ejemplo solicitud viaje bizagi
DESCRIPTION
Ejemplo de documentación de procesos con BIZAGITRANSCRIPT
SOLICITUD%20DE%20VIAJE[2]
Bizagi Process Modeler
Table of Contents
1 SOLICITUD DE VIAJE..............................................................................................41.1 SOLICITUD DE VIAJE.................................................................................................5
1.1.1 Process Elements.......................................................................................5
1.1.1.1 Enviar Notificación de Rechazo........................................................5
1.1.1.2 Comprar Tiquetes.............................................................................6
1.1.1.3 ¿Solicitud Aprobada?........................................................................7
1.1.1.4 Anticipo de Viaje Requerido.............................................................8
1.1.1.5 Reportar Gastos...............................................................................8
1.1.1.6 Registrar Solicitud de Viaje..............................................................8
1.1.1.7 Element............................................................................................9
1.1.1.8 Element..........................................................................................10
1.1.1.9 Gestionar el Anticipo de Viaje.........................................................10
1.1.1.10 Desembolsar Anticipo de Viaje...................................................11
1.1.1.11 Element......................................................................................13
1.1.1.12 Element......................................................................................13
1.1.1.13 Registrar reservas.......................................................................13
1.1.1.14 Notificar al Empleado..................................................................14
1.1.1.15 Aprobar Solicitud de Viaje..........................................................15
1.1.1.16 Notificar al Empleado..................................................................16
1.1.1.17 Notificar Reservaciones..............................................................17
1.1.1.18 Empleado....................................................................................17
1.1.1.19 Jefe.............................................................................................17
1.1.1.20 Departamento Administrativo.....................................................17
1.1.1.21 Solicitar.......................................................................................17
1.1.1.22 Reservar y Comprar....................................................................17
1.1.1.23 Reporte de Gastos......................................................................17
2 REPORTE DE GASTOS..........................................................................................182.1 REPORTAR GASTOS...............................................................................................19
2.1.1 Process Elements.....................................................................................19
2.1.1.1 Registrar Reporte de Gastos..........................................................19
2.1.1.2 ¿Aprobado?....................................................................................21
2.1.1.3 Element..........................................................................................21
2.1.1.4 Revisar Politicas.............................................................................21
2.1.1.5 Aprobar Reporte de Gastos............................................................22
2.1.1.6 Registrar Gastos.............................................................................24
2.1.1.7 Element..........................................................................................26
2.1.1.8 ¿Políticas Ok?.................................................................................27
2.1.1.9 Empleado.......................................................................................27
2.1.1.10 Jefe.............................................................................................27
2.1.1.11 Departamento Administrativo.....................................................27
2.1.1.12 Element......................................................................................27
3 PERFORMERS.......................................................................................................28
11 S O L I C I T U D D E V I A J ES O L I C I T U D D E V I A J E Version: 1.0
Author: Bizagi Business Process Modeler.
Description
<p> </p>
1 . 1 S O L I C I T U D D E V I A J E
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud. </span></p>
<p> </p>
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.</span></p>
<p> </p>
1.1.1 PROCESS ELEMENTS
1.1.1.1 Enviar Notificación de Rechazo
Description
Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud
Script
Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.
1.1.1.2 Comprar Tiquetes
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez se confirma la reservación del vuelo.</span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
1.1.1.3 ¿Solicitud Aprobada?
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante</span></p>
Transitions
<p> </p>
Gates
SI
Condition
La solicitud fue aprobada
NO
Condition
La solicitud fue rechazada
Cambios Requeridos
Condition
Es necesario realizar cambios a la solicitud.
1.1.1.4 Anticipo de Viaje Requerido
Gates
No
1.1.1.5 Reportar Gastos
Description
El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.
Process
Reporte de Gastos - Reportar Gastos
1.1.1.6 Registrar Solicitud de Viaje
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos.</span></p>
<p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p>
<p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p>
Performers
Applicant
Duración
4 Horas
Acciones ejecutadas al entrar
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basandose en la ubicación del solicitante.</span></p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p>
Acciones ejecutadas al salir
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total del anticipo requerido</span></p>
Forma
1.1.1.7 Element
1.1.1.8 Element
1.1.1.9 Gestionar el Anticipo de Viaje
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total del anticipo a desembolsar.</span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañia basados en el país destino.</span></p>
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados.</span></p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer el anticipo total aprobado</span></p>
Acciones ejecutadas al salir
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer el anticipo total aprobado</span></p>
<p> </p>
Forma
1.1.1.10 Desembolsar Anticipo de Viaje
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos</span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
1.1.1.11 Element
Gates
Gate
Gate
1.1.1.12 Element
1.1.1.13 Registrar reservas
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para vuelos y hoteles si es requerido. </span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
1.1.1.14 Notificar al Empleado
Description
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.
Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de caso: <RadNumber>.Saludos Cordiales,Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>
1.1.1.15 Aprobar Solicitud de Viaje
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario.</span></p>
Performers
Boss
Duración
4 Horas
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
1.1.1.16 Notificar al Empleado
Description
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos aprobados.
Script
Su información de anticipo solicitadoEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentación <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo de Transporte
<TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo
<TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda
<TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo Administrativo
1.1.1.17 Notificar Reservaciones
Description
Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la información de la reserva.
Script
1. Su Reservación de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el número de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo 2. Su reservación de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel.HotelName> Dirección<TravelRequest.Hotel.Address> Teléfono <TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad
<TravelRequest.Hotel.City.City> País <TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso <TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida
<TravelRequest.ReturningDate> Saludos Cordiales, Equipo Administrativo
1.1.1.18 Empleado
1.1.1.19 Jefe
1.1.1.20 Departamento Administrativo
1.1.1.21 Solicitar
1.1.1.22 Reservar y Comprar
1.1.1.23 Reporte de Gastos
22 R E P O R T E D E G A S TO SR E P O R T E D E G A S TO S Version: 1.0
Author: Bizagi Business Process Modeler.
Description
<p> </p>
2 . 1 R E P O R T A R G A S T O S
2.1.1 PROCESS ELEMENTS
2.1.1.1 Registrar Reporte de Gastos
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos efectuados durante el viaje.</span></p>
Performers
Applicant
Duración
Basado en la fecha de llegada
Acciones ejecutadas al entrar
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer la duración de la tarea</span></p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total de gastos reportados en efetivo y tarjeta de crédito</span></p>
Acciones ejecutadas al salir
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total de gastos reportados ene fectivo y tarjeta de crédito.</span></p>
Forma
2.1.1.2 ¿Aprobado?
Description
<p> </p>
Gates
Si
Condition
Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente actividad.
No
Condition
Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes.
2.1.1.3 Element
2.1.1.4 Revisar Politicas
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.</span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
2.1.1.5 Aprobar Reporte de Gastos
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante.</span></p>
Performers
Boss
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
2.1.1.6 Registrar Gastos
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar que se efectuó el registro de los mismos.</span></p>
Performers
Administrative Assistant
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al guardar
<p> </p>
Acciones ejecutadas al salir
<p> </p>
Forma
2.1.1.7 Element
2.1.1.8 ¿Políticas Ok?
Description
<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las políticas de la compañía.</span></p>
Gates
Si
Condition
Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el proceso continúa.
No
Condition
Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.
2.1.1.9 Empleado
2.1.1.10 Jefe
2.1.1.11 Departamento Administrativo
2.1.1.12 Element
33 P E R F O R M E R SP E R F O R M E R S Applicant (Role)
Boss (Role)
Administrative Assistant (Role)