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Preparación de la
Forma 20
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Preparación de la Forma 20 | 1
Tabla de Contenido
Preparación de la Forma 20............................................................................................................. 6
Definiciones ....................................................................................................................................... 6
SEC ................................................................................................................................................... 6
Compañía Principal .................................................................................................................... 6
Compañía ...................................................................................................................................... 6
Ítem .................................................................................................................................................. 6
Sub Ítem ......................................................................................................................................... 6
Descripción ........................................................................................................................................ 7
Elementos del Proceso .................................................................................................................. 8
Planeación................................................................................................................................. 8
Planear Información ............................................................................................................ 8
Aprobar Requerimientos ................................................................................................. 11
¿Aprobado?............................................................................................................................13
Corregir Planeación ............................................................................................................13
Registrar Reunión Inicial ...................................................................................................16
Preparación de Ítems. ........................................................................................................ 17
Asignación de la Preparación de ítems ..................................................................... 17
Revisión Interna y Externa ................................................................................................18
Administración de la Información .................................................................................18
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Acción a Seguir .................................................................................................................... 20
Enviar Correcciones ........................................................................................................... 20
Revisar y Comentar........................................................................................................... 22
Revisar Forma 20-F ............................................................................................................ 23
Acción a Seguir .................................................................................................................... 26
Enviar Correcciones ........................................................................................................... 26
Certificación............................................................................................................................ 28
¿Primera vez?.......................................................................................................................... 28
Emitir Certificaciones ......................................................................................................... 29
Solicitar Certificaciones no Emitidas .............................................................................. 29
Registrar Concepto del Auditor .................................................................................... 30
¿Forma 20-F Completa?....................................................................................................31
Finalizar Sub ítems.............................................................................................................31
Finalizar Certificaciones ...................................................................................................31
Certificación del Vice-Presidente ................................................................................. 32
Certificación del Presidente ............................................................................................ 32
Entrega ..................................................................................................................................... 33
Enviar Forma 20-F .............................................................................................................. 33
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Asignar Preparación de Ítems ....................................................................................................... 35
Elementos del Proceso ................................................................................................................ 35
Asignar Responsable de Ítems ...................................................................................... 35
Coordinar Sub ítems.......................................................................................................... 36
Coordinar Sub ítems ......................................................................................................................... 37
Elementos del Proceso ................................................................................................................ 37
Asignar Responsable de Sub-ítem .............................................................................. 37
Preparar Sub ítem............................................................................................................... 38
Preparar Sub ítem .............................................................................................................................. 39
Elementos del Proceso ................................................................................................................ 39
Habilitar Evento de corrección ...................................................................................... 39
Finalizar Caso .......................................................................................................................... 40
Correcciones ........................................................................................................................... 40
Enviar Notificación ............................................................................................................. 41
Enviar Sub ítem .................................................................................................................... 41
Revisar Sub ítem.................................................................................................................. 43
¿Correcciones Requeridas? .............................................................................................44
Corregir Sub ítem ............................................................................................................... 45
Notificar Finalización del Sub ítem. ............................................................................. 46
Emitir Certificaciones ........................................................................................................................ 47
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Elementos del Proceso ................................................................................................................ 47
Habilitar Eventos .................................................................................................................. 47
Finalizar Certificación ........................................................................................................ 47
Solicitar Certificación no emitida ................................................................................... 48
Emitir Certificación ............................................................................................................. 48
¿Certificada?.......................................................................................................................... 49
Emisión de Certificación del Jefe .................................................................................. 49
Participantes ..........................................................................................................................................51
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Su compañía se enfrenta a decisiones estratégicas y la oportunidad de ingresar en
el mercado de valores es una realidad. Para ello su organización debe cumplir con
una serie de regulaciones que representan un gran desafío pero que no pueden
convertirse en una barrera que obstaculice el cumplimiento de sus proyecciones
de crecimiento.
