Presentación de los contratos de Trabajo

Vía Electrónica

“El patrono también podrá presentar la copia del contrato individual de trabajo en forma electrónica por medio de internet.”

Presentación de los Contratos de Trabajo Vía Electrónica

De conformidad con el artículos 28 del Código de Trabajo, cuando el contrato de trabajo deba constar por escrito, el mismo debe emitirse en tres ejemplares, uno que deberá quedar en poder de cada parte (patrono y trabajador) y el otro debe ser remitido por el patrono a la Dirección General de Trabajo, directamente o por medio de la autoridad más cercana, dentro de los quince días posteriores a su celebración, modificación o novación.

Para facilitar el cumplimiento de la obligación patronal anteriormente descrita, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social, por medio del Acuerdo Ministerial número 242-2015 (el “Acuerdo”), creó un procedimiento opcional sistematizado por medio del cual el patrono podrá enviar la copia del contrato escrito de trabajo por medio del internet. Al respecto, en la parte conducente del artículo 2 del Acuerdo, que regula lo relacionado al objetivo específico de dicha norma, literalmente se establece: “Que empleadores cumplan con la obligación establecida en el Artículo 28 del Decreto número 1441 del Congreso de la República de Guatemala, Código de Trabajo, en el cual para el cumplimiento de tal obligación la parte empleadora puedan presentar los contratos Individuales de Trabajo suscritos con sus trabajadores, desde la comodidad de sus oficinas a través de la página web del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.”

Lo anterior, como resultado del compromiso adquirido por el Estado de Guatemala ante el Consejo de Administración de la Organización Internacional del Trabajo (conocida como OIT) de tomar medidas administrativas necesarias para mejorar los procedimientos para el cumplimiento de la ley laboral en Guatemala.

¿Cuál es el procedimiento para la presentación electrónica de los contratos de trabajo escritos?

En resumen, podemos decir que se deben seguir 4 pasos:

Obtención de usuario electrónico

Ingresar a la página web del Miniterio de Trabajo http://www.mintrabajo.gob.gt/ y seleccionar la opción e-Servicios, dentro de ésta se debe seleccionar la opción de Formulario de Registro Sistema de Integración. Al acceder a dicha opción, aparecerá el formulario denominado SOLICITUD DE CREDENCIALES PAR A INGRESAR C O N T R A T O S I N D I V I D U A L E S D E TRABAJO, el cual se debe llenar respectivamente. El formulario deberá presentarse físicamente ante el “Departamento de Registro Laboral de la Dirección de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social” y se le deberá acompañar la patente de comercio (si fuese sociedad por ejemplo) o la resolución que demuestre la existencia legal de la persona jurídica (si fuese asociación o fundación por ejemplo) y el nombramiento del representante legal respectivo.

Una vez presentado, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social otorgará las credenciales de acceso al sistema de información para la presentación de contratos individuales de trabajo de forma electrónica. Para dicho efecto, se enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico que el empleador haya consignado en el formulario, el cual contendrá el usuario y contraseña asignado al usuario y la dirección web de acceso al sistema.

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Suscripción de los contratos de trabajo escritos

Una vez se firmen los contratos, cada contrato podrá f i rmarse en 2 or ig ina les, quedando 1 en poder del t rabajador y 1 en poder del patrono. Cualquiera de los 2 anteriores podrá escanearse y a rch ivarse en formato PDF. Éste archivo PDF será el que se enviará vía electrónica, como se detal la en el siguiente paso. Como nota interesante, el Acuerdo no establece que ahora se deberán emitir menos ejemplares (2 en lugar de 3), como pudiésemos pensar lógicamente en virtud de que el ejemplar para la Dirección General de Trabajo ahora será electrónico (por ejemplo pudiésemos escanear la copia del patrono y enviar esa), sin embargo, en cumplimiento del propósito del Acuerdo que consiste en la presentación del contrato a través de la página web del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, el “tercer ejemplar” ahora se envía en forma electrónica únicamente.

Envío de los Contratos Individuales de Trabajo

Al ingresar al sitio web, con el usuario y contraseña otorgados, se aparecerá una plantilla de Excel, en la cual se deberán llenar los datos más relevantes del contrato de trabajo (se deberá llenar uno por cada contrato). El sistema permitirá cargar una plantil la de Excel por cada contrato y deberá agregarse adicionalmente el contrato escaneado en formato PDF, como se explicó en el paso anterior.

Impresión de la constancia

Para que el empleador obtenga el respaldo de haber cumplido con la obligación de presentar el contrato individual de trabajo a la Dirección General de Trabajo, como lo establece el artículo 28 del Código de Trabajo, deberá imprimir, por cada

uno de los contratos enviados electrónicamente, una constancia de “Recepción de Contrato” que el sistema le otorgará, la que será de utilidad para demostrar por parte del empleador ante cualquier autoridad de trabajo que dicha obligación ha sido efectivamente cumplida. Esta constancia deberá adjuntarse al expediente de cada trabajador

Es importante indicar que el hecho de haber presentado la copia del contrato laboral por ésta vía electrónica, no significa que el contrato necesariamente cumpla con los requisitos de ley, es por esto que el artículo 5 del Acuerdo establece que el Departamento de Registro Laboral con su personal asignado, podrá verificar la información presentada llevando a cabo revisión de las planillas Excel que el empleador ha llenado en el sistema, verificando conjuntamente los archivos en formato PDF que el empleador ha agregado a las planillas y atenderá a las alertas que el sistema otorgare para proceder conforme la ley.

Para que los contratos de trabajo cumplan con los requisitos legales, es importante asesorarse de profesionales expertos en derecho laboral.

En CCI® somos expertos en derecho laboral y contamos con la experiencia y el personal que podrá asesorarle tanto en sus soluciones laborales preventivas como en la solución de conf lictos laborales instaurados.

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