preguntas más · inobservancia de normas que regulan la función notarial, unas fáciles de...

Preguntas más Recurrentes en la Inspección Notarial

Libertad y Orden

Libertad y Orden

Libertad y Orden

regu en

untas más recurrentes la inspección notarial?

alfonso gómez méndez

Ministro de Justicia y del Derecho

jorge enrique vélez garcía

Superintendente de Notariado y Registro

jairo alonso mesa guerra

Superintendente Delegado para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras

ligia isabel gutiérrez araújo

Superintendente Delegada para el Notariado

archibaldo josé villanueva perruelo

Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos (E)

maría emma orozco espinosa

Secretaria General

colaboración:Luz Marina Suaza Moreno Superintendencia Delegada para el Notariado

superintendencia de notariado y registro

Ministerio de Justicia y del DerechoCalle 26 No. 13-49 int. 201 PBX: 3282121www.supernotariado.gov.coe-mail: [email protected]

impresión y diagramación

Imprenta Nacional de ColombiaCarrera 66 No. 24 - 09 PBX: 4578000 www.imprenta.gov.co

Contenido

Presentación 7

Las observaciones más recurrentes encontradas en las visitas generales practicadas a las notarías

9

1. Se está consignando el valor de los derechos notariales a la Cuenta Única Notarial

9

2. No se encontraron los extractos bancarios ni recibos para verificar el movimiento de la Cuenta Única Notarial

10

3. Está cancelando en efectivo y No a través de la Cuenta Única Notarial los dineros de los recaudos y aportes a la Tesorería de la Superintendencia de Notariado y Registro, Fondo Cuenta Especial del Notariado, Dian, Administración de Justicia, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, Registro Mercantil, Fondo de la Registraduría Nacional del Estado Civil

10

4. No se lleva una carpeta para los documentos que correspondan y demás providencias relacionadas con la hoja de vida del notario

10

5. No ha suscrito contrato de trabajo con sus empleados 10

6. No se encontraron los soportes contables, correspondientes al pago de las dotaciones de los empleados, en los archivos de la notaría

15

7. Cancela en dinero la dotación de los empleados 15

8. No suministra dotación a sus empleados, la compensa en dinero, además no archiva los comprobantes de egresos de la suma pagada por tal concepto

16

9. No ha cumplido con la obligación de afiliar a sus empleados a una aseguradora de riesgos profesionales (ARP), en la forma establecida en el artículo 251 de la Ley 100 de 1993, reiterada en la Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001

17

10. En la Planilla Única del Sistema de Salud y demás entidades de seguridad y previsión, el notario incluye al trabajador de la finca para cotizar a los citados sistemas, sin tener en cuenta que no es empleado de la notaría sino personal

17

11. La factura que expide, no discrimina en forma clara los ítems cobrados y se factura en forma manual

17

12. El libro de ingresos y egresos notariales no aparece registrado ante la DIAN 18

13. No se entrega la factura al usuario, a pesar de que sí se diligencia y tampoco reúne los requisitos del artículo 617 del E.T., reiterado por el capítulo VIII de la Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001

18

14. No se está facturando por el Sistema de Información Notarial (SIN) 20

15. Canceló en forma extemporánea algunos aportes a la caja de compensación familiar

20

16. Está liquidando en forma plena los aportes por concepto de escrituras de corrección, aclaración, actos sin cuantía y Vivienda de Interés Social

20

17. En las Viviendas de Interés Social prioritario (VIP) se cobra el 50% de los derechos notariales

21

18. El libro de relación no lo llevan conforme el número de columnas que le indica el estatuto notarial e igualmente al diligenciarlo se dejan espacios en blanco

21

19. No se archivan las copias de las declaraciones madre cabeza de familia, al parecer son diligenciadas en la alcaldía

22

20. Se cobran derechos notariales por las declaraciones de madre cabeza de familia

22

21. Exige la huella en las diligencias de contenido y firma 22

22. No se actualiza anualmente el libro de registro de firmas, e igual, este debe estar soportado con los antecedentes que la respaldan

23

23. Se cobran derechos notariales por las declaraciones extrajuicio, con el fin de realizar la inscripción del registro civil

24

24. No se debe exigir para la inscripción en el registro civil, declaraciones extrajuicio cuando el usuario presenta copias de las actas de las partidas parroquiales

24

25. No se debe exigir reconocimiento del padre cuando el hijo es legítimo 24

26. No se anota el número del folio serial en los antecedentes que respaldan la inscripción del registro civil

24

27. Las legitimaciones no se anotan en el Libro de Varios 25

28. No envía al Servicio Nacional de Inscripción la relación de hechos y actos inscritos en el Libro de Varios

25

29. No se conserva en el archivo notarial copias de las actas de declaración extraprocesal autorizadas, tal como lo establece el literal i) de la Instrucción Administrativa número. 01-12 de 2001

25

30. No enumera las declaraciones extraproceso en forma consecutiva 25

31. No somete a reparto los actos escriturarios, donde intervienen entidades públicas, descentralizadas y de economía mixta, con participación del Estado del orden nacional, departamental y municipal

26

32. Se insertan los paz y salvos en la escritura pública, cuya fecha de expedición es posterior al otorgamiento de la escritura pública

26

33. Cobra derechos notariales sobre las notas de referencia y el certificado de cancelación

27

34. Se están expidiendo copias de la escritura pública de cancelación y no del certificado o extracto notarial de cancelación, haciendo más oneroso el servicio que presta la notaría. (Art. 53 Decreto-ley 960 de 1970)

28

35. No indaga en forma clara, precisa y expresa sobre si se constituye afectación a vivienda familiar

28

36. Cobra derechos notariales sobre la totalidad del crédito hipotecario, para Vivienda de Interés social subsidiable y no subsidiable

29

37. No exige el paz y salvo de la administración de la propiedad en ventas de inmuebles sometidas al régimen de propiedad horizontal

29

38. No se indaga al comprador del inmueble destinado a vivienda, con sociedad conyugal vigente, unión marital de hecho, si posee otro predio afectado a vivienda familiar, o si el que compra lo constituye o no a afectación familiar

30

39. Cobra la elaboración de las minutas 30

40. No se allega el certificado de existencia y representación legal de las sociedades intervinientes en las escrituras públicas

30

41. No corrige los errores en la extensión de la escritura pública, conforme lo dispone el artículo 101 del Decreto-ley 960 de 1970

31

42. Deja espacios en blanco, al extender la escritura pública 31

43. No se encuentran empastadas las escrituras públicas del año en curso, ni los folios seriales de registro civil

31

44. No se está expidiendo el certificado de retención en la fuente cuando el acto está sujeto a dicho impuesto

32

45. No se conserva en la notaría los certificados de retención en la fuente, expedidos en razón de una escritura pública de venta

33

46. Se exige fotocopia auténticada del documento de identificación, para protocolizar en la escritura pública

34

47. No se deja constancia en la matriz de las escrituras públicas del valor recaudado por concepto de iva, retención en la fuente y recaudos, los cuales deben efectuarse en la forma señalada en la Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001

34

48. Entrega directamente a los contrayentes los telegramas, a fin de que estos los presenten en la notaría o registraduría, donde reposan sus registros civiles de nacimiento, implicando con ello, extemporaneidad en la comunicación del acto

35

49. Aparecen errores en la inscripción de los registros civiles de defunción 35

50. No se indica el número de la escritura pública en el serial de registro, por la cual se constituyó el matrimonio, igualmente, se presentan enmendaduras sin salvar en los mismos

36

51. No registra las legitimaciones en el Libro de Varios 36

52. No se empasta los antecedentes que sirvieron para las inscripciones de los registros civiles

36

53. No diligencia las actas complementarias cuando se inscribe un hijo extramatrimonial y tampoco, las envía al defensor de familia

37

54. No aparece la firma de quien recibe en los oficios que se envían a las entidades pertinentes, por lo que no se cuenta con la prueba respectiva

37

55. No se está diligenciando el Libro de Varios, a la fecha de la visita 37

56. No se lleva índices de registro civil 38

57. No se envía a la registraduría nacional del estado civil, la relación de hechos y actos inscritos en el Libro de Varios

38

58. No se encuentra el acto administrativo, por medio del cual se autoriza el local por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (artículo 157 Decreto-ley 960/70)

39

59. No se encuentra el acto administrativo, por la cual se autoriza el horario de atención al público de la notaría. (Artículo 158 Decreto-ley 960/70, Instrucción Administrativa número 01-12/2001

39

60. Protocoliza certificado de tradición y auténtica cédulas de ciudadanía 39

61. Toma declaraciones extrajuicio para la cancelación de patrimonio de familia 40

62. No expide la copia especial y auténtica con destino al archivo de la oficina de registro de instrumentos públicos competente

