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Preguntas frecuentes (FAQ) para el encuentro de

Investén-isciii:

Preguntas correspondientes a gestiones previas al Encuentro.

¿Cuáles son los requisitos para estar inscrito en el Encuentro?

1. Haber cumplimentado la solicitud on-line. 2. Hacer efectivo el pago. NOTA: Para evitar posibles malentendidos, por favor acuda al Encuentro con una copia del recibo de pago, o bien conociendo los siguientes datos: fecha del ingreso, importe y nombre del laboratorio/agencia que ha realizado el pago (si es el caso). Es muy importante que se nos facilite la dirección de email y correo postal del asistente, no de la institución que realiza el pago de la inscripción, ya que a estas dos direcciones se les remitirá documentación relevante para el Encuentro (certificados, avisos de última hora, etc...).

¿Qué es la inscripción anticipada?

Todos aquellos que se inscriban y realicen el pago de la inscripción antes del día 1 de Septiembre obtendrán una reducción en el precio de la inscripción, y además podrán asistir a un taller del encuentro sin coste adicional (El precio de la inscripción anticipada es de 250 €).

¿A cuántos talleres me puedo inscribir?

Los talleres se celebran de forma simultánea por lo que sólo se puede asistir a uno de ellos.

En la aplicación informática ¿Por qué no me puedo inscribir al taller que yo quiero?

Los talleres tienen un número limitado de plazas por lo que una vez que se completan estas plazas, la aplicación informática no deja que se inscriban más personas.

¿Cuáles son los requisitos para optar a premio al enviar el resumen?

Todos los resúmenes optan a premio, excepto aquellos en que el ponente exprese su deseo de no optar al mismo.

¿Qué pasa si no hago el pago efectivo antes del 31 de Octubre?

Si no se realiza el ingreso antes del día 31 de Octubre, no se podrá asistir al taller en el que se haya inscrito. Además, a las inscripciones realizadas a partir de esta fecha no se les puede garantizar la disponibilidad de todo el material que se entrega a los asistentes en el Encuentro.

¿Qué tengo que hacer para saber si estoy admitido al taller que he elegido? ¿Cómo puedo conseguir el material del taller?

Los listados de las personas inscritas y admitidas en los talleres serán publicados y actualizados en nuestra página Web días antes de que se celebre el Encuentro, así como el material de cada taller. No se entregará material impreso durante los talleres. En ese mismo documento estará incluido un mapa del lugar donde se celebra cada uno de estos talleres.

¿Existe una agencia de viajes concertada?

No, pero puede reservar su viaje y alojamiento en:

Halcón viajes C/L’Almodi Vell 2 25007 Lleida Tel: +34 973274155 Fax: +34 973275621 E-mail: congresoslleida@halcon-viajes.es

Preguntas correspondientes a las comunicaciones en el Encuentro.

¿Qué es una comunicación oral breve? ¿Cuánto tiempo dura? ¿Cuántas diapositivas debo exponer?

Una comunicación oral breve es una exposición de 4 minutos, seguida de un turno de preguntas de 2 minutos. Aunque no existe límite de diapositivas o de uso de otro material de apoyo, Ud. deberá ajustarse estrictamente al tiempo establecido.

¿Cuál es la diferencia entre una comunicación oral breve y una comunicación oral?

Una comunicación oral es una exposición de 10 minutos, y una comunicación oral breve es una exposición de 4 minutos.

¿Qué es una presentación virtual? ¿Quién puede optar?

La comunicación virtual consiste en que el ponente realiza la exposición desde su casa, a través de internet. Pueden optar todos los participantes, pero será el Comité Científico el que decida el número final de comunicaciones virtuales que se realicen.

¿Cómo presentar una comunicación en formato póster?

Al enviar el resumen, deberá seleccionar su preferencia de presentación, pero el Comité Científico podrá sugerirle otra modalidad.

¿Tengo que/puedo defender mi póster?

No, el póster estará exhibido durante los días del Encuentro, pero no se contempla la posibilidad de defenderlo formalmente. No obstante, durante las pausas del café los asistentes suelen acercarse al área de exhibición de póster para debatir con los autores su trabajo.

¿Por qué me imprimen el poster?

