preparacion de la balanza de comprobacion a partir de las cuentas - t

7/24/2019 Preparacion de La Balanza de Comprobacion a Partir de Las Cuentas - T

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Detngase a pensar

Registro de las transacciones de negocios 81

CCuueennttaassddeellmmaayyoorrddeessppuussddeellttrraassppaassooFIGURA 2-10 Cuen t a sde lmayo rde spusde l t r a spaso

30,000

30,000

CAPITAL CONTABLE

DEL PROPIETARIO*Sheena Bright, Capital

Abr 30

Saldo

Sheena Bright,

Retiros

Abr 21 500

100

300

PASIVOSCuentas por pagar

5,500

3,000

8,500

INGRESOS

Ingresos porservicios

30,000

5,500

2,000

9,000

21,000

20,000

3,200

300

2,000

ACTIVOSEfectivo

3,000

1,000

2,000

Cuentas por cobrar

20,000

11,000

9,000

Terreno

500

500

Suministros de oficina

Abr 1

Abr 8

Abr 22

Abr 24

Saldo

Abr 2

Abr 15

Abr 21

Abr 30

600

600

1,000

1,000

1,200

1,200

400

100

500

GASTOS

Gasto por renta,computadora

Gastos por salarios

Gastos por serviciosgenerales

Gasto por renta, oficina

*Estos valores son intencionalmente distintos de los que se presentaron en el captulo 1.

Abr 15

Saldo

Abr 15

Saldo

Abr 15

Saldo

Abr 15

Abr 30

Saldo

Abr 8

Abr 10

Saldo

Abr 1

Saldo

2,000

2,000

300 Abr 3

Abr 30

Saldo

Abr 10

Saldo

Abr 3

Saldo

Abr 2

Saldo

Abr 22

Abr 24

*

*

*

Alguna vez usted ha caminado por la playa y juntado conchas y moluscos de mar? Tal vez ustedtena ms de una cubeta y puso todos los erizos en una, todos los cangrejos en otra, y as sucesi-vamente. Esa separacin es exactamente lo que sucede en los traspasos al mayor. Todo lo queestamos haciendo es recolectar transacciones que afectan la misma cuenta (por ejemplo, todaslas transacciones a Efectivo) y ponindolas en la cuenta-T. Se colocan ya sea del lado izquierdo odel derecho de la cuenta-T, segn si aparecen del lado izquierdo o del lado derecho del asien-to del diario. El traspaso al mayor es simplemente un proceso de clasificacin no ocurre ningncambio en los cargos ni en los abonos, desde la transaccin hasta los traspasos al mayor.

Preparacin de la balanza de comprobacin a partir

de las cuentas-TUnabalanza de comprobacin resume el contenido del mayor al presentar una lista de todas lascuentas con sus saldos: los activos primero, seguidos por los pasivos y, luego, el capital contabledel propietario. En un sistema de contabilidad manual, la balanza de comprobacin brinda unaprueba de exactitud, mostrando si los cargos totales son iguales a los abonos totales. En todoslos tipos de sistemas, la balanza de comprobacin es un resumen til de las cuentas y de sus sal-dos porque muestra, a una fecha especfica, los saldos de todas las cuentas del sistema contablede una compaa. La figura 2-11 es una balanza de comprobacin de Smart Touch Learning al30 de abril de 2010, es decir, el final del primer mes de operaciones.

Preparar la balanza de

comprobacin a partir

de cuentas-T

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82 Captulo 2

FIGURA 2-11

B

B

a

a

l

l

a

a

n

n

z

z

a

a

d

d

e

e

c

c

o

o

m

m

p

p

r

r

o

o

b

b

a

a

c

c

i

i

n

n

p

$ 300

30,000

8,500

$38,800

$21,000

1,000

500

11,000

2,000

600

1,000

1,200

500

$38,800

Ttulo de la cuenta

SMART TOUCH LEARNINGBalanza de comprobacin

30 de abril de 2010

Efectivo

Cuentas por cobrar

Suministros de oficina

TerrenoCuentas por pagar

Sheena Bright, Capital

Sheena Bright, Retiros

Ingresos por servicios

Gasto por renta, computadora

Gasto por renta, oficina

Gastos por salarios

Gastos por servicios generales

Total

Debe Haber

Saldo

Correccin de la balanza de comprobacinDurante todo el proceso contable, el total de cargos siempre debe ser igual al total de abonos. Sino es as, hay un error. Los sistemas contables computarizados eliminan muchos errores, porquela mayora de los programas de cmputo disponibles no permiten realizar un asiento del diarioque no cuadre. Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque losseres humanos son susceptibles de ingresar datos incorrectos.

Los errores se pueden detectar mediante el clculo de la diferencia entre el total de cargosy el total de abonos en la balanza de comprobacin. Posteriormente, se debe realizar una o msde las siguientes acciones:

1. Busque alguna cuenta que falte en la balanza de comprobacin. Por ejemplo, suponga queel contador omiti Retiros de la balanza de comprobacin en la figura 2-11. El total de car-gos sera entonces $36,800 ($38,800 $2,000). Rastree cada cuenta desde el mayor hasta

la balanza de comprobacin, y de este modo localizar la cuenta que falta.2. Divida entre 2 la diferencia entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado

como un abono, o viceversa, duplica la cantidad del error. Suponga que el contador tras-pas un abono de $500 como un cargo. El total de cargos contiene los $500, y el total deabonos omite los $500. El monto fuera de equilibrio son $1,000. El hecho de dividir ladiferencia entre 2 identifica los $500 de la transaccin. Posteriormente busque en la balan-za de comprobacin una transaccin de $500 y remtala a la cuenta afectada.