40

63. No comunica el inicio y la terminación de las sucesiones a la Superintendencia de Notariado y Registro

41

64. No aparece acto administrativo avalado por el IGAC, se protocoliza plano de un topógrafo particular

41

65. No aparece anotado el valor de la retención en la fuente, en la factura de escrituración

43

66. No se encuentran con la nota de ejecutoria las licencias de construcción, urbanización y propiedad horizontal

43

67. No aparece la nota que presta mérito ejecutivo en las copias de las escrituras públicas de divorcio con acuerdo de los cónyuges, en relación con sus hijos menores de edad, en la parte final del texto de la primera copia

44

68. No presenta la resolución de autorización del respectivo Comité, en las escrituras públicas de compraventas de predios, sometidos a medidas de protección

44

69. No permite la concentración de la UAF, en escrituras de compraventa 45

70. No reúnen los requisitos legales las resoluciones emitidas por los Comités municipales, al autorizar las ventas de los predios con medida de protección, en las que se señala al promitente comprador

46

71. Se encuentran escrituras públicas de transferencias sobre ventas baldíos, playones y bajamares

47

72. No protocoliza el certificado de tradición y libertad, en la escritura pública de transferencia de dominio de predios rurales, ubicadas en zonas de desplazamiento

48

73. No exige los siguientes documentos a efecto de protocolizarlos en la escritura pública de escisión:

48

74. Aparece con el mismo número de resolución y fecha, en forma repetida, autorizando escrituras públicas de ventas de predios diferentes por parte del Comité

48

7

Presentación

El presente glosario es el resultado de las visitas realizadas por la Superintendencia de Notariado y Registro a los Notarios del país, en ejercicio de la función de Inspección y Vigilancia de la prestación del servicio notarial.

Analizadas las situaciones y casos más frecuentes que identifican la inobservancia de normas que regulan la función notarial, unas fáciles de corregir y otras que requieren instrumentar procesos que tiendan a garantizar la ausencia de irregularidades, tanto de forma, como de fondo.

El estudio y cotejo de los resultados de las visitas a los señores Notarios del país plantea la necesidad de realizar una tarea pedagógica y formativa, antes que sancionatoria, en aras de que el Notario adquiera un compromiso para ajustar el ejercicio de la función fedataria, a lo previsto en la ley y el reglamento.

Se han puntualizado todos los casos que son reiterativos y se tornan en un común denominador y los que de no ser corregidos generarían sanciones disciplinarias al Notario.

Con lo anterior, se propone compaginar la observancia y cumplimiento de las normas que regulan la función notarial, con la práctica y costumbre para que, estas últimas, se ajusten a derecho y consecuentemente se reduzcan las quejas que presentan los usuarios del servicio y por ende los procesos disciplinarios contra los Notarios.

Consciente esta Entidad de la conveniencia para el Notario de dar instrucción, orientación y este, a su vez, de observarlas y acatarlas, es por lo que, se propone una cartilla, para corregir las fallas que se presentan con más frecuencia, en sus despachos.

9

Las observaciones más recurrentes encontradas en las visitas generales practicadas a las notarías

1. Se está consignando el valor de los derechos notariales a la Cuenta Única Notarial

El artículo 64. Cuenta Única Notarial (Ley 863 de 2003)

“Establece la Cuenta Única Notarial como cuenta matriz de recaudo de los derechos que por todo concepto deban recibir o recaudar los Notarios en desarrollo de las funciones que les son asignadas por las leyes reglamentos que regulan el servicio notarial y de registro de instrumentos públicos. La Cuenta Única Notarial será una cuenta bancaria que deben abrir los Notarios a nombre de la Notaría respectiva, en la cual depositarán todos los ingresos que obtenga la Notaría con destino al pago de derechos por concepto del registro mercantil y el registro de instrumentos públicos, a la administración de justicia, a las cuentas o fondos especiales del notariado, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a la Superintendencia de Notariado y Registro y a los demás organismos públicos que deban recibir ingresos provenientes de los recaudos efectuados por los Notarios”.

Mediante esta cuenta, los Notarios deberán hacer los pagos o transferencias a cada uno de los titulares de los ingresos recaudados, sin causar el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). La cuenta se constituye exclusivamente para recaudar los ingresos de la Notaría y distribuirlos entre sus titulares y en ningún caso podrá usarse para hacer pago o transferencias a titulares distintos a los aquí mencionados.

Por lo anterior, resulta claro que la citada cuenta no se debe utilizar ni para consignar el subsidio del Notario ni para consignar sus derechos notariales, pues, su destinación específica es para recaudar y pagar los dineros de los entes relacionados en el artículo en comento.

?reguntas más recurrentes en la inspección notarial

10

2. No se encontraron los extractos bancarios ni recibos para verificar el movimiento de la Cuenta Única Notarial

Dentro de las visitas generales se inspecciona el movimiento de la cuenta a fin de establecer si se están consignando o no los dineros correspondientes a impuestos a la DIAN y a entidades públicas y si se están efectuando debidamente las transferencias en la forma señalada en la Ley 788 de 2002, artículo 112.

3. Está cancelando en efectivo y no a través de la Cuenta Única Notarial los dineros de los recaudos y aportes a la Tesorería de la Superintendencia de Notariado y Registro, Fondo Cuenta Especial del Notariado, Dian, Administración de Justicia, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, Registro Mercantil, Fondo de la Registraduría Nacional del Estado Civil

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 de la Ley 863 de 2003 –Cuenta Única Notarial–, los derechos que por todo concepto reciban los Notarios en desarrollo de las funciones que les son asignadas por las leyes y reglamentos que regulan el servicio notarial, deben hacer los pagos o transferencias a cada uno de los titulares enunciados y sin causar el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).

4. No se lleva una carpeta para los documentos que correspondan y demás providencias relacionadas con la hoja de vida del Notario

Se le indica al Notario que debe llevar una carpeta donde repose su hoja de vida y demás actuaciones administrativas (providencias), a fin de obtener una revisión completa.

5. No ha suscrito contrato de trabajo con sus empleados

Se le reitera al Notario que la vinculación de los empleados debe ser a través de contrato de trabajo, a efecto de dar cumplimiento a lo establecido en lo pertinente según Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001, así:

a. Vinculación

“Los Notarios que hubieran realizado el nombramiento de sus trabajadores mediante resolución, deberán sustituir de inmediato estos actos por los respectivos contratos de trabajo. De igual manera, al terminar la relación laboral no es procedente expedir resolución de insubsistencia, sino, terminar el contrato con las formalidades del Código Sustantivo del Trabajo. Por tanto, deben tener sumo cuidado en casos de terminación unilateral del contrato,

Superintendencia de Notariado y Registro

11

dadas las gravosas consecuencias económicas que genera un despido sin justa causa”.

b. Sustitución Patronal

Según Sentencia T-097 de 2010, proferida por la Sala Novena de Revisión de la Corte Constitucional, dentro de los fallos dictados por la Sala Civil, Laboral y Familia del Tribunal Superior de Armenia y la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en acción de tutela, relacionada con la Sustitución Patronal.

La sustitución de un Notario-empleador no altera, termina ni modifica los contratos de trabajo vigentes al momento de producirse el cambio o sustitución de empleador. Consiste pues, en el cambio de Notario como tal y no tiene efecto alguno en los contratos de trabajo firmados con el antiguo Notario; por tanto, estos seguirán teniendo plena vigencia y aplicación y tampoco implica la terminación ni la suspensión del contrato de trabajo.

En efecto, el artículo 67 del Código Sustantivo del Trabajo señala:

Se entiende por sustitución de patronos todo cambio de un patrono por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto este no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios.

Sobre la sustitución patronal, la Corte Constitucional, en la misma Sentencia a que nos hemos referido, señala:

“Los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, 118 Decreto 2148 de 1983 facultan al Notario para crear los empleos que requiera para el eficaz funcionamiento de la oficina y ordena que sus salarios y prestaciones se paguen con los recursos que se perciban por concepto de derechos notariales. Pero ello no implica que las relaciones laborales de las Notarías estén regidas por normas especiales ni que el cambio de Notario termine automáticamente las relaciones laborales existentes. Tal como lo ha manifestado la Superintendencia de Notariado y Registro, las relaciones laborales de los Trabajadores de la Notaría se rigen en todo por el Código Sustantivo del Trabajo. En este sentido, cuando ocurre un cambio de Notario se presenta la figura de sustitución del empleador, evento regulado por dicho Código en su artículo 67”.

Luego, los contratos de trabajo, mientras estén vigentes, permanecen invariables frente a las acciones y decisiones que tome el empleador de la Notaría, puesto que su cambio no es una causa justa para la terminación del contrato de trabajo.


12

En el caso que el empleador decida liquidar el contrato del trabajo, y los trabajadores decidan firmar un nuevo contrato de trabajo con el nuevo Notario, ya no se podrá alegar la sustitución del empleador, puesto que legalmente se terminó todo vínculo laboral con el antiguo Notario y se ha iniciado un nuevo vínculo.

