ISAE UNIVERSIDAD

PRESENTADO POR: YENIA A. JUÁREZ R.

ACCESSS

¿ QUÉ ES ACCESS?

Es un Sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS

Tabla

•Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.

Consultas

•Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.

Formulario

s

•Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos.

Informes

•Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina

Macros

•Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

Módulos

•Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que las de los macros.

Otro de los Elementos básico de ACCESS son los Controles Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.Los formularios y los informes son controles.

REGISTROS Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

CAMPOS

Es la Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona.

TABLAS

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos

Aquí podemos observar una tabla donde tiene su campo y su registro.

RELACIONES

 Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo

en común. Existen tres tipos de relaciones, las cuales son las siguientes.

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI.

RELACIONES

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar

enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:

Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo.

TIPOS DE DATOS •En

cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access

Datos Adjuntos

•Números que se generan automáticamente para cada registro.

Auto numéric

o

•Valores monetarios.

Moneda

TIPOS DE DATOS

•Es para llevar a cabo la fecha y la hora.

Fecha/ Hora

•Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Hipervínculo

•Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.

Memo

TIPOS DE DATOS

Textos Sí/ No

Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores. Valores booleanos.

Objetos OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Número

Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda.

EJEMPLOS

En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.

CRITERIOS DESCRIPCIÓN

>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o Unidades En Stock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o Unidades En Stock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50.

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como Fecha Nacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.

Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.

EJEMPLOS Supongamos un conjuntos de entidades de modelos de coches que se que desea trasladar al modelo de tablas relaciones. Se definen en la tabla PRODUCTOS de la imagen inferior. El atributo (campo) Descripción que describe el nombre del modelo de un coche. el campo foto es una imagen (foto) del modelo de coche en un campo OLE que necesitar ser visualizado en un formulario.

El formulario permite ver la fotografía y una lista desplegable como se ve en la imagen siguiente. En la tabla sólo puede verse los registros como filas, en la que la foto es un campo con un contenido de tipo Imagen.