Los escándalos financieros que han dejado en bancarrota a muchos han creado
una necesidad de protección al inversionista y ha intensificado los controles y
requerimientos a los emisores privados que cotizan acciones de capital, sobre todo
en la bolsa de Nueva York. Allí el Acta de Sarbanes-Oxley de 2002 estableció una
serie de mecanismos que pretenden eliminar errores contables y prácticas
fraudulentas relacionadas al verdadero estado financiero de las compañías.
La SEC (Securities and Exchange Commission) como organismo ejecutor del Acta
de Sarbanes Oxley estandarizó la presentación de los resultados financieros de las
empresas en un informe que debe ser presentado anualmente y que es conocido
con el nombre de forma 20-F. Dicho informe permite a los inversionistas evaluar
sus decisiones de una manera más segura al garantizar la transparencia de la
información, sin embargo, la preparación de éste es un proceso que involucra a una
gran parte de la organización y que demanda la utilización de tecnología que
permita una rápida disponibilidad de la información y seguridad en la consulta de
datos.
En respuesta a esto, la plantilla de proceso de construcción de la forma 20-F de
Bizagi le ofrecerá la posibilidad de gestionar la elaboración del informe, a través de
la definición de tareas y responsabilidades así como la visibilidad y trazabilidad de
las mismas con el fin de brindarle a usted y a sus auditores las disponibilidad
oportuna de la información de manera que se garantice su transparencia. Cumpla
de manera eficaz y eficiente con todos los requisitos en el tiempo exigido y
concentre su tiempo y recursos en su estrategia organizacional y no en la
preparación del informe.
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Preparación de la Forma 20
Definiciones
SEC
Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos, agencia que controla las leyes y
regulaciones que rigen el sector de las transacciones bursátiles en los Estados
Unidos.
Compañía Principal
Utilizamos el término Compañía principal para referirnos a la compañía que
presenta el documento de la Forma 20-F a la SEC.
Compañía
Utilizamos el término Compañía para referirnos a una compañía filial o asociada
que participa en la preparación de información necesaria para la Forma 20-F.
Ítem
La Forma 20-F se compone de 19 Ítems que deben ser respondidos. Cada ítem es
un conjunto de información que debe ser presentado por la compañía en el informe
anual. Dependiendo de la compañía y otros factores, algunos ítems pueden no
aplicar.
Sub Ítem
Cada Ítem se compone por uno o más sub ítems. Cada sub ítem es un entregable
que puede ser preparado por una o más compañías (filiales o asociadas a la
compañía principal) de acuerdo con el tipo de información requerida. Dependiendo
de la compañía y otros factores, algunos sub ítems pueden no aplicar.
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Descripción
Este proceso se lleva a cabo una vez al año. El analista de la Forma 20-F planea los
requerimientos de información necesarios para preparar el documento. Una vez se
completa, el plan es revisado por el Gerente Financiero quien lo aprueba o rechaza.
El analista debe corregir el plan tantas veces como el Gerente lo considere
necesario. Cuando el plan es aprobado, se registran las reuniones necesarias para
el inicio de la preparación de la Forma 20-F.
Después de la aprobación final del plan, es necesario asignar una persona
responsable en cada compañía participante por cada ítem. Luego, este responsable
debe asignar cada sub ítem a alguien más quien será el directo responsable de la
preparación de la información.
Cuando todos los sub ítems han sido completados, el analista compila la
información y elabora el documento de la Forma 20-F, el cual es revisado por los
abogados externos. Una vez aprobado, el documento es enviado al Gerente
Financiero quien lo revisa y solicita las certificaciones de información
correspondientes a cada compañía participante. Una vez todas las compañías
emiten sus certificaciones, el auditor revisa toda la información y emite su concepto.
Si el concepto no es favorable, se revisa el documento y se realizan las correcciones
correspondientes, de lo contrario el Vice-presidente y el presidente de la compañía
principal firman sus certificaciones. Finalmente el documento de la Forma 20-F se
actualiza y es enviado.
