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¡Bienvenidos!
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Gestión de Abastecimiento 2020
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1. Apertura
2. Informe Compras 2019
3. Gestión de Proveedores
4. Descripción Proceso de Compras
5. Video explicativo Proceso de Compras
6. Preguntas y respuestas
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Informe de Compras 2019
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GEN TRANSPORTE
$1,08 Bn48%
Informe de Compras 2019
GEN DISTRIBUCIÓN
$2,24 Bn
14COMPAÑÍAS
2PAÍSES
$1,16 Bn52%
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$2,24 Bn
Distribución de las compras
Servicios
$2,1 Bn92%
Bienes
$178 MM8%
Informe de Compras 2019
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GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
$2,04 Bn
550.065 56.1%
368.608 37.6%
21.747 2.2%
17.963 1.8%
10.226 1.0%
7.011 0.7%
4.257 0.4%
979.879 100%
339.793 31.9%
335.636 31.5%
259.354 24.3%
122.327 11.5%
5.584 0.5%
2.772 0.3%
584 0.1%
1.066.050 100%TOTAL TOTAL
1 COMPAÑÍA NUEVA
Distribución de las comprasInforme de Compras 2019
Nota: Valores de compras centralizadas (gestión en las dependencias de Compra de Bienes y Servicios de Promigas (Gen Transporte) y Gerencia de Compras de Enlace (Gen Distribución)
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Tipo de Servicio Valor COP (MM)
Contratos Integrales 330.435
Transporte de GNL 92.600
Revisiones previas y periódicas 49.117
Renting de vehículos 28.331
Gestión de cartera 22.096
Proyectos fotovoltaicos 22.014
Administración delegada 20.645
Promoción y habilitación servicio de gas natural 20.168
Soporte/Desarrollo software 16.265
Construcción de redes eléctricas 13.786
Recaudo 11.826
Otros servicios 181.234
Otros conceptos (Compra energía, STR, UTEN) 138.588
35%
10%
5%
3%
2%
2%
2%
2%
1%
1%
1%
19%
15%
Categorías de ServiciosGEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
1. 88% de este rubro corresponde al contrato de O&M de la FSRU de SPEC ($336.241) para la vigencia restante (2019 – 2036).
COP 947.109 MM540 Proveedores
COP 920.727 MM438 Proveedores
Tipo de Servicio Valor COP (MM)
Servicios Técnicos 1 380.370
Construcción de gasoductos 284.575
Obras civiles 38.290
Renting de vehículos 34.723
Estudios y asesorías 33.863
Mantenimiento gasoductos 23.068
Suministro combustibles y lubricantes 15.779
Asesoría técnica 14.595
Tramites y licencias 13.249
Mantenimiento infraestructura física 11.355
Mantenimiento maquinaria y equipos 7.013
Hospedaje 6.952
Otros servicios 56.895
41%
31%
4%
4%
4%
3%
2%
2%
1%
1%
1%
1%
6%
$1,86 Bn
Informe de Compras 2019
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GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
Tipo de Bienes Valor COP (MM)
Medidores residenciales 22.207
Tubería y accesorios PE 12.830
Tubería y accesorios PE-AL-PE 11.446
Transformadores 10.870
Medida inteligente 7.092
Tubería y accesorios de cobre 4.876
Reconectadores 4.814
Reguladores residenciales 3.728
Tubería y accesorios de acero 3.607
Cables 3.408
Válvulas 2.671
Reguladores no residenciales 2.187
Otros bienes 29.201
COP 118.944 MM412 Proveedores
COP 59.152 MM318 Proveedores
19%
11%
10%
9%
6%
4%
4%
3%
3%
3%
2%
2%
25%
34%
10%
8%
6%
5%
3%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
22%
Tipo de Bienes Valor COP (MM)
Tubería acero carbón 20.236
Recubrimiento de tubería 5.912
Genéricos 4.762
Accesorios hot tap 3.325
Equipos/Software Sistema 2.948
Válvulas de bloqueo 1.983
Eléctricos 1.272
Accesorios acero carbón 1.259
Grasas, aceites y lubricantes 1.241
Repuestos Compresores Caterpillar 1.187
Construcción Mtto. Gasoductos 994
Rptos Termogenerador 989
Otros bienes 15.027
$178,1 MM
Categorías de BienesInforme de Compras 2019
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Gestión de proveedores
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Gestión Sostenible de Proveedores
Procesos
Excelencia Operacional
TecnologíaTransformación Organizacional
Relaciones con aliados
PersonasCambio Cultural
Buenas prácticas ambientales, sociales y de buen gobierno.