Agrega la honorable Corte:

“La Función notarial es un servicio público que consiste en declarar la autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante el Notario y dar fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo. Esta ha sido considerada una función pública por la trascendencia que tiene para el buen funcionamiento del Estado, y porque se desarrolla con fundamento en prerrogativas estatales. No obstante, se trata de un servicio que es prestado por particulares bajo la figura de la descentralización por colaboración.

Respecto del régimen laboral de quienes trabajan en una Notaría, en cumplimiento de dicha función, el artículo 131 de la Constitución establece que:

Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los Notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las Notarías, con destino a la administración de justicia.

El nombramiento de los Notarios en propiedad se hará mediante concurso.

De esta forma, la Carta ha consagrado una potestad expresa en cabeza del legislador para regular el régimen laboral de los Notarios y de los empleados al servicio de estos. Lo único establecido directamente por el constituyente es que el mecanismo de provisión de los Notarios en propiedad es el concurso público de méritos.

Sin embargo, en los aspectos del régimen laboral que el legislador no ha definido mediante leyes cuyo objeto exclusivo sea las Notarías, no puede afirmarse que exista un vacío de regulación o que los Notarios gocen de absoluta discrecionalidad. En estos casos deben aplicarse las normas generales que regulan las relaciones de derecho individual y colectivo, las cuales están consagradas en la Constitución, especialmente en el artículo 53, y en el Código Sustantivo del Trabajo, toda vez que quienes laboran en una Notaría son empleados particulares.

3. Aunque la mención a los empleados de las Notarías en estas normas es expresa, de la simple lectura de su tenor literal se desprende que ellas


13

no regulan todo el régimen laboral ni crean un tratamiento “especial” para estos, sino que se limitan a reglamentar aspectos puntuales de su situación contractual. De una parte, el objeto exclusivo del artículo 4° de la Ley 29 de 1973, es la fuente de recurso para el pago del salario y las prestaciones sociales de los empleados de las Notarías, que proviene de los recursos obtenidos de los derechos notariales. En tanto que la norma pertenece a una Ley que crea el Fondo Nacional del Notariado, la norma excluye expresamente la financiación de las prestaciones de los trabajadores con los recursos de dicho fondo.

Así las cosas, en aplicación del régimen laboral general, no es razonable concluir que los empleados adquieren un vínculo laboral con el Notario, pero sin ninguna relación con la oficina o el establecimiento en la que prestan sus servicios. Quienes ingresan a trabajar a una Notaría son contratados por los Notarios, no en su calidad de personas naturales, sino como particulares investidos de la autoridad requerida para el ejercicio de la función fedante.

Los empleados a los que se refiere el artículo 131 de la Constitución no son vinculados para el cumplimento de cualquier servicio personal requerido por el patrono, sino para la realización de las tareas que componen la función notarial. Por esto, laboran en las instalaciones de la Notaría y utilizan los implementos requeridos ordinariamente para el cumplimiento de las tareas de este tipo de establecimientos. Además, sólo una interpretación de este tipo permite entender que la ley autorice el pago de los trabajadores con los recaudos percibidos por los derechos notariales.

Como estos empleados son contratados por quien es titular de la Notaría, pero para el servicio de la persona jurídica y no para su servicio personal, nada impide que cuando ocurre un cambio de Notario sobrevenga en la Notaría una sustitución patronal. Según el Código Sustantivo del Trabajo, se entiende por sustitución patronal un “cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto este no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios, y su sola ocurrencia “no extingue, suspende ni modifica los contratos de trabajo existentes.

Conforme a esta normatividad, el antiguo o el nuevo empleador puede acordar con los empleados el pago definitivo de las cesantías y las prestaciones sociales, sin que pueda entenderse que hubo una terminación del antiguo contrato de trabajo.

La Corte ha recordado que esta es una figura cuyo propósito es ‘amparar a los asalariados contra un imprevisto e intempestivo fin del contrato de


14

trabajo producido por el traspaso o cambio de dominio o de administración de la empresa’, y que se configura cuando confluyen tres elementos: un cambio de patrono, la continuidad de la empresa y la continuidad del trabajador. Por esta razón, cuando ocurre un cambio de Notario, sin importar la naturaleza jurídica del traspaso de los bienes que componen la Notaría, y siempre que el establecimiento continúe con el giro ordinario de sus actividades, que es el ejercicio de la función fedante, el cambio de Notario genera una sustitución de patronos.

Esta sustitución no implica la terminación automática de los contratos de los empleados. Sin embargo, es claro para la Sala que el nuevo Notario puede dar por terminado unilateralmente los contratos de trabajo sin que exista justa causa para ello, siempre que cumpla con el pago de las prestaciones e indemnizaciones establecidas también en el Código del Trabajo, pues así puede hacerlo el Notario en aplicación del artículo 3° de la Ley 29 de 1973 y el artículo 118 del Decreto 2148 de 1983, reducir o aumentar el número de empleos de la Notaría. En este evento, no puede dejarse de lado que esta facultad se encuentra restringida en los casos en que estos cuentan con una protección constitucional que refuerza su estabilidad.

En plena concordancia con lo anterior, la Instrucción Administrativa número 3 de 2008, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, manifiesta respecto de las obligaciones del Notario saliente.

Obligaciones laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de salarios, cesantías, afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones, entrega de dotaciones (Ley 29 de 1973, art. 118 Decreto 2148 de 1983, I.A. No. 01-39 de 2001, Ley 100 de 1993, Ley 712 de 2001 (SIC) arts. 153; nums. 2; 186, 305 del Código Sustantivo del Trabajo, entre otras).

Teniendo en cuenta que los empleados de las Notarías son particulares y los Notarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen la obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido básicamente en el Código Sustantivo del Trabajo las cuales, es preciso reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular de la Notaría.

En cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa causa o la indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las cesantías y sus intereses, salarios y prestaciones sociales, el fenómeno


15

de la sustitución patronal, le recuerdo que las mismas se encuentran taxativamente señaladas en el Código Sustantivo del Trabajo”.

Con lo anterior, el Notario saliente debe encontrarse al día entre otros con sus obligaciones laborales al momento de la posesión, del nuevo titular de la Notaría.

Luego, se reitera, que las relaciones laborales entre el Notario y sus empleados se guían por el Código Sustantivo del Trabajo, y especialmente contemplan la aplicación de esta ley para la regulación de los fenómenos de la terminación del contrato de trabajo y la sustitución patronal. Es forzoso concluir entonces que los artículos reseñados del Código del Trabajo son plenamente aplicables a los contratos laborales surgidos entre un Notario y sus empleados y que, en principio, cuando ocurre un cambio de Notario puede configurarse la figura de la sustitución patronal.

En conclusión, los empleados de las Notarías están cubiertos por un régimen laboral especial conformado por los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, y el artículo 118 del Decreto 2148 de 1983. Toda vez que estas normas facultan al Notario para crear los cargos que requiera para el buen funcionamiento de su oficina, y le asignan la responsabilidad tanto de la selección de los empleados como el pago de sus salarios, debe entender que los trabajadores establecen un vínculo personal con su empleador y no con la Notaría, el cual finaliza cuando el Notario se despoja de su investidura”.

Finalmente, estimo pertinente precisar que la Superintendencia de Notariado y Registro no tiene competencia, para declarar derechos individuales ni definir controversias laborales, los cuales corresponden conocer y decidir a los Jueces de la República.

6. No se encontraron los soportes contables, correspondientes al pago de las dotaciones de los empleados, en los archivos de la Notaría

Sobre el particular, el artículo 2°. Decreto 397 de 1984 consagra:

Parágrafo. Tanto los ingresos como los egresos, deberán estar respaldados por el comprobante correspondiente…”.

7. Cancela en dinero la dotación de los empleados

El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, preceptúa que el Notario debe suministrar en forma gratuita cada cuatro (4) meses a sus empleados, cuya remuneración sea igual o inferior a dos salarios mínimos, que lleven más de tres (3) meses a su servicio y que tengan el carácter de permanentes,


16

un vestido y un par de zapatos con la siguiente periodicidad: abril 30, agosto 31 y diciembre 20. (Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001).

Esta prestación no puede ser compensada en dinero, por expresa prohibición del artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo.

8. No suministra dotación a sus empleados, la compensa en dinero, además no archiva los comprobantes de egresos de la suma pagada por tal concepto

En aparte pertinente de la Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001, establece cómo se debe entregar la dotación al empleado que tiene más de cuatro meses vinculado a la Notaría:

1. Dotación de vestido de labor y calzado

“Los artículos 7° y 8° de la Ley 11 de 1984, estipulan que todo patrono que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.

Las fechas para la entrega de esta dotación son: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.

Se considera como calzado y vestido de labor las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñan los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.

De conformidad con el artículo 10 ídem, así como lo dispuesto en el artículo 4° del Decreto 982 de 1984, el trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y el vestido que le suministre el patrono y en caso de que así no lo hiciere, este quedará eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.

El patrono dará aviso por escrito sobre tal hecho al Inspector de Trabajo del lugar y en su defecto, a la primera autoridad política para los efectos, a que hubiere lugar en relación con la mencionada dotación.