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Elementos del Proceso
Planeación
Descripción
En esta fase se realiza una planeación, revisión y aprobación del plan para la
preparación de la información necesaria para la Forma 20-F.
Planear Información
Descripción
En la actividad el analista debe ingresar las instrucciones generales para diligenciar
la Forma 20-F, además de realizar la planeación de los sub ítems y de las compañías
que deben prepararlos. Se deben ingresar las fechas límite para cada ítem y sub
ítem.
Ejecutantes
Analista
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Analista de la Forma 20F
Se asigna la actividad al usuario con el
rol Analista
Formas
1. Nombre: Forma de Planeación de Información
Descripción: Ésta forma se utiliza para seleccionar los ítems y sub-ítems que
se deben preparar
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Prototipo:
2. Nombre: Forma de Edición de Items
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems
de la Forma 20F
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Cargar Ítems: La regla es usada para
cargar desde una tabla paramétrica los
ítems a una tabla maestra.
Cargar Sub Ítems: La regla es utilizada
para ingresar a la tabla maestra los sub
ítems.
Cargar Compañías: La regla carga todas
las compañías desde una tabla
paramétrica.
Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la
información necesaria para cada uno de
los ítems y sub-ítems aplicables.
Validaciones de Compañías: Esta regla
valida que se hayan asignado sub-ítems
a cada una de las compañías registradas
en la parametrización
Validaciones de Sub-ítems: Esta regla
valida que exista al menos un sub-ítems
por desarrollar en cada ítem aplicable.
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Aprobar Requerimientos
Descripción
El Gerente Financiero revisa la planeación de la información y la aprueba o rechaza.
Ejecutantes
Gerente financiero
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora.
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero.
Formas
1. Nombre: Forma de Aprobación
Descripción: Esta forma muestra la información que debe ser aprobada por
el Gerente Financiero.
Prototipo:
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2. Nombre: Forma de Edición de Ítems
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems
de la Forma 20F
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la
información necesaria para cada uno de
los ítems y sub-ítems aplicables.
Validaciones de Compañías: Esta regla
valida que se hayan asignado sub-ítems
a cada una de las compañías registradas
en la parametrización
Validaciones de Sub-ítems: Esta regla
valida que exista al menos un sub-ítems
por desarrollar en cada ítem aplicable.
¿Aprobado?
Descripción
La compuerta evalúa si la planeación de la información cuenta o no con la
aprobación del Gerente Financiero.
Condiciones de la compuerta.
SI: Si la planeación fue aprobada, el proceso continúa con la actividad
Registrar reunión inicial.
NO: Si la planeación no fue aprobada, el analista debe revisar y realizar los
cambios necesarios.
Corregir Planeación
Descripción
Si el Gerente Financiero ha solicitado correcciones en la planeación, el analista debe
revisar los comentarios y realizar los cambios solicitados.
Ejecutantes
Analista
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Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Analista de la Forma 20F
Se asigna la actividad al usuario con el
rol Analista
Formas
1. Nombre: Forma de Corrección de Información
Descripción: En esta forma se muestran los comentarios del Gerente
Financiero así como las tablas de cada uno de los ítems para permitir los
cambios necesarios.
Prototipo:
2. Nombre: Forma de Edición de ítems
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
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3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems
Descripción: Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems
de la Forma 20F
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la
información necesaria para cada uno de
los ítems y sub-ítems aplicables.
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Validaciones de Compañías: Esta regla
valida que se hayan asignado sub-ítems
a cada una de las compañías registradas
en la parametrización
Validaciones de Sub-ítems: Esta regla
valida que exista al menos un sub-ítems
por desarrollar en cada ítem aplicable.
Registrar Reunión Inicial
Descripción
Luego de que la planeación de la información ha sido aprobada, el Gerente
Financiero debe registrar las reuniones necesarias para poder iniciar formalmente
la preparación de la forma 20-F.