La organización imprime todos los pósteres por varios motivos: 1) Evitar costes y problemas de transporte a los ponentes; 2) Facilitar el montaje de la exhibición de los pósteres; 3) Facilitar la visibilidad, garantizando que todos los pósteres tienen el mismo formato y tamaño.

¿Qué ocurre si el primer día del Encuentro no estoy presente para debatir con los asistentes mi trabajo?

Los autores con comunicación en formato póster deben recoger la documentación el miércoles, antes del horario de la comida. A partir de ese momento la organización retirará todos los pósteres correspondientes a los autores que no han recogido su documentación o que no han avisado de posible retraso en la llegada al Encuentro.

Preguntas correspondientes al libro de comunicaciones del Encuentro.

¿Qué se incluye en el libro de comunicaciones?

En el libro de comunicaciones se incluyen todos trabajos aceptados y que, voluntariamente, los autores envían, según las normas establecidas, a través del área personal de la plataforma del encuentro. Todos aquellos autores que no envíen dicho texto antes del plazo estipulado, deben tener en cuenta que su trabajo no se publicará en el libro de comunicaciones del Encuentro y que no existe en este evento otro medio de difusión alternativo.

¿Es obligatorio enviar el texto para el libro de comunicaciones?

El envío del texto correspondiente al resumen aceptado no es obligatorio, es una decisión que corresponde a los autores.

¿Qué ventajas y desventajas obtengo enviando el texto para el libro de comunicaciones?

El libro de comunicaciones del Encuentro, en su versión definitiva (publicada a partir de los 30 días siguientes a la finalización del Encuentro), tiene ISBN. Por este motivo, puede ser considerado, en algunas circunstancias, como mérito curricular. No obstante, tenga en cuenta que algunas revistas científicas podrían no aceptar como trabajos originales aquellos que han sido total o parcialmente publicados en un libro de comunicaciones de un evento científico.

¿Qué difusión tiene el libro de comunicaciones?

La versión definitiva del libro de comunicaciones se publica a partir de los 30 días siguientes a la finalización del Encuentro en la página web del mismo y en diferentes medios de difusión electrónica.

¿Por qué la versión definitiva del libro de comunicaciones se publica a partir de los 30 días siguientes a la finalización del Encuentro?

La versión final sólo contiene aquellos trabajos que han sido presentados en el Encuentro y no recoge aquellos trabajos no presentados en el Encuentro por cualquier incidencia ajena a la organización del mismo.

Preguntas correspondientes al desarrollo del Encuentro.

¿Qué ocurre si el primer día del Encuentro no estoy presente para debatir con los asistentes mi trabajo?

Los autores con comunicación en formato póster deben recoger la documentación el miércoles, antes del horario de la comida. A partir de ese momento la organización retirará todos los pósteres correspondientes a los autores que no han recogido su documentación o que no han avisado de posible retraso en la llegada al Encuentro.

¿Por qué no puedo entrar o salir de una sala de comunicaciones cuando ha comenzado?

Una vez que el ponente está hablando, el hecho de abrir la puerta puede ocasionar ruidos y molestias al ponente y al público, por eso la puerta permanecerá cerrada mientras dure la comunicación. Solamente se abrirá entre una comunicación y otra.

¿Cómo y dónde recoger la documentación? ¿Qué documentación se me entrega?

La documentación se entregará en el hall durante el primer día del Encuentro, y en la Secretaría el resto de días. Se le entregará un identificador, el certificado del póster , hoja de evaluación general, hoja de evaluación de pósteres y crucigrama. Además, se le entregará una mochila con el programa, una memoria usb que contiene el libro de contenido científico y unos auriculares para la traducción simultánea.

¿Por qué es importante que pase mi identificador por el lector de código de barras?

Porque de esta forma quedará registrada su asistencia a las sesiones.

¿Cómo acredito que he pagado la cena?

En su identificador quedará registrada la inscripción a la cena, por eso es imprescindible que lo lleve en un lugar visible cuando acceda al restaurante.

¿Por qué conviene que rellene la evaluación general del Encuentro? Si se me olvida, ¿la puedo rellenar online?