El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe a los patronos pagar en dinero estas prestaciones”.


17

9. No ha cumplido con la obligación de afiliar a sus empleados a una aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP), en la forma establecida en el artículo 251 de la Ley 100 de 1993, reiterada en la Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001

“El artículo 251 de la Ley 100 de 1993 dispone “los seguros para amparar la invalidez por riesgo común y la invalidez por accidente de trabajo o enfermedad profesional podrán ser contratados de manera conjunta con una misma compañía de seguros, cuando los trabajadores y empleadores así lo decidan…”.

10. En la Planilla Única del Sistema de Salud y demás entidades de seguridad y previsión, el Notario incluye al trabajador de la finca para cotizar a los citados sistemas, sin tener en cuenta que no es empleado de la Notaría sino personal

Al respecto, el Decreto 397 de 1984 dispone:

“Se detallarán los egresos correspondientes a los sueldos, bonificaciones, indemnizaciones, primas, vacaciones, auxilios, aportes a la Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Fondo Nacional del Notariado y Caja Nacional de Previsión, arrendamientos, papelería y útiles de oficina, servicios públicos, mantenimiento del local y equipos y otros gastos necesarios para la prestación del servicio notarial”.

Luego, los egresos deben tener relación causal con la actividad notarial.

11. La factura que expide, no discrimina en forma clara los ítems cobrados y se factura en forma manual

La Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001, señala como requisitos de la factura, los siguientes:

• Nombre o razón social y NIT

• Numeración consecutiva

• Descripción específica o genérica de bienes o servicios

• Fecha

• Valor


18

12. El libro de Ingresos y Egresos Notariales no aparece registrado ante la DIAN

Sobre este aspecto, la Instrucción Administrativa número. 01-26 de 2001 prevé:

“Registro de los Libros

• Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado, previamente a su diligenciamiento ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal (Ley 43 de 1990, artículo 126 Inc. 1°).

• Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados (Inc. 3O).

• Con relación al Libro de Contabilidad, su registro por concepto de ingresos y egresos, de los datos en su diligenciamiento en las Notarías bajo la responsabilidad del respectivo titular, ha existido una legislación reiterada, entre las que se destacan las siguientes:

• Artículo 8° del Decreto 3694 de 1954 “Los Notarios deberán llevar los Libros de Contabilidad, debidamente numerados y foliados”.

• Artículo 19 Decreto 1613 de 1957. “De conformidad con el artículo 8° del Decreto 3594 de 1954, los… Notarios registrarán sus libros de cuentas en las Recaudaciones o Administraciones de Hacienda Nacional”.

• Artículo 14 Decreto 1347 de 1970. “Los Notarios deberán llevar los libros de Contabilidad debidamente numerados, foliados y registrados en la Administración de Hacienda hoy Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

13. No se entrega la factura al usuario, a pesar de que sí se diligencia y tampoco, reúne los requisitos del artículo 617 del E.T., reiterado por el capítulo VIII de la Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001

Al respecto, la Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001 consagra:

“Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma, por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.


19

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta (Artículo 615 E.T.)”.

• Requisitos de la factura de venta

“Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 E.T., consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos señalados en el artículo 617 E.T.”.

La expedición de factura a que se refiere el artículo precedente consiste en entregar el original de esta, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. “Modificado” apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j. “-Declarado Inexequible” Corte Constitucional- Sent. C-252-2010.

Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Parágrafo. (…)

Parágrafo 2. “Adicionado. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o


20

periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares”. (Ley 962 de 2005 Art. 45).

14. No se está facturando por el Sistema de Información Notarial (SIN)

No utiliza el software notarial y por ende puede cometer errores en la liquidación de los derechos notariales y en el porcentaje a descontar por retención en la fuente, motivo por el cual deben hacer uso de esta herramienta, tal como lo señala la Circular No. 46 de 2004 que dispone:

“Por lo anterior, me permito informarle que a partir de 1°de junio de 2004, es de obligatorio cumplimiento registrar todos los actos notariales en el Sistema de Información Notarial…”.

15. Canceló en forma extemporánea algunos aportes a la caja de compensación familiar

En relación con este aspecto, el Decreto 2148 de 1983 en el artículo 122 dispone:

“Dentro de los primeros quince días de cada mes el Notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional de Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior”.

16. Está liquidando en forma plena los aportes por concepto de escrituras de corrección, aclaración, actos sin cuantía y Vivienda de Interés Social

En cada Resolución de Tarifas que se expide anualmente por la Superintendencia de Notariado y Registro, se establece que las escrituras públicas contentivas de venta, hipoteca de vivienda de interés social y su cancelación no serán computadas para determinar el rango, respecto de los aportes que, por cada instrumento los Notarios deben hacer de sus ingresos al Fondo o Sistema Especial de Manejo de Cuentas que Administra la Superintendencia de Notariado y Registro. (Artículo 2°. Decreto 1326 de 2001).

El valor del aporte de las escrituras públicas de compraventa o constitución de hipoteca en vivienda de interés social será el 50% del valor del aporte ordinario, fijado en el rango que le corresponda. (Parágrafo 1°, artículo 28, Decreto 1681 de 1996).


21

Las escrituras públicas sin cuantía, las de corrección y las aclaratorias harán un aporte igual al 50% del valor del aporte ordinario (Parágrafo 2O, artículo 29 Decreto 1681 de 1996), hoy Decreto de Tarifas Notariales N°. 0188 de 2013.

17. En las Viviendas de Interés Social Prioritario (VIP) se cobra el 50% de los derechos notariales

La Ley 1537 de 29 de junio de 2012 por medio de la cual se estableció “normas tendientes a facilitar y promover el desarrollo urbano y el acceso a la vivienda” y dispuso en los artículos 33 y 34 “EXENCIÓN DE PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y DERECHOS REGISTRALES”, RESPECTIVAMENTE. La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Instrucción Administrativa número 13 de 10 de octubre de 2013, informó además sobre el registro de la Cesión de Bienes Fiscales y las características especiales que se deben tener en cuenta en las viviendas de interés social prioritario (VIP).

18. El libro de relación no lo llevan conforme el número de columnas que le indica el estatuto notarial e igualmente al diligenciarlo se dejan espacios en blanco

Decreto-ley 960 de 1970 dispone en el artículo 109:

“Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden:

1º. Fecha del instrumento; 2º. Número de escritura; 3º. Apellidos y nombres de los otorgantes vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes etc.; 4°. Nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5°. Naturaleza del acto o contrato”.

Igual, al diligenciar el Libro de Relación se dejan espacios en blanco, sin tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto-ley 960 de 1970 prevé:

“Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo durante cada año calendario”.


22

19. No se archivan las copias de las declaraciones madre cabeza de familia, al parecer son diligenciadas en la alcaldía

Corresponde por competencia legal al Notario, sin perjuicio de que el Alcalde las reciba y elabore, en forma concurrente. La Instrucción Administrativa número 01-20 de 2001, resalta lo siguiente:

“Para su conocimiento y aplicación me permito transcribir el artículo 2° de la Ley 82 de 1993, por la cual se expiden normas para apoyar de manera especial a la mujer cabeza de familia, cuyo texto prescribe:

“Para los efectos de la presente ley, entiéndase por “Mujer Cabeza de Familia” quien siendo soltera o casada, tenga bajo su cargo, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios y otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad, física, sensorial síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar…

Parágrafo. Esta condición y la cesación de la misma, desde el momento en que ocurra el respectivo evento, deberá ser declarada por la Mujer Cabeza de Familia de bajos ingresos ante Notario, expresando las circunstancias básicas de su caso y sin que por este concepto se causen emolumentos notariales a su cargo”. (Subrayo).

En consecuencia, las declaraciones extrajuicio de mujer cabeza de hogar, que se rinden ante Notario, son exentas de cobro de derechos notariales.

20. Se cobran derechos notariales por las declaraciones de madre cabeza de familia

En la Resolución de Tarifas que fijan los derechos notariales, se establece que ellas son exentas.

Luego, las declaraciones extraproceso rendidas por la mujer cabeza de familia, son exentas, según las voces de los artículos 2° de la Ley 82 de 1993 y 25 de la Ley 962 de 2005.

21. Exige la huella en las diligencias de contenido y firma

Se debe tener un sello que contenga la huella para estos efectos y otro sin ella.

Excepcionalmente, se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos, conforme lo dispone el artículo 17 de la Ley Antitrámites (Ley 019 de 2012) que a la letra reza:


23

1. Servicios financieros de entidades públicas.

2. Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.

3. Trámites ante Registro Público.

4. Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería.

5. Visas y prórrogas de permanencia.

6. Escrituras Públicas.

7. Visita a internos e internas en establecimientos de reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).

8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.

9. Autorización para salida de menores de país.

10. Cesión de derechos.

11. Comercio de armas, municiones y explosivos.

12. Otorgamiento de poderes.

13. Registros delictivos.

14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria.