Ejecutantes
Gerente Financiero
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero
Formas
Nombre: Forma de Registro de Reuniones
Descripción: Esta forma permite agregar la información de las reuniones
necesarias para el inicio de la preparación de la Forma 20F
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Eliminar Registro: La regla elimina de las
tablas maestras todas las compañías,
ítems y sub ítems que no fueron
incluidos en el documento de la Forma
20-F.
Construir colección de ítem/compañía:
La regla construye la entidad maestra
“´Ítem/Compañía”.
Actualizar estado de los ítems: La regla
actualiza el estado de todos los ítems y
sub ítems.
Preparación de Ítems.
En esta fase se asignan los responsables de la preparación de la información
necesaria para cada ítem en las compañías seleccionadas. Finalmente cada ítem es
desarrollado.
Asignación de la Preparación de ítems
Descripción
El múltiple sub proceso es lanzado por cada compañía. Esto permite que el
coordinador en cada una de ellas pueda asignar la preparación de los diferentes
ítems a un responsable.
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Revisión Interna y Externa
En esta fase toda la información de la forma 20-F es recopilada por el Analista quien
redacta el documento final, el cual debe ser revisado y aprobado por los abogados
externos y el Gerente Financiero. De ser necesario, el Analista o el Gerente
Financiero pueden solicitar cambios en la información suministrada por las
compañías que participan en la elaboración del documento. Una vez la información
se ha completado satisfactoriamente, el Gerente Financiero solicita las
certificaciones de la información contenida en la Forma 20F a cada compañía
participante y una vez que todas han emitido su respectiva certificación el
documento es sometido a revisión final por parte del auditor.
Administración de la Información
Descripción
En esta actividad el analista tiene una visión completa del desarrollo de cada uno
de los sub ítems, puede consultar estado, responsables y fechas límites de cada una
de ellos en cada compañía, lo que le permite un control sobre la información. El
analista debe preparar el documento de la forma 20F con la información de las
compañías de manera satisfactoria, para esto puede ejecutar tres posibles acciones:
Realizar correcciones en uno o más sub ítems enviados.
Enviar la información a revisión por parte de los abogados.
Enviar el documento de la Forma 20F o un adelanto del mismo para revisión
por parte del Gerente Financiero.
Ejecutantes
Analista
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Analista de la Forma 20F
Se asigna la actividad al usuario con el
rol Analista
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Formas
1. Nombre: Forma de Administración de Información
Descripción: Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems
en preparación.
Prototipo:
2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
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3. Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los sub-
ítems de la Forma 20F
Prototipo:
Acción a Seguir
Descripción
La compuerta evalúa la tarea que debe continuar dependiendo de la decisión del
analista.
Condiciones de la compuerta.
Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son
habilitados.
Enviar a Abogados: El documento de la Forma 20-F es enviado para la
revisión de los abogados externos.
Enviar al Gerente: El documento de la Forma 20-F es enviado para revisión
al Gerente Financiero.
Enviar Correcciones
Descripción
En esta tarea el Analista selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten
cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los
sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de
su preparación realice los cambios necesarios.
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Ejecutantes
Analista
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Analista de la Forma 20F
Se asigna la actividad al usuario con el
rol Analista
Formas
1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones
Descripción: Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y
sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones.
Prototipo:
2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
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3. Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los sub-
ítems de la Forma 20F
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La
regla es utilizada para habilitar el sub-
proceso asociado al sub ítem que
necesita correcciones.
Revisar y Comentar
Descripción
El concepto de los abogados externos a la compañía es registrado. La actividad es
ejecutada por un abogado interno quien tiene comunicación directa con el
abogado externo.
Ejecutantes
Abogado
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el abogado encargado de la revisión de
la Forma 20.
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Abogado.
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Formas
Nombre: Forma de Revisión
Descripción: Permite ingresar las revisiones de la Forma 20F por parte de los
abogados.
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Historial de Revisión de
Abogados: Se registran los comentarios
por parte del analista en la tabla de
historial de revisión de abogados.
Al salir Actualizar Historial de Revisión de
Abogados: Se registran los comentarios
por parte de los abogados en la tabla de
historial de revisión de abogados.