Para la organización es muy útil recibir la evaluación del Encuentro, para así poder mejorar año tras año. Puede enviarse on-line una vez finalizado el Encuentro desde la página web.

¿Cómo conoceré los resultados de los premios? ¿Y el del crucigrama?

Los premios a la mejor comunicación de cada categoría, así como al crucigrama, se otorgarán en la clausura del Encuentro, y será imprescindible que el ganador esté presente, de lo contrario, el premio se otorgará al siguiente finalista. Una vez finalizado el Encuentro, se publicará la información en la página web.

¿En qué consisten los premios? ¿Cuáles son los requisitos para recibirlos?

Los premios a la mejor comunicación de cada categoría consisten en la devolución del importe de la inscripción para uno de los autores del trabajo. El ganador del crucigrama recibirá un fin de semana gratis en una casa rural de la provincia de Salamanca.

¿Por qué hacer el crucigrama?

El crucigrama, aparte de hacer pasar a los congresistas un rato divertido, aumenta la difusión de las investigaciones presentadas en los pósteres.

Preguntas correspondientes a acreditaciones del Encuentro.

¿Cómo obtendré los créditos de formación continuada?

Para obtener los créditos de formación continuada debe asistir al 100% de las sesiones plenarias y registrar su entrada y salida a las salas mediante el código de barras.

¿Cómo consigo los diplomas/justificantes de: (a) mi asistencia al Encuentro, (b) he presentado un póster, (c) he presentado una comunicación y (d) he recibido un premio?

Los certificados de asistencia podrán descargarse on-line a partir de la semana siguiente al mismo. Recibirá un e-mail con el enlace para descargarlo. El certificado de la comunicación oral u oral breve se lo entregará el moderador de la sesión en el momento de realizar su presentación. El certificado del póster se le entregará al recoger la documentación. El certificado del premio se entregará durante la ceremonia de clausura.

Otras preguntas correspondientes al Encuentro.

¿Por qué dicen que es un Encuentro con aspecto social?

Todos los años la organización intenta contratar o comprar el máximo de servicios o productos a asociaciones de discapacitados u ONGs, de esta forma aportamos nuestro granito de arena para ayudar a los más desfavorecidos. Además, las tarifas de inscripción son muy reducidas, para así facilitar la asistencia a los profesionales de la práctica clínica, y existen descuentos importantes para estudiantes y participantes de países en vías de desarrollo

¿Qué papel juegan las asociaciones de pacientes en este Encuentro?

Con esta iniciativa lo que se pretende es promover la interacción entre los profesionales de la investigación en cuidados y la ciudadanía a través de la participación en el Encuentro de asociaciones de pacientes Estas asociaciones presentarán sus iniciativas y compartirán con los investigadores sus necesidades. Al mismo tiempo, podrán asistir a las sesiones científicas pudiendo aportar su visión como pacientes.

¿Qué más debería saber sobre el Encuentro?

1. Durante la celebración del Encuentro existirá una sala de informática cuyo uso será gratuito, pero que por razones de disponibilidad sólo podrá utilizarse por períodos máximos de media hora.

2. Durante la celebración del Encuentro existirá una Oficina de Proyectos cuyo objetivo es el de informar y asesorar sobre la financiación y presentación de proyectos al Fondo de Investigación Sanitaria y al VII Programa Marco.

3. Existe un servicio de ludoteca para los hijos de los asistentes. Este servicio deberá solicitarse por escrito antes del día 1 de Octubre.

4. La sede dispone de acceso para minusválidos, que debe solicitarse a la organización por escrito antes del día 1 de Octubre.

5. Habrá un servicio de interpretación simultánea durante el Encuentro. Las presentaciones pueden realizarse tanto en inglés como en español.

6. MUY IMPORTANTE: Será imprescindible para el préstamo de los receptores de traducción dar a la organización un documento de identidad. Además, junto con su documentación se le entregarán también los auriculares.

7. Al Acto de Inauguración está prevista la presencia de autoridades, lo que requiere medidas de seguridad adicionales que también pueden enlentecer el proceso de acogida.

Para más información actualizada sobre el Encuentro, consulte la página web: https://encuentros.isciii.es/lleida2013/

ENGLISH VERSION

Frequently Asked Questions (FAQ) for the Conference Investén-isciii:

Questions previous to the Conference.