3. Divida la cantidad que no cuadra entre 9. Si el resultado es equitativamente divisibleentre 9, quizs el error sea un resbaln de cifras (ejemplo: escribir $1,000 como $100o escribir $100 como $1,000) o una transposicin entre nmeros (ejemplo: tratar$1,200 como $2,100). Suponga, por ejemplo, que el contador anot los Retirosde $2,000 como $20,000 en la balanza de comprobacin. ste es un error del tiporesbaln de cifras. El total de cargos diferira del total de abonos en $18,000 ($20,000

$2,000 = $18,000). Al dividir $18,000 entre 9 se obtiene la cifra de $2,000, que es elmonto correcto de los retiros. Rastree los $2,000 a travs del mayor, hasta que ustedllegue a la cuenta Retiros. De este modo, se habr encontrado el error.

Advertencia: No confunda la balanza de comprobacin con el balance general. Una ba-lanza de comprobacin es un documento interno que nicamente es usado por el personalinterno de la empresa. El pblico nunca ve la balanza de comprobacin. Las personas externas

a la empresa tan slo reciben los estados financieros de la compaa.


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Registro de las transacciones de negocios 83

Detalles de los libros del diario y el mayor

En la prctica, el diario y el mayor brindan suficientes detalles para crear un rastro o una

huella a travs de los registros. Suponga que un proveedor nos factur dos veces por unartculo que compramos. Para demostrar que ya hemos pagado la factura, debemos compro-bar nuestro pago. Ello requiere que usemos el libro del diario y el mayor.

Detalles en el diario

La figura 2-12 ilustra una transaccin y posteriormente muestra el diario con estos detalles:

La fecha de la transaccin, 1 de abril de 2010 Las cuentas cargadas y abonadas, junto con sus montos en unidades monetarias La referencia del traspaso, abreviada como Ref. trasp.

DDeettaalllleessddeellrreeggiissttrrooeenneellddiiaarriiooyy

ddeellttrraassppaassooaallmmaayyoorr

FIGURA 2-12

de l t r a spasoa lmayo r

Nm. de cuenta311SHEENA BRIGHT, CAPITAL

Fecha Partida Ref. dia. Debe Fecha

2010

Abr 1

Partida Ref. dia.

D.1. 30,000

1

5

Asiento del diario

334

2010

Abr 1

30,000

Cuentas y explicacinFecha

30,000

Pgina 1

Debe HaberRef. de tras.

101

311

2Mayor

Nm. de cuenta 101EFECTIVO

Abr 1

Fecha

2010

Partida Ref. dia.

D.1.

Debe

30,000

Fecha Partida Ref. dia. Haber

Haber

Efectivo (A+)

Sheena Bright, Capital (Q+)

Inversin del propietario.

3

Detalles en el mayor

La palabra traspaso significa copiar informacin del diario al mayor. Pero, cmo manejamoslos detalles? La figura 2-12 ilustra los pasos, los cuales se denotan con flechas.

Flecha Traspaso de la fecha de transaccin del diario al mayor.

Flecha Traspaso del cargo, $30,000, del diario como un cargo a la cuenta Efectivo en

el mayor.Flecha Del mismo modo, traspaso del crdito, $30,000, del diario a la cuenta Capitalen el mayor. Ahora las cuentas del mayor tienen los montos correctos.

3

2

1


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84 Captulo 2

Flecha Traspaso de los nmeros de cuenta (101 y 311) del mayor nuevamente al diario.Este paso muestra que el cargo y el abono se traspasaron al mayor. Ref. trasp. es la abre-viatura de Referencia del traspaso.

Flecha Traspaso del nmero de pgina del diario al mayor. Ref. dia. significa referenciadel diario, y D.1 se refiere a la Pgina del diario 1. Este paso muestra de dnde vienen losdatos, en este caso de la Pgina del diario 1.

La cuenta de cuatro columnas: Una alternativa a la cuenta-T

Las cuentas del mayor que hemos ilustrado hasta este momento aparecen como cuentas-T, conel cargo a la izquierda y el abono a la derecha. La cuenta-T separa claramente los cargos de losabonos y se usa para la enseanza de la contabilidad, cuando no existen muchos detalles. Otroformato de cuenta tiene cuatro columnas de cantidades, como se ilustra en la figura 2-13.

5

4

CCuueennttaaccoonnffoorrmmaattooddeeccuuaattrrooccoolluummnnaassFIGURA 2-13 Cuen t a con f o rma todecua t r o columnas

30,000

10,000

15,500

12,300

12,000

14,000

23,000

21,000

2010

Abr 1

Abr 2

Abr 8

Abr 15

Abr 21

Abr 22

Abr 24

Abr 30

D.1

D.1

D.1

D.1

D.1

D.1

D.1

D.1

Fecha Debe Haber

EFECTIVO

Partida

30,000

5,500

2,000

9,000

20,000

3,200

300

2,000

Debe HaberRef. dia.

Saldo

Nm. de cuenta 101

El primer par de columnas Cargo/Abono es para los montos de las transacciones que setraspasan a la cuenta desde el diario, como el cargo de $30,000. El segundo par de columnasde cantidades muestra el saldo de la cuenta en cada fecha. Por tal razn, en la prctica el for-mato de cuatro columnas se usa con ms frecuencia que el formato de cuentas-T. En la figura2-13, Efectivo tiene un saldo deudor de $30,000 despus de la primera transaccin, y un saldode $10,000 despus de la segunda transaccin. Observe que el saldo despus de la ltimatransaccin del 30 de abril es $21,000, que es el mismo saldo que se calcul en la cuenta-T dela figura 2-10.

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