República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Superior

Instituto Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy Blanco”

Programa Nacional de Formación en Información y DocumentaciónMisión Sucre - PNFID

Integrantes:

Escalona Milexa

Falcón Anahelis

Pineda Leima

Rojas Adela

Sección: 601

Prof.: Pérez Guillermo

LOS ARCHIVOS COMO SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Barquisimeto, 16 de Septiembre 2009

Contenido: Definición de Archivos.

Evolución Histórica de los Archivos.

Tipos de Archivos

Características de los archivos sistemas de información:

- Ambiente.

- Entrada.

- procedimientos.

- salidas.

Componentes del sistema de información:

- Documento e información.

- Registro.

- Base de datos.

- Equipos.

- Elementos de apoyo al sistema.

- Procesos.

- Personas.

ContenidosConceptos de Archivos: Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material en un proceso natural por una persona o institución pública o privada.

Heredia A. (1986)  Conjunto de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por la personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.

Ruiz F. (1999)  El archivo es el reflejo natural y la plasmación en sus documentos de las actividades de las instituciones, ya sea pública o privada o de una persona determinada.

Mayra Mena. (2004)

Tipos de Archivos

Documento activo

Primera edad (Circulación y tramitación)

Archivo de Gestión

Archivo de GestiónSegunda edad (Consulta disminuida)

Archivo Central / Archivo Intermedio

Documento semiactivo

Archivo Histórico

Tercera edad

(valor permanente /

investigación)

Documento inactivo

Valor Administrativo

Valor legal y

financiero

Valor de Investigación

Valor Histórico

Ambos documentos recibirán un tratamiento diferente,

manteniendo siempre su identidad.

Valores del documentos

Ciclo de Vida:Ciclo de Vida:

“La información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).”

Cruz Mundet,, José Ramón

Creación

Uso y mantenimiento

Expurgo

Caracterización de los Archivos como Caracterización de los Archivos como sistemas de información.sistemas de información.

Ambiente:

Estructura orgánica que conforman su entorno.

Entrada:

Documentos que atraviesan un ciclo de subsistemas que forman un sistema.

Procedimiento:Es el proceso que se le da a los documentos desde el momento de su creación.

Diseño de los documentos.

Identificación

Valoración.

Salida:Garantizar y facilitar el acceso de la información al usuario.

Procedimiento de salida:El subsistema de la salida atraviesa un procedimiento los cuales son:

Identificación.

Descripción.

Difusión.

Valoración.

Componentes del Sistema de Componentes del Sistema de Información Información

Carácter particular de génesis

Carácter seriado

Carácter exclusivo

Generado de forma espontánea

Generado uno a uno para una serie documental

Documentos e Información

Generado como originales, únicos e irrepetibles.

Registros:

Son de gran importancia para el control de los documentos.

Registros de entradas y salidas y registros de control y seguimiento de expedientes.

Base de Datos:Herramienta fundamental para lograr una efectiva gestión de la información y sistemas de archivos.

Equipos:

Son similares a la de cualquier otra unidad exceptuando la utilización de equipos para la conservación, preventiva y la restauración de documentos.

Elementos de apoyo al Sistema:Los decretos - ley, normas, resoluciones, cartas circulares, entre otras, permitiendo al archivero en darle al documento una correcta clasificación y gestión en el sistema

Procesos:

Identificación: Es la primera fase de intervención del archivero sobre los documentos.

Valoración: Análisis de los valores primarios y secundarios de las series documentales, se establece los plazos de permanencia de los documentos en los archivos.

Descripción: Se elaboran instrumentos de descripción que permiten el acceso a la información contenida en los documentos.

Difusión: La difusión de los sistemas de archivos tiene dos ramas.

- La propia administración productora de los documentos.- Los usuarios. se establecerá condiciones, si pueden tener acceso o no a la información contenida en los documentos.

Personas:Hasta mediados del XX el archivero trabajaba en función de las necesidades de un solo usuario.

Para la fecha en los archivos se han hecho varios cambios, ya el profesional de los archivos debe tener la capacidad de intervenir en todas las etapas del ciclo de vida del documento.

Debemos forman equipos de trabajo con especialistas de conservación, tecnologías de la información y otros profesionales para así lograr un correcto funcionamiento de los sistemas de gestión documental y archivo.

Contenidos

Visualizar las

estatuillas en el piso y en la pared.

El Archivo más antiguo de la humanidad

En 1933 unos beduinos del medio eufrates en sus excavaciones encontraron unas estatuillas mutiladas.

Este hallazgo fue el origen del descubrimiento de Mari, ciudad real, cuyos restos más antiguos datan de fecha anterior al siglo XXXII a.c.

El palacio se descubrió en 1955, hasta los momentos los archivos más antiguo de la humanidad. 20.000 tablillas de arcillas escritas en cuneiforme silábico ocado-babilónico conteniendo documentos de todo tipo que datan del siglo XXI antes de la era cristiana.

Nota: Información publicada por el diario el País el año 19 de mayo de 1976