Which requisites do I have to fulfill to register for the Conference?

1. Complete on-line application form. 2. Make the payment. NOTE: In order to avoid misunderstandings, please bring with you a copy of the payment receipt, or be able to provide the following details: date of the payment, amount and name of the institution/agency that made the payment. It is very important that you enter your personal e-mail address in the form, as we will send important information about the Conference to this address (certificates, last minute information, etc...).

What is early registration?

Participants having registered and paid before September 1st will benefit of a discount on the registration fee, and will be able to attend a workshop (in Spanish) for free (The early registration fee is 250 €).

Can I attend a workshop?

Workshops are in Spanish, so you only can attend one if you speak Spanish. (for further information please see the Spanish FAQ document)

Why can´t I apply on-line to attend the workshop?

Workshops have a limited number of seats. Once is full, there is no possibility to apply. (Remember workshops are only in Spanish)

What are requirements to receive an award for submitting an abstract?

All abstracts are eligible for receiving an award, except those speakers who express the desire of not being eligible.

What happens if I do not make the payment before October 31st?

If the payment is not made before October 31st, you will not be able to attend the workshop. Besides, for registrations after this date, the organization cannot guarantee the availability of all the materials of the conference.

Is there a Conference’s travel agency?

No, but you can book your travel and accommodation at: Halcón viajes C/L’Almodi Vell 2 25007 Lleida Tel: +34 973274155 Fax: +34 973275621 E-mail: congresoslleida@halcon-viajes.es

Questions related to the presentations during the Conference.

What is a short oral presentation? How long is it? How many slides shall I include?

A short oral presentation is a 4 minutes presentation, followed by a 2 minutes questions round. There is not a limit on the number of slides, but we recommend to use a maximum of 3-4, in order to respect the established time.

Which is the difference between a short oral presentation and an oral presentation?

An oral presentation is a 10 minutes presentation, and a short oral presentation is a 4 minutes presentation.

What is a virtual presentation? Who can apply for it?

Virtual presentation consists of a presentation made from home, through the internet. Everybody can apply for this modality, but the number of virtual presentations included in the program will be decided by the scientific committee.

How shall I submit a poster presentation?

When you send your abstract, please select your preference of presentation, but bear in mind that the scientific committee may suggest another modality.

Shall/May I defend my poster?

No, the poster will be exhibited during the whole duration of the conference, but the possibility of defending it is not provided. Nevertheless, attendees usually approach the poster exhibition area to discuss the work with authors during coffee break.

Why does the organization print my poster?

The organization prints all posters for several reasons: 1) To Prevent speakers’ expenses and transportation problems; 2) To Facilitate the setting up and exhibition of posters; 3) To Facilitate their visibility, making sure that all posters have the same format and size.

What happens if the first day of the meeting I am not there to discuss my work with attendees?

The authors who have a poster format communication should collect their documentation on Wednesday before lunch time. Thereafter, the organization will remove all posters from authors who have not collected their documentation on time, or those who have not notified of the possibility of their late arrival to Conference.

Questions concerning the Book of Abstracts

What is included in the Book of Abstracts?

The book of abstracts will include those accepted works that voluntarily have been sent by authors through the personal area at the official site, according to submission guidelines. All those authors who do not send the text before the deadline should take into account that there is no other alternative way of dissemination in this event.

Am I required to send the text for the Book of Abstract?

Sending the text corresponding to the accepted summary is not required. It is a decision that corresponds to the authors.

What advantages and disadvantages do I obtain by sending the text for the Book of Abstract?

The final version of the Book of Abstract will be published 30 days following the end of the Conference, and it has International Standard Book Number (ISBN). In some circumstances it can be considered as curricular merit. Nevertheless, please bear in mind that some scientific journals might not accept as original work one that has been previously published totally or partially in a book of abstracts of a scientific event.

What are the dissemination channels of the Book of Abstracts?

The final version of the Book of Abstract will be published thirty days after the end of the Conference in the official website and in different electronic sites.

Why is the final version of the Book of Abstract published thirty days after the end of the Conference?