22. No se actualiza anualmente el libro de registro de firmas, e igual, este debe estar soportado con los antecedentes que la respaldan

Los artículos 73 del Decreto-ley 960 de 1970 y 12 del Decreto 2148 de 1983, establece:

En ese orden, cada firma registrada debe estar respaldada por el documento antecedente que la confirme (cuando se trate de personas jurídicas, se acreditará con el certificado de representación legal de su existencia).

La Instrucción Administrativa número 01-35 de junio 8 de 2001, señala:

“Referente a la autenticación prevista en el artículo 73 del Decreto-ley 960 de 1970 y particularmente, a una de las formas que contempla, debe advertirse que de manera general se constituye en supuesto fundamental para el ejercicio de la función, el que el registro de la firma se haya surtido ante el correspondiente Notario que vaya a otorgar el testimonio de que se


24

trate, es decir, el cambio de Notario es causa de actualización del registro que además, se debe dar cada año”.

23. Se cobran derechos notariales por las declaraciones extrajuicio, con el fin de realizar la inscripción del registro civil

El Decreto-ley 1260 de 1970 establece:

“El artículo 49… Los testigos declararán ante el funcionario sobre los hechos de que tengan conocimiento y la razón de este, suscribirán la inscripción. El juramento se entenderá prestado por el solo hecho de la firma”.

Esas declaraciones deben ser exentas de derechos notariales.

24. No se debe exigir para la inscripción en el registro civil, declaraciones extrajuicio cuando el usuario presenta copias de las actas de las partidas parroquiales

El Decreto-ley 1260 de 1970 prevé:

Artículo 50. Modificado. Artículo 1°. Decreto 999 de 1988:

“Cuando se pretenda registrar un nacimiento fuera del término prescrito, el interesado deberá acreditarlo con documentos auténticos, o con copia de las actas de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la Iglesia Católica o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos, o en últimas, con fundamento en declaraciones juramentadas, presentadas ante el funcionario encargado del registro, por dos testigos hábiles que hayan presenciado el hecho o hayan tenido noticia directa y fidedigna de él, expresando los datos indispensables para la inscripción, en la forma establecida por el artículo 49 del presente Decreto”.

25. No se debe exigir reconocimiento del padre cuando el hijo es legítimo

Solo se exige reconocimiento del padre de los hijos extramatrimoniales, en los casos previstos según los términos de la Ley 68 de 1975.

26. No se anota el número del folio serial en los antecedentes que respaldan la inscripción del registro civil

El Decreto-ley 1260 de 1970 señala:


25

“Los documentos acompañados a la solicitud de inscripción se archivarán en carpeta con indicación del código del folio que respaldan”.

27. Las legitimaciones no se anotan en el Libro de Varios

El artículo 1° Decreto 2158 de 1970 prescribe:

“Además de los elementos de que trata el artículo 5° del Decreto-ley 1260 de 1970 y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos lo hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad…”.

28. No envía al Servicio Nacional de Inscripción la relación de hechos y actos inscritos en el Libro de Varios

El Parágrafo 2° del artículo 1° Decreto 2158 de 1970, consagra:

“De las inscripciones en el Registro de Varios, el funcionario del registro civil enviará un duplicado al Servicio Nacional de inscripción”.

29. No se conserva en el archivo notarial copias de las actas de declaración extraprocesal autorizadas, tal como lo establece el literal i) de la Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001

La mencionada Instrucción señala al respecto:

“Es deber del Notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones”.

30. No enumera las declaraciones extraproceso en forma consecutiva

De conformidad con lo dispuesto en la Instrucción Administrativa número. 01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro, el Notario debe numerarlas.

“i) Es deber del Notario conservar copia de todas las actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extraproceso, asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo


26

con la naturaleza de las actuación autorizada los que clausurará al final de cada año”.

No obstante lo anterior, el artículo 7°. Señala en lo pertinente: Prohibición de declaraciones extrajuicio. El artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 25 de la Ley 962 de 2005, quedará así:

“Artículo 10. Prohibición de declaraciones extrajuicio. Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa declaraciones extrajuicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento”.

31. No somete a reparto los actos escriturarios, donde intervienen entidades públicas, descentralizadas y de economía mixta, con participación del Estado del orden nacional, departamental y municipal

El artículo 15 de la Ley 29 de 1973 señala:

“Los actos de la Nación, los Departamentos y Municipios y en general de todos los organismos administrativos… que deban celebrarse por escritura pública, cuando en el Círculo de que se trate haya más de una Notaría se repartirán equitativamente entre las que existan…”.

32. Se insertan los paz y salvos en la escritura pública, cuya fecha de expedición es posterior al otorgamiento de la escritura pública

Artículo 44. Comprobantes fiscales agregados a la escritura pública.

“Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un Notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos estos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse.

Lo anterior, ya que cada anotación que se efectúa en la matriz de la escritura debe ser veraz, a fin de evitar posteriores inconvenientes para los otorgantes”.


27

33. Cobra derechos notariales sobre las notas de referencia y el certificado de cancelación

Los artículos 52, 53 y 54 del Decreto-ley 960 de 1970 señalan:

Artículo 52. “En todo caso de cancelación el Notario pondrá en el original de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial o del certificado de otro Notario, caso de que la cancelación no se haga ante el mismo que custodia el original. Dicha nota se escribirá en sentido diagonal, en tinta de color diferente al de la escritura del original, y se pondrá igualmente, en todas las copias de las escrituras canceladas previamente extendidas que le sean presentadas al Notario”. (Subrayo).

Artículo 53. “El Notario ante quien se cancele una escritura por declaración de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, expedirá certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos Públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción. Si la cancelación fuere hecha ante un Notario distinto del que conserva el original, el primero expedirá, además, certificado con destino al segundo para que ante este se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación”.

El artículo 28 del Decreto 2148 de 1983, concordante con la norma precedente, señala: “El Notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que esta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación”.

Artículo 54. “En las certificaciones de cancelación se determinará precisamente el instrumento que contiene la cancelación o la protocolización en su caso, la autoridad que la haya decretado, con indicación de la fecha de la providencia y la denominación del proceso donde fue decretada, y además, se precisará por su número, fecha y Notaría la escritura que contiene el acto, la cuantía de las obligaciones y los datos pertinentes al registro”.

Las Resoluciones de Tarifas Notariales, anualmente señalan expresamente:

(…)

“Las notas y el certificado de cancelación de que tratan los artículos 52 a 54 del Decreto-ley 960 de 1970, no causan derechos notariales”.


28

El Decreto 0188 de 12 de febrero de 2013, por medio del cual se establecieron las tarifas notariales y en el Capítulo VII-Actos Exentos, artículo 37 señaló:

k) “Las notas y el certificado de cancelación de escritura de que tratan los artículos 52 a 54 del Decreto-ley 960 de 1970.

De otra parte, la Ley 019 de 2012 (antitrámites), señala en lo pertinente:

“Artículo 91. De las cancelaciones de hipoteca. Cuando la escritura pública de cancelación de una hipoteca se autorice en una Notaría distinta a aquella en la que se constituyó, el Notario que autoriza la cancelación enviará por medio seguro un certificado dirigido al Notario en cuyo protocolo repose la escritura de hipoteca para que este imponga la nota de cancelación respectiva.

“Este certificado no requerirá protocolización, pero hará parte del archivo de la Notaría. Salvo el certificado en el que conste la hipoteca que cancelará el interesado, la inscripción de la nota de cancelación no tendrá costo alguno para el usuario”.

En ese orden, se tiene que la expedición de certificados o extractos notariales bien sea de cancelación de hipoteca, patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar, condición resolutoria, no debe causar derechos notariales.

34. Se están expidiendo copias de la escritura pública de cancelación y no del certificado o extracto notarial de cancelación, haciendo más oneroso el servicio que presta la Notaría. (Art. 53 Decreto-ley 960 de 1970)

Artículo 53. “…expedirá certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos Públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción... (…) y con base en él se produzca la nota de cancelación”.

35. No indaga en forma clara, precisa y expresa sobre si se constituye afectación a vivienda familiar

El artículo 2° de la Ley 258 de 1996 en su texto señala:

“Constitución de la afectación. La afectación a la que se refiere el artículo anterior opera por ministerio de la ley respecto a las viviendas que se adquieran con posterioridad a la vigencia de la presente ley. Los inmuebles adquiridos antes de la vigencia de la presente ley podrán


29

afectarse a vivienda familiar mediante escritura pública otorgada por ambos cónyuges o conforme al procedimiento notarial o judicial establecido en la presente ley”. (Subrayo).

Por lo anterior, se concluye que la afectación opera independientemente de si el usuario desea o no someter el inmueble al citado régimen.