Revisar Forma 20-F
Descripción
El Gerente Financiero revisa el documento de la Forma 20-F enviado por el Analista.
En esta actividad varias acciones pueden ser seleccionadas:
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Solicitar Correcciones a sub ítems: Permite al Gerente Financiero solicitar los
cambios que considere necesarios en uno o más sub ítems.
Enviar al Analista: Al seleccionar ésta acción el Gerente Financiero ingresa
sus observaciones respecto al documento de la Forma 20F y devuelve el
control del caso al Analista.
Solicitar Certificaciones: Esta acción solo puede ser ejecutada una vez todos
los ítems estén en estado “Completo”. Se lanzarán los subprocesos de “Emitir
Certificación” por cada compañía participante.
Solicitar certificaciones no emitidas: Esta acción se ejecuta a través de la
opción “Solicitar Certificaciones” una vez se ya están abiertos los
subprocesos de emisión de certificaciones. Esto permite solicitar
certificaciones que no hayan sido emitidas por algún motivo después de que
se han hecho los cambios necesarios sin necesidad de crear un nuevo sub-
proceso.
Registrar concepto de Auditoria: Una vez todas las certificaciones han sido
emitidas el Gerente podrá seleccionar ésta opción dando paso a la actividad
“Registrar Concepto de Auditor” en donde se ingresa el dictamen de la
revisión del documento de la Forma 20F emitido por el auditor.
Ejecutantes
Gerente financiero
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero
Formas
1. Nombre: Forma de Revisión del Gerente
Descripción: Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems
en preparación.
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Preparación de la Forma 20 | 25
Prototipo:
2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
3. Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los sub-
ítems de la Forma 20F
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Preparación de la Forma 20 | 26
Prototipo:
Acción a Seguir
Descripción
La compuerta evalúa la acción seleccionada por el Gerente.
Condiciones de la Compuerta
Emitir Certificaciones: El sub proceso emitir certificaciones es lanzado por
cada compañía
Enviar al Analista: La tarea Administración de la Información es habilitada
nuevamente
Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son
habilitados.
Registrar concepto del Auditor: Se registra el concepto de la revisión final
por parte del auditor.
Enviar Correcciones
Descripción
En esta tarea el Gerente selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten
cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los
sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de
su preparación realice los cambios necesarios.
Ejecutantes
Gerente Financiero
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Preparación de la Forma 20 | 27
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora.
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero.
Formas
1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones
Descripción: Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y
sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones.
Prototipo:
2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los ítems de
la Forma 20F
Prototipo:
3. Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems
Descripción: Permite observar la información relacionada con los sub-
ítems de la Forma 20F
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Preparación de la Forma 20 | 28
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La
regla es utilizada para habilitar el sub-
proceso asociado al sub ítem que
necesita correcciones.
Certificación
En esta etapa la información contenida en la Forma 20-F es certificada por los
responsables de su emisión en cada una de las compañías participantes y por el
Presidente y Vicepresidente de la compañía principal.
¿Primera vez?
Descripción
Esta compuerta evalúa si es la primera vez que el Gerente solicita certificaciones a
las compañías.
Condiciones de la compuerta
SI: Se lanzan los subprocesos de emitir certificaciones, uno por cada
compañía filial o asociada.
NO: La siguiente tarea es “Solicitar certificaciones no emitidas”.
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Preparación de la Forma 20 | 29
Emitir Certificaciones
Descripción
El sub proceso múltiple es lanzado por cada compañía que participa en la
preparación de la Forma 20-F. El coordinador de cada compañía y el Jefe de éste
certifican la información incluida en el documento.
Solicitar Certificaciones no Emitidas
Descripción
El Gerente financiero selecciona, de las compañías que no emitieron la certificación
de la información por algún motivo, a aquellas para las cuales ya se hayan tomado
las acciones necesarias y estén ahora en condiciones de emitir la certificación. Una
vez se da clic en siguiente, los subprocesos de emisión de certificación de las
compañías seleccionadas serán habilitados para concluir su certificación.