The final version only includes those works that have been presented in the Conference and does not include those works that have not been presented in the Conference except any incident due to the organization.

Questions during the Conference.

What happens if the first day of the meeting I am not there to discuss my work with attendees?

The authors who have a poster format communication should collect their documentation on Wednesday before lunch. Thereafter, the organization will remove all posters from authors who have not collected their documentation on time, or those who have not notified of the possibility of their late arrival to Conference.

Why am I not able to get in or out a room when a presentation has started?

Once the speaker has started the presentation, the fact of opening the door may be noisy and may upset both the speaker and the public, so the door shall be closed until the speaker has finished. It will be opened between presentations.

How and where shall I pick up my registration documents? What will I receive at registering?

Registration desk will be at the hall during the first day of the Conference, and at the Secretariat the rest of the days. You will receive an identification badge, the certificate of the poster presentation, general evaluation form, poster evaluation form and crosswords. You will also receive a bag containing the program, an usb memory which includes the book of scientific content and earphones for simultaneous translation.

What is the bar code registration for?

The bar code registration is useful ONLY for Spanish residents. This system controls attendance to the sessions for obtaining accreditation. This accreditation is only valid in Spain, so please don’t register your attendance if you live in another country.

How can I show that I have paid the dinner?

Your registration to the dinner is in your identification badge, thus it is required that you bring it for accessing the restaurant.

Why should I complete general evaluation of the Conference? If I forget, may I complete it on-line?

The information received through the evaluation is very important for the organization, as it is used for improving every year.

It may be submitted on-line after the conference through the website.

How can I know the awards granted? And the winner of the crossword puzzle?

The awards to the best presentation of each modality, as well as the crossword puzzle winner, will be granted during the closing ceremony, and it will be required to be present at the ceremony, otherwise, the award will be granted to the next finalist. After the Conference, this information will be published in the website.

Which are the requirements for being eligible for receiving the award? What does the award consist of?

All abstracts are eligible for receiving the award, except those whose speaker express his/her wish of not being eligible. Awards to the best presentation of each modality consist of the reimbursement of the registration fee to one of the authors of the presentation. The crossword puzzle winner will be offered a weekend stay for 2 people in a cottage in Salamanca, Spain.

Why shall I do the crossword?

The crossword puzzle is a funny way of increasing the dissemination of the research presented in the posters.

How do I get the certificate of attendance? And the certificate of presentation? And the certificate of the award?

Certificates of attendance will be available to download the week after the Conference. You will receive an e-mail with the link. The certificate of oral or short oral presentation will be given to you by the chair during the session. The certificate of the poster will be given to you at registering. The certificate of the award will be given during the closing ceremony.

Other questions.

Which is the social aspect of the Conference?

Every year the organization tries to buy or rent the maximum of products or services to handicapped people associations or NGOs, thus we contribute to help the most disadvantaged. Besides, registration fees are reduced in order to facilitate the attendance of clinical practice professionals, and we also offer discounts to students and attendants from developing countries.

What is the role of patient associations in the Conference?

This initiative aims to promote interaction between healthcare research professionals and general population through the participation of patients associations in the Conference. These associations will present their initiatives and will share their needs with researchers. At the same time, they will be able to attend the scientific sessions and thus contribute with their opinion as patients.

What else should I know about the Conference?

1. During the whole Conference there will be a computer room available, but the use of computers will be limited to 30 minutes maximum.

2. During the conference there will be a “Project development Office“ which informs and advises about financial aid and the presentation of projects to the Spanish Health Research Fund and 7th Framework Program.

3. There will be a kindergarten for the attendants’ children. The service must be requested in writing before the 1st of October.

4. The venue has access for disabled people; the service must be requested in writing before the 1st of October.

5. There will be simultaneous translation at the conference. Concurrent sessions may be presented either in Spanish or English.

6. IMPORTANT NOTICE: It will be mandatory for all the attendants to give the organization an ID document or passport in the case they want to use the simultaneous translation.

7. During the opening of the conference and due to the attendance of authorities and politicians, the security measures will be increased so the welcome and registration at the conference may be slow.

For further updated information about the Conference, please visit our website: https://encuentros.isciii.es/lleida2013/