través de un
intercambio de hechos,
opiniones, ideas, actitudes
y emociones.
• Es importante la calidad
de información que se
transmite ya que de ello
depende la calidad de
decisiones que se tomen,
pero las decisiones no
sólo depende de la calidad
de información que se
recibe sino también del
pensamiento que la
procesa. (Manzano 2013,
4).
• Las organizaciones están
sujetas a los cambios de su
entorno los mismos que cada
vez se vuelven mas
complejos e impredecibles.
• El comunicador
organizacional debe tener
claramente establecido un
plan de comunicación
inspirado en la gerencia y en
la rentabilidad de la empresa,
considerando que el principio
y la finalidad máxima es el
crecimiento de las personas
que conforman la
organización.
• Principios de gestión
que se enmarcan
dentro de la función
del comunicador:
(Ocampo 2012, 254).
• Cambio Cultural
• Clima Organizacional
• Aprendizaje organizativo
• Formación
• Mejora continua de los
conocimientos, procesos,
productos y servicios
Cambio Cultural
•La cultura organizacional esta compuesta
por un conjunto de valores, creencias,
hábitos, comportamientos, actitudes,
conductas y tradiciones entre los miembros
existentes en la organización. La cultura se
transmite en el tiempo y se adapta de
acuerdo a las influencias externas e
internas de la organización.
Clima
Organizacional
• El clima laboral es
considerado como
una fuerza que
influye en la
conducta del
empleado.
• Grado de motivación
o desmotivación del
empleado. (Espinosa
2000)
El clima y la cultura organizacional constituyen
dos componentes de esencial importancia para la
elevación de la productividad laboral
Aprendizaje Organizacional
PERSONAL MAS COMPETITIVO
Capacitación y desarrollo de habilidades, destrezas y
competencias individuales y
grupales a todo nivel
Transformar una organización simple en una organización
inteligente
ABIERTO AL CAMBIO
COMUNICACIÓN EFECTIVA = PERSONAL MOTIVADO Y CONTENTO DE APRENDER
Formación
Formación es el primer peldaño del aprendizaje
Objetivo – cambio de actitud
Instrumento de cambio y mejora continua
Desarrollas y mejorar competencias de los trabajadores
ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
Ludlow y Panton (1997)
• Porque es necesaria la comunicación:
Conduce a una mayor
efectividad
Ayuda a que las personas sean
tomadas en cuenta
Permite que los miembros se sientan que
participan en la empresa y aumenta la
motivación para tener un buen desempeño
Aumenta el compromiso con la organización
Logra mejores relaciones y
entendimientos entre los
colegas, jefes y subordinados.
Ayuda a los empleados a entender las
necesidades de cambio.
• Esta comunicación se
hace necesaria, debido a
que la organización debe
convencer, informar y
sobre todo motivar al
recursos humanos sobre
la importancia de los
procesos de innovación y
su efecto en los sistemas
de gestión.
• comunicación es la
facultad inherente que
tiene los individuos
para transmitir a otros,
informaciones,
sentimientos y
vivencias.
•Por lo cual la comunicación cumple un
papel fundamental en los diferentes
sistemas de gestión de una empresa,
ya que es la comunicación la que
establece la estructura del sistema de
información y comunicación
encaminada a la mejora continua.
(Restrepo 1995)
Implementación de Sistemas
Siguiente
Sistema
Siguiente
Sistema
Las empresas
han
implementado
por separado
sistemas de
gestión
El ciclo PDCA (Deming 1986)
Mejora continua
Gestión del
Conocimiento
Ciclo de
Aprendizaje
Mejor comunicación interna
La comunicación al interior de las
empresas
1) Entendimiento de las políticas y objetivos de la
empresa.
2) Establecimientos de rutinas
eficientes de trabajos
3) Sistema de documentación de
la empresa
4) Flujo dinámico de información
entre los niveles de la empresa
5) Mejoramiento de la curva de aprendizaje
(Fontalvo Herrera, Quejada y Puello Payares 2011)
ISO 9004:200 (cláusula 5.5.3)
• “La alta dirección de la organización debería definir e
implementar un proceso eficaz y eficiente para la
comunicación de la política de la calidad, los requisitos de
la calidad, los objetivos de la calidad y los logros.
Proporcionar esta información puede ayudar a la mejora
del desempeño de la organización y compromete
directamente a las personas en el logro de los objetivos
de la calidad. La dirección debería promover activamente
la retroalimentación y la comunicación del personal de la
organización como un medio para su participación” (ISO
& IAF 2005)
Medios de comunicación de información:
• Comunicación directa de la dirección en las áreas de trabajo
• Reuniones de equipo y otras reuniones, como aquellas par el reconocimiento de logros
• Periódicos murales
• Correo electrónico, intranet y páginas electrónicas
• Revistas o periódicos internos de la compañía
• Reuniones de personal
• Cartas o notas individuales
(ISO & IAF 2005)
Referencias:
• Fontalvo Herrera, Tomás José, Raúl Quejada, y Joaquín Guillermo Puello Payares.«La comunicación organizacional como agente dinamizador de la mejora contínua enlos sistemas de gestión.» Encuentros, 2011: 147-160.
• Ferguson Amores, M. C., y M. M. Bornay Barrachina. «Modelos de Implantación de losSistemas Integrados de Gestión de la Caldiad, el Medio Ambiente y la Seguidad.»Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa, 2002: 97-118.
• ISO & IAF. «ISO 9001 Auditing Practices Group.» 2005.www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup (último acceso: 19 de 10 de 2015).
• Manzano, Alberto Blázquez. «La Información y Comunicación, claves para gestión del conocimiento empresarial.» Revista Dimensión Empresarial, 2013: 23-32.
• Ocampo, María Cristina. «Comunicar para mejorar la calidad.» En Mejora de las competencias comunicativas, de Rico-Martín y otros, 312. España: Decretaría General Técnica, 2012.
• Restrepo, Mariluz. «Comunicación para la dinámica organizacional.» En Signo yPensamiento, de Universidad Javeriana: facultad de Comunicación, 91-96. Colombia,1995.
• Senge, Peter M. La Quinta Disciplina: cómo impulsar el aprendizaje en la organizacióninteligente. Barcelona: Granica, 1994.