Ejecutantes
Gerente Financiero
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero
Formas
Nombre: Forma de Solicitud de Certificaciones no emitidas
Descripción: Esta forma muestra la información relacionada a cada una de las
compañías y el estado de la emisión de su respectiva certificación.
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Preparación de la Forma 20 | 30
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Habilitar Certificaciones: Esta expresión
es utilizada para habilitar el sub-proceso
asociado a la emisión de la certificación
solicitada.
Registrar Concepto del Auditor
Descripción
En la actividad el Gerente Financiero registra el concepto emitido por el Auditor
respecto al contenido de la Forma 20-F.
Ejecutantes
Gerente Financiero
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora.
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero.
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Preparación de la Forma 20 | 31
Formas
Nombre: Forma de Registro de Concepto de Auditoria
Descripción: Esta forma permite el ingreso de la información relacionada al
concepto emitido por los auditores.
Prototipo:
¿Forma 20-F Completa?
Descripción
La compuerta evalúa el concepto emitido por el auditor acerca del documento de
la Forma 20-F.
Condiciones de la compuerta
SI: Si el documento está completo y correcto, el proceso continúa a las
actividades de certificación final de presidente y vicepresidente de la
compañía principal.
NO: Si el concepto emitido por el auditor de la Forma 20-F indica que ésta
no se encuentra completa o tiene errores, el Gerente Financiero debe revisar
el concepto y tomar las acciones correctivas necesarias sobre el documento.
Finalizar Sub ítems
Descripción
Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la preparación de los
sub ítems para cerrarlos por completo.
Finalizar Certificaciones
Descripción
Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la emisión de
certificaciones de las compañías para cerrarlos por completo.
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Preparación de la Forma 20 | 32
Certificación del Vice-Presidente
Descripción
El Vicepresidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma
20-F descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta.
Ejecutantes
Vice-presidente
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Vice-presidente de la Compañía
emisora
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Vice-Presidente
Formas
Nombre: Forma de Certificación
Descripción: Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la
compañía emisora.
Prototipo:
Certificación del Presidente
Descripción
El Presidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma 20-F
descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta.
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Preparación de la Forma 20 | 33
Ejecutantes
Presidente
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Presidente de la Compañía emisora
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Presidente
Formas
Nombre: Forma de Certificación
Descripción: Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la
compañía emisora.
Prototipo:
Entrega
Una vez que la Forma 20-F está completa, aprobada y certificada, el Gerente
financiero debe realizar el envío de la misma a la SEC.
Enviar Forma 20-F
Descripción
El documento final de la Forma 20-F se adjunta y se registra su envío.
Ejecutantes
Gerente Financiero
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Preparación de la Forma 20 | 34
Asignaciones
Condición Descripción
El ejecutante de esta actividad debe ser
el Gerente Financiero de la Compañía
emisora.
Se asigna la actividad al usuario con rol
de Gerente Financiero.
Formas
Nombre: Forma de Registro de Envío
Descripción: Permite el ingreso de la información relacionada al envío de la
Forma 20F a la SEC.
Prototipo:
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Preparación de la Forma 20 | 35
Asignar Preparación de Ítems
Elementos del Proceso
Asignar Responsable de Ítems
Descripción
En la actividad el coordinador de la compañía asigna para cada ítem una persona
responsable para su preparación.
Ejecutantes
Coordinador de la Compañía
Asignaciones
Condición Descripción
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Preparación de la Forma 20 | 36
Esta actividad debe ser asignada al
Coordinador responsable de cada
Compañía.
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como Coordinador en la
entidad paramétrica "Compañías"
Formas
Nombre: Forma de Asignación de ítems
Descripción: Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada ítem
Prototipo:
Coordinar Sub ítems
Descripción
El múltiple sub proceso es lanzado para cada ítem, con el fin de distribuir la
preparación de cada sub ítem relacionado.