Principios de ética, transparencia y equidad.
Negocios bajo condiciones justas, de mutuo beneficio y a largo plazo.
Riguroso proceso de selección.
Evaluaciones de riesgo.
Alianzas estratégicas para promover desarrollo de las regiones.
Mejores prácticas en DDHH, laborales, y HSE.
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Gestión Sostenible de Proveedores
Datos 2020
A la fecha se encuentran inscritos en nuestra
plataforma de gestión y seguimiento a
proveedores Par Servicios:
521 aliados
GEN Transporte 370 aliados
GEN Distribución 151 aliados
✓ Datos 2019: 86% de los proveedores del registro fueron evaluados (373/434). Calificación promediopara Proveedores de Bienes fue 91 y para Servicios 89, sobre 100.
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Gestión Sostenible de Proveedores
Nacionales
1.855Extranjeros
230
Monto:
COP$356.178 Mm
17%
Monto:
COP$1.69 Bn
83%
70%
13%30%
87%
Transporte Distribución
Región Caribe Interior del pais
40%
4%1%
22%
13%
7%
5%8%
Ubicación geográfica
Barranquilla
Cartagena
Resto Costa Atlántica
Bogotá
Cali
Medellin
Bucaramanga
Resto interior pais
Distribución geográfica 2019
2.085 proveedores
Monto de compras
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Gestión Sostenible de Proveedores
• Encuentro anual de proveedores.• Encuestas a proveedores.• Talleres temáticos y boletines• Programa de formación a
Administradores de Contratos.• Atención de visitas comerciales a
proveedores (actuales y nuevos).• Gestión de evaluación de desempeño
anual de proveedores
Actividades 2013 - 2019✓ 51% promedio de participación de proveedores en
encuentro anual.
✓ 96% de proveedores encuestados en el 2018 continuaríaprestando servicios y suministrando bienes y hablaríabien de Promigas y sus empresas relacionadas.
✓ 97% reconoce la transparencia de la operación en losdiferentes procesos con Proveedores de Promigas yrelacionadas.
✓ 2 boletines anuales enviados a proveedores incluyendotemas de interés general (SAP, HSE, entre otros).
✓ 68% promedio de cobertura en el programa deformación a administradores de contrato.
Histórico Actividades
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CIFRAS RELEVANTES
Principales ciudades %Barranquilla y Atlántico 90%Bogotá 5%Medellín 2%Cartagena 1%Bucaramanga 1%Cali 1%
ESPECIALIDADES
517Proveedores inscritos
407Citas concertadas
323Proveedores
asistentes
80%Efectividad
18Compradores
BienesServicios
18Proveedores Atendidos/ comprador
Obras civiles e interventorías ;
30%
Asesorías técnicas, admin. y
financieras; 8%
IT; 10%Mtto infr. Física, maq. y equipo;
11%
Suministro personal
temporal; 4%
Otros; 37%
EPP (elementos protección personal);
16%
Herramientas, equipos y ferretería;
33%Papelería y Litografía;
6%
Mercadeo (material POP); 6%
Tubería y Accesorios
AC; 5%
Muebles y Enseres; 5%
Otros; 29%
Gestión Sostenible de proveedoresRueda de negocios 2020
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Enfoque 2020Gestión de proveedores
• Conferencias web:
1. Gestión Abastecimiento.
2. ¿Gestionas tus riesgos?
3. Continuidad del negocio.
• Conversatorio:
Reinventando las empresas en medio de la pandemia.
• Encuesta:
Percepción de proveedores sobre Promigas y los diferentes procesos proveedores.