36. Cobra derechos notariales sobre la totalidad del crédito hipotecario, para vivienda de interés social subsidiable y no subsidiable

La Resolución de Tarifas Notariales que se expide anualmente por la Superintendencia de Notariado y Registro, establece:

“Constitución o modificación de gravámenes hipotecarios en vivienda de interés social subsidiable y no subsidiable. En la constitución o modificación de gravámenes hipotecarios para la vivienda de interés social, no subsidiable, los derechos notariales se liquidarán al 40% de la tarifa ordinaria aplicable y para las subsidiables, al 10% de la tarifa ordinaria aplicable”. (artículo 31 Ley 546 de 1999).

37. No exige el paz y salvo de la administración de la propiedad en ventas de inmuebles sometidas al régimen de propiedad horizontal

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 que a la letra reza:

“i) de la ausencia de paz y salvo; ii) de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y iii) de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan en la copropiedad”.

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-376 de 2004 se pronunció, así:

“La Corte constata que el actor no toma en cuenta el alcance de la obligación establecida para el Notario en los incisos cuarto y quinto del artículo 29 de la misma Ley 675 de 2001, de exigir el paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes expedido por el representante legal de la propiedad al momento de efectuar la escritura de transferencia de dominio y que en el caso de no contarse con el paz y salvo, deberá dejar constancia en la escritura precisamente i) de la ausencia de paz y salvo; ii) de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y iii) de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan en la copropiedad”.


30

38. No se indaga al comprador del inmueble destinado a vivienda, con sociedad conyugal vigente, unión marital de hecho, si posee otro predio afectado a vivienda familiar, o si el que compra lo constituye o no a afectación familiar

La Ley 258 de 1996 en el inciso 2 del artículo 6°, prevé:

“El Notario también indagará al comprador del inmueble destinado a vivienda si tiene sociedad conyugal vigente, matrimonio o unión marital de hecho y si posee otro inmueble afectado a vivienda familiar y/o si el inmueble que compra, constituye afectación a vivienda familiar”.

39. Cobra la elaboración de las minutas

El artículo 13 del Decreto-ley 1347 de 1970 dispone al respecto:

“Prohíbase a los Notarios y Registradores recibir o permitir que sus subalternos reciban por razón de los servicios prestados, suma alguna que no esté expresamente autorizada en el arancel vigente”.

Así mismo, el artículo 5° del Decreto-ley 960 de 1970 consagra:

“En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según la tarifa oficial y en los casos expresamente previstos en ley”.

40. No se allega el certificado de existencia y representación legal de las sociedades intervinientes en las escrituras públicas

Artículo 28 del Decreto-ley 960 de 1970, modificado por el artículo 36 Decreto 2163 de 1970, señala:

“En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su protocolización los documentos que la acrediten.

Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los departamentos, intendencias, comisarías o municipios se indicará el cargo y cuando sean necesarios se protocolizarán los documentos de autorización.

Los requisitos anteriores son esenciales del acto o negocio jurídico.


31

41. No corrige los errores en la extensión de la escritura pública, conforme lo dispone el artículo 101 del Decreto-ley 960 de 1970

“Los errores en que se hayan incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciendolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si este ya se hallare suscrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes.

Sin dichos requisitos, no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”.

42. Deja espacios en blanco, al extender la escritura pública

El artículo 18 del Decreto-ley 960 de 1970 prescribe:

Medios Manuales o Mecánicos. “Las escrituras se extenderán por medios manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y perduración, podrán ser impresas de antemano para llenar los claros con los datos propios del acto o contrato que extienda, cuidando de ocupar los espacios sobrantes con líneas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión”.

43. No se encuentran empastadas las escrituras públicas del año en curso, ni los folios seriales de registro civil

Para una mejor conservación del protocolo, las escrituras públicas deben empastarse, así mismo, los seriales de los registros civiles, según lo establece la Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001:

“h) Los libros que legalmente deben llevar los Notarios, estarán debidamente organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el


32

libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo del mismo, el tema que contiene el número de escrituras y/o folios si es del caso”.

44. No se está expidiendo el certificado de retención en la fuente cuando el acto está sujeto a dicho impuesto

Por disposición del artículo 381 del Estatuto Tributario, se debe expedir un certificado con vigencia anual, a petición del interesado, obligación que se dispone en la Instrucción Administrativa número 01-26 de junio 8 de 2001. Es decir, se puede expedir este certificado inmediatamente, una vez se cancele el impuesto de retefuente.

El artículo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a. “Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

c. Dirección del agente retenedor.

d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.

f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.

g. La firma del pagador o agente retenedor.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

Parágrafo 1°. Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de expedir el certificado de retenciones a que se refieren este y el artículo anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que lo sustituyan”.


33

45. No se conservan en la Notaría los certificados de retención en la fuente, expedidos en razón de una escritura pública de venta

El artículo 632 del E. T. Deber de conservar Informaciones y Pruebas. Para efectos de control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando esta así lo requiera:

1. “Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, o ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes”.

Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001, en lo pertinente señala:

“Para efecto del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir del primero de enero del año siguiente


34

al de su elaboración, expedición o recibo los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando esta así lo requiera” (Art. 632 E.T.).

46. Se exige fotocopia auténticada del documento de identificación, para protocolizar en la escritura pública

Al respecto la Instrucción Administrativa número 01-35 de junio 8 de 2001 en su literal a) Recomienda al Notario en los casos en que los estime necesario, protocolizar copia del documento de identificación y tomar la huella del índice derecho.

Luego, no debe allegar tal documento autenticado, por ser contrario al artículo 1° Decreto 2150 de 1995.

Así mismo, el artículo 18. Decreto 0019 de 2012. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. (…).

Parágrafo 1o. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico.

Parágrafo 2o. (…).

Parágrafo 3o. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e interoperar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar su identidad”.

47. No se deja constancia en la matriz de las escrituras públicas del valor recaudado por concepto de iva, retención en la fuente y recaudos, los cuales deben efectuarse en la forma señalada en la Instrucción Administrativa número. 01-26 de 2001

“Anotación de la Retención en la Fuente e IVA, en las escrituras:

En el original o matriz de las escrituras públicas se dejará constancia del valor o suma de dinero recaudada para conceptos de retención e IVA. Reiterándose también, dicha obligación respecto de los derechos notariales (artículo 4° Decreto 397 de 1984; Circular 014 de 1975, numeral 11 e Instrucción Administrativa número 003 de 1990-Tema d). Así


35

mismo, lo relativo a los Recaudos para la Superintendencia de Notariado y Registro, el Grupo Cuenta Especial del Notariado, cuyos subtotales de valores deberán coincidir con la total suma anotada en la factura de venta respectiva”.

48. Entrega directamente a los contrayentes los telegramas, a fin de que estos los presenten en la Notaría o registraduría, donde reposan sus registros civiles de nacimiento, implicando con ello, extemporaneidad en la comunicación del acto

Sobre el particular, el artículo 7° Decreto 2668 de 1988 dispone:

“Así mismo, el Notario a costa de los interesados, comunicará telegráficamente el mismo día o, a más tardar al siguiente, la celebración del matrimonio a los funcionarios para que hagan las respectivas notas marginales, las cuales deberán aparecer necesariamente en las copias que de ellas se expidan”. (Subrayo).

De donde podemos concluir que la obligación de informar, es del Notario a pesar de que los gastos corren por cuenta de los interesados.

49. Aparecen errores en la inscripción de los registros civiles de defunción

El Notario debe tener cuidado al sentar una inscripción de un registro civil y si se llegare a cometer un error, el trámite para su corrección está en el Decreto-ley 1260 de 1970:

Artículo 88. “Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deben agregarse, y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado.

Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo, y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el funcionario encargado del registro del estado civil. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”.

Artículo 89. Ídem. Modificado, artículo 2° Decreto 999 de 1988. “Las Inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los


36

interesados, en los casos, del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto”.

Artículo 90. Modificado, artículo 3°. Decreto 999 de 1988: “Solo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere este, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

50. No se indica el número de la escritura pública en el serial de registro, por la cual se constituyó el matrimonio, igualmente, se presentan enmendaduras sin salvar en los mismos

Al respecto, el artículo 88 del Decreto-ley 1260 de 1970 señala:

“Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse, y salvando al final lo corregido, reproduciendolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado.

Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el funcionario encargado del registro del estado civil. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”.

51. No registra las legitimaciones en el Libro de Varios

El Decreto 2158 de 1970 establece:

Artículo 1°. “Además de los elementos de que trata el artículo 8° del Decreto-ley 1260 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad…”.

52. No se empasta los antecedentes que sirvieron para las inscripciones de los registros civiles

El Notario debe empastar, a efecto de conservar y dar más seguridad al protocolo del registro civil.


37

Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001, reza:

“De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo del mismo, el tema que contiene el número de escritura y/o folios”. (Subrayo).

53. No diligencia las actas complementarias cuando se inscribe un hijo extramatrimonial y tampoco, las envía al defensor de familia

Cuando se inscriba un hijo extramatrimonial en el registro, se debe elaborar la correspondiente acta complementaria de que trata el artículo 56 del Decreto-ley 1260 de 1970, prevé:

“El funcionario del registro del estado civil conservará las hojas complementarias que archivará y legajará en orden continuo, numérico y cronológico y encuadernará al final de cada año calendado.