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Preparación de la Forma 20 | 37
Coordinar Sub ítems
Elementos del Proceso
Asignar Responsable de Sub-ítem
Descripción
La persona encargada de realizar la organización del ítem, debe asignar un
responsable para la elaboración de cada sub ítem.
Ejecutantes
Responsable del Ítem.
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Preparación de la Forma 20 | 38
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al
responsable de cada Ítem
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como responsable del
ítem en la forma principal de la actividad
"Asignar responsables de Ítems"
Formas
Nombre: Forma de Asignación de Sub-ítems
Descripción: Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada sub-
ítem
Prototipo:
Preparar Sub ítem.
Descripción
El proceso genera un múltiple subproceso para preparar cada sub ítem.
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Preparación de la Forma 20 | 39
Preparar Sub ítem
Elementos del Proceso
Habilitar Evento de corrección
Descripción
La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de correcciones al sub
ítem, de manera que puedan ser activados de acuerdo con las condiciones de
negocio.
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Preparación de la Forma 20 | 40
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Estado: Cambiar el estado del
sub ítem a “En revisión”
Obtener Número de Caso: Obtener en
número de caso del sub-proceso y
guardarlo en el atributo CN.
Finalizar Caso
El evento permite terminar la preparación del sub ítem, si no se necesitan realizar
más correcciones.
Correcciones
Descripción
El evento es habilitado para permitir al analista o al Gerente Financiero solicitar
correcciones al sub ítem
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del
sub ítem a “En corrección”.
Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que
actualiza el estado de cada sub ítem de
cada compañía.
Estado General del ítem: La regla
actualiza el estado del ítem de acuerdo
al estado de los sub ítems.
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Preparación de la Forma 20 | 41
Enviar Notificación
Descripción
Cuando un sub ítem necesita corrección se notifica a la persona responsable para
que reanude la preparación de este.
Script
Estimado <SubItem.Responsible>
La información relacionada al sub ítem <Subitem.name>enviada previamente por
usted necesita que se realicen cambios.
Por favor reanude la preparación de éste sub ítem y envíe la información necesaria
antes del día <SubItem.deadline>
Cordialmente
Analista
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Notificación de Corrección a Sub-ítem:
Expresión para generar la notificación
que será enviada
Enviar Sub ítem
Descripción
La persona encargada de preparar cada tema debe cargar toda la información
requerida.
Ejecutantes
Responsable del Sub ítem.
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Preparación de la Forma 20 | 42
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al
responsable de cada Sub-Ítem
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como responsable del
sub-ítem en la forma principal de la
actividad "Asignar responsables de Sub-
Ítems"
Formas
Nombre: Forma de Envío de Información
Descripción: Permite el ingreso de la información solicitada
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Historial: Actualiza la historia del sub
ítem.
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Preparación de la Forma 20 | 43
Revisar Sub ítem
Descripción
El analista revisa la información del sub ítem. De acuerdo a la revisión, puede
solicitar correcciones.
Ejecutantes
Analista del Sub ítem.
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al
Analista responsable de cada Sub-ítem
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como Analista en la
entidad paramétrica "Subitempar"
Formas
Nombre: Forma de Revisión de Sub-ítem
Descripción: Muestra la información enviada y habilita la aprobación de la
misma.
Prototipo:
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Preparación de la Forma 20 | 44
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del
sub ítem a “En corrección”
Historia: Actualizar la historia del sub
ítem.
¿Correcciones Requeridas?
Descripción
La compuerta evalúa si es necesario realizar correcciones en el sub ítem.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si se solicitaron correcciones, el responsable de la preparación del sub
ítem debe realizar los cambios necesarios.
NO: Si no se necesitan cambio, el estado del sub ítem cambia a Finalizado.
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Preparación de la Forma 20 | 45
Corregir Sub ítem
Descripción
Si el Gerente Financiero solicitó correcciones, la persona encargada de desarrollar
el sub ítem debe realizar los cambios necesarios, y cargar de nuevo la información.