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Proceso de Compras
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Proceso de Compras
1 5 C o m pañías
GEN TRANSPORTE
GEN DISTRIBUCIÓN
Promigas PromiorienteTransmetanoTransoccidente
SPECPromisolZonagenFund. Promigas
EnlaceVersaSurtigasGDO
CEOPerú: Quavii Gasnorp
PlaneaciónPreselección de
proveedores a invitar
Invitación acotizar
Evaluación de ofertas
Solicitud documentos HSE
Adjudicación y legalización Ejecución
y cierre
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Documentos de constitución:
❑ Cámara de comercio.
❑ Composición accionaria.
Preselección de proveedores a invitarSe toman proveedores de diferentes fuentes:
• Par Servicios
• Registro en maestro de terceros en ERP
• Base de datos de potenciales proveedores
• Otras fuentes de información: Internet, revistas económicas, etc.
Proceso de Compras
¿Qué documentos se solicitan?
Experiencia técnica, principales clientes.
Información adicional:
❑ Financiera.
❑ Cobertura.
❑ Certificaciones HSE
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En cada invitación se detallará ellistado de documentos y formatosaplicables que deben presentar.
Invitación a cotizar
Reunión informativaVisita de obra. Preguntas y respuestas.Presentación ofertas.
• Carta de presentación y Declaración de Conflictos de Interés.
• Certificado de existencia y representación legal y composición accionaria.
• Certificado de no inmersión en ley 1116 o 550.
• Póliza de seriedad – Aseguradora calificación AAA. No subsanable.
• Certificaciones HSE (Servicios significativos).
• Estados financieros últimos 3 años
• Certificación personas naturales.
• Plan ejecución de las actividades.
• Cronograma de actividades.
• Organización técnica y administrativa.
• Relación de equipos, maquinaria y herramientas.
• Relación de subcontratos.
• Flujo de fondos.
• Análisis de salarios de personal.
• Tarifas de equipos.
• Información experiencia específica.
• Desglose de precios unitarios.
• Valor de la cotización.
Documentación general
Documentación económica
Documentación técnica
Proceso de Compras
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1. Todos los procesos, previo lanzamiento, tienen determinados loscriterios técnicos de evaluación, los cuales son ponderados paraposteriormente ser calificados. Las ponderaciones no se dan a conocera los proveedores.
2. Las cotizaciones se evalúan técnicamente de acuerdo con los criteriospreestablecidos.
3. Las ofertas declaradas elegibles se evalúan económicamente.
Evaluación de ofertas
Proceso de Compras
• La garantía de seriedad es requisito no subsanable. • Atender las aclaraciones solicitadas y responder dentro de los plazos
establecidos. • Solo se permitirán cambios en el valor de la cotización si obedecen a
errores aritméticos identificados.
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Proceso de Compras
Solicitud documentos Proveedor preseleccionadoSolo el proveedor preseleccionado deberá presentar la información solicitada.
• Preparar los documentos de preselección: ❑ Plan HSE o Planilla de riesgos HSE.❑ Matriz de calidad.
• Aceptar las recomendaciones indicadas en la evaluación del Plan HSE aprobado y la matriz de calidad.
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Proceso de Compras
Legalización y adjudicación
• Confirmar recibido notificación de selección.
• Tramitar expedición de pólizas contractuales o garantía bancaria.
• Tramitar firma de contrato u oferta mercantil recibida.
• Presentar documentación para gestión de anticipo.
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Proceso de Compras
• Firmar acta de inicio.
• Actualizar vigencia de las pólizas de acuerdo con el acta de inicio suscrita.
• Entregar facturas dentro de los periodos de corte correspondientes.
• Notificar oportunamente al administrador del contrato las novedades que
surjan durante la ejecución del servicio / entrega del bien.
• Notificar a la aseguradora todas las novedades del contrato durante su
ejecución.
• Entregar certificados junto con el material.
• Firmar actas de suspensión, reinicio y finalización.
• Notificar a la aseguradora la finalización de los servicios o entrega de los bienes
para actualización de pólizas.
Ejecución y cierre
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Gracias.