Mensualmente enviará a la oficina central y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, relación completa de las hojas adicionales a los folios de registro de nacimiento”.

54. No aparece la firma de quien recibe en los oficios que se envían a las entidades pertinentes, por lo que no se cuenta con la prueba respectiva

Lo que imposibilita establecer, si se efectuó o no el envío y en qué fecha.

55. No se está diligenciando el Libro de Varios, a la fecha de la visita

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1°, Parágrafo 1° del Decreto 2158 de 1970, el Libro de Varios debe diligenciarse de la siguiente manera:

Artículo 1°. “Además de los elementos de que trata el artículo 8° del Decreto-ley 1260 de 1970 y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones (…).

Parágrafo. 1°. Efectuada la inscripción en el Registro de Varios, se considerará perfeccionado el registro aun cuando no se haya realizado la anotación a que se refieren los artículos 10, 11 y 22 del Decreto-ley 1260 de 1970, la cual tendrá únicamente el carácter de información complementaria”.


38

56. No se llevan índices de registro civil

El Notario, dentro de sus obligaciones debe diligenciar los índices del registro civil, para conformar el Archivo de la Notaría.

El artículo 8° Decreto-ley 1260 de 1970:

“El archivo del registro del estado civil se compone de los siguientes elementos:

1. El Registro de Nacimientos.2. El Registro de Matrimonios.3. El Registro de Defunciones.4. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios

y defunciones”.5. Libro de visitas, y6. El Archivador de documentos

El artículo 13 del Estatuto de Registro Civil, establece la forma de diligenciar las mencionadas tarjetas.

Sin embargo, el no llevar esos índices perjudica el buen funcionamiento de la Notaría ya que estos se hacen necesarios, para agilizar la búsqueda de los folios seriales.

57. No se envía a la registraduría nacional del estado civil, la relación de hechos y actos inscritos en el Libro de Varios

Decreto 2158 de 1970, prevé:

Artículo 1°.“ Además de los elementos de que trata el artículo 8° del Decreto-ley 960 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma norma, “los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimos, manifestaciones de avecinamiento, declaraciones de ausencia, declaraciones de presunción de muerte e hijos inscritos.


39

Parágrafo 1°. (…)

Parágrafo 2° “De las inscripciones en el Registro de Varios, el funcionario del registro civil, enviará un duplicado al Servicio Nacional de Inscripción”.

58. No se encuentra el acto administrativo, por medio del cual se autoriza el local por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (Artículo 157 Decreto-ley 960/70)

A la fecha de la visita general, no se encuentra acto administrativo de aprobación del local, expedida por la Dirección de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro, cuando se tratan de Notarías de 1ª. y 2ª. Categoría.

Artículo 157 del Decreto 960 de 1970. Modificado. Decreto 2163 de 1970, artículo 44. (…).

“La Superintendencia de Notariado y Registro determinará la localización de las Notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada ciudad”.

59. No se encuentra el acto administrativo, por la cual se autoriza el horario de atención al público de la Notaría. (Artículo 158 Decreto-ley 960/70, Instrucción Administrativa número 01-12/2001

Artículo 158. “Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.

60. Protocoliza certificado de tradición y auténtica cédulas de ciudadanía

Dentro de los requisitos de los actos jurídicos sometidos al trámite notarial no se encuentra la exigencia del certificado de tradición, excepción en los actos:

a) Enajenación de tierras conforme el Decreto 4720 de 2009 y,

b) En cancelación y sustitución de patrimonio de familia.

La cédula de ciudadanía no se debe exigir autenticada, precisamente por ser un documento público.


40

61. Toma declaraciones extrajuicio para la cancelación de patrimonio de familia

No está dentro de los requisitos establecidos en la Ley 70 de 1931.

Además, el artículo 25 de la Ley 019 de 2012, establece la eliminación de autenticaciones y reconocimientos:

“Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco, requieren autenticación o reconocimiento.

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.

Las copias simples que expidan los Notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticaran, salvo que el interesado así lo solicite”.

62. No expide la copia especial y auténtica con destino al archivo de la oficina de registro de instrumentos competente

El artículo 14 Ley 1579 de 2012 Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos señala:

Radicación. “(…)…

Parágrafo 1°. Para radicar físicamente cualquier instrumento público que debe inscribirse en el registro, el interesado deberá aportar otro ejemplar original o una copia especial y auténtica expedido por el Despacho de


41

origen, destinado al archivo de la Oficina de Registro, sin el cual no podrá recibirse para su radicación”.

63. No comunica el inicio y la terminación de las sucesiones a la Superintendencia de Notariado y Registro

Artículo 5° Decreto 1729 de 3 de agosto de 1989 consagra:

“El Notario informará oportunamente a la Superintendencia de Notariado y Registro, cuando se presenten los siguientes casos:

a. La disolución de lo actuado a los interesados.

b. La iniciación del trámite de liquidaciones adicionales.

c. El desistimiento, y

d. La terminación de la actuación”.

A la fecha esta información debe remitirse por “vía electrónica”.

64. No aparece acto administrativo avalado por el IGAC, se protocoliza plano de un topógrafo particular

El Decreto 2157 de 1995 que reglamenta parcialmente los Decreto-ley 960 y 1250 de 1970, 1711 de 1984 y se modifica el artículo 18 del Decreto 2148 de 1983, señala en lo pertinente:

Artículo 1°. “En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto-ley 960 de 1970 para efectos de identificar los inmuebles por sus linderos, se podrá acudir al plano definitivo expedido por la autoridad catastral correspondiente resultante de los procesos de información, actualización y conservación catastral, el cual se protocolizará con la escritura pública respectiva.

En este evento, no será necesario transcribir textualmente los linderos literales del inmueble.

Parágrafo 1°. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, si se opta por este sistema, en la escritura pública se deberá consignar el número del plazo, la nomenclatura cuando fuere el caso, el paraje o localidad donde está ubicado, el área del terreno y el número catastral o predial”.

Artículo 2°. “En los casos previstos de este Decreto, cuando se segregan una o más porciones de un inmueble, se protocolizará con la escritura tanto el plano resultante de los procesos de formación, actualización y conservación catastral del lote de mayor extensión, como el plano de


42

las unidades segregadas y el correspondiente a la parte restante, estos últimos elaborados con base en el plano catastral por una autoridad catastral o por un agrimensor, topógrafo o ingeniero con matrícula profesional vigente.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 86 del Decreto 1250 de 1970, cuando no exista el plano catastral del predio de mayor extensión, de la escritura pública se transcribirán los linderos literales de este; y los linderos de las nuevas unidades resultantes podrán identificarse mediante la referencia al plano elaborado, por la autoridad catastral o por un topógrafo, agrimensor o ingeniero con matrícula profesional vigente, plano que se protocolizará con la escritura pública respectiva.

Parágrafo: Cuando para los fines previstos en este artículo, la autoridad catastral, un topógrafo, un ingeniero o un agrimensor elaboren planos de los predios que se segregan de otros de mayor extensión, dichos planos no tendrán carácter definitivo para efectos catastrales mientras no sean incorporados al catastro dentro del proceso de conservación, de conformidad con lo previsto en este Decreto y demás disposiciones vigentes.

Artículo 3°. Cuando la identificación del predio se haya realizado con el plano expedido por la autoridad catastral, la escritura pública de aclaración y/o actualización de los linderos requerirá de la protocolización del nuevo plano catastral correspondiente.

Artículo 4°. (…)

Artículo 5°. En los planos a que hace referencia el presente Decreto, se indicará el número de estos, el área de terreno, la localización, la nomenclatura cuando fuera el caso, las coordenadas planas de los puntos o letras utilizados, el número único de identificación predial o en su defecto el número catastral y cuando se trate de planos catastrales, la certificación de la autoridad catastral sobre dicha circunstancia”.

Artículo 8°. El artículo 18 del Decreto reglamentario 2148 del 1983, quedará así: “Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderarán los predios segregados y el de la parte restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad por el sistema métrico decimal”.

Artículo 9°. La exigencia de identificación o determinación de los linderos de la parte restante del inmueble enajenado, no se extiende a las unidades públicas que realicen procesos masivos de titulación o de adjudicación o


43

aporte de predios a título de subsidio de vivienda en especie, caso en el cual solo será necesario identificar los linderos de los predios que se titulan.

En estos casos, la actualización del área y los linderos de la parte restante del predio, se efectuará con base en otra escritura pública con la cual se protocolizará el plano correspondiente”.

65. No aparece anotado el valor de la retención en la fuente, en la factura de escrituración

Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001

El artículo 617 del E.T. prevé:

Para efectos tributarios. La expedición de factura a que se refiere el artículo 615, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

“a) (…)…

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas”.

66. No se encuentran con la nota de ejecutoria las licencias de construcción, urbanización y propiedad horizontal

El artículo 87 del C.C.A. señala firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:

1. “Cuando contra ellos no procede ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.