Ejecutantes
Responsable del Sub ítem.
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al
responsable de cada Sub-Ítem .
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como responsable del
sub-ítem en la forma principal de la
actividad "Asignar responsables de Sub-
Ítems"
Formas
Nombre: Forma de Corrección de Sub-ítem
Descripción: Permite modificar la información del sub-ítem
Prototipo:
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Preparación de la Forma 20 | 46
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del
sub ítem a “En corrección”
Historia: Actualizar la historia del sub
ítem.
Notificar Finalización del Sub ítem.
Descripción
El analista es informado sobre la finalización del sub ítem.
Script
Estimado Analista
La información relacionada al sub ítem <Subitem.name> en la compañía
<Company.Name>se ha completado, por favor realice la revisión correspondiente
Cordialmente
Administrador Bizagi.
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del
sub ítem a “Completo”.
Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que
actualiza el estado de cada sub ítem de
cada compañía.
Estado General del ítem: La regla
actualiza el estado del ítem de acuerdo
al estado de los sub ítems.
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Preparación de la Forma 20 | 47
Emitir Certificaciones
Elementos del Proceso
Habilitar Eventos
Descripción
La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de solicitud de
certificaciones no emitidas, de manera que puedan ser activados de acuerdo con
las condiciones de negocio.
Finalizar Certificación
Descripción
Este evento permite finalizar el subproceso de emisión de certificación una vez la
Forma 20F está completa.
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Preparación de la Forma 20 | 48
Solicitar Certificación no emitida
Descripción
Este evento es habilitado para permitir al Gerente Financiero solicitar correcciones
las certificaciones que no hayan sido emitidas.
Emitir Certificación
Descripción
El coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en la Forma
20-F.
Ejecutantes
Coordinador de la Compañía
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al
Coordinador responsable de cada
Compañía
Se asigna la actividad al usuario
seleccionado como Coordinador en la
entidad paramétrica "Compañías"
Forma
Nombre: Forma de Certificación Coordinador
Descripción: Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y
habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma
Prototipo:
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Preparación de la Forma 20 | 49
¿Certificada?
Descripción
La compuerta evalúa si el coordinador de la compañía emitió o no la certificación.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si el coordinador emitió la certificación, el proceso continúa con la
certificación del Gerente del coordinador.
NO: Si el coordinador no emitió la certificación, el proceso regresa al proceso
padre.
Emisión de Certificación del Jefe
Descripción
El jefe del coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en
la Forma 20-F.
Ejecutantes
Jefe de Coordinador
Asignaciones
Condición Descripción
Esta actividad debe ser asignada al Jefe
del Coordinador responsable de cada
Compañía
Se asigna la actividad al usuario
registrado como Jefe del Coordinador a
través de la expresión
"CurrentAssigneeBoss"
Formas
Nombre: Forma de Certificación Jefe de Coordinador
Descripción: Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y
habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma
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Preparación de la Forma 20 | 50
Prototipo:
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Preparación de la Forma 20 | 51
Participantes
Analista (Rol)
Persona encargada de organizar y controlar la información para la Forma 20-F.
Abogado (Rol)
El abogado revisa el documento de la Forma 20-F, y tiene contacto directo con los
abogados externos.
Gerente Financiero (Rol)
Persona responsable de la preparación y el envío de la Forma 20-F.
Vicepresidente (Rol)
Vice presidente de la compañía principal.
Presidente (Rol)
Presidente de la compañía principal.
Coordinador de la compañía (Entidad)
Persona encargada de distribuir las responsabilidades para la preparación dela
información de cada compañía.
Responsable del Ítem (Entidad)
Persona encargada en cada compañía de la distribución de las responsabilidades
para la preparación de un ítem.
Responsable del sub ítem (Entidad)
Responsable de la preparación de un sub ítem de la compañía.
Analista del Sub ítem (Entidad)
Persona que revisa y aprueba cada sub ítem.