3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo”.


44

67. No aparece la nota que presta mérito ejecutivo en las copias de las escrituras públicas de divorcio con acuerdo de los cónyuges, en relación con sus hijos menores de edad, en la parte final del texto de la primera copia

Artículo 80 Decreto-ley 960 de 1970, modificado por el Decreto 2163 de 1970 artículo 42:

“Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el Notario señalará la copia que presta ese mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor se expide. (Subrayo).

En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81, se pondrá por el Notario una nota expresiva de ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso”.

68. No presenta la resolución de autorización del respectivo Comité, en las escrituras públicas de compraventas de predios, sometidos a medidas de protección

El Decreto número 2007 de 24 de septiembre de 2001 mediante el cual se reglamentan parcialmente los artículos 7º, 17 y 19 de la Ley 387 de 1997, en lo relativo a la oportuna atención a la población rural desplazada por la violencia, en el marco del retorno voluntario a su lugar de origen o de su reasentamiento en otro lugar y se adoptan medidas tendientes a prevenir esta situación.

Artículo 1º. “Declaratoria de la inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado en una zona y limitaciones a la enajenación o transferencia a cualquier título de bienes rurales con el objeto de proteger la población de actos arbitrarios contra su vida, integridad y bienes patrimoniales, por circunstancias que puedan originar o hayan originado un desplazamiento forzado, el Comité Municipal, Distrital o Departamental de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, declarará mediante acto motivado, la inminencia de riesgo de desplazamiento o de su ocurrencia por causa de la violencia, en una zona determinada del territorio de su jurisdicción.

Artículo 2°. (…)


45

Artículo 3º. (…)

Artículo 4°. Requisitos especiales para la enajenación de bienes rurales.

“Los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta medida, deberán obtener del Comité Municipal, Distrital o Departamental de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, autorización para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al Incora, en aplicación de lo señalado en el inciso cuarto del numeral 1º del artículo 19 de la Ley 387 de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización del Comité.

El Registrador de Instrumentos Públicos solo podrá inscribir el acto de enajenación o transferencia, cuando se le presente la autorización del Comité, la cual deberá incorporarse al contrato o acto de transferencia del derecho sobre el predio, o cuando la transferencia se haga a favor del Incora”.

69. No permite la concentración de la UAF en el artículo 38, en escrituras de compraventa

El artículo 40 numeral 5° de la Ley 160 de 1994, señala:

“En ningún caso un solo titular, por sí o interpuesta persona, podrá ejercer el dominio, posesión o tenencia a ningún título de más de una (1) unidad agrícola familiar. La violación de esta prohibición es causal de caducidad”.

La UAF viene su génesis de la Ley 135 de 1961, a efecto de establecer la dimensión del predio que se daba a cada familia campesina. Luego, la titulación de baldíos era de un máximo de 450 hectáreas que podía elevarse a 1.000 en casos especiales a 3.000 hectáreas, en determinadas regiones. En el año 1994 la adjudicación de estos baldíos se limitó a la extensión de una UAF.

La Ley 160 de 1994 define la UAF así:

“La empresa básica de producción agrícola, pecuaria, acuícola o forestal cuya extensión, conforme a las condiciones agroecológicas de la zona y con tecnología adecuada, permite a la familia remunerar su trabajo y disponer de un excedente capitalizable que coadyuve a la formación de su patrimonio. La UAF no requerirá normalmente para ser explotada sino del trabajo del propietario y su familia, sin perjuicio del empleo de mano de obra extraña, si la naturaleza de la explotación así lo requiere”.


46

En ese orden, se prohíbe la Concentración y el Fraccionamiento, por:

a. Enajenar, gravar o arrendar la UAF de parcelaciones; esta prohibición era inicialmente a perpetuidad, luego durante 15 años, y hoy por 12 años a partir de la fecha de la adjudicación.

b. No realizar directamente la explotación adecuada de la UAF.

c. Fraccionar los predios rurales en extensiones inferiores a la UAF.

70. No reúnen los requisitos legales las resoluciones emitidas por los Comités municipales, al autorizar las ventas de los predios con medida de protección, en las que se señala al promitente comprador

El Decreto número 2007 de 24 de septiembre de 2001, en su artículo 3º estableció:

“Los procedimientos y programas especiales para la eficaz atención de los riesgos de desplazamiento, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 387 de 1997, el Incora iniciará los programas y procedimientos especiales de enajenación, adjudicación y titulación de tierras, en las zonas de eventual expulsión, dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que los Comités le comuniquen el acto que declaró la inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado, en determinada región, como estrategia de prevención. Para tal efecto, tomará en cuenta el informe sobre propietarios, poseedores, tenedores y ocupantes debidamente avalado por el respectivo Comité de Atención a la Población Desplazada”.

Artículo 4°. Requisitos especiales para la enajenación de bienes rurales:

“Los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta medida, deberán obtener del Comité Municipal, Distrital o Departamental de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, autorización para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al Incora, en aplicación de lo señalado en el inciso cuarto del numeral 1º del artículo 19 de la Ley 387 de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización del Comité.

El Registrador de Instrumentos Públicos solo podrá inscribir el acto de enajenación o transferencia, cuando se le presente la autorización del Comité, la cual deberá incorporarse al contrato o acto de transferencia del derecho sobre el predio, o cuando la transferencia se haga a favor del Incora”.


47

La aludida disposición guarda silencio respecto a las obligaciones de los Notarios a la hora de elevar a escritura pública actos de enajenación o transferencia sobre inmuebles objeto de las medidas de protección que consagra la ley.

No es pertinente que exista la posibilidad de perfeccionar contratos de compraventa en los términos del artículo 1857 del Código Civil, sobre inmuebles protegidos por desplazamiento forzado.

71. Se encuentran escrituras públicas de transferencias sobre ventas baldíos, playones y bajamares

Se debe solicitar al Incora abstenerse de adelantar procedimientos de titulación de baldíos en la zona de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado, a solicitud de personas distintas de aquellas que figuran como ocupantes en el informe avalado por el Comité a que se refiere el numeral 1º del Decreto 2007 de 2001.

Acumulación de tiempo para titulación de baldíos.

En el evento de retorno de un desplazado a un terreno baldío ubicado en zona de desplazamiento, se acumulará automáticamente el tiempo de desplazamiento, debidamente reconocido por la autoridad competente, con el tiempo real de ocupación y explotación del terreno.

Parágrafo. Cuando el desplazado no pueda retornar a un terreno baldío ubicado en zona declarada como de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado y acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos para su titulación, tendrá prelación en los programas de dotación de tierras que adelante el Incora en beneficio de la población desplazada por causa de la violencia.

Despojo de playas y bajamares - Bienes de uso público

Conforme al artículo 674 del Código Civil, las playas, los terrenos de bajamar y las aguas marítimas son bienes de uso público, por tanto, intransferibles a cualquier título a los particulares, quienes solo podrán obtener concesiones, permisos o licencias para su uso y goce de acuerdo a la Ley 2324 de 1984.

El Decreto-ley 2324 de 1984 establece en su artículo 166:

“Bienes de uso público. Las playas, los terrenos de bajamar y las aguas marítimas son bienes de uso público, por tanto intransferibles a cualquier


48

título a los particulares, quienes sólo podrán obtener concesiones, permisos o licencias para su uso y goce”.

72. No protocoliza el certificado de tradición y libertad, en la escritura pública de transferencia de dominio de predios rurales, ubicadas en zonas de desplazamiento

Artículo 1°. Decreto 4720 de 2009. “Adicionar al numeral 2 del artículo 1° del Decreto 2007 de 2001 de la siguiente forma “Los Notarios se abstendrán de autorizar escrituras públicas de actos jurídicos que impliquen transferencia de dominio de predios rurales ubicados en zonas de desplazamiento, mientras los solicitantes no aporten copia del certificado de libertad y tradición, expedido con una antelación no mayor a cinco (5) días, donde conste que el inmueble no es sujeto de medida de protección alguna. Dicho certificado deberá protocolizarse”.

73. No exige los siguientes documentos a efecto de protocolizarlos en la escritura pública de escisión:

1. El permiso para la escisión en los casos en que, de acuerdo con las normas de práctica comerciales restrictivas, fuere necesario.

2. El acta o actas en que conste el acuerdo de escisión.

3. La autorización para la escisión por parte de la entidad de vigilancia en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a tal vigilancia.

4. Los estados financieros certificados y dictaminados de cada una de las sociedades participantes, que hayan servido de base para la escisión.

74. Aparece con el mismo número de resolución y fecha, en forma repetida, autorizando escrituras públicas de ventas de predios diferentes por parte del Comité

En estos eventos se presenta una presunta falsedad en el acto administrativo que tiene que dilucidarse ante los estrados judiciales, a la luz del Código Penal.

preguntas más · inobservancia de normas que regulan la función notarial, unas fáciles de